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《学校档案》 |
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第 一 期
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(二○○四年)
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| 主办：中国高等教育学会档案工作分会 |
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Standards of electronic records filing
and management
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2002-12-04发布 2003-05-01实施
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中华人民共和国
国家质量监督检验检疫总局发布
1范围
本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。
本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。
2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修改版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
ＤＡ／Ｔ１８档案著录规则
ＤＡ／Ｔ22归档文件整理规则
3术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1
电子文件electronic records
指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
3.2
归档电子文件archival electronic records
指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(31)。
3.3
背景信息context
指描述生成电子文件(3.1)的职能活动、电子文件的作用、办理、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
3.4
元数据metadata
指描述电子文件(3.1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
3.5
逻辑归档logical filing
指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3.1)的管理权限向档案部门移交的过程。
3.6
物理归档physical filing
指把电子文件(3.1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
3.7
真实性authenticity
指对电子文件(3.1)的内容、结构和背景信息(3.3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
3.8
完整性integrity
指电子文件(3.1)的内容、结构、背景信息(3.3)和元数据(3.4)等无缺损。
3.9
有效性unility
指电子文件(3.1)应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
3.10
捕获capture
指对电子文件(3.1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。
3.11
迁移migration
指将原系统中的电子文件(3.1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。
4总则
4.1电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。
4.2应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
4.3应规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。
4.4归档电子文件同时存在相应的纸质和其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
4.5具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
4.6应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
5电子文件的真实性、完整性和有效性保证
5.1应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。
5.1.1登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。
5.1.2登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。
5.1.3登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。
5.1.4登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。
5.2应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。
5.2.1建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。
5.2.2设置符合安全要求的操作日[HT5，6”〗志，随时自动记录实施操作的时间、设备、项目、内容等。
5.2.3对电子文件采用防错漏和防调换的标记。
5.2.4对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。
5.3应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。
5.4应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。
5.5电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。
6电子文件的收集与积累
6.1收集积累要求
6.1.1记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
6.1.2当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。
6.1.3对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
6.1.4对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
6.1.5对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
6.1.6对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
6.1.7对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
6.1.8对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
6.1.9对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
6.1.10计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
6.1.11对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。
6.1.12定期制作电子文件的备份。
6.2电子文件的登记
6.2.1每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记(见附录A的表A.1和表A.2)。
6.2.2电子文件登记表应与电子文件同时保存。
6.2.3电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。
6.2.4电子文件稿本代码：M——草稿性电子文件；U——非正式电子文件；F——正式电子文件。
6.2.5电子文件类别代码：T——文本文件；I——图像文件；G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；O——超媒体链结文件；P——程序文件；D——数据文件。(下期续完)附录A
(规范性附录)
登记表格式表A.1电子文件登记表(首页)
完成日期 载体类型载体编号通讯地址电话 联 系 人
硬件环境
(主机、网络服务器型号、制造厂商等)
软件环境
(型号、版本等) 数据库系统
相关软件
(文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等)
记录结构
(物理、逻辑)
记录类型 □定长□可变长□其他
记录总数
总字节数
记录字符、图形、
音频、视频文件
格式型号：
数量：
备份数 □一件一盘□多件一盘
□一件多盘□多件多盘制表
审核 填表人(签名)
年月日审核人(签名)
年月日表A.2电子文件登记表(续页)
第页
文件
编号 题名 形成
时间 文件稿
本代码 文件类
别代码 载体
编号 保管
期限 备 注
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一、开发地方名人档案的实践与认识
地方名人档案是地方上各种杰出人物、社会知名人士在其活动中直接形成的历史记录材料，记叙和反映了他们从事各种社会活动，如政治、经济、管理、科技、教育、文化、体育、卫生以及军事、外交等的真实情况，包括各种业绩、政绩材料。而高校名人档案材料，作为所在地区名人档案的主要种类，是记叙和反映在高校工作和学习过的著名人物的生平事迹和业迹材料。如新近厦门电视台播映的《闽南人》记叙反映了33位闽南籍杰出人物的生平事迹，片中有许多资料来自档案材料。其中著名的香港企业家华侨黄克立和黄保欣先生既是著名的闽南人，也是厦门大学知名校友。这样，地方名人档案作为一种信息流，来自本地区的党政机关单位和各个企事业单位以及社会的各方面与个人，收集工作涉及面广，同时，在为政府和地方各个方面的服务中，其流向也是极其广泛的。于是，对它的开发利用就自然是一项涉及面广的复杂的系统工程，是由许多要素所构成。因而，笔者仅以开发利用高校名人档案为例，以此论及开发利用地方名人档案之若干问题。
那么，如何开发利用高校名人档案呢?笔者以为，为知名人物立传，编辑纂写出版有关传记及其有关资料，这是开发地方名人档案的最好形式。它作为校史人物列入学校志工作的重要方面，将之永存史册，
这就是“存史”之意。同时，它又有“资政”、“育人”的作用，能够为现实工作服务，可以为社会各方面和国家有关部门推荐介绍人才，宣传科学文化知识，为社会的文明进步和发展服务，是一件十分有益的工作。为此，
我们编辑出版了厦门大学名人传《南强之光》。
厦门大学是一所与中国共产党同龄的高等学府，由著名的爱国华侨领袖陈嘉庚先生于1921年4月6日创办的全国第一所华侨侨办大学，也是中国近代史上陈嘉庚先生与海外广大华侨捐资兴学、振兴中华的爱国主义之首创。学校办学源远流长，堪称是名校名师出名徒。沧桑风雨八十载，培养各种人才达15万，其中有国家各级领导人、有院士、科学家、企业家、教育家、文学家以及各种社会名流、高级专门人才。他们遍布祖国各地，散居世界各方，致力于国家的建设，贡献于社会的进步，献身于人类的经济与科学文化、教育和企业事业，成就卓越，可谓是桃李缤纷，英才辈出。于是，为反映学校的办学成就，继承学校办学的光荣传统，弘扬厦大知名人物和知名校友对学校教育的建设发展、对社会文明进步之贡献，记录传播他们的光辉业绩，沟通学校与校友之联系，为学校的教学、科研和管理提供历史经验，创办一流大学，值此厦门大学80周年校庆之际，我们历时两年时间，编辑出版了《南强之光——厦门大学人物传略》与《南强之光——厦门大学知名校友传略》，计116万字。该套丛书两册，撰写和收编知名人物有1475人，于我校80周年校庆期间由厦门大学出版社出版发行，受到社会各界和校友与师生普遍欢迎和好评，产生了良好的社会反响。在实践中，我们认识到，做好高校名人传工作是我们开发利用地方名人档案的一项重要工作，也是一件使高校名人扬之于当今、传之于后世，益在于当今、功在于后世的事业，它将为学校的发展，为地方和社会的经济建设发展发挥其积极的作用。
二、开发利用地方名人档案的思考——互动系统功能。
开发利用名人档案信息资源，编纂出版名人传记及其有关资料，这是一项复杂繁重、艰苦细致的工作。为此，做好这项工作，应当依据不同情况，认真思考和研究，方能编纂出好的知名人物传之精品。
1转变利用思想观念，树立“客户至上，用者为本”的思想，形成利用与被利用的互动系统功能。
传统的思想教育所带来的利用工作中的指导思想、原则的影响，特别是封闭的管理思想，把档案人员的利用思想束缚在自己的小圈圈里，视野不开拓。具体地说，就是只注意被利用者一方，而不注意利用者一方的管理和研究，于是，日益使档案利用工作，包括地方名人档案的利用走向困境，并无法摆脱困境。必须指出，变革利用思想观念，并不是怀疑我们的利用思想原则，而是说，要更新档案工作者在利用工作的一些旧的思想观念，促进利用与被利用工作形成互动的系统功能，充分开发利用地方名人档案信息资源。
所谓互动的系统功能，就是把利用名人档案工作放在社会管理大系统中去研究，把各种因素加以综合分析，寻求各系统的综合性功能，促使各个系统起互相促进，形成良性循环系统功能。然而，以往我们把提供利用工作的注意力集中在档案自身管理方面，即注意档案管理的自身发展规律，这是对的，但是，档案管理是国家管理大系统的子系统，也是整个国家管理和社会管理系统的重要组成系统，其中提供利用工作涉及到社会各方面，也就是说，它是与国家管理和社会大系统直接发生联系的子系统。而档案工作是适应社会需要而产生和发展，这是档案工作的基本规律。那么，档案利用工作要适应社会需要，就不能不把利用者因素考虑进去，评判其工作好坏，就不仅有待于自身去评价，更应当有待于档案利用者去评判。因此，做好地方名人档案的开发利用工作，档案管理人员就应当把研究的眼光同时盯在利用者身上，即在研究自身管理的同时，也把注意力转移到利用者身上，综合地分析和研究各种因素，使双方的目标得到一致，以便发挥其系统功能。例如，我们在开发利用地方名人档案时，注意了学校在重大活动时，如校庆80周年对各种名
档案的可能需要，以学校需要为契机，积极利用机遇，争取了学校投资20多万元。于是，我们以超前意识、超前组织人力收集和利用了校内外大量有关名人资料和档案文件，历时2年时间，编辑出版了《南强之光—厦门大学人物传略》、《南强之光—厦门大学知名校友传略》，撰写和收录编辑的知名人物有1475人，并由厦门大学出版社公开出版发行，受到了各级领导和员工与广大校友好评，产生了积极的良好反响。为此，引起了学校领导的重视，有关校领导多次到档案馆了解关心档案工作，现场帮助解决工作中的困难，先后投资60多万元，用于装修馆库房和购买档案密集架、档案箱、复印机等设备，有效地促进档案工作的发展。因此，综合地系统地研究和分析各种因素，比较不同系统、不同利用者的利益和要求，这不仅是档案管理和利用思想上的变革，也是开发利用地方名人信息资源的途径与对策。
2以丰富和熟悉馆藏为基础，以开发利用为目的，形成馆藏与利用的互动系统功能。
在档案管理系统中，收集、整理、编目、检索、鉴定与开发利用等工作环节，构成了各个不同的工作子系统，各个子系统又相互依赖、相互依存、相互作用，共同发挥档案管理大系统的功能作用。在这个系统中，档案收集与开发利用最为密切，互动作用明显。档案收集，是档案工作的最基本环节，是档案管理系统的最为基础的工作系统。没有档案信息，就无所谓档案信息的开发利用；馆藏不丰富，也难以有效地开发利用。同样，对于地方名人档案开发利用来说，丰富的名人档案馆藏，这是开发信息资源的物质基础和基本前提条件，也是开发利用的基本途径。为此，要实现地方名人档案的充分利用，就必须不断地丰富名人档案的信息量与内容，为地方各级政府和社会各方面的利用存贮足够的档案信息。
而这里，我们所要强调指出的是，有了丰富的地方名人档案信息，具备了开发利用的物质基础，那么，就得熟悉它、了解它、掌握它，这是做好开发利用地方名人档案的起码条件，也是档案人员的基本态度和应该具备的行为。当然，事物是两点论的，地方名人档案开发利用的实现，其条件：一是利用者需要，二是要有利用者所需要的档案信息，这是行为协调的两方面要素。那么，档案人员的基本行为就是首先要熟悉自己保存的那些东西，具有哪些档案可供人家所利用，这就是熟悉家底，是开发利用档案信息的传统的好方法。
须知，熟悉档案馆藏，这无论对开发利用哪种档案，都是需要的基本步骤，同时，它对于任何时期任何条件下也是重要的。但是，事实正相反，由于新技术，特别是计算机及其网络技术在档案工作中的运用，使某些人误以为在电子计算机和网络技术时代，讲熟悉馆藏，简直是滑稽之谈，有了计算机，何苦去熟悉馆藏，只要电钮一按，即可一呼即出。不可否认，实现科学化现代化管理，这是提供利用工作的必需，也是开发利用工作发展的趋势。然而，熟悉档案馆藏，却是档案人员永远应当具备的行为和基本功，更是做好开发利用档案信息资源的基本要求。
这是因为，丰富和熟悉馆藏的行为出发点是为了做好档案的开发利用，这是任何工作的始发点和最终目的。档案工作的好坏，应当以能否做好开发利用为评估和检验的标准。在实践中，
开发地方名人档案信息资源的工作，又是促使我们去丰富和熟悉档案馆藏，发现馆藏之缺陷。例如，我们在开发利用高校名人档案，编纂出版《南强之光——厦门大学人物传略》、《南强之光——厦门大学知名校友传略》时，就发现以往的名人档案馆藏有许多缺失，有的材料记载不详，有的事实不清晰，有的文件缺漏，有的信息不全等等。为此，我们就通过各种渠道，运用各种方法，如在报刊杂志、广播电视等媒体刊登广告和文章，通过各个有关单位和国内外各地校友会等，广泛地征集和收集了2000多人的名人档案资料，同时还查阅复制了数千万字的名人档案资料。这样，就不仅满足了开发利用之目的需要，使《南强之光》名人传略之书得以顺利编纂出版发行，而且又极大地丰富和充实了名人档案资料。显然，开发利用地方名人档案信息资源，我们应当紧紧地抓住以丰富和熟悉馆藏信息为基础，以开发利用其信息资源，为政府的各项工作和社会各方面所服务作为我们工作的出发点和基本目的，就能有效地促进和形成馆藏与利用的互动系统功能，发挥其应有效益和作用。
3培育信息精品服务意识，关注编研工作，改善和拓展信息传播途径方法，形成档案实体管理与信息内容管理的互动系统功能。
以往，许多档案部门总是满足于或局限于档案原件的提供利用，对地方名人档案信息的开发利用也是如此，这即是习惯于一次性文献，或称第一性档案信息的提供利用，习惯于把管理的注意力集中到档案实体管理，而忽视对档案信息内容的管理，即对信息内容的研究和开发利用。这种状况，至今仍未有大的改变。这样，档案管理的水平就难以提高，其作为科学文化事业单位及其在社会上的地位和作用也难以为公众所理解与重视。这是因为，在知识经济时代，人才、知识、技术、信息是社会经济发展的主要支柱力量。那么，人才档案信息，特别是地方名人档案信息的开发利用，就日益成为党和政府有关部门和社会有关方面工作利用与查询服务之必须。党和政府各项工作的利用、社会的各种利用，也是日益不能满足于单个的原始档案信息的利用，而是要求档案部门能够提供系统的人才档案信息材料为之服务。于是，加强档案内容的研究，对于地方名人档案的开发利用，做好编研工作是一件不容忽视的工作。通过编研工作，才能为档案用户提供优质的档案信息，即系统的、科学的、集中的档案信息，出档案信息精品。优质的精品的档案信息服务，这是体现档案工作水平的重要方面，是开发利用的最好途径。如前所述，我们广泛收集和开发利用了自己馆藏档案信息有数千万字，从中浓缩、加工处理、编纂成116万字的《南强之光——厦门大学人物传略》、《南强之光——厦门大学知名校友传略》，记述反映了1475位知人物的生平事迹、业迹。同时，通过编纂出版，为社会提供人类科学知识，推介人才信息、输送各种优秀人才，拓展档案信息的传播途径方法，促进科学知识和经济发展，以及人才的广泛使用，起到了不可估量的作用。
应当承认，编研工作是一种多层次性的档案信息开发工作，它具有政治性、科学性、文化性强的特点，其中需要解决的问题很多，如编研的意义、内容、原则、方法等等。这里值得指出的是，档案人员通过对地方名人档案信息的“半成品”或“成品”，为社会的利用输送系统化的精确化的档案信息，这是由传统的服务方式向高层次的档案信息服务转变，体现档案开发利用工作的未来。那么，在新的历史时期，在信息化的社会里，我们更应当努力培育档案信息精品服务意识，出更多更好的档案信息精品——档案编研成果为社会所利用。同时，我们还应当看到，档案信息的精品服务，加强对档案信息内容的研究，对于档案的实体管理也是具有积极的推动作用，可以检验档案管理的各个环节，如档案的整理立卷、编目检索，以及档案信息价值的鉴定等，都可以起到很好的互动作用。
如今的时代，热切地呼唤和期盼我们加快开发档案信息资源步伐，革新观念，培育起精品服务意识，加强名人档案编研，逐步由档案实体管理向信息内容管理转变，即由第一性情报信息的提供，向第二性、第三性情报信息的提供利用转变，并兼两者有之，两者互动，实现综合管理，发挥系统的更大功能作用。
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南京政治学院上海分院信息管理系 唐 丹
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一、档案学研究主体的社会化
档案学研究主体的“社会化”指所有的档案工作者及有关人士关注档案学、研究档案学，使档案学研究实现大众化。具体要求注重研究者的个体劳动与团队协同攻关的结合，注重理论工作者同实际工作者的互动作用。
档案学首先应该是群众科学，只有这样才能夯实发展的根基。我国现有档案学专职研究人员估计在150人以上，院校档案专业中教授、副教授、讲师有400余人，档案专业实际从事一定业务研究的人员约4500人以上。以上三项人员合计，档案学专兼职研究人员约在5000人左右。［１］按1999年底全国3733个档案馆平均计算，每个馆从事档案学研究的人员只有一个多一点。可见，档案学研究的群众性、普及化明显不足。并且，实践工作者往往只是对本地区、本部门档案工作的总结或“解释自己已经确定和实施的实际主张”［２］，很少做系统、深入的理论研究。相反，专职研究人员容易走从理论到理论、从书本到理论的研究之路，为保持理论的相对独立性而滑向脱离实际的岔道。只有当实践工作者真正进入档案学研究的“殿堂”，和专职理论工作者一起都来关注、研究档案学时，才能扬其所长、避其所短，实现二者优势互补。这样形成的理论才会与实践紧密相联，能够真正解释实践中的现象，解决实践中的问题。
因此，应当鼓励档案界“人人参与”档案学的研究，为档案学的发展贡献力量，在更大范围内开展不同学术观点的交流、碰撞、批评与争鸣，真理面前人人平等，求同存异，最终形成科学的档案学理论。
二、档案学研究方式的社会化
档案学研究方式的“社会化”包含多方面的内容，主要指实现档案学的开放式、集约化和综合性研究。
首先，档案学研究要向开放式发展。档案学研究需要一个继承与创新的过程，这个过程的连续必然要与外界保持交流，必须要开放。没有开放，过程将因封闭而中断，从而停顿于一个较低的水平上。美国社会学教授华勒斯坦在《开放社会科学》一书中呼吁，要“打破现有的学科结构”，开展对“社会科学的目前状况和未来前景的思考”［３］。面对这一呼吁，档案人是否应当思考，我们构建的学科结构、学科体系和研究方法，是否制约了档案学的开放?是否影响了档案学与其他人文科学、自然科学之间的相互开放?正如英国情报学家布鲁克斯所说：“科学的理论结构是永远不会完全封闭的，科学上各方面总是开放的，并不断提出新的问题，只有用动态和发展的观点来看待科学发展的思想基础，才能不断提出新的理论，推动科学不断前进。”［４］中国的档案学不应限于教室里和书斋中，不应受制于已有的理论框架与体系，而应大胆采取吸收、引进、消化、渗透、移植等手段，充实与强化档案学学科自身的内涵，实现“变内向性的学科成为内外兼向性的学科”［５］。T·库克也深刻指出，“档案人员没有必要，也不应该封闭在专业的狭小圈子里，有时档案人员必须超越‘世俗’和现实，探讨档案规则，抛弃已公认的常识，打破人为障碍和界限”。［６］档案学研究应力求打破专业界限，致力于让社会各界都能理解、接受和承认档案学，使档案学在学科林中找到自己应有的位置。如，合理运用哲学、社会学、创造学、数学以及新旧“三论”等科学成果，加强档案学学科的自身建设，解决档案学理论的热点、难点与新课题；引进先进的科学理论与手段，解决新型载体材料档案的收集、整理、保管、鉴定与利用等问题。唯有如此，才能形成科学的档案学理论及其体系。
其次，档案学研究要向集约化发展。改革开放以来，档案学研究有了长足的发展、取得了可喜的成果。但是，“在研究力量的分布和课题的计划、组织方面，总体来讲，还处在较为分散和自发的状态。由于缺乏有效的组织和集中研究力量攻关，一些重大课题的研究显得薄弱和后劲不足，而一些‘时髦’课题，往往出现重复现象，或一些课题由于能力所限而挖掘不深，制约和影响了档案学术的水平和质量。”［７］可见，单兵作战、家庭作坊式的粗放型、分散式研究模式对档案学研究造成了诸多的负面影响。为了改变这一落后的状况，档案学研究必须走集约化的研究之路，探求规模出效率的集约化研究模式。档案学研究集约化的实质是“充分开发和利用档案科研资源，减少各种人、财、物投入的损耗，增加档案科研成果的产出，在国家和社会等方面对档案科研资源投放极为有限的条件下，实现其最佳配置。”［８］集约化对档案学研究提出了新的要求：其一，各科研部门及研究者树立全局观念，打破地区、部门、行业甚至专业界限，广泛开展学术交流与科研。其二，以实践的需求和国家科技发展战略为价值取向对档案科研资源进行人为理性配置。其三，对档案科研实行宏观控制、微观搞活的管理体制，以实现宏观科研资源配置最佳化与微观科研开发创新的效率化。
再次，档案学研究要向综合性发展。当前，社会科学一方面高度分化，许多分支学科不断分解、分化出来；另一方面又高度综合，许多横向学科、交叉学科大量涌现。具体到档案学，就分化而言，在原有“档案管理学”的基础上分化出档案分类学、档案鉴定学、档案统计学及档案利用学等分支学科；就综合而言，档案哲学、档案社会学、档案法学、档案行政管理学相继产生；实践的发展使得档案心理学、档案经济学、电子档案工程学也初露端倪。分化与综合产生的分支学科反映了档案学研究对象(或问题)的复杂性与多变性，面对复杂多变的对象(或问题)，单靠传统的单一学科或几个学科是远远不够的，还需要档案学诸分支学科和相关学科形成的学科群联合攻关。如InterPARES踢就“涉及档案科学、古文书学、凭证及版权法、计算机科学、计算机工程技术、历史、存储介质的化学性质、法律制裁”［９］等学科领域。从档案学发展的历史来看，档案学的理论基础产生时就不同程度地构架于政治学、行政学、组织学、管理学等基础学科的原理之上。”［１０］21世纪的档案学研究则更需要突破学科的限制，开展多学科的综合研究，主动吸收相关学科中有益的理论、原则、方法和手段，以促进档案学的发展。
三、档案学研究成果的社会化
档案学有着很强的实践性，档案学研究人员需要有一个深入、了解、认识档案工作实践的过程。只有到社会档案工作实践中去，运用自己的理论研究成果去指导档案工作实践并受其检验，才能真正实现研究成果为社会服务，从而实现档案学理论研究与档案工作实践的紧密结合。
长期以来，由于档案学理论研究的价值是通过研究者们的专著出版、论文发表来体现的，造成许多情况下都是遵循着“写文章——发文章——拿稿费——计成果——评职称”的轨迹运行，并认为是理所当然的。这是一种认识误区，从而造成行为的误区。档案学研究的根本目的不是为了在国家一级刊物上发表论文，也不是为了出书。档案学理论研究的真正价值在于对社会档案现象及规律的揭示，运用它的开拓创新研究成果，对档案工作实践乃至人类的发展起到积极的推动作用。如果忽略了档案学研究成果的社会性、实践性，就会出现理论成果与实践分离的“两张皮”现象。要实现档案学研究成果的社会化，必须做好以下三点：
第一，档案学研究的课题要为社会所需。为社会所需的研究成果不仅要以期刊论文、专著的形式与社会“见面”，也要通过咨询服务、讲演、培训等途径成为档案工作者与社会公众的思想概念与行为习惯。
第二，档案学研究成果不仅要包含丰富的学术思想，具备深厚的学术价值，还应该具有明显的应用价值，能为档案工作实践的发展服务。观察档案学已有的理论成果，其中不少成果在实践意义上是“虚”的，而所谓学术上的“高”、思想上的“深”是“实”的。笔者认为，这是档案学研究成果的一种“错位”现象，如何改变这种“错位”现象，就必须要在档案学研究方法与价值评价上有一个根本的变革，这是一个很重要的问题，需要档案学界深刻的思考。
第三，档案学研究成果要让广大档案工作者了解、认识并掌握。在当前的档案学研究中由于许多成果的理论术语未能转化为“公众语言”，使理论难以为公众所接受，诸如“文件连续体”、“元数据”、“背景信息”等术语很难被一线广大的档案工作者理解。
综上所述，档案学研究的社会化在档案学研究与档案工作实践之间架构起一座理想的桥梁，它是档案学走向成熟的一个标志，体现在研究主体、研究方式、研究成果等方面。理性认识档案学研究的社会化并为之而不懈努力，对繁荣与发展档案学有着积极的意义。
注释：
［1］陈兆礻2004·1·业务研究· |
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《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)的颁布实施，是我国档案工作中的一项重大改革。传统的案卷级归档立卷方法不但操作繁琐、复杂，主观随意性大，而且案卷质量难以把握。同时案卷这一层次的存在，也无形加大了档案人员的工作量。《规则》的实质是对案卷级这一层次的改革，使档案人员从繁重的整理工作中解脱出来，把重心放在信息开发利用方面，达到“简化整理，深化检索”的目的。
高校档案能否采用《规则》的方法，对党群类、行政类档案实行文件级管理，或进一步说对所有门类的档案都采用文件级管理呢?本文将结合我校几年来实施《规则》的情况，提出以下观点，供同仁参考。一、从文书档案与专业性技术档案的比较，看《规则》的适用性1993年国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》将高校档案正式划分为：党群、行政、科研、基建、设备、出版物、教学、财会、外事等十大门类。其中党群、行政类属于管理性文件，原称文书类档案(以下简称文书档案)。教学、科研、基建等属于业务性、专业性技术文件，原称科技类档案(以下简称专业技术类档案)。管理性的文件采用文件级管理，已有成功的经验和管理模式。高校的专业技术类档案是否可按《规则》模式进行文件级管理?这需要从档案形成的特点、基本特征、共同属性来分析。
首先，档案是来源于各项活动的原始记录，它真实再现了各项活动的过程和结果。学校的工作情况是通过归档文件的字里行间如：文件的标题、文件的内容、发文单位、发文字号、文件形成时间等反映出来，这些都是归档文件的基本特征。由于各学校的工作情况不同，产生的文件内容也不同，形成档案的类别也就多种多样，如：党务管理和行政管理工作形成党政档案；教学科研工作形成教学科研档案；基建工作形成基建档案；财务管理形成财会档案。但不论那一种类型的档案，他们是由归档文件转化而来，都具有文件的基本特征。这就是所有归档文件共有的特征和属性。
其次，针对某个特定的档案门类而言，由于档案形成条件不同，其管理方式也不同。如专业技术类档案一般是随着一定的项目、产品、课题、工程、科研活动而形成的，归档的文件材料是一个密不可分的整体，具有明显的成套性和系统性，在档案的收集、整理、组卷、保管、利用上都是按课题、项目、工程独立完成。综合性的档案馆(室)对这类档案管理时，采用分类的方法(包括一级分类和二级分类)，档案的编号将各门类档案区分开，同类之间用不同的项目代号区分。
第三，专业技术档案的成套性、系统性，锁定了档案材料的特殊性。这就是专业技术档案与文书档案的最大区别。除此之外，专业技术档案与文书档案管理方法如：由文件级到案卷级、归档文件的收集整理、组卷、保管、利用、编号、拟写案卷标题、抄写卷内目录、案卷装订等步骤、程序是完全相同。
由此得出，文书档案与专业技术档案在一个全宗内档案的分类标准、编号方法、整理原则、保管单位及管理方法、管理模式都是一致的。在实施《规则》时，也可以用同一标准，采用文件级管理。所不同的是在将“卷”转化成“件”时，要始终保持专业技术档案的成套性、系统性和完整性这一主线。
第四，众所周知，文书档案的整理、分类、组卷、拟写案卷标题难度较大，操作繁琐，长期以来困扰着专兼职档案人员工作效率的提高，由此引发了人们对传统方法的改革。相比之下，专业技术类档案形成的客观条件较固定，成套性、系统性较强，归档文件相对集中，不论是查找、还是借阅都比文书档案容易，操作难度系数大大低于文书档案。实施《规则》难度大，整理复杂的文书档案都可以取消案卷级，按文件级管理，专业性技术档案执行《规则》就更方便了。所以，既然《规则》适用于文书档案，也更适于与其管理方式相同的专业技术类档案了。二、从《规则》产生的过程，看《规则》的适应范围《规则》从实际出发，按照“需要、可能、合理、科学”的原则，制定了归档文件整理的原则和方法。它充分适应了当前现实工作的需要，体现了应有的超前性和导向性，为立卷改革提供了一个富有生命力的解决方案。《归档文件整理工作指南》中提到，《规则》的最初定名是《文书档案整理规则》，后来正式定名《归档文件整理规则》。从一些试点单位和《规则》定名的变化可推断为：1、《文书档案整理规则》最初是限定在文书档案范围；2、“文书档案整理”的提法不确切，应该对归档的文件进行整理；3、《归档文件整理规则》的适用范围要比《文书档案整理规则》的范围大，它不仅仅是适用于文书档案，凡是“归档文件”都适用按《规则》进行整理。上述不论那一种解释，都说明了人们对立卷改革的认识在不断发展。《规则》用于专业技术类档案，应当是立卷改革的深化和延续。从专业技术类文件的归档范围及立卷方法讲，它等同于文书档案，所以应纳入《归档文件整理规则》范畴，也可以采用文件级管理。三、从归档文件的分类大纲、档号编制方法，看《规则》的适用性1、高校档案实体分类法及分类编号的产生
高校档案实体分类是根据国家教委(89)六号令，由八十年代初的机关档案管理模式——文书档案及科技档案两大类，转变为十大类，即：党群、行政、教学、科研、基建、外事、出版物、财会、设备、产品门类。1993年国家教育部又以(93)429号文件，颁布下发了《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，进一步明确规范了高校档案十大门类的分类编号和管理模式。档号的结构、模式和标识由国家党政机关使用的“全宗号一目录号—案卷号”，改变为高校统一的“年度号—分类号一案卷号”。高校档案实体分类法的档号编制模式，科学地、准确地概括了高等学校每年活动中形成的全部档案，真实地反映了高校档案形成的过程和活动领域各门类档案的特点。
2、《规则》中归档文件的分类方法及归档文件的编号
《规则》中的分类是指“全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程”(《规则》P82)。全宗内档案分类的方法很多，《规则》选择年度、组织机构(问题)和保管期限作为通用的分类方法，是因为这3种分类方法在各级档案部门使用率最高(《规则》P83)。工作中通常将这几种方法组合起来，构成复式分类法。复式分类法中最通用的分类方法是“年度—机构(问题)—保管期限”分类法。其中年度、保管期限是必选项，机构(问题)是选择项。当一个单位同时有几种档案门类时，机构(问题)成为必选项。由于每份文件都有各自的形成时间、保管期限和形成类别，选择“年度一机构(问题)一保管期限”分类方法，最能反映档案管理的基本规律和要求，完全顺应了文件形成的自然规律。
3、高校档案的实体分类法基本体现了《规则》的分类方法
《规则》中的分类方法与《高校档案实体分类法》从档案管理的整体结构上基本一致，都是以年度、问题(机构)分类。高校档案执行《规则》时，首先原有档案分类大纲不变，仍按“年度一类别(问题)”分类。其次档案的编号不需做较大变动，除保管期限外，高校档案的编号与《规则》的编号基本相同。所以，高等学校在实施《规则》中，原有的分类方案和档号编制方法已为执行《规则》打下良好的基础。各门类档案实施《规则》是事物顺其自然发展的过程之一。四、通过我校的实践证明，《规则》不但适用于管理性文件，而且也适用于各种专业性技术类的文件。我校于2000年起对所有门类的档案采用《规则》的方法，取消“案卷”，实行“文件”级管理。在管理过程中，每份归档文件按“年度、类别、保管期限”先分类编号，然后输入计算机，由计算机自动编排件号、边输入边编写“件号”。档案的查询、统计、借阅、打印目录、归档文件入盒、盒背脊信息的填写等全部实现计算机辅助管理。2000年已形成归档文件5073件：2001年形成4074件；2003年形成2530件。在具体的操作中，用不同的类别号、项目号区别各专业技术档案的不同门类、不同项目。通过三年的实践，专业技术类档案实施《规则》的效果比文书档案更明显，操作更简单。因为专业性的文件系统性、成套性强，归档后容易查找，相对集中。文件整理、排列编号、录入打印等环节由于省去了案卷级，工作效率大大提高。关键在于如何确定文件的“件”和每份文件的分类编号。
综上所述，实施《规则》是对文书立卷的方法进行改革，将原来的案卷级、文件级两个层次简化为一，由“案卷级”改为“文件级”管理。只要我们正确处理好案卷级和文件级的转化关系，就可顺利实施《规则》，把档案人员从繁重的立卷归档整理工作中解脱出来，达到“简化整理，深化检索”的目的，这也是档案改革的最终目的。
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新疆农业职业技术学院综合档案室 张瑛
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今年4月参加了自治区档案局组织的推行《归档文件整理规则》培训班，回来后又认真通读了一遍《归档文件整理工作指南》，结合本单位工作实际，认真研究了一番，便开始尝试。运做过程中也出现了几次反复，现将实施过程中对《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)的理解和做法提供给大家，一起交流、探讨。一、《归档文件整理规则》与《机关档案工作业务建设规范》的区别1、适用范围上不同
2000年12月6日国家档案局发布的《归档文件整理规则》对适用的归档文件种类进行了限定，明确为纸质文书材料。暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。《规则》中对归档文件的定义是：“立档单位在职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。从该定义中可以看出，《规则》仅适用于文书档案的整理。
2、归档文件的单位不同
1987年12月4日国家档案局发布的《机关档案工作业务建设规范》中对归档文件的定义为：“文件办理完毕后，必须经过系统整理，才能归档保存。”传统上采用案卷作为文书档案的基本保管单位，以立卷为归档文件材料的整理方法。而《归档文件整理规则》最基本的特点，就是以“件”为整理单位，进行文件级整理。对“件”的定义为：“归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件”。《规则》的出发点之一，就是改革立卷的传统做法，取消案卷这一实体保管单位，将归档文件整理的基本单位还原文件本身，从而达到简化概念、简化操作的目的。
二、《规则》在工作中的运用
l、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系
《规则》在实体分类时将归档文件按照不同年度、不同机构(问题)等形成中的客观规律进行相对集中，维护不同文件间的有机联系：在最低一级类目内排列文件时，强调了“事由原则”，将同一事由形成的文件排列在一起，使文件间的有机联系得以充分体现。
2、确定分类方案
对归档文件进行合理的分类，不但能有效地揭示出归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，而且对排列、编目等后续工作的开展，以及将来组织室藏和排架管理都有着重要意义。经过几次反复实验，最后我选择的是：年度一问题一保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下面按保管期限分类。采用这种分类法，可以避免或减少同类问题文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案，而且设类不受内部机构的限制，比如：将党委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为“党群类”；业务部门(各系部)形成的归档文件划为“业务类”；行政(后勤、财务、保卫等)部门形成的归档文件划为“行政类”。分类方案一旦确定，就应有规律地进行，保持其连续性和相对稳定性，不能根据一时需要随意更改，以免给将来的查找利用带来不便。
3、文件随办随归
过去归档工作一般按年度进行。实行新《规则》后，提出可以随办完随归档，即办理完毕的文件，整理后归入档案盒。
每年形成的档案内容大致相同，为查找利用方便，最好是保持历年的排序，所以办理完毕的文件可及时收集，归档保管。可以事先根据本单位档案部门制定的分类方案，准备好不同档案盒(即：永久——党群类、业务类、行政类；长期——党群类、业务类、行政类；短期——党群类、业务类、行政类)，分别存放已办理完毕但未整理的文件和已按事由整理完毕的文件。但不要编固定的(即用铅笔)件号，可以把归档章盖上，并标识年度、问题、保管期限。以便一年结束后，按事由形成的文件集中排列在一起，然后，正式编件号(用钢笔)。这样有利于今后档案查找、利用的方便。
4、编制目录
由于归档文件目录是检索归档文件的唯一工具，因此其条目也必须与归档文件实体一一对应。如果条目与实体没有一一对应，就会出现漏检、误检等情况，增加档案提供利用的困难。因此必须将每件归档文件分别编制为一个条目，如几份文件作为一件时，只对排列最前的文件进行编目。如会议文件、报表、刊物等成套文件也必须和其他归档文件一样逐一填写归档文件目录，因为成套文件也是逐件加盖归档章的。
《规则》制定的归档文件目录中没有设置档号，只在目录封面设有全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)项。我的做法是：首先按要求认真填写“归档文件目录”，其次，将同一年度的永久(党群类、业务类、行政类)、长期(党群类、业务类、行政类)、短期(党群类、业务类、行政类)各订一册，在每册中分别用口渠纸标明党群类、业务类、行政类，以便查找时方便。归档文件目录至少打印三份，一份作为全引目录，一年装订成一册；另一份按一级类目分开，一类为一册，逐年排列，可几年装订为一册；还有一份装入盒中，打开盒一目了然，对号入座。实践证明，按类造册查找方便。
5、文件的装订
单件文件装订，数量极大。如果仍用原来的手工装订，工作量是可想而知的。而且较薄的文件也不适合用三点一线式装订，纸张容易脱落；用胶水或浆糊粘贴工作量就更大。如果能配置上电动档案文件线缝装订机，既省力又省时间，简便易行，最大限度地维持文件原貌，便于管理，便于利用。
6、文件的利用
单件的归档文件在利用中容易丢失和破损，而且查对时也不方便。因此，借阅时必须严格履行登记手续，并及时催还，利用完毕立即放入盒内，发现破损及时修补，如有缺页尽快追查，确保档案的完整与安全。
三、《规则》在运用中的利弊
1、简单易操作
《规则》以简化的立卷方式“件”为单位，把这些文件整理归档。不再组案卷，而是以件为单位装订，并按一定的方法顺序排列、装盒，从而减少了编号码、订卷、起卷名、填写案卷目录等操作步骤，尤其是免去了拟写案卷标题、编写案卷目录等技术要求较高的工作环节和人为造成的麻烦。档号也变得简单明了，随时可组卷，随时可添加，档案文件的充实变得简单了。使文件整理归档工作轻松了许多。
2、有局限性
由于《规则》仅适用于文书档案的整理，存有一定的局限性。作为一个教育单位的综合档案室，它不是仅局限于文书档案，而是包括教学、学籍、会计、基建、声像、人事等档案的整理工作。尤其是教学、学籍档案，多数是文件材料形式，刚熟练了以件为单位整理的简单操作，又要折回到原来的以卷为单位整理。两种操作方法都得同时用，这种不统一性给立卷工作带来不便。我们期待进一步扩大《规则》的适用范围。
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科技论文是科学研究产出的主要形式，也是促进交流、增进合作、推进科学发展的主要媒介。特别是在科技高速发展、科技信息传播和交流速度不断加快的今天，科技论文的作用尤其重要，因此必须加强科技论文档案的管理。
一、科技论文是医学科学研究产出的主要形式出成果是科学研究的最终目的，成果分为理论成果和技术成果两大类，但不同的研究类型其成果的多少，成果的表现形式，成果的回报形式也不尽相同。基础研究的成果数量少、偏重基础理论，成果的主要表现形式是学术专著或论文；应用研究和开发研究，以实现社会效益和经济效益为目标，其最终成果虽然是看的见、摸的着的新技术和新产品，但发表论文仍占有重要位置；临床研究是探索疾病发生、发展及转归规律的研究，它的成果是病因的探索，治疗方法的总结，防治措施的提出，所以，成果的表现形式也是专著和论文。因此，科技论文在科学研究特别是医学科学研究中的相当领域，是科学研究产出的主要形式。
在某个领域或学科最有影响力的论文，往往具有时代性，它可以反映学科研究的热点，影响着学科的发展。科研人员在国际知名科技期刊上发表研究论文的数量和被引用情况，从某种意义上反映了一个国家科学研究的总体水平，也反映了一所大学或科研单位的学术地位。
综上所述，科技论文是科学研究，特别是医学科学研究产出的主要形式，也是科研档案的主要构成，在科研档案中占有极其重要的位置。
二、科技论文管理的现状及存在问题
(一)论文管理的现状
科技论文虽然在科技档案中有较大比重，占有重要位置，但是管理及归档还未引起足够的重视，目前科研单位论文管理基本分为三种情况：
1．一种是对科技论文实现了有效管理。这些单位论文归档的制度健全，管理措施得力，由此保证了科技论文的完整归档。例如，我院某心血管病医院，多年来始终把论文做为科研档案的重要内容进行管理。归档论文五千余篇，使归档率达到98％以上，论文原始材料的归档完整率达到95％以上。同时还专门开发了论文管理系统，对归档论文进行科学管理，使其不仅成为科研档案的重要组成部分，还成为本单位科研管理的基础，科研人员奖励晋升的依据。这种论文管理工作已经形成制度的单位在科研单位中所占比例较少，从我系统情况看约占20％。
2．对科技论文实行了初步管理。这些单位的科技论文虽然有归档的要求，但是没有明确的归档范围和制约措施。所以归档的只是论文单行本，归档的意义局限于每年将发表论文汇编成册，而论文形成过程中的原始材料基本没有进行管理。目前在科研单位中这种管理状况的单位所占比例较大，约占50％左右。
3．对科技论文还没有进行管理。这些单位科技论文材料还没有列入归档的范围，论文管理基本属于科研档案管理中的空白。目前这种管理状况的单位约占30％左右。
从科研单位目前论文管理的现状看，科技论文的归档及管理工作发展不平衡，多数单位管理工作薄弱，基本处于一种无序状态。因此，亟需得到加强。
(二)论文管理中存在的问题
根据目前论文管理的现状，笔者认为在论文归档中主要存在以下问题。
1．认识上的欠缺。首先是各级科研管理部门和管理人员对科研论文重要性认识不足，归档工作没有引起普遍重视，管理中重课题、重成果轻论文。其次是档案人员对论文归档认识上有误区，总认为科研论文发表后，内容已公开，归档没有什么价值，因此，采取可归可不归的态度。
2．相关专业知识的不足。论文归档不同于课题归档，要区别论文的不同情况，要保持论文与课题间的各种联系，因此专业性很强。可是在实践中由于部分档案人员缺少相关的专业知识，已归档的论文没有得到妥善管理，所以影响了论文归档工作的普遍开展和归档论文作用的发挥。例如，我院某科研单位档案人员虽然多年来注意了论文材料的归档，但是由于缺乏相关的专业知识，使许多归档的论文材料与相应课题联系割裂，结果形成了一大批没有归宿的论文原始材料和不完整的课题档案，给档案的保管和利用都造成了困难。
3．制度上不健全。在论文管理中，很多单位在制度上存在不同程度的欠缺。有的单位没有建立必要的规章制度，管理上基本无章可循；有的单位虽然制度上有所要求，但是对论文归档的范围、要求、方法、时间没有做出具体规定；有的单位虽然制度完善，但落实上缺少保证的措施。
三、科技论文管理的方法及措施
(一)科研论文的类型
目前，医学科研工作中产生的论文主要包括三种类型：
1．国际国内各类专业刊物发表的论文。在这类论文中分为两种情况：一种是论文属于一定的研究课题，它是课题研究进行到某一阶段，科研人员对研究情况进行的总结。在一个研究课题中往往包括多篇这样的论文，由此构成了课题的完成。另一种是单篇论文，这种论文在基础研究中是不从属于课题的某种纯理论研究或实验方法的研究。在临床研究中是特殊病例或多例病例诊断、治疗方法的总结。
2．研究生论文。这是在研究生培养过程中形成的学位论文。这种论文一般也分为两种情况：一种是研究生的课题研究计划，是导师研究课题中的一个分题，研究生论文是整个课题档案的组成部分。一种是研究生的课题研究计划是独立的，研究生论文不从属于其它课题。
3．参加重要学术会议的论文
在科技高速发展的信息化时代，走向世界，走向前沿，走向国际化的大合作是当前科技发展的主流，而参加国际学术会议，是科研人员到国际学术舞台展示我国科学技术成果的主要方式，因此这种论文也有其特殊的归档价值。一般这类论文也分为两种情况：一种是科研人员参加国际学术会议的论文；一种是科研单位在国内主办国际学术会议的论文。
(二)科技论文归档的要求
论文是科研成果产出的主要形式，应该做为科研档案的重要内容归档保存，但是不能有文必档，归档论文要有质量要求。
1．归档论文要有价值。档案管理的任务是保证那些高水平、高影响力的论文归档。
近年来，SCI已发展成为科技界公认的利用科学计量学方法对科技期刊和论文进行评价的一种工具，用来评价论文的高影响力和期刊高影响因子。从我院近年情况看，科研人员在国际高影响因子期刊发表的大批论文，不仅在国际学术界产生了积极的影响，并且以高水平的论文为源头，启动了多项成功的合作项目。
因此被SCI收录的和在高影响因子期刊发表的论文具有较高保存价值，应该成为归档的重点。而科技人员在各类专业期刊发表的中、英文摘要、学术动态、述评、综述、专题讲座、专家笔谈、病例报告等，对科研和学术研究虽然具有重要作用，但是缺少归档保存价值，不宜归档保存。
2．论文归档要完整系统。在医学科学研究中，论文一般都是一个阶段科研的总结，临床研究中往往是若干例病例或某一特殊病例诊治方法的总结，因此，每一篇论文所形成的都是一套系统的材料。归档论文也应该做到完整、系统。
一般单篇论文归档应包括以下内容：(1)论文单行本(一般两份，一份做为检索用的论文汇编)；(2)论文底稿；(3)实验计划；(4)实验、观察、测试等各处原始记录；(5)临床病例摘要及统计分析材料；(6)整理数据及图表照片；(7)显微切片、电镜底片、照相底片及重要实验标本(本项所列材料如因保管条件限制单独保存时，归档时应附标号目录)。
(三)论文管理的方法
论文管理按照论文类型，可分为课题论文和单篇论文两部分分别管理。属于研究课题的论文(包括研究生论文)管理的原则是既要保持课题的完整，又要保证论文材料的及时归档。归档工作可根据科研的周期，采取两种方法：研究周期长的课题，可以论文发表划分研究阶段，将原始材料随论文分阶段整理归档，归档时注明论文所属课题。研究周期短的课题，采取一次归档的方法，论文发表时只归论文单行本和论文底稿，原始记录整理后妥善保管，待课题结束时一并归档。管理中，这类论文分类及实体排列的方法均和研究课题保持一致，但需在论文检索工具中注明案卷编号。
单篇论文管理的原则，既要使重要的原始材料及时归档，又要保证简便、快捷地利用和检索。单篇论文的归档应在论文外投时，将论文底稿及有关的原始实验、统计等材料同时归档，论文发表后再将论文单行本归档。管理中这类论文的分类及排列应按年度和科室进行。
(四)论文管理应采取的措施
根据近年来我系统论文管理的实践，我认为在论文管理中应采取以下措施：
1．对科研课题实行动态管理
档案部门要根据本单位每年的课题计划，对立项课题逐一建档，将课题来源、研究内容、课题负责人、参研人员、开题时间、课题组人员变化情况、发表论文、研究生进入课题时间、毕业答辩等情况输入计算机，实行动态管理，及时掌握课题进展和论文发表情况，有目的有预见地做好论文材料的积累和归档工作。
2．实行课题负责人归档责任制，由课题负责人负责论文的归档工作。论文外投时由课题负责人确认与该论文有关的、需归档的材料是否齐全完整，并根据科研周期及进展情况确定归档的方法和归档的时间。
3．档案人员介入论文前期管理，把好论文外投关，论文外投时科研人员需到档案室对论文外投情况进行登记，同时领取论文外投申请表。单篇论文在论文底稿及原始实验材料归档后，由档案室及科研处签字盖章后外投。课题论文经课题负责人对需归档材料审查签字后，由档案室和科研处盖章后外投。
4．将论文归档纳入单位的整体管理，纳人有关的规章制度，采取综合制约措施，使本单位科研人员在晋升职称、申报奖励等时，其工作业绩的考核和发表论文的统计与档案部门提供的归档情况证明同步。 |
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一、确定目标，制定计划
并校后，档案需要统一整理，以什么标准整理?我的想法是应以高标准整理，于是就按“一级”标准制订了整理标准，得到了校领导的肯定和支持。
并校前，各校档案整理标准不同，整理质量高低不一，抓住并校的时机，高起点地制定新的整理标准，不仅使案卷质量有了保证，而且使教职工增强档案意识，重视个人人事材料的形成和归档，为今后的人事档案工作创造一个良好的环境。
二、细查案卷，补缺补差
材料齐备是案卷整理的前提，为了摸清案卷存在的问题，我决定细查所有案卷。首先印制了表格，对档案逐卷逐页检查，将存在的问题逐一登记。诸如缺漏材料、表格填写内容欠缺、字迹不耐久、材料破损等等，分别记入表格的“补办”、“返工”、“加工”栏目。在此之后，我将材料补缺补差的工作分成两部分来完成：一部分是必须由当事人补办、返工的，统一印发通知，分别指出问题所在并提出要求；另一部分是应由组织部门或外单位提供的材料，由我自己予以联系补办。
细查案卷，对于了解和熟悉案卷，明确整理工作的重点和难点，把握工作节奏，提高工作效率都是非常必要的。将所有案卷存在的问题列表造册，不仅便于进行每份档案的补缺补差，而且对于掌握案卷整理的全程进度和质量来说，都有了一本帐，会使我们始终感到胸有成竹。
三、精心整理，保质保量
经过材料补缺补差，即可着手案卷整理。人事档案整理是一项具有专业性、技术性和政策性的工作。对于材料的收集、鉴别、分类、编排、加工一系列过程，都必须符合《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》等规范性文件要求。按“一级”标准整理档案，对我来说还是第一回。为了保证档案整理的“一级”标准，我先试整理了3份档案，请上级业务指导部门检查、指正。在开展全面整理时，遇到了一些拿不准的问题及时向人请教，做到一丝不苟。
由于前期作了大量准备工作，所以在全面整理阶段，似乎进入了程序化操作。我把案卷整理程序划为七步：①材料清点、分类、去钉；②裁边、修补、加工；③拟题、排序、编号、编页；④电脑登记、信息录入；⑤打印目录；⑥书写封皮、外盒、标签姓名与编号；⑦打孔、装订、入盒。只要按程序操作一般不会出现差错，不必复查。为了确保质量，整理标准必须自始至终保持一致，“鉴定”必须贯穿整理过程的始终。
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一、机构体制方面：
学校党政领导能在思想上统一认识，明确档案执法工作的目的、意义，贯彻执行国家档案工作的法律、法规、规章和规范性文件。为此，学校在机构体制方面，遵守档案工作的法律法规，较早建立了综合档案室，将各门类、各种载体的档案实行集中统一管理，明确了由党委副书记浦荣生同志具体分管，办公室主任沈中同志主管，虞燕、胡维荣同志具体负责档案管理。学校档案的网络机构随人员的变化及时调整，档案人员相对稳定，专心做好档案工作。2002年学校通过了档案管理省级标准，这为我们提出了更高的要求。我们在每年制定工作计划时，把档案工作列入学校的议事日程，并对有关人员进行业务考核。
二、库房、设备方面：
对照档案管理工作的要求，学校有档案专用库房三间，共54．8平方米，另有一间办公房、一间阅档室。近几年来，学校在经费紧张的情况下，投入4万多元更新库房设备，添置了铁皮橱柜、空调、计算机、扫描仪、打印机等现代化的、符合要求的档案设备。文书档案、人事档案均采用档案局和市委组织部的标准软件，档案的其他用品、装具均符合国家标准。库房有“防盗、防火、防水、防潮、防光、防高温、防尘、防虫”的“八防”措施，另外，对档案的保管、保密、档案价值的鉴定、销毁、查借阅都符合《档案法》的要求，学校无档案丢失、损坏现象，档案的可靠性、完整性、安全性得到保证。
三、业务建设方面：
在档案业务建设上，我们始终把档案制度建设放在重要位置，使之有章可循，以促使档案管理标准化、规范化。我们健全了档案管理工作的各项规章制度，并根据形势的需要，随时加以修订，有《档案查、借、阅、统计、鉴定和移交制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《文书处理制度》、《档案管理“三纳入”制度》、《设备开箱制度》、《执行档案管理的保证措施》等，同时明确了与档案有关的部门负责人档案工作职责、档案员职责、兼职档案职责等岗位职责。
学校档案的收集、归档率均在95％以上，2002年实行新规定立卷，我们首先认真修订了“分类方案”、“保管期限表”，按照要求结合本单位的特点，准确分类，确定保管期限。其次，按事由来组件，认真鉴定。第三，排序、盖好归档章。第四，采用电脑软件，输入目录，激光打印。第五，装入统一规格的卷盒。学校于6月底按时完成了2002年的全部归档工作，共有57卷(盒)。
2000年8月30日，原市八中与市十中合并，组成新十中，按照市教委、市档案局的苏教办［2000］133号文件，针对档案归档的特点，结合实际情况，也为了充分利用档案资源，我们发了苏十校字［2000］29号文，对两校合并后档案处置及统一管理提出了意见，成立了档案处置工作领导小组；规定了干部档案、业务档案的移交时间；文书档案将合并前的、合并中的、合并后的都一一作了规定；会计档案、其它门类档案如何在保证质量的情况下移交；其它材料的汇总、清理工作等。在实际操作中，1、由于原八中档案基础较薄弱，两校不平衡，我们对其档案全部重新作了认真的清理、鉴别、整理，共整理出文书281卷，教学448卷，会计571卷，科技19卷，业务考绩95卷，目录3册，还有其它实物。2、请上级主管部门教育局办公室派员前来指导、监督和帮助。3、移交有清单，有移交人、接收入、鉴证人的签名。最后对合并后的档案机构、分管领导、专兼职档案员及网络人员均作了及时调整，认真完成了合并后的档案处置工作。
四、档案开发、利用方面
档案的开发、利用服务是档案工作的最终目的。为此综合档案室编制了方便、实用的专题索引8种，每年续写专题索引、大事记、组织机构沿革等。现有各门类档案目录19本，汇编汇集6种，方便了利用者检索的要求。我们热情主动地为学校领导、各部门、教职工、校友、兄弟单位等部门服务，建立《档案借阅登记簿》、《利用档案典型事例簿》、《收发文本》，满足了利用者利用档案的需要。档案的利用工作体现在：①校园的文化功能，如校园内的织造署旧址原是市级文物，由于我们的档案、碑文的拓片齐全，加工整理完善，经省文管会鉴定、审查，批准为省级文物保护单位。②校园的信息功能，利用计算机将档案部分汇编如：“教师任课表”、“大事记”、“文摘快递”等分别挂在学校数码校园网上，随时供师生查阅、利用。③档案的激励功能，如网页上的“十中人风采”，将特级教师、名教师、先进教育工作者等进行宣传。今年我校参加了教育局组织的“特色档案”展评活动，由于精心组织，且基础好，工作细致、扎实，在展评中获得教学档案一、二等奖，基建档案一等奖，设备档案一等奖，其它特色档案一等奖，并获教育局颁发的组织奖。
五、法制工作方面：
我们经常组织档案网络人员认真学习《档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《江苏省档案管理条例》，对档案的法律法规，利用橱窗、做测试卷的形式，在全体教职工中进行宣传；组织专兼职档案员参加苏州市组织的《档案法》颁布十五周年知识竞赛，今年9月又有5人参加省“昌盛杯”法制知识竞赛，对增强大家档案执法的意识起到了一定的作用。学校两位专职档案员均受过档案专业培训。我们还十分重视档案的安全、保密工作，经常自查、自检，查有无违规现象，有无不安全隐患，确保在符合国家的法律法规下开展工作。
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江苏省常熟市谢桥中心小学李正琼
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现在的幼儿园都独立管理自己的资料，为了科学管理，有必要建立档案并管理好档案。因为幼儿园档案作为幼儿园主要的信息源，同样是幼儿园的宝贵财富。它不仅是幼儿园教育活动的真实记录，而且是幼儿园历史的重要记载。它对开展幼儿教育科学研究、探索幼儿教育工作和管理工作的规律、接受上级的评估验收都有不可替代的作用。随着社会的发展，幼儿园档案的价值和地位越来越为教育部门关注。故幼儿园自己必须重视积累资料，建立档案，并加强对档案工作的管理。
一般来说，幼儿园的档案资料分行政和教育两大类。行政方面的有：园史资料，上级发来的各种文件，本园的请示报告和上级批复，与平级单位之间的来往公函以及本园形成的文件，包括幼儿园的计划、总结、各种规章制度、会议记录、教职工花名册、幼儿花名册、各种统计资料等。教育方面的有：教师的业务档案，包括教师的基本情况，每学期教师担任的班级、课程、教育工作计划和总结，专题经验总结，公开教学的教案及评议记录，教师创作的文艺作品、自制的教具、玩具，每学期的考勤统计，奖惩记载，教师培训或学历进修计划及考核成绩、证书，家长的反映材料，家长会、家长开放日等活动材料等。除此还有其他教育资料，如教改方案、教育论文汇集、教师美工作品汇集、各种教育活动的照片、有关课题研究的材料、优秀的幼儿作品等。对于这些资料，幼儿园园长要组织教师将各类档案资料分门别类立卷保存，用后归档，教师业务档案一人一卷。每个学年末整理一次，将需长期保存的装订成册，具有时间性的及时处理。
幼儿园还可以用电脑管理档案，用电脑进行科学化管理，能够大大提高工作效率，可以帮助教师打印各种学生名册，查询分析各种信息。
幼儿园档案的生命力在于开发利用，为上级领导决策服务，为幼儿园中心工作服务。发挥档案的信息功能、服务功能、教育功能，是档案工作赖以生存和发展的基础。要积极做好档案信息开发利用，编制必要的档案工具。如大事记、立卷说明等。同时重视教学、科研档案的收集、整理，充分发掘、征集、编研特级教师、劳模等本园有影响的人的档案，发挥档案的社会效益和经济效益。
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20世纪末，以网络为中心的计算机技术、通信技术、多媒体技术、数字化技术等得到了飞速发展，出现了电子档案馆、虚拟档案馆、数字档案馆的发展趋势。一些学者认为，数字档案馆的发展，意味着档案馆在信息时代的重大转型。尽管如此，人们对数字档案馆的功能定位，实现条件等问题还未进行深入的研究。笔者认为，我国是发展中国家，经济和技术条件的制约决定了数字档案馆不可能发展得很快，传统档案馆将继续存在，但传统档案馆的一些技术和服务手段将逐渐被替代或淘汰，传统档案馆的功能将得到继承和发展。档案馆的存在模式将是印刷型文献与电子文献的共存互补，现代信息技术与传统档案技术的共存互补的“混合型”档案馆模式。
1馆藏模式——实物馆藏和数字馆藏的混合并存
1.1实物馆藏和数字馆藏的特征比较
传统馆藏 数字馆藏载体
形态 纸质，实物 光盘，数据库信息
储量 大体积小容量 海量存储信息
可变度 一旦成形无法改变 动态存储，信息可变信息
稳定性 信息真实，可信度高 网络信息垃圾多，信息稳定性不高存储
时间 几十年或几个世纪，取决于纸质的耐久程度和存储条件 可不断复制，耐久性强，但数据容量丢失阅读
设备 一般无需 计算机传播
范围 无法多人同时利用 在网络范围内可跨地区、跨国界享用1.2实物馆藏和数字馆藏的关系
随着现代科学技术的发展，各种载体形态的档案不断涌现，馆藏形成了各种信息载体的混合。由于信息载体的多样化，使得馆藏范围不断拓展，二者之间形成了一种“追加”和“补充”的关系。要充分利用网上信息资源建立虚拟馆藏，使馆藏概念从卷宗收藏发展到网络收藏；馆藏策略从静态固定到动态虚拟；馆藏理论从强调“拥有”到注意“利用”，充分实现实物馆藏和数字馆藏的混合并存。
2服务模式——文本传递服务与网络服务并举
传统的档案信息服务模式是一种以收集——保存——借阅为主要形式的模式，它通过案卷目录、索引来反映档案信息，通过用户到馆查档来传递信息，其服务形式单一、被动。随着信息环境的变化，新颖多样的信息服务、网络服务应运而生，混合型档案馆在传统服务模式外要改进服务方式，深化服务内容，不断拓展和丰富服务领域。积极开发利用网上信息资源，不断地对馆藏信息进行重组，强调信息导引功能，把读者服务工作从以本馆为主，走向本馆以外的其他结点，使读者服务社会化、个性化和网络化。
3管理模式——卷宗管理与知识管理有机融合
传统档案馆的管理模式已经不能适应网络化、数字化建设的需要，混合型档案馆管理模式将更加重视知识管理在资源配置、业务流程和人才开发等方面的作用，需要对档案馆业务机构重新构架，既要对已经设立的传统部门进行调整与重组，又要建立专门从事档案工作自动化、网络化和数字化的业务机构。切实有效地进行数字化建设。要把以传统卷宗的收藏与服务为特征的传统化管理与网络化信息管理有机地结合起来，注意其在职能、结构上的相互衔接和替代。
4人才队伍模式——由管理员向导航员转变
随着混合型档案馆的进一步发展，档案馆逐步进入了电子化、网络化阶段，档案员的人才形象也随之改变。在数字化、网络化环境下，人才队伍应是信息资源的管理者、组织者和传播者、信息检索利用的导航者和教育者。为此在确定人才发展模式时，应着力解决下列问题：(1)确定混合型档案馆人才队伍的总量，合理配置技术人员、管理人员和保障人员的比例，规定不同学历、不同专业技术职称的构成。(2)制定人才培养计划，确定培养的途径和方法，活化用人机制，制定鼓励人才脱颖而出的政策，大力推行激励机制，充分调动人员的积极性。(3)加快骨干队伍建设步伐，培养一批专家和权威。通过加强队伍建设，培养一支知识结构合理、文化构成恰当、思想技术过硬，能熟练开展各项业务工作的专业人才队伍。(4)更新知识结构。作为混合型档案馆的工作人员，要从事信息导引工作，就必须更新自身的知识结构，提高综合素质，开展高层次的咨询服务，提供经过加工的有序化、浓缩化的“信息块”和信息存取途径。
参考文献
［１］唐艳芳新世纪档案馆的运行模式，档案管理，2001(3)
［２］毕成钢，朱蒙生试析数字档案馆与传统档案馆的关系信息管理导刊，2002(6)
［３］凌小芯关于培养复合型档案人才队伍的思考山东档案，2002(2) |
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高校档案是高校师生员工集体智慧的结晶，是认识和把握高校发展客观规律的重要依据，是高校的宝贵财富。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案在学校教学、科研、管理和文化建设等方面发挥着越来越重要的作用，成为学校事业发展不可缺少的方面。因此，高校档案工作显得越来越重要，国家教育部在六号令《普通高等学校档案管理办法》中给档案工作的定位是：“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一”。
但是，高校档案部门普遍存在的投入不足、设施落后、条件艰苦、发展失衡等问题，已从很大程度上制约了学校档案工作的向前发展，以致档案工作人员常常产生这样的感受：档案工作在学校不受重视，或者说，没有得到足够的重视；与学校其他工作相比，档案工作地位不高，甚至完全没有地位；档案部门是经常被学校领导和有关职能部门遗忘、被打入“另类”的部门。
面对这种情况，高校档案部门应该怎么办?是维持现状，甘于落后，不求上进，与世无争，得过且过?或者怨天尤人，自暴自弃，随波逐流?笔者认为，作为档案部门，作为档案工作者，不管持以上哪种态度，都是对档案工作的严重失职。
档案工作毕竟不是学校的中心工作，不能指望学校领导自觉地主动地重视和支持档案工作，把档案工作摆在一个很重要的地位。要想改变这种状况，档案部门必须首先靠自己，要主动地有所作为，以贡献求支持，以效益求发展，“发展才是硬道理”，有为才有位!
一方面，档案部门要扎扎实实地做好本职工作，努力在平凡的岗位上创造出不平凡的工作业绩，在学校发挥应有的作用。另一方面，也要善于利用各种机会和场合，理直气壮地宣传档案工作的成绩，宣传档案工作的地位和作用，不断扩大档案部门在学校的知名度。通过我们的积极宣传和突出成绩，得到学校各级领导和师生的认同，并影响和感召学校领导，争取进一步的关心、重视和支持。
笔者认为，高校档案部门应该在以下几个方面有所作为：
一、继续深入地宣传、贯彻、执行《档案法》及其实施办法，依法开展档案工作。《档案法》是规范我国档案事业的根本大法，《档案法》及其实施办法是我们做好档案工作的法律依据和重要保障。大力宣传、贯彻、执行《档案法》及其实施办法，对于提高全校师生员工的档案意识和档案法制观念，加强档案工作的管理，顺利地收集和接收档案，有效地保护和利用学校历史文化遗产，将起到有力的保障作用。
《档案法》及其实施办法是档案部门的“尚方宝剑”，我们一定要勇敢地拿起这个法律武器，自觉地维护自己的合法权益。要依法建立健全档案机构，争取档案工作必要的人员编制和事业经费，使档案工作步入法治化轨道。
二、苦练“内功”，搞好自身建设
1．加强档案干部队伍建设
目前，高校档案部门普遍存在人才结构不合理，高级专业人才严重匮乏，队伍整体素质有待提高等问题。从学历来看，档案人员中具有研究生学历的“凤毛麟角”，大专及以下学历者占了相当大的比例；从专业来看，档案工作急需的档案学专业、计算机专业毕业的人员还很少，有的学校档案部门甚至完全没有此类人才。这是不能适应学校的跨跃式发展需要的，也是不能适应学校档案事业快速发展需要的。这些因素，在一定程度上，也限制了学校档案工作的进一步发展。对此，我们必须增强忧患意识和责任意识，要有紧迫感和危机感。
做好档案工作，关键在人。因此，高校档案部门必须把培养和使用好人才，加强队伍素质建设作为事关学校档案事业发展全局的大事来抓。要采取有效措施，抓好档案干部的培训教育工作，尽快提高档案干部的学历层次，全面更新档案干部的知识结构，提高档案干部的整体素质。要以学校内部机构改革为契机，通过定编定岗和岗位聘任制，择优汰劣，优化队伍结构。要努力建设一支政治强、业务精、作风好、有创新意识、有高度责任感和强烈事业心、能够承担起学校档案事业未来发展历史重任的档案干部队伍。
2．加强档案基础业务建设
王刚同志指出，档案基础工作是档案部门各项工作的根本，是发挥档案作用的前提。因此，无论在什么时候、什么情况下，档案部门都不能放松档案基础业务建设。
加强档案基础业务工作，档案部门应在建立科学的检索体系上下功夫，尤其要注重加强机读目录数据库建设，加快实现档案的利用从手工检索向计算机检索的全面过渡，保证查得快、查得准、查得全。
档案工作要上档次、上水平、产生质的飞跃，必须搞好档案信息化建设和实现档案现代化管理。因此，高校档案部门应将档案基础业务建设的重心向档案信息化建设和档案现代化管理方面转移，要积极引进先进的技术、设备和管理手段，培养和配备适应现代化管理需要的专业技术人才，加强档案数据库建设、网络建设和多媒体技术的应用，提高档案管理的科技含量和科技创新能力，逐步实现档案工作从纯手工操作向现代化管理的转变。三、大力开发档案信息资源，为学校和社会提供各种类型的档案业务服务学校档案的价值在于利用，在于为学校中心工作、为领导决策、为全校师生员工服务，这是高校档案工作的永恒主题和根本目的，也是档案工作者的神圣职责。因此，档案部门必须突出服务这条主线，树立良好的服务意识，以与时俱进、开拓创新的精神，积极拓展档案服务工作的广度和深度，丰富服务的形式，改进服务的手段，努力提供优质、高效的服务。
1．提供档案陈列、展览服务。这是学校档案部门最重要的服务方式之一，也是最能扩大档案部门影响、提高档案部门地位的重要途径。档案部门应充分利用馆藏档案的优势，定期举办各种形式的、不同专题的档案展览，发挥档案的宣传与教育功能。例如，档案部门应抓住校庆机遇，争取学校建立校史博物馆(展览馆)、名人名家陈列馆(纪念馆)等，使其成为学校对外宣传的一个窗口，成为对全校师生进行爱党、爱国、爱校教育的基地。
2．提供档案编研服务。这是体现档案部门综合实力和水平的一个重要方面，也是扩大档案部门影响、提高档案部门知名度的又一途径。档案部门应根据馆藏档案特点和特色，有选择、有目的地开展档案编研工作，为学校中心工作服务。如档案部门可以主动地编写校史、大事记、年鉴、名人名家及杰出校友介绍等。
3．提供档案报道、检索服务。档案部门可通过新闻媒体、互联网、校园网和档案馆网页等渠道，公布开放档案目录，介绍馆藏珍品和档案工作动态，提供档案信息检索与查询，以引起学校和社会对档案部门的关注。
4．提供档案阅览、咨询和复制服务。这是档案部门应该提供的最基本的服务方式。为方便利用者，提高服务效率，档案部门应开辟专门的对外服务窗口，配备充足的接待人员，最大限度地满足利用者对档案信息的需求。 |
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江西省萍乡高等专科学校档案室 谢东胜
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《普通高等学校档案管理办法》(以下简称为《办法》)是原国家教委根据《中华人民共和国档案法》制定的高校档案工作的基本法规，它对高校档案工作的领导体制和机构设置、档案工作人员、文件材料的归档和移交及接收、档案的管理与利用开发、经费以及库房与设置、考核检查与奖罚等方面，都作了明确的法律规定。它的产生公布，标志着我国普通高校档案管理开始了从以行政手段管理为主到以法治档为主的根本转折，是高校档案工作发展历史上一个里程碑。十几年来，在这个法规的有力指导、规范和监督下，我国普通高校档案工作呈现了一派喜人的新局面。
然而事情的发展总是不平衡的，这部法规的贯彻落实工作也一样，它在部办、省办的本科院校，一部分规模较大的专科院校中贯彻得较好；在一部分专科院校，特别是地市级办的专科学校中则是贯彻得相当滞后，有的可以说还基本上未予以贯彻。一、部分高等专科学校贯彻《办法》滞后的表现(1)在档案收集范围。《办法》规定，高等学校档案是对高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史纪录，包括党政管理、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会九大类。但一些专科学校的档案收集范围十分偏窄，并未达到《办法》规定的要求，有的专科学校的档案室，只收集党政管理工作中的公务文书，高校的中心工作、教学科研活动中形成的各种历史纪录，有关高校存在、发展的其他重要活动的历史纪录，概不在收集之列。这种专科学校的档案工作，未反映高校的基本特征，未反映学校历史的基本面貌，与《办法》规定的“做到每项重要教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料保存”的要求相差甚远。
(2)在档案的收集管理上。《办法》规定，高校档案部门负责接收(征集)、管理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料。这一规定表明，高校作为一个基层单位，它在教学、科研、生产、管理等各项实践中形成的有保存价值的全部档案，应当由高校档案部门作为一个全宗来全面收集、集中统一管理。但一些专科学校的大量科研、教学的文件材料，并未经过收集整理、集中保管于档案部门，而是分散、流失在学校各个部门或个人手中。档案材料这种分散、割裂，使一个学校的档案不能组成一个齐全完整的全宗，无法体现档案的形成规模和内在历史联系，使档案的利用价值大大受损以至丧失，使档案的安全不能有效保障，造成大量档案材料丢失、损坏、褪色，甚至泄密。
(3)档案的利用开放上。《办法》规定，“高校档案馆应该按规定向学校和社会开放档案”，“高校综合档案室所保存的档案，主要供本校利用”，在一定条件下，也可供其他单位或个人查阅。但有的专科学校的档案部门的档案，只是供本校党政管理部门的领导查阅利用，只是为学校的党政管理工作服务。广大的教师学生，一般不知道学校的档案部门保存了哪些门类的档案，这些档案对他们有什么用和如何利用。学校档案室成了被遗忘的角落，甚至被视为是神秘的禁地。档案部门在师生心目中是可有可无，似有非有，是没什么影响和地位可言的。
(4)与上述问题相联系，一些专科学校的档案部门，都程度不同的存在人员偏少、经费短缺、库房狭小、设备简陋等问题，更为严重的是，这些问题还未被有关领导视为是问题。二、对妨碍高专学校贯彻《办法》规定的几种错误观念的剖析一些高等专科学校贯彻《办法》步伐滞后。原因是各方面的，但主要的原因是在人们的思想观念上的。
(1)档案观念陈旧。在一些人的心目中，只有管理机关才需要有档案工作，档案管理只是为管理工作服务的工具。至于教学、科研工作，是没什么档案工作的。用这种眼光看高校档案工作，他的档案收集范围就当然只限于公文文书档案，他的服务对象当然就只限于高校管理人员。这种观念，无视高等学校的本质特点和基本实践，把高校档案工作简单等同于机关档案工作，是十分错误的。
(2)档案工作无关宏旨论。档案是过去的社会实践活动的历史纪录，是已完成了处理程序的文件材料，它的价值作用，往往要经历一段较长的过程，在人们的开发利用下才发挥出来。不像现实社会实践活动中的人、财、物要素那样，能立竿见影地发挥作用、创造价值。因而，有些单位的领导认为，对现实活动中的人、财、物等问题，是必须重视，必须抓紧处理的，至于档案工作则放后一点，推迟一点，看轻一点，也是无碍大局、不伤大体的。这种观念是短视的。档案是最可靠、最真实的历史文献，是珍贵的信息资源，具有原始记录性和信息传承性，对人们的工作有不可替代的凭证价值和参考、借鉴价值，《办法》规定中说，“高校档案工作是办好学校的重要基础之一”。某些学校领导人视档案工作为无关宏旨，与《办法》的规定是完全相悖的。
(3)专科学校特殊论。有的高等专科学校的领导认为高等专科学校的规模小、历史短，人、财、物资源有限，因而在贯彻《办法》上，步子慢一些，力度小一些，甚至还未起步，也是情有可原的。这当然也是错误的。这《办法》名为《普通高等学校档案管理办法》，高等专科学校既然也在普通高等学校之列，就不能超然于这个《办法》的约束之外。同时，这个《办法》在强调大的原则的统一性的同时，也是注意照顾了不同类型、规模、层次院校的特点的。高等专科学校根据学校实际规模和发展水平，在档案机构设置的层级、档案工作人员编制数目、经费、库房、设备方面的投入等方面，可以有相当大的自由度，但在档案工作由院校长直接领导、学校档案由档案部门集中统一管理、档案面向学校和社会开放，档案收集范围要包括学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动形成的对学校和社会有价值的历史记录等原则上，《办法》的规定是统一一致的，不可以情况特殊为由不认真贯彻。三、切实抓好《办法》等法规的贯彻落实，推动高专档案事业发展近几年来，随着我国高等教育的扩大招生、加速发展，许多高等专科学校的规模也在迅速扩展，学校在管理、教学、科研、基建等活动中形成的档案材料急剧增多，广大师生对学校档案的利用需求、数量增多、质量提高、时效求快，高等专科学校的档案事业迎来了大好的发展机遇，也面临更为严峻的挑战。机不可失，时不我待。我们必须狠抓以《普通高等学校档案管理办法》为中心的高校档案法规系列的贯彻落实，加速推进高等专科学校档案事业的发展。
(1)加强以《办法》为中心的高校档案法规系列的宣传，增强师生的档案法制意识和档案意识。
高校档案的形成、管理、利用，涉及到学校的方方面面，它的发展离不开大家的关心和支持，特别是学校各级领导干部的重视和支持。《办法》是高校档案法规系列中的基本法规。因此，必须把开展以《办法》为中心的高校档案法规宣传工作作为学校档案工作的重要部分。为此，可以通过印发《办法》及相关学习资料、举办档案法规知识竞赛、利用板报、报纸、广播、杂志发表有关文章、举办专题讲座和培训班等形式，向广大师生进行档案法规、档案知识的宣传。通过宣传学习，使学校各级各类组织和广大师生，了解党和政府关于档案工作的方针政策，掌握档案法规的内容，认识档案工作的意义和作用，懂得档案的基本知识，知道如何利用档案等，从而增强档案法制意识和档案意识，为依法治档，落实《办法》等法规，奠定良好的思想舆论环境。
(2)制订《办法》的学校实施细则，编制学校档案事业发展规划。
有了《办法》，各校还需要制订实施细则，主要是有三方面的原因。一是《办法》考虑到高等学校在规模、层次、级别上存在着区别。一些要求，如综合档案室的级别，档案工作人员的编制人数等，是要由各学校自己根据本校的规模和馆藏档案量来决定的。二是在一些方面，《办法》只规定了总的原则要求，高校要建立和完善归档制度、建立遍布校内各部门的档案收集整理网络、要向全校开放档案、高校档案部门的检查、考核和评估制度等，这些原则要求要落实为可操作的条规，就必须制订出具体的实施细则。三是有的高等院校有自己的特殊情况和问题，如有不同的附属单位，有须特殊保管的档案，学校或校内机构分立或合并等，这也就需要对档案的收集、保管、移交等问题作出特别的规定。总之，实施细则的制定，是《办法》转化为档案工作实践过程的必要中介，只有制订了好的实施细则，才会使《办法》真正落到实处。
高等专科学校所以要制订学校档案事业发展规划，是因为学校的各项事业是在不断发展的，学校对档案工作的人、财、物投入和学校师生对档案利用的需求也都是不断发展的。因此，学校档案事业既不能固步自封、停步不前，也不能要求过急过高，脱离实际可能。所以，档案工作必须纳入学校整体发展规划，和学校的总体发展保持同步，有计划分步骤的增加投入、丰富馆藏、改善库存条件，逐步实现档案的计算机管理和档案缩微化。
(3)档案执法检查，积极推进学校的依法治档进程
1、加强档案法制建设，走依法治档的道路是发展高校档案事业的关键所在。随着《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等一系列法律、法规的制定，学校和各级档案行政管理部门规范管理档案工作的各个方面、各个环节、协调档案事务中各种关系，都已有了基本的法律依据。高校档案工作，已经有法可依。现在的主要问题是要在维护档案法律、法规的尊严和权威，提高各方面的人们的守法执法的自觉性，做到有法必依、执法必严上多下功夫。因此，要定期开展高校档案执法的自查和上级档案行政管理部门自上而下的执法检查，通过执法检查，对先进单位和个人要给予表彰，对存在问题要限期整改，对问题严重的要通报批评，责令改正，对违法的要追究法律责任，从而有力推进学校的依法治档进程。
(4)做好高校档案的提供利用工作，是高专档案部门落实《办法》规定的中心环节
档案的收集、保管，其最终目的是为了利用。档案工作的发展水平、质量好坏、效益大小，主要由档案的利用工作来检验、衡量。做好档案的利用工作，也是对档案最实际有力的宣传，它不仅能引导党政领导、各级组织各方面群众对档案工作的重视，而且会使档案的收集、鉴定、管理得到广泛的支持。因此做好高校档案的提供利用工作，是高专档案部门落实《办法》规定的中心环节，档案工作人员必须切实重视思想政治建设、爱岗敬业，忠于职守，不断提高业务水平和能力，把档案利用工作越做越好。 |
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一、档案信息化建设面临的问题
自20世纪80年代初至今的20多年来，我国高职教育得到了迅猛发展，且在某些领域基本实现了信息化管理，但高职院校的档案管理大多还停留在传统的管理阶段，信息化水平相对较低，特别是经济落后地区的高职院校更是如此。档案信息化建设面临众多问题，最突出而又亟待解决的问题主要表现在以下六个方面：
(一)
档案管理队伍整体素质偏低。从目前大多数高职院校来看，尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。一方面，专职档案工作人员的学历结构、知识结构、年龄结构、职称结构都不尽合理。另一方面，高职院校各部门的兼职档案员几乎都未接受过档案管理专业的专门培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能。
(二)
基础设施简陋。由于大多数高职院校是在原中专学校基础上升格或由大、中专学校合并组建而成，基础设施薄弱，即使千方百计挤出资金进行基本建设，也只能重点建设与教学、科研紧密相关的项目，无资金投入档案管理的基础设施建设，因而大多数高职院校的档案设施设备十分简陋。
(三)
管理体制比较混乱。“统一领导、分级管理”的档案管理体制在高职院校尚未真正落实。目前，有的地方政府还没有将高职院校的档案管理工作纳入议事日程，政府档案管理机构除通知学校档案工作人员参加一些会议和培训外，很少过问学校档案工作，甚至很少涉足学校进行检查和指导。同时，在高职院校内部，档案管理体制也不健全。有的未设置专门的档案管理机构，档案工作由其他部门代管；有的虽然设置了综合档案室，但没有实行统一领导，而是几个性质不同的部门共管。
(四)
数字化建设水平低。没有计算机的档案室，档案数字化管理是一片空白；有计算机的档案室，档案数字化管理水平也较低。同时，有的高职院校档案室虽然实现了内部数字化管理，但未与外界联网，也谈不上真正的数字化管理。
(五)
档案利用率极低。目前，大多数高职院校的档案资源未得到充分的开发利用，档案利用率较低，据有关人员调查统计，高职院校档案案卷平均利用率仅为20%左右。
此外，还存在档案资料收集不及时、整理不规范、分类不科学、编研乏力等问题。这些问题的存在，在很大程度上制约了档案信息化建设的进程。
二、档案信息化建设的制约因素
(一)
思想观念。目前，在一些高职院校中，有的人思想观念落后，缺乏与时俱进的思想意识；有的人固守传统观念，缺乏创新思维。有的人对档案事业的重要性缺乏认识，认为档案工作是一项附带工作，搞好搞坏无关学校大局，因而在行动上表现为不支持档案工作，更谈不上搞好档案信息化建设了。观念落后，认识不够，是影响档案信息化建设的重要思想根源。
(二)
经费投入。经费投入不足已是高职院校档案信息化建设最突出的问题。一方面，国家投入高职教育的经费很少。另一方面，多数高职院校生源匮乏，年年完不成招生计划，加上收缴学费低于物价部门核定标准，学费总收入很少。投入档案信息化建设的资金很少。
(三)
管理体制与机制。管理不顺，机制不活，是制约档案信息化建设的重要因素之一。一是“统一领导、分级管理”的档案管理体制在高职院校未得到真正的形成；二是档案管理制度不完善；三是管理方法落后，有的高职院校仍沿用中专管理模式管理档案，完全适应不了档案信息化管理的要求；四是管理机制不灵活，用人机制、分配机制、奖惩机制等均不够完善，直接制约着档案工作人员的主动性、积极性、创造性的发挥。
(四)
服务质量。在某些高职院校中，少数档案工作人员服务意识不强，缺乏热情、主动、周到的服务态度，总是采用“守株待兔”的办法坐等档案利用者上门，很少采用“主动出击”的办法上门服务。个别档案工作人员对查阅档案者态度生硬，缺乏热情和耐心。这种服务态度，必然影响档案利用者的上门率和档案的利用率，因而导致档案利用不广泛，档案的应有作用难以发挥。
(五)
专业水平。档案工作人员专业水平的高低，直接影响档案信息化建设进程。高职院校档案工作人员大多毕业于非档案管理专业，档案管理基础理论和基本知识贫乏；部分毕业于档案管理专业的档案工作人员，其知识大多已经过时；对档案管理人员继续教育的措施乏力。由于这些原因，档案管理队伍整体素质偏低，直接制约着档案信息化建设。
三、加强档案信息化建设的对策
(一)
提高认识，转变观念。我们必须充分认识高职院校档案的价值、地位、作用和意义，同时，充分认识高职院校档案信息化建设的重要性和必要性。档案信息化建设的好坏是衡量高职院校现代化水平高低的重要标尺。搞好档案信息化建设，可以促进高职院校的全面发展。在提高认识的基础上，要切实转变观念，强化信息观念。要树立国际化观念、创新观念、服务观念、法制观念，用新的观念指导高职院校档案信息化建设。
(二)
明确指导思想，确立相关原则。在高职院校档案信息化建设中，要坚持量力而行、循序渐进、实用实效的指导思想。同时，要确立相应的原则。一是保障重点的原则。就是依据档案的性质和重要性的不同，在可能的人力、财力条件下，按轻重缓急的顺序对档案进行数字化加工。二是技术实用性原则，就是对档案数字化处理要采用最有实用价值的模式。文本模式较图像模式的实用性强，高职院校在进行档案数字化处理中，以采用文本模式为优。
(三)
增加经费投入，夯实物质基础。一方面，各级政府要依法增加高职教育的经费投入，以便高职院校有可靠的资金投入档案信息化建设。另一方面，高职院校要多方筹措资金，投入专项资金进行档案信息化建设。通过增加经费投入，逐步配置必要的档案安全保护设施和必要的计算机设备。夯实档案信息化建设的物质基础。
(四)
加强人员培训，提高队伍素质。要坚持全员培训，全面提高队伍素质。要为档案工作人员的培训创造良好的条件，定期举办培训班对档案管理人员进行专业培训，改善档案人员的知识结构和学历结构，提高其综合业务能力。
(五)
建立健全制度，完善管理体制。一是要依法建立健全档案管理制度，包括修订原有的规章制度和制定新的规章制度；二是要理顺档案管理体制。高职院校应建立独立的档案管理机构，真正建立起“统一领导、分级管理”的档案管理体制。各级政府主管部门要将高职院校的档案工作纳入统一领导范畴，强化宏观管理，加强业务指导。
(六)
搞好总体设计，建立信息网络。高职院校要根据人、财、物的实际情况，逐步推进档案信息网络化建设。要切实搞好总体设计，确定网络的基本功能、总体思路、组网模式和发展规划等，然后按计划分步实施。其次是搞好档案馆(室)局域网建设，组成信息网络。
(七)
搞好档案加工，开发档案资源。高职院校档案信息资源开发必须抓好档案信息检索、档案信息编研、档案信息传输服务等工作，通过这些工作的有效开展，促进档案信息化建设。
(八)
提高服务水平，扩大利用范围。一是要树立服务思想，明确服务方向。要改善服务态度，想利用者所想，急利用者之急；要开动脑筋，研究利用工作的新情况、新特点，解决利用中的新问题，采取各种方式改革服务手段和方法，主动为社会和学校各项工作服务。二是加强基础工作，提高服务质量。三是熟悉馆(室)藏，了解和研究利用者的需要。要做好档案利用的预测工作，做到“知己知彼”、“有的放矢”，变被动服务为主动服务。四是利用多种途径和形式提供档案利用，包括接待查阅、档案外借、制发档案复制本、制发档案证明、开展咨询服务、档案馆(室)藏介绍、举办档案展览、建立档案目录中心等。通过上述工作，既可扩大档案利用范围和提高档案的利用率，也可引起人们对档案重要性的认识，从而可以赢得领导部门和有关方面对档案信息化建设的支持。
高职院校档案信息化建设势在必行，要认清形势，正视困难和问题，用发展的办法解决前进中的问题。只要把握机遇，增强信心，克难奋进，采取有效措施进行档案信息化建设，就一定能实现档案信息化这一目标。
参考文献
［１］刘庚兰等编著《机关档案管理》档案出版社，1991.3
［２］湖北档案局编《档案法规基本知识》中国档案出版社，1998.3
［３］湖北档案局编《科技档案基本知识》中国档案出版社,1998.3
［４］李欣《当代档案信息资源开发研究》档案学通讯,2003-5
［５］王东宁《档案信息化建设的原则与策略》中国档案，2003-1 |
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近年来，我国的人才培养、教育发展取得了令世人瞩目的成就。为了更有效地进行教育资源配置、提高我国高等教育的水平和国际竞争力，各高校普遍深化改革，进行了机构重组和管理体制创新。对于高校档案工作来说，这种改革既是挑战更是机遇。高校档案部门必须认真分析、总结现行改革所导致的新变化和新要求，在主动适应中谋求自身的更大发展。
高校教育改革从以下三个方面改变了高校档案工作的外部工作环境。第一，在改革开放逐渐深化的过程中，高校充分享有“办学自主权”，高校内部已形成了多元化办学结构。除国家投资外，还有民营以及联合办学等形式。办学主体的多元化导致高校体制的多元化，很多新兴民办高校为了降低成本往往不设或虚设档案员，从而使得高校档案工作出现空白。
第二，高校内部办学层次的拓展和教育活动领域的扩大，产生了新的档案工作内容。在过去，高校办学层次非常单一，以本科为主、兼收少量研究生，而现在除本科层次外，各高校都普遍设置了专科生和成人教育；研究生教育规模也逐年扩大，除博士、硕士外，还有专业学位、博士后流动站等等。这就形成了不同类型学生的教学档案。
第三，社会要求高校提供档案服务的领域扩大、质量提高。在各种形式的办学活动中，由于涉及各方的利益，各有关方面、有关人员比以往任何时候更需要利用档案信息，更注重相关信息的准确和利用的方便快捷。例如，由于假文凭的泛滥，用人单位越来越希望能够方便及时地验证各个层次毕业文凭的真实性，为此，各个高校陆续开通了网上查询系统，教育部也专门设立了国外高校资格认证的网上查询系统。
改革开放20年高校档案工作取得了一定的成就，但还有不少不尽人意的地方。主要表现在：1不少高校传统的档案收集、分类模式以及工作方式、方法没有多大改观。2不少档案人员在封闭和半封闭状态下埋头于立案、归档、鉴定、保管等日常档案工作中，而忽视档案专业和相关学科的学习与沟通，忽视对档案学的研究，忽视档案工作的宣传与交流。3社会档案意识薄弱。一些学校及部门的领导仍然不重视档案工作，致使从事档案工作的人感到发展无望，其中很多有专业能力的人才流失，造成档案工作队伍学历层次偏低，专业较窄，影响了档案工作的创新发展。4服务方式仍然单一滞后。主要还是等人上门的服务方式，至于如何捕捉新的信息，充分发挥档案信息资源的作用，档案服务如何创新以适应高校工作的发展，高校档案工作整体如何布局，一线档案工作力量如何调配、充实等等，都是需要在高校档案工作部门的领导及全体人员认真考虑的问题。
高校档案部门要适应学校深化改革的形势并求得发展，就一定要借助、依托高校的资源优势、技术优势。首先，要从整体化上优化人才队伍，留住一些有思想、有能力的骨干力量，有计划有目的地引进一批年轻化的专业人才，从根本上改变档案队伍人员组成。第二，要采取主动参与的服务方式。走出去，主动了解学校各部门的需要及各学科的发展和需求，及时提供必要的档案工作服务。第三，研究新问题。高校工作环境的变化，首先是计算机的普及，局域网的普遍建立。如：财务管理系统、人事管理系统、招生录取、分配管理系统、教学管理系统等等都已建立。畅达的校园网络、社会网络以及国际互联网络，使各类信息、数据的传递快捷而规范，极大地提高了管理水平、办事效率和工作质量。高校办学规模的扩大，办学层次的增加，校内及社会对档案利用的新要求；档案工作本身在传统管理模式向现代化管理转化的变革中，对于高校形成的大量电子文件资料，应该如何处理?高校档案工作如何与国际接轨等。因此，面对这些新问题，如何把握新情况，提出新方案，解决新问题，绝对是高校档案部门的主攻方向，要不失时机地抓住机遇，积极主动、自觉地服务于高校的教学、科研在工作，主动适应、不断创新中求发展。
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高校档案工作是办好学校的重要基础工作，是高校整体事业的有机组成部分。因此，档案工作在高等教育的建设发展中有着不可忽视的地位。但是，我们常常听到一些同志抱怨档案工作得不到领导的重视和部门支持，也时常见到档案部门在工作中遇到的尴尬和经费上的拮据。产生这种现象的原因是多方面的，其中重要的一条是档案工作没有融入社会，即档案工作游离于学校党委和行政的中心工作之外，社会的认知感、认同感低。在当今时代，社会各种组织机构参与教育活动已成为世界教育的一个重要趋势，高校档案馆(室)只有积极参与学校各项教育活动，把档案工作融入其中，与其合拍并有所作为，才能被领导重视、群众接受和社会认可。
一、高校档案馆(室)应开设有关档案管理基本知识的课程
今天的在校大学生，毕业后很多将成为公务员和文员。那时，他们既是档案的利用者，也是档案的形成者，是与档案关系最为密切的一个社会群体，在校生应当对档案有一定了解。鉴于此，在高校开设档案课程，应循序渐进，开始时应以开设公共选修课为宜，而后视实际需要再进军专业选修课和必修课。开设公共选修课，在课程内容设计上要注意几点：1以“扩大知识面”为授课主旨。过于专业的内容，如档案著录、档案标引等，不宜多讲甚至可以不讲。2因为是公共选修课，所以要兼顾各专业学生的需要，文书档案、科技档案、专门档案要兼容。3课程应以档案的基本知识、各类档案的形成、档案管理的一般方法和要求、档案编研等为主干内容。使之能系统、全面地对大学生进行档案知识教育，强化档案意识，培养利用档案信息的能力，无疑是非常必要的。目前，在校大学生开设档案课程的，主要是设有档案专业或秘书专业的高校，范围相当窄，远不能承担对大学生进行档案知识普及教育的重担。而要解决这一问题，由高校档案馆(室)来承担档案教学任务，是一条值得探讨的途径。因为所有的高校都设有档案馆(室)，配备有专职人员，不少档案管理人员具有中、高级专业技术职称。档案管理人员长期与档案打交道，实践出真知，他们拥有的档案知识在某些方面甚至会超过档案专业教师。这些，为开设档案课程提供了相当大的保障。在高校图书馆专职人员为大学生开设与图书馆利用相关的《文献检索》课的现象十分普遍，而档案人员为大学生开设档案课程的则为数不多，这是一种尚未被关注的人力资源。实行档案与教学相结合，则是充分挖掘这种资源，让其在普及大学生档案知识中发挥作用的有效手段。
实际上，实行高校档案馆(室)档案管理与教学相结合，不仅对高校教学工作有好处，对高校档案工作本身也是一种促进。首先，开设档案课，对高校档案工作者来讲是一项新的工作内容，一种新的挑战。他们必须努力学习，提高理论水平，完善档案知识结构，甚至还要通过考试而获得高校教师资格证。而这个过程，档案工作不受重视，屡屡在人事、机构改革中首当其冲。究其原因，除外部因素外，与高校档案馆(室)功能过于单一，工作过于封闭和技术含量不高也有关系。实行档案管理与教学相结合，将档案工作介入到大学生的专业教育、素质教育中去，扩大档案工作的影响，从而提高高校档案馆(室)的地位。
二、高校档案馆(室)应建成为档案、文秘专业教学实习基地
档案馆(室)作为档案教学实习基地具有得天独厚的优势。
首先，档案馆(室)有可为学生教学实习提供经过整合的各项教育资源，如：辅导教师、档案材料、资料、信息和设施等。档案馆(室)的辅导教师是在档案战线工作多年、具有丰富实践经验的档案工作者，他们完全可以对学生档案工作实践给予指导；档案馆(室)的档案材料、资料非常齐全，有历史档案，也有现行档案，有声像档案，也有电子档案。这些为学生们实习整理、保管、编研等档案工作各个环节可以提供真实的材料；同时档案馆(室)还可以为学生提供各种档案工作信息和案例，在为《公文写作》课提供认识实习时，把不同种类、不同格式的公文展示给学生，使学生对公文文种、公文格式和行文规则一目了然。我们还可以利用计算机文档管理软件为学生演示文件工作的仿真环境，再现文件阅办、催办、归还、归档、查询、统计等过程。实习后要求学生起草一份公文，拟写公文标题，设计一种公文处理的转流程。提高了学生对实习的兴趣。
文秘、工商行政管理和管理信息等专业的大学生，作为未来国家公务员和社会各行业中高级管理人才的后备力量，除应具备公文写作能力外，也要具备行政管理能力，学会文件管理的基本技能。《行政管理与文秘》、《管理信息》等课程的教学实习也在档案馆(室)进行，使学生了解文件处理、传阅、归档以及利用计算机检索文件的过程。变枯燥教学为生动演示和实际操作，极大调动学生的学习积极性，激发学生的联想力，为学生和教师研究档案工作、教学活动给予很大帮助。
其次，档案馆(室)也可为档案专业学生提供档案专业知识技能的训练。学生们在课堂上学到了系统的理论知识，在档案馆(室)实践过程中可以进行档案各项专业知识的技能训练，使学生得到全面的学习，为以后成为档案工作者做好知识与技能准备。
档案馆(室)为学生提供的教育资源是一种可持续的档案专业教育资源。这些资源会随着时间而不断发展、不断充实，是保证档案专业教育和档案事业可持续发展的措施。
三、高校档案馆(室)应建成爱国、爱校教育基地
高校档案馆(室)应该成为思想政治教育的阵地。许多高校都有悠久的历史，历经时代风雨洗礼，学校建设发展的每一步都深深地打上了时代烙印。历史在这里沉思，历史文明在这里积淀。从这个意义上说，高校档案馆(室)是学校的历史宝库，有丰厚的文化底蕴和思想内涵。当前，各校档案馆(室)应挖掘这份宝贵的历史文化遗产，采取各种方式使馆(室)藏的历史档案发挥作用。有的学校档案馆(室)已建成校史展览室、荣誉室、名人档案室、教学及科研成果展览室等，具有本校历史特色，这种方式很好。既可以常年展览，供领导、兄弟单位、本校师生及外宾参观，也成为每年新生入学教育的一部分。让新生对学校历史有个了解，增进他们对国家、对学校的感情，使之成为学校师生和外来客人了解学校的一个窗口，不失为一种爱国、爱校教育的好方式，亦成为对每年留任或招聘的青年教师、职员和新提拔的各级领导人培训的活教材，有助于他们了解学校的历史，以便更好地开展工作，亦促使他们对档案工作给予支持。
四、高校档案馆(室)应成为师生研究、学习提供信息资源的场所
大力开发档案信息资源，提供丰富的档案史料，是社会主义精神文明建设的重要内容。高校档案作为学校各项历史活动的记录，翔实地记录了本校各个历史时期的曲折历程和自强不息的奋斗足迹，不仅记录了学校各个历史时期建设发展所取得的成就，也珍藏着大量具有参考研究价值的信息资源。高校档案馆(室)应从档案文件中挖掘出的具有宣传教育、参考研究等利用价值的信息，成为为师生研究、学习提供信息资源的场所。过去由于人们对档案本质认识不够，忽视了信息功能，因而普遍存在着神秘感，很少有人想到要研究学习可到档案馆(室)里来查资料。在科技高速发展的今天，这种观念应该改变。信息资源在社会经济生活中扮演越来越重要的角色，情报工作日益受到重视。档案馆(室)作为文献资料的汇集地，在其工作性质和职能上要顺应社会信息大循环的潮流，打破传统的静态服务的束缚，从对档案资料的收藏、对外科技交流发展，为对文献信息资源的研究、加工、开发，为主动为用户提供信息服务，本科毕业班学生写毕业论文，研究生写学位论文选题前都必须进行广泛的查阅资料和调查研究。档案馆(室)为学生提供学位论文档案的利用，让其借鉴使用学位论文可使他们在选题时，较好地吸收别人的经验教训，少走弯路，促进知识创新。改变人们认为档案馆(室)是“收藏旧物”的观念，重新确立档案馆(室)是“信息资源”和信息交流的重要机构的新观念。二是要让学生了解档案馆(室)有哪些资料可查，这就需要档案工作人同在原有的基础服务上，提供能够开放的档案目录指南与内容提要，强化信息传播的职能，使档案工作朝信息化方向发展，开发馆(室)藏资源，拓展新的服务领域，面向教学和科研、面向新的市场经济社会、面向全面建设小康社会。
五、高校档案馆(室)应成为创新服务的重要部门
高校档案馆(室)要把档案工作融入到学校各项教育活动中，其重点表现在档案利用工作的服务性这个环节上。创新档案的服务形式包括档案的检索及开发编研档案信息等。服务形式的定位应当使档案检索及传递的档案信息最有效、最具特色。应在服务形式上树立“精品”意识。要紧跟时代步伐，贴近学校发展的中心工作，编制选题科学、利用价值高的编研资料，在手工检索工具逐步向机检过渡的过程中，积极探索计算机检索的有效途径。以利用者易操作、高质量、全方位的计算机检索途径逐步取代手工检索，为利用网络技术提供档案信息、实现信息资源共享创造条件。通过现代化管理手段多出“精品”，以快捷方便的检索途径把最有价值的档案信息传递给利用者，为学校教学活动提供优质服务。
高校档案事业作为学校建设大系统中的一个子系统，是学校整体的重要组成部分，它必须融入到学校的教学活动中，与时俱进，才能持续发展，成为学校教育管理的一个重要标志。 |
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更正本刊2003年第四期发表的上海市松江区民乐学校沈丽同志的文章题目中多加了“中专”二字，题目应为“对学校档案工作创新的几点思考”。特此更正。 |
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一、教学思路的创新
《档案管理学》是一门应用性、操作性很强的课程，但在非专业的教学中往往是立足于教材，进行纯理论的“空对空”式的讲授。结果课程结业了，许多学生连归档文件都未见过，档案柜、架、盒更是未见过，于是专业理论知识不久便会淡忘，以后于工作中一旦接触，便又只能于实践中从头学起，高职教育的目的难以达到，特色很难体现。笔者认为，教授《档案管理学》要符合高职教育的特色，必须首先从师资出发。教师本身除具有精深的专业理论知识而外，还应亲自参加过档案工作，具有熟悉的业务经验和动手能力。这样，在教学过程中，他们才能把艰深的档案学理论联系实际、深入浅出，绘声绘色地传授给学生，同时能够精心设计实践教学方
案，通过案例教学、现场教学等多种形式指导学生学以致用。他们能积极地从事教育教学科研，精心设计研究课题，真正使产、学、研相结合，积极攻克档案工作目前存在的困难，推动档案事业不断发展。
二、教材的改革
现有的高职档案学教材，如《新编档案管理学》(档案出版社)、《文书工作与档案管理》(高等教育出版社)、《档案工作基础》(四川人民出版社)等等，主要是讲解档案学和档案工作基本原理，而且“档案整理工作”部分早已与2000年12月6日国家档案局发布的中华人民共和国行业标准DA／T22—2000的《归档文件整理规则》不相适应。理论不能与时俱进，造成与实践的严重脱节。笔者认为，高职档案学教育呼唤《档案工作实务》类教材的问世，呼唤教材体系的改革、内容的更新、形式的多样；应精选基础理论，增加档案工作实例，增强教材的趣味性、可读性和实用性，使教材通俗易懂，满足广大自学者和档案工作者的实际需要。
高职《档案管理学》的教材体系应立足于一线档案管理工作的实际，将档案学概述部分单独成一章，然后将档案整理(归档文件整理)、档案鉴定、档案库房管理与一般保护、档案的检索与利用各为一章分述即可，不必把档案学基本原理与档案工作八大业务环节一一分章详述。其中重点讲解档案整理工作，应充分依据《归档文件整理规则》编写这部分的教学内容，对原有的整理方法可不予载入；档案鉴定应立足于档案鉴定工作实际，重点讲解鉴定的方法和如何依据档案保管期限表确定其保管期限；档案保管应重点编写库房管理的制度与方法，以及档案的日常保护措施，对于档案保护技术等专业知识可适当涉及，但要注意难度适当；档案的检索与利用，重点讲解档案馆(室)现行常用的检索工具，介绍一般的检索方法，档案利用的主要方式等。教材的编写应注重实际操作性和通俗性。比如关于归档范围，传统教材一般都是依据国家档案局于1987年12月4日规定的《机关文件材料归档和不归档的范围》进行纯理论的条款式的表述，但不便于学生自学和掌握，高职教材应举出若干文件材料来判断其是否应该归档并说明原因，让学生充分理解理论知识。又如档案的装具，一般的档案学理论教材都稍微提及，而《档案工作实务》应将现行常用的档案装具做一具体介绍，并附上插图，比较其优劣，说明其适用范围，因为这些是日常档案管理工作必然会碰到的，应该让学生了解和熟悉。
三、教学方法与手段的创新
高职教育是实事求是的，是要经得起上岗考查的，要使学生对抽象枯燥的档案学理论感兴趣，从而去探索研究和创新，教师必须采取一些新颖的教学方法与手段。
有条件的高校应建立档案工作实习实验室。档案整理、鉴定等工作，应在实习室内通过案例进行模拟教学。比如可选取高校本身的部分档案(利用复制件)让学生运用“年度——组织机构——保管期限”的分类方法进行分类练习，并学着编制分类方案。实践教学一定要将学生操作与教师点评和理论总结结合起来，让学生在实践中体会和掌握理论知识。
教师还可运用多媒体教学手段，通过声、光、色等让学生接近档案工作，应将重点教学环节制成课件，特别是档案整理的工作流程，讲解时应保持思路清晰，具体环节可穿插图片、录像等，提高学生的学习兴趣和学习主动性。
教师应在教学环节中穿插档案工作实习内容，它包括多种方式：第一种是观察型实习。它是让学生们对档案馆(室)各环节工作的全过程进行直接的观察或者以看展览为形式，通过指导教师的讲解，从感性上对档案工作整体面貌进行初步的认识或者对档案工作发展的情况、热点问题有一定程度的了解。其特点是时间短，一般在1—5天。观察型实习是培养学生的观察问题和发现问题的能力，既适合于低年级学生，也适合于高年级学生；第二种是实践型实习。学生的实习身份是档案馆的工作人员，参与档案馆各个环节的工作。主要是锻炼学生的工作技能，使学生对档案工作有更深入的理解，培养学生理论联系实际，运用所学知识与技能解决实际问题的能力。其时间一般在3—8周。实践型实习是让学生全面地接触档案工作，使学生熟悉档案工作；第三种是课题研究型实习。它是让学生带着研究的问题进行实习，学生在实习指导教师的指导下，收集资料、研究问题，并在研究过程中主动获取知识、应用知识、解决问题，最后，完成研究论文或编研成果。其时间一般在1—6个月不等。只有通过档案工作实习，才能真正培养和锻炼学生的动手能力以及在实践中发现问题、分析问题、解决问题的能力，才能使学生学以致用，才能充分体现高职教育的特色。
四、教育教学评价方法的创新
对于教学效果的评估是高职教育教学的重要内容。应改革传统的评价模式。对教师教学效果的评估应重点考察其是否具备“双师”资格，是否到相应单位参加过实习和业务培训，是否参加当地的档案学会组织，是否具备教学科研的能力，其培养出来的学生是否能独立上岗等等。对学生学习效果的评价可以通过现场操作的技能考试，实践性论文的撰写，相关职业资格证书的通过情况和实习单位的评价作为其成绩的依据。
高职《档案管理学》的教学创新是一个探索的过程、艰苦的过程，广大的教育工作者应充分考虑到高职教育的人才培养规格和目标，立足于我国档案工作的实际情况，为我国档案的一线工作培养更多的应用性专门人才，使我国的档案工作更加科学化和现代化，推动我国的档案事业蒸蒸日上。
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宁波大学师范学院初等教育分院 徐云芳
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追求办学特色和育人效益既需要一个建设过程，更需要一个体现过程。作为学校活动原始记录的照片档案，是以摄影图片记录办学特色和育人风貌的形象档案，别具文化魅力，最便于从一个侧面真实展示学校的特色风貌。要体现一所学校独特的办学成就和价值，照片档案的特色化管理是不可忽视的。
一、对学校照片档案特色化管理的几点思考
美·约瑟夫·L·梅西在《管理学概论》中指出：“管理必须保持见多识广，不受任何专业限制的束缚。”照片档案与社会新闻、先进文化有很深的渊源关系，管理者需要保持专业的敏感，综合把握，学会超前控制和动态管理。学校照片档案特色化管理应在档案整体一致的概念体系基础上，运用档案的弹性原则和特色原则，理顺档案与各生成部门的关系，力求打破成规，拓展视野，在照片与新闻、档案与文化的结合点上开拓新天地，把握特色源头，加大收集力度，最大限度地追求照片档案的文化价值。
校园文化是社会文化的缩影，校园多姿多彩文化、专业教学品味与专兼职照片档案摄影者为照片档案特色化管理创造了条件，档案部门要把握照片特色，博采精选，使照片档案管理出新、出奇、出彩。照片档案特色化管理重点应把握以下“三点”：
1、从学校实情出发，体现学校独特而鲜明的办学风貌和成就。每个学校都有自己发展的特性和轨迹，有效把握其办学的立足点、办学思想和特色亮点，多视角摄取和收集学校各方面的场景，使照片档案管理真正融入学校全局工作。
2、从育人本位出发，注重素质教育，反映师生综合素质、专业素质和个性特长，体现他们的创新精神和实践能力。既要把握活动过程及闪光点，又有善的追求，更有美的体现，使照片档案真正反映师生精神世界和专业成长。
3、从公众需求出发，注重日常校园学习生活管理场景，如建立“表演服装照片专辑”、“学生演出照片专辑”、“学生美术作品展览专辑”、“省绿色学校照片专辑”、“省文明单位照片专辑”、“医务室卫生讲座照片专辑”等。
二、对学校照片档案特色化管理的初步实践
学校照片档案特色化管理中，必须正确把握好照片、档案、特色三者关系，处理好规范与特色、稳定与创新、现象与本质关系，从学校生活的主调、广度、深度、精华、个体等方面着重努力，开拓照片档案管理的新路子。
1、立足主基调， 准确体现办学思想和办学精神
学校办学的灵魂是独到的教育思想，主基调是育人，它体现于管理各个层面，渗透于师生言行举止。多年来，我们以爱为导向，以专为目标，以美为历程，融德智体美为一体，突出专业的教育性、师范性和艺术性。充分发掘学生的艺术才能，开启学生的心智潜能，促进学生身心健康、和谐发展。“爱”、“专”和“美”成为育人主调，校园生活中，无论是静态的校园环境(如一板一报、一廊一角、琴房画室)，还是动态的学习生活(如一句一调、一步一画、跳唱弹画)，都渗透着“爱”、“专”和“美”的主题。照片档案就应该围绕这主题选以最佳场景和系列镜头，组建各类专题档案，积极体现师范院校师爱的崇高性、知识的综合性、能力的多样性、发展的协调性，为展示学校形象、拓展办学思路、深化办学思想提供切实帮助。
2、立足广泛性，全面反映精神文明与校园文化
教育与管理都应体现以人为本的原则，作为育人重要载体的校园文化活动照片，就必须立足于反映学生，注重广泛性和多元性，积极满足学生的精神需求。在师范院校的科技文化艺术殿堂里，学校全面制定主题月教育系列活动计划，严而有度、宽而有章的校园生活管理体系，形成了校内外结合的具有师范性、艺术性和示范性的系列校园文化特色。作为照片档案，可以以“青春展示”、“班风采展”、“社团天地”、“校园亮点”等为窗口，选取不同场景，力求多侧面、多层次地反映学生的精神风貌，展示学生青春风采和艺术才华，表现他们积极向上、开拓进取的精神世界。根据实际可以形成“专题教育”、“爱的天地”、“美的使者”、“运动特写”、“班级一角”、“校园十佳”、“科技文化艺术全景”等照片档案专题，体现学校育人的多种风格。
3、立足内涵化，努力揭示教学实践与教育规律
随着教育教学改革的不断深化，学校更注重内涵化发展，不断总结教育教学实践经验，研究探讨教育发展规律，积极改进教学方法。我校经过几年的努力，已逐步形成初教与幼教并行一体，普师与艺师优势互补、共同发展的专业教育体系，系统组织以“导、转、放”为主旋律的发展性德育工作计划，定期开展以“普通话、三笔字、弹唱书画”等为主体的学生专业基本功考核，有序安排以“体验—调查—拜师—实习—反思”为一体的适应性教育实习体系。这些专业教育教学实践活动能体现教育教学规律和学校办学的特性，具有较高的研讨价值。作为照片档案，就要有针对性地选取，组建高质量、系统化的“发展性德育”、“专业性技能”、“适应性见习”等照片专集，努力体现教学科研的统一与理论实践的融合，形成师范生培养的有机统一的专题照片档案，为研究探索师范教学教育特点和内在规律提供帮助。
4、立足精品化，集中展示办学精华和育人品位
师范院校专业教学品位和学生专业水准如何，可集中在师生的创作、演出、比赛等大型活动中体现出来。学校艺术教育比较到位，已形成一套较为完善的专业与业余相结合的艺术教育体系。近年来，学校重视培养学生感悟美、欣赏美、创造美的能力，学校艺术教育成绩显著，学生经常获艺术文化类比赛大奖。作为照片档案，应努力体现学校教育的内在质量和实际效果，如学生的大型音舞演出和毕业汇报专场演出，学生的各类画展和毕业书画展，尤其是毕业画展的精品画，一定要全面收集，组成艺术教育照片专集。这是学校办学的精华，它们能有效地体现学校的办学特色和品位，能经常性地为学校宣传、招生咨询、成就介绍、特色展示等提供服务。
5、立足个性化，着力表现特殊个体、名人新秀活力
学校特色来自于办学优势的合力，更来自于各个体的活力。学校拥有一批特色教师，也培养了一大批有特长、有特殊才能的学生。他们是特殊的群体，他们为学校发展注入了活力和生气，学校有必要为他们建立照片档案专集。如我校的一位音乐教师获得全国第八届青年业余歌手美声唱法第二名，并在市级大剧院举办了个人音乐演唱会；一位有美术特长的学生在学校举办了个人美展；一位有演讲特长的学生获得省市演讲一等奖；一位有书画、乐器多种艺术特长的学生获得宁波网络小姐比赛一等奖；另有较多的专业毕业生在各自的岗位上作出非凡的业绩。这些人才是学校特色的代表，很值得我们关注和留档。
照片档案特色化管理并不是孤立地突出一点，也不是片面地标新立异，更不是浮华的外在装饰，而是整体把握学校教育本质和办学特性，本着全面发展、出色优异与综合利用的原则，揭示学校的育人内涵，并力求做到内容和形式、现象和本质的完美统一，形成人无我有、人有我优、人有我精的照片档案专辑，才能真正使照片档案成为学校的一笔宝贵财产。 |
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我校教师档案都使用了计算机管理，为学校各部门的工作提供了高效的服务。
一、计算机管理教师业务档案的必要性
《档案法》明确规定，要采用先进技术，实现档案管理现代化。为此，我校开发了教师业务档案管理系统，并在全县学校中开展应用推广，使教师业务档案的管理发生了很大的变化：
1、有效地减少档案管理工作中的大量重复性劳动，提高了工作效率。
2、我们可以根据选拔条件，由电脑根据存贮的资料快速提供最佳人选，减少选拔人时的人为因素。
3、借助计算机校领导对本校教师的素质结构有一个全面的了解，加强了学校教师队伍管理，提高师资队伍的整体水平。
二、教师业务档案管理系统的建立
我校教师档案管理采用Foxpro开发的数据库管理系统。
首先，我们设立一个库文件名：教师档案。根据所需建档的内容设立字段名，建立一个库结构。基本信息包括档案号、姓名、现任职务、现任学科、性别、身份、出生日期、学历、毕业日期、毕业学校、职称、评定日期、身份证号码、家庭住址、专业技术考核、附录、获奖情况、联系电话和简历等。一个教师的信息即构成库结构中的一个记录。
我们根据教师登记表、干部履历表和《浙江省绍兴县柯桥中学教职工登记表》上的信息进行数据输入。打开数据库后，用追加记录命令逐一增加记录，并输入各字段数据，输入完毕，将数据库存盘。实践表明，该系统已成为我校教师业务档案管理的有效工具。
三、教师业务档案管理系统的功能
1、查阅：当需要了解教师的某个信息时，运用档案号或姓名来查询就可以迅速地查阅该教师的所有内容。该软件提供三种查询，即：标准式、列表式和编辑式三种查询方式，可根据需要任选一种。
2、修改：教师的信息常常有变动，我们可以用记录的编辑命令进入相应的记录，对变动的字段进行调整，及时、快速地更新我们教师的档案信息内容。
3、增加或删除：学校里每学年都有教师调入调出，我们可以用追加记录或删除记录命令，输入这些新调出或新调入的教师的信息。在实际应用中，如需要增加存贮信息，可用修改库结构命令增加字段。同样，我们可用删除命令删减字段。
4、打印输出：我们可以方便地利用输出打印命令来提供教师的各类资料。
5、统计：该系统可对全校教师作出单项统计或多项统计(包括性别、年龄、工龄、教龄、学历、政治面貌、任课情况)。
以上功能基本满足了我校教师业务档案管理工作的需要。
四、教师业务档案管理系统使用的初步成效
自我校使用计算机管理软件以来，为学校教师科技成果、参赛获奖成果等的汇编，发挥了很好的作用。我校的教师业务档案管理系统还在本县的其他学校得到推广。
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随着教育事业的飞速发展，教育系统内进行布局调整、资源优化重组，学校撤并增多，随之出现了撤并学校档案处置问题。学校档案是学校全部活动的真实记录，是学校资产的依据和凭证，是教育教学管理活动得以延续和发展的重要基础。做好撤并学校的档案处置工作，对于确保档案的齐全、完整与安全，具有十分重要的意义。教育系统内各级各类学校面广量大，学校撤并的形式多样，而撤并学校档案管理的基础不一，情况复杂。档案处置需区别对待，加强监管，依法办事，合理处置。2000年10月，苏州市教委、苏州市档案局联合发文《关于印发〈苏州市学校撤并后档案处置暂行办法〉的通知》(苏教办［2000］133号文)。《暂行办法》强调应将档案处置工作列入学校撤并过程议程，并同步进行；提出了档案处置的原则、组织工作、办法、具体工作及学校撤并中形成的文件材料归档范围。经过几年的探索、实践，已取得一定成效。
例如2000年8月苏州市教委对苏州市第十四中学、职教中心和第二十五中学(苏州市纺织工业学校、苏州市棉纺织职业中学)作出进行布局调整和资源重组决定，撤销二十五中建制，重组十四中学和职教中心。三校人员分流工作八月底结束。根据苏教办［2000］133号文，对于原二十五中的档案作后期处理。十一月初市教委办公室汇集人事处、计财处及三所学校的分管领导、办公室主任、档案员召开专门会议。市教委分管主任提出了具体指导意见：(1)成立原二十五中档案处理工作领导小组，由十四中分管领导负责，市职教中心予以配合。原二十五中办公室二位专兼职档案员承担具体工作；(2)原二十五中档案处置原则为保持档案的完整性，给今后利用、查档提供方便。原二十五中人事、业务考绩档案随人员分流至所属学校(在市教委组织处的鉴证下由原二十五中向两校办公室分别移交)。会计档案完成1965—1975年期间的行政、工会、食堂、会计凭证、帐册的清理、鉴定、销毁工作后移交给十四中学，文书档案也移交给十四中学。凡涉及职教、中专的学籍档案移交给职教中心。(3)明确工作于年底前完成；(4)今后对原二十五中档案的查阅，由十四中负责；原纺织工业学校的学籍档案查档由职教中心负责，并尽力提供方便。延聘已办理退休手续的，原二十五中档案员徐凤仙同志承担1999、2000年上半年(即至二十五中撤销建制止)文书档案立卷工作及档案移交前的整理、清点工作。
在实际操作中，从档案利用的角度考虑，如专业教学计划、课程设置等内容的材料进行了复制，交职教中心以备平时查考。将近几年中专、职中学生的录取名册、办学协议、学籍档案等整卷移交职教中心(对外保留苏州纺织工业学校，并移至市职教中心)。同时为了保证原二十五中档案的完整性，将1999年和2000年的文书档案复印并装订成卷(在相应案卷的备考表中做了说明)。
经过2个月的努力，原二十五中文书档案立卷工作全部结束。编写了案卷目录、全引目录、立卷说明，续编了各类索引、编研等材料，完成了会计档案鉴定、登记工作、列出销毁清册，从中抽出的工资单重新组卷装订、编目；对各类资料、档案室设备、装具、办公用具等汇总清理，列出移交清单。
2001年1月，在市教委的鉴证下，原二十五中档案正式移交给十四中学。三校代表在一式三份的移交清单上签字。原二十五中档案处置工作领导小组作了关于档案处置工作的汇报。至此，原二十五中档案处置工作顺利结束。
今年，全系统直管学校涉及撤并的单位15个。为此，我局于六月又将苏教办［2000］133号文件予以转发，并在系统档案工作会议上专门作了部署，要求有关单位制定出档案处置意见、计划，确保撤并过程中档案安全、完整。
在今年涉及撤并的单位中，有的省里已有合并、重组学校的批文，但是新校异地重建，正式撤并尚有一、二年的时间；有的是几个单位合署办公，领导班子一个，原建制、编制、牌子不变；有的两校合并后校舍调整，原在一个校区的公办民助学校从原校区分离，变独立校区；有的学校原不隶属于教育局，档案管理水平参差不齐。对此，市教育局要求各校严格按档案法规认真做好档案处置工作。强调做好撤并前档案整理工作，凡撤并后档案移交鉴证不合格的均应返工，不予接收。各校结合实际，专门召开行政会、协商会，讨论档案处置的工作意见。目前，有关单位均成立了档案处置领导小组，确定了有关部门的职责，制定了档案处置的步骤、方法，列出了时间表，责任人及档案的去向，同时明确专人负责整理各门类档案。有的单位还做了抢救性的材料收集及归档工作。有关单位均将档案处置工作的预案送市教育局备案。市教育局密切关注各单位档案处置进展情况，加强监管，确保了档案处置工作的顺利进行。
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暨南大学档案室 倪慧敏
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近年来暨南大学推出“大平台”招生制度，在学校16个学院中有五个学院实行“大平台”招生，考生报考时只须填写系别不写报考专业。学生入学后先接受系统的基础教育，一年半或二年后再根据个人对专业的了解和学习成绩确定专业方向。学校在教学管理方面也进行了改革，自1993年就实行了学分制。针对学校教学管理的改革，教学档案管理工作也应作相应的调整。
1、调整《高等学校档案实体分类法》(以下简称分类法)中教学类类目设置的排序
《分类法》自颁布实施以来，对于高校档案工作实现规范化管理起到了较好的推动作用。为了使教学档案管理工作尽快适应学校教学制度的改革，笔者建议对《分类法》中教学类档案的排序进行重新组合：
JX11综合
JX12学科与实验室建设
JX13课堂教学与教学实践
JX14教材
JX15招生
JX16学籍管理
JX17学位
JX18毕业生
JX19其他
根据各学校办学规模不同的情况，还可以把JXl6、JXl7分别设三级类目。
JXl6．11学籍管理综合材料(学生奖惩、退、转、休学等材料在此)
JXl6．12研究生学籍材料
JXl6．13本科与专科生学籍材料
JXl6．14成人教育学籍材料
JXl6．15其他层次学籍材料
JXl7．11学位管理综合材料
JXl7．12博士
JXl7．13硕士
JXl7．14本科
JXl7．15成人教育
JXl7．16其他
2、重新排序便于管理、便于利用
教学档案是学校档案信息资源的重要组成部分。专业设置、课程建设、实验室建设、教材及有关学生管理等档案，对于学校的教学管理、提高教学质量起着重要的参考和凭据作用。按以上方法排序，JX11一JXl4的档案主要是学校及各职能部门借阅、查找利用多一些。JXl5一JXl8学生个人的材料大都在这些类目中。这种排序方法使档案工作人员能较准确地把握文件材料的归属，档号标识也很明确，档案分类排架一目了然，案卷的检索也比较方便。
3、充分发挥教学档案的凭据作用
档案工作的生命力在于档案的利用，围绕学校教学工作，提供有价值、有特色的档案信息服务。教学档案的利用主要是各种教学管理规定、新生录取名册、学生成绩登记表、学位论文、毕业证书、毕业去向登记表和学位证签收名册等。随着学校招生规模的扩大，办学形式多样化，学生出国学习就业人数的增加及就业渠道的多样化，毕业生的成绩、入学录取名册、毕业证签领表等学籍管理档案的利用率日益增多。在这些利用过程中，查档目的主要有两个方面：一是提供材料给相关用人单位参考；二是针对社会诚信度下滑的现象，用人单位要求核准毕业生提供的文凭和学习成绩的真伪。根据暨南大学学籍档案利用的统计：从2003年3—5月，两个月内国内外查询借阅学籍档案就有297人次。通过利用学籍档案，查出了一些假冒的暨南大学的学生，充分发挥了学籍档案的凭证参考作用，及时为学校挽回了不良影响。
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为承载电子政务和电子商务的信息传递，加拿大从1994年开始构建信息高速公路。通过设立基金、整体规划、宏观调控和统一指导，发展网络技术，扶助信息产业，并利用企业的经验、资金、人才优势，加速国家信息基础设施的建设。形成“网中有网、网网相连”的全国性网络架构，实现了高速、可靠、更新、安全等网络传递目标，使加拿大成为“具有最佳连通性的国家”。
1999年，通过实施“社区网”、“校园网”和“图书馆网”工程，加拿大学校和图书馆的上网率达100%，学校拥有的计算机超过36.7万台。并在全球第一个实现：经由互联网、把全国各社区中心和所有公共图书馆和学校(从小学到高等院校)连接起来。为教育的电子化管理与网上移动的远程、分布式学习，奠定了坚实的物质基础。
一、加拿大百年纪念学院的IT体制与战略
百年纪念学院(Centennial
College)创建于1966年，是加拿大安大略省的第一所社区学院，目前设有四个主校区和五个分校，7个学院3个系，有12000名全日制学生和42000名非全日制学生、2500多名教师，每年大约开设4200门课程。
在过去的20多年里，加拿大百年纪念学院的信息化建设从未停止，并在1999年3月建成世界上第一家全国性的“学校网络”。但由于缺乏全局性IT战略和明确的建设方向，计算机系统和信息通信技术，仅仅被认为是学院用于事务处理的一种办公自动化手段。由于没有一个标准的IT环境，各院、系虽然也建立了办公系统，形成一些分散的小数据库，却遗留下一个个信息“孤岛”和一大堆难以交叉查对的表格，致使学院提供的IT支持仅停留在琐碎的层面。
2000年1月，兰·恩格叶(Lan
Nguyen)硕士就任加拿大百年纪念学院副校长兼首席信息官。他毕业于加拿大多伦多大学工商管理专业，曾先后在安大略省教育部、文化与交流部、商业部供职，拥有30多年的IT管理经验。为了将IT发展为院校学术和管理的技术支撑，百年信息学院成立信息技术指导委员会，负责制定符合院校需求的IT战略。主席由兰·恩格叶亲自担任；其余成员，为来自各院系、协会、学生计算机室及注册办公室等各方面代表。
首席信息官和信息技术指导委员会的职责是：(1)夯实信息技术基础设施，开发和维护学院网络资源，如数据库、应用程序等；指导信息资源和技术应用；保证整个IT体系结构、标准和能力的一致性。(2)就整个院校的IT战略规划和预算投资决策，向学院领导层提供咨询和建议，并参与IT投资的共同管理，使IT的配置和使用与整个院校的目标保持一致。(3)监督各院、系的IT发展方向和重点，与院、系的学术活动和服务保持一致，为学术活动提供支持，并领导跨机构的协作过程和运营计算。(4)联系电子商务、信息管理、信息技术方面的伙伴，寻求援助和商业创新机会，帮助院校在新的环境下争取更大市场。譬如：已与不少企业建立良好的使用关系，并为学校带来了1000多万加元的收入。
随着IT基础设施的成功构造和服务提供，也伴生了很多问题。譬如，因投资重点和方向不同而引起的冲突；如何证明IT应用带来的增值和投资回报会有助于实现学院的目标等。
为使信息技术有助于实施总体战略和提升竞争优势，以有限的资源探索新的业务解决方案，通过全校范围的大讨论，确定了百年纪念学院的IT战略和远景目标。即：“创建一个通过网络连接起来的学习社区，提供一个IT环境，使得教学和学习可以脱离校园而进行，突破时间、空间限制”，实施分布式教学。
二、加拿大百年纪念学院的IT应用与成就
通过开发信息资源，带动服务创新和质量提高，吸引学生、员工和股东，争得各学术部门的广泛参与和学术带头人的支持，促进学术水平和管理效率的提高。
知识管理是学院业务战略的重要部分，不断开发、构造和获取新知识将是学院的最根本的竞争优势。这就需要一个带有高速网的高级研究网络提供框架，以适应学术活动、移动计算和分布式学习。在应用系统方面，应该利用各种可用工具和系统，提高管理的质量和效率。在开发新的产品和服务中，把业务发展战略作为重要因素来考虑。要选择集中支持的软件、方法和工具。通过跨机构的协作，选择、开发新的服务或者产品，把后台的各种系统和数据库集成在一起，成为生产核心(production
core)。
业务流程的改进是一个持续的过程，不能过度依赖于一次性投入，而应视为是一个螺旋式上升的过程。百年纪念学院规定，硬件只有三到四年的使用期限，这种短线式快速折旧计划是基于技术的不断更新，以跟上进步的步伐。
百年纪念学院已经建成庞大的校园网，联结四个主校区和五个分校园，还建立了33个专用的计算机实验室，使学校教育、图书馆和各信息中心连成一体，走上了“信息高速公路”。学校资源无缝连接，成为接受访问和提供服务的平台，构成网上的虚拟“校园”。
近年来，IT不仅改变了学校处理教学事务的方式，而且改变了数字资源、信息技术以及服务的提供方式。百年纪念学院还在所有校区安装了应用无线技术的服务亭，在任何时间、任何地点，校园里、家中甚或大街上，学生、教师和职员可以通过登录校园网访问学校，获得７×２４小时快捷、实用的一站式服务(ONE—SHOP
SHOPPING)。
作为一种授课机制和学习方式的选择，传统的集中式学习将逐步转变为网上的分布式学习。传统教育模式下，老师站在台上讲，学生在台下听，这种教室里的“填鸭式”教学已沿袭了上千年。在因特网环境下，“教室”将不再是一间物理的房间，而是老师和学生一起的“虚拟学习空间”。“课堂”将不再以老师为中心，而是以学习者为中心的教育环境。在授课方法和提高服务质量方面，都有重大变化。老师给新生分班完成后，学生就能立即看到自己所属的班级。学生在非正式的小组作业，或者个人空间里独立学习，都将成为教学过程的组成部分。学生将在分组协作中控制自己的学习，选择自己的教育计划。快速变化的社会，对熟练技师的需求不断增长，故课程的设计和安排应更有针对性。在集成的分布式教学平台上，提供了数百门在线课程。只要交纳合理的费用，每个学生都可以使用教学专用的在线服务，获取这些在线课程。在需要信息的任何时间和地点访问所需信息，譬如获取在线图书馆资源，可以方便地查到成绩单、课程表等个人数据和文件。
百年纪念学院还实施了一个包括人力资源信息系统、财务信息系统和学生信息系统的客户关系管理计划，有14万个账号在校园网上注册，还可以在线支付各种费用。无论是图书馆、教室、大院或者食堂，智能卡技术使学生可以在校园内以一种安全有效的方式处理金融事务。此外，还计划使用智能卡技术统一管理学生的进出。
参考文献
［1］Lan Nguyen《百年纪念学院的IT战略之“道”》，《计算机世界·周报》，2002年1月15日
［2］互联网实验室《电子政务现状·加拿大电子政府状况》，《电子商务》，2002年第7期。
［3］《加拿大重视网络教育》，http:／／www.bzedu.edu.cn／jyfg002／1wj／2027.htm.
［4］《加拿大—以客户服务为中心》，电子政府网·电子政府思想库2002年12月31日，http:／1st-eg.org／zhuanti／4-3.htm.
［5］孙志恒《加拿大、美国电子政务巡礼》，2003年1月11日，http:／／www.nmxxb.gov.cn／xxhzs／9／x19-1.htm.
［6］《加拿大的电子政务建设》，中国网2003年5月12日，http:／www.china.com.cn／chinese／zhuanti／283294.htm.
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在山东的革命戏剧史上，有一个历史悠久、实力雄厚、影响深远的剧社，她就是——山东省我党领导的第一个革命戏剧团体《海鸥剧社》。
海鸥剧社，因抗日斗争的需要而成立，她一成立就立即投入到抗日爱国的滚滚洪流中去。1930年国立青岛大学成立，1931年“九、一八”事变爆发，民族矛盾空前尖锐。国立青岛大学在学校地下党的领导下，组织了179人的学生请愿团，南下赴国民党所在地南京请愿，要求抗日。在请愿失败后，地下党又通过“海鸥剧社”这种文艺形式，来进行唤起民众、宣传抗日的活动。
青岛大学成立后，在地下党青岛市委直接领导下建立了青岛大学地下支部，由王林任书记。为了广泛地团结进步师生，地下党支部在青岛大学组织了一些公开的社团，其中影响最大的是成立于1932年春的“青岛左联”，对外叫“文学研究会”和“中国左翼戏剧家联盟青岛分盟小组”，对外叫“海鸥剧社”。海鸥剧社的主要任务是利用戏剧形式反映当时国统区人民反帝反封建的革命斗争，宣传团结抗日。
海鸥剧社，由中共地下党员黄敬(喻启威)负责，成员有王林、王东升、崔巍、张福华和李云鹤(即江青)等十几个人组成。剧社的主要成员，在建国后成为作家、戏剧家和党的高级干部。黄敬(俞启威)在“一二、九”运动中成为学生运动领导人之一，建国初期任天津市委书记、天津市长，后任国家一机部部长、国家经委主任；王林是著名作家，解放后任天津市文联副主席；崔巍这位山东实验剧院的高才生，是剧社的导演和主要演员，解放后成长为著名的电影艺术家和剧作家，曾主演过《红旗谱》，导演过《青春之歌》和《海魂》等电影；李云鹤，就是上海时期的电影明星蓝萍、延安时期的江青。在剧团的演员中还有王东升、杜建地等人，他们当年都是山东实验剧院的学生。
海鸥剧社成立后，在黄敬的努力下，赶排了两个话剧。1932年5月28日，在国立青岛大学小礼堂首场演出了《月亮上升》和《工厂夜景》这两个话剧。独幕话剧《月亮上升》是爱尔兰剧作家的名著，叙述一个民族革命者与拿着政府通缉令准备逮捕他的警察作斗争的故事，具有浓厚的爱国主义传奇色彩。《工厂夜景》反映惨遭压榨和剥削的上海产业工人的悲惨生活及其反抗斗争。男主角由黄敬扮演，女主角由李云鹤扮演。演出当晚，校内外“观众不下千余人，济济一堂，诚属空前盛举，颇得观众赞美”。这两个话剧在“九·一八”事变后演出，很有现实意义，引起观众的强烈共鸣，反响良好，收到了意想不到的效果。
海鸥剧社的演出，进一步激发了学生们的爱国热忱，他们深受启发和鼓舞，很多同学从只顾读书的书生变为抗日救亡的积极分子，也对青岛大学的学生运动起了积极的推动作用。演出后不久爆发了青岛大学第三次全校爱国罢课运动。6月30日，当时中共领导的左翼作家联盟的机关刊物《文艺新闻》用《预报了暴风雨的海鸥》为题，热情报道、赞扬了这次演出。海鸥剧社的活动搞得有声有色，被《文艺新闻》称为“预报暴风雨的海鸥”。
1932年5月，国民党当局以教育部的名义宣布解散国立青岛大学，通知学生三日内离校。中共地下党支部书记王林遭到国民党追捕，被迫转移他处，海鸥剧社停止了活动。1932年秋国立青岛大学更名为国立山东大学，黄敬因与校长赵太侔的特殊关系，重新返回青岛，在山东大学继续上学，继王林之后担任中共“山大”地下党支部书记，后又担任了青岛市委宣传委员。几经挫折，以黄敬、崔巍、李云鹤、杜建地、杨洛昆、李秀英、李岱思等人为骨干的“海鸥剧社”重新恢复了活动，并由学校发展到社会上。1932年秋天，海鸥剧社先后在“山大”礼堂演出了《一致》、《暴风雨中的七个女性》，在青岛大舞台演出了《乱钟》、《SOS》、《婴儿的杀害》等话剧，起到了积极的宣传作用。
1933年的春节，北风呼啸，冰封大地。在青岛崂山脚下的一个村头广场上，围满了衣衫烂缕的男女老少。一个卖艺的老头儿，手擎皮鞭，向因饥饿昏倒在地的女儿抽去——。目睹此状，人们无不气愤。这时，只见一位工人跑上去夺过老头手中的皮鞭，愤怒地说：“这孩子快要饿死了，你为什么还要打她。”老头流着泪说：“乡亲们哪!我们父女靠卖唱吃饭啊——。”在场的人们听后无不义愤填膺—这是青岛“海鸥剧社”在崂山演出街头剧《放下你的鞭子》时的一个场面。
把话剧改编成街头剧，在农村演出，得从1932年冬天说起，当时陈鲤庭的一个反映人民群众抗日思想的话剧剧本《放下你的鞭子》从上海传到了青岛。剧社领导黄敬提出，下乡为农民演出，宣传抗日。他认为：到崂山去，既是为农民演戏，再是查看地形，还可以在山里建立抗日武装队伍。为了适应农村演出需要，剧社决定将话剧进行改编。改编的任务落到了崔巍的肩上。他反复看了几遍以后，将其改编成适宜于农村街头演出的形式，取名为“广场剧”，语言也进行了改革，不用那种话剧腔，而是用当地的方言，剧名也改为《饥饿线上》。春节期间，黄敬同崔巍、李云鹤、杜建地、赵星火、梁桂珊和李秀英等人带着简单的服装道具深入崂山农村，用当地方言为农民演出。崔巍亲自导演和参加演出。
“七七”事变以后，崔巍带着这出戏，演遍了大江南北，为宣传抗日，尽了一个中华儿女应尽的义务。将话剧改编为街头剧，用土话为农民演出，这在青岛、山东乃至全国的戏剧史上都是开创性的，产生了极其深远的影响。
反动的国民党政府当局惧怕人民的觉醒，视“海鸥剧社”为眼中钉、肉中刺，必欲置之死地而后快。1933年夏，青岛市委遭破坏，黄敬被捕。崔巍、杨洛昆等人闻讯后都离开青岛避险，“海鸥剧社”停止了活动。
海鸥剧社作为山东第一个革命红剧团体，为山东乃至中国的戏剧事业做出了重要贡献。第一，它因抗日需要而诞生，是当时全国抗日运动的重要组成部分，属于文化斗争的范畴。它对于教育民众、唤起民众、宣传抗日，发挥了重要作用，具有革命性和斗争性。第二，海鸥剧社的贡献还表现在对青岛文化发展上。众所周知，青岛是全国闻名的历史文化名城。共中一个主要原因是上世纪三十年代一大批文化名人云集青岛，他们的学术和创作活动，丰富了青岛文化的内涵，使青岛成为继北平、上海之后的第三大文化中心，而国立青岛大学及后来的国立山东大学则是这个文化中心的大本营。当时在青岛大学成立了由地下党领导的两大革命文化组织——“左联”和“剧联”(即海鸥剧社)。海鸥剧社的活动是当时青岛文化活动的有机组成部分，为青岛的历史文化做出了重要贡献。第三，海鸥剧社的贡献还在于艺术创新上。他们改编、演出许多进步剧目，并进行大胆的艺术创新，例如将话剧《放下你的鞭子》改编为街头广场剧《饥饿线上》，并用方言到广大农村进行演出，取得了良好的效果。这出戏在北平由崔巍和张瑞芳合作演出后，引起轰动，感动了全中国观众的心，成为抗日战争初期影响最为广泛、在全中国各地演出场次最多的一个剧目。
成立于1932年的海鸥剧社在历经了无数风雨后，于1998年在中国海洋大学恢复成立。2004·1·馆室藏珍·南京大学现存最早的毕业文凭——两江师范学堂文凭南京大学校史博物馆走进南京大学校史博物馆宽敞明亮的展览大厅，首先进入眼帘的是第一展柜中陈列着的两件有很高史料价值的实物。一件是光绪三十二年颁发的两江师范学堂高等专修预科的“卒业证”；另一件是宣统二年两江优级师范学堂颁发的“毕业文凭”。这是南京大学现存最早的毕业文凭，距今已近百年。
第一件是光绪三十二年(1906年)颁发的两江师范学堂高等专修预科的“卒业证”，证长约64厘米，宽约49厘米，梅花框边四周，边框上方正中有双龙抱拥“两江师范”的图案，图案两边各插一面大清国龙旗。证书上印着：本校所定高等专修预科学，学竟卒业，历其程，应予之证。”后有发证日期及发证机构负责人日本教授松本孝次郎、教务长雷恒、监督李瑞清等。证上还盖有满汉两种文字的“两江师范学堂关防”大印。南京大学在1902年建校之初称三江师范学堂，1905年改称两江师范学堂。当时教学体制主要仿日本模式，学生在进入本科前，先读预科一年。该证书就是学生修满一年预科后学校颁发的“卒业证”。
第二件是宣统二年(1910年)颁发的两江优级师范学堂“毕业文凭”，尺寸大小与卒业证相仿，长69厘米，宽54厘米，四边框各为双龙对舞(共八条龙)，四角各书“毕”、“业”、“文”、“凭”四字。这张毕业文凭的右半边为长达千余字的慈禧太后懿旨。该懿旨出台于光绪三十三年(1907年)。细细研读，方知其目的在于严禁学生“不准干预国家政治，及离经叛道，联名纠众，立会演说等事，……若其始敢为离经叛道之论，其必终为犯上作乱之人”等。证书的左半边为文凭的具体内容，文凭分列了学生所学全部科目以及任课教员、考试分数。有些成绩精确到几厘几毫，可见当时校风之严谨。该生名刘永翔
，就读于农学博物分类科。共修十二门课程。有伦理、经学、国文、教育及心理、植物与动物、生理及卫生、矿物及地质、农学、图画、音乐等。从文凭中可见大部分自然科学课程由日本教师讲授。证书中间盖有满汉两种文字的长方形“两江师范学堂关防”大印。证书由学堂监督李瑞清颁发。(文凭图片见封底)
档案的服务方式还有很多，这里不一一列举。
随着学校改革与发展的不断深入以及全校师生档案意识的不断增强，他们对利用档案信息的需求也在不断提高。高校档案部门应根据“发展要有新思路，改革要有新突破，开放要有新局面，各项工作要有新举措”的要求，根据学校跨越式发展对档案工作提出的要求，及时调整档案管理的理念、手段和方式，在为学校提供档案信息服务方面不断推出新举措，拓展新的服务领域，不断实现档案服务机制的创新，努力把档案服务工作提高到一个新的水平。
档案部门应该继续保持和发扬“忠于党和人民的崇高思想、维护历史面貌的求实精神、无私奉献的高尚情操、艰苦拼搏的顽强作风”，做到有条件要抓紧上，没有条件要积极创造条件上，真正做到守土有责，尽职尽责，不辱使命，不负重托。同时，档案部门应树立一流意识，培养先进的档案管理思想，具有更广阔的视野；要勇于创新、敢于创新；要制定长远的发展规划和奋斗目标，并通过坚持不懈的努力，把档案馆建设成为保管学校重要档案的基地和爱国主义、爱校教育的基地，建成为学校和社会提供档案信息服务的中心。只有这样，档案部门才能赢得学校和社会的充分肯定和广泛赞誉；档案工作才能博得学校领导的青睐和支持，从而得到持续、稳定、健康的发展；档案部门和档案工作在学校的地位才能得到充分的体现，真正成为学校离不开、信得过、作用不小、地位不低、不可缺少的一个方面。
参考文献：
［1］原永堂：《在高校档案工作研究会第二次会员代表大会暨第四次档案学术研讨会上的讲话》，2001年11月11日
［2］鲁中才：《与时俱进开拓创新努力实现全省档案事业跨越式发展——在湖北省档案工作暨表彰大会上的讲话》，2002年1月28日
［3］卜鉴民：《档案信息服务方式及变革》，《中国档案》1999年第7期 |
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