1、电子文件安全管理初探

2、探索信息时代的高校档案资源建设机制? 张桦

3、档案信息服务——高校档案馆发展的主题 袁继军

开发与利用

4、近年来档案馆利用分布变化及应对措施 冯海棠

5、高校应尽快建立大学生心理健康档案 杜亚梅 唐琳

6、坚持公关六原则? 提高学校档案利用服务水平 谢毅娟

思想

7、高校教学评估为档案事业发展带来的契机与思考 黄安宁 杨? 艳

8、关于高校系级档案管理工作的探讨 韩凤芝

队伍建设

9、浅析高校档案工作人员的职业素质 张恒??黎俊玲

兰台众议

10、放弃档案，你想好了吗? ?张?? 勤

11、重视研究生档案管理的几点建议 秦中悦??? 徐条珍

12、加强教职工人事档案管理工作之我见 俞海红

工作经验

13、谈高校档案馆（室）的保密工作 张新宏

14、谈档案整理归档中“正件”与? “附件”的问题 翟素萍

15、打造学校特色档案促进学校和谐发展 周福生

文苑

16、深深兰台情 痴痴档案人——甘肃高校档案工作检查掠影 卢毓钢

历史掌故

17、红? 楼 —— 老北京大学校园的象征 李向群

电子文件安全管理初探?
南京大学档案馆
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摘? 要： 随着政务信息化、办公自动化的不断普及，各种信息管理系统中产生了大量的电子文件，这些电子文件有些有相应的纸质文件、有的则只有电子形式的文件。由于电子文件的存在高度依赖于其承载的载体及环境，一旦系统受到诸如病毒黑客等因素的破坏或者硬件受到损坏，那么这些电子文件瞬间就会荡然无存，而且很难恢复，所以对于电子文件的归档与管理已经迫在眉睫。由于电子文件的特殊性，电子文件的管理与传统档案的管理有很大的差异，电子文件的归档与管理对于档案管理部门来说是一个全新的挑战，而电子文件的安全性正是电子文件归档与管理中的一个核心问题。

关键词： 电子文件? 归档? 安全? 管理

??? “电子文件”（Electronic Records）这一概念出现于90年代初期，由于文件信息用数字形式表达，也有人称之为“数字文件”（Digital Records）。国际档案理事会对电子文件的定义是：“以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡／带之上的文件档案，它的内容只能通过机器来利用…”。简单来说，电子文件就是指由计算机生成和处理，以数字代码形式记录信息的文件，如字处理软件生成的各种格式的电子文件、各种数据库文件、数字化的纸质档案、数字化的音频、视频档案等都属于电子文件的范畴。

????? 在当今这个信息化社会，信息化已经延伸到社会的每个角落，政务信息化、数字化校园、数字化社区等等，无不充斥着信息的“味道”。随着互联网络的普及，信息的网络化已经成为当今信息社会的一个主要特征。信息的网络化加快了信息的交换、传播，随之而来的是一些传统的信息承载方式被现代的信息手段所取代，传统的信息记录方式也逐渐为数字化所替代。信息网络技术的日益成熟，推动了社会各个行业的办公、业务的信息化、网络化，今天人们的生活学习越来越多地依赖计算机和互联网，传统的办公模式逐渐被办公自动化信息系统所取代，各种业务系统也实现了信息处理自动化，文件的形式逐步由传统的纸质转为数字格式的电子文件，大量电子文件的产生对于传统的档案管理工作提出了挑战。

一、电子文件特点

电子文件与传统纸质文件不同，具有以下一些基本特点：[1]

第一，电子文件在载体上的存储和记录的方式人工不可识读：电子文件的存储介质有硬磁盘、磁带、软磁盘和光盘，在这些介质上，文件信息以各种人类感官（眼睛、手）无法识别的数字型方式存在着。以光盘为例，光盘用激光写入信息，最常见的信息记录方式是凹坑记录，记录介质有碲、锗、硒等合金薄膜，激光束通过调制器被输入信号调制成为载有信息的激光脉冲，在光盘记录介质表面会聚成直径约1微米的小光点，激光的能量在薄膜上烧蚀出小坑，每个小坑的长度和相邻小坑之间的间隔按视频和声频信号连续变化，从而把信息记录下来，光盘上小坑长度及其间隔的度量单位为微米，这样细微的距离是人眼无法识别的。

第二，信息内容不会永远和特定的载体相连，载体仅仅是内容在每一特定时刻的承载物，它几乎无法固定某些用以鉴辨文件原始性的关键信息（如传统文件载体上的特定的字体、书写材料、签字、印章等）。???

第三，电子文件的修改几乎不留痕迹。

这些特点都使电子文件的原始性和凭证性的证明越来越困难和复杂，这也是电子文件无法完全取代传统纸质文件的原因。

????? 二、电子文件归档与管理的现状

????? 信息传递的有效性、安全性和不可抵赖性等问题一直是关系到电子文件的归档与管理工作得以顺利开展的核心问题之一，而目前以非对称密钥系统为主的电子签名技术的应用可以基本解决这些问题，该技术在电子认证机构的支持下得到快速应用和发展，其安全可靠性已经过大量实践的检验。???

在法律层面，我国颁布的一系列法律和司法解释中对电子文件的证据能力问题做了明确规定这些法律和司法解释主要有：[2]???

1） 1998年12月16日修订的《人民检察院刑事诉讼规则》第192条规定：“扣押犯罪嫌疑人的邮件、电报、电子邮件，应当经检察长批准，通知邮电机关或者网络服务机构将有关邮件、电报、电子邮件检交扣押。”

2） 1999年3月15日颁布的《中华人民共和国合同法》第11条规定：“书面形式是指合同书、信件、数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。”

3） 2001年12月6日颁布的《最高人民法院官与民事诉讼证据的若干规定》第22条规定：“调查人员调查收集计算机数据或者录音、录像等视听资料的应当要求被调查人提供相关资料的原始载体。提供原始载体有困难的，可以提供复制件，提供复制件的，调查人员应当再调查笔录中说明其来源和制作经过。”???

4） 2002年7月24日颁布的《最高人民法院关于行政诉讼证据的若干规定》第12条规定：“根据行政诉讼法第31条第一款第三项的规定，当事人向人民法院提供计算机数据或者录音、录像等视听资料的，应当符合下列要求：（一）提供有关资料的原始载体。提供原始载体有困难的，可以提供复制件；（二）注明制作方法、制作时间、制作人和证明对象等；（三）声音资料应当附有该声音内容的文字记录。”???

这些都表明电子文件在我国具备了证据能力，可以被采纳为法律依据。同时，《中华人民共和国电子签名法》2005年4月1日正式颁布实施，从法律的角度给予电子签名以传统签名、盖章同等的法律地位。???

电子文件的特性决定了电子文件的归档与管理工作是一项复杂的系统工程。但是目前很多信息系统的建设项目都没有档案部门人员的介入，这将造成很多具有归档价值的电子文件文件缺少相应的背景和元数据信息，不符合电子文件的归档与管理的要求，从而导致电子文件的凭证价值也大大降低。但是这种状况正由于社会各个行业档案意识的不断增强而逐步改善，一些信息业务系统的建设中充分考虑了电子档案归档的要求，从而使得电子文件及其相关信息得到完整的保存。

三、如何确保归档电子文件安全???

我们采取各种措施保护电子文件的安全，最主要的目的就是为了保护电子文件的凭据作用即证明能力，要达到这样的目的，应该符合以下几方面的要求：[3]

（1）? 保证所输入数据的来源及将文件转换成机读格式的过程是真实的。???

（2）? 保证电子文件形成、管理的系统具有可靠性。???

（3）? 应将文件的毁坏、非故意或恶意修改文件的事故控制到最小程度，并提供发现机制。???

（4）? 电子文件必须保留必要的背景文件和元数据信息。

（5）? 保证电子文件的收集程序符合法律规定。

要做到上述几点，需要档案部门全程介入到单位的整个信息化建设过程中，从本单位信息化建设初期各类信息系统的规划，到这些信息系统的设计测试运行，都要需要充分考虑到电子文件的归档与管理的问题，在设计开发的时候要严格遵照电子文件归档与管理的要求设计数据格式以及业务流程，同时保留必要的背景信息和元数据信息作为与电子文件归档的一部分。严格来说，电子文件从信息系统中产生到归入档案系统，都必须保证电子文件完整、真实有效以及不可抵赖性，这是顺利完成电子文件的归档与管理工作的基本要求。通常我们在设计电子文件安全管理解决方案时需要考虑以下几个方面的问题：???

（一）电子文件传输安全???

????? 随着网络的普及，档案部门接收传递电子文件的途径更加便捷、快速，归档单位及信息业务软件系统中需要归档的电子文件的归档工作基本都通过网络的方式传输到档案部门，这种归档模式不仅方便高效，同时使得档案的实时归档成为可能，这是传统档案无法比拟的。但是高效背后带来的是安全的隐患。由于网络的开放性，如果在网络上传输的数据没有经过加密保护，那么网络上传输的数据就很容易被”窃取”和”篡改”，对于在网络上传输的归档电子文件，其真实、安全性尤为重要，因此电子文件的安全传输是首先要考虑的问题。为了保证归档电子文件在传输过程中的安全即为了防止发生意外的信息泄露，并保护数据在传输时免遭非法修改和截取，就必须采取适当的安全通信方案。

　　安全通信具有以下两个特点：[4]

　　1）保密性。保密性是指确保数据处于私有和保密状态，并且不会被可能使用网络监控软件的窃取者查看到。通常借助加密来达到保密目的。???

2）完整性。安全的通信通道还必须能确保数据受到保护，以防止数据在传输过程中遭到意外或蓄意（恶意）的修改。常见的安全通信技术：

·安全套接字层/传输层安全（SSL／TLS）。它通常用于确保浏览器与Web服务器之间的通道安全。不过，还可以用于保护从数据库服务器进出的Web服务消息和通信的安全。

????? ·Internet协议安全性（IPSee）。IPSec提供了传输层安全通信解决方案，可以用于保护在两台计算机（例如应用程序服务器和数据库服务器）之间传送的数据的安全。

　　·远程过程调用（RPC）加密。分布式COM（Distrbuted COM，DCOM）使用的RPC协议提供了一个身份验证级别（数据包保密性），它对客户端和服务器之间传送的每个数据包都进行加密。???

　　在设计完全基于浏览器／服务器（B／S）构架的档案网络管理平台中通常采用安全套接字层／传输层安全（SSL／TLS）技术，该技术可以确保在网络上传输的档案数据不被非法窃取，不被非法篡改，从而保证敏感档案数据的传输安全。采用SSL技术的系统，使用“https”作为访问协议，在浏览器状态栏上会有如下图所示的锁状SSL加密图标，当您看到该标识时，就说明您当前所在看到的信息在网络上是采用安全传输方式传输的，不用担心它在网络上传输时被非法窃取或篡改。

由于在做档案信息化、数字化工作过程中，涉及到大量涉密档案资料，这些档案数据如果以正常方式在网络上传输，就很容易被窃取或者篡改，为了解决这一问题，我们成功将安全通信技术应该用在档案信息化平台上，解决了敏感档案数据在网络上传输的安全问题。

　　（二）归档电子文件存储安全

????? 电子文件的存在依赖于一定的存储软硬件环境，归档电子文件进入档案部门之后，需要采取合适的存储方案，既要满足存储容量的要求，又要考虑到存取利用速度的问题，同时要保证归档电子文件的存储安全，不丢失，不被恶意修改。这些需要几个方面的配合才能确保电子文件在存储设备上的安全。

????? 1）定期异地数据备份。这是保证电子文件存储安全的最基本的方法，如果遇到电子文件丢失、破坏则可以迅速利用备份数据来恢复。

????? 2）存储设备安全。包括硬件设备的安全、软件环境的安全。硬件设备要求采用质量相对稳定，最大可能范围内减少因为硬件损坏导致的数据丢失。软件环境安全包括操作系统的安全，安装适当的防火墙和杀毒软件，定期升级病毒库，及时修补操作系统漏洞，不要安装不必要的软件，以防带入一些病毒或者木马程序。同时存储设备的安全还需要建立一整套的管理机制，实行专人管理，责任到人，从而尽可能避免因为人为因素而造成的数据丢失。

（三）归档电子文件真实、完整有效、不可抵赖

电子文件目前之所以不能完全取代传统纸质文件，主要是因为要确保电子文件真实、完整有效、不可抵赖问题上有一定的局限性。但是我们仍然可以通过一定的技术手段和解决方案配合相应的管理制度达到确保电子文件真实有效性，以及不可抵赖性。管理制度主要解决的是电子文件归档与管理系统的操作规范，确保电子文件管理系统的软硬件环境的管理以及相应的操作都能严格规范执行。有了完善的管理制度，辅以一定的技术手段和相应的解决方案我们就可以在一定程度上确保电子文件的安全。系统对电子文件的形成、修改、归档、利用等每个环节上的元数据信息和相关背景信息在没有人工干预的条件下自动地作记录，从而能够保证一旦电子文件发生改变，系统能够列举出足够的证据来证明这个改变的来源以及过程，从而在目前的条件下，使电子文件能够起到一定的凭据作用。随着相关方面的法律体系的完善，以及技术的进一步发展，那么我们可以预见，不远的将来，电子文件全面取代传统纸质文件是完全有可能的。

从技术层面，我们通过以下四个方面来确保电子文件的真实、完整、有效以及不可抵赖性。???

（1）电子文件数字签名

电子文件数字签名是目前用来确保电子文件不被非法篡改的有效途径，我们将数字签名技术成功应用于电子文件管理平台，对归档电子文件进行数字签名，确保归档电子文件的真实与完整。如果电子文件被非法篡改，系统通过比对该电子文件的数字签名即可判定该电子文件是否真实完整。

????? （2）数据库记录数字签名

????? 档案部门的目录数据量往往会很大，少则数十万条，多则几百万条，这些目录数据以数据库方式存在，在这么大量的数据中，如果有一些目录数据被删除或被非法篡改，往往很难被发现，而这方面的安全也最容易被忽略，所以数据库的真实完整是确保电子文件安全所必不可少的条件。我们尝试使用数字签名来解决这一问题，取得了令人满意的效果。

????? （3）电子文件访问日志

????? 访问日志是确保电子文件安全的一项很重要的措施，所有访问电子文件的事件系统都会自动记录下来。通过电子文件访问日志，我们可以清楚地了解电子文件被访问情况，如果有非法访问情况，我们还可以通过日志收集相关证据。

????? （4）电子文件安全传输

????? 电子文件形成的各个环节都离不开网络，确保电子文件在网络上的安全传输即在网络上传输的过程中不被窃听、不被非法篡改是保证电子文件真实性、完整性的必要保证。

????? （四）电子文件灾难性备份

????? 数据是电子文件归档与管理工作的核心，这些数据的是耗费了大量的时间、人力物力积累起来的，与纸质文件一样是记录我们人类活动的宝贵的财富，尤其是在信息技术高速发展、社会不断进步，电子文件越来越多地取代纸质文件的情况下，一旦遇到硬件损坏、系统崩溃以及火灾、地震等自然灾害，这些数据将会遭到毁灭性的破坏，并且不可恢复。因而我们需要根据不同安全级别的数据

（下转第10页）

（上接第5页）

建立相应级别的灾难性备份机制，从而确保电子文件的安全。

????? 档案部门在设计电子文件归档与管理的安全解决方案的同时除了要从上述几个技术层面对方案进行规划，还要充分考虑到方案的成本效益的问题。电子文件的管理需要依赖一定的软硬件平台，因而相对传统纸质档案的管理，电子文件的管理对技术、设备有较高的要求，它在人力、经费方面的投入也相对较高。因而在实际的电子文件的归档与管理工作过程中，不应没有区别地，一味求大求全，而要根据不同类型的电子文件，对他们的重要性进行分析，根据电子文件的重要程度制定不同级别的管理方案。比如电子文件安全性方面的解决方案就有很多种，有军用级的安全解决方案、工业级的解决方案、普通民用级别的安全方案，不同的解决方案所需的技术力量、经费投入也是不同的，因此我们就需要根据我们实际管理的电子文件的重要程度决定使用何种解决方案。

作为档案管理的职能部门，同时承担着对电子文件的归档与管理职能，电子文件的安全问题是电子文件归档与管理工作的核心，我们应该充分认识到电子文件安全问题在电子文件归档与管理工作中的重要性，制定适合本单位实际情况的电子文件安全管理解决方案，为本单位的电子文件的归档与管理打下坚实的基础。

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参考文献

[1] 于丽娟.电子文件及其对档案管理的冲击 现代图书情报技术，1999年04期

[2] 曹丽红. 浅议《电子签名法》? 网络安全技术与应用2004年10期

[3] 刘家真.保证电子文件法律效力的措施——电子文件的凭证性探讨之三《档案与建设》2000年03期

[4] Microsoft WEB China. http://www. microsoft.com/china/msdn/library/architecture/architecture/architecturetopic/BuildSucApp/BSAAsecmod04，mspx?mfr=true

探索信息时代的高校档案资源建设机制
——网络环境下档案工作模式创新的实践思考
上海交通大学档案馆?? 张? 桦
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摘? 要： 随着信息时代的到来，档案资源建设与网络越来越紧密地联系在一起。本文针对目前我国档案信息资源建设和管理中所出现的与网络相结合的新型归档模式，从探讨网络环境下档案资源建设的新特征入手，介绍和分析高校档案信息资源建设特别是上海交大“三位一体”的归档模式，并提出了对今后档案资源建设的几点思考。

关键词： 网络 档案资源建设 归档模式 档案工作 思考

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随着人类步入信息化时代，网络在各个领域的普及与快速发展，深刻改变了人类社会的发展模式，作为“人类活动记忆”的档案，其信息来源、载体、功能、管理模式也相应地发生了深刻变化。本文通过对网络环境下档案资源建设新特征的分析，结合上海交通大学档案工作“三位一体”归档模式的实践，探讨网络环境下档案资源建设的新思路。

一、网络环境下档案资源建设的新特征

?综观国内外档案工作的发展实践，不难发现，档案资源的建设模式随着社会的发展不断转型。早期的档案资源仅仅局限于一些凭证性的纸质文件，其形式和载体较为单一，如我国传统的档案资源建设主要体现在对一些机关文书、文献信息的归档管理，其信息的反馈和共享程度都比较低。在信息技术广泛应用的今天，档案资源的形式和功能呈现出多元化的特征，具体而言有以下几点：

1.档案资源形式的多元化

从广义上来看，档案是人类社会活动中产生的有保存价值的记录。网络技术的广泛应用，使得人类社会活动的记录载体更加丰富多样，不仅有纸质，也有磁性、电子甚至木质、丝质的等载体。不仅要有纸张，还要有光盘、磁盘、图片、录音带、录像带、缩微胶卷等等。因而现代档案资源不再局限以往的机关文书、文献之类的纸质文件，因而可以建立电子文件并集语言文字、图片、动画、声音等为一体，改变了传统型档案资源的单一文本形式。

2.档案资源数量的扩张化

在网络环境下，信息流动的内容和形式也日益丰富，据美国? “连线计算机图书馆中心”报告，目前因特网上大约有710万个独立的网址，其中公众免费进入的公共网站约占40％，近290万个。据分析，因特网网址的数量以年增长率 50％的速度在扩张，从目前的发展趋势来看，网络不仅成为信息获取的主要渠道，也是信息产生和集聚的主要媒介，大量有价值的信息直接来源于网络。网络信息的急剧增长，突破了档案馆仅依靠接受本级党政机关档案的传统工作模式，使各级档案馆在接收档案的范围和种类、门类等方面得到极大的拓展，从而促使档案资源的数量急剧的增长。

3.档案资源传递的快速化

随着网络覆盖范围的不断扩大以及网络技术的发展，存在于网络上的档案信息资源以几何级数的速度向更广的地域传播。网上的信息发布可以在数分钟内传达到世界各地，改变了传统的档案资源传递周期长的弱点。正如阿尔温·托夫勒所预言的那样：“除非我们灭亡地球和随之而灭亡的社会记忆，否则我们不久将获得几乎能保持全部文明记录的能力。”据comScore公司的最新调查显示，全球有6．94亿15岁以上的人使用互联网，占到这一年龄段人口总数的14％，而中国的网民也已经超过一亿，这为档案资源的网络化奠定了广阔的市场基础。

4.档案资源利用的互动化

在网络环境下，档案资源提供者、利用者、工作者传统的角色定位要发生相应的改变，多了一些互动性。即通过网络所传递的档案信息资源具有很强的互动性，能够即时讨论，类似于面对面的交流。通过这种互动能够更好的推动档案资源的建设，也能够避免某些重复建设。三者之间的互动关系如下图所示：

5.档案资源建设的环保化

传统的印刷型信息资源以纸张为传播介质，表现为物流。而网络档案资源以互联网为介质，表现为信息流。从长远来看它趋向环保化，即时在今天也在一定程度上降低了造纸工业对森林资源的消耗和对环境造成的污染，同时也减少了实物形态的档案资源对土地资源的大量占用，对构建节约型社会有重要意义。

在信息化时代里，网络与信息资源建设是相互紧密联系着的。网络主要通过向社会提供信息来实现其职能，档案是一种有价值的信息资源，网络信息是其实现档案资源建设的重要来源与手段。因此，在新的时代背景下，要用新的眼光来看待档案资源建设，根据时代的要求做出调整与创新，使其与网络达到更好的联合、互动与互进。

二、上海交通大学“三位一体”归档模式的实践探索

上海交通大学具有110年历史的高等学府，其档案工作也伴随着学校的发展而不断成长，从当初着重保存学校历史记载的单一功能，到“双轨制”（纸质与电子文件配套并存），至如今的“三位一体”（纸质、电子、校园网相关信息配套为一体）。上海交大档案馆在实践中不断探索，在学校档案工作的现代化、档案管理的信息化、馆藏档案的数字化、档案信息服务的网络化等方面做了很多有益的尝试，取得了不少收获和经验，形成了自身的特色。???

1.归档模式的三个发展阶段

第一阶段：纸质文件单一归档模式。自1896年创立学校起就存有档案记载，在漫长的学校建设中一直是以纸质文件为主的单一归档方式。这是在网络还没有产生或者没有开始盛行前学校档案部门所采取的归档方式，这种方式工作流程比较传统，而且工作效率也很低。

第二阶段：纸质文件和电子文件“双轨套”归档模式。2003年起，在学校部分机关部处试行推行电子文件网上归档。并提出：电子文件预立卷与纸质文件预立卷相对应、电子文件题名与纸质文件题名相对应归档要求。对于具有永久、长期保存价值的电子文件必须要有纸质文件与同版的电子文件一起归档，具有参考性的文件以电子文件归档为主的档案工作新模式。但是，机密档案及内容不宜公开的档案仍采取以纸质文件为主的归档模式，以保证档案的高度保密性。通过对上海交大档案资源建设情况的调查，在不考虑到机密文件归档方式的情况下，一些部门诸如人事处、党办、教务处、学生处等部门的电子文件和纸质文件的配套归档率基本达到百分之百。

第三阶段：“三位一体”的归档模式。2005年起，在学校机关部处全面推进网上收发文登记、网上预立卷及网上远程归档，院系的综合文件以电子文件归档为主，纸质文件（凭证性）归档为辅。2006年起，科研项目档案、基建项目档案和研究生论文的归档由传统的归档模式逐步转向网上归档方式。从而确立了纸质文件、电子文件和校园网信息（包括媒体）三者相结合的归档模式，建立起了科学的档案资源建设机制。

2.“三位一体”归档模式形成的背景

在知识经济时代，网络的应用不断向多元化方向发展，但提供信息资源仍是其主流服务。根据CNNIC发布的第十六次互联网调查报告显示：我国网民上网的需求，排名第一位的是休闲娱乐，占37．9％，而以获取信息为目的的需求占 37．8％，高居第二位。目前，越来越多的新闻、出版机构和档案馆等开始通过网络更好的向社会提供资源信息。网络已成为信息资源发布的一个不可取代的载体与平台。

所谓“三位一体”是指在现行纸质文件、电子文件双套归档模式的基础上，拓宽档案文博信息收集渠道，全面试行电子文件、纸质文件、以校园信息为主的“三位一体”的归档模式，形成纸质文件与电子文件相配套、校内与社会各类收集渠道互为补充的局面。这是交大在档案资源建设理念和实践方面的一次创新。这种创新为档案馆作为学校信息中心，为服务学校、服务社会奠定了基础。

同时，信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势，也是衡量高校现代化程度和综合实力的重要标准，是推动高等教育大众化，建设学习型社会，构建终身教育体系的重要途径，同时也为高校的发展提供了新的增长点。在高校中，网络的影响已深入到高校日常教学及学习生活的各个方面。它为在校生提供了广泛的宣传平台和不间断的交流场所，同时，展示了一所大学独特的人文精神以及校园文化活动。

在国家“科教兴国”发展战略的指导下，上海交大正向建设世界一流大学的目标大步前进。一流大学必须有一流的管理，一流的管理必然包括一流的档案管理。这要求我们做到规划力显前瞻性、工作力求主动性、思路力争创新性、管理力突科学性，而传统的档案资源建设模式已经很难适应不断发展的社会形势的需求。因此，解放思想，大胆创新，以系统科学为指导，以抓信息共享源头为入手，以网络技术为支撑，以深层次、宽领域的盘活档案信息资源服务学校和社会为目的，建立一种新型的档案资源建设模式是新时期档案工作者的必然选择，也为研发交大深厚的历史文化底蕴提供了切实的保障。“三位一体”的归档模式就是在这种背景下的产物，它既为全面开发和利用学校的档案文博资源奠定了坚实的基础，又使档案资源建设踏上了一个新的台阶。

3.“三位一体”归档模式的优势

上海交大以深入推进档案信息化建设为抓手，大力开展档案文博资源平台建设。探索纸质文件、电子文件、网上信息（媒体）“三位一体”归档新模式的长效管理机制，全方位、多途径、深层次地推进学校档案文博资源建设，实现档案资源形式的多样化，为开发档案资源奠定了坚实的基础。这种新型的归档模式具有下列的优势：

（1）全方位、多角度的构建档案资源的建设平台。这是利用网络四通八达、纸质文件和电子文件各自优势的一个重要体现。校园网、媒体渠道、年鉴、期刊等都是档案资源的重要来源渠道。

（2）是与全校各部门的信息管理系统数据库进行无缝衔接、信息交流的重要集成平台。网络具有很强的互动性，纸质、电子途径和网络使全校各部门的交流具有多种途径，而不局限于像以往那样只能通过纸质文件和信件的方式。

（3）是将各档案门类结合成一个有机整体的管理平台。通过网络和电子文件、纸质文件等形式的综合应用，可以把原先分散的资源更合理地整合在一起，便于管理，也能提供便捷准确的信息资源，更好地服务学校、社会。

（4）是构建一个档案信息发布、利用和在线编研的工作平台。它完全改变了传统的编研工作模式，可直接在网上进行学术研究，制作与发布小型的、直观型的网上展览会。盘活馆藏、打造产品，充分利用现有的珍贵档案史料，使其发挥最大的工作效益。

三、网络环境下档案资源建设的思考

网络环境对档案资源建设的影响是全方位、深层次的。在快速发展的网络环境下，档案资源建设将实现四个转变，即从以实体形式为主向以虚拟形式为主转变、从偏重保管向保管利用并重转变、从封闭型管理向开放型管理转变、从事务型向研究型的转变。通过这些转变，档案资源建设将以全新的面貌来接受时代的考验，并更好地与时代接轨。参照上海交大在网络资源建设方面的实践和取得的相关经验，笔者认为在今后的工作中须要遵循以下的思路：

1、提高档案工作者整体综合素质

在任何工作中人的因素都是最主要的，档案工作者在档案资源建设过程中发挥着关键的作用，会直接影响着档案信息资源建设的力度和档案服务创新的效果。因此，必须十分重视并通过不断提高档案工作者的素质来提高档案资源的整体质量。

（1）加强学习、转变思想观念。时代在不断发生变化，人的意识也必须发生相应的转变。传统的档案资源建设方式已经不适合当今信息时代的要求，所以要求档案工作者要积极改变观念，与时俱进，以勤于思考、敢于实践、善于交流、精于完善的方式主动探索适合时代要求的档案资源建设模式。

（2）与时俱进、把握时代发展主旋律。档案管理人员应具有敏锐的社会洞察力，深入地理解当今时代发展的主流，并善于捕捉社会生活的热点，及时抓住有价值的信息并迅速地将其转化为可利用的资源。

（3）苦练内功、提高综合能力素质。档案管理人员，除了应具备相应业务水平外，还要有相当的综合判断能力、交流协调能力、信息处理能力等。必须不断的提高计算机应用水平，熟练掌握常用的办公软件、网络信息、数据库操作、文字处理能力等。还应具备丰富的知识文化积累与相当水平的外语应用能力和研究创新能力。

2、建立新型的档案工作机制

为了有效地开发利用档案信息资源，就必须最大限度地发挥“三位一体”归档新模式的优势，并以此为突破口，努力探索全新的档案工作管理机制。大致包括三个层面：

（1）思想观念层面：建立大档案的观念，在外部突破校际和校内各部门的界限，在内部突破各个档案门类的界限，整合社会各界各类对学校有保存价值的档案信息资源，为档案服务利用奠定坚实的基础。

（2）工作交流层面：大力改革传统的档案工作手段，以网络为工作交流平台，以各项先进的信息技术为支撑，发挥网络的宽广、即时、互动等优势，及时采集、鉴别、保存、编辑、发布、增补各类档案信息资源，以最终实现信息共享的目的。

（3）管理保障层面：充分利用当代网络技术的优势，推进依法治档的力度，按照“荣誉共享、责任同当”的原则，制定“三位一体”归档工作的岗位责任制，建立“三位一体”归档工作的评估体系，构建在网上公示的“三位一体”归档工作的监督网络。

3、发挥档案信息的服务功能

档案是一种有价值的信息资源，但是档案信息不会无条件地自动转变为信息资源，网络则可以通过其在资源建设、服务方式、管理手段、功能拓展等方面的优势为档案转化为信息资源提供平台与空间，从而使档案的功能从一般的存档转变为有价值的信息资源。因此，在新的信息时代，档案资源建设要全方位开拓，档案服务功能也要大大拓展。

在资源建设方面，既要关注档案作为政府管理活动的现实功利性价值，也要重视档案作为传承载体的历史性价值。还要关注档案的现实凭证作用，与文化休闲作用。总之，要站在全局的战略高度，把档案资源作为构筑整个学校的立体记忆工程来建设。让有现实开发价值的档案信息从档案中游离出来，充分发挥档案信息的功能，最终实现档案的内在价值。

在档案对外服务方面，致力于将档案信息转变为知识资产，使档案中蕴藏的知识资源转化为生产力和竞争力，实现档案知识的创造和共享，进而促进知识的生产和流动，使档案知识在使用中实现价值。更好地促进学校信息化建设持续、快速、健康的发展，从而为学生和社会大众提供更优质的服务，使学校档案信息化建设总体上达到国际先进水平。

四、结束语

档案信息资源建设是一项以实现档案价值为目的的信息服务工作，档案信息资源的开发是档案科学管理和研究工作的有机结合，是档案信息资源积累发展到一定的程度由保管向利用的一种高层次转化，是实现档案与档案工作价值的劳动过程。在网络环境下的档案资源建设，收集有用的信息并发挥出信息资源的价值，是在知识经济时代中档案资源建设的最佳选择。

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档案信息服务——高校档案馆发展的主题
上海交通大学档案馆?袁继军
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二十一世纪是信息爆炸和信息技术高速发展的时期，作为学校记忆的永久保存地，学校历史和文化传承的高校档案馆，该如何明确自身的发展定位和发展方向，一直以来成为高校档案界议论的焦点。笔者认为档案信息服务是高校档案馆发展的永恒主题。

?一、档案信息服务是二十一世纪档案事业发展的需要

?随着社会的进步，档案事业的发展和人们对文化需求不断提高，档案馆日益成为国家和社会的重要信息中心。现代档案事业需要的是一个管理体制优、基础设施好、信息化程度高、服务功能全与经济社会发展相适应的体系。为适应时代的需要，档案工作必须要努力实现从主要服务于政治的封闭型向既服务于政治、又服务于社会大众的开放型转变；从重视档案收集保管向重视档案信息服务转变。

二、档案信息服务是开放型高校建设的需要

在长期的计划经济体制下，关门办学一直是我国高校建设的模式。改革开放以来，特别是加入WTO以后，我国加快了融入世界经济一体化的进程，而高校的改革和发展也面临着发展的机遇和严峻的挑战。为与世界接轨，建设世界一流的大学，面向世界、面向社会建设开放型高校成为当今高校办学的重要理念。开放的学校要求作为学校历史文化承载的档案信息同样向社会开放，提供档案信息的对外服务，使之能为学校的发展提供强大的精神力量和文化底蕴。?

三、档案信息服务是电子政务环境下高校档案馆发展的需要?

由于计算机技术、网络技术和现代通讯技术的相互结合，电子政务应运而生。电子政务环境下产生的电子文件在高校各个管理工作环节中大量涌现。学校档案馆为使自己在新的环境中获得更大的发展空间，必然将纸质档案、电子文件和信息完全置于档案管理之中。而学校档案馆为使电子文件（档案）的管理开始于源头，实施全程管理，将管理切入点提前到电子文件形成之时甚至形成之前。同时由于电子文件信息内容和载体的可分离性，促使档案馆承担了电子文件、纸质文件和信息管理的多重职责。高校档案馆不仅成为了学校电子文件管理中心，还是档案信息管理中心，更是一个信息的集散地。新的功能带来新的任务，通过网络向利用者提供信息将逐步成为今后高校档案馆工作的重点。

近年来，高校档案馆在如何做好档案信息服务方面进行了大量的实践和探索，而未来高校档案馆的档案信息服务之路该如何走?笔者拟提出下列三方面不成熟想法，供大家评判。????

一、要扩大高校档案信息服务领域

1．建设历史文件与现行文件服务中心

改革开放改变了档案馆绝对保密、完全封闭的战备式管理格局，确立了档案馆既是党和国家机要保密部门，又是社会文化事业单位的开放战略。近年来，高校档案馆的社会文化服务功能日益增强，主动服务意识不断强化，为学校各项工作的发展做出了贡献。同时，全国各地档案部门相继开展了已公开的现行文件对社会提供利用工作，这是档案馆强化主动服务意识，扩大服务领域，努力提高服务质量的重要体现，是密切与社会的关系，获得更多社会支持和理解客观需要，也是档案事业自身发展的必然要求。为有效开辟高校档案馆为历史和现实服务的新领域，努力实现学校政务公开、政策透明，高校档案馆可利用丰富的历史档案资源，建立历史文件与现行文件服务中心，克服以往高校档案馆开放的滞后状况、适应公民知情权要求。?

2．开展文化信息服务?

全球竞争正向以文化竞争为核心的方向发展，发展文化事业和文化产业成为发达国家保持其经济发达领域地位的战略核心。大力开展文化信息服务，积极开发文化信息产品，加强文化信息资源的整合，是增强文化竞争力的有效途径。作为文化事业单位的高校档案馆可以通过开展校史文献、校友人物影视资料征集等工作，丰富文化信息资源；可以通过建立馆内图书资料库（内容可包括年鉴、年报、画册、图册等），提供与档案相关的校史、人文景观、学校发展等方面的信息激活文化；还可以利用馆藏可公开文本、档案专题片、历史文献片、记录纪实片等视听类多载体信息建设档案影视教育基地，开发文化信息产品。从而形成文化服务品牌，开展文化信息服务。

3．建设服务主导型的数字档案博物馆

服务主导型的数字档案博物馆实现的是文件形成电子化、档案信息传播网络化、在线编研系统化、档案利用超市化、馆藏档案数字化、来馆利用趋零化。它与数字档案馆的最大区别在于档案信息网上发布的知识性，体现了档案信息服务的人性化。它为满足利用者对信息需求由单一化向多元化、专业化，由零碎、跳跃式向系统化、知识化的发展变化，由档案人员将档案中大量凝固状态的信息按专题重组，再赋予多媒体等多元化的表现手段，为用户提供综述、报告、发展展望等知识重组类服务，使馆藏档案信息的形象化、直观性和潜能得到充分发挥，再将其网上在线发布。这种知识服务不仅渗透和凝聚了档案专业人员的知识积累和专业贡献，同时对利用者来说更具实用性，也弥补了利用者的知识空缺。

二、拓展高校档案信息服务功能

1．开发档案馆舍建筑的文化功能

符合建筑规范而又适应服务功能需要的基础设施是高校档案馆文化功能得以充分体现的基本条件。走出封闭的“象牙塔”开始面向公众、融入社会的高校档案馆这一公共文化空间，除要开设阅览厅、休息室、放映厅等公共场所外，还要积极以开放的姿态亲近公众，要从层层把守的深宅大院中显身，要集决策参考、展览教育、社会课堂、咨询利用、信息集聚和传播、市场服务、学术交流、文化休闲等八大功能为一体，营造高校档案馆的文化氛围。

2．加强举办各种展览的教育展示功能

举办展览是沟通档案和社会的一种极佳形式。是让档案馆走向开放、贴近公众的有效途径。高校档案馆举办各类展览更是档案馆借助档案资源优势，向广大中小学生宣传校史文化，进一步提高学校的招生生源建设的途径之一。高校档案馆除了可以举办与本校有关的著名人物、重大事件等的综合档案展览、专题史料展览，还可以通过“三区联动”的形式，与其他单位合作或吸引其他单位来办展览，加强馆际间、馆室间的交流服务，甚至可以通过举办展览加深与其他行业、其他国家相关部门间的交流与合作，使校史教育、学校传统教育和校区建设、园区建设和社区建设相集合。 ???

3．提供馆藏结构调整后的档案馆多样化功能

丰厚的馆藏档案是档案信息服务的基础。为适应未来社会全方位服务的要求，馆藏档案资源建设必须要有用户意识，树立凡是与学校发展有关息息相关的都是我们的归档范围的建档意识。要改变档案馆馆藏门类不全，载体单一的现状。要调整馆藏结构，扩大征集工作，不但要收集档案，还要征集与档案有关的实物、资料和视听材料、缩微材料等多载体信息，甚至收集范围可以涵盖图书馆、博物馆美术馆等机构的收集范围，从而呈现档案馆功能的多样化。

三、改进高校档案信息服务手段

1．高校档案信息服务的亲民政策

首先要从官本位思想转变为民本位思想。未来高校档案馆不仅应该成为学生查询信息、浏览报刊、文化休闲的地方，也可以成为高校和社会交流、互动的理想场所。所以，高校档案馆首先应该改变过去一成不变的作息制度，实施便民的开放时间，简便的利用手续。其次要从政府档案观转变为社会档案观，不仅要有多样化的对民众具有亲和力的档案服务，还要求采取多样化的对民众具有亲和力的服务方式，并且提供让利用者信服、愉悦的高质量服务。广大档案工作人员要从传统的坐堂问诊式中介服务角色转变为负责档案信息提供、传播、管理和分析的专家，成为档案信息利用的信息工程师。

2．高校档案信息服务的网络手段

网络化是当今世界信息产业的一大发展趋势，高校档案馆一方面可以利用现代多媒体技术、加快数字化、信息化建设步伐，加快档案信息资源向网络信息资源转化，另一方面还可以开展网上开放档案，档案网站和数字档案博物馆建设，同时还可通过网络资源共享，将整个上海市、乃至全国性高校可共享档案信息资源集成，形成服务网络，编制全方位、多层次、多角度、海量信息的高校档案信息服务网络体系。

高校档案信息服务工作前景广阔，是一块有待开垦的沃土，需要我们广大档案工作者解放思想、更新观念，群策群力，努力实现高校档案信息服务的“三维目标”即：体现服务高度的决策咨询作用；体现服务广度的日常接待利用；体现服务深度的档案史料研究作用。

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????? 参考文献：

[1] “档案馆走向开放”黄项飞《北京档案》2005年第5期

[2] “21世纪档案馆发展趋势探析”何振《陕西档案》1998年第4期

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近年来档案馆利用分布变化及应对措施
湖北省档案局利用处??? 冯海棠
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在过去的五年里，由于档案部门的大力宣传、馆藏量的不断丰富以及人们对档案认识程度的加深，越来越多的公民把档案作为解决问题、研究问题的“金钥匙”。与五年前相比，不论在利用卷次还是利用人次上，都有很大的增长，其中尤以“学术研究”类的利用增长最为迅猛。因此对档案馆利用分布情况进行正确分析，把握利用需求走势，未雨绸缪，积极采取应对措施，是档案部门将利用工作由被动服务向主动服务转变的关键所在。

一、近五年利用情况分析

从利用目的来看大致有以下几类：编史修志、工作查考、学术研究、经济建设、落实政策等。在我国现行的利用统计制度中，对利用分布的统计就是以这五项利用目的为统计对象的。本文主要以“编史修志”和“学术研究”为例，是因为从近年的利用情况看，每年利用档案的50％左右分布在这两类中，它们利用情况的显著变化对档案馆整个利用分布格局的改变起着举足轻重的作用。

如图（2001—2005年主要利用分布图）所示，在近五年内利用档案从事学术研究的卷次经由2001年及以前的“低迷期”（据我国1994年各级各类档案馆利用分布情况统计：编史修志24．2％、学术研究3．1％）和2002年的“飞跃期”已进入了2003年至2005年的“高平台期”。以某省级档案馆为例，2001年、2002年、2003年、2004年、2005年利用档案进行学术研究的卷次分别占全年总利用卷次的2．9％、18％、37％、34％、? 35％。2003年，“学术研究”利用档案卷次达到占全年利用总卷次的37％后，于2004年首次超过编史修志的利用总卷次。2003年至2005年，连续三年“学术研究”利用档案的卷次占全年利用档案总卷次的百分比达到30％以上，平均值为35．5％。相比之下，“编史修志”已失去以往在利用分布上的主导地位并逐渐为“学术研究”所替代。由此可见，“学术研究”是继“编史修志”之后的又一利用大户，并且在利用人数和利用卷数上都已超过了“编史修志”。这种变化是社会利用需求的直接反映，档案部门应给予足够的重视。

二、形成“学术研究”激增原因

?根据近五年来的统计分析，笔者认为：“学术研究”的激增是导致利用分布格局改变的主要因素。形成“学术研究”激增的原因有以下几点：

1．学校加强了毕业论文撰写的管理力度。毕业论文是学位授予的重要依据，从本科生到博士生，毕业论文撰写质量的好坏都将直接影响学生学业与就业前景。教育部在教学水平评估中将毕业论文作为学生实践环节的一个重点考核指标，且占有很大的分值，因此各高校也相应地采取措施，加大了对毕业论文撰写的管理力度。那种从网上下载，经过粘贴、拼凑的剪刀加糊糊式的毕业论文再难以蒙混过关。更有学校明确规定网络文章不得引为毕业论文的参考文献。在严谨求实的治学风气下，档案所独有的原始性、真实性和稀缺性的特点和优势渐渐为莘莘学子所认识。

2．高校扩招。由于高校招生规模的扩大，各种培养规格的招生人数均比五年前有所增加。如某省属高校历史学专业（“学术研究”利用者的所学专业大多为历史学，特以此专业为例）2005年的招生生人数是2001年招生人数的1．6倍。这只是国家计划的招生人数，如果加上“专升本”、联合办学等其它类型的学生，增长比例会更大。

3．学术研究的繁荣。随着经济的发展、国力的强盛，学术研究越来越受到重视，使得研究人员有充足的经费可以开展他们的科研活动。

4．开放程度的提高。上世纪八十年代末，美国国家档案局曾骄傲地认为自己是世界上开放程度最高的国史保管处，“任何人只需申请一张研究证就可敲开史料之锁钥”。现在我国的档案机构也基本上达到了这样的开放程度，任何公民凭借有效证件也同样可以利用开放档案，即使未开放档案，经由相关部门的批准也可有限制地进行利用。

5．馆藏资源的优化。大家知道馆藏信息资源的数量和质量是影响利用率的直接因素。经过建国后档案部门半个多世纪的努力，在馆藏建设方面取得了很大的成就。除了人为的努力所达到的馆藏资源优化外，随着时间的推移，时间所赋予档案的史料价值逐渐突显出来。除解放前的档案资料外，建国后到文革这段时期的档案资料的史料研究价值初露端倪。

6．现代化的检索和网络的优势，使利用者同档案馆的工作人员一样，在对馆藏的了解方面，基本上处于信息对称状态，他们前往档案馆的利用行为更具针对性。

三、根据“学术研究”的特点，积极采取应对措施

（一）“学术研究”的特点

1．从利用者层次看，大致可分为两类。一类是以撰写毕业论文为行为目的的学生，由于时间相对充裕，他们以到档案馆查阅档案为主，占用档案的时间较长。在利用人次上，学生占“学术研究”利用者的绝对的多数。另一类是以撰写科研论文为主要目的的学者。他们多数为高校教师或研究机构的工作人员，当然也有少数有研究兴趣的人士。在接待的此类利用者中有许多来自外省，有时他们的目标并没有锁定在一个档案馆，而是游走于不同的档案馆之间，直到收集的史料能够满足某一研究课题的需要为止。这是以学者为主要构成成份的群体，由于有一定的经济基础，他们在短时间内利用档案的数量和索取拷贝的数量上占有绝对的多数。

2．从利用档案的范围看，一般为具有史料价值的历史档案，尤其是建国前的档案在近代史研究中被广泛利用。

3．从利用者利用档案的内容上看，更具广泛性。与“编史修志”类的利用者相比，“学术研究”类的利用者所要查阅档案的内容更为博杂，主要为政治、经济、文化、教育、卫生、宗教、财政、金融等。“编史修志”常表现为政府行为，因此政策性强，利用目的主要为编写机构史、地方志、党史、政策汇编、名人传记等。学术研究多表现为个人行为，虽然主要目的都是撰写论文，但因所选的课题完全依个人的兴趣喜好，因此他们涉及的内容在广度上比“编史修志”大得多。

（二）应对措施

1．加快档案数字化进程，做到统筹安排、缓急有序。档案的数字化要投入大量的人力、物力和财力。对于一个馆藏量在几十万卷的档案馆，要实现全部馆藏的数字化目标绝非一日之功。鉴于目前“学术研究”人数急骤增多的现象，可以考虑优先对这一利用类型中，利用档案较为集中的历史档案进行数字化。与建国后档案相比，历史档案利用量更大、更脆弱。档案数字化的重要目的之一就是对档案的保护，所以数字化一定要以利用需求为导向，科学规划、合理安排，对利用率高的档案尽快完成其数字化，并及时投入利用。

2.开发多种类型的档案信息产品。对于利用者而言，求快、求全是一种普遍存在的行为心理。尤其是外地的利用者，在档案馆查阅档案的时间越长开支就越大，对资料的收集一般抱着“牢滥勿缺”的态度，在时间上的要求也是十分迫切的。开发制作多种类型的档案信息产品，改变利用方式，让利用者可以通过直接购买档案编研出版物、电子副本等方式获取研究资料，是改变传统利用方式、提供高效优质服务的有效措施。

3.资源共享。通过馆际间的交换、购买等方式获取其它档案馆的档案副本，以丰富馆藏，也可通过相互的权限授予在就近的档案馆上网查阅，不过这要以馆藏信息数字化的实现和互联网应用系统的开通为基础。

4．在利用与保护间寻找契合点。在馆藏信息尚未全面实现数字化之前，利用与保护永远是一对矛盾共同体。开发利用档案信息要以保护为前提，切不可因急于改变以往的“重藏轻用”而矫枉过正。“学术研究”利用的档案多为年代久远的历史档案，除一些已腐朽、变质或成为档案砖的档案无法利用外，大多数已相当脆弱的档案仍旧在“带病服役”。“学术研究”所利用的档案比较集中于某些全宗，甚至是某些案卷，过度翻阅和反复复印必将大大危及其寿命。长此以往，恐怕未及进行数字化这些档案就不堪再用。因此根据馆情和利用形势的发展，搞好制度建设，是非常必要的。如出台档案分级管理、无副本易损档案的利用限制、档案副本优先利用等制度，在利用与保护间寻求平衡，做到利用、保护两不误。

有文献显示，早在八十年代初，美国档案馆一年内接待查阅档案文件或缩微副本的研究工作者约十九万四千六百人次，仅研究工作者邮购或面购的副本就超过八百六十三万三千七百件。这些数据不难看出，社会的稳定、经济的繁荣必然带动着学术研究的繁荣。可以预测，今后若干年，“学术研究”仍将是我国档案馆利用分布的主体，以学术研究为档案利用目的的利用者，乃是档案馆提供利用服务的主要对象。另一方面也反映出我国档案利用与发达国家之间的差距，他们在开发档案信息产品为研究工作者服务，解决利用与保护间矛盾等方面足足领先我们半个世纪。要赶超世界先进不可能一蹴而就，但至少可以从某一方面入手。那么根据利用分布的变化、以利用需求为导向，把解决“学术研究”利用者日益增多所带来的种种矛盾为突破口，应该是档案部门提高服务质量和利用效率的最佳选择。

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????? 参考文献：

[1] 冉亮.美国国家档案局，参考消息，1988.10.25

[2] 李凤楼，张恩庆等.世界档案史简编.档案出版社，1983

[3] 宗培岭.对档案价值形态的再认识.档案学通讯，2004（2）

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高校应尽快建立大学生心理健康档案
青海大学医学院档案室?? 杜亚梅?? 唐?? 琳
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摘?? 要： 针对高校大学生存在的心理问题，尽快建立大学生心理健康档案，从而为高校的科学管理提供心理依据，是确保高校的每一位大学生的心理健康。

关键词： 建立? 大学生? 心理健康档案

????? 医院的根本任务是维护与促进人类健康，医学的发展水平在相当程度上取决于医学教育的改革与发展，随着普通高校招生规模的扩大，医学教育摸式的转变和教育观念的更新，医学教育研究的内涵更深。视野更宽、领域更广。高校正面临着新的机遇和挑战。[1]高校的档案服务工作如何面对挑战。如何树立起新的发展目标、新的发展机遇。新的发展空间、新的发展速度、与时俱进，是每一个高校档案工作者必须面对的问题。

一、存在的问题及采取的措施

1．当前，大学生的心理健康问题越来越受到各级教育行政部门和社会各界的关注。特别是2004年2月，云南大学生马加爵事件，引起全社会的高度重视。如今的大学生大多数是家庭中的独生子女（皇帝），受家庭父母祖父母的溺爱，学生之间无论是生理还是心理上，都存在着较大差异。形成了自高自大，以我为中心的不良心理来到高校，由于环境的变化，加上学习的压力，导致心理问题的学习困难、任性懒惰、自理能力差、知识阅历浅、人格的缺陷、遇事缺乏经验、心理承受能力差、容易感情用事，往往因一时冲动做出一些越轨行为。针对这些情况，笔者认为只有尽快建立大学生心理健康档案，才能确保高校的每一位大学生的心理健康。但是尽管各单位采取的措施各不相同，却目的只有一个。将高校的医学教育培养能够实现“救死扶伤．治病救人”的白衣战士。又能指导人们预防疾病，增进健康，树立珍爱生命的生活观，因为健康是人生第一财富，如果忽略健康的人，就是等于在与自己的生命开玩笑，要培养他们一个完整的独立的人，一个自由的人，一个有创造的人。

2．高校应立足本质，做好实际工作。教书育人是学校教育的根本职能，德智体美全面发展是我们党的教育方针。高校要建立大学生心理健康档案。首先，教育部门，应加大力度并投入一定的人力、物力、财力分批为新生免费体检，为他们立档建卡。其次，建立大学生心理健康档案目的是提高在校学生的健康水平，随时了解他们的健康状况。有利于预防各类常见病，传染病和多发病的发生，以便学校对学生进行定期的健康检测，切实保障学校，家长通过档案及时掌握的健康状况，从而给学生进行健康指导，做到早发现、早治疗。他是一项民心工程、希望工程、社会工程。

3．当代高校管理离不开档案，因此高校建立心理健康档案是很有必要的，一个人的素质是在人的先天生理基础上，经过后天教育和社会环境的影响，由知识内化而形成的相对稳定的心理品质。培养，造就和提高学生素质，不可不关注并解决学生的心理问题。心理健康档案有：A，背景材料。包括学生本人，家庭的基本情况以及对学生心理产生过影响重大事件等。B，学生在校的表现。包括身体状况、素质、学习和生活情况等。C,心理素质及教育和辅导措施过程。包括能力状况、人格特征分析及培养建设，学生心理分析及教育对策，要做到知其心，学生的心理健康档案是学生心理成长轨迹的反映，是一个动态发展的档案。心理健康中记录的学生情况要随着学生心理发展而不断变化，特别是人格、智力、心理健康等方面，要定期测验和进行分析，并及时提出相应的教育和辅导建设。[2]据我国人口和计划生育委员会在2005年11月统计，已有9000万独生子女，如何促进他们的道德、智力、心理、体能等全面发展应成为全社会都来关心的一个重大课题。[3]

二、立档建卡的重要性和必要性

1．目前，我国在校大学生约有2000万人。大学生是十分宝贵的人才资源，是民族的希望，是祖国的未来，也是家庭的期待。首先，要加强对大学生的心理辅导，心理测验等资料的管理，提高管理的科学水平，有助于充分发挥心理健康档案的作用。要正确对待人生。当然人的一生是无法避免各种挫折与冲突，所以只有加强自我心理保健，培养健康的心理，才能应付挫折，容忍挫折，以达到良好的适应预防心理疾病。高校是培养“人”，而不是培养学习工具或机器人。人活着是为了什么?是为了使自己过得更好，还是使他人更好。要深刻认识到建立心理健康档案的重要性和必要性。因为心理疾病是可以治疗的，也可以预防的，要正确认识心理疾病。一个心理健康的教师具体活动起着重要的主导和调节作用。

2．首先，要开设心理健康教育必修课，把心理健康教育纳入教学计划，使每一位学生掌握较系统的心理健康知识，提高解决心理问题的意识和能力，不断提高和改善学生的心理素质和人格的培养。积极开展形式多样的心理健康教育活动，实行“一帮一”、“一对一”的心理援助活动，全面关心大学生的学习，生活和思想。当务之急是高校既要培养学生“做事”，又要培养学生“做人”，学生在校是学习人、研究人，毕业了走上工作岗位又直接为人服务。

3．高校应建立心理健康指导（咨询）中心，为广大学生提供经常、及时、有效的心理咨询指导与服务，要加强对学校管理工作人员，特别是辅导员（班主任）要走进学生的学习和生活。帮助他们掌握心理健康教育的知识和方法。通过自我检测能了解自我的个性，学会正确认识，调适，完善自己，要爱惜自己，尊重他人。要培养他们自治自爱，遇到问题要冷静。在任何情况下，即便是遇到再大的困难和挫折要有一个良好的心态，要有一颗平常的心去面对现实。一个人的一生，能遇到实现自己理想和发挥自己勇气的机会不多。一旦有了这样的机会，就应当抓住，就应该珍惜，拼命去干，一定能干好。

三、立足本质、丰富馆藏、提供全方位的服务

1．通过建立大学生心理健康档案，能及时、准确地掌握和了解全校学生的心理发展规律，特点及现状，从而为学校的科学管理提供心理依据。根据档案反馈的信息，要做档案利用中的每一个细节，通过心理健康档案能反映学生的兴趣爱好，可满足学生的正当心理需求，使心理健康档案贯穿于教学活动之中，使他们不断正确认识自我，增强调控自我承受挫折和适应环境的能力。

2. 一方面也丰富高校档案的馆（室）藏量，采取积极应对的措施，建立和完善教学信息反馈机制，加大教学管理的力度，努力提高学生的综合素质。为高校的各项教育评估提供有力依据。另一方面为高校的心理健康教育提供资料，为解决实际问题。积极提供有价值的信息，要本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的方针。为高校的科学管理提供有效的依据。

3．俗话说的好“良好的开端是成功的一半”，高校的综合档案馆（室）要构筑新的发展平台，提供更为广阔的发展空间。要重在平时，还需要提前开始一点点，更需要在平时工

（下转第21页）

（上接第18页）

作中细致一点点，多付出一点点，[4]同样需要与时俱进，改革创新的精神。创新就是要走出常规，突破传统，在原有的基础上有所发展，有所创造，有所前进。必须创新思维，跳出传统，寻求突破。

作为高校的综合档案馆（室）要搭建服务平台，要开辟“绿色通道”，要管好、藏好、用好档案，要做到人无我有，人有我精。要形成一套收集、整理、查阅、登记、安全、保管等完备的规章制度，提供全方位的服务。

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?????? 参考文献：

?????? [1]教育部高等教育司致重庆医科大学贺信．《医学教育探索》．2003．1

[2]马微冬．关于建立人学生心理档案及应注意的问题．《档案工作实践与理论》．中国文史出版社，2005．141-143

[3]孙轶玮．前当“独一代”遇到“独二代”．读者．2006．11．20-22

[4]王倩．效率见于细微末节．中国档案报，总第1170期．2004．12．13．第三版

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坚持公关六原则? 提高学校档案利用服务水平
漳州工业学校??? 谢毅娟
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学校具有人才、知识、科学、技术，文化密集的特点，在其教学、科研、外事、出版及其管理活动中形成了大量内容丰富的档案，它不仅是学校的宝贵财富，也是党和国家的无价之宝。但是，由于历史和主客观的原因，档案工作长期以来都是重藏轻用，而且这个用也是内部服务型的无偿服务。多少年来，? 由于左的影响，过份地强调档案的机密性、机要性，沿用旧的工作方法，造成外界对档案工作产生浓厚的神秘感。同时，档案工作是一项与文件纸张等实物接触的默默无闻的工作，缺乏与外界的沟通，致使许多人对这项工作不理解，人为地把档案工作与外界隔绝开来。改革开放以后，档案工作虽然逐步走向开放，档案信息化开始起步，但是档案工作还没有真正地树立为公众服务的观念，大多数学校的档案部门都是等“客”上门，仍处于你交档案我接收，你查档案我提供的被动局面，缺乏主动为公众服务的基本素质，档案利用率普遍低下。因此，改革现行的档案管理体制，强化档案人员的公关服务意识，充分提高档案的利用率和服务水平，把“死档案”变为“活信息”，充分发挥档案应有的功能和作用，? 已成为当前搞好学校档案管理工作的重点和热点。然而，如何增强公关意识，在公关中应遵循什么样的原则，是每一个档案工作者深入探讨和实践的课题。

（一）提高档案工作者的公关意识

为公众服务就必须要有服务的手段和素质，把档案推向社会，让人们更多地了解档案、利用档案，并让公众最大限度地配合你的服务。这里，最首要的问题就是档案工作者自身必须具备强烈的公关意识。何为公关意识?就是研究组织或个人与其他有关公众或团体建立相互了解与合作的意识。档案法规定：一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企事业单位和公民都有保护档案的义务。维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。这里清楚地指出，档案工作的对象包括国内一切合法组织和个人。应该说，他们同时是整个档案工作的服务对象即公众，是我们公关的对象。在学校档案工作中，为了使服务对象相互了解，组织具有开拓性、创造性的公关工作是完全必要的。在建立和发展社会主义市场经济的今天，增强公关意识，变被动服务为主动服务显得尤为重要。它能促使档案工作走出封闭、保守模式，变档案收藏管理为综合信息管理，拓展档案管理渠道，促进档案依法管理工作再上一个新的台阶。

（二）档案工作者在公关中应坚持的原则

主动原则：档案工作者在公众中应该主动树立自己的形象。好形象就是知名度，对内可以增强凝聚力，对外可以增加吸引力。在这方面，档案具有难以替代的优势。因此，档案工作者必须根据本馆（室）的实际情况设立长短期的公关目标，开展编研工作，进行案件、文件级开放目录的编制，力求从不同角度主动反映馆（室）藏的内容、结构及全貌，实施主动的多元化利用。例如：2003年6月8日，是我校25周年大型庆典活动日，我们决定利用这次机会，举办生动有效的档案宣传——校史图片珍品展。通过认真筛选，精选出新、旧像片600多幅，文字档案9万多字，这些图片和文字，生动地反映出学校25年来艰难的发展历程，和历代工校人在十分困难的条件下艰苦创业，始终保持省内一流教学水平的光辉业绩，并在新的历史条件下办出自己的特色。展览先后接待了参观者2000余人次，成为校友、来宾参观的热点，有不少校友流连忘返看了二三遍，称颂母校能如此完好地保存这批珍贵的历史鉴证非常罕见，并说看了催人奋进，充满工校人的自豪感，参观人员普遍认为，这是一个内容丰富、素材翔实、形式新颖、吸引力强的好展览，它能激励人们热爱学校、关心学校。我校校庆筹备组在总结整个校庆工作时，充分肯定了这一展览的圆满成功。我校综合档案室通过主动服务赢得了良好的社会效益。

事实的原则：公关的对象是公众，对公众实施体现档案馆（室）形象的主动工作，除了必备的业务素质外，还要对本馆（室）藏档案的特色有全面的了解。如本馆（室）藏中所具有的专业特色及其庞杂的档案内容等，并按照解放思想，实事求是的原则，有意识地加以突出宣传。事实原则，就是要客观地、全面地反映本馆（室）档案的特色情况，让公众清楚地了解馆（室）藏档案的内容、范围及数量，结合本单位及部门的重点工作，中心任务，开展有针对性的公关服务工作，帮助解决实际问题。如：1998年，学校在建设教学综合大楼时遇到麻烦，该工程选址范围内尚有农民的民居两间、果树33株、坟墓3座，拆迁过程中，农民不肯配合，给工程的进展施加种种阻力，给学校领导的工作带来极大的困难，得知这一情况后，我们从档案中调出建校初期学校与村委会的协议、学校土地证、校园平面图、地形测绘等档案资料，这些档案有力地证实该工程完全在我校的土地权限范围之内。村委会的领导和当事农民看了这些材料后，也心服口服。这次的档案服务，为领导解决了难题，为该工程的顺利动工赢得了保贵的时间。

利用的原则：“档案信息资源不被利用，它就会白白地消耗人力、物力和财力，就会成为光有投资没有收益的累赘。存档案的最终目的就是为公众服务，为公众所利用，不利用的档案，即使再有使用价值，也将只是废纸一堆。档案工作者所做的一系列基础工作，也都是为了给公众提供方便、快捷、准确的利用服务。所以，档案的服务工作应该以“一切为了方便和利用”为总的指导思想。同时，通过为公众服务的统计分析，掌握各部门、各单位在各项工作中，在各个时期需要利用什么档案和怎么样利用档案等情况，及时进行跟踪服务。如：2003年省教委来我校进行重点评估验收，这是我校发展史上的一件大事，必将对我校的建设与发展起到巨大的推动作用。评估工作是对学校办学条件、办学水平、教学质量的全面评价，验收合格与否与我校的未来发展关系重大，与全体师生员工有密切的关系。专家组不仅进行实地考察，而且要对教学48项指标体系所需的档案资料进行查看，很多材料需要我们档案室提供。我们对评估中所需的档案资料，无论是来电话或来人，都热情接待，竭尽全力地提供，使整个评估材料完整、准确与齐全，从而受到省教委专家组的好评。通过这次评估，我们深刻地体会到，档案是一种具有利用价值的信息资源。

效益原则：“档案部门的作用间接体现在档案价值实现的过程中，是较为隐蔽的，而社会利用档案的作用却直接体现于档案价值的实现及其成果之上，是较为明显的。”这里指出，档案工作效益隐藏于档案作用之中。但是，我们不能把档案工作的效益看作是依靠档案“挣了多少钱”，并且用具体数据反映出来的经济收入，而应该清楚地认识到利用档案所取得的成果。因此，档案工作者必须树立为公众服务为己任的新观念，充分发挥档案工作的效益。讲求效益，? 以效益来衡量档案工作的业绩，这是很重要的一条原则。例如：2005年学校决定在校部礼堂综合大楼旁增建一幢2层的附属楼，该工程与原工程的距离近，按审批单位的要求，只要我方能提供原建筑物的地质材料，便可参照使用，得知这一情况后，我校综合档案室及时提供出原工程的地质勘察报告及工程前期的文字材料，由于学校档案室完整保存原工程的建设档案，既为新工程的建设节约了建筑工期，同时也为学校节省基建经费10万元。从这一事例中可以看出，档案在实际工作中发挥了不可替代的作用。同时，档案工作者应注意选择一些社会需求量大，实用价值高，能够体现本馆（室）特色的题材进行编研，使编研工作和本校的实际需要结合起来，以产生最佳的社会效益和经济效益。

微笑原则：在公关中开展微笑服务是档案工作者打破旧的传统观念，增强服务效果的必要手段。在日常接待工作中，开展微笑服务直接影响公众的情绪。态度和蔼，服务周到，必然融洽双方关系，易于了解公众的需要和心理。所以，档案工作者要拼弃拒人于千里之外的生硬语言，有意识地运用礼貌语言来体现和传递信息，以自身的良好素质和修养，促进档案公关服务水平的提高，从而提高档案利用率。

保密的原则：随着改革开放，经济建设和科学文化事业的发展，利用档案的手续简化，要求放宽。但是，档案工作者必须严格按照国家有关保密的法律、法规，针对不同密级和控制要求，制定档案的利用范围和要求。例如：在编制案卷、文件级开放目录时，对一些保密的档案不能录入，以免泄密。在学校档案中，如教师业务档案、党委及行政会议记录、毕业生验印材料等只允许在一定范围内利用。其目的就是要在坚持保密原则的基础上，开展公关工作，充分发挥档案的作用。

在档案工作中坚持公关意识的六条原则，促进学校档案为广大的公众提供一流服务，体现学校工作者一流的精神风貌，是时代对学校档案工作的要求。随着档案事业的发展，档案越来越向公众开放，而公众的档案意识也越来越增强，利用档案也越来越频繁。因此，档案工作者应改变闭门守摊、坐等公众上门的封闭式管理方法，改变管理者与利用者（公众）的相互关系，积极推动档案资源的开发与利用，真正做到为广大的公众服务，为学校的教学、科研、管理等各方面工作提供最优质的服务。

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高校教学评估为档案事业发展带来的契机与思考
安徽中医学院综合档案室??? 黄安宁??? 杨? 艳
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摘?? 要： 高校教学评估为档案事业的全面进步夯实了基础，为档案基础设施建设、加强档案工作观念、促进档案资源建设和业务建设、加强电子档案的管理、促进依法治档用档提供了有利契机。

关键词： 教学评估? 档案事业? 契机

21世纪我国的高等教育规模在快速扩大，高等教育质量受到影响。因此，教育部建立了高等教育教学评估制度，对办学硬件条件和软件水平进行全面评估，以促进高等教育健康发展。在教学评估工作中，档案材料承载信息的真实性为各项工作起着实证的作用，而自评报告的可信程度更来源于系统、规范、真实的档案材料。丰富的档案为各项规章、制度、管理文件的重新审订；为优良传统和经验的系统总结；为厚重文化积淀和鲜明的办学特色得以凸现提供了有力的依据。学校评估软件建设过程是全校教职工全面参与档案材料整理、建档的过程；是档案工作意义的一次全民教育过程；是档案工作在高校日常管理工作中地位大幅度提升的过程。本文就教学评估对促进档案事业的全面发展及档案工作应对评估所作的改进措施加以总结，对评估中反映出的档案工作薄弱环节提出了规范化建设意见。

一、评估加快档案基础设施建设，全面构建档案有效运行机制

档案工作是高校的重要基础工作之一。然而，长期以来高校重视教学、科研等中心工作，忽视基础配套工作的研究，使得高校档案事业发展相对滞后。学校迎评之初，档案事业建设受到重视，并与学校各项建设发展同步，着手对校档案室的基础建设进行了规划、整合。大幅度改善并优化了工作环境，增加各类档案库房的面积，投资建起了现代化的密集架档案库房，添置先进实用的现代化办公设备，空调、去湿机、灭火器材等安全保管必须物品已按现代管理目标要求落实到位。为档案的计算机管理、日常利用、安全保管提供了有利的条件。同时，各机关处所、各教学单位档案工作都不同程度地得到加强和改善，配齐档案兼职员、设置文件存放专柜、文件装具，配备电脑、刻录机、打印机、扫描仪、复印机、空调等，使日常档案收集和文件处理工作更顺利高效地完成，为各项活动产生的文件材料转化成档案提供了保障。

二、评估提升档案在学校各项工作中的地位，加快档案建设规范化进程

在学校评估软件建设工作中，各部门需要调用大量档案资料，档案利用对评估软件建设起着核心的作用。

?????? 1．校领导层深知档案工作对学校承传历史，推进现代教育改革和发展有着重要的作用。学校将《迎评整改建设总体方案实施细则》按重要文件形式下发到各职能部门及教学单位，各单位围绕整改项目细则整理档案材料。教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是高等学校档案的主体。为提高教学档案的质量，学校修订了《安徽中医学院教学档案的管理规定》，规范常规教学活动中档案的收集范围、管理和利用。为加强学校科学技术研究档案管理，充分利用和妥善保管科技档案，制定了《科学技术研究档案管理办法》 （试行）、《科学技术成果管理办法》（试行）等系列规范档案工作文件，有效推动学校档案工作向规范、标准、科学、务实的方向发展。

2．教学单位负责人认真落实教学档案的建设工作。在日常教学活动及教学管理中，经常性地产生大量各具特色的教案、试卷、实验报告及教学管理性文件、规章制度等档案材料。由于认识的差异，这些大量原始材料常疏于系统收集管理，教学及管理水平可通过教学活动的档案材料反映高低，是评建中的重要检查指标。为此，各学院负责人直接抓教学管理工作，根据《教学档案管理规定》，按评估观测点检查、落实、整理近三年的教学档案，一项项地查漏补缺有关的档案，真正在思想上重视，工作上落实，让每一个教学环节都能准确衔接。在系统收集、整理教学档案材料过程中，又促进了对教学资源（包括：人力资源、知识资源、历史资源）的深度挖掘、整合，促进了特色教学方法、手段的形成和应用，对教学水平提高具有重要意义。

3．评估是对各项文秘管理和规章制度内容的一次检阅。各职能部门也按照指标观测点，由文秘人员将管理的为教学服务的管理性文件及规章制度整理规范，文件缺少的要补齐，制度内容要改进，凸现为教学服务内容，出台系列配套为教学服务的管理性文件，使各项管理制度更科学化、系统化。同时，评估督促各职能部门把与广大教职工工作、生活、权益相关性的政策文件公开化，提高了广大教师对党和政府的信任度及对档案文件的关注度，进而档案利用也大幅度增加。有利的促进了各职能部门文件管理水平的提高，教育服务水平的提高，也有效地促进了档案管理基础工作规范化进程。

三、评估促进档案工作业务水平提升和加速档案资源建设

1. 及时调整收集工作，提高工作效率。围绕教学评估对档案的需要，有效服务必须加快档案收集速度，将当年收集工作时间从6月底调整到3月底前完成，收集时间比往年缩短三个月以满足利用需求。通过档案人员采取的如：发文催收、电话催交、登门催要等多手段地收集档案，顺利地完成了档案收集，工作效率显著提高。同时努力扩大档案的收集门类，建立结构合理的档案库藏，为评估提高服务质量。

2、加快档案整理和档案条目的计算机录入、检索工具的编制等工作，保证各部门在评估中对档案的及时利用。针对评估的特殊时期，努力在档案收集起始时同步完成对档案取钉、装订、盖章、编排等整理工作。将整理好的档案、资料和应届毕业生的教学档案信息（毕业生登记表、就业协议书、新生简明登记表、学生成绩）等目录进行计算机录入，并以最快的速度完成了录入工作。即时编印出学校全年发文的目录索引、文件资料目录索引，计算机管理系统文书档案目录索引、教学档案目录索引、本单位评价档案目录索引等多种档案检索工具，及时地为评估利用档案材料提供查询条件。为适应人们对档案的及时查询需要，档案工作者转变单纯“等人上门”利用档案资源的服务观念和方式，推出“登门服务”、“电话预约”、“电子邮箱”等新的档案服务方式，并制定相应的档案利用制度，以满足评建工作对档案利用的需要。

3．提供评估档案资源。档案人员根据评估指标体系所涉及的档案材料及工作内容，多方做好档案材料的准备，为本单位建立评建档案。为主要观测重点如：学校各种发展规划、校领导班子研究教学情况的会议记录及深入教学第一线解决问题的记载、学校教学科研医疗获奖情况、学校总结、媒体对学校的报道、留学生教育与国际交流等档案材料的搜集整理，编制成专题案卷，为教学评估指标体系提供利用服务。

4．以教学评估为契机，推进档案整理及管理规范化。档案部门积极宣传和营造有利于档案事业发展的工作环境，更自觉地把档案工作融入“教学评估整改创建”的实践之中。评估观测点材料的准备工作由各单位来完成，但对材料的整理与编排还处于杂乱无章的状态，还没有统一的标准。档案专业人员应主动积极帮助和指导各单位在评建中所涉及的档案整理工作趋于规范化和科学化，保证评价档案形成的质量（如材料的来源、内在联系、重要程度、编排顺序等）在一个较高的水平。重点抓好学校教学、临床医疗、新安医学、科学技术研究、国际合作于交流、基础设施等档案资源的规范管理，使学校档案管理工作迈上一个新的台阶。

5．高校档案信息化建设也是评估中的重要观测点，而电子文件归档是档案信息化的先决条件，是当前学校评估中迫切需要解决落实的问题。现代计算机的应用形成的各种电子文档，如文本、图像、影像、多媒体、数据库等文件，并以光盘、磁盘为介质载体形式储存，这些电子文档呈分散形式在各单位文秘人员的手中管理，不便于学校在档案信息化建设中的统一利用。针对电子文件归档工作，档案部门要以国家《电子文件归档与管理规范》为依据，在学校领导的支持下，建立健全电子文件归档管理的规章制度，确定电子文件的收集范围、收集原则、分类编号移交程序、保管利用等规定。对计算机应用下有价值的电子文档及时、完整、真实、有效地保存在档案部门，并使纸质档案与电子文件有机地结合起来，为学校实现档案信息化奠定信息物质基础。

四、评估增强广大教职员工档案法制观念，促进了档案的依法合理利用

档案利用中的权限问题在教学评估中被重新审视和认识。为了补充、丰富本部门的评估资料，每天对档案利用需求的人次和件次急剧上升。在利用的过程中，突出反映了对档案利用权限的盲区。有的利用者，对一些凭证式、会议记录等档案原始材料要求复印存档；有的人代他人查询成绩和开俱学历证明；有的为了找人而查询其登记表中的地址、家庭电话。这些档案涉及到利用的权限和个人隐私保护问题。针对出现的问题，档案人员以解决实际问题着手，依照《普通高等学校档案管理办法》、《中华人民共和国档案法》中的档案利用权限的规定，向利用者说清调阅档案超过利用权限所必要的手续和程序。坚持档案利用中对学校机密和个人隐私的安全保护原则。全校师生员工在频繁利用档案的过程中，通过档案人员的宣传、讲解，提高了档案利用权限的法制观念，对依法管理档案和利用档案有了全新的认识并积极的配合。

五、档案工作通过教学评估反映的问题及解决的方法

教学评估为档案事业营造了很好的发展平台，档案工作要乘此机遇，尽快谋求自身的提升，同高校各项工作同步发展。笔者从本次评估实践中深感：第一，档案专业人员力量单薄。为了能使档案工作更好地迎接高校各种评估建设，需要建立与学校发展相适应的档案管理机构，配备一批高素质的综合性管理人才，加大档案现代化管理力度。第二，档案人员在大型活动中缺少参与。为了保证一些重大活动能按档案记载留存的角度去收集，要积极安排档案专业人员参与，同步收集确保完整规范。第三，缺少强化依法治档。可把档案工作纳入干部年度考核、晋升职务、轮岗和调动，试行档案“一票否决”办法，即没有按学校规定立卷移交应形成的归档档案，不得升职调离，直到把档案工作做好，保证学校档案完整。

有道是“机遇与挑战并存，辛苦与收获共

（下转第28页）

（上接第24页）

荣，事业与苦闷相伴，成绩与问题同在”。档案人员面对未来的挑战，要积极改变观念，打破

一成不变的局面，以新思想、新视野、新方法来创新工作手段，创新工作内容，? 以适应学校发展对档案工作的新要求。

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参考文献

[1] 《开拓创新、求真务实，创建“管理型、服务型、学习型、研究型”档案馆》—厦门大学档案馆“全国档案工作优秀集体”事迹材料，《学校档案》，2005年第2期

[2] 马素萍：《论档案馆开放档案的原则》，《档案学通讯》，2005年第2期

[3] 马细珍等：《学校作评估 先过档案关》，《中国档案报》，2005年3月14日

[4] 《把档案王作提高到一个新水平 突出重点服务大局》—王刚勉励全国档案工作? 《北京档案案》，2004年第1期

[5] 李国新：《档案事业一定要为发展服务》，《档案时空》，2004年第2期

[6] 曾淑珍：《试论面向21世纪的档案工作服务机制》，《学校档案》，2004年第2期

[7] 赵得坚等：《发挥合力促进发展》—辽宁高校档案工作发展的轨迹，《中国档案》， 2003年第9期

关于高校系级档案管理工作的探讨
河北工业大学廊坊分校?? 韩凤芝
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摘? 要：? 高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，高校本科教育事业的发展，系级档案管理工作也要按照本科教学规律的要求，实现档案管理规范化。近几年来，高校系级档案管理工作虽然有了进步，但在档案管理规范化方面还存在许多急需解决的问题。做好高校系级档案管理工作，是提高本科学校教学档案管理水平的基础，有利于按本科教学规律的要求做好档案管理工作，有利于更好地维护本科教学管理秩序，有利于提高本科教学管理效率和服务质量。

关键词：? 系级档案管理? 高校? 探讨

随着高校本科办学层次的不断扩大，系级档案管理工作也要按照本科教学规律的要求，实现档案管理工作的规范化。近几年来，高校本科层次系级档案管理工作虽然有了明显进步，但在档案管理规范化方面还存在许多急需解决的问题。如系级档案管理是一种事后行为，容易被人们所忽视；系级档案管理是一种无形劳动，容易不被人们所重视；系级档案管理是一种常规性工作，容易被其他行政事务所取代。如果不注意解决这些问题，就有可能影响本科教学管理质量和学校教育事业的发展。为此，我们要加强对系级档案管理工作进行规范化研究。笔者根据自己多年的工作经验和摸索，提出如下探讨性建议：

1．系级档案管理工作的重要性

为了适应经济全球化对高校教学管理的挑战。概括起来主要有三方面需要。

1.1系级档案管理工作是高校本科教学管理规律的需要

任何事物在其运动和发展过程中，都有其规律性可循，本科高校教学管理也同样具有其规律性需要我们去认识和遵循。主要表现在：一是要求全面贯彻和执行党的教育方针，具体探索和实践符合时代发展的教育思想和理念。二是要坚持正确的人才培养方向，造就适应新世纪新阶段需要、富有时代特征和创新精神的社会主义建设者和接班人。三是要求不断加强教师队伍建设，促进教学与科研协调发展。四是要求正确实施有效的教学管理，把教学管理工作作为经常性的中心工作，在各个方面都要实现管理规范化。根据高校本科教学管理规律的这些要求，加强系级档案管理工作规范化的研究和建设，是一项重要的基础性工作，必须引起我们高度重视。

1．2系级档案管理工作是维护高校本科教学秩序的需要

根据系级档案管理工作本科教学管理规律的要求，必须把教学改革作为高校各项改革的核心，把提高教学质量作为首要任务。一是要研究教学管理规律，改进教学管理工作，提高教学管理水平。二是建立稳定的教学秩序，保证教学工作正常运行。三是加强教学基本建设，创造良好的教学环境。四是研究并组织实施教学改革，把教学改革成果渗透到人才培养模式中去。五是努力调动师生教与学的积极性，提高质量意识，增强教学的有效性。但是，要做好这些工作，都离不开系级档案管理工作的支持和所发挥的作用。

1.3系级档案管理工作是提高高校本科教学管理效率的需要

从全日制普通本科高校看，本科教学管理以刚柔兼容为特点，突出以人为本，建立了校系两级动态管理机制。在教学中的各个环节，实行分解管理和目标管理责任制，有分工有合作，形成权责明确的管理体制。这种特点决定了我们在本科教学管理过程中，更需要做好系级档案管理工作，这样才能更好地提高对本科教学环节管理、日常教学管理、学籍管理、教学质量管理等全过程教学管理的效率。

1.4系级档案管理工作是强化高校本科教学管理信息化的需要

随着本科教学管理信息的普遍化，原有的管理方式正在发生变化，这就决定了高校整个教学管理过程都需要大量的信息才能做出准确的预测和决策，才能使管理者在教学管理中实行科学决策。正因为如此，系级档案管理工作在高校教学管理信息化活动中，具有举足轻重的作用。

2．目前系级档案管理工作所面临的问题

近几年来，我国高校系级档案管理工作虽然取得了显著成绩，但在系级档案管理工作规范化建设方面还处在不成熟、不完善阶段，而且面临着许多急需解决的问题。突出表现在：

2．1在教学档案管理行为方面，最突出的问题表现在：一是系级档案管理是一种事后行为，容易被人们所忽视。由于系级档案管理涉及到教学、科研、学生、对外联系等多种文献资料，是为了实现某项计划或一定目标而形成的文献，当某项计划或一定目标实现以后，由此而形成的文献资料往往不被人们所重视，错过及时整理和归档的大好时机，造成文献资料的丢失，这种情况在许多高校中不同程度地存在着。二是系级档案管理是一种无形劳动，容易不被人们所重视。由于系级不是职能部门，是一种为教学科研和学生服务的管理行为，其档案管理也成为一种无形劳动，难以用固定形式加以评估，因此人们认为系级档案管理很轻松，谁都可以去做，这就导致了在用人上的随意性，进而影响了系级档案管理水平和效率的提高。三是系级档案管理是一种常规性工作，容易被其他行政事务所取代。由于机构设置方面的原因，教学系级机构一般都没有把行政工作和档案管理工作区分开来，有的高校系级虽然设有专职秘书，但由于同在一个系统工作，其职责也经常混淆，常常被其他行政事务所取代，难以全心投入档案管理工作。因此，系级档案管理经常处于不规范的无序状态。

2．2在教学档案管理手段方面，最突出的问题表现在缺乏科学性。按照办公自动化、管理科学化的要求，在教学档案管理方面应当采取现代化手段，而目前有些高校在教学档案管理规范化方面仍实行原始的手工劳动方式，特别是在编制目录索引的方法上，还没有很好地通过计算机这种现代化手段进行编制《档案目录索引》，在很大程度上影响了系级档案管理效率。

2．3在教学档案管理信息化方面，最突出的问题表现在：一是高校缺乏市场意识、服务意识和信息意识，在一定程度上导致了信息资源开发、服务与市场需求相互脱节的现象。二是不能完全按照市场需求来开发索引信息资源领域，开发系统本身缺少应有的以用户为目标的价值尺度，更不能及时地掌握用户的需求及其变化，使管理信息化缺乏针对性和实用性，同时也造成信息资源开发和利用过程中的盲目性和浪费性。三是不能严格按照时间节约规律的要求，把握信息资源开发和服务的时效性，特别是不能真正地依据现代科技信息网络来及时、迅速、准确地开发信息资源，难以形成信息资源开发和服务功能的多元化、信息产品的规模化、组织系统的网络化、操作手段的自动化等立体型体系，难以全面显示管理信息化在高校管理中的应有作用。

3．如何加强系级档案管理工作的规范化建设

高校教学档案是教学管理、教学实践和教学研究等活动中直接形成的具有保存价值的教学文件材料，必须进行层次性管理，尤其是系级有责任管理好教学档案。为此，要做到以下几点：

3．1要提高对本科教学与档案管理规范化关系的正确认识。从高校发展的实践看，建立和完善系级档案管理工作规范化，是保障专业教学工作中心地位、促使教学工作顺利开展、提高教学质量的根本保证。为了加强系级教学档案管理规范化建设，充分发挥教学档案在教学管理过程中的积极作用，校、系两级领导应不断提高和加强系级教学档案管理规范化意识，

3．2按本科教学环节的不同要求做好教学档案收集、整理和归档工作。本科教学有许多环节，都有资料需要收集、整理和归档。需要系级保存归档的材料，要写明材料的作者和形成日期，应做到书写材料优良，字迹工整，图样清晰，有利于长久保存，对不符合要求，质量低劣，影响利用的文件应及时采取补救措施，严禁用铅笔、圆珠笔、复写纸书写。归档的教学文件材料，必须保证完整、准确、系统。

3．3要提高系级兼职档案管理人员的综合素质。根据档案管理规范化的要求，确定系级兼职档案工作人员的职责：一是要认真学习、执行档案工作的政策法规，加强业务学习，增强工作责任性。二是坚持平时分类预立卷归档工作，每年初根据文件材料归档范围将本部门形成的不同内容与载体的文件材料，预立卷类目并编号，以便平时归卷时对号入座，方便查找利用。三是负责本系文件的形成、积累、保管、整理、立卷、归档工作。四是主动接受院档案室的业务指导、督促与检查，提高档案的案卷质量。同时要不断学习档案业务知识，参与学院档案工作参评活动。调动工作时，应办理文件材料移交接手续，并报学院综合档案室备案。

3．4要按照信息化档案检索系统的要求，建立系级教学档案管理信息化服务网络。建立教学档案管理信息化服务网络，是为了在高校达到教学档案管理信息资源共享的目的。因此，教学档案管理信息化服务网络的建立，不仅要开发定期咨询服务、充分利用现代信息技术来开发光盘、联网检索和信息查询服务，而且还要充分挖掘信息资源自身的累积性、综合性和数据性等优势，使现有的信息资源被激活、被利用，使相关信息重新得到优化组合，发挥出优势效益。当前，在教学档案管理信息化服务网络中，特别要针对信息用户对学科建设、管理决策、师资培养、学术研究、学生就业和综合性论证等方面的信息需求状况，要及时地调整信息开发服务项目，及时地调整供求结构，增强综合开发信息资源的能力，为用户提供更多的优势信息产品，从而更好地促进用户和信息资源的紧密联系和有效结合，提高教学档案管理信息资源共享率。

3．5根据教学档案管理规范化要求，建立系级教学档案资料索引的标准化和自动化。我国文献资料工作标准化进展较快，先后制定了《文献主题标引规则》（GB3860—83）、《检索期刊编辑总则》（GB3468—83）等，但有关教学档案资料索引标准化几乎是空白。因此，制定我国教学档案资料索引标准化，已是刻不容缓的问题。制定索引标准化一般要包括两个方面内容，一是要制定国家统一标准，如对索引的结构、编制规定、款目结构、版面设计安排等方面必须作出明文规定，适应全国统一的市场经济发展的要求。二是要制定各类索引的编制规则，如对主题索引结构、主题标目的选取、主题词表的选定、标引深度、款目结构、著录格式等方面均须作出具体规定，要与教学档案管理规范化要求相适应。此外，在健全教学档案管理索引标准化的同时实行教学档案管理索引编制自动化，提高索引编制效率。凡是从事教学档案管理工作的同志，都深感索引编制工作是十分繁琐的，但又是必须要做的。我国目前的索引编制工作基本上仍是传统的手工方式，如抄卡片等，既费时费力，又不能很好地保证质量，很难满足教学与科研管理上的需要。因此，必须采用计算机等现代技术设备，加快计算机编制索引开发的系统、研制和推广应用工作，实现索引编制工作自动化。

3．6系级领导要重视和关心档案管理工作，提高系级教学档案管理水平。主要有：一是有关系级领导应把教学档案管理规范化工作列入行政管理工作议事日程，加强对教学档案管理规范化工作的指导，并配备具有一定管理水平、且又有责任心的兼职档案管理人员。同时，要制定相关制度，依法加强对教学档案的收集、整理、立卷、归档工作。二是档案管理负责人要认真学习有关档案工作的各项法令、政策和规定，严格遵守本院的规章制度。三是系级领导要指导兼职档案管理人员，认真做好本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档工作，并保证案卷质量。四是各项工作要与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结验收档案管理工作。五是还要建立一套有利于严格检查的监督机制，真正把系级教学档案管理规范化工作纳入法制轨道，保证系级教学档案管理规范化在高校教学管理中发挥出应有的作用。

总之，在高校本科层次办学过程中，要重视系级档案管理工作，正确分析系级档案管理工作规范化方面存在的问题。同时，要针对问题制定加强系级档案管理规范化的若干对策。只有这样做，才能按本科教学规律的要求做好系级档案管理工作，不断提高本科教学管理水平和服务质量，从而为学校教学改革与发展提供基础性保证。

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浅析高校档案工作人员的职业素质
华中师范大学档案馆??? 张?? 恒??? 黎俊玲
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摘?? 要： 本文从我国高校档案工作的特点、高校档案工作的服务创新及高校档案工作队伍的素质现状出发，探讨了高校档案工作人员应具备的职业素质。

关键词： 高校档案工作? 人员? 职业素质

高校档案工作是项政治性、专业性、机要性、管理性、服务性很强的综合性工作。高校档案工作的改革与发展，档案工作人员的职业素质是关键。随着社会主义市场经济的不断完善，社会主义民主法制进程的日益推进，以及信息化社会管理服务工作内容和形式的扩展，对我国高校档案工作人员的职业素质提出了更高的要求。重塑高校档案工作人员的职业素质必须体现高校档案工作的特点，实现档案工作的服务创新。

一、高校档案工作的特点

高校档案工作有其自身的工作特点。主要体现在如下四个方面：

一是从内容来看，高校档案记载着高校深化教育改革的每一重大举措、科学研究的每一重大课题，反映了高校教育科学事业的最新成就和发展水平，具有综合性、信息量大和指导性强的特点。随着当代科学技术的迅速发展，高校档案作为知识的载体和历史的信息源，越来越成为国家经济发展、社会进步的重要战略资源之一。

二是从功能来看，经过开发加工的高校档案信息及时传递给学校领导和各二级单位，可以为学校制定和实施科学决策提供依据：促进教学质量和科研水平的提高；促进科技成果的转化、推广、应用，大力发展科技产业。这些都需要档案工作人员熟悉学校相关情况，了解不同时期服务对象对档案的需要，及时、有效、准确、主动地为档案利用者服务。

三是从服务对象来看，高校档案工作人员的服务对象是高校的管理、教学、科研人员，这些人群的文化层次比较高。

四是从高校档案工作程序（或环节）看，高校档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用、检索和编研等每个环节都要求高校档案工作人员不仅要有专业知识，还要具备相关学科知识。尤其是近几年来，高校档案工作正向着规范化、标准化、现代化迈进，大批先进的设备和现代科学技术逐渐在工作中采用，这些都要求高校档案工作人员有较高的职业素养。

二、高校档案工作的服务创新

从档案工作的特点上看高校档案工作本质上是一种服务性工作。高校档案工作的价值和效益集中体现在其主动、超前服务于高校的教学、科研，服务于社会上。面对高校在办学模式、管理体制和运行机制等方面的变革，高校档案工作人员需要合理确定发展目标，不断调适工作定位，积极开展服务创新。高校档案工作的服务创新主要体现在四个方面：

一是档案服务范围由“窄”变“宽”、服务层次由“浅”变“深”。日常档案服务不仅局限于本校的查阅利用，而且使本校档案主动为其他高校服务、为社会服务；利用网上信息量大、传递速度快的优势，与其他高校档案机构联网，共享档案信息资源；加快档案管理信息化进程，通过互联网、校园网和档案馆网页等渠道，公布档案目录，介绍馆藏珍品，提供档案信息检索与查询；根据服务对象、服务特色，有选择地将有较高利用价值的档案、利用率高的档案、查阅量大的档案进行数字化处理，形成特色数据库，试行全文检索功能等等。

二是档案凭证作用的闩益发挥。高校档案为法治社会服务主要有学历证明、科研成果证明、房地产证明等。近年来，教学档案中的学生学籍类档案成了利用率最高的门类。为此，建立学籍档案数据库，将毕业生姓名、籍贯等多种信息输入计算机，开展学籍档案查询服务，这样既方便利用者进行学籍查询，同时也有力地打击假冒文凭现象，通过学籍档案的依据凭证功能，维护学校的形象。随着国际交流的增多，越来越多的高校毕业生走出国门，为高校毕业生出国提供英文成绩单和验证服务，也是创新服务的方式之一。

三是档案馆的文化性乃文化窗口作用的不断凸现。高校档案馆一方面通过建设爱国主义教育基地、举办校史展览等，加强对教职工进行国情、校情、校史教育；另一方面，将档案馆和校史馆作为重要的文化标志进行建设，充分展现档案科学文化性的本质属性，为学校的两个文明建设搞好服务，拓宽服务天地。

四是收藏领域的开拓，科研、教学档案成分的增大，档案信息库功能的进一步发挥。随着需求面的扩大，档案服务由过去主要为行政管理服务扩大为行政、教学、科研等各方面提供信息服务。高校档案工作紧紧围绕培养人才这一中心环节，分析高校档案馆的馆藏内容和结构，适应教与学的需要，充实档案内涵，调整馆藏结构，为服务教学打下了坚实的基础。高校档案工作的重点逐渐投入到学校的学科建设、教学改革、科学研究等领域，并积极加强系级教学档案、学校科研项目档案的管理和服务。

三、高校档案工作人员的职业素质

服务是由人来提供的，人员素质的高低直接影响到服务质量的好坏。随着高校档案事业的发展，高校档案工作人员的文化层次、知识结构发生了可喜的变化，学识能力有了较为明显的提高，但仍存在观念陈旧、缺乏创新意识；人员构成不合理、知识单一、研究人才匮乏、人员队伍不稳等问题，严重阻碍了档案服务功能的发挥。培养与建立起一支热爱档案事业、忠于职守，具有复合专业型和智能型的21世纪职业化档案队伍已刻不容缓。

高校档案人员的职业素质主要由以下三方面构成：

其一，较高的政治理论素质

一是树立共产主义人生观。处在高知人群中的高校档案工作人员应以邓小平理论和“三个代表”重要思想武装自己的头脑，指导自己的行动。要政治立场坚定，是非分明，坚定对共产主义事业的信仰，思想上严格要求自己，积极自觉地推进高等教育的改革与发展。

二是爱岗敬业，树立坚定的事业心。高校档案工作作为一种服务性很强的工作，虽然不直接创造经济效益，但间接影响高校的经济和社会效益。没有档案工作人员为档案利用者提供大量的具有参考和借鉴价值的档案资料，就会出现资料不准、信息不灵、重复劳动等情况。档案工作人员应该充分认识到档案工作为学校工作做好前期服务，认真对待自己的工作，用科学的方法不断改进工作，减少失误。同时，在与档案利用者接触的过程中，应态度和蔼，语言准确，不厌其烦，作风正派。

三是良好的思想品质。良好的思想品质主要指具有深刻性、批判性、灵活性的思想。其深刻性，即对档案材料的处理和理解，能透过其外部特征、开发出其潜在内容：批判性，即对档案材料的理解和处理过程中，对其进行精辟的分析、概括，达到去伪存真、去粗取精的目的；灵活性，即能够对档案材料集中分析，掌握其内在联系，进行各种变换和组合，获得新的成果的悟性。

其二，广博的科学文化知识素质

21世纪是经济全球化、信息化和知识化的时代，以网络为中心的计算机技术、通讯技术和数字化技术将高校档案工作推向一个崭新的时代，同时也对档案工作人员的素质和能力提出了更高的要求。

一是科技知识。由于科学技术的迅速发展和高校科研工作的日益推进，高校中的科技档案资料大为增加，对科技档案和科技图书资料的管理量也不断增加，这就要求收集、整理、利用科技档案图书资料的高校档案工作人员具备一定的科技知识，学习科技知识，了解和掌握各学科、各专业的性质，研究范围、对象，学科专业之间的交叉、分化的程度，研究的历史、现状等等。

二是语文知识和历史知识。目前，许多历史悠久的高校档案馆一般都珍藏有一定数量的中国古代图书文献资料，如果高校档案工作人员不具备一定的古汉语知识、历史知识，在管理和提供利用时就会遇到困难。

三是现代化档案科学管理知识。高校档案管理工作是一项复杂、细致的工作，档案工作人员只有具备科学的管理方法和管理技术，才能使档案管理工作章法严明，井然有序，使现有的人力、财力、档案资料得到合理的使用，最大限度地提高工作效率，满足利用者的需要。

高校档案工作人员只有不断更新知识结构，解决档案管理过程中出现的新问题、新情况，才能有所突破、有所创造。

其三，扎实、系统的专业素质

一是具备扎实的档案学基本理论知识。对高校中从事档案保管、业务指导、编研、档案技术保护等相关档案工作的人员，在学习的内容和要求上可以区分对待，有所差异。如对从事档案保管的人员应侧重学习《档案管理学》、《档案文献保护技术学》、《缩微复制技术》、《档案与计算机管理技术》；对从事编研的人员，则侧重学习《文献编纂学》、《校对学》、《写作知识》、《现代和古代汉语》、《中外历史》及《训古学》、《出版学》等知识。

二是信息网络、计算机和外语知识。档案工作现代化的一个重要标志是计算机和网络在档案工作中的应用。高校档案工作人员要能熟练操作计算机，懂得数据库检索语言及其结构，熟练掌握数据库方面的知识，包括查询技术、操作系统知识及各种应用软件知识；档案人员要为利用者在INTERNET上选择、编制和构造有关检索点，开发检索机制和编写信息资料，制作本馆电子信息产品并纳入网络系统。

三是具备强烈的情报意识和信息处理能力。随着档案工作在社会活动中的作用日益突出，档案作为信息与知识的传播媒介和资料开发利用的重要载体，强烈的情报意识和熟练的信息处理能力成为高校档案工作人员的职业素质要求。情报意识主要是指对信息和知识的敏锐反映，接受快、兴趣浓、感受力强；对待各种信息和知识的独特眼光和意识，特别表现为对情报资源价值的预知、整理、开发和传递能力等。而信息处理能力则包括信息接受和储存的能力；信息搜捕和检索能力；信息浓缩和提炼的能力；信息开发和利用的能力等四个方面。

四是具有开展学术研究的能力。档案工作是一项服务性很强的工作，工作人员具有一定的学术研究水平无疑对提高服务质量十分有利。学术研究是一种较高的智力活动，不仅需要掌握一定的研究方法、具备一定的研究能力，还要有刻苦钻研、勤于学习的精神。高校应当提供档案工作人员结合业务工作开展学术研究、提高工作水平的平台。

总之，面对当今日新月异的科技发展，面对当今社会对档案工作提出更高要求，我们要努力塑造一批高层次、高水平的复合型档案管理人才，提高档案人才的层次结构，提升档案人才的职业素质，推动档案事业蓬勃发展。

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参考文献：

[1] 邓绍兴．档案管理学[M]．北京：首都师范大学出版社，1998.

[2] 李 娜．浅谈高校档案工作者的职业道德与职业素质[J]．华北煤炭医学院学报，2004-1.

[3] 王晓玲．浅谈新世纪高校档案人员素质[J].郑州工业高等专科学校学报， 2002-4．

放弃档案，你想好了吗?
涪陵师范学院??? 张?? 勤
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随着我国高等教育规模的高速发展，特别是1999年以来的连续几次的大规模的扩招，一方面使得高校师资出现了很大的缺口，另一方面也让高校认识到，要想在市场竞争中永远处于不败之地，人才战略是根本，由此，全国各大高校纷纷打出了各类招聘启事，以高薪、优厚的待遇网罗各类人才，这样就使得高校人才流动空前活跃，一般院校向重点院校流动、内地院校向南方及其他大城市高校流动，地方院校、一般性高校由于在地理位置、人文环境和经济状况等各方面远远不能和南方城市和其他大城市的高校相比，这些学校为了防止人才外流、往往制定了一系列限制人才外流的规定，当这些人才提出调动时，原单位为了维护自己的利益，扣留其人事档案实行“三不转”作为留住人才的手段，而新单位在没有档案的情况下，出于竞争发展的需要，承诺可以“三不要”为其重建档案，这样，高校中几乎每个假期都有不辞而别的高层次人才放弃档案，人走了，档案却留在原单位。笔者曾调查过，大多数的人对档案抱着可有可无的态度，“能转档案当然好，没有档案也没有什么影响”，“档案根本没有什么用处了”，档案真的没什么用处了吗?是否真的再过几年就完全退出历史舞台了呢?笔者现从档案的职能，档案能否重建，以及未来档案的发展趋势来分析人事档案的重要性。

一、人事档案的职能

人事档案是记录着一个人的人生经历、政治面貌、业务能力、考核鉴定、品德作风等内容的文件材料，具有凭证、依据和参考作用。它有三大职能：一是个人经历的真实记录，二是表明一个人的行政隶属关系，三是为本人提供相关的人事服务的依据。其具体表现在：

（一）对个人而言

1、评定职称、晋升职务的必要依据；评定职称要求提供任现职以来的年度考核、科学研究、创造发明的成果和任现职的时间等等材料，晋升职务，特别是晋升非领导职务，要求核实任现职的时间，及其他单位自行设定的晋升条件的依据，这些都要用到人事档案。

2、报考国家公务员、考研、考博不可少。按照国家公务员制度的有关规定，用人单位可直接向社会招考公务员，但对所招的公务员的人事档案，有着严格的要求，以保证今后机关工作的严肃性，因此弃档一族已经失去被聘用为国家公务员的可能。同样，现行的考研、考博的有关规定也明确要求，报名时必须提供前一阶段的学习成绩，分数达到后必须调阅档案才能录取，没有档案的人员也就无法参加这类考试了。

3、是用人单位对自己评价连续性的依据。也许当时放弃档案是为了谋求自己的发展，用人单位也是因为一时人才缺乏不得已而采取的灵活措施，而当这一切逐渐远去，用人单位的领导新老交替后，新任领导是否还能一如既往地了解你，评价你呢?只有档案才能真正让领导认可你，信任你，从而一如既往地重用你。

4、是自费出国寻求发展的人员的有效证明：改革开放后，走出国门，走向世界已成为越来越多的人的追求目标，自费出国发展的人员也随之增多，但我国出入境管理条例中明确规定，必须对自费出国人员进行身份认定，政审等事宜，那些弃档一族因不能出具有效证明，就会导致出国手续办理不顺畅或根本办不成。

5、是办理各种社会保险的重要保障：社会保险主要有养老保险、失业保险、工伤保险、医疗保险、生育保险、人寿保险、财产保险等，目前，统一的职工基本养老保险制度已经建立，它不仅涉及国有企业、三资企业、个体工商户及进城务工人员，而且涉及机关事业单位工作人员，由于我国养老保险的筹集是建立在国家、单位、个人三方面基础之上，发放时则按照列入统筹项目的离退休费用总额向单位拔付或直接向职工发放，因此，无论是在单位供职的个人还是辞职退职后另求新职的个人，在交纳养老保险金问题和退休后保险金的发放问题上，个人档案所记录的工龄、工资、待遇、职务、受保时间等都成为最主要的依据，那些放弃个人档案从而出现断档的人，就会在实际利益上受到损失。个人档案中的其他社会保险，都是索赔、获益等方面的依据，关系十分重大。

（二）对单位而言

1、人事档案是考察和了解人才的重要依据：人事档案是各类人才在社会实践活动是形成的原始记录，是人才在德、能、勤、绩等方面的综合反映，通过对人事档案的认真研究，可以较全面地、历史地再现各类人才的面貌、特点及专长，并且有助于各级组织根据每个人的特点、提出培养教育和合理使用的建议，做到“因材施教”和“量才录用”，调动各类人才的积极性和创造性，使各类人才扬长避短，充分发挥自己的聪明才智，贡献自己的力量。如果人事档案不齐全，或有间断甚至没有，就不能反映某个人的真实情况。

2、是了解和考察人才的重要工具：组织部门要提拔干部，知人善任是基础，而要真正做到知人善任，就得历史地、全面地了解人。不仅要了解人的现在，而且要了解人的过去，不仅要了解其才，还要了解其德，不仅要了解其长处和特点，更要了解其短处及弱点。要做到这一点，只有查阅人事档案，才能系统地了解一个人的过去经历和工作情况。只有这样才能有效地防止不讲德才条件而凭主观臆断和一时情感任用选拔干部的问题。

3、是开发人才、使用新人才、进行人才预测和制定人才计划的重要手段：社会主义经济体制的建立，各类人才的合理流动，为人才开发创造了有利条件，人事档案对于单位领导掌握新调入者的基本情况、正确使用新的人才将起到重要作用。一些经济发达国家十分重视人事档案信息的建立，他们深谙管理出效益的经商之道，而人才又是管理的关键因素，对一名优秀的企业人才的要求，不只限于其工作能力上，其品行、背景、以往的工作实绩等都是考察的条件。因此一分翔实、完整的个人人事档案，是企业选用人才和人才日后晋升提拔的重要参证。

4、是单位实行机构改革、人事制度改革时的有力依据，精简机构、精简人员时，都必须利用人事档案作为裁员减员的依据。

由此可见，人事档案在市场经济条件下和现代文明社会里，不仅是组织使用的重要依据，还与个人的生活和切身利益密不可分，是解决后顾之忧的好帮手。特别是个人在离开原工作单位寻求新的发展前途的同时，更需要人事档案作依据。

二、人事档案能否重建

也许大多数人多少也能意识到档案对于个人今后的发展和生活的重要，能让他们没有后顾之忧的是，吸收人才单位承诺能为他们重建档案。档案能重建吗?中组部和国家档案局对于人事档案的建立、内容和查看等都有明确而严格的规定，档案不是想建就建。《档案法》和《干部档案工作条例》都对人事档案的管理提出了具体要求，强调人事档案制度的严肃性、准确性和唯一性。一般来说，一个人在正常情况下，只能有一份人事档案，重建档案的前提必须是档案遗失或者损毁。因此重建档案是一件十分严肃的工作，即使前提成立，即符合重建档案的条件，那也是一项十分艰巨的工作，就拿建一份材料最少的学生档案来说，首先要到当事人就读的中学复制学籍档案，再到当地招生部门复制高考名册，包括毕业学校、填报志愿、高考分数以及录取情况，然后再去该生就读的高校复制学籍档案，包括每门课程的学分、奖惩情况、毕业鉴定、毕业论文等等、所有的材料都要加盖各部门的公章来证实其真实性。如果是已有工作经历的人，建档的工作量就更大，每一段经历都要核实，每一份材料都要盖章，如果是因为原单位不放档案而弃档的人，这一段工作经历可能永远没有办法得到原单位的证实，因为很简单，如果为你作证，不如把档案直接给你算了。所以，弃档一族，就此可以明白所谓档案重建的可行性大小。

三、现代人事档案发展的趋势

据有关资料介绍，国外经济发达国家一般都十分重视人事档案信息的建立与利用；一些资金雄厚，实力强大的名牌外资、合资企业在我国境内招聘管理人才和技术人才时，也非常重视人事档案信息的利用，因为他们深谙管理出效益的经商之道，而人才是管理的关键因素，要想管理出效益，必须注重优秀人才的选拔与利用，然而，对一名合格优秀的企业人才的需求，又不能仅限于其现实工作能力上，还要考察其品行、背景、以往的工作经历，工作实绩等诸多因素，而一份详实的个人档案，无疑会增加企业对聘员的信任度和认可度。我国的人事档案由于长期以来，由于受计划经济的影响，现存的人事档案包含的内容信息量少，实用性差，反映个人经历、家庭情况和社会关系方面的内容多，反映个人工资变动、职称评定、党团组织的内容较全，但反映个人的人才类型、管理能力、技术专长、工作实绩、心理素质、个性特点方面的内容少，对职工的鉴定存在千人一词的模式化现象，缺乏定量和定性的综合分析。归档材料上注重常规内容的补充，在提供利用时只能是一些肤浅的基本情况，满足不了对人才的选拔、培养和使用的实际要求，加上现在社会也刚好处在一个无绪竞争的时候，这样的人事档案才变得可有可无。但随着社会的发展，国家的政治体制和人事制度已有了较大改革，与此相关的人事档案也发生了相应变化。一是档案内容更加丰富全面，既包括了个人学习、工作经历，政治表现，也包括工作实绩、技能优势、专业特长、职务职称考察材料、创造发明、能力素质、群众评议，甚至个人诚信、个性特点、心理素质等内容，这些材料能从各方面全面真实地反映个人的面貌，为人才开发使用提供良好的参考作用。二是注重档案个性化管理：也就是对不同类型的人才提供不同的档案服务，避免千人一面，众人一词的现象。比如专业技术人员的档案侧重职业能力、职业生涯、职业信誉、科研创造、技术创新以及专业著述等记载，对党政干部则加强勤政廉洁方面的内容，侧重工作实绩、考核考察情况等记载，这样的个性化档案内容，向更高层面上提升了人事档案的使用效能，变刻板的资料为动态的资源。三是管理手段更加先进，广泛采用新技术、新手段，全面提升人事档案信息资源的开发、管理和保护能力。

综上所述，笔者认为，不论从国际惯例，还是我国现行的社会实际来看，人事档案不但不可能消失，相反，随着社会的进步，管理水平的提高，人事档案内容的日益丰富，人事档案只会越来越受到重视，它的凭证和依据作用将会在新的历史条件下得到更加完美的体现。所以，准备放弃档案的人们，你们真的想好了吗?

重视研究生档案管理的几点建议
苏州科技学院??? 秦中悦??? 徐条珍
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本人于2001年9月考入北京服装学院，就读硕士研究生。因为参加的是全国统一考试，属于统分统招，所以档案和户籍也一起转入学校，上学以前，曾在内蒙古某事业单位工作，并已评上中级职称——工程师。2005年8月，应聘来到苏州科技学院工作（因故缓派一年），可在学院人事处检查档案时却发现我的工程师评审表不在档案里，因而不能确认具有中级职称资格。后来虽然经有关方积极努力，在内蒙古原单位找到了工程师评审表，对本人也未造成多大损失。但此事却涉及到高校研究生档案管理的一些问题，值得探讨。

首先应明确，高校对全国统招的研究生（硕士、博士）档案负责管理。从录取程序来看，考生经过全国统一考试，分数线达到及格线以上，再通过复试、面试及体检以后，接下来就是调档，从原单位调入学校，对档案进行政审，如果没有问题，则发出录取通知书，录取为研究生。以后直至研究生毕业，所在高校保存管理研究生档案，并将考试成绩、平时表现、奖惩记录以及论文答辩情况载人档案，成为人生的一段重要历程。研究生就业后，还负责将档案转至新的工作单位。显然，从档案的流程来看，高校作为一个中间环节，起着承上启下的纽带作用，一旦档案出现问题（指在原单位），校方处于怎样的一个角色则显现出来。

事发后，我马上与北京服装学院研究生部联系，负责人的答复：我们只负责研究生的政审和学籍管理，不负责其它事宜。的确，现行研究生的管理模式就是如此。由高校研究生部（院）负责研究生的学籍档案管理工作，他们对人事档案工作不太熟悉，尤其是对具有一定工作经历有职称的学生所涉及到的职称评定、年终鉴定等归档资料不了解。另外，就目前教育部的相关规定——《研究生学籍管理规定》来看，对研究生个人档案如何管理未作出明确规定，只是保管档案，高校对此也没有补充说明，形成一个空白点。

矛盾可能就出在这里，一方面对高校管理档案未设定什么责任；但另一方面在打开、审理、增加、保管研究生档案时，对原有问题却没发现了，给当事人日后工作造成很多麻烦。从为学生负责的角度来看，是不应有的。

就现行的《中华人民共和国档案法》来看，要求企事业单位的档案机构或档案管理工作人员负责管理本单位的档案，并对本单位的档案工作实施监督和指导，同时要求档案工作人员具备专业知识。在研究生不断扩招，有工作经历有职称的人愈来愈多的情况下，为避免上述问题再次出现，本着服务学生的目的，笔者在此提出几点建议，供有关部门参考。

1. 入学前，学校进行一次系统而全面的审档，不仅是政审，对有工作经历有职称考生的相关资料也要进行审查，这样一旦出现问题马上与原单位取得联系，及时解决。避免到了新的用人单位后，才发现问题，造成责任不清，解决起来非常困难，给学生造成很多不利。

2. 基于许多研究生具有工作经历或在职读研，扮演职工和学生的双生角色，在体制上，建议研究生处（部）与人事部门共同负责档案的审理、管理档案，不仅局限于学籍管理，还应包括工龄、级职称评审、资格证明等方面。在制度上要制定出相应的档案管理办法，明确职责，界定范围。

3. 在现行条件下，一旦毕业生在新的用人单位出现有关档案方面问题，应本着对毕业生负责的态度，积极与有关方面协作，不可一退六二五，将自己置身于事外。

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加强教职工人事档案管理工作之我见
浙江省嘉善县教育局???? 俞海红
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随着我国基础教育发展事业的蓬勃发展，优秀教师需求日益旺盛，人员流动空前活跃。人事档案工作如何适应新形势，更好地为教育事业服务，是教职工人事档案管理工作所要探索的新课题。

一、? 目前教职工人事档案工作现状

由于各地情况不尽相同，人事档案管理工作存在着一定的差异，总体而言，主要表现在以下几方面：

1、经费投入不足，人员设施匮乏。首先档案库房缺、质量差、面积小，达不到档案保管要求。其次档案设施短缺、装备落后。一些档案室（库房）防火、防盗及控制温湿度等档案保护设施基本上没有。由此带来档案材料随处撒放，造成极大隐患，使档案资料安全得不到保证。再次人员配备严重不足，且大部分都是兼职，试想几千份档案由一个人来管理，能管得过来吗?

2、档案整理不规范，管理不符合要求。目前，文书档案等已统一使用 A4纸进行归档，而人事档案中使用的是16K纸装订，一些新收集的材料大部分是A4纸，给装订带来困难与不便。

3、档案流转手续繁杂，保管不严格。一些管理部门，出于地方保护主义意识，对异地调动人员设置种种障碍，或故意刁难，使得档案流转困难，或成为无头档案，或不能及时归档，给人事档案的管理带来许多负面影响。

4、现代化管理程度低，劳动强度大。档案材料从收集整理到保管利用等环节，主要依靠手工操作，工作进度慢，劳动强度大，利用效率低。这一现状与现代教育事业的发展不相适应。

二、加强教职工人事档案管理工作的对策

上述问题的出现，原因是多方面的，它不是一个地区或几个部门可以解决的，需要上级有关部门协同解决和全社会共同努力才能实现。

1、加强领导，重视档案工作。各级领导要进一步提高认识，重视人事档案管理工作，首先要制定严格的人事档案管理制度，把人事档案工作摆上重要议事日程。其次是加大投入，提高档次，强化干部人事档案硬件建设。要在人力、物力、财力上给予保障，档案工作人员要主动争取领导的重视和支持。再次，在干部人事档案管理工作中，按照干部人事档案管理的有关规定，建立和完善了各项规章制度，紧紧抓住“科学管理”这一重要环节，不断加大人事档案的管理力度。

2、要加大宣传力度，增强档案意识。人事档案是以个人姓名为特征组成的专卷或册，人事档案仍非“身外之物”，是各种机构，社会组织在人事管理活动中形成的，记录和反映员工个人经历、思想品德、业务能力、工作业绩、个性特点、专长爱好、健康状况，以及所受奖励、处罚等情况的原始记录，是保存备查的文件。为组织干部人事部门全面地考察了解干部和正确选拔使用人才提供依据，同时也为给教职员工考研、考博、职称评聘、工资调整等工作提供更完整、准确的材料。

3、做好材料收集工作，完善人事档案内容。要根据本单位部门人事档案材料归档工作现状，对教职员工的材料重新进行了认真细致的整理。在整理档案过程中，严格按照《干部人事档案材料收集归类规定》和《干部档案整理工作细则》等规定要求进行，主动向各单位联系、催收，确保了材料的完整性。对负有提供资料责任的部门和人员提出归档的内容和时限要求；在接收、补充整理档案时，发现缺少材料应及时向有关单位索要。在整理过程中，严把档案整理质量关，对档案中不符合要求或缺少的材料做好剔除和查补，对不符合档案整理要求的，一律折卷重新装订，确保档案材料的准确性和规范性，做到完整全面。

4、创新人事档案管理手段，实现办公管理自动化。虽然目前大部分机关都已实现了办公自动化，但是人事档案管理却公然停留在传统的纸质管理层面，既没有完善的电子目录，也没有收集电子文档，更谈不上网络化管理。因此，如何革新管理手段，实现人事档案信息化、网络化，提高人事档案利用率，是当前人事档案管理的当务之急。有关部门要组织人员开发经济实用的人事档案管理系统应用软件，建立人事档案电子目录和自动化管理系统，通过网页提高人事档案利用率，实现人事档案信息资源共享，不断提升人事档案的使用价值。

5、建立师资交流中心，实行人事代理制度。通过建立人事代理制度，逐步解决教师能进能出问题和激发人事管理工作的活力；建立政府依法监督、单位自主用人、人员自由择业、用工合法规范、资源行业调节的新型人事管理和服务体制。统一服务标准和收费标准，有针对性提供个性化服务。

6、加强对档案管理人员的管理，配备专职档案管理人员。档案工作是一项专业性很强的工作，档案管理人员业务的熟练来自于长期经验的积累。部门领导要经常关心爱护干部档案工作人员，帮助他们解决生活上、工作上的实际困难和问题，确保管理人员合理的待遇，充分调动他们的工作积极性。有条件的地方要实行档案管理人员持证上岗，实施资格准入制度，财政要拔出专项经费，保证档案管理设施建设必要的经费。要定期开展档案管理人员业务培训，及时更新档案管理知识等，要积极鼓励档案管理人员参加省、市档案管理培训。

总之，只有不断地改进和加强人事档案管理工作，改变制约人事档案管理的各种因素，加强人事档案管理和服务对象的社会化、体现服务形式的人格化、提高管理手段的信息化、完善组织形式的集约化，扩大开放式管理与交流，才能有利于促进和谐社会的进一步构成和发展，为我国社会的进步和个人能力的施展发挥其重要作用。

谈高校档案馆（室）的保密工作
西安建筑科技大学综合档案室??? 张新宏
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做好保密工作始终是一个政治问题，在革命战争时期，保密工作就是保生存、保胜利;在和平建设时期，保密工作就是保安全、保发展。对于高校档案馆（室）来说，做好保密工作我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。高校档案馆（室）的保密工作在高校党政管理，教学工作水平评估、科研、基建、文化建设以及学校的规范化管理、创建和谐社会和文明校园以及高校的可持续发展等方面发挥着及其重要的作用。

一、高校档案馆（室）保密工作的重要性

高校档案馆（室）是保存高校建校（含并校）以来的所有文件资料中心，学校的成立、发展壮大以及在不同的历史时期的真实历史反映。他客观地记录了学校教学活动的真实情况，涉密文件多。因此，高校档案馆（室）的保密工作关系到国家的安全和学校的稳定与发展，历年来是各高校都非常重视的一项基础性工作。在新形势下高校档案馆（室）保密工作的中心任务，一是保证学校安全稳定；二是保证学校健康快速发展。

随着我国改革开放的不断深入和高科技的迅猛发展，高校档案馆（室）的保密工作面临许多新情况、新问题。国际上影响和平与发展的不确定因素不断增加，各国之间综合国力的竞争日趋激烈，保密与窃密的斗争更加尖锐复杂，各种诱发泄密事件的因素仍然存在，保密工作的任务艰巨而繁重。

高校档案是高校师生员工集体智慧的结晶，是认识和把握高校发展客观规律的重要依据，是高校的宝贵财富。所以，做好高校档案馆（室）的保密工作关系到高校校园的稳定和教学质量的不断提高，关系到高校党政领导提出学校发展宏伟目标的顺利实现，保证学校健康快速发展。因此，在新形势下高校档案馆（室）要从政治的高度加强对保密工作重要性和必要性的认识，把高校档案馆 （室）的保密工作抓紧抓好。

二、高校档案馆（室）保密工作涉及的范围

随着我国高等教育事业的不断发展与改革，教育资金的投入力度也在不断的增加，一些重大活动、重要会议、重点建设工程项目日益增多，高校档案馆（室）保密工作的领域和空间也在不断地扩展。主要有学校党务工作类（包括学校党委常委会会议记录、重大活动、重要会议纪要等）和宣传报道（包括照片、录音带、录像带等）以及新闻出版和党的纪监工作中的保密工作。行政工作类主要有校长办公会会议记录，党政联席会会议纪要的保密工作。高校教学工作中的保密工作主要有博士研究生、硕士研究生（包括工程硕士、在职硕士和进修硕士）以及本（专）科生的考试题。博士和硕士研究生需要保密的毕业学位论文以及导师评语，业务鉴定和学校学位答辩委员会会议记录等。由于科技和经济的高速发展，技术泄密已成为科技经济活动中的一大公害。为了适应世界知识产权保护的发展趋势，加快建立和完善保护技术秘密的行政措施和法律手段，是当前高校科技管理活动中应当高度重视的一项工作。科技档案中的保密工作主要有科技成果、专利、技术合同等。财会工作类的保密工作包括查、借阅制度的建立，对查档人员资格的审查，原始凭证的提供方式和权限等，是经济活动中保密工作的重点。由于各高校对档案信息资源的开发十分重视，计算机网络安全是高校档案馆（室）保密工作中的重中之重。目前，我国高校为了提高学校的学术水平，涉外活动也在不断的增加（包括国际间学术交流、技术合作、联合办学等），外事类保密工作值得我们高度重视（包括外籍查档人员资格的审查，查档类别和借阅形式等）。同时，国际产品和先进的技术设备（主要包括技术参数、合同、授权协议、产品合格证以及说明书等）也要做好保密工作。因为，高校重点建设工程项目日益增多，基本建设工程档案对高校档案馆（室）的保密工作也提出了严峻的挑战（主要包括该项目的可行性分析、发展规划、各种施工图纸、地下管网、通讯设施、工程概预算等）。所以，高校档案馆（室）保密工作涉及的范围广泛，形式多样，每类档案具有各自不同的保密特点，从而构成了高校档案馆（室）保密工作的综合体。

三、高校档案馆（室）保密工作中存在的问题

1．高校档案馆（室）保密意识不强，容易产生泄密事件

在日益繁杂的档案工作中，由于高校体制改革的不断深入与细化。目前，大部分高校档案馆（室）优化人力资源求效益，强化网络管理求发展。由于高校档案馆（室）经费紧张，人员编制减少，工作任务繁重。而且，在岗人员不稳定等因素的影响，因此，容易产生只抓档案信息资源的开发，提高档案馆（室）的经济效益，而勿视了高校档案馆（室）保密工作的现象。同时，有的档案馆（室）负责人认为保密工作是学校保密委员会的主要工作，? 自己只要做好档案馆（室）的工作就行了的思想。在计算机现代化管理过程中出现“一机多用”现象，内外网没有采取任何安全保密防范措施就接入国际互联网，产生这种问题的主要根源一是缺乏有效的监督管理机制，计算机与网络安全保密管理制度滞后，缺少具体的安全保密措施；二是保密知识和计算机安全防范知识学习的不够，专业知识少。例如：《中华人民共和国宪法》、《中国共产党章程》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《关于党内政治生活中的若干准则》、《关于对外活动中加强保密工作的报告》等有关保密工作的规定。还有网络安全技术中的防火墙技术，主要包括包过滤防火墙（IPFilting Firewall）、代理服务器（Proxy Server）、状态监视器（Statefull Inspection）等技术知识。

2．高校档案馆（室）保密工作人员分工不具体，责任划分不明确

在高校紧张繁忙而又细致的档案工作中，档案馆（室）负责人应该是做好本馆（室）保密工作的责任人，这样，很容易造成一个片面的理解，本馆（室）科员认为保密工作是本部门领导的职责，与自己没有多大的关系，自己只要做好本职工作就行了的错误认识。这里要强调的是高校档案馆（室）的保密工作与每一位工作人员密切相关，每位工作人员都要高度重视保密工作，而且要对每位工作人员进行具体的分工，做到责任到人，事事有交待，处处有着落，严守国家秘密。如给学校和国家造成严重损失的泄密事件要依法追究当事人的法律责任。

四、做好高校档案馆（室）保密工作的具体措施

1．强化保密工作的宣传和教育

高校档案馆（室）负责人必须具备良好的政治素质，具有接受新事物、适应新形势的能力。要充分认识到目前档案工作的重点和保密工作的核心问题，把全档案馆（室）同志团结起来，统一思想，言行一致，要有强烈的责任心和使命感。因为，在高校档案馆（室）的保密工作中有的领导和涉密人员保密意识谈薄，安全保密知识缺乏。所以，应采取多种形式（例如：通过会议学习保密工作读本，看录像学习《严峻的挑战——信息领域的安全与保密》），分层次，有重点地做好培训工作。提高警惕，充分认识涉密计算机互联网的危害性和计算机安全保密工作的重要性，加强保密工作的宣传力度，提高档案馆（室）全体同志保密工作的自觉性。这样，才能适应新形势下档案馆（室）保密工作的要求，更好地为学校各项工作服务。

2．对本馆（室）的保密工作具体分工，责任到人，实行首问责任制

在创建和谐社会条件下，要做好高校档案馆（室）的保密工作，就应该在本馆（室）内形成一个良好的工作氛围，对保密工作分工明确，责任到人。在我校综合档案室的分工是这样的，负责人主抓全科室的保密工作，是第一责任人，谁主管那类档案，谁就负责那类档案的保密工作。例如：谁负责计算机信息开发与利用，谁就负责网络安全与保密工作，当然也是首问责任人。在保密工作中我们要求做到警惕泄密防隐患，保密措施要得力，严防泄密事件发生。如果出现泄密事件要依法追究首问责任人的法律责任。同时，我们还利用业务学习时间学习《中华人民共和国保密法》及以各种保密文件，做到警钟常鸣不放松，因而养成良好的保密意识和工作习惯，效果很好。使得高校档案馆（室）的保密工作在一个良好的工作环境和纷围中形成，这样才能保证学校的安全与稳定和健康快速发展。

3．加强和完善保密工作制度

保密工作关系到国家的安全和利益，历来是国家的一项十分重要的基础性工作，为了使国家工作人员了解保密工作的有关基本知识和法规，中央保密委员会办公室制定了各种法律制度。这样，对国家的安全，稳定和发展起到了很好的促进作用。所以，高校档案馆（室）一定要制定出本馆（室）的保密制度，使保密工作有章可循，奖惩分明，责任明确。《电子公文归档管理暂行办法》于2003年7月28日以国家教委6号令的形式发布，这表明电子文件的鉴定、审核、归档、移交、保管、利用和开发已经进入法制化的轨道。所以，笔者认为每所高校都应建立自己院校的电子文件归档实施办法，使电子文件与本校同行业格式统一，数据规范，电子文件归档流程直观、清晰，实施起来得心应手。同时，应保证电子文件归档保密措施具体可行，要有很强的真对性和可操作性，这样，保密工作就可以制度化、法制化。

4．落实具体保密措施，严防泄密事件发生

在高校档案馆（室）的保密工作中建立了各种保密规章制度，而落实是关键。首先要很抓《保守国家秘密法》的学习和培训工作，牢固树立保密意识，法律意识和依法追究责任意识；其二是要积极采取各种技术措施加强保密工作落实。例如：防火墙技术已经在Internet上得到了广泛的应用，从而也是其逐步在Internet之外更具有生命力，对涉外计算机要实行严格的物理隔离，可采用开机加密码、存储文件加密或隐含，安装网络安全隔离卡等技术措施，确保涉密计算机信息安全。也可以采用国家保密部门指定的防盗报警系统，红外线扫描报警装置，电子密码柜，铁皮保密柜，碎纸机等保密设施，努力做到“三铁一锁”，有效地提高了物防和技术防御的有机结合；最后要加强对本馆（室）工作人员的职业道德教育，树立以人为本的思想，使本部门的职工有强烈的向心力和归宿感。所以，要重视档案馆（室）职工的合理要求，为满足这些需求创造条件。例如：职工要求有与工作成绩和劳动付出相应的报酬，住房及生活福利待遇，要有较好的工作环境以及和谐的人际关系的需求，希望自己的工作能力和保密意识能得到领导和他人的信任和重视。希望自己能够得到保密知识的培训，外出参观学习和提高学历层次、以及不断学习的需求。所以，高校档案馆（室）负责人必须正视这些需求的存在，并对每个人的需求特点进行分析，提供实现的基本方法和条件，进而调动职工的工?? （下转第42页）

（上接第40页）

作积极性和创造性，提高工作效率，为学校的保密工作服务。

总之，高校档案馆（室）负责人应充分发挥自己的用人才能，把一些政治素质高、专业知识对口、忠于职守、爱岗敬业、淡薄名利，能吃苦耐劳的同志充实到档案工作岗位上来，认真做好高校档案馆（室）的保密工作，更好地为学校党政管理、教学工作水平评估、基建、科研等各项工作服务。

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????? 参考文献：

[1]国家工作人员保密工作手册? 中共中央保密委员会办公室

[2]中华人民共和国国家标准（GB／T 18894-2002）电子文件归档与管理规范（Standards of Electronic Records Filing and Management)

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谈档案整理归档中“正件”与? “附件”的问题
广西大学档案馆???? 翟素萍
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执行以“件”为单位整理归档，由于有整理操作简单、查找方便、适应现代化管理和档案的销毁鉴定等优势，越来越得到广大档案工作者的认可。目前，一些档案馆还把以“件”为单位整理档案的范围由文书档案延伸到声像档案、基建档案、科技档案等等。以“件”为单位整理档案有许多的好处，然而在编目的过程当中，人们注重的是对“正件”题名的揭示，“附件”内容却往往被忽视，从而造成档案利用的质量下降，档案的观行价值和历史价值被削弱，本文就这个问题谈谈自己的一些感触，与大家探讨：

? “附件”在我们归档的材料当中并不少见，有指导性文件、统计报表、上报材料、转发文件等，我们举二个例子说明：1、题名为《关于推荐生物技术与亚热带生物资源的开发利用等21个学科（实验室）申报广西高校重点学科（重点实验室）的报告》（以下简称报告），《报告》包括了“桂教科研[2001]582号文”、自治区高校重点学科申请表、自治区高校重点实验室申请表、广西高校重点建设学科建设以来的学科总结等6个附件。2、题名为《关于 129人取得高级专业技术资格的通知》（简称通知），《通知》包括了教师系列、自然科学、社会科学、工程系列、实验系列等10个不同学科和系列的129人取得专业技术资格的名单。常规的整理归档方法采用“正件”在前、附件在后的方式装订成为一件。从理论上说，这种整理归档方法，并没有什么不妥的地方，但在档案利用中却出现了问题，问题出在对该“件”档案进行编目时，所标识的信息只是“正件”的题名《关于推荐生物技术与亚热带生物资源的开发利用等31个学科（实验室）申报广西高校重点学科厂重点实验室了的报告》和《关于129人取得高级专业技术资格的通知》，而“附件”的题名和“通知”中的名单并没有在目录中反映，如果利用者只知道“附件”的内容和某个人的名字，并不知道“正件”的题名的话，在查找利用时，就必然存在着严重的漏检问题。例如：一位利用者来馆要查找一份“桂组通字[2004]53号”文件，档案馆工作人员无论是利用计算机检索还是人工检索，都未能把利用者所需的文件找到，最后利用者不能不失望而归，事后我们却发现，并不是档案馆没有利用者所要查找的“桂组通字[2004]53号”文件，而是该文件就是某一“正件”之中的“附件”，只是我们在编目时没有把“附件”的内容加以充分地揭示，使该档案变成了死档案，所以就检索不到，诸如类似问题我们在提供利用时经常能碰到。

“附件”在一份文件中起到的作用，用“画龙点睛”来形容一点也不过分，其利用价值往往大于“正件”，就拿第一份《报告》来说，它是根据“附件”中的“桂教科研[2001]582号”文件精神，结合学校的实际情况，向上一级主管部门提出建立重点学科和重点实验室的申请报告，可以看出“附件”是“正件”的依据，“附件”中的申报表则是《报告》所要达到的真正目的。又如第二份《通知》，其“正件”，只是一份向社会发布129人获得高级专业技术职务资格的消息，并不能说明什么问题，而真正具有实质性内容的还是《通知》中的“名单”。利用者在利用档案时，容易记得住的往往是某件事情的结果，而不是过程和“正件”长长的标题，随着时间的流逝，这种现象也越发明显。传统的揭示档案信息的方法注重的只是对“正件”题名的揭示，而忽视对“附件”题名的揭示，实践证明，这种做法的结果，只能给档案的查找带来困难，给档案管理工作带来不必要的麻烦。

再有价值的档案，若没有一把钥匙打开它，那也只是一叠躺在库房睡觉的废纸。鉴于“附件”在档案利用中的价值，进行深层次地、多角度地揭示“附件”及“附件”的内容，就显得非常的重要。目前我馆对“附件”的两种处理方法我认为值得借鉴：第一种方法：把“附件”的题名作为副标题列入“正件”标题之后，并以[? ]标注，如：广西大学关于上报自治区优秀专家推荐人选的函[附件：1.广西大学2005年广西优秀专家候选人汇总表? 2.某某同志的优秀专家评选表和有关材料]；第二种方法：当 “附件”种类太多，使用第一种方法又显累赘时，可以采用“件”中“卷”的标识方法，即：把“正件”的标题作为“案卷”目录，把“附件”的标题或者是名单作为卷内目录加以标识。通过建立一个既能检索文件级目录，又能检索卷内目录级的检索数据库，就可以完全解决对于“附件”难以查找的问题。

打造学校特色档案促进学校和谐发展
江苏省常熟市大义中心小学???? 周福生
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我们学校自从设立档案室以来，档案员一直把“打造学校特色档案，促进学校和谐发展”作为做好档案工作的切入点，作为做好档案资源开发利用工作的重要途径。

学校的特色档案有两种：一种是档案员根据档案室制定的档案编研计划而编制的“档案汇编”；另一种是档案员根据学校制定的创建荣誉计划而编制的“档案汇集”。

那么，“档案汇编”和“档案汇集”究竟是怎样编制成的呢?下面，对“档案汇编”和“档案汇集”的编制过程进行简要地介绍。

其一，“档案汇编”的编制过程。

所谓“档案汇编”，就是把档案中属于同一类的，对过去工作能起考证作用的，同时，对今后工作能起借鉴作用的重要资料，进行第二次加工而编制成的资料。

“档案汇编”具体的编制过程是这样的：

1．制定档案编研计划。2006年1月，档案室制定了《2006年度档案编研计划》，在计划的“工作安排”部分交代了编研时间、编研内容和主要完成人。

2．从各类档案中找出相关的资料。档案员根据“2006年1月，编制2005年度的《学校荣誉》、《教师荣誉》和《学生荣誉》”计划，先是从各类档案中找出表彰通知34份、获奖证书876张、奖牌5块，然后进行复印。

3.根据“档案汇编”要求进行整理。档案员根据“档案汇编”要求，分三步对这些资料进行整理：第一步，按不同对象（学校、教师、学生）整理；第二步，按不同级别（全国、省级、市级、镇级）整理；第三步，按时间顺序整理。

4.根据“档案汇编”内容确定表达方式。档案员根据“档案汇编”内容，确定《学校荣誉》、《教师荣誉》和《学生荣誉》这三本汇编都采用“表格”这种形式来表达，都设计了“序号、表彰对象、表彰内容、表彰日期、表彰单位、级别”这6个栏目。

5．形成初稿。在“档案汇编”的表达方式确定之后，档案员开始按不同对象、不同级别的时间顺序编写，直至形成初稿。

6．定稿与打印。初稿形成后，档案员在校对或修改的基础上，将定稿打印出来。

7．装订成册。档案员把定稿打印好后，将定稿和复印件（定稿在前，复印件在后）装订成册。

8．编号登记。“档案汇编”装订好后，档案员对编制成的“档案汇编”进行编号、登记。

其二，“档案汇集”的编制过程。

所谓“档案汇集”，就是把各类档案中属于同一类（同一项目）的，对过去工作能起考证作用的，同时，对今后工作能起借鉴作用（为项目验收提供收据）的重要资料的复印件与新形成的资料汇集在一起而编制成的资料。

“档案汇集”具体的编制过程是这样的：

1．制定创建荣誉计划。2006年1月，学校制定了《2006年度创建荣誉计划》，在计划里交代了创建项目，创建级别和创建日期。

2．从各类档案中找出相关的资料。档案员根据“2006年4月，做好创建‘常熟市教育科研星级先进学校’验收的准备工作”计划，并根据创建项目的“自我评估简表”，从“文书档案”中找出了相关的资料40卷；从“教学档案”中找出了相关的资料56卷；从“档案汇编”中找出了相关的资料15册。

3.根据“档案汇集”要求进行整理。与《创建常熟市教育科研星级先进学校》这本汇集的相关资料找出来之后，档案员就根据创建项目中“自我评估简表”里的备查资料顺序，对这些资料进行整理。

4．原件复印。档案员先是将整理后的这些资料复印，然后将“自我评估简表”连同复印件交给创建领导小组打分。

5．装订成册。创建领导小组打分结束之后，档案员将新形成的资料（创建项目的总结或汇报、自我评估简表）与过去的资料 （复印件）汇集起来（新形成的资料在前，过去的资料在后）装订成册。

“档案汇编”和“档案汇集”具有三个共同特征：

其一，主题内容相对集中。“档案汇编”和“档案汇集”相对集中，一方面是指“档案汇编”和“档案汇集”本身，它们都把档案中属于同一类（同一项目）的资料相对地集中在一起；另一方面是指档案员将所有的“档案汇编”和“档案汇集”分门别类，按一定的顺序排列在专用架上。

其二，“档案汇编”和“档案汇集”查阅方便。由于“档案汇编”和“档案汇集”主题内容相对集中，因此，不仅可以简化借阅手续，而且可以缩短查阅时间，为查阅者提供方便。

其三，“档案汇编”和“档案汇集”利用率高。为了提高办学水平，提升办学品位，学校每年都要向上级主管部门申报几个创建项目。无论学校向上级主管部门申报什么创建项目，上级主管部门来校验收时都要对“档案汇编”和“档案汇集”中的备查资料进行查阅。

由此可见，档案员在“打造学校特色档案，促进学校和谐发展”中，做了许多工作，并收到了良好效果。

深深兰台情 痴痴档案人——甘肃高校档案工作检查掠影
兰州大学档案馆??? 卢毓钢
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春华秋实。九月的校园，是丰收的季节，到处收获着硕果。送走了培育四年的莘莘学子，又迎来新一届天之骄子。漫步校园，标语飘、鲜花香，新生家长激情荡漾。真是秋光无限唯我大学校园!

就在大学秋季开校最忙的时刻。学校里一支默默无闻，名不见经传的业务人员，正埋头库房，? 整理档案，加班加点，精心备战。他们就是兰州地区大专院校档案协作组——东组院校档案馆、（室）的档案管理人员。

通知就是冲锋号

?8月28日一声手机铃声，冲散了正在外地休假的兰大档案馆长的暑期美梦。通知9月5日甘肃省档案局要对大专院校协作东组进行档案工作全面检查。8月30号兰大才正式上班，? 中间又有双休日，? 实际有效工作日仅4天，时间紧，任务重啊。档案人员心头都感到了一种无声的压力。一场迎接检查，紧急备战的序幕拉开了。

教人怎能不歌唱

?9月5日至．8日，检查虽然很快结束，大家又返回了各自岗位。但在检查组开进学校进行检查的短短几天，对于高校档案馆（室）的档案人员来说，却是十分的不平常。检查中发生的一幅幅感人的画面，一个个动人的故事，萦绕脑际，挥之不去。

作为一个档案工作者，参加了检查全过程，亲历目睹了这些档案同仁们高度重视检查，全力投入准备，爱档敬业，视馆如家，倾心奉献的场面，怎能不激动。心里禁不住产生出一种冲动，要为这深深的兰台情结，痴痴的爱档之心赞美歌唱。

兰大打响了攻坚战

接到检查通知后，兰州大学档案馆长火速返校，立即布置迎评前的攻坚工作。对照检查评分标准自查自纠，找准薄弱环节，重点任务分解，逐项落实责任人、并限定完成时间。全馆人员放弃双休日，苦干加巧干，硬是在检查组到来之前完成了检查项目的全部准备工作。

9月5日下午检查人员到达兰大档案馆时，在桌面上看到的印有《兰州大学档案馆编印》字样，包装崭新，红皮烫金，印刷精美的一本本《兰州大学档案馆指南》，《兰州大学档案人员论文汇编》等16种，不同类型的档案编研资料。就是本馆人员在这次攻坚战中，仅用三天时间编辑、印制完成的。当然，除了本馆人员的凝聚力和团队精神外，还要感谢兰大图书馆印刷厂的师傅们，他们昼夜加班，熬红双眼，才赶印完成这些资料。

把库房当成了家

谁能相信，一个瘦小、? 纤弱的女子，竟然把学校档案库房当成了自己的家!她，就是甘肃联合大学的档案员赵悦女士。在接到省档案局检查通知后，作为协作组长院校的小赵就暗下决心，一定要尽最大努力作好检查准备。在检查前夕，她督促学校配备了档案管理软件，防磁柜，档案柜等设备，还自己垫付了部分款项。然后一个人钻在库房里，整理档案，输入目录，从检查前到结束，赵悦连续工作了十五个昼夜。这十五天里，她干活、吃饭，睡觉，都是在自己的档案库房里。干脆就忘记了自己的家。

她为何没有了食欲

兰州商学院的杨华玲老师在检查中每次吃饭总是言称胃不舒服，然后就借机跑回了自己的学校。明眼人都知道她是利用午休时间赶回本校档案室，去督促做好准备的。在检查时，杨老师每每发现问题，就赶紧打电话通知自己学校改进。吃饭时间她都不想放弃，惦念着自己学校的问题，恨不得赶快做好。真所谓“身在曹营心在汉”，食无味，茶不香，有空就往单位钻。大伙儿开玩笑地说“杨华玲同志，你大概是心里太紧张，胃都痉挛了吧”。事后笔者采访这次检查的心理感受时，她不得不承认，由于太看重检查，因而心理压力太大。真的没有了食欲。

库房一夜变了样

在检查完兰州大学档案馆后，热心的兰大同仁招待检查组共进晚餐时，发现少了一位女士。喔，原来是甘肃电大的董黎利不见了。不辞而别，真不够朋友。第二天早上，小董满脸疲惫，双眼布满血丝，本来苗条的身子好像又少了几圈。人伙儿都关切地询问她怎么了?望着大家关心的目光，小董这才如实相告：昨天查完兰大档案馆后，感受颇深，也想学习兰大档案分类排架的方法。于是，她悄悄溜回自己的学校，钻进档案库房，连夜干了个通宵，硬是把满架的档案重新整了一遍。

轻伤不下火线

她铆足了劲，一心要干出个名堂来。熬得眼底出血都顾不上去医院看病。她就是甘肃中医学院的王云老师。为了做好检查准备，王老师连续多日加班加点整理档案。编目，装盒，上架忙的不亦乐乎。检查汇报稿也是诵读多次，反复修改后才确定的。王云老师是个老档案员了，对份内业务要求严，标准高。检查前，她对照评比标准适条自查自纠，积极向有关领导反映存在的问题，? 多方寻求解决方法。看着她为搞好档案工作焦急而疲惫的面容，使人油然而生敬意。

档案工作的坚强后盾

俗话说，一个好汉三个人帮。档案人员再能干，也难为无米之炊。人员，库房，设备、信息化等这些硬件和软件的投入，是做好档案工作的关键。因此，领导的重视支持是档案事业发展的坚强后盾。

这次检查中，校长挂帅，校办主任抓落实，上下动员，层层要求。把档案检查与教学评估同等对待。边查，边改，边补，配备急需的设备设施，使档案人员有了用武之地，是这次检查中的新气象。

严要求高标准一丝不苟

今年检查还有一个新特点——负责检查工作的省档案局业务指导处的两位资深专家，在检查中依照评比标准，逐项查看，仔细验收。一项项查原件，一条条看实物。做到了不漏查，不漏看。成绩不夸，? 问题不漏，毛病缺点，有一说一。自始至终，一丝不苟，严格要求。

由于甘肃省档案局2006年的检查评分标准，制定得比较科学，合理量化了档案工作的基本要求，做到了给分有据，扣分有理。检查结果使大家心服口服。

风景这边独好

兰州地区大专院校协作东组档案工作检查的总体情况较2004年有大幅度进步。基本经验有下述几条：

1、正确对待检查，大家都有借助检查推动本校档案工作的良好心理准备。

2、态度端正，重改进工作而轻得分多少。对查出的问题不掩饰，不找借口。

3、对份内业务求真务实，有问题找自身原因，不回避，不推卸责任。

4、把检查过程当成相互学习，取长补短的最好机会。

5、不虚夸，不浮躁，不攀比。能用科学发展观正确评价和审视自己单位的工作状况。

6、热爱档案，敬业奉献，是这次检查的基本动力。

结束语

档案是座青山，档案人员是这青山的妆扮者。青山在，人未老。让我们牢记收集史料，传承文明的光荣使命。把高校档案这座青山，用苍松、翠竹，绿树，鲜花妆拾得郁郁葱葱，更加美好。

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红? 楼 —— 老北京大学校园的象征
北京大学档案馆??? 李向群
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位于今天东城区五四大街29号的红楼，原为老北京大学一院。红楼也是老北大校园的象征，但红楼校区成为老北大的中心是在红楼建成以后。这里过去叫汉花园，在红楼建成之前，京师大学堂时期在汉花园已建有运动场和学生宿舍。1913年春起，北京大学先后多次招收新生入学，到1914年秋季开学时，学生人数增加一倍多，教室宿舍变得异常拥挤，学校于这年11月向教育部呈文请求恢复德胜门外原大学堂分科大学新校舍的建筑工程，但这个建议一直未得到批准。次年，教育部竟将该处房地售予陆军部办讲武堂。到了1916年，时任北大校长胡仁源、预科学长徐崇钦与比利时仪品公司订立借款合同，借洋二十万元，由每年所收的学生宿费归还借款，于二十年内还清本息，在原汉花园学生宿舍东侧开始建筑预科学生寄宿舍。

预科学生寄宿舍平面为工字型，地上四层地下一层，红瓦坡顶，体量高大，东西面宽 100米，主体部分进深14米，东西两翼南北均长34．34米，总面积1万平方米，砖木结构，建筑造型为简化的西洋近代古典风格。底层青砖墙，水平腰线以下，以宽大的水平凹线强调其厚重感。二至四层为红砖墙，青砖窗套。檐部以西式托檐石挑出。南立面中央部分墙体微向前凸，顶部上折成西式三角形山花，窗户改为一大二窄的三联窗。底部入口为塔司干柱式的门廊。门廊两侧坡道可供车停至门前。门厅北部为主楼梯。两翼各有一部楼梯，通往后院。大楼通体用红砖砌成，故称红楼（当时的红楼，以其西洋式建筑风格，在以后的三十多年中都是北京城最高和最有现代气息的建筑之一)。

1917年9月有二百多个房间红楼基本落成，1918年2月，学校将本拟用作宿舍的红楼改为文科教室，于是便将三个房间打通并为一间做为教室，教室的中间门封死，前门一进去便是讲台和黑板，后门则由学生们进出，屋里坐上四十多位同学仍显得十分宽敞。1918年8月红楼正式落成，随后图书馆和文科各系等都从马神庙公主府校区迁入红楼，法科也从北河沿集中到红楼上课，1920年实行新学制，废止原来分科的办法，这里改称北大第一院，初步成为老北大校园的中心。

当时红楼的布局为一层几乎全部是图书馆，? 当时有编目室、登录室、? 日报资料收集室、藏报室及书库等共十四间。李大钊先生当时任图书馆主任，他的办公室设在一层东南角119号房间。1918年9月毛泽东第一次来北京，在北大图书馆第二阅览室作助理管理员时，这里是新闻报纸阅览室。他的具体工作是登记每天新到的报纸和阅览者的姓名，同时管理着《大公报》、? 《民国公报》、? 《民国日报》及《朝日新闻》等十五种报刊。二层是文、法两院院长办公室及各系系主任办公室、各系的教授会、学生会办公室等。三、四层房间均为丈、法两院教室。红楼的地下室是学校的印刷厂，北京大学出版部於1918年扩建而成的印刷厂，职工多达百余人，是当时国内最大的印刷厂之一。学校的各种讲义、试卷，以及《新潮》、《每周评论》等五四运动时期重要刊物都出自这个印刷厂。抗战胜利后，红楼四层则改为北大青年教师宿舍。1952年北大迁到海淀燕园后，北大工农速成中学仍在此上课到1959年。 1961年，北大红楼被国务院列为为第一批全国重点文物保护单位。

历史上，红楼也面临过不少危难。日军侵华期间，这里被日军宪兵队当了7年的队部，地下室曾被作为囚禁迫害爱国志士的监狱。1976年唐山大地震，红楼又受到了严重破坏。为挽救这座受地震破坏的历史建筑，当时国务院专门为抢修工程立项并拨专款。工程持续了 3年，耗资80万元。在保持不改变文物原状的前提下，工程设计组制定了一套中国传统建筑技术与现代科技相结合的抗震加固方案：把钢结构卧入楼板层内的水平钢桁架，在内墙体两侧加钢筋网穿墙拉固，浇注混凝上，墙体内外用型钢拉固，使这座早已超过使用年限的砖木混合结构建筑恢复了强健的“体魄”。在建筑和丈物保扩专家的共同努力下，完工后的红楼室内外原状和整个色调没有任何改变。

今天当我们迈步走入北大红楼，一种历史的凝重感油然而生。“禁止吸烟”的警示牌到处可见。抬头望去，整幢楼的楼面外看不到一个空调。走入其中，能真切地体会到现在的使用者格外精心的呵护，一个个摆放整齐的灭火器很是显眼。由于大楼主要是木质结构，每天晚上6时大楼内要拉电闸，以保证绝对安全。

1995年，北京市政府批准了《北京文物事业发展五年规划》，其中要求当时红楼的使用部门逐步搬迁出来，市政部门将整治红楼周边环境。2000年12月28日，由首都规划委员会牵头，在红楼后面举行了环境整治现场会，相关单位全部到场，明确规定：2001年3月15日前，拆除原民主广场所有违章建筑；4月15日前，拆除所有临时建筑；5月1日前，恢复为绿地。国家文物局机关单位已经搬迁至位于北京东二环的文化部大楼内，仅留文物出版社在此办公。

2002年04月29日，? “新文化运动纪念馆”正式开馆。新文化运动纪念馆建成后，“五四”新文化运动中的许多遗迹已经被恢复，其中包括：李大钊工作过的办公室里，毛泽东在红楼工作时的新闻报纸阅览室，以及学生上课的大教室等。据了解，除了旧址的复原、历史期刊的展示外，纪念馆特别推出了新文化运动陈列，分为“辛亥革命后的中国社会”、? “新丈化运动的兴起”和“五四运动与新文化运动的深入”三个部分；通过90多张图片和60余件实物，生动地再现了新文化运动的历史风貌。据了解，新文化运动纪念馆的设想十分宏大，除首先恢复李大钊、毛泽东原来的办公地点等最初旧址，筹办专题陈列外；还要复原新文化运动代表人物的办公、讲课旧址，复原北大印刷厂旧址，在地下建设文物库房，并建立新文化运动研究中心和资料中心，并将扩大展览规模，在红楼周边地带建设标志性雕塑群和展览配套设施，并拟恢复更多的具有典型意义的旧址。

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西部明珠——兰州大学

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兰州大学位于甘肃省省会兰州市。兰州居西北依黄河。祖国西北瀚海戈壁广漠无垠，母亲黄河横贯兰州，穿城中心奔腾而过。甘、青、宁、新西北四省区唯兰州大学是教育部直属的全国重点综合性大学。

兰州大学创建于清朝末期1909年，始为“甘肃法政学堂”，1946年为“国立兰州大学”。1953年确定为教育部直属重点大学。2004年省属兰州医学院并入兰州大学。

兰州大学1996年首批通过国家“211工程”预审。2000年教育部批准建立研究生院。2001年进入国家“985工程”重点支持建设高水平大学行列。

现有在校学生51153人，本科生17859人，研究生8150人。在职教工5587人，教师1610人，高职教授347人，研究生导师899人，两院院士8人，国务院学位委员5人。

学科涵盖理、工、农、医、文、史、哲、法、经济、教育、管理等十多个门类。设学院30个，本科专业76个，国家级人才培养基地6个。硕士学位授权专业187个，博士学位授权专业56个，博士学位授权一级学科7个，有化学、物理学、生物学、地理学、大气科学、历史学10个博士后科研流动站，有高校教师在职攻读硕士学位6个专业学位授权点，有生态学、植物学、有机化学、粒子物理与原子核物理、自然地理学、区域经济学6个国家重点学科，23个省部级重点学科，33个省医疗卫生重点学科 ，有功能有机分子化学国家重点实验室及教育部、农业部和甘肃省的重点实验室、 重点研究基地、研究中心13个。

科学研究以基础研究见长。有机化学、细胞生物学、理论物理、原子核物理、磁学、植物生理学、生态学、基础数学、力学、自然地理学、天气动力学、无机化学、分析化学等为优势学科。高寒干旱、地理地质、现代物理、有机化学、干旱农业生态、大气科学、草地科学、区域经济、敦煌学、西北少数民族、生态环境建设、西北可持续发展等学科也具较大优势。风沙动力、材料学、当地药材、草业科技已成为新的科研重点领域。

获国家、部委和省级科技成果奖500多项，出版专著、教材、译著700多部，年均发表学术论文1000多篇。《SCI》统计，兰州大学是中国在国际学术刊物上发表论文最多、引用率最高的大学之一。从1998年到2005年，SCI收录论文累积被引用次数排名全国高校第13位。

兰州大学坚持“立足西部，面向全国，走向世界”的办学方针，确立了“做西部文章，创一流大学”的办学理念。“十五”建设与发展的目标是──建设多学科协调发展的综合性、研究型、国内外知名的高水平大学。成为国家在西部地区高层次人才培养，探索解决人类发展和科技教育重大理论实际问题的重要基地。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

（兰州大学档案馆?? 卢毓钢?? 供稿）

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雄关漫道真如铁? 而今迈步从头越

——兰州大学档案馆的昨天 今天 明天

兰州大学档案馆于1988年3月建馆，是教育部批准设置，甘肃省首家设馆的高校。档案馆直属学校，处级建制，馆内设综合管理室、业务指导室两个科级业务机构。全馆现有在职人员12名。馆长卢毓钢、副馆长边家秀，业务指导室主任段小平、副主任刘月梅，综合管理室主任张大英、李田妹。

1998年以来，档案馆两次搬迁，条件不断改善，馆库面积1180平方米，库房690平方米。馆内配备了消防，监控摄像，红外线自动报警安全系统。实现了办公、阅档、库房三室分开。但馆库借靠图书馆一隅不属规范的档案馆建筑。

馆藏档案始于1909年。馆藏分4个全宗，历史档案全宗、甘肃省草原生态研究所全宗、兰州医学院全宗、兰州大学全宗。馆藏档案总数截止2006年为6万多卷加3万多件。案卷排架长度1300米。馆藏档案含党群、行政、教学、科研、财务、基建、外事、出版、声像、电子等十多类。

兰大建校于清朝末期，有近百年历史，馆藏档案丰富，保存完整，不乏珍品。有清宣统时期的毕业文凭；民国教育部部长训令、校旗校徽画样；1948年兰州解放时解放军接管兰州大学的命令；有朱德、江泽民、胡锦涛党和国家领导人及加拿大总理让克雷蒂安来校访问视察的照片、题词；有诺贝尔奖获得者穆斯堡尔、李政道、杨政宁、丁肇中等著名学者来校讲学的照片、题词；有江隆基为代表的老一代著名学校领导人工作记实；有横穿南极中国第一人秦大河，北极考察的效存德，著名电视主持人水均益，“疯狂英语”创始人李阳等优秀学子的风采录。

档案信息为学校和社会积极服务。开展了外文翻译，档案开放，年接待档案利用者数千人次。

积极开展档案管理理论研究，编研论文30余篇，参考资料36册。成功举办了“兰大九十年校庆校史展”等活动。

区域性差异使档案馆面临着经费短缺、硬件不足许多困难，但兰大档案人知难而上、求实奋进。积极实践和探索以人为本、和谐发展的办馆理念。鼓励爱档爱岗敬业奉献，坚持围绕中心服务大局，倡导文明服务树档案形象，狠抓档案收集整理利用，致力于夯实档案业务基础，注重人性化管理，探索档案人与档案工作的和谐，开展丰富多彩的兰台生活，努力打造以馆为家爱馆如家的馆容、馆貌、馆风。

辛勤汗水浇灌的成果得到了上级档案主管部门的肯定。2002年2004年两届荣获甘肃“全省档案工作先进集体”。馆长卢毓钢2004年被甘肃省人事局、省档案局授予“全省档案工作先进个人”称号。

和发达地区高校相比我们只是一块待开垦的处女地。但是，兰大档案人信心十足，我们耕耘，我们坚守，未来的兰大档案馆一定会更加生机勃勃。