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《学校档案》2005年第四期
 
  

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《学校档案》
 
第 四 期
(二○○五年)
主办:中国高等教育学会档案工作分会

 
目录

专题论坛
高校人事档案管理改革析论 李少真(2)

关于干部档案整理方法改革的探索 廖述香(4)

集中统一管理的学校干部人事档案工作存在的问题与对策 骆秀华(6)

由局长私改档案说人事档案打假 杨多多(8)

现代化管理
对建设开放型信息化高校档案馆所面临的问题的思考 侯怡敏(9)

开发与利用
知名校友来访,档案馆该如何发挥作用——以成思危副委员长来访为例 欧阳慧芳 陈国坚(12)

档案建设要做“减负”的助推器    张向远(14)

队伍建设
档案工作者行为中的文化传统研究 李淑润(16)

从《档案学通讯》论文作者管窥中国档案学研究队伍现状 王凤刚(18)

加强档案工作者的劳动保护 殷忠东 郑奇茹 徐志红(21)

业务研究
高校教师家庭档案之我见 樊荣珍(24)

加强学校基础设施修缮档案的管理 方庆香(27)

谈高校教学档案的管理 沈建化(31)

高校学籍档案管理浅谈  谈小玉 李晓春(32)

兰台众议
影响档案鉴定工作的因素及对策 马瑾(35)

从“档案安全”看档案部门聘用学生兼职 梁建梅(37)

高校毕业生个人档案弃档情况分析 刘英(39)

关于文书立卷改革实践后的体会与思考 于益(41)

工作经验
浅谈干部档案装订 汪水英(44)

人物
毛泽东和他的校长 黄海(45)

 

 

上海交通大学简介 袁继军供稿 封二

上海交通大学档案馆简介 袁继军供稿 封三

上海交通大学校史掠影 袁继军供稿 封面、封底

 
高校人事档案管理改革析论
2005.4·专题论坛·中山大学档案馆 李少真

经济体制的转变和人事制度的改革使传统的人事档案管理受到极大冲击。高校是人才集中,人员流动频繁的部门,面临的挑战更为严峻。大量事实表明,传统的人事档案管理在观念、体制、方式等方面都不适应当前的需要,应予以改革,以发挥人事档案在经济建设中的作用。

    本文从分析高校人事档案存在问题及其成因入手,提出了当前高校人事档案管理改革的一些思路。

    一、高校人事档案普遍存在的问题

    当前高校人事档案普遍存在的问题主要表现在如下三方面:

    (一)内容空洞不具体

    人事档案包含的内容除有反映个人学历、经历、职称和职务的材料,还有的就是入党、入团、思想总结、鉴定评语等主要用于政治思想考评的材料。尽管这些材料反映了个人的基本情况,也在组织人事部门考察干部时起到一定作用,但内容普遍过于形式和空洞。“坚持四项基本原则,拥护党的领导”、“努力钻研业务”;“科研能力较强”等语句重复的出现在一年一度的鉴定考核表中。这些空洞的档案材料,无法准确反映当事人的业绩、业务和能力等情况,往往让人感觉到“成绩”不真实,“缺点”不填写,不能客观、全面、真实地反映一个人的全貌;

    (二)内容陈旧没更新

    作为个人经历及其实践记录的人事档案,由于当事人是不断地参加社会实践活动,因此,反映的应是一种动态信息。但当前高校人事档案中反映个人经历、资历、学术、科研成果的材料往往由于种种原因未能及时更新。这类档案信息几乎是处于一种静止的状态。久而久之,人事档案材料的内容就变的单一、贫乏、空洞和陈旧。而且从现有的材料来看,普遍存在重历史,轻现实的现象;

    (三)材料分散不完整

    高校是人才聚集的地方,这些人员的档案材料往往被分散在几个部门保管。如反映教师教学、科研等业务情况的材料并非只存在人事档案中,而是被分别存在学校相应的管理职能部门中。于是,要全面了解一个人的情况,就要到多个地方去查阅。一旦有人流动,还要通知几个部门,先后寄出当事人有关档案材料。这样,往往会形成有的将人事档案寄走,而业务档案、科研成果以及其他与其有关的档案材料弃之一旁的情况。人事档案没有统一管理,造成查阅和利用的麻烦,时间长了还容易遗失材料致使档案的欠缺和不齐全。

    二、问题存在原因分析

    人事档案所存在的问题,应主要从思想观念、管理体制和管理模式三方面寻找原因。

    (一)观念陈旧保守

     档案是“组织”对我们成长过程的鉴定和评价。“组织”是我们档案的制造者。这仍是当前人们对人事档案的普遍认识。人们往往认为档案主要是记载个人政治思想及隐私方面的内容,仅为政治服务。于是,在收集整理档案时,也只重个人政治历史、家庭社会关系等方面材料,忽视个人业绩和能力方面材料的归档,造成人事档案的片面、雷同和重复。

    (二)管理机构多头

    《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》颁布实施后,集中统一管理各门类全部档案,已达成共识。但绝大多数高校人事档案仍未纳入档案综合管理之中,人事档案工作仍属组织、人事部门管辖。况且,由于归档制度未能落实,一些反映个人情况的应归档的资料,也分散在各个形成部门存放。而且各类档案存放相互之间缺少联系。这样就造成了上述人事档案材料多头管理、一人多档的现状。

    (三)管理模式封闭

    人事档案是当事人的综合活动记录,所有与其参加实践有关联的部门,都会存有其活动的记录材料,甚至有些材料还掌握在当事人的手中。因此,人事档案部门应该与人事档案材料形成的部门密切联系。而目前高校人事档案是一种封闭的管理模式,人事档案管理机构与相关单位分属不同管理部门,而且各有各的管理要求和方法,各类档案存放相互之间也缺少联系。人事档案材料来源的部门往往是只限于人事和组织部门。于是,收集渠道的单一就造成了人事档案无法全面反映教职工的业绩、学术以及能力。

     三、人事档案管理改革设想

    上述分析表明,当前人事档案管理,在体制上是割裂开来的,在方式上是封闭起来的,在观念上是陈旧保守的。人事档案管理改革迫在眉睫。我以为应先从思想认识、管理体制和收集渠道三方面入手:

    (一)重新认识人事档案的功能与作用

    人事档案保管之目的与其他档案一样是为了利用。而且不仅是为政治运动服务,还要为经济建设服务。人才选拔、人才管理是经济建设的重要工作之一。因此,要树立视记载人才成长的人事档案为识才、选材、用才重要依据的观念。人事档案在收集、整理、提供利用各环节,都要适应这个转变。   

    (二)改革管理体制,人事档案纳入档案综合管理

    原有档案管理体制是没有将人事档案纳入档案综合管理中的。这样就造成从不同侧面反映同一个人在政治、业务方面成长过程的人事档案材料分属于不同的管理部门,无法将同一个人的档案作为一个整体来看待和管理。其实,人事档案与其他门类档案,在业务管理上是相似、互通、并且材料是可互补的。比如说,业务档案、人物档案和人事档案虽属不同门类,各有不同特点,但都是以人头来组织档案内容的,若对管理体制进行改革,将文书、科技档案机构与人事档案管理机构合并,就可统一按档案部门的标准化和规范化进行管理,有利于丰富人事档案的内容。

    (三)拓宽收集渠道,确保档案材料及时更新和完整齐全

    人事档案收集的渠道不应是单一,而应是多方面的。不仅是通过组织部,人事处收集干部管理活动中形成的资料,还要通过学校机关各相应管理部门收集当事人的教学情况、科研成果以及其他业务方面的材料。科研档案部门中的项目档案可反映该项目主持人、参加者的科研水平和能力。而文书部门的人物档案,也可视为人事档案的补充。通过这样的拓宽渠道来收集材料,才能将教职员工丰富多彩的社会实践活动记录收集齐全,才能全方位地、立体地反映职工的整体面貌。



 
关于干部档案整理方法改革的探索

2005.4·专题论坛·江西农业大学 廖述香


    

在我国,现行的干部档案整理方法在长期的档案管理工作中发挥了重要的作用。但随着社会的飞速发展,现行干部档案整理方法的弊病不可避免地呈现出来了,给干部档案事业带来了阻碍,许多档案工作人员只能日复一日地沉浸于琐细、繁重的整理工作之中,无暇研究干部档案的开发利用。

    一、现行干部档案整理方法的弊端

    干部档案是以姓名(人)为单位立卷。每卷又以材料的内容、材料形成的时间先后顺序而分类、整理、装订。按有关要求每年装订一次,装订前不仅要对入档材料进行鉴别,而且要进行分类、表糊等,直接影响整理工作的效率。现就干部档案整理方法的弊端分析如下:

    (1)干部档案整理装订要求落伍,不适应时代发展的需要。现行《干部档案整理工作细则》颁布于1993年,其中许多规定和要求已经落伍。比如规定档案的材料用纸为16开,“对超过 16开规格的档案材料,在不影响材料完整和损伤字迹的条件下,可酌情进行裁剪;不能裁剪的材料,须进行折叠。”“对破损、卷角、折皱和小于16开规格的档案材料,要进行表糊”我国已加入WTO,公文用纸与国际接轨,A4材料纸已不断涌现:如职称评定材料、奖励材料、思想汇报材料等。根据要求,档案工作人员对这类材料进行四边裁剪或折叠,可时有裁剪过多、又重新粘贴、折叠的尴尬局面,实际上也无法使档案平整、美观。随着时代的前进,国家号召干部树立终身学习的观念,干部档案材料中的学历、学位、业绩、培训等材料快速增加,加上近年来调资频繁,工改后每两年晋升一次工资,仅2001年,干部每人调资表至少就有3张,另外还有晋升职务、职称材料,年度考核材料等等,致使干部档案材料越来越多,很多年轻干部档案已接近2.5cm,如按每卷干部档案装订厚度不超过2.5cm,否则就要对过多的相关材料进行分卷装订的规定,不久许多干部将拥有两本档案,这对管理和利用都将带来不便。

    (2)干部档案整理装订方法过于繁琐,不利于提高效率。为了确保干部档案的完整、安全、便于查(借)阅,干部档案一直使用穿孔式装订的方法。每卷档案都人为地打上了三个孔,破坏了档案的完整。虽然装订成卷的干部档案非常牢固,却不利于查(借)阅,往往出现查 (借)阅者看了不该看的内容,不利于保密,也不利于复制。但最大的缺点在于整理装订速度太慢,特别是老式穿带式装订的档案,装订一本需花费半个多小时。如果以一天装订8本计算,管理1000本档案的工作人员装订一次要花半年的时间。按有关规定,干部档案每年装订一次,另外工作人员还需做些日常事务,如接待查(借)阅人员,接收、转递档案材料等等,如此档案工作人员根本无暇对干部档案进行深入研究,为领导提供有关信息,开发干部档案的利用价值更成为纸上谈兵。

    (3)干部档案目录登记过于呆板,不利于材料的插入。

    每本干部档案都有一份“干部档案目录”,这是用来登记档案材料的。按有关规定,书写目录要工整、清楚、美观,材料要按时间先后顺序排列,如有的材料送来时间太晚,而比此材料晚的却已入卷,这就会造成材料插入困难,只有把整张目录进行更换,才能达到目录登记的要求,但装订的速度却下降了。

    二、干部档案整理方法的改革

    随着时代发展的要求,干部档案在新时期仍将发挥不可估量的作用。如何提高干部档案的利用价值,干部档案工作人员承担着不可推卸的责任,但如果不把他们从传统的整理装订工作中解放出来,那开发档案的利用价值只能是一种空想。所以笔者试从以下几方面谈干部档案整理装订方法的改革。

    (1)干部档案整理装订要适应时代发展的需要,规范用纸。

    随着时代发展的需要,A4纸和B5纸己成为公文用纸的主流。为使档案平整、美观,必须规范用纸。鉴于现状,“老干部”的档案可根据不同材料纸分卷而装,A4材料纸另装一本, 16开材料纸仍旧装在原来一本中,这种分装的缺点是人为地造成档案不完整,不利于查(借)阅,不利于保管。对在读高中生的所有入档材料都采用A4纸,从源头开始规范档案用纸。为达到档案的精练、实用,可减少一些入档材料,如入党材料中的思想汇报等材料可归党总支保管,不必入档。

    (2)干部档案整理装订以“件”为单位,不必打孔、切边。

干部档案应抛弃现有的装订要求,不再人为地打三个孔、把四边切得整齐、美观。可借鉴文书归档的办法,也以“件”为单位进行装订。同时增加档案盒的容量,档案盒比A4纸略大些(长约30cm,宽约24cm,厚约4cm),用文件夹夹住就行。文件夹可选牢固耐用的不锈钢。对归档的材料仍旧按现行规定分类、登记、压边,且装订后不轻易拆线重装,对每类材料中的每份材料要求统一编号盖章,以防丢失。这样在提供查(借)阅某类材料时,不必提供整卷,便于保密,也便于复制。

    (3)干部档案材料以完整为“件”,装订不必严格按时间先后顺序。

干部档案材料中的“件”应以完整为前提。不可为了时间的先后顺序等原因便把材料分散分类。如入党材料中的考察材料,笔者认为不必放在第三类中,而应与入党材料放在一起 (仍按材料形成时间的先后顺序放);干部任免材料中的考察材料也可与干部任免表放在一起,形成一组完整的材料,这样便于查阅,便于组织利用。随着时代的发展,干部学习终身制的提出,许多干部都非常注重学习。各种学历、学位,业绩、培训等材料也不断进入干部档案。由于材料归档时间不一,势必造成材料装订的先后,如一味地按时间先后顺序装订,必然要重复拆装,影响档案寿命。如第四类中的在职学历、学位材料时间跨度长达三年以上,其中干部的职称材料又可能己归档,若按时间先后顺序装订,就必须把在职的学习材料分开,人为地造成材料的分散,装订工作的重复,笔者认为不便于装订、查阅和利用。

    改革干部档案整理装订方法,不再打孔、切边,不严格按时间先后顺序整理,采用新型的档案夹装具,无疑对提高干部档案整理质量,方便利用,便于保管、保密,延长档案寿命都有意义;同时也可把档案工作人员从繁琐的整理工作中解放出来,从而把更多的时间用在对干部档案的开发利用上。

 



 
集中统一管理的学校干部人事档案工作存在的问题与对策
2005.4·专题论坛·南京溧水县第二高级中学 骆秀华

 

学校干部人事档案记载了教职工的个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现和工作实绩等内容,其在干部任免、工资升调、职称评审、办理离退休手续等方面发挥着重要的作用。根据南京市委组织部制定的《干部档案管理、整理工作规定》中“不具备保管条件或人数较少的单位,其干部档案由上级主管部门的组织、人事部门管理”的要求,我县教育系统中小学(不含民办学校)的教职工人事档案由县教育局人教科集中统一管理(教育系统县管干部人事档案由县委组织部管理)。笔者结合参与干部人事档案管理工作实际,在此就集中统一管理的学校干部人事档案工作中存在的问题,提出一些看法,以期引起主管部门的关注和思考。

    一、存在的问题

    1、思想认识不到位,人员配备不合理。一些领导同志错误地认为教育部门教育教学质量是硬指标,干部人事档案是软任务,可以松一松,没有把它摆上应有的位置,是故仅为县教育主管部门配备了1名干部档案管理员,该档案员还兼职其他的工作。让1名档案员规范地整理好全县教育系统近5000份干部人事档案那是极不现实的。且档案员年龄偏大,电脑水平有限,多沿用传统的手工管理、经验管理,不能适应干部档案现代化管理的需要,管理手段相对落后。

    2、基层学校选派的干部档案资料员业务素质偏低。

    因为县教育主管部门仅有一名人事档案管理员,每当整理干部档案时,都要到基层学校抽调人员。虽然要求抽调思想素质好、责任心强的老师,但基层学校基本是一人一岗,因此有的学校派会计参加,有的学校派内退的教师参加,有的学校派生育后暂时没课上的教师参加。这些人员变动性大,而且很少经过干部人事档案培训,相关业务知识不熟,造成整理的案卷质量不是很高,存在着有的档案材料分类不够准确,排列次序不合理,材料技术加工不规范等问题。

    3、保密意识不强。干部档案的保密性较其他档案的保密性要求更高,不仅包含着每个干部的隐私,还从一个侧面反映了我们党和国家及各级组织、各个单位的各项工作的活动情况。这些情况许多是需要保密的,只能由组织掌握,不能扩散出去。而从基层学校抽调人员是中共党员的很少,这样在日常交往中很难保证人事档案信息不泄露出去,不利于保密。

    4、档案材料收集不全,手续不全,内容不实。

    人事档案工作是动态性的管理工作,要不断充实新的内容,增加新的材料。在实际工作中,除接受高校毕业生的档案、干部履历表、年度考核表、工资变动审批表、晋升职称等常规性材料比较顺利外,学历进修、表彰奖励、教科研(包括学科带头人、优秀青年教师、发表、获奖的论文、著作、课题研究等材料)等方面的材料收集不全,难以客观、全面、历史地反映教职工的真实情况。

    有的人事材料即使交来也是手续不完备,如填写干部履历表有头无尾,材料中单位不盖章,个人没签名等。

    有时会因人事材料更新不及时造成实际情况与档案内容反映的不一致导致内容失实,也会因为人为的原因出现将出生年月越填越小、学历越填越高、参加工作越填越早、浮夸隐瞒个人经历等失真失实的现象。

    二、解决的对策   

    1、加强领导,增强档案意识

    档案管理部门和各级政府要切实采取措施,不断提高各级领导的档案意识,争取他们对干部人事档案的重视和支持,切实把干部人事档案管理工作纳入单位重要议事日程,纳入目标考核,纳入法制轨道,并作为一项必须长期抓好的任务始终保持一定的“热度”,经常主动过问,加强监督检查,创造良好环境。

    2、选配高素质的管理人员,注重培训提高

    按照《干部人事工作档案管理条例》的要求,选配政治素质好、业务能力强,具有良好的心理素质,热心干部人事档案工作,精通信息技术,熟悉计算机操作的干部人事档案管理人员。要重视干部人事档案管理人员的岗前培训工作,做到先培训、后上岗,在岗人员要定期进行知识、技能培训,不断更新知识,提高技能。

    3、加强干部材料的收集补充,确保齐全完整 

    要建立健全全县教育系统干部人事档案管理工作的组织网络,在各基层学校选派相对稳定的干部档案资料员,做好教职工人事档案材料的收集补充。根据人事档案动态管理的需要,可设计《人事档案信息更新登记卡》,采集内容主要包括学习培训、学历进修、工作业绩(指论文发表、获奖、教科研成果等)、职称评审、荣誉表彰奖励等。登记卡由各学校教职工如实填写,每年填写一次,并附相关的证明材料。各校的干部档案资料员要熟悉本校教职工各方面的变动情况,及时齐全完整地做好材料的收集工作,定期集中向县教育主管部门移交归档。

    4、把好档案材料的鉴别关,维护档案的真实性

    真实性是干部人事档案工作的生命,因此,干部人事档案管理人员要坚持实事求是的态度,认真做好干部档案材料的审查工作。就教育系统而言重点审查教职工的出生年月、参加工作时间、工龄、教龄,并依据相关的原始材料和国家人事政策进行审核确定。对教育部门不予承认的、对职称评审没有作用的党校系列的学历教育,要做好鉴别,并向有关教职工解释清楚。

    5、运用现代计算机信息技术,提高人事档案管理效率

    计算机管理档案,能够做到规范、方便、快捷、准确,是干部人事档案工作发展的方向,也是提高工作效率和质量,更好地利用档案信息资源的保证。运用先进的计算机信息技术,采用科学规范的干部人事档案管理系统,对人事档案进行筛选、整理、加工,形成人事档案信息精品,为历史地、全面地考察干部和正确选拔使用干部提供信息资料和重要依据。

 
由局长私改档案说人事档案打假
2005.4·专题论坛·杨多多

    

澄城县国土资源局局长魏念祖私自涂改个人档案,将自己的出生时间由1949年10月改为1951年10月,以达到延长任职时间的目的。此事在澄城县干部群众中造成了十分恶劣的影响。

    档案可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的轨迹,对个人前途曾经发挥过重大作用。近年来,档案的功能日渐弱化,但一些企事业单位仍然要根据档案里记载的工龄年限来确认个人的任职期限。可以说,档案在现阶段仍有着不可替代的作用。但是,有些单位却忽视个人档案的管理,出现了个人档案管理混乱的现象。魏念祖能够擅自篡改个人档案可以说是偶然,但从另一个角度而言也是必然。

    《中华人民共和国档案法》第二十四条明确规定禁止涂改、伪造档案,《中华人民共和国档案法实施办法》有具体的规定。《干部档案工作条例》规定,必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、撤换档案材料。然而种种规定却没有成为魏念祖个人档案规范的围墙,魏念祖的行为反而更像是一种讽刺和嘲笑,在嘲笑我们个人档案尤其是干部档案管理中漏洞。

    消息中有这样一个细节:魏念祖为了达到继续当局长的目的,采取非正当手段,私自涂改个人档案,将其工作简历,岗位述职和相关证明等档案资料20余处作了改动,有的用涂改液修改,有的用刀片刮掉重写,有的直接用笔改动。什么叫非正当手段?魏念祖又是如何接触到自己档案的呢?而《干部档案工作条例》第六章第四条规定,严禁任何人私自保存任何人的档案材料,其中第七章第五条更是明确规定。干部不得查阅或借用本人及其亲属的档案。

    档案的本质属性是原始记录性。人事档案就是档案当事人的真实历史记录。然而,如同假冒伪劣产品充斥市场一样,如今的人事档案造假的事情也时有发生。什么假学历、假年龄、假职称、假履历等等,都进入了人事档案中。

    假人事档案产生的原因

    产生假人事档案的原因,一是人事档案当事人造假。因为文凭学历对一个人的前途、命运有着至关重要的作用,于是,一些人为了私利走捷径买个假文凭交到单位人事部门归档。同时,有的人事干部对文凭真假不加鉴别,“来者不拒”,更有甚者与人事档案当事人私交密切,明知有假,也只好睁一只眼闭一只眼,成人之“美”。二是人事部门为了满足某些人的目的帮助做假。有的人为了个人的某种利益,对自己的年龄来个“上下浮动”;为分房子,请人事部门将年龄改大;有机会提升职务时,又将年龄改小;有的人为提前或延期退休,也请人事部门将年龄改大或改小;还有的人欲申报某档次职称但专业工龄不够,便让人事部门为其更改工作履历,如此等等。三是社会掺假。如今的培训、专业考试名目繁多,如电脑知识培训考试、外语证书考试、法律法规知识考试等等。这些考试成绩都要记入个人档案,作为晋升、评选、提干、评职称的依据之一。社会上的各种培训班,有的并未认真组织考试,有的干脆不考,交了钱就发成绩单、合格证。假档案材料掩盖了人事档案主体人的真实面目,对用人单位产生误导,助长了少数人找捷径、拉关系、走后门的不正之风。人事档案造假也是一种腐败现象,必须从严根治。人事档案也应打假

人事档案反映了个人的历史,体现了个人的德能勤绩,是上级部门培养和使用人才的重要依据。因此,人事档案应该从严而治:

首先,要求档案管理人员必须具有较高的政治素质和道德素质。档案工作人员较高的政治素质,能使其在干部档案材料归档及有关工作人员查档的工作中坚持原则办事,坚决反对篡改档案、危害档案、歪曲历史的行为,确保档案的真实可靠。档案工作人员的良好职业道德修养,使其在档案工作中遵循人事档案的运动规律和科学原则、方法管理人事档案工作。人事档案内容上应达到标准就是真实准确,档案管理者若连起码的道德规范都不遵守的话,那么要做好人事档案工作,确保人事档案内容的真实可靠是不可能的。

    第二方面。做好收集工作,把好源头。人事档案的管理工作,首先要把好材料的入口关,对来路不明及有疑义的材料,要进行调查核实,验明正身,作好初步认定工作,切断文件材料的污染源头,坚决杜绝那种对文凭真假不加鉴别,“来者不拒”的工作态度,对于那些与人事档案当事人私交密切,明知有假,也只好睁一只眼闭一只眼,成人之“美”的档案人员要让他们晓之以历害。并应该受到处分。

    第三方面,认真细致把好鉴证关。根据形成材料的历史条件、主要内容、用途等从查材料是否完整,事实是否准确,手续是否完备,书写是否工整、清楚入手,逐一审查。对年龄、工龄、党龄,学历等要重点核对,确定无误后方可入档,确保所搜集的文件材料历史地、全面地、准确地反映干部的政治思想、思想品德、业务能力、工作表现、工作实绩等方面情况。

    第四方面,依法治档,把好制度落实点。档案工作人员要努力在落实制度,依法管理上下功夫。对于假档案一经查出,就应该将将档案的制作者用法律的形式使之晓以厉害。同时,我们要严格依法定程序来管理或利用档案。我们必须树立这样一种观念:不管是什么情况下,不管其职务高低,要调动和利用档案都必须按规章办。只有完善制度,并且认真贯彻执行,才能效地避免虚假档案的产生。

 
对建设开放型信息化高校档案馆所面临的问题的思考
2005.4·现代化管理·华东理工大学档案馆 侯怡敏

    

随着政府信息公开的推行,在促进我国社会民主化进程的建设、加强公民对民主管理与民主监督的意识上取得了显著的成效。按照新修改的《上海市档案条例》规定,档案馆是同级人民政府公开信息集中查阅场所,明确了档案馆在政府信息公开中的法律地位。相应地,高校档案馆也就成为学校信息公开的重要窗口。近几年,“很多高校对档案馆的职能作了重新定位”,“架构起高校图书情报、网络、档案三大信息系统”,使“高校档案馆不仅仅是高校的一个内部机构,更是一个面向社会的高校信息平台。在高校向社会开放的同时,高校档案馆也真正走上了开放之路,成为开放型的高校档案馆”(丁士华《建设开放型高校档案馆》,《新上海档案》2004年第12期)。时代赋予档案馆以新的角色,在角色的转变过程中难免要与传统的档案管理理念、工作程序发生冲突与撞击。

    建设数字化档案馆是目前档案信息化的一项中心工作。2003年“高校档案信息化建设高层论坛”暨第五次学术研讨会上提出“要努力建设服务主导型的数字档案馆,即文件形成电子化,传播档案信息网络化,在线编研系统化,档案利用超市化,馆藏档案数字化,来馆利用趋零化”等一系列新理念和新设想,利用高科技手段塑造档案馆的新形象,努力打破过去对档案馆陈旧保守的错误观念,提高档案馆在高校管理层和教师、学生心目中的地位,成为高校档案界的共识,这无疑也对档案开放的数量和质量提出了更高要求。相对于档案馆硬件设施建设的重视和不断完善,我们在档案馆的“软件”管理上依然踌躇不前,显得力不从心,与高速大容量的数字化先进技术不相称的狭隘、陈旧、缺乏吸引力的档案内容已无法满足现代社会人们对信息的需求。

    从现在档案开放的数量上看,全国综合性档案馆已开放的各类档案数只占馆藏总数的约24%,远远不及发达国家90%的档案开放率。对高校档案的开放率虽然没有具体统计数字,但可以估计不会高出很多。“以公开为原则,不公开为例外”的档案开放理念与传统的过于漫长的开放期限产生了矛盾。《档案法》规定:“国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。”而从国家实行现行文件公开以后,许多还未入档案馆即还未成为档案时便已是对社会公开的文件内容,是否还有必要等待三十年后再开放。2002年11月1日起施行的《上海市国家综合档案馆档案利用和公布办法》中提到“经济、科学、技术、文化等类档案,可以随时向社会开放”,实际上,只要是不侵权、不涉密、不危害国家安全或重大利益的档案应该是随时可向社会公开的,而不需要等到三十年后。例如一些暂时不能公开、在高校档案馆中占份量比较重的科研档案,其中一部分因涉及专利、国防安全等而需要保密,经过五年或十年后,这些科研成果有的已变成铅字在刊物上发表,有的已转化为产品在市场上应用,或者在市场经济优胜劣汰的作用下自然消亡,成为公开的秘密,这时候的档案自然也无须再保密。而“涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限,可以多于三十年”(《档案法》第十九条)。要扩大档案开放的范围和数量,对档案的鉴定、解密工作无疑是一项艰巨的任务,所以尽快制订出相应的档案保管、解密的标准是档案工作迫切的要求。

    据统计,自1987年上海市档案馆首批对社会开放近10万卷开始,近十年来档案利用的情况呈现如下特征:“以编史修志为目的的档案利用在1990年高峰后,呈逐年递减的趋势,并且呈现大幅的下跌走势”;“学术研究呈逐年上升趋势,与其它方面形成了很明显的对比”,尤其最近几年,“学术研究的利用者中各高等院校硕士研究生、博士研究生有了很大的增加,境外学者、境外的中国留学生(其中日、韩、美占多数,尤其以日本学者为主)也增加非常快”。可见在编史修志的高峰过后,档案的“长远价值和全面作用会冲破档案形成机关的范围,而使社会各方面利用的需求突出出来”,实现其社会价值(徐非《近十年来上海市档案馆档案利用趋势分析》,《上海档案》2003年第6期)。而就目前高校档案开放的内容来看,高校档案馆普遍存在着馆藏结构比较单一,行政公务性文件多,文化社团活动档案少的弊病,网站建设也偏重宣传,信息量少,很难达到为社会服务与学术研究的需要,与信息化档案馆的目标相去甚远。过去我们比较重视管理类、公务类文件的归档,而忽视了很多富含人文信息,能反映高校精神文化特色的档案,尤其是一些建校历史短、缺少人文气息的理工科院校,与历史悠久、文化底蕴丰厚的综合性大学相比有明显差距。如何发掘高校在教学、科研、文化建设上的特色,优化馆藏档案内容也就成为高校信息化档案馆建设的不可忽视的重要任务。首先要立足本校,努力发掘各类院校自己的特长,比如理工科院校在科研上各有自己的强项,不仅要做好科研档案归档的规范化工作,还可以在与同类院校比较后,突出本校在某一科研领域的专长,通过网站等形式加以彰扬,提高学校在社会上的知名度,加深人们对学校的了解。其二,改变纸质档案多,多媒体档案少的传统档案文件载体的形式,利用现代录音、摄像等多种技术手段收集档案,力求内容丰富多彩、形式不拘一格,而不是过去那种干巴巴缺少直观形象材料的文书档案。其三,真正发挥档案馆在各部门档案管理上的监督和指导作用,我们一直强调档案是“第一手材料”、“最原始的记录”,而在实际操作过程中档案馆所接受的档案多数是由各部门兼职档案员组织整理过的材料,有些有价值的材料可能因为工作需要而保留在本部门中,年深日久,或人员流动或机构改革,这些材料可能就被遗忘和丢失。新修改的《上海市档案条例》不仅作出了重大活动档案和列入档案馆进馆范围的档案及时、提前移交进馆的规定,还要求档案行政部门加强对本市重要会议、重大活动档案工作的监管,规定重点项目档案由档案行政管理部门组织验收,并由组织、参与验收各方共同签署认可文件,明确了档案验收主体,显示出新形势下强化档案行政管理的需要,也为档案馆丰富馆藏、加强国家档案资源建设提供了新保障。高校档案馆如何在这种新形势下加强档案行政监管、理顺档案管理体制,增强校内机关各部门的档案意识,在档案工作中理顺关系、形成合力、落实责任,推进档案资源建设和拓展档案馆服务功能,将极大地推动高校档案事业的新发展。

    从档案馆人才队伍的建设上看,信息化档案馆建设需要人才多样化以及培养复合型的档案管理人才。过去高校档案馆因为资源有限,管理层的重视度不够,往往处于机关的配角地位,在人员的配备上也漫不经心,缺少长远规划,而信息化档案馆的建设亟需改变这一现状。我们致力于建设一个开放型、研究型、服务型的档案馆,除了要熟悉传统的档案组卷、归档、编目录入工作外,档案网站的建设需要精通计算机网络技术的人才,档案的开发利用需要编研人才,档案的信息咨询需要高水平的服务人才。然而由于档案工作原有的特性,“需要时重要,不用时闲置睡觉”;因循守旧多,开拓创新少;要求高,待遇差等因素很难吸引并留住人才,造成人员流动频繁的普遍现象。如何从有计划地引进各类专业人才,创造宽松自由的工作环境留住人才,以及加强对在编档案人员的业务培训等几个方面逐步提高档案队伍的人才素质,加强档案人才的梯队建设也就成为高校档案馆一项重要任务。多年来,我们一直期待档案专业人员加入档案馆队伍,事与愿违,不但正宗档案科班出身的纷纷改行,另觅高枝,连“全国最具权威性、办学历史最悠久、堪称学界老大的中国人民大学档案学院”也在2004年换上了“中国人民大学信息资源管理学院”的新招牌,不免令人感叹(老姜《有感于档案学院改姓更名》,《新上海档案》2004年第10期)。无论科班出身也好,半路出家也好,打破档案岗位的条条框框,吸引并留住更多的人才方是明智之举。传统的档案人员上岗培训,不但耗时耗资,而且内容陈旧、缺乏新意,与现代档案工作实际脱节,无法满足新形势下档案管理新理念、新方法的要求,也是造成档案人员流动性大、培训人数居高不下的间接原因。所以加强在岗培训,结合工作特点,有针对性地“充实包括档案专业以外的各种信息知识,扩大知识面,接受新事物,充电加压,以适应新环境发展需要”才比较切合实际(薛宝珍《档案岗位培训中发现的一些问题》,《新上海档案》2004年第10期)。

    高校信息化档案馆的建设是时代进步的表现,打破高校档案部门过去“神秘”、“封锁”不可侵犯的格局,提高社会对高校档案工作的理解和重视,将高校档案工作不再仅仅理解为某个高校的内部工作,而应从整个国家、整个社会历史文化的角度来理解高校档案存在的重要意义。“为现实服务,对历史负责,替未来着想”的任务需要每个高校档案工作人员的努力,也期待着社会的共同关心和支持。 


 
知名校友来访,档案馆该如何发挥作用——以成思危副委员长来访为例
2005.4·开发与利用·华南理工大学档案馆 欧阳慧芳 陈国坚
 
    

6月2日,全国人大副委员长成思危同志回到母校华南理工大学参观访问。上午9时,成思危在广东省副省长宋海及省教育厅、科技厅负责人陪同下走进校门。校园内绿树葱茏,花香四溢。成思危副委员长兴致勃勃地一路走来,一路慨叹母校的巨变,不时有路旁的小校友们向其挥手致意。当来到他当年学习生活过的东湖、西湖湖畔,电力学院大楼(9号楼),东三宿舍等地方时,这位深受学生们崇敬的老学长更是情不自禁地主动邀请摄影师帮他拍照留念。而当站上华工逸夫人文馆二楼露台,看到对面崭新的3l、32号教学大楼群时,他深情地回忆道:“那里曾是老军工厂,当年在这个地方进行机械零件实习,现在都变得很漂亮了!”感怀之意溢于言表。作为一名经济学家,他随后还给1千多名师生作了一场深入浅出的经济报告,深受大家的欢迎。此次回母校,睹物思人,应该说给了成思危同志很大的感触。是啊,几十年后,故地重游,一草一木,一砖一瓦,都显得如此亲切,如此的引入怀想。看眼前景,遥想着当年同学们书生意气,挥斥方遒,真有一番别样的感受。

    人总有一种怀旧的情绪,尤其是过了几十年之后,不管他的身份和地位有了多大的改变,始终难忘那段美好的求学时光,难忘曾经的峥嵘岁月。正是基于这样的一种情感共识,学校领导早在成思危副委员长来访前的一个星期,就布置给我们档案馆一个任务——查找成思危同志当年在我校求学时的档案材料,比如其早年所在院系、所学专业、生活学习过的教室、宿舍以及其担任的职务等等。为此,对馆藏十分熟悉的馆长找出了馆内所存的有关成思危的所有资料,包括当年“化工系(本科)专业乙班干部同学登记表”,成恩危的名字赫然在目;另有“华南工学院一九五二年度同姓学生名册”:此外还有“入学登记表”,上面注明了成思危同志所在的系(化学工程)、专业(无机物工学)、年级、姓名、入学年月(一九五二年十月)、籍贯(湖南湘乡)等等。但是他的学籍材料,我馆却没有收存,这是因为当年他们这批学生在我校学习了两年之后,按照全国高等工业学校行政会议商拟的专业调整方案规定,转调至华东化工学院学习,他们的学籍材料也就随之转入华东化工学院,为此,我们还从党政类文件材料中找到了1954年中央人民政府高等教育部给华南工学院(今华南理工大学)的一份相关的发文,上写“华南工学院无机物工学专业二年级学生五十八人于明年暑假后调至华东化工学院”。说到这里,我们有必要对成思危副委员长的学习经历作个简单介绍:成思危于1952年11月由党组织从香港香岛中学选派回国参加社会主义建设,不久即作为省总工会调干生考入当时的华南工学院,在化工系无机物工专业学习了两年。1954年转入华东化工学院,1956年毕业。如今,他仍担任我校工商管理学院教授、博导。

     另外,为了更进一步地了解成思危同志当年学习、生活过的地方等信息,以便于校领导与之交流沟通,共同回忆往事,重温过去,馆长还四处搜罗,找出了 1952—1954年的校报装订本,让我们一页一页地仔细翻查,因为当年的校报上通常会登载学生会干部或通讯员的名单、职务等,有时侯为了方便联系,还可能将他们的宿舍房间号也登出来。但是由于年代久远,加之早年对档案的保护措施较为落后,因而每一本校报都残缺不全,主要存在缺角、断页的现象,而且当年的校报都是繁体字打印,这对于我们这些看惯了简体字的人来说很是吃力,也就增加了查找的难度。不过,工夫不负有心人,经过不懈努力,我们还是在校报上有了一点收获。如在1953年11月7日的第28期校报上,我们发现了这样一则小新闻,题目为“学生会选出第三届执委”,接着说“第三届学生会经全体同学正式选举产生,各部人选如左:主席:陈开庆邓河清老亮……文娱部:成思危翟美英”,由此我们推测,成思危副委员长在学生时代应该是文体活动的积极分子,热心于学生会的文娱工作。继续翻查,在1954年3月25日的第44期校报上,我们又看到了成思危的名字,题为“学生会执委会改选完毕”,内容是“学生会第四届执行委员会经于上周由全体同学分班投票选举产生,分工如下:主席:陈开庆……文娱部:成思危”等等。

    应该说,档案馆提供的这些资料为校领导全面、详尽地了解成思危同志的情况有很大帮助,这也就使档案馆又有了一个新的用武之地。对于一所发展良好且较为成熟的高校来说,类似知名校友来访的事例是经常会遇到的。校友们曾经在母校生活和学习过,在这里度过了他们一生当中最难忘的大学时光,当他们回到阔别多年的校园时,必定是感慨万千,激动满怀,且一定也会追忆过去,重温旧梦。而这时,负责接待来访的现任领导若是对其不甚了解或只知道个大概情况,有时候就难免会出现尴尬的局面。所以,为了增进对校友们在母校学习时情况的深层次了解,增进彼此间的信任和亲切感,也为了多一些彼此交流的共同话题,有必要翻阅一下他们当年的档案材料以及其他的一些相关资料,而担当查找这些资料的角色,则非我们档案馆莫属。那么,相关的资料都有哪些?为做好这项工作,我们平时又该注意些什么呢?

    我认为,象学籍材料、在校时各种登记表、全班或全级的毕业照等都是最起码的查询范围。另外,校报也是非常重要的,因为它通常都真实地记载了学校各时期各方面的情况,而这些历史,对于从各方面了解校友也是有很大帮助的。其他还有学校各时期的校园规划图,校园内各建筑物的老照片以及校园面貌变迁的历史,这些不妨参看一下校史等书籍。有时候,我们可以适当地将某些档案材料复印、裱糊,重新加工制作,作为礼物赠送给校友,常常会给他们一个意外的惊喜,就像连战先生收到北大送给他的特殊而珍贵的礼物(即其母早年在燕京大学求学时的档案)时一样,校友们一定会无比激动和欣喜。

作为学校档案馆的工作人员,我们要适时地发挥作用,就必须在深入挖掘、广泛积累各种资料方面多下工夫,以便有需要时可以随时找得出来,派上用场。或许我们现在收集整理的档案材料,在过了若干年以后就成了无价之宝也未可知。要做好这项工作,除了在日常业务中注意保持各类档案的齐全完整和及时归档以外,还要做个有心人。正如我们的陈国坚馆长所说,要经常性地、随时随地地收集、积累相关资料,厚积薄发;既要立足馆藏,还要经常查阅、吸收一些报刊、书籍的相关内容;要像我们馆长一样形成一个习惯,无论去到哪里,都要到书店看看有没有与本校历史有关的书籍,一旦发现,必定购买,作为资料保存起来;此外,要保持对档案工作的高度的职业敏感,经常思考,注意观察,深入校情,做好笔记,如此,我们才会为学校各方面的工作随时提供方便,包括为接待校友们的来访出一份力,而我们今后的工作也会更加主动。

 
档案建设要做“减负”的助推器
2005.4·开发与利用·浙江省绍兴县鲁迅中学 张向远

    

去年6月初,教育部颁发了《学习贯彻〈中共中央国务院关于进一步加强和改进未成年人思想道德建设的若干意见〉的实施意见》。半年多以来,全国各地按照教育部的统一部署,打响了新一轮的“减负”战役,其学生呼声之高,整改力度之大、社会影响之广,都是前所未有的。中小学生过重课业负担要想得到有效遏制,除了教育行政部门加强各项制度的督促检查外,关键还在于学校真正实施素质教育,促进学生德、智、体、美全面发展,生动活泼健康地成长为社会主义现代化建设所需的优秀人才。而在这场教育改革的大潮中,教育系统的档案工作者应转变工作思路,拓宽工作视野,加强学校档案建设,更好地为学校的素质教育服务。一、拓宽收集视野,提高教学资料个性

和共性的统一    在当前高考制度没有根本改变的前提下,学生们还要无奈地面对激烈的升学竞争。“减负”只是减掉妨碍学生身心健康和全面发展的过重负担,决不意味着降低对学生的学业要求和教育质量。“减负”不减质,从某种意义上讲,老师要比以前“付出”更多。不能再搞题海战术,而是要在有限的课堂教学时间内把握好重点和难点,最大限度地提高教学效率,让学生学得轻松、学得开心,这势必对老师的教学能力和素质提出了更高的要求。一个优秀的教案、教学课件、幻灯片是学校开展教学指导的实践依据。长期以来,由于受传统观念的束缚,我们比较重视对教学过程中自然形成的学校教学文件、考试试卷、学生成绩等体现教学共性资料的收集。而对这些反映教师个性资料的收集缺乏应有的重视,师生对教师课堂效果的评价更是无人问津。因此我们必须打破陈规,将这些不同载体且具有教学参考价值的材料列入教学档案的收集范围。如此,不但有利于学校和老师不断研究推广先进的教学方法,进一步提高教学的质量效益和科学化水平,扎扎实实减轻学生过重的负担。而且有利于加强学校的教育管理,促进“减负”工作不断向纵深发展。二、建立心理健康档案,有的放矢进行

心理教育    新千年教育部出台的教改措施,旨在减轻学生过重的课业负担和心理压力,中小学生心理压力过重早已引起全社会的关注。调查资料表明:几乎所有学校都有因心理问题而不能继续学习的学生,学生因适应不了激烈竞争的校园生活而离家出走甚至轻生的例子也时有所闻。让我们翻开令人震惊、让人思索的悲惨记录。2003年绍兴一所高校先后有3名学生跳楼身亡。2004年4月13日至4月25日,在不到两周的时间内,绍兴市的三所普通高中,一所高职学校,相继出现了4名学生连环跳楼事件。2005年新学期开学伊始,杭州和慈溪分别出现花季少女自杀身亡事件。家长和老师在总结这些悲惨事件中已经深刻认识到心理健康教育的重要性和紧迫性,而档案工作者更深刻意识到建立中学生心理健康档案的必要性。适时为学生建立心理档案,能及时准确地掌握和了解全校学生的心理发展规律、特点及现状,从而为学校的科学管理提供心理学依据。如可以从中寻找导致某一部分学生发生心理障碍的原因,并从宏观上寻找教育、预防和干预的方法,增强学生的主动寻求心理求援意识,避免上述这些恶性危机心理事件的发生。而心理档案所反映出来的学生兴趣爱好的信息,可以为丰富课外活动、满足学生的正当心理需求提供决策依据,使心理健康教育贯穿在学校教育教学活动之中,使他们不断正确认识自我,增强调控自我、承受挫折、适应环境的能力。此举还丰富了学校档案的室藏,为学校的各项评估提供有力依据。

三、搭建求知平台,促进学生全面发展

    “减负”并非“无负”,作为“减负”主体的学生,如果仅仅认为“减负”就是比以前少学了,或是认为这下可以更疯狂地玩电脑游戏了,那么就会丧失斗志,迷失方向,在不知不觉中流逝青春。在减去那些枯燥、机械、重复的课业负担的同时,学生应该学会更有效、更好的学习方法,在空闲下来的时间里,把眼光放到掌握课本之外的知识。作为“减负”主导的教师要加强学生课余活动的指导,引导学生树立刻苦钻研、积极探索的精神。为了让学生获得更多主动发展的空间,学校档案部门可与任课教师、信息技术部门联手行动,为学生创造求知的平台。如利用网络丰富学生阅读资源,拓宽电子图书的渠道,根据学生的阅读情况,下载适合学生阅读的文章,在校园网上开设书海点滴等栏目,供学生在校园网上阅读。这样不但可以拓宽学生的视野,陶冶学生的情操,而且可以节省学生资料查找的时间,抵制一些具有危害性的电脑游戏书籍和不安全的网络文学,从而净化校环境,提升学生的文化底蕴。此外,我们还可以将历年的各科试卷、试卷分析等室藏的教学档案通过扫描上传在校园网上,供精力有余的学生参考复习。如此集团军联合作战的形式,可以显示出档案利用的成效,使原来养在深闺无人知的档案更加贴近师生,并在档案利用的过程中,不断了解不同群体的多元化需求,从而进一步促进学校的档案建设。

    当然要从根本上实现“减负”,就要改革教育体制,建立科学合理的学校教育评价体系,在全社会范围内树立正确的教育观、人才观。总之,“减负”是一项全社会的系统工程,教育工作者任重而道远,档案工作者要与时俱进,创造性地开展各项工作,努力完成时代赋予我们的艰巨任务。

 

 

 


 
档案工作者行为中的文化传统研究
2005.4·队伍建设· 中华女子学院山东分院 李淑润
    

文化从广义上讲包括人类社会中的物质和精神两方面,即物质文明和精神文明的总和;狭义的文化则指与政治、经济等并列而为人类社会活动之一部分,即关涉人类社会生活中的文学、道德风尚等精神方面的内容。

一、文化对档案工作者行为研究的意义

    档案工作者既是文化的贮存、延续、传播者,也是文化选择、吸收、加工者,档案工作者群体既经过了社会文化发展的传递历程,又经受了文化传递历程中的心理净化。因此,从服务与文化的功能来分析档案工作者与文化的关系,可以这样讲,档案工作者保存、传递了文化,文化又孕育了档案工作者,档案工作这一职业,经历了多年文化积淀与渗透,逐渐形成了当代档案工作者的群体行为的文化模式,这种文化模式既体现出中国档案工作者群体行为的共同心理,又不为别种民族、社会不同的文化所具有,并在长期发展过程中逐步形成相对稳定,为其成员所共同遵循并形成同化的价值体系、行为准则和共同的思想作风的总和。它是联系和协调档案工作者行为的牢固纽带,是档案馆灵魂所在,它深刻揭示了档案工作者中含有的文化特质,对于发展档案事业大有益处。

    1、可以在本民族文化基础上正确看待并理解我国档案工作者所特有的民族心理与性格。

     2、在中国文化背景中有档案工作者行为,可以看到当今档案工作者行为形成的历史因素,看到优秀的民族文化反映到这一职业上的印记,也可以恰当地解释和描述我国档案工作者所特有的思维和行为方式。

    3、对于档案工作者的服务实践过程来讲,既可以在新形势下弘扬民族的优良传统,进一步塑造档案工作者群体的完美人格,又可以帮助认识分析一些行为中的陋习与弊端,有针对性地加以改进并做出符合时代要求的调节。

二、档案工作者行为独特的文化心态

    档案工作者的价值观是与社会的核心价值观紧密相连的。中国传统文化把人的价值归结为道德价值,作为一种道德文化,它之所以可以长期、广泛、持久地影响着档案工作者的行为,是因为道德文化是民族传统中的核心文化,是档案工作者在行为中起主导作用的价值观念,是协调档案馆与国家、政府部门之间,档案馆之间,档案馆与职工之间利益关系的准则。档案工作者对道德践履的尽善追求,对道德人格的完美塑造以及呈现出的高志功低物欲的行为特征,都是道德这把价值尺度在起作用。

    当今人们对档案工作者的赞美也是从道德尺度出发的,“人梯”、“桥梁”、“默默无闻”、“为他人做嫁衣”这些话,集中描述了档案工作者行为中的勤恳、艰苦、牺牲、甘于奉献、创造性的人格品质,忽视了这一点,就从根本上模糊了档案工作者的心理特色。社会上很多人都说档案工作待遇、地位这样低,但档案工作者对档案事业、对利用者服务却那么热情,这种忠于档案事业的献身精神真是让人感动,其实这就是道德理想高于物质利益的价值观的力量,它充分体现了中国文化积极有为、奋发向上的基本精神,它从整体上塑造了档案工作者的风貌,也是档案工作者所具有的共同心理特征,其具体表现在:

    1、道德追求大于社会索取

    现实中,档案工作者所从事的工作在道德力量的支持下,历久不渝地与社会上“富贵利达”为生活目标的世俗价值观大相径庭,对社会文化价值观的赞美与对世俗价值观的鄙视,是档案工作者对这种浓重道德的追求经久不衰的深层原因。

    2、社会本位高于个人本位

    档案工作者有着一种强烈推动社会发展的历史使命感,能以天下为己任,且对国家民族有较强的社会从属感。保存党和国家重要档案文献、珍贵文化遗产,传播优秀文化思想,培养人才几乎成为全体档案工作者的信条,对社会未来的负责胜过自身付出的思考,行为表现处处皆反映出它所属的社会团体的性质。

    3、自我修养先于对他人的服务

    自强、刚毅、耐力而乐观向上的性格,是每一个档案工作者心理品质的主流,发愤忘食,乐以忘忧,学而不厌,诲人不倦,已成为档案工作者服务的标准。

三、档案工作者交往中的文化特征

    中国传统文化中有关人际关系的理论特别发达,我们民族心理倾向是“仁爱”与“和谐”,档案工作者在对内、对外交往中也具有明显的这一民族文化特征,不但强调“和为贵”的人与人的和谐,知行合一的身与心的和谐,天人合一的人与环境的和谐,而且延伸到人内在的精神和谐,这种文化渗透到历代档案工作者的服务思想、途径、形式和方法之中。直到今天,档案工作者仍保留着“和谐”、“仁爱”、乐融的特色并收到了明显的服务效益,这种文化现象在档案工作者与利用者之间已生成并深化为一种文化型的服务思想并构建了具有经典意义的民族精神。和为贵的文化观念在与利用者的关系上突出的是“爱”,强调的是服务过程中的情感因素,并具有以下特征:

   “融”,即情感的融汇状态,首先要解决的是代界的填充和角色界线的延伸。心理相互渗透,“假如我是一个利用者”的心理换位,在服务功能上表现为和风细雨的沟通,减少对立情绪,扫除情感障碍。

   “情”,在实际工作中只有产生情的效应,才能充分发挥服务功能,捕捉住服务最佳时机并产生出最佳效果。高质量、高效益的服务,往往会使利用者产生出久久不能平息的激情,而利用者给档案工作者的一点点慰问,也往往使我们难于忘怀。

    中国传统文化重视事物的相互联系及统一,主张求同存异,使档案工作者把利用者看成是与之相辅相成的,不是对抗力量,因此要追求和谐。行为中的气质表现应是:稳健,平和,温良,体谅,不凭感情起伏任意发泄,不走极端,不冲动,不破坏内心平稳,对服务工作增加正效应,减少副作用。四、现实对档案工作者传统道德文化的

冲击    从社会发展的现实来看,中国传统文化对档案工作者的人格力量的塑造与支配力量是不可低估的,其有值得肯定和发扬的一面,但传统文化弊端的暴露也是比较明显的。近几年,中西文化的碰撞已明显触及到档案工作者行为的实践领域,商品经济的发展使民族文化传统受到了强大的冲击,档案工作者的价值观也随之发生了变化。首先,当社会在重视了档案工作者高层次道德追求后,却忽视了档案工作者的物质享受,对档案工作者及优秀事迹的表彰几乎都是以艰难困苦作为必备条件,评价中习惯的不是工作效能、质量以及对社会发展进步产生的作用,而仅仅是比较奉献与付出,社会分配中不注意档案工作的需求,尤其是在社会发展的特殊历史时期,档案工作处在比较困惑之中时,以上问题显得尤其严重。其次,中国传统中的 “和” 对档案工作者行为同时也产生了一定的消极影响,它以进展平稳为理想,釆用克制、谅解的方法,追求人际关系的平衡。服务过程中,往往表现为消极容纳、妥协,缺乏工作的主动意识,具有一定的保守性。由于档案工作者的内心普遍存在着“息争”心态,缺乏对冲突的正确认识和恰当处理,当服务中出现矛盾时以调合甚至降低服务水准为代价来平息档案工作者与利用者之间的冲突。

    档案工作者情感一般不外露,缺乏宣泄,形成了含蓄、内向、老成、稳建的风度,心理的自责与积累,造成压抑,内心的焦虑与挫折比较严重。

    按文化人类学观点,人们为适应生存来改变着环境并不断地调整着自己的行为,同时修正传统文化以利于人类的不断发展。我们首先必须坚持传统文化的“继承性行为”,澄清一些混乱思想,端正价值导向,不盲目跟从某些理论去膨胀一种暂时实现不了的欲望,凭借优秀文化传统,积极促成振作而不是倦怠的精神状态。同时也要看到,传统文化面临着需要更新的一部分,传统文化中的弊端要靠它可以接受的时代文化来弥补,在社会主义文化影响下,全面改造封建和资产阶级文化,发挥精神和物质双因素在档案工作者行为中的激励作用,进一步完善档案工作者行为体系。

    诚然,中华民族传统的文化,普遍地影响着一系列社会职业行为,但却很少像档案工作者行为中体现得 如此充分与微妙,明显地表现出与社会中其它职业与群体不同的职业特点,“道德、表率与和谐”构成了档案工作者群体行为中文化传统的基本模式,这种模式还将进一步塑造当代档案工作者的理想人格,这种理想人格体现了“自强不息、厚德载物”的民族精神和走向世 界的时 代意识。

 


 
从《档案学通讯》论文作者管窥中国档案学研究队伍现状
2005.4·队伍建设·山东聊城大学 王凤刚

    

文章作者是文献信息的直接责任者,用文献计量学和文献统计学的方法对文章的作者进行统计和分析,能够促进科学研究的深入和科研水平的提高。布拉德福文献分散定律指出,任何一学科的大部分专业文献都集中于少数的相应专业期刊内,即具有文献集中的规律。可以认定,由教育部主管、中国人民大学主办、从2003年第l期开始改版的《档案学通讯》双月刊,作为中国档案学、档案事业类具有权威性的首位核心期刊,集中了档案学学科的相当部分专业文献。因而,本文对其2003—2004年间的论文作者状况进行统计分析,以从中管窥我国档案学研究队伍的现状。

    《档案学通讯》(以下简称《通讯》)两年间共开设栏目19个。本文仅选择其中以论文为主的17个栏目作为计量源,统计全部以第一作者为准。

    一、作者统计分析

1、作者总体情况

   《通讯》两年出版12期,作者共有221位(累计署名作者250人次),发表国内档案学研究的新成果、新方法等论文310篇。比照洛特卡定律可以看出,发表1篇论文的158位作者数量远远高于洛特卡定律的60%的数值,表明近几年我国已经培养出一批从事档案学研究并具有独立完成档案学某一课题的研究能力的专门人才。而发表3篇和4篇论文的作者分别为13位和7位,又都低于洛特卡定律的25%和14%的数值,说明少数作者是高产作者,作者独立完成课题研究的能力是有限的。但在发展趋势上基本符合洛特卡定律,说明我国档案界不仅具有一支基础理论扎实的作者队伍,而且还具有一些较为稳定的权威作者,从而使我国档案学的学术研究比较稳定,论文质量得以保障。

    2、作者地区分布

    统计分析作者地区分布,可以全面了解和把握学科研究人员的大致情况,有助于平衡和布局学科研究人员的整体状况,促进学科的平衡发展和整体进步。《通讯》的作者分布在全国23个省(市、自治区),说明我国档案学研究近两年在全国绝大部分地区均得到了发展,显示出作者在地区分布上的广泛性。但作者的地区分布和发文数量又是极不平衡的,表现出相对集中性。其中,北京作者遥遥领先于其他地区,说明作为全国档案学研究的中心,北京的研究人员阵容强大、水平较高,地位举足轻重;其他地区比如上海、江苏、湖南、安徽、云南、广西、湖 北、浙江、福建 、辽宁等几个省(市、自治区)档案学研究也比较活跃,具有较高的学术研究水平。而内蒙古、甘肃、新疆、西藏、青海、宁夏、海南、台湾、香港、澳门等地2年内没有在《通讯》 上发表一篇文章,说明西北和西南地区的档案学研究相当薄弱,亟待加强。这种作者地区分布和发文数量的相对集中性和不平衡性,主要是由于地区经济、文化、教育事业,特别是档案学专业教育、研究发展的不平衡性造或的,档案学教学研究人员和研究成果的数量与档案学教育事业和研究机构的发展是成正比例的。

    3、作者系统分布

    研究《通讯》论文作者的系统分布,不仅可以了解《通讯》的稿源,把握我国档案学研究论文的主要来源,而且可揭示不同系统作者以及各系统工作人员学术水平和科研能力的差异,还可随时掌握档案学专业人才聚集及所在机构的状况。《通讯》两年间的作者主要来自高校教育系统(包括大学、学院及下属院、系、研究所)、档案局(馆)和企业等3大系统的71个单位。统计数据显示,我国档案学论文作者主要来自高等院校教育系统,表明高校具有很强的科研能力和很高的科研水平,是我国档案学研究的重要基地。而来自档案局、馆和企业等档案管理部门的作者和文章较少,则说明来自档案局、馆和企业等档案管理部门的作者是我国档案学研究的一支补充力量。这也反映了目前我国档案学研究理论与实践结合不理想甚至相互脱节、分离的通病,因此 有必要加强对档案管理业务部门工作人员理论素养的培养,做到理论来自实践并指导实际工作,实践依靠理论提高并补充升华理论,使二者紧密结合,相互作用,相互影响,相互提高, 共同推进我国档案学研究 和实际工作。

    4、作者职称、学位统计分析

    职称是一个人工作能力与学术水平的综合反映。学位是标志被授予者的受教育程度和学术水平达到规定标准的学术称号。对学术期刊作者职称、学位等状况进行阶段性统计分析,可以从一个侧面反映该期刊的学术水平和发文质量。统计表明,《通讯》作者群中具有高级职称的作者占绝大多数,学术表现也更活跃,正高级职称作者也继续保持着学术研究的活力,而初级职称作者的科研活动太弱,说明当前我国的档案学研究具有一支高职称、高学位、高水准的稳定的作者队伍。

    5、作者性别、年龄统计分析

    《通讯》两年间只有一半作者提供了性别信息,男性作者从人数上多于女性作者,从发文数量上优势非常明显。可以认定,在档案学理论研究领域,长期以来形成的男性作者的主 导地位并未改变。虽然目前中国档案管理职业具有日益女性化趋势,但在档案学理 论研究上女性并没 占主导地位。《通讯》作者年龄数据显示,中年作者是一支中坚力量(30—45岁年龄段57人,占被统计者的67.86%),是目前档案学研究的主体。从作者的年龄结构看,老中青结合的研究队伍已经形成,中青年学者逐步成为研究的骨干与主力军,这种结构是比较合理的。值得注意的是,作者和编辑对作者提供相关信息重视不足,进一步规范发文作者信息,使之齐全、完整,应当引起所有作者和编辑的高度重视。

    二、作者合作情况统计分析

    科学技术的快速发展,研究层次的不断深化,学科间相互渗透与交叉,使合作研究尤其跨学科、跨行业的合作研究越发重要,在很大程度上影响着科研项目的质与量。合著率、合作度就是从不同角度反映和衡量作者合作程度的重要指标。统计表明作者合作研究不够普遍,说明我国档案学研究主要还是建立在个人研究的基础上。两人合作发文数量远远高于3人、4人、 5人以上合作发文篇数,则说明我国档案学科研人员两人规模的智力合作因素仍起着主要作用。21.94%的合著率与国内社科类期刊相比不低,但与科技类期刊比还是有相当差距的。这固然 档案学 的社会科学属性有关,但也说明加强档案学研究的协作,提高群体研 究意识和团队精神还有相当的 发展空间。跨学科、跨行业的论文合著是现代科研和科技发展的一个重要标志,但翻阅档案学期刊发现,跨学科合著者和合著论文寥寥,说明档案学研究者、档案工作者与其他学科科研人员的合作水平亟待提高。《通讯》也应进一步鼓励、支持档案学研究者投入到跨学科、跨行业合作的知识创新工程之中,发挥自身在促进档案学深入研究,提升和创新档案学理论上的更大作用。

    三、核心作者统计分析

    核心作者是指在某一期刊发表论文较多,影响较大的作者。依据普赖斯定律确定的《通讯》核心作者,主要分布在19所大学、2个档案局和1个研究会。核心作者数占作者总数28.51%的比例,与普赖斯定律的50%的比例差距较大,说明《通讯》今后还需要进一步扩大核心作者人数。核心作者的单位分布表明,中国人民大学的档案学教学、研究力量强,档案学人才密集,信息交流快,学术气氛比较活跃。其他18所大学也大都具有高水平的档案学专业教育教 学、科研力 量和良好的教学、科研条件和环境。北京市档案局发文量列第七位,说明该局重视理论研究,专业素质和理论修养都比较高,做到了理论与实践相结合,为全国各级各类档案局、馆树立了榜样。

    四、高产作者与高产单位分布统计分析

    高产作者是指核心作者中发文量更高的作者,是核心作者中的佼佼者和杰出群体。根据普赖斯定律,两年间在《通讯》高产作者(18位来自高校,2位来自北京市档案局)共有20人,占作者总数的9.05%,比美国学者普赖斯认为高产作者约占作者群人数的10%略低。说明《通讯》的高产作者比例基本合适。统计还表明,这些高产作者所在的单位也是高产单位,在一定程度上说明了这些高产单位在档案学研究领域起了很大的带头作用。

    这些高产单位主要包括中国人民大学、安徽大学、解放军南京 政治学院上海分 院、湘潭 大学、上海大学、苏州大学、浙江大学、广西民族学院、云南大学、辽宁大学、福建师范大学、四川大学、黑龙江大学、武汉大学、天津师范大学和河北大学等高校 和北京市档案局。表明 这些高产单位不仅科研力量强,学术水平高,而且档案学专门人才集中,在我国档案学研究中保持着各自的优势。中国人民大学发文数量遥遥领先位居第一,表明中国人民大学是我国档案学文献信息产生的重要基地,是档案学研究的领军单位。

    五、作者和基金资助项目论文统计分析

    科研基金资助项目大都是前瞻性的理论和技术课题。两年来,《通讯》共有20位作者发表国家级、省级和校级基金资助项目论文21篇,分别占作者总数和占发文总数的9.05%和6.77%。其中2003年国家级基金项目论文6篇,占当年发文总数(156篇)的3.85%,省级基金项目论文3篇,占当年发文总数的1.92%;2004年国家级基金项目论文9篇,占当年发文总数(154篇)的5.84%,省级基金项目论文2篇,占当年发文总数的1.30%,校级基金项目论文重篇,占当年发文总数的0.65%。有的论文同时得到两项基金的资助,作者和基金项目论文的比例还是比较高的。说明作者重视前瞻性的理论和技术课题的立项和对这些前沿课题的研究探索,重视档案学研究的发展趋势和发展方向,但从基金项目的层次和发文数量看,基金项目与高水平作者研究队伍的比例还不是很高,高水平能力强的优秀作者还应保证随时站在我国档案学学科最前沿,引领我国档案学学术发展的潮流和趋势,体现学术研究的创新性,继续高度重视研究和发表高质量的基金项目论文。

 

(注:本文相关统计表略)

   

 

 

 

 

参考文献

    1、汤进平,凌明照:《对核心期刊〈物理学报〉论文作者的分析》,载《首都师范大学学报(自然科学版》 2002(2);

    2、颜志森:《〈科学学研究〉2001—2003年载文、作者和引文的统计分析》,载《科学学研究》2004(5);

    3、赵青娥:《〈咸阳师范学院学报〉作者统计分析》载《咸阳师范学院学报》2002(1);

    4、孔春苗:《从作者的分布看中国档案学研究》,载《档案》2000(5);

    5、唐思慧:《〈档案学通讯〉2002年引文分析》,载《档案学通讯》2003(4);

    6、黄巧波:《〈档案时空〉2002—2003年载文与引文分析》,载《档案时空》2004(10);

    7、肖伟雯李胜:《〈图书馆〉杂志1992~1995年论文作者分析》,载《图书馆》1997(5);

 

 


 
加强档案工作者的劳动保护
2005.4·队伍建设·广州中医药大学 殷忠东 郑奇茹 徐志红
   

由于档案保管的特殊需要,档案工作者长期处于密闭的、放置有各种药物的库房内接触各种档案,因而会导致影响身体健康的各种疾病的发生,如过敏性鼻炎、皮肤过敏、皮肤搔痒、接触性皮炎、头晕目眩等。为此,我们体会很深,我们科工作人员都有不同程度的鼻炎,有一位工作多年的同事有严重的皮肤过敏,且进行了半年的脱敏治疗。但这没有引起档案工作者本身的重视,更无法引起有关部门对档案人员健康问题的关注。如果这些疾病长期得不到控制或改善,后果将会很严重。所以我们认为应加强对档案工作者的劳动保护。

一、影响档案工作者健康状况的因素。

    (一)档案自身存在的微生物及害虫。

    档案载体、档案保存时间、档案保管条件等等因素决定了档案自身存在着各种微生物及害虫。档案有害生物属于仓库有害微生物、仓库害虫,能够在档案库内的一般条件下生存,以档案制成材料为培养基,并分泌能够分解和液化档案制成材料的酶,使档案制成材料失去原有的化学和物理性质。档案害虫是能够在档案库房内完成其生活史或生活史的一个阶段,并对档案馆的馆藏品、装具及建筑本身造成一定伤害的昆虫《档案保护技术学教程》,郭莉珠主编,中国人民大学出版社,2000年。。这些档案微生物及害虫不乏对人体有害,同时随着时间可能进化、变异,耐药性增强,对人体的危害增大。特别是害虫在危害档案的过程中,将携带的脏物、排泄物黏附在档案上,这些脏物和排泄物中携带多种致病菌,对档案造成危害的同时,也给档案工作者的健康带来威胁。

    (二)档案工作者工作环境及档案保管条件。

    按规定,档案库房、阅览室、办公室应实行三分离。但很多档案部门尤其是机关、事业单位档案室的库房、办公室并没有分开。一直以来多采用摆放药物或使用药物熏蒸等方法对档案虫霉进行防治。这些药物如防霉剂的毒性虽然小,对档案工作人员没有直接的损害,但时间长了,气味也会对鼻粘膜产生刺激,使鼻粘膜肿胀充血。但化学灭菌法如熏蒸等则能刺激人的鼻眼粘膜,烧伤皮肤。不但造成了档案库房的空气污染,同时增加了影响档案工作者健康的因素。

    (三)档案工作者的劳动保护意识薄弱。

    档案工作者长期和档案打交道,就不可避免与灰尘、霉菌、档案害虫等接触,同时目前多种防虫、杀虫方法及对破损档案进行修复工作,都会不同程度地污染环境,危害健康。然而由于这些危害具有渐进的、不知不觉的特点,使得档案工作者难以察觉到职业与自身健康的联系,劳动保护意识松懈,工作时不做任何防护。档案工作者在进入库房时通常没有更换专用工作服和鞋子,在翻阅、触摸档案时没有使用手套、口罩,在查阅档案完毕后没有及时洗手。这样不但把外面的微生物、害虫带入库房,同时很有可能造成有害微生物附在档案人员身上。不但对档案工作者造成危害,甚至可能影响家人的健康。

    二、加强档案工作者劳动保护的意义

    长期以来,档案工作者素以“默默无闻,埋头苦干”而著称,同时也常常被人们忽略,受到的人文关怀往往难以与其他劳动者相比。根据《中华人民共和国职业病防治法》的职业病定义,可以看出因从事档案工作而引起的疾病也应属于职业病。因此,应引起有关部门关注与重视。

    (一)加强对档案工作者的劳动保护能加大对档案和档案利用者的保护。

    没有采取一定的措施对档案工作者劳动保护,会影响档案的保管和档案利用者的健康。档案工作者长期在无任何保护措施下接触档案,手上的档案有害微生物和孢子,而手上的汗液和脂肪也是档案有害生物良好的营养物质,如果手直接接触档案,那无疑给档案有害微生物增加了营养,加大档案保管的难度。因此,加强对档案工作者的劳动保护,也是对档案及档案利用者负责。

    (二)加强档案工作者劳动保护是以人为本的重要体现。

    新中国成立以来,对档案部门社会功能的认识经历了一个逐步深化的过程。改革开放以前,档案部门的功能以保管档案资源为主,严格控制利用。改革开放以来,逐步得以施行“两个基地”(即档案保管基地和爱国主义教育基地)“两个中心”(即档案利用中心、现行文件利用中心)等“四位一体”的新体制。在新时期新形势下,档案工作的政治性集中体现在档案工作要服从于全面建设小康社会和完善社会主义经济体制以及建设和谐社会这个大局,重藏轻用、闭门造车式的传统档案工作已不再适应当今的社会发展。档案工作者是档案事业发展的推动者,肩负保护历史遗产、维护历史面貌、传播文化知识、服务社会各界的重要使命。就像武汉市档案局局长聂建新同志所说的“档案工作者应成为社会工作者,是因为档案工作是一项社会性的工作。”因此,与时俱进,关爱档案工作者,加大对档案工作者的劳动保护,体现了以人为本的重要理念,这也是符合可持续发展观。    三、加强档案工作者劳动保护的有效

 措施

    (一)档案工作者要提高自我劳动保护意识。

    档案工作者首先在主观上就要意识到环境可能对健康造成的危害,注意预防,保持环境的清洁,养成良好的卫生习惯的同时加强锻炼。《档案工作者要增强自我保健意识》,王丽岩,《兰台世界》,1999年11月。由于工作人员经常要出入库房,接触档案,而人体的皮肤、毛发和衣服与外界相接触,带有大量的污染菌,如人体表皮上一般每平方米有102105微生物,而鞋子上的微生物就更多,这些微生物中不乏对档案有害的微生物。档案人员进出库房应严格遵守更衣、换鞋制度。在取放、检查和阅读档案时,档案人员还应戴上白色的软质手套。其次,应加强档案工作劳动保护知识的宣传,完善并落实档案管理的各项规章制度。同时,还应为利用者提供工作服、手套、口罩等最起码劳动保护条件。此外,档案工作者也应主动向有关部门反映档案人员的健康现状,为自身和同行的健康争取更多的权益。

    (二)改善档案工作者的工作环境,提高档案保管条件,做好档案及档案人员自身的保护措施。

    首先,库房建筑设计要合理。按照规定,档案部门办公室、阅览室、库房要分开,以确保室内无任何气味。其次,做好库内和环境的卫生防疫工作,建立清洁卫生制度,并认真贯彻执行。库房内要经常保持四壁、天花板、地面和框架清洁,纱窗、纱门、门窗也要严密。对库内的阴暗、潮湿角落注意经常消毒。库内不宜堆放杂物,不应将食物带进,库内清洁用具也应专用。另外须对库内档案进行定期防疫检查。再次,要改善档案的保护技术。因此,为档案库房创造一个清新环境成为档案保护技术研究的一个全新课题。目前,有些单位已使用冷冻杀灭虫霉的方式,无毒无味,既不造成库房空气污染,也对人体健康无损害,值得借鉴与推广。

    (三)有关部门应加大档案工作者的劳动保护力度,落实有关政策,切实保障档案人员的身心健康。

    早在1994年,人事部就下发了《关于印发图书、文物、博物、档案、群众文化等事业单位贯彻〈事业单位工作人员工资制度改革方案〉实施意见的通知》(人薪发[1994]19号),其中就有提及有关档案劳动保护津贴问题。近几年来,浙江、广东等地的有关部门也下发相关文件,对档案工作者的劳动保护问题给予关注和重视,并采取一定的措施保障档案工作者的身心健康。如广州市人民政府办公厅于 1994年下发了《关于给档案干部发放岗位保健津贴的通知》及1998年下发的《关于提高档案工作人员岗位津贴的通知》,就明确地提出给予档案工作者一定的工作津贴。

    随着社会的发展,坚持科学的发展观、以人为本是当今重要的理念。党的十六届三中全会提出了“坚持以人为本,树立全面、协调、可持续的发展观,促进经济社会和人的全面发展”。笔者认为,在突出发挥档案部门自身的社会文化功能,更好地为社会公众提供服务的同时,不应忽视对档案工作者的人文关怀和劳动保护,要制订有关规章制度、采取有效的保障措施加强对档案工作者的劳动保护,确保档案工作者身心健康。这才是档案事业发展坚持以人为本及可持续发展观的完整诠释。否则,档案馆就成了传播某些职业病的源头,那就从根本上违背了“以人为本”的思想。

参考文献:

 1.郭莉珠,档案保护技术学教程,北京,中国人民大学出版社,2000年。

2.陈华新、顾建建,高校档案工作的历史回顾与现状思考,上海档案,2000年1月。

3.王丽岩,档案工作者要增强自我保健意识,兰台世界,1999年11月。

 4.毛福民,坚持科学发展观促进档案事业全面协调可持续发展,中国档案报。

5.钟海鹰、钟文京,我国档案保护技术发展及应对措施的研究,江西科技师范学院学报,2004年6月。

 
高校教师家庭档案之我见
2005.4·业务研究·昆明理工大学档案馆 樊荣珍
    

一、什么是高校教师家庭档案

    家庭是组成社会细胞的一部份,始终贯穿于整个社会的发展、脱离不开社会而独立存在。作为婚姻关系和血缘关系为基础的一种社会生活组织形式的家庭或家族,其所形成的档案,称之为家庭档案。具体地来说,家庭档案,是一个家庭或家族内各个成员,在从事家庭事务和某些社会活动中,记录并保存起来以备日后查考的家务文书材料。

    高校教师家庭档案是指从事高校教育事业的知识分子家庭所产生的档案。高校教师除了与普通家庭有着共同的档案外,还有大量的教学、科研、社会学术活动方面的档案。这些档案即是高校教师从事教育工作的精华和结晶,也是高校教师家庭档案的核心部分。高校教师家庭档案因其成员从事的专业不同,归档内容和归档方式与普通家庭档案也不同。即可按人、按户建档,也可按事、按类建档。归档内容可采取一事一档、一人一档、一年一归档等多种方法。重点在于突出反映教师家庭成员从事的专业技术材料。

    高校教师家庭档案的形成是随着家庭的组建、家庭事务、社会活动的开展而积累起来。它源于家庭成员中每个人的一切实践活动,是家庭成员个人档案和家庭组织中各种类别档案的总称。就一个高校教师家庭档案的讲,按其形成的范畴和内容看,它包括家庭财务、家用电气设备、子女教育、医疗保健、教师个人业务、科研成果、职称申报以及各种证件、照片等档案。简言之,高校教师家庭档案是家庭成员在学习、生活、教学科研工作及社会交往活动中形成的、归档保存备查的文字、图表、音像等各种形式和载体的原始记录。随着现代科学技术的快速发展、生产力水平的提高,高校教师家庭档案的内容和形式将日臻丰富和完善,档案的种类和内容将越来越多,范围将也越来越广。

    二、怎样建立高校教师家庭档案

    当今社会精神文明和物质文明程度的不断提高,每个教师家庭在日常生活、学习工作中都会产生各种各样的文稿、证书、票据、表格及各种影像材料。这些材料真实记录着每个高校教师家庭及家庭成员不同时期的生活经历及成长变化,经过科学整理、分类编目后形成高校教师家庭档案。高校教师家庭档案的建立,可根据家庭事务管理的需要,从不同阶段、不同时期建立不同门类的档案。如单身个人随时可建立个人档案;也可从组建家庭和现有家庭开始建立档案。家庭档案中子女教育的个人档案,在子女结婚后将个人档案从家庭中分离出来组成新的家庭档案。家庭档案与家庭成员的个人档案两者密切相关,各自的内涵和外延不同。一般说家庭档案包括个人档案,个人档案是家庭档案的组成部分,但不能完全代替家庭档案。而个人档案包括名人档案。如高校教师在工作和事业上取得很大成就、有一定的社会地位和知名度时,他的个人档案,又称知名人物档案。知名人物的个人档案一般是家庭档案的核心内容。如我校教师戴永年院士的个人档案,既是家庭档案的重要组成部分,也是党和国家、学校档案的重要内容。因此,高校教师家庭档案的建档方式、方法是灵活多样的,只要保证档案齐全、完整、安全、方便查找利用即可。同时高校教师家庭档案大多数是自管自用,不必进馆。但知名人物的个人家庭档案及有典型意义的家庭档案,可通过征集或捐赠等形式接收进学校档案馆。

    建立高校教师家庭档案既可展示家庭生活的变迁和家庭成员成长过程,又能起到管理家政事务的助手作用。从某种意义上讲,高校教师家庭档案的建立它体现了社会文明的进步,是生产力发展和家庭文化、家庭生活水平提高的必然结果。

    三、建立高校教师家庭档案的重要性

    高校教师家庭档案是一个家庭或家庭内的各个成员,在从事家庭事务和某些社会活动的过程中形成并保存起来以备日后查考使用的各种资料,如讲稿、论文、专著、书信、手稿、照片、证书、凭据等。特别是现在,随着生活水平的提高,许多高校教师家庭的生活方式,由过去简单的吃饱、穿暖,逐渐转向精神文明、生活质量的提高。越来越多的家庭更注重于子女教育、身体健康、娱乐时尚及学历、文化素质的提高。一些家庭不但购房、买车,还购置了各种有价证券、商业保险等。家庭生活方式的变化,形成的这些文字、表格、图像材料,不论是近期和将来,对家庭和家庭成员有着重要作用。这些材料如果管理不当,将给家庭和个人带来巨大的经济损失。

    如买台电脑、冰箱或者数码相机、洗衣机,小到几十元的电饭锅,大到几十万元的家用轿车,都会随着购物的行为而产生各种各样的购物凭证,如:发票、使用说明书、保修单/卡、光盘等。这些单据少则一年至三年,多至十几年对家庭有着重要查考、使用价值。保管不好或者丢失其中的某一样,都会给家庭带来经济损失和设备使用不便。我们在日常生活中经常会碰到家里买的物品出现质量问题,由于没有完整的购物凭证(保修单、发票),而得不到应有的售后服务。有的由于没有保留好设备随机配件,如计算机、打印机、数码相机的程序安装盘、趋动光盘等而无法正常使用。又如教师申报专业技术职务时,如果平时不注意将平时发表的文章、教学科研的获奖材料及各种证书收好、管好,就会影响职称的申报,或者不得不花很长时间重新组织这些材料。

    随着社会的发展和法制观念的增强,家庭档案的凭证作用和法制效应将越来越凸显。高校教师运用家庭档案信息来处理各种事务活动显得愈来愈重要。由此人们对家庭档案的认识和理解也越来越深刻,需求越来越广泛、管理越来越规范。

 四、高校教师家庭档案的分类及归档内容

  高校家庭教师档案既是一个有机的整体,又是若干不同类型成员的组合。根据高校教师家庭档案的形成规律和特点,可将其分为两大类:第一类是以家庭成员为主形成的各种材料,按不同人员进行分类、归档;第二类是以家庭组织为主,形成的家庭综合性材料,按问题进行分类、归档。

 (一)家庭成员的归档内容

    1、教师个人业务档案类

   (1)教师的讲稿、教案、自编教材、教学工作总结、

   (2)历次职称申报及评定材料;

   (3)科研项目及科研成果申报材料;

   (4)学术论文底稿、公开发表文章的刊物、专著、来往书信、手稿;

   (5)教学科研工作获奖证书、奖状、文件;

   (6)学校历次填报的简历、履职考核材料;

   (7)参加各种学术会议的重要通知、聘书、邀请函等;

     (8)学生证、毕业证、学位证、工作证、党团证、身份证复印件、教师资格证、退休证等;

   (9)各种记事本、笔记本、日记等;

    (10)各种荣誉证书、奖状、聘书等;

    (11)各种读书资料卡片、目录等。

    2、家庭幼儿成长、子女教育类   

    (1)幼儿出生证、独子证、成长记录册;

    (2)中、小学、高中期间的学习成绩单、学籍册;

    (3)参加各种学科知识竞赛成绩、获奖证书、表彰材料;

    (4)不同时期的优秀作业、创作作品及获奖成果材料。

    (二)家庭组织生活的归档内容

    1、证书类

    (1)房产证、产权证、户口本、结婚证;

    (2)各种契约、合同、债权债务等文书;

    (3)家庭荣誉证书、聘书、奖状;

    (4)家庭成员出国护照、签证等;

    (5)工作调动、搬迁等材料。

    2、家庭财务类

    (1)各种购物发票、单据凭证;

    (2)家庭收(支)帐本记录;银行存折:帐号、密码等记录本;工资单存根;

    (3)各种缴纳费用的原始单据;

    (4)购买各种商业保险的合同、单据及记录材料;

    (5)购房(购车)发票或贷款、分批付款单据及记录材料;

    3、家电设备类

    (1)购置各种大小家用电器(如相机、手机、电脑、电视、音响、冰箱、洗衣机、微波炉、电磁炉等)以及汽车、摩托车等物品的保修单/卡、使用说明书;

    (2)购置大件物品的装箱单、随机光盘、配件等材料;

    (3)历次家电维修记录原始单据;

    4、医疗保健类

     (1)医疗证、不同医院病历本;

    (2)历次住院出院检查结果等记录材料;

    (3)各种疾病或慢性病的化验单、检查报告单;  

    (4)历次体检结果及报告单;

   5、家谱、家族名录类

    (1)家庭人物生辰、祭日;

    (2)家庭成员联系通讯录;

    (3)家谱族书、家史、自传、回忆录;

    (4)家庭活动的重要记事;

   6、奖惩材料类

    (1)与本家庭成员有关的组织或个人发出的聘任通知、任命书;

    (2)奖惩通报、决定、奖状、奖(勋)章;

    (3)与某级领导人、知名人士的合影、赠送的题词(字);

    (4)与家庭成员相关的报刊报导、文章;

   7、影像、照片类

   各种反映家庭成员活动的照片,录像、录音、VCD等材料。

   高校教师家庭档案的类别、数量多寡因家庭成员的结构、从事的职业、经济收入、兴趣爱好、文化程度、社会地位不同,而有很大差异。

 

    五、高校教师家庭档案的归类、编目、

 编号

    (一)家庭成员档案的归档

    以家庭成员为单位进行整理材料,按一事一归档方法归类。如教师本人的讲稿、论文、科研报奖、职称申报材料等,事情办理完毕后即可归档,一盒装满,再装第二盒。材料整理以人为主线、以问题为中心,进行归类、编目、编号。一盒内的材料一个流水号。盒号视材料的多少而编盒号。

    (二)家庭组织档案的归档

    以家庭组织的形式按材料类别归档。每个类别下按内容进行收集、入盒,再按材料产生的时间先后排列编目。一盒编一个流水号。装满一盒,再另起一盒。每一类编一个盒大流水号。

 

 六、高校教师家庭档案的整理、装具

 及保管

    首先,将有保存价值的材料及时归档,对破损的要进行加工、粘贴、修补,字迹不清要另纸誊清附后,保持其完整性;有的要注明标题,说明材料的日期和来源;其次,按类分门别类整理,填写卷内目录,装订成册。也可采用废旧杂志或预先准备好的本子,以剪报的形式把某一类内容的材料,按顺序粘贴一个本子上,如工资条、购物发票等;

    第三,除奖章、证件、声像档案及专项档案外,都要分年度、按类别组合;

    第四,认真编写案卷目录。在档案的装具、档案盒(袋)上写清各种类别、内装材料的名称、内容等。家庭档案数量多、内容复杂的还应制作案卷目录作为查找工具,有条件的还可录入家庭档案计算机管理系统软件,进行全文及图像管理。

    第五,定时清理家庭档案,对无保存价值、时效性已过的进行鉴定、剔除。

    第六,家庭档案装盒后,可放入专柜或其它家具中。照片类装入相册。音像类装入专用的盒子(防磁)。同时,要注意防水、防火、防尘、防霉、防虫、防晒,妥善保管。

    结束语:家庭档案建设是一顼利国利民的社会文化系统工程。目前各级政府已把家庭档案建设列入了档案馆(室)建设考核内容之一。建立高校教师家庭档案既是社会精神文明建设的需要,也是提高家庭生活质量和弘扬家庭文化发展的需要。因此,建好、管好与用好家庭档案,是我们每个高校教师义务和责任。

 

参考文献

1. 孙嘉焯.  家庭档案“热”的剖析与思考.  档案学通讯1996年第5期

2. 薛自强. 家庭档案的建立及其效用. 浦东档案2000年第3期

3. 南通市档案局.  家庭档案概述.  2003年www.ntda.gov.cn

 

加强学校基础设施修缮档案的管理
2005.4·业务研究·山东大学档案馆 方庆香

 

学校基础设施包括房屋、道路、水电、管网、场馆、校园等等,它们是学校办学的基本条件和硬件环境,也是教育事业发展的重要支撑。学校为了保障这些条件的正常和有效使用,每年需要进行维护、更新、改造、扩建、装饰、翻建、拆除等经常性的修缮。因此,学校档案部门积极进行基础设施修缮状况的调查研究,加强基础设施修缮档案管理,对维护学校档案的完整性、保障学校基础设施修缮具有十分重要的意义。

    学校基础设施修缮现状与分析

    伴随教育事业的迅速发展,国家、社会、个人对教育的投入不断增加,为学校办学条件的改善提供了方便,学校基础设施修缮呈现出历史最好局面。现以山东大学为例,就学校基础设施修缮状况作以下粗浅的分析。

    一、基础设施修缮投资数额大

    我国高校大多始建于20世纪5060年代,学校的基础设施历经半个多世纪的使用,已经进入修缮期。为保障办学的需要,学校加大基础设施修缮投入,势在必然。例如,山东大学于2000年7月22日,由原山东大学、原山东医科大学、原山东工业大学合并组建后,以创建“国内外知名的高水平大学”①为目标,通过学科实验室建设、教学评估、文明校园达标、百年校庆活动等等,多方筹集资金,在加强学校基础设施建设的同时,对原有校区的基础设施大力投资予以修缮,2001年2003年,3年共计投资22248.07万元,年均7416.02万元。其中,100万元以上的修缮工程占2.2%,10010万元(含 10万元)修缮工程占23.2%,可谓史无前例。经过修缮,学校的教室、实验室、体育场馆、学生宿舍、职工住宅、通讯网络、道路、绿化、水、电、气、暖等全面得到改善,为师生员工的学习、工作和生活提供了舒适、温馨的环境,为学校的事业发展奠定了良好的硬件支撑。

    二、基础设施修缮项目多(见表-1)

    由于历史的原因,尤其是计划经济下,国家对学校投入有限,学校基础设修缮欠帐较多,办学条件陈旧、落后、简陋,基础设施超期使用,长期得不到修缮,一旦修缮资金到位,短期内修缮项目增多的状况是可以理解的,也是正常的。例如,山东大学仅2001年-2003年,3年共计修缮各类基础设施 1661项,其中房屋修缮占18.9%,水电管网修缮占15.6%,平均每日有1.5项修缮工程开工。当然,基础设施修缮是一项长期的、经常的工作,是由设施的自然损毁规律决定的,即使排除修缮资金的因素,一所较大规模学校的基础设施修缮项目也是一个相当客观的数目,不容忽视。    山东大学基础设施修缮项目分类情况表②(表-1)

年度项目总数

(项)水电管网工程房屋装修工程房屋改造工程其它项数比例%项数比例%项数比例%项数比例%2003年62311418.3497.9621039863.92002年58164115910.26911.939868.52001年4578117.74710.3286.130165.9合计166125915.61559.31599.6109766 三、基础设施修缮项目管理多元化

 (见表-2)

    长期以来,学校基础设施修缮项目是由后勤(总务)部门主管的。但是,“山东大学基础设施修缮项目责任单位分布表”打破了后勤(总务)独家主管的局面,其原因有:1、近年来,通过合并、重组,新建等方式的体制改革,学校规模扩大,基础设施修缮涉及面广,后勤(总务)部门单一主管此项工作,显然难以适应;2、修缮资金来源渠道不同,专项资金谁主管谁负责;3、学校内部管理模式的转换,管理重心下移,二级办学单位自筹资金投入基础设施修缮,理应由其负责。因此,学校基础设施修缮项目管理多元化已是不争的现实。

山东大学基础设施修缮项目责任单位分布表②(表-2)

年度项目总数

(项)修善项目责任单位基建处后勤处资产处学院(含部、所)其它项数比例%项数比例%项数比例%项数比例%项数比例%2003年6236710.823838.27011.27011.217828.62002年581406.925443.77012.16911.914825.52001年457347.418540.5306.6357.717337.9合计16611418.567740.817010.217410.549930

综上不难看出,学校基础设施修缮投资大、数量多、管理分散,这就给修缮档案的管理提出了挑战。长期以来,修缮档案得不到应有的重视,修缮档案极度匮乏,甚至无档案可查。由于缺少档案资料作依据,修缮工程常常在施工中出现不应有的损失或破坏现象。尤其是隐蔽工程,盲目寻找维修目标,反复挖刨,结果是需要维修的物体找不见,正常管线被刨断的现象屡见不鲜。因此,加强基础设施修缮档案的建设与管理,对保障基础设施修缮的周期性需要和减少基础设施修缮工程的盲目性、破坏性的意义是显而易见的。

  基础设施修缮项目文件材料的归档

范围与要求    “基建档案”人们并不陌生,但是,对于基础设施“修缮档案”,却尚未引起应有的重视,基础设施修缮档案短缺的状况司空见惯。目前,国家对基础设施修缮档案尚未见统一的规范,基础设施修缮项目文件材料的归档范围也无明确的要求。因此,档案主管部门在研究学校基础设施修缮状况的基础上,结合本校实际情况,及时制定出台“基础设施修缮项目文件材料的归档范围”,是十分必要的。

    参照国家档案局发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》和国家教委《高等学校基本建设类档案工作规范》及《教育部政府采购管理暂行办法》等标准,学校基础设施修缮项目文件材料的归档范围,一般应有下列内容:

    l、基础设施修缮规划及有关材料;

    2、基础设施修缮专项工程的论证、立项报告及批复材料;

    3、修缮项目设计文件;

    4、修缮项目招标申请文件、招标文件、采购活动记录、中标单位的投标文件、评标标准、评估报告、评标结果表、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料;

    5、施工队伍的资质证书;

    6、施工图、施工过程中的施工记录、交工验收记录、临时变更签证、协议等;

    7、  隐蔽工程验收记录及项目负责人签署的意见等;

    8、项目预算、决算及审计情况的材料;

    9、项目竣工图纸、工程质量评价文件、竣工验收材料等;

    10、与项目有关的管理性文件材料;

    11、修缮后校园水、电、气、管道分布图等。

    修缮档案是基建档案的外延和补充,修缮档案的形成与归档应遵循国家关于科学技术档案构成的一般要求。l、规范性要求。编制修缮工程技术文件应符合国家颁布的关于设计、施工规范、操作工艺、规程、材料等技术标准;2、价值性要求。基础设施的使用、损毁、修缮、再使用,具有周期性的特点,因此,修缮文件材料的形成既应参考以前的修缮资料,又要考虑到再修缮的需要,保持修缮档案的真实、有效。这是确定文件材料是否可以归档保存的基本原则和标准。没有保存价值的文件材料不能擅自归档。修缮工程文件材料归档要严格标准,克服随意性,确保修缮工程文件材料的价值性。3、原始性要求。档案与图书、资料有着根本的区别,档案是人们从事各项活动直接形成的记录,不是间接产生的,更不是后来加工添补的,要求提供活动的原始记录,既原稿、原件,保持记录的原形、原貌、原始状态,档案是唯一的。修缮文件材料的形成贯穿修缮活动的全过程,它要求修缮工程的参与者,从工程的前期准备工作开始,就必须把文件材料的编制、形成、积累、汇总、归档纳入其中,设一名或数名专兼职人员负责文件材料的收集、整理和预立卷,并按期向学校档案部门移交归档。

    基础设施修缮档案的管理措施

    “归档难”是档案工作中一个永恒的话题,修缮档案也不例外。基础设施修缮档案“归档难”的关键在于文件材料的“形成难”。长期以来,由于档案的滞后性,人们对文件材料的形成,既对档案的建设重视不够;修缮项目文件材料形成过程的分散性、可变性和偶然性,造成修缮档案的形成难度更大。分散性的原因包括:1、修缮资金来源的多渠道和修缮项目管理的多元化;2、大型修缮项目常常有几个或数个施工队伍完成,修缮文件材料的形成涉及多家。可变性往往是由于资金或修缮主体的不可预见性因素,导致修缮计划的修改、变动。偶然性是指自然的、人为的灾害造成的维修工程,事发突然,无计划性。因此,针对修缮项目文件材料形成分散、可变和偶然的特点,在明确修缮项目文件材料的归档范围的基础上,把档案管理纳入修缮项目管理的每一个环节,就成为加强基础设施修缮档案管理的应有对策。

    首先,要把档案管理纳入修缮项目管理者的岗位职责。岗位责任制是学校管理的基本制度,如果不把档案管理纳入修缮项目管理者的岗位职责,修缮档案就无从谈起。学校基础设施修缮是一项经常性的工作,档案形成贯穿于修缮项目的全过程,项目管理者应该从项目确立开始,对档案的形成提出要求,责任到人。一方面,项目技术人员应按照国家现行的有关施工规定,遵循相关技术规范、标准、程序和方法,编制工程技术文件、图表等文件材料,形成较完整、合格的工程技术资料。另一方面,项目管理人员应指定专人负责文件材料的收集、整理和汇总工作,包括修缮项目前期准备的文件材料、立项招投标的文件材料、工程设计施工的技术资料和竣工验收的文件材料等等。文件材料的收集积累伴随项目的始终,要坚持集中管理的原则,专人负责保管,保持修缮文件材料的成套性。工程结束后,原则上3个月内,按项目整理立卷并移交归档。做到档案与项目同步管理,避免修缮工程完了,档案材料缺少、难找的现象,进而解决再修缮工程无据可查的根本问题。

    其次,要把档案管理纳入修缮项目合同。合同是约束参建各方强有力的法律依据和纽带,有了合同就有了工作的主动权。《中华人民共和国合同法》规定:勘察、设计合同的内容包括提交有关基础资料和文件的期限、质量要求、费用以及其他协作条件等条款。施工合同的内容包括技术资料的交付等条款。 1999年,建设部等颁发的《关于印发“建设工程施工合同”的通知》规定:工程具备竣工验收条件,承包人按国家工程竣工验收有关规定,向发包人提供完整 竣工资 料及竣工报告。双方约定由承包人提供竣工图的,应当在专用条款内约定提供的日期和份数。因此,基础设施修缮档案应纳入合同管理,在合同中设立有关档案管理的专门条款,明确双方各自的责任和要求,取得工作的法律保障。学校主管部门依据合同,把工程管理与档案管理有机地结合在一起,改变以往档案管理被动、脱节的局面,使档案管理从末端移到前端,从一个工作环节扩展为贯穿工程的始终,管理者有了更多的主动权,追踪问责,才能保证项目档案的齐全、完整和系统。

    第三,要把档案管理纳入工程竣工验收程序。工程竣工验收是对工程的综合评价,档案不应例外。 1992年国家颁布的《建设项目(工程)档案验收办法》规定:凡按批准的设计文件所规定的内容新建、扩建、改建的基本建设项目(工程)和技术改造项目的竣工验收工作均 应包括 对档案的验收。竣工验收时,项目规模较大、较复杂的,应有档案情况的专题验收报告。工程规模较小的,则应在验收报告中写明档案的情况。在竣工验收鉴定书中要有关于档案情况的评价。1994年国家教委关于《高等学校基建档案工作规范》规定:学校档案部门应是工程验收小组成员,会同学校基建部门负责基建文件材料的验收工作。因此,学校基础设施修缮项目的竣工验收亦应贯彻这一精神和要求,把档案管理纳入工程竣工验收程序,验收工程全部文件材料,根据国家的有关规定给出正确的评价和鉴定意见,保证修缮档案符合归档规范。

    注:

①摘自2001年江泽民为山东大学百年校庆的题词

    ②资料来源山东大学档案

D005—2001—XZl3—6

    D005—2002—XZl3—6

    D005—2003—XZl3—11

谈高校教学档案的管理
2005.4·业务研究·东南大学建筑学院 沈建化

    

学校的中心工作是教学,在整个教学过程中,从制定教学大纲,教学计划,教材的选择,教学方法与教学手段的运用,教学的检查与评估,到教学文件材料的整理归档是教学活动的一个完整的过程,其中每一个教学环节都随之而产生相应的教学文件材料,这些文件材料经过整理归档成为教学档案。教学档案是按一定归档制度集中保管起来的文字材料、图表、录音、录像等文件材料的总和,是反映高校师生教学活动的历史轨迹、承载高校教学管理文化的珍贵载体,具有很高的保存和利用价值。教学档案在探索人才培养的规律,对调整和改革培养人才的措施和方法,引导人才成长,将发挥其特有的作用。

    结合本人在建筑学院教务助理岗位上,对院系这一级的教学档案进行分类、整理、保管,以及利用教学档案为师生提供服务的工作实际,谈谈自己的一些认识。

一、分类储存、及时归档的原则

1. 计划信息类:这是对教学工作有指导作用的文件资料,是为院系进行教学管理决策服务的。如,培养计划、教学大纲、专业设置审批文件、每学年的大学生手册、教务处和学校下发的重要教学文件等。

2. 控制信息类:这是教学活动开展的规范、依据,是对教学工作有直接控制作用的资料。如,教师教学工作规范、教学事故认定办法、课程考核工作条例、考试规则(监考纪律、考试纪律与违纪处分规定)等。

3. 教师工作信息类:这是教师开展教学活动积累的文件资料,可作为教学工作的科学依据和参考材料。如,历年课程安排、历年听课记录表、考试分析及课程教学小结表、教师调课申请单、教材使用情况(包括自编及选用教材编写、使用情况)、教学质量调查问卷、教学改革成果获奖情况(包括教学成果奖、教材奖、精品课程、教学名师奖等)等。

4. 学生学业信息类:这是反映学生在校学习的过程及检验教学效果的重要资料。如,历年考试试卷、原始成绩单、不及格成绩统计表、重修成绩统计表、历年学生的成绩报告表、实习报告、毕业设计论文、获课程奖学生名单、学习优秀生等学生获奖情况等等。

5. 学生学籍信息类:这是反映学生在校学习身份、资格的重要资料。如,历年各班学生花名册、每学年学生学籍变动情况(包括:升级、留级,退学、转系转专业、转学、休学、停学、复学、毕业、结业、肆业、延长学制等情况)、学生处分文件等。   

    对以上这些材料的收集、整理,要及时、准确、全面,不遗失,不延误,不失真。

    教学档案按专业、年代、班级进行分类归档,按其自然形成规律存放和整理。其中对于学生历年成绩报告表,在学生毕业或结业后统一交到学校档案馆作永久性保存,并办理移交手续。对学校未明文规定的材料而档案部门又不方便保管的材料暂存在院系。

  二、利用教学档案为教学管理提供服务

   1. 为教学改革提供参考资料。

    近年来,建筑学院面对建筑教育发展的整体趋势,按照整合、开放、渐进的理念与策略,正在把教学研究与建筑学品牌专业的建设实际结合起来, 需要形成一套以复合型优秀建筑学专业人才为培养目标、通识教育为基础、“建筑设计”为核心、历史人文类课程群和建筑技术类课程群为两翼、基础性与拓展性并重的本科建筑学专业人才培养方案,必须在原有培养方案的基础下,吸收国内外院校经验,进行制定编写工作。由于教学管理人员变动、教师更迭,教研室、教师手上的资料有限,需要参考查阅教学计划、大纲的历史沿革情况,这时教学档案满足了要求,提供了完整的教学参考文件资料,为教学改革服务,受到学院及教师的好评。

  2. 为评定职称提供可靠依据

    教师评定职称时,院系完整的教师业务档案,如,教学质量调查问卷、教师授课情况、教学改革成果获奖情况(包括教学成果奖、教材奖、精品课程、教学名师奖等等),保证了教师晋升职称工作的顺利进行。

  3. 为学生的评定奖项提供依据

    学生学籍和学习成绩方面的资料,准确地反映了学生的成长过程,及时合理地使用,就能为评定三好学生、奖学金、毕业分配等提供准确依据。由于院系关于学生的各方面资料充足而且准确,使个别想走后门的人和没有评上三好学生或奖学金及其它要求的同学心悦诚服,从而保证了这些工作的顺利进行。

  4. 为解决学历证明提供依据、凭证

    有的同学毕业后,因这样那样的问题,遗失毕业证或学位证,找到学校要求补发毕业证或学位证。经过学籍档案资料的“论证”该出证明就出证明,不该出证明的就一个不能发。有时还会遇到单位来人、来电、来函调查毕业证、学位证的真实性,这时学生的学籍档案资料就发挥了应有的依据、凭证、参考作用,经查证解决问题。

    尽管如此,教学档案管理还有许多问题需要进一步完善。如对整理好的档案进行正确的分类编号,以便更迅速地提取;还有就是因各种原因造成档案不全,需要相关人员进一步统一认识,共同作好归档工作。总之,教学档案是学校教学活动的真实记载,是教学活动的客观反映和总结,是高校广大师生辛勤劳动的结晶,作为教务管理人员,我们有责任把它收集好、保存好、利用好。完整的教学档案必将为进一步深入开展教育思想的研究,为人才培养等方面发挥更大的作用。

 
高校学籍档案管理浅谈
2005.4·业务研究·江苏大学教务处 谈小玉 李晓春
   

学籍档案是学生在学习、实验和社会实践等项活动中直接形成的,对学校、社会和个人具有保存价值的历史真实记录。高校学籍档案包括学生的入学注册、录取审批、成绩考核、休学复学、转学退学、毕业等原始记录。学籍档案管理是高校档案管理工作的一个重要组成部分,对学籍档案进行科学、规范的管理,一方面有利于维护档案的完整与安全,充分满足利用者的利用需求,另一方面对于杜绝假学历、假文凭的产生及贻害,维护学历、文凭的严肃性和权威性,了将起到重要作用。以下就对如何管理高校学籍档案发表一些粗浅的看法。

   一、高校学籍档案形成及其特点

    学籍档案与其它类档案相比有许多共同之处,但它作为一种专门档案,在其发展过程中也形成了自己的特点。

    1.1综合性

    高校学籍档案的内容十分丰富,它包含了学生在校期间的各种表现及相关材料,是不同材料的综合体,主要包括:新生录取名册,在校生名册。学生登记表,学生学籍册,学生学籍变更材料,学生思想品德评定、奖惩、加入党组织材料,学生毕业、分配、结业、肄业及授予学位的材料等。对每个学生来说,只有把这些材料综合在一起,才能全面展示其在校期间的德、智、体等方面的具体表现。

   1.2 分散性

    一是材料形成来源的分散性。学籍档案的这些材料分散在学校不同的职能部门,学生学籍册、学籍异动记录、毕业材料等形成于教务处;学生录取名册、奖惩材料形成于学工处;加入党组织的材料形成于组织部。二是材料形成时间的分散性。一般来说,学籍档案形成时间都比较长,学籍档案的形成从入学到毕业要经几年的时间。这些情况说明学籍档案产生形成的周期较长,材料比较分散,容易造成材料丢失的问题,要靠平时点滴地积累和保存起来。

    1.3 动态性

    学籍档案积累过程是一个动态发展过程。学籍档案对学生基本素质发展状况的收集和记载也随之分阶段进行。有的内容每学期记载一次,如学期考试成绩;有的内容每学年记载一次,如升、留级;特殊情况则随时记载,如过失处分等。随着学籍管理过程的不断推进,学生基本素质的发展变化,这一动态过程逐渐演变,学籍档案也在不断补充和完善。

    1.4周期性   

    学籍档案随着学生的入学——在读——毕业(结业),循环往复,周而复始,永远没有完。但每一周期的更换不是墨守成规的简单的重复,而是随着上个周期运行产生的原始档案资料,经过加工整理,为下个周期的运转制定出更加科学的管理目标。

   二、高校学籍档案管理的现状   

    高校对学籍档案工作在宏观上普遍比较重视,现在许多高校不仅安排政治素质好、责任心强、学历高的同志从事档案管理工作,而且在档案库房面积、档案柜数量、电脑、办公用品等硬件设施方面,提供了比较完备的条件。但是,高校学籍档案在微观的具体管理上,还存在不少的问题。

   2.1档案自身的问题

   2.1.1  繁杂 这是由目前高校自身的教育形式决定的。许多高校不仅有学历教育,还有非学历教育。学历教育又分脱产学习的全日制教育和业余学习的成人教育,成人教育义包括大专教育、专升本教育、远程教育。非学历教育的名目则更加多,如短期培训、单科教育、证书教育等等。而每个学生又包括新生录取审批表、登记表、花名册、学籍变动档案(如转学、休复学、转专业等)、在校各科成绩登记表、毕业生登记表,短期学生名册、成绩册、结业名册等等。如此,学生从入学到毕业所形成的学籍档案材料就繁多复杂。

   2.1.2  缺损 高校学籍档案缺损表现在两方面,一是材料不齐全,不完整。有的学院、分校在填写学籍档案材料时,图省事,没有逐一填满,有的竟然在毕业生名册上没有填毕业证书号。再就是学生档案材料不齐,有录取名册或成绩册,却找不到毕业生名册,此种情况给日后的学历核实、查找带来了困难,也会因档案内容、材料不全贻误事情;二是档案材料破损,比较陈旧。高校实行学分制教育,学习年限在2—8年,学生在8年内取得毕业所需的学分即可毕业。各教学管理部门为便于管理,8年之后才统一将同一级(或同一届)学生的学籍档案移交至学校档案部门,即2002年移交1994级学生形成的学籍档案,2003年移交1995级学生形成的学籍档案,依次类推。这样做的一个直接后果就是,学籍档案必须在各学院、分校保存8年,而这些部门并没有符合档案保管条件的库房和设备,也没有专职人员从事保管工作,学籍档案得不到科学的管理、保护,势必造成档案纸张生霉菌、发潮、泛黄,容易破损,不利于档案的长期、永久保存。

   2.2档案管理上的问题

   2.2.1 整理不规范主要存在以下几情况:一是时间编排混乱,同一学院的档案材料年度互相穿插,比如,87届毕业生材料,可以在87年、88年、89年、90年等案卷里找到,显得杂乱无章;二是组卷、装订不规范。组卷没有严格规定,没有按一个学院(或分校)、一个系、一个专业的层级关系组卷,有时两、三个系、好几个专业一起组卷,装订也有问题,一不注意就将学生的学号或某一项资料放进了装订线内,影响查找,也不美观。

   2.2.2 检索不先进高校自2001年实施《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》之后, 1991年(含91年)以后的学籍全部实行网络化管理,电脑检索,查询十分便利,但1991年前的学籍资料却仍是手工查找,加上以前的档案资料杂乱、不规范,使得查找相当困难,有时花大量时间也不一定能找到,犹如大海捞针,影响档案的查准率。

   三、加强高校学籍档案的管理

    鉴于高校学籍档案的特点和作用,以及新形势下对学籍档案的利用率显著上升,教务处等职能部门应切实加强和完善学籍档案的管理工作。

   3.1提高认识、加强领导,明确责任、统一管理

    学籍的管理是高校教学工作管理的重要组成部分,学籍档案的质量好坏直接反映了学校的管理水平,而且在新形势下,尊重知识、看重文凭、查阅学籍档案已作为信用用人的最基本的手段,因此必须严格管理措施。首先,各级党政管理部门和教学管理部门,特别是各级学籍管理人员,都必须提高对学籍档案重要性的认识,增强档案意识;其次,领导重视是学籍档案规范化管理的关键;再次,要理顺学籍档案的管理体制,进一步明确学工处、教务处、组织部、各系等作为学籍档案形成部门的工作职责,将这些分散部门形成的学籍材料集中起来,由学校档案部门统一管理;最后,要由各部门兼职档案员定期整理、编目,向档案部门移交,并办理移交手续。

   3.2明确学籍档案管理原则,严格遵守规章制度   

    学籍档案管理必须明确三个原则:一是集中统一管理原则,这是学籍档案管理的一条基本原则;二是完整与安全原则,维护学籍档案的完整与安全是档案管理人员的基本要求;不仅要从数量上保证档案的齐全,还要从质量上力求档案不受损失;三是便于利用原则,档案提供利用是档案工作者的中心任务,只有提供利用,才能发挥档案的应有作用。学籍档案管理人员必须在明确档案管理原则的基础上严格按标准化、规范化的要求,制订健全收集、整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度,做到有章可循,责任明确,以保证档案材料的齐全完整,提高案卷质量,实现高水平的管理。

   3.3加快现代化建设,提高管理水平   

    运用计算机参与学籍档案管理,是教学管理现代化的一个大发展,要加快学籍档案管理的现代化建设,充分运用现代化的管理工具和手段,提高管理水平,更好地为学校建设服务。要抓住三个环节:首先要做好录入工作,这是计算机管理好学籍档案的前提;二是要熟练运用计算机查询和统计功能,更好地为管理学籍档案服务;三是运用计算机输出功能为充分利用学籍档案创造条件。

    3.4 加强档案干部队伍建设,提高档案工作人员素质   

    档案在收集过程中虽然目标是档案实体,但是它的工作对象却是各职能部门的兼职档案员。他们的档案业务水平直接影响档案收集的质量,要实现学籍档案管理现代化、科学化,就必须加强档案干部队伍建设,提高档案工作人员的素质。档案工作人员一要有较高的政治思想觉悟,具有较强的事业性和工作责任感,能适应形势,转变观念,敬业爱岗。培养良好的档案意识,在具体的学籍管理工作中对资料数据作出敏捷的反映,以便及时地收集、整理、保管。二是加强基础理论知识的学习。学籍档案管理人员不仅要熟练学籍管理方面的政策和规定,还要努力学习档案管理的基本知识和技能,为档案信息化、网络化奠定基础。学校要定期举办兼职档案人员培训班,加强理论指导,充分调动他们的积极性,使其在工作中更主动、更自如。三要保持相对稳定。学籍档案工作的连续性决定学籍档案人员的相对稳定,学校要努力创造条件,使他们安心本职工作。

参考文献:

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2、梁建梅. 高校学籍档案管理的新思路[J]. 中山大学学报论丛,2003,(6)

3、李鸿娥.  加强学籍档案管理,根除学历、文凭造假行为[J]. 档案学通讯,2002,(4)

4、谢忆静. 学籍档案管理浅谈[J]. 浙江档案,2000,(10)

 
影响档案鉴定工作的因素及对策
2005.4·兰台众议·西安交通大学档案馆 马瑾

现代社会实践活动的增加,科学技术的进步,产生了大量的不同载体的文件,给档案工作带来了日益繁重的任务。也给馆藏档案在质量、管理条件、开发利用等方面提出了新的问题。因此,提高对档案鉴定工作的认识,对档案价值进行科学的评价,及时剔除无用的文件,达到对数量庞大的档案进行有序的管理和利用,使馆藏达到最优化结构,是我们现在必须要做的一项工作。但是,长久以来对于有制度而依的档案鉴定工作却得不到落实,使这项工作得不到正常的开展。究其原因,笔者从以下几方面就影响档案鉴定工作的因素谈一些自己的看法,并对搞好档案鉴定工作谈一些认识和建议。

    一、影响档案鉴定工作的因素

    1、鉴定工作无计划要求:档案工作多少年来是只进不出,鉴定工作没有纳入到一个正常的工作程序,年复一年的积累,使得馆藏与库容、开发与利用等方面的矛盾日益突出。要去仔细的翻阅每一个案卷鉴定它的存毁,要耗费大量人力、时间和精力,的确是一项艰巨的任务。档案鉴定工作无计划,也导致鉴定以后所带来的大的工作量,诸如案卷的重新编目、重新排架、检索工具的重新修正和库存统计数据的变更等。

    2、鉴定工作没有具体可操作的标准:上级只有原则性意见,对鉴定工作没有具体的实施标准,使档案人员在鉴定档案时的尺度难以掌握,加之各档案馆开展鉴定工作的不够,又无经验可取,这样在档案鉴定中就会产生一个怕错心理,原因是档案鉴定工作同其他各项档案业务不同,档案价值鉴定涉及档案的存毁,关系到档案的命运,所以馆藏矛盾再突出,问题再大,反正档案还在库房里,但是一旦鉴定错了,处置失误,则不可挽回,责任重大。

    3、对档案价值的本身理解程度不同:档案价值鉴定是档案业务中难度很大的一项工作,其原因是档案的价值是潜在的。档案价值鉴定是档案主体对档案潜在价值的判断和预测,具有相当的不确定性。有些档案在归档时,它应该在某一种保管期限范围内,但是保管期满后,通过对这些档案产生的年代、社会背景、档案形成部门的职能、地位以及所产生的文件性质和特征等了解,对档案的再保存价值不太好把握,  于是增加了人们对档案价值鉴定的畏难心理。所以档案人员自身的业务能力和对档案理论知识的掌握程度,也是影响档案鉴定工作的因素。

    4、鉴定手段不健全:档案的信息化管理,给档案管理带来新的革命。电子文件归档、计算机自动著录、电子档案全文检索等一方面提高了档案利用工作效率,另一方面减轻了档案人员提档的辛苦。但是在还没有同溯建库的档案,进行档案鉴定时,要一头扎进库房里,仔细翻阅档案,这样一是占用了很长时间,另一个是增加档案工作人员的辛苦。如果我们的档案全文信息已经录入到档案全文数据库中,我们坐在电脑前有目的查看以前的档案文件,对已过期或已认为没有保存价值的文件,可以根据档号一一调出鉴定后决定其存毁,这样可以节省档案人员的人力,提高工作效率。 

    二、搞好档案鉴定工作的对策

    1、把档案鉴定工作作为一项任务,纳入到工作计划当中:档案鉴定工作是一项大的工程,但绝不是一项可打“歼灭战”的工作,它与其他的档案业务工作一样,可纳入每年的档案工作计划。首先,档案的鉴定工作先从“入口”作起,按照现行的档案分类法和标准正确划分归档文件的保管期限,为今后的鉴定工作打下一定的基础。对于库存档案,可将库存中到期的档案数量、存放位置分类摸清,作到心中有数,再组织有归档部门和档案人员参加的鉴定小组进行鉴定。

    2、制定有可操作性的鉴定标准及管理办法:对库存档案,鉴定的工作原则是依据国家有关的保管期限规定。在实际鉴定工作中应以档案的价值为鉴定依据,将档案所具备的历史价值、现实价值的重要程度作为判定的标准。鉴定工作中坚持时效原则,注重档案的显在价值,现实作用;坚持史存原则,将档案放到特定的背景和历史条件下去判断它的价值;坚持孤本原则,即在本单位各项重要活动中形成的属于“人无我有”的档案,充分考虑被鉴定的档案对学校和社会在各方面的研究、借鉴和参考价值。在管理办法中要明确鉴定中的工作程序、职责分工、工作步骤。

    3、不断提高档案人员的综合素质:作好档案的鉴定工作,档案人员的综合素质是十分重要的。综合素质是指良好的政治素质、科学文化素质、档案专业素质和法律知识的掌握等。档案工作者只有具备或提高综合素质加之有坚实的档案专业功底,才能对纷繁复杂的库存档案作出全面、准确的甄别和判断。

    4、结合回溯建库工作,开展档案鉴定:档案管理正向数字化时代迈进,除从现在起我们进行电子文件归档、建立电子文件目录中心和电子文件数据库外,还要对以往的馆藏档案进行回溯建库工作,其实回溯建库工作也是一项重大工程,她要一个一个文件单独进行扫描,把信息录入到档案数据库中。我们可以在回溯建库工作的同时,.组织有关人员对已归档文件进行鉴定,把无保存价值的文件剔出来这样一方面减轻了回溯建库工作的压力,提高回溯建库的质量,也使得馆藏档案得到了优化。   

    档案的鉴定工作是一项十分重要的工作。具有一定的风险性。档案的价值关系是一种动态的、发展的过程。我们必须有计划、按标准,排除影响档案鉴定工作的因素。在加强档案鉴定工作的同时,不断的摸索,善于总结经验,吸取教训,作好档案的鉴定工作。

 


 
从“档案安全”看档案部门聘用学生兼职

2005.4·兰台众议·广东广播电视大学档案室 梁建梅


    

一、引言

    目前,有相当多的档案部门,尤其是高校档案部门都在聘用或曾经聘用过在校学生从事档案协助工作,其工作内容很广泛,包括档案条目的计算机录入、档案目录的打印、档案的装订等,有的还包括归档文件的收集、整理、统计或文字处理等从简单到复杂的各项工作。大学生一般都能胜任这些工作,而且比较积极,能按时完成任务。但是,有一点不容忽视,即档案的安全问题,档案室不同于其他办公室,档案也不同于一般的文件,故对兼职人员的思想品质有较高的要求,同时也须加强他们的档案安全意识,否则,就容易出问题。某校就曾发生过兼职大学生篡改学籍档案的事件,导致工作出现被动。这委实应引起我们的重视。笔者所在单位也聘请过大学生兼职,本文就其中的经验与大家交流。

    二、聘用

    (一)聘用学生兼职的原因

    档案部门聘用在校学生协助档案工作,有一定的客观因素:

    1、单位领导以及职工档案意识的提高。单位职工,尤其是领导已经认识到档案工作的重要性,档案对于单位的管理、科研以及其他日常事物等都具有重要的借鉴和辅助作用,档案部门要扎扎实实把档案工作做好。 

    2、档案人员编制有限。这种情况尤其在事业单位和高校表现的比较突出,以往人们都认为档案工作清闲,给档案室编制的人员非常少,有的事业单位只安排其他相关人员兼职档案工作,而学校一般只配一个专职档案员,致使单位档案积累多年而未整理,档案工作繁杂、工作量大。纠正看法以后,尤其是档案管理要求达标升级的时候,短时间内不可能从其他部门调用人员,只有让档案部门临时聘用人帮忙。

    3、大学生找兼职的比较多。大学生也具备一定的知识和文化素质,能从事一般的办公室工作,而且相比社会的其他人员来说,大学生又比较好管理,要求的薪金也较低。

    (二)聘用需考虑的因素

    为了让应聘人员明白工作内容,档案部门在发布招聘信息时,要把工作性质、工作条件、工作范围、所需技能和知识以及其他条件讲清楚。大学生应聘时,档案部门要求其提供有关证明,如有效身份证、学生证等的原件和复印件。

    另外,还有两方面需要着重考虑的因素:1、应聘人员的背景知识。除一般的办公室工作技能以外,档案部门一般要求聘用人员做事积极主动、有责任心,具备一定的历史知识和档案知识,或对这方面有兴趣,最好是档案、图书、历史、中文等专业的学生,他(她)们一般都能比较快的适应档案部门的工作。

    2、档案安全问题。对于档案的安全问题要高度重视。为防档案遗失、篡改、泄密等事情发生,档案部门不仅要考虑应聘人员的专业知识、计算机操作能力等水平,而且在招聘时要严格考察应聘学生的思想品质,要求学生提供有关证明人,比如证明人的住址、电话等,经核实方可录用。档案人员也可以通过与其交谈,判断是否可信赖。当然最好请熟人推荐,这样对兼职人员就有较全面的认识。

    三、管理

    有关这个话题需要提到三点。

    (一)培训。在开始工作之前,档案部门有必要对新聘用的大学生进行岗前培训,比如,告诉他(她)什么是档案和档案工作,以及他(她)的具体工作职责和范围,鼓励学生在岗位上不断进步。除此之外,工作中的个别指导也相当重要,边做边学,加上大学生也具有较高的理解力和判断力,他们很快就能适应工作。聘用的大学生是非专业人员,他们不能代替专职人员,案卷整理、装订以及编页码及流水号等,都要先示范,并对他们做的工作进行抽查,及时指出需要更正的地方,必须有专人负责管理,预防出错。

    需要提醒的是,档案人员更需要告诉兼职学生,档案的重要性,《档案法》有关档案安全的法律规定,树立学生的档案安全防范意识,这是非常有必要的。此外档案专业人员也不要将聘用的兼职的大学生看作是廉价的劳动力,要和对待自己的同事一样,尊重他们,让他们在工作中学到知识,培养能力,这同样对维护档案安全有好处。

    (二)考核。考核可以分为定期和不定期两种,不定期考核包括聘用学生的最近表现、成绩、优缺点等,与他们个人交谈。定期考核指每学期或半学期一次,由档案部门专人负责,考察每一位学生的任务完成情况,工作质量的优劣,是否合乎要求,然后评定等次。对于考核优秀的给予奖励,对考核不合格的予以解聘。聘用人员一般实行一至三个月的试用期,试用合格之后才签订用工合同。顺便说一下,假如档案部门的工作量比较大,比如准备达标升级,则一定要与学生签合同,要求他们在一段时期内,不要离开,以保证工作的连续性。

    (三)报酬。报酬的高低是吸引学生能否持续在档案部门做下去的关键。但有一个矛盾,许多人将档案人员看成是一般的办事职员,在档案部门工作的学生自然就不可能获得较高报酬。其实,档案库房内的污染物很多,比如霉菌、氮氧化物、甲苯等,对工作人员的健康会造成危害,需要特殊的岗位津贴,而且酬金过低会挫伤学生的工作积极性,其结果,很可能导致其工作质量低劣、完成任务的时间延长,对档案部门没有好处。关于这一点,档案部门有必要与人事部门和财务部门协商,尽量为学生争取合理、适中的酬金,学生的劳动得到了认可和回报,就能激发他们的工作责任感、积极性和创造性,有利于档案工作顺利完成。不过报酬的多少也要根据学生所在岗位的不同而不同。工作难度大,对学生各方面的素质要求就高,薪酬也要相应地增加。此外,新来的与熟练人员的酬金也不一样,视具体情况而定。

    四、结语

    从维护档案安全来看,涉及到保密的文件材料,切勿给兼职人员整理,档案专职人员或单位人员最好亲自动手。总之,档案部门聘用兼职大学生的目的,是为了更有利于档案工作的进行,有利于更好地完成档案工作任务,与此同时,也给大学生提供勤工俭学的机会,让他们学到更多的课外知识,多一点档案工作经验,双方都受益。

参考文献

    1、《中华人民共和国劳动法》,1994年7月5日颁布。

高校毕业生个人档案弃档情况分析
2005.4·兰台众议·山东理工大学 刘英

005年高校毕业生大多已经走上了就业或继续深造的道路,但是,滞留在原学校的个人档案数量呈逐年上升的趋势。个人档案是毕业生踏入工作岗位的“准入证”,毕业生千万别不当回事,轻易放弃。 

    一、高校毕业生个人档案的功能和内容

    毕业生档案是为用人单位提供毕业生在校基本情况的主要依据,毕业生进入人才市场参与“双向选择”,在被录用前,用人单位往往要通过调阅毕业生档案,了解毕业生的学业情况、专业特长、政治素质、社交能力以及存在的缺点和不足,做到人尽其才,择优录用。

    毕业生档案的内容体现了学生的德、智、体、美、劳综合素质,主要为用人单位提供下列信息和依据:  

    思想状况:包括中学、大学阶段的鉴定材料、政审材料和入团、入党材料,历史的反映出学生的思想政治素质。

    个人经历:指小学至大学各个阶段的履历、自传性材料,这些个人经历的原始记录反映了学生的成长历程和社会环境。

    学业状况及水平:如中学、大学阶段各门功课的考试、考察成绩,论文、科研成果,学历、学位授予情况,这些材料反映了学生的专长及其在某专业方面所达到的程度。

    工作能力及身体素质:如军训、社会实践和各种社团活动的总结、鉴定及奖励性材料,以及反映学生体质、体力、精神、健康、诚信的材料。

    二、高校毕业生弃档的原因和危害

    个人档案作为个人成长的历史见证,在过去被视为一个人存在于社会的“印迹证据”,现在遭到高校毕业生的轻视,主要有以下几个方面的原因:

    1、存档费用高。  目前大部分人才市场的存档费用每年为300元左右,对于刚毕业的大学生来说,是一笔不小的经济负担。但相对于人事档案在个人将来的转正定级、职称申报、办理社会保险、开具出国升学的相关证明等方面的重要凭证、依据和参考作用,则应该引起毕业生的重视。

    2、用人单位重视能力不重视档案。随着我国经济体制和劳动人事制度改革的不断深化,就业机制也发生了很大变化,到合资企业、外资企业、私营企业工作的人越来越多,毕业生到非公有制单位就业,既大大改善了非公有制单位的人员结构,又缓解了毕业生就业的社会压力,特别是聘用制的实施使越来越多的“单位人”变为“社会人”。有些人的工作岗位与人事档案之间的依附关系不大,转递人事档案的手续又比较繁琐,导致很多人在流动或工作转换过程中放弃档案。

    3、  自谋职业用不着。近几年大学毕业生自谋职业呈上升趋势,暂未找到工作的大学生将档案留在学校,在找到正规的接收单位之前想不起档案问题;甚至有些高校学生档案管理不善,由毕业生自带档案,导致一些个人档案意识淡薄的毕业生在携带期间私拆、破损、涂改、丢失等问题的发生;自谋出路找到工作的毕业生将档案放到人才市场后置之不理。其实,人事档案是一个人的人生履历,弃置不理的做法是非常错误的。

    目前我国人事档案与户籍制度、福利制度相关联,与人的生活息息相关,一旦失去人事档案,整个生活便受其影响和制约。很多以档案为依据的个人证明等手续还是离不开档案这一关。特别是未落实工作单位的大学毕业生,如果两年之内不为自己的人事档案进行代理,不但少算工龄,而且将来要面对工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理养老保险以及出国、升学、结婚、生育等利用档案的尴尬。毕竟在国有企业、事业单位,人事档案仍然发挥着不可替代的作用。

    三、应该采取的正确态度和方式

    1、高校要加强毕业生档案意识的教育和指导。

    据调查高校应届毕业生中有60%的同学认为“找工作看重的是能力,档案不怎么重要”; 25%的同学表示“没认真考虑过这个问题,看情况对待吧”;只有15%的同学认为“以后要找工作,档案很重要,不能遗弃”。可见这种“说起来重要,排起来次要,用起来需要,忙起来忘掉”的“人事档案无用论”在高校中具有相当的普遍性。虽然从2001年9月开始,全国高校毕业生的学历证书、学位证书与国家英语四、六级证书等信息网上注册,实现了部分人事档案的电子化,但是作为反映一个人成长历史的人事档案不可能退出历史的舞台。高校应该对择业期满后毕业生的户口、人事关系等档案管理的“死角”和疑难问题作明确的规定和理顺,避免毕业生就业过程中走弯路。教育毕业生主动与学校联系,通过办理人事代理,解决户口、人事关系、人事档案等难题。

    2、建立大学生诚信档案。

    大学生诚信档案是一种特殊的隐性教育,是肯定成绩的过程,也是发现问题、及时调控矫正的过程。北京大学校长许智宏在“信用中国论坛”上曾经说过“作为大学生应该明确:在市场经济中,人格信誉是自身最宝贵的无形资产,是每个人的立身之本。”山东师范大学制定的《学生信用档案》实施办法首先在2003级学生中试行。《学生信用档案》由自然信息、学习信息、经济信息和大学期间品行记录四部分构成。这份档案将和其他人事档案一并交给用人单位,从而将学生的信用记录延伸到社会。山东理工大学外国语学院2005年应届毕业生孙英倩从青岛市人才市场诚信调查所申领到了全国高校毕业生历史上第一份《高校毕业生诚信简历》,一时之间引起了全国高校毕业生的关注。《高校毕业生诚信简历》是青岛市人才市场在人事诚信调查的基础上,经与高校核实后对毕业生情况的真实反映,凭结“诚信简历”该同学可以享受到一年内免费参加青岛市人才市场举办的各类人才招聘会等多项优惠政策。

    3、加强与人才市场的联系,办理人事立户。

    所谓人事立户即流动人员人事档案的存放是以单位集体委托的方式进行。高校可以对两年择业期满仍然未就业的毕业生实行人事代理,予以保留人事关系,负责档案管理,工龄可连续计算,劳动保险金可自愿缴纳。这样,即减轻了学校或用人单位的负担,又保护了毕业生的合法权益,同时也解决了毕业生档案只存不管的缺陷。

    高等学校肩负着为国家培养栋梁之才的历史使命,这种使命也包括毕业生一生的教育和服务,高等学校应该教育学生以发展的眼光正确对待个人档案的问题,不要因为怕麻烦,给自己将来的发展带来不必要的损失。

 
关于文书立卷改革实践后的体会与思考
2005.4·兰台众议·浙江嘉善县教育局 于益

2001年1月1日起实施的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》对推行了半个世纪的以“六种特征”的立卷方法进行改革,其目的是为了简化档案整理,深化档案检索。档案保管的最终目的就是利用,它直接针对的是单份文件。计算机辅助档案管理就可以直接深入到文件级,并且可以多层次、多角度自由组合分类,显示文件特征,从根本上解决档案文件的快速检索问题。因此档案整理单位从传统的“案卷”转变为现代模式下的“件”,已成为档案工作发展的必然趋势。2003年上半年县教育局及下属第二高级中学、实验小学采用了以“件”为单位的立卷改革,本文就此谈些体会与思考。

    一、“件”为单位立卷方法的利与弊

    以“件”为保管单位对档案进行整理,必然有着案卷级档案管理模式无可比拟的优势,其主要优点在于:

    1、立卷办法简单,提高工作效率。文件不再是一次性的年终或年初归档,而是平时的即时归档,碰到插卷问题也不难解决,后来者照样按顺序编流水号;在计算机辅助立卷功能的支持下,虚拟整理变得非常现实了,由此产生的文件保管单位可大可小,灵活多样。

    2、便于档案的科学管理。采用“一事一卷”的立卷方法,卷内文件内容单一,便于档案保密、缩微、复印、鉴定和销毁,取送方便,便于查找和利用。采用永久、长期、短期三种保管期限的案卷,分别排列编号,便于零散文件的补充,确保了档案资料的收集齐全;对于日后需移交的文件,在全引目录上就可以直接拿出,省去了拆卷、装卷等重复无效的劳动。 

    3、有利于档案的开发利用工作。以件为单位排列编号,运用计算机编制各种专题目录、主题索引、文号索引等,建立文件级目录检索体系,提高了档案的检索速度和查准率、查全率。如县教育局对2002年的档案材料以“件”为单位整理后,认为本单位对上级业务部门的文件查阅较多,但上级文件有一部分是由我局转发下文,性质变为是嘉善县教育局的文件,我们利用计算机检索的优势,把上级业务部门文件按责任者归类打印了省教育厅、市教育局文件目录,又按“转发”这个关键词题名归类打印了一份县教育局转发上级文件目录,为利用者提供更快捷的服务。学校在以“件”为单位整理后,也体会到许多好处,以往有些材料较少,就几个内容合并为一卷,在上级部门对学校的工作检查时,就出现如查体育工作,案卷中却又有卫生的材料。而现在无论什么样的工作检查,受检材料针对性很强,大大提高了材料的质量。   

    4、有利于档案工作者更好地从事档案的编研开发工作。传统档案整理模式手续多,操作杂,耗费了档案人员的大部分精力。采取以件为整理单位,简化了操作程序,取消了卷皮、案卷目录,并省去了案卷题名的拟写工作。这样档案人员可以集中精力做好文件信息分类,积极开展编研工作。   

    但是任何新生事物的出现都或多或少地存在着不足之处,都会有一个发展和改进的过程,经过一年多的实践和摸索,遇到了一些新情况和新问题,具体如下:

    1、档案清点、移交时工作量大。立卷改革后,以“件”作为档案的保管单位,使档案的数量由原来的“卷”变成了现在的“件”, 一文一件使档案数量大幅度增加,如:县教育局前几年每年立卷在150卷左右,2002年以“件”整理档案后是1019件,若干年后,庞大的数量给档案清点带来很大的工作量。

    2、档案易丢失,不利于保管。纸质档案具有原始记录性的属性,档案的查阅对象仍然是纸质文件,而不是电子文件。每当查阅档案时,都要从档案盒中抽出原始文件,容易发生遗忘和用复印件替代等情况,增添厂档案保护及安全的难度。

    3、强调年度分类,不利于保持文件之间的历史联系。众所周知,原来的以“卷”组卷的优点之一,就是保持文件之间的有机联系。但强调年度分类后,人为地使一些有密切联系的档案材料分成了上、下年归档,造成这个年度的文件材料无法揭示文件之间的内在联系,也难以构成一个有机体系。特别是时过境迁、人员变动,在陌生的档案面前,很难知晓这份档案的相互关系。如每年度的计划、总结材料,计划是年初写的,而总结一般都是在下一年初写的;又如每年的先进评比,通知是当年度年底发的,表彰文件却在下一年初。若按年度分类法,这些材料在利用时都要跨越二年档案查找,给工作带来不便。

    4、同一问题的文件不集中,不利于查找和利用。以“件”为单位立卷方法优点是立卷办法简单,随办随归档。但有些事件和活动一年中要出现多次,若按时间排列,归档在不同的卷盒内,利用时一是要从多个盒内取出材料,二是靠计算机是不能把这一类材料全部找到的,如学校的体育材料,有计划、总结;有学生体质健康卡:有学校运动会手册、成绩册等,在利用时只靠“体育”两个题名关键词是很难找全本校体育方面的材料。

    二、立卷改革实践后的体会与思考 

    1、档案分类方案要在原有基础上修改完善。档案以“卷”为单位整理,容易产生杂卷:在一些案卷内,因有些零星文件材料,只有几页,很难独立成卷,就出现从长不从短,往上靠一级现象。去年县教育局及下属学校采用以“件”为单位整理档案前,就本局和学校档案的分类方案都作了修改,重点是保管期限的确定。如过去是把各个级别的表彰先进文件材料归一卷,定为长期,现划定为国家级永久、省级长期、市级以下短期。

    2、常用的分类方法要继续沿用。档案以“卷”为单位整理,常用的分类方法有:年度一组织机构分类法、组织机构一年度分类法、年度一问题分类法、问题一年度分类法四种形式,上述分类方法,经过长期的实践检验,已证明是行之有效的,应当继续沿用。以“卷”组卷时,同一问题归成一卷,卷内文件排列有序,利用者一目了然。而现在以“件”整理,要了解某一活动的全过程或需要以具有密切联系的档案来佐证某一份文件时,如果从文件的题名上反映不出文件之间的联系,计算机就无能为力了。所以在去年采用以“件”为单位整理时,我们就非常注意这个问题,要求有粗线条的“集中”。一是在确定保管期限后,按科室排列,相同内容的材料尽量排在一起:二是如平时文件材料随办随归,就先给一个临时件号,在次年集中整理时,把相同、相近的文件材料再放在一起,只要对件号作次修改,工作量不大。

   3、文件之间的历史联系要坚持。所谓文件之间的历史联系,就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。文件总是伴随着机关单位、组织的各项管理和活动而产生与运动的,前一份文件引导出下一份文件,下一份文件又推衍出另一份文件。把许多份文件结合起来考察就可清楚显示出某一项活动的开始、继续、终结的历史面貌。在实行立卷改革中,如果抛弃了保持文件之间的历史联系,就是违背了档案整理工作原则。所以建议对一组相同事由文件,在计算机输入时要加以统一的标注来加深著录的层次,比如平时立卷条款的序号、或一组文件的关键词都可以在档案归档软件中的机构问题、事由关联主题栏目内加以注明。另外也可以在备考表中加以说明。

     4、“件”与“立小卷”要有机组合。档案以“件”立卷,数量成倍增长,给档案清点工作带来困难。在尝试文书立卷改革后,我们人为可以在部分档案材料中推广“立小卷”的办法。“立小卷”是指将文件按“事”或“件”组合,用软卷皮装订后放入卷盒;“立小卷”的突出优点:一是保留了传统立卷方法,突出问题特征,内容单一,一事一卷;二是可在某一工作、问题的文件材料办理完毕后随时立卷;三是拟写案卷题名较容易,便于查找。如:县教育局每年教育统计年报涉及中小学、村完小、幼儿园、村幼儿园有128所,若每个单位按一文一件排序,件号会大幅度增加,而村完小、村幼儿园都归属各镇中心小学管理,我们就按镇中心小学的级别“立小卷”,2003年只立了了24件“小卷”。还有学生在校其间,每人都有学籍卡、健康卡、毕业生登记表等多种档案,若按一人多表归档,几百个学生配对其多张表格,工作量很大;若按“件”立档,每个学生的姓名至少要出现三次以上,又大大增加了件数。我们把最能全面反映学生情况的学籍卡按学生姓名输入,其他的健康卡、毕业生登记表等材料按班级“立小卷”;如果要查学生档案,在调阅其学籍卡时得知其班级,然后再调阅该学生的另外档案。

    总之,《归档文件整理规则》的推行顺应计算机辅助管理档案的必然结果,文书档案立卷改革也是档案工作发展的必然趋势,档案工作唯有与时俱进,继承创新才能有更好的前景。

 

 
浅谈干部档案装订
2005.4·工作经验·景德镇陶瓷学院 汪水英

在干部档案管理诸多工作中,案卷装订是一个重要环节,装订不科学,会影响干部档案质量,笔者针对干部档案装订工作的现状,从保护干部档案的角度,浅谈干部档案装订方法和建议,与同仁商讨。

1、把好材料的源头

    当前我国在材料形成时,为了保护每份材料完整、齐全,一般以份为单位,采用装订针固定材料,这种方法不利于保护干部档案:

   (1)在材料形成时,固定材料只不过是一个过渡环节(固定性能太好,反而不利于装订针拆除),材料归档后,装订针必须拆除;

   (2)材料一旦受潮,装订针会生锈,生锈后的装订针手工操作不易拆除,而需借助拔钉机,用拔钉机拆除装订针需要一定的力度,在施力时容易损坏纸张,破坏了材料的原始性;

   (3)材料纸张受损后,必须进行修裱,而修裱工作是件非常细致的工作,需要一定的技术,如果修裱技术不高,材料不易平整,硬度大,纸张脆,材料再次损伤,多次受损,会缩短材料的使用寿命,影响干部档案的美观,影响材料的利用效果。

    因此,从保护干部档案的角度,在材料形成时,就应慎重固定每份材料,笔者认为采用无酸胶水或用曲针暂时、过渡固定每份材料较好:

    (1)成本低、美观、易操作,可以减少许多工作环节和工作量;

   (2)可降低材料的受损率。有利于干部档案的保护。

 2、以夹代盒固定干部档案

    干部档案盒装订档案,具有固定性能好、美观的优点,但是,缺点也不能忽视,不利于保护干部档案村料。

    目前我国通用的干部档案盒是塑料弹簧档案盒,盒内有三根弹簧,三根弹簧是对应材料上的三个孔设置的,弹簧的性能有弹力,而弹力是有限的,干部档案需要经常补充材料,每个干部一般都是一卷正本档案,档案随干部的成长不断丰富,案卷的厚度也不断增加,在多次增补材料后,干部档案盒上的弹簧拉力不断减少,慢慢失去弹力,弹簧之间的缝隙越来越大,纸张容易被弹簧所夹,多次被夹后,材料上的装订孔就会越来越大,此时材料极易拉破、损坏。笔者认为干部档案夹(干部档案夹应选比一般文件夹质量好,比较厚的文件夹,在干部档案夹上像干部档案盒一样套一个塑料罩),能避免现行弹簧干部档盒的缺点。

 (1)干部档案夹是由塑料外壳和附在内面的不锈钢夹组成,不锈钢夹固定干部档案,不会生锈;

 (2)安全地固定材料,固定后的档案材料不易脱落,外形美观;

 (3)操作简单,方便,存取材料时只需按一下装订夹,不会损坏档案;

 (4)可以减少整理干部档案工作中的许多不必要的环节和工作量,提高工作效力;

 (5)装订材料时不需打孔。

3、不宜打孔装订案卷  

    保护干部档案的原始性是保护干部档案的一个重要方面,在干部档案材料上打孔,严重破坏了干部档案的原始性,也是造成干部档案材料装订时出现多孔和滥孔洞现象的根源,打孔后的材料由于纸张出现了破损,原始数据易被破坏,既不利于档案的保护,又影响干部档案的利用,因此,干部档案不宜打孔装订案卷。

    社会发展靠人才,人才资源己成为国家发展的战略资源。人才资源的开发、利用都离不开人事档案。世界写档案,档案存历史,人才写档案,档案蓄人才,为了更好地保护干部档案的原始性、真实性,充分发挥干部档案的作用,我们应避免一针一孔在干部档案上出现,让干 部档案更 显本色,“天然去雕饰”,还干部档案一个本来面目。

 
毛泽东和他的校长
2005.4·人物· 湖南省档案局宣传处 黄海

翻开毛泽东在湖南第一师范读书时的档案史册,曾载有他与校长张干的一段不愉快的往事。但在半个多世纪的交往中,特别是新中国成立后,毛泽东对他的校长张干执著教育的精神给予了深情的关注,留下了一些罕为世人知晓的轶闻。

    老校长向延安的毛泽东发出急电

    盛夏,柳丛中的蝉鸣,使湖南省邵阳市省立六中的校园显得比往常更加燥热。年逾花甲的老校长张干匆匆将几位老师喊到他家中,由于屋子太小,椅子又少,有几位老师只得站着,大家挤在热气腾腾的屋子里只等待老校长发话。张干拿起桌上一张当天的报纸,像老师在课堂朗读课文一样念了起来:

    “延安毛泽东先生勋鉴:来电诵悉,期待正殷,而行旌未发,不无歉然。……大战方告终结,内争不容再有。深望足下体念国家之艰危,胸怀人民之疾苦,共同戮力,从事建设。如何以建国功收抗战之果,甚有赖于先生之惠然一行,共定大计,则受益拜惠,岂让个人而已哉!特再弛电奉邀,务必惠诺为感”。

    蒋中正 岢

    1945年7月20日”

    念完报纸,他习惯地掏出手帕,擦了擦额头上的汗珠,对各位老师说道:“这是蒋委员长给延安的毛泽东拍发的第二封电报,请毛泽东到重庆进行和平谈判,共商抗日战争结束以后的国家大事。”说毕他随手拿起桌上一张草黄色的纸对一位年轻老师说:“缙如,你知道,跟你一样,毛泽东是我在湖南一师时的学生。现在,我们的国家在大难之后,正是全国军民齐心共建国家的关键时刻。因此我起草了一份电报,想请毛泽东早日赴重庆与蒋委员长进行和谈。这是一件大事,我想让你和大家一起来商量一下,怎样来改定这份关系重大的电报。”张干将电报草稿交到苏缙如老师手里,“你是我国文成绩最好的学生之一,你多多斟酌斟酌,推敲推敲。”

    苏缙如接过用发黄的草纸写就的电报底稿,隐隐感到了它的分量之重。他将底稿铺在桌子上轻声念起来:

    “延安,毛润之学弟勋鉴:抗日获胜,建国弥艰,万恳应召赴渝,赞裹国政,幸勿固执,致失人望。

    张干

    1945年8月21日”

    “固执?”苏缙如小心提议道,“用词恐怕不十分妥当吧?”

    张干想了一会,道:“不,身为老师,我是知道毛润之脾气的。他一固执起来,是九头牛也拉不回来的。”

     苏缙如不再说什么了。他也知道自己这位老校长的脾气,一固执起来,也是九头牛都拉不回的,这大概是有其师必有其学生吧。

    老师们七嘴八舌,张干的电报可以说没有什么修改,就这样定下来了。省立六中所在地当时没有发电报的地方,张干立刻派了一位工友拿着电报底稿,星夜赶到25公里以外的蓝田电报局拍发去了。

    师生之谊情深谊长   

    1950年国庆前夕,张干在湖南第一师范时期的学生,毛泽东的同班同学,时任第一师范校长的周世钊,到张干所在妙高峰中学看望旧日的老校长。

    “张校长,”周世钊仍然像35年前一样称呼张干,“润之给我来了信,约我到北京参加国庆观礼。”

    “啊”,张干一惊,“他还记得你?”

    “我们常通信。张校长,您老有什么事情要对他说吗?”

    “这……”张干语塞了,他有一肚子话想对自己这位如今当上了国家主席的学生说。但他能原谅自己这个当年在第一师范要开除他的校长吗?  “你代我向他问好吧。” 张干只说了这么一句话。

    回到家中,当晚张干含着热泪,在灯下给自己的学生毛泽东写了下面这封信。

“润之吾弟主席惠鉴:

    敬启者,近接懋齐、享元(周世钊)诸弟及弟致汉溟(罗元鲲)先生函,深感吾弟关怀干的生活。干服务教育界42年,小有储蓄,已屡为去岁秋征(实收谷182担,征去72石)及今年减退消耗殆尽。不得已来省教书,又旧病复发,卧床月余,几无以为炊,幸王省主席奉吾弟之命,厚赈兼金(人民币50万元)。经国万机,不遗在远,其感激曷可言喻?今乡里既不可居,省垣又难工作,六口之家,贫与病迫,无实至为可虑。

    本年2月16日,闻吾弟签订中苏条约,当时曾作贺函,闻未收到,慈另纸补呈,敬希钧鉴。

    专此布谢,并颂政祺。

   

    1950年10月30日”

    写完信,泪水已经浸湿了他那布满青筋苍老的手背。

    他慢慢掏出手帕,擦干眼角溢出泪水,拉开杂乱地放着各种纸张、课本、书籍的抽屉,匆忙地寻找信封。翻了一会,却很使他失望,近几年来,由于生活拮据,为了节省开支,他很少给人写信,因此这信封也成了家里的稀罕之物。他从抽屉底下翻出一张还算不旧的牛皮纸,仔细做了一个方方正正的大信封,他侧着头一瞧,脸上掠过一丝苦笑,自言自语地说:“不错,比买的还好!”于是埋下头来,将笔蘸饱墨汁,在大信封声端端正正地写下下面几行大字:

   “北京   中南海

    中共中央委员会

   毛泽东主席大展

   湖南省长沙市妙高峰中学张缄”

   写完,封好信封,略一沉思,又在信的左上角写了“急件”两字,并在“急件”下加上两个重点符号,这才放下笔,将自己的儿子喊来,叮嘱道:“马上到邮局去,将这封信用挂号寄走。”

    10月5日,中南海丰泽园毛泽东的客厅溢满了欢声笑语,这是毛泽东在举行家宴,欢宴自己青年时代尊敬的师长徐特立、谢觉哉、熊谨玎和青年时代的好友周世钊等。

    柔和的灯光,洒在摆满湖南菜肴的餐桌上,洒在人们欢悦激动的面庞上。毛泽东和自己的老师、同学一面饮酒,一面回忆着湖南第一师范那古朴简洁的教学楼,谈论当时每一位清苦艰辛的老师。

    “啁,真的,享元,”毛泽东放下手中的酒杯望着周世钊,认真地问:“我们的老校长张干还健在吗?”

    “在”,周世钊见毛泽东主动提出这问题,便乘机向毛泽东详述张干的情况,“他一直在教书,现在还在妙高峰中学教学……”

    “哦”,毛泽东放下筷子,情不自禁地打断了周世钊的话,“还在吃粉笔灰?张干这个人办事果断,很有魄力,是个很有才干的人,才三十几岁就当上了我们第一师范的校长,不简单啦! 他解放以前吃粉笔灰,解放以后还吃粉笔灰,难能可贵,难能可贵!”

    毛泽东真诚赞赏着自己的校长和老师。

    “是的,润之,”徐特立放下酒盅,像青年时代一样,慈祥地望着当了国家主席的学生,“张干年青有为,而且有股韧性”。

    “嗯”,熊谨玎陷在一段深远的回忆中,他微笑道,“当时我常说‘张干张干,肯干能干’。他有一种湖南人特有的蛮子精神。”

    王季范接过话头说:“当年你与萧三他们一起在君子亭起草驱张宣言,张干怒发冲冠。依我看,这主要是因为你们触犯了他的尊严,他的自尊心是很强的,说他有什么明确的政治目的,这倒并不见得。”

    “九哥(王季范是毛泽东的亲表哥,毛泽东常称他‘九哥’),现在回过头来看,当时驱张并没有多大必要”,毛泽东略带歉疚地说,“当时规定每个学生要多交十元学杂费的事,不能归罪于他;至于要我们多读半年书,这是一件好事嘛!我现在只恨自己书读少了呢!”

    几位老师看到自己学生认真的神态,都呵呵笑了起来。

    “润之,”老同学周世钊止住笑声,有点难过地说,“张干一家六口现在十分困难,他目前身患重病,整日卧在床上,一家大小的生活全靠他微薄的工资,有时竟几天无以为炊呢!”

    “哦”,毛泽东站起来,用略带责备的目光望着自己的老同学,“享元,你怎么不早说?对张干这样的老教育家应该照顾,应该照顾。”

  10月11日,毛泽东直接致函湖南省府主席王首道。

“首道同志:

     张次仑(张干别号),罗元鲲两先生,湖南教育界老人,现在平均70多岁,一生教书未做坏事。我在湖南第一师范读书时张为校长,罗为历史教员。现闻两位先生家口甚多,生活极苦,拟请湖南省政府每月每人酌给津贴米若干,借资养老。又据罗元鲲先生来函,说曾任我的国文教员之袁仲谦先生已死,其妻70岁饿饭等语,亦请省政府酌予接济。并请派人向张、罗二先生予以慰问。张、罗通讯处均是妙高峰中学,袁住新化,问罗先生便知。

顺致

敬意!

    毛泽东

    10月11日”

    王首道接信后,立即先后两次给张干一家送去救济米600公斤和人民币50万元(旧币)。张干看到毛泽东给湖南省政府主席王首道的信,接到王首道送去的大米和钱,激动得双手颤抖,泪流满面。他连忙找出笔墨,伏案写了前面提到的那封信。

      寸草报得三春晖

    张干给毛泽东写信后,日夜盼望复信。可是一天天过去了,却音信杏然。一天,他的儿子拿着印有“中国共产党中央委员会毛缄”等字的信件交给愁眉不展的父亲。张干匆忙拆开信封,信是用熟悉的笔迹写的。

“次仑先生:

    10月30日惠书及为中苏条约所致贺函,均已收到,甚为感谢!生活困难情形,极为系念,已告省府有所帮助。此复,敬顺教祺!

    毛泽东

    1950年12月24日”

    张干读完信,激动得热泪盈眶。他将全家召集起来,将信高声读了一遍。读完信后,他喃喃自语道:“极为系念!”他小心翼翼地将信折好,然后抬起头来,对家人说:“孩子,这是一字千金哪!”自己给毛泽东记一次大过的事,他对儿子们从来是讳莫如深的。这时,他唠叨地向孩子们说:“你们可知道,毛主席在第一师范读书时,我还记过他一次大过!只有毛主席这样的伟人,才不记前怨啊!”

    人们听说毛泽东亲自给张干复信,纷纷涌到张干家来,想看个究竟。张干热情地接待了一个个好奇的来访者,向大家讲述自己当年在湖南第一师范当校长时,自己的好学生毛润之如何刻苦学习,如何旁征博引论述问题,如何栉风沐雨锻炼身体;甚至连他如何起草宣言,聚众“闹事”,都毫无顾忌地向来访者倾吐出来。

    从此,远在北京的毛泽东,不断地给长沙妙高峰中学教书的老师张干捎来问候。

    1951年秋,正值暑假期间,张干接到北京寄来的一张请贴。请贴是毛泽东专请自己尊敬的老师到北京叙别后之情。

    张干到了北京,毛泽东当时正日夜忙于处理抗美援朝等紧迫问题,暂不能接待他。

    9月36日上午,张干正和毛泽东的师友李漱清,罗汉溟、邹普勋一起游览故宫,毛泽东派来陪他们的中央办公厅干部告诉张干一行:11时请在招待所稍候,毛主席要派专车来接各位老师到家里吃饭。张干听到这个消息,高兴地抖着半白的胡子说:“啊!终于要见到润之了!”

    11时整,一辆浅绿色的小轿车停在张干的住房前,张干一行鱼贯进入小轿车,不一会便进入新华门,行到毛泽东住房中南海丰泽园前。车一停,便见满面红光身材魁梧的毛泽东笑着迎上来。

    “张校长,您好!”毛泽东紧紧握住张干的手,凝望着自己30多年未见的老校长。

    “你好!润之!”张干苍老的眼里噙满了泪水。

    “请进!请进!”毛泽东微笑躬身。

    老人们走进客厅,毛泽东谦让着,一定要张干、李漱清坐上席,他自己坐下席。

    谈了一会话,毛泽东便回头向屋里喊道:“来,来,你们都来见见我的老师。”

    “这是我的老师。”毛泽东指着张干和李漱清对子女们说。

    毛泽东的子女向父亲的老师恭敬地深深一鞠躬。

    “他们是你们的太老师。”毛泽东诙谐地说,“你们平时常常跟我说你们的老师怎么好,我的老师也很好。”

    12时15分,正式开席。毛泽东不断替四位老师夹菜送汤。

    晚上,毛泽东又派人给四位老人送来礼物,每人一份。这些礼物是布鞋、褥子、盖被各一床,毛呢服一套,枕巾一方,袜子一双,枕头一对,香皂一块,牙刷各一支。送礼物的工作人员特别对四位老人说明,这是毛泽东用自己稿费买的礼品,不是用公款。张干听后赞许地点点头:“还是青年时期那个脾气,一丝不苟,一尘不染!”

    第二天下午3点,老人们刚刚午睡醒来,一位穿军装的中年人轻轻敲门而入,微笑着自我介绍道:“我叫傅连璋,毛主席委托我来给各位检查身体。”

    “啊!你就是同毛主席一起长征的那位傅连璋?”

    时任卫生部副部长的傅连璋含笑点点头,接着便掏出听诊器,给老人们仔细检查身体。张干激动得说不出话来。

    国庆节,张干他们每人接到一张天安门观礼的请贴。

    登上天安门观礼台,看到天安门广场人们高呼“毛主席万岁”的场面,再回首望望天安门城楼上自己的学生向群众频频招手的英姿,他忽然感到一个教师的伟大。

    观礼完毕,毛泽东派专车送他们游览京津各个名胜古迹,还派飞机让他们饱览长城的风光。陪同参观的人还再三代毛泽东向他们致歉,说毛主席实在太忙,不能亲自陪同各位老师游览胜迹。

    几天后,徐特立请张干到家作客。第二天,张干一直惦记着的会写诗的学生萧子璋(萧三)亲自到寓所来请。在萧三小巧古雅的家里,萧三夫人叶华(德国女士)热情地为张干酌茶倒水,叶华用流利的汉语对张干说:“张干先生,萧三常常在我面前提起两个人,一位是毛泽东主席,一位就是你老人家,他说您是一位十分严谨的学者。今天能见到您老,我感到十分高兴。”

    不几天,中央统战部部长李维汉(湖南一师校友)派专车接张干去商谈恢复湖南第一师范旧校址原貌问题,张干十分高兴,因为这是他多年的梦想。

    11月8日下午3时许,一位工作人员来到张干他们住的宿舍里,恭敬地说:“主席请各位到中南海摄影留念。”

    张干这时高兴得像个小孩子,连连说:“好!好!”

    在中南海,毛泽东欢欣地陪张干、李漱清、罗汉溟、邹普勋四位老人家到海瀛台合影留念,毛泽东还特地将张干拉在自己身边。照完相,毛泽东连连说:“这是我第一次和自己这么多老师一起照相,值得纪念!”

    11月12日,张干正准备整装南归,一位工作人员又提着一包东西进来。“张老,毛主席本想亲自来给您老送行,但这几天实在太忙,特地让我代表他来向您老表示歉意。”说着,他解开包儿,“这是毛主席送给您做零用的150万元(旧币),另外还有一瓶鹿茸精,他要我嘱咐您每天饭前20分钟服20滴,还特别关照,请您多多保重身体。”

    张干再次从口袋里拿出一张揉皱的信纸,这是他离京前几天,写给毛泽东的一封信的底稿。

“润之主席惠鉴:

    敬启者,干此次来京,荷蒙殷情接待,食用兼全,被褥衣裳,全部赠给。不但给干以彻底自新之鼓励,而且足以挽回轻视教育工作者与老者之作风。愧受之余,感佩无极。兹干于参观此间办理较优之各校后,即行南返,继续学习,后蒙不弃,委以重任,自当尽力完成,以副厚意,决不以年老家贫有所顾忌而误事也。

    此道谢,敬颂政祺,并希照拂。

    张干

    1951年10月24日”

    回到长沙不久,张干即被聘为湖南省军政委员会参议室参议,后被聘为湖南省人民政府参事室顾问,他经常热情直率地参议国家大事,有求必应,因此省会各界对毛泽东这位师长十分敬重。

 
上海交通大学简介

上海交通大学是教育部直属,由教育部和上海市共建的全国重点大学。其前身为创办于1896年的南洋公学,是中国历史最悠久的高等学府之一。2005年7月18日,上海交通大学与上海第二医科大学合并,组建了新的上海交通大学,同时成立了新的上海交通大学医学院。新的上海交通大学和上海交通大学医学院由教育部、上海市政府继续重点共建。

上海交通大学的办学传统是“起点高、基础厚、要求严、重实践、求创新”,校训是“饮水思源,爱国荣校”,交大人的精神品格“求真务实、敢为人先、与日俱进”,著名校友包括江泽民、汪道函、钱学森、吴文俊、茅以升、张光斗、王安、陈敏章、强伯勤、闻玉梅、谢丽娟等。在我国23位“两弹一星”功臣中,交大校友有6位;在中国科学院、中国工程院院士中,交大校友有200多位。

上海交通大学的办学目标是建成一所综合性、研究型、国际化的世界知名的高水平大学,进而建成世界一流大学。其中学科发展目标是以一流的理科为基础,以强大的工科、生命医学学科和管理学科为主干,以高水平、有特色的法学、农学、经济学和人文学科为支撑。1999年9月,上海农学院并入上海交通大学,上海交通大学由教育部和上海市政府重点共建。其后,原交通部海洋水下工程科学研究院也并入上海交通大学。

目前,学校有20个学院、2个直属系和1个研究生院以及其它教育机构。拥有本科专业60个,一级学科博士学位授权点22个,二级学科博士授权点143个、硕士授权点179个,专业硕士学位授权点6个,博士后流动站23个;国家重点学科22个,上海市重点学科36个。有国家重点实验室6个,国家部委重点实验室10个,上海市重点实验室14个,上海市E研究院3个;国家工程研究中心4个,国家技术转移中心1个,世界卫生组织合作中心2个。

在师资队伍方面,学校现有专任教师2800余名,其中正高级专业技术职务的700余人,中国科学院院士12人、中国工程院院士20人,“973”首席科学家7人,国家“长江学者奖励计划”特聘教授31人,“长江学者奖励计划”讲座教授4人,国家杰出青年科学基金获得者33人,国家级教学名师2人;有博士学位的教师占50%。

在人才培养方面,学校现有全日制在校学生约38000人,其中本科生18000余人,研究 生18100 多人,留学生2000人;有国家级教学基地和人才培养基地7个。2000年上海交大顺利通过教育部本科教学优秀评估,2002年成为全国首批获得本科专业自主设置权的六所高校之一,累计获得国家优秀博士论文奖22篇,14门课程入选国家级精品课程;本科生生源质量名列全国高校前茅,学生就业率稳居全国高校前列。2002年和2005年,上海交大学生代表队先后两度获得ACM国际大学生程序设计大赛全球总冠军,此外,交大学生在国际商务挑战赛、世界大学生乒乓球锦标赛和国际音乐比赛等赛事中屡获佳绩,在国际竞技舞台上展示了中国大学生的风采。

在科学研究方面,学校科研经费连续五年名列国内高校第三;发明专利申请数持续上升,2004年居国内高校第一;2003年SCI收录论文数为1163篇,全国高校排名第六位,EI收录论文数为1441篇,继续排名全国高校第二,2004年有3篇论文发表在《Science》和《Nature》上,2003年获得国家级科技奖6项,2004年获得国家级科技奖8项。学校拥有“数字高清晰度电 视系统关键技 术与 设备”、“阻燃镁合金及其应用关键技术研究”、“轿车车身制造质量控制”、“无 缆 水下机 器 人”、“‘汉芯’DSP系列芯片”、“重要脏器血栓栓塞的基础与临床研究”、“人类造血和内分泌相关细胞/组织基因表达谱和新基因识别研究”等重大科技成果。

    改革开放以来,学校与多所国外及港澳台地区的150多所院校、数十家跨国企业以及世界卫生组织、联合国人口基金会等建立了密切合作,先后聘请了400多位国际著名专家学者担任名誉教授、顾问教授和客座教授。与密西根大学等世界著名大学开展了的实质性合作办学;经教育部批准在新加坡成立了国内高校在海外的第一个研究生院;与INTEL、IBM等诸多知名企业和研究机构联合共建了50余个高水平实验室,每年举办数十个国际学术会议。

    上海交通大学决心在国家和上海市的重点支持下,抓住机遇,奋力拼搏,努力实现江泽民同志对母校的殷切期望:“继往开来,勇攀高峰,把交通大学建设成世界一流大学”。

上海交通大学档案馆简介

我校档案馆于1986年4月12日成立,是全国高校最早成立的档案馆之一。1996年4月8日交大百年校庆之际,校史博物馆正式成立。

    我校档案工作有着悠久的传统和厚实的基础,开创了诸多“第一”:1994年初,成立了全国高校第一家档案史料研究室;1994年 11月,成为全国高校中第一家国家一级档案馆;1996年4月8日开馆的交通大学校史博物馆开全国校史博物馆建设之先河:2003年1月18日开馆的董浩云航运博物馆是我国高校中系统介绍和宣传中华民族走向海洋光辉历程的第一座专门的航运史博物馆,也是第一个系统介绍上海国际化大都市“以船兴市”、“以港兴市”的历史陈列馆; 2003年7月,作为承担“大学数字博物馆”项目的18所高校中唯一的一家档案馆,和学校信息中心共同负责建成了全国高校第一家船舶数字博物馆;2003年底,成立了全国高校档案界第一家展览设计室。我校档案馆曾获“全国档案工作先进集体”、“上海市档案工作先进集体”和“上海市三八红旗集体”等数十项荣誉。

    上海交通大学档案馆和校史博物馆为处级建制,两块牌子一套班子,直属学校领导,由一位党委副书记分管档案工作。馆长陈华新、副馆长范巨山、袁继军。现有37名职工,其中90%具有大专以上学历,9名具有高级职称(2名为正高、7名为副高)。 下设档案业务指导监督室、档案保管利用室、档案史料研究室、展览设计室。校史博物馆、董浩云航运博物馆、船舶数字博物馆 挂靠档 案馆。受学校委托,我馆正负责筹建钱学森图书馆。

    档案馆建筑面积约1280平方米,库房面积约860平方米。馆藏档案分6个全宗:国立交通大学(1896~1949)、上海造船学院 (1954~1959)、南洋工学院(1956~1957)、农学院(1960~1999)上海第二医科大学(1952~2005)及上海交通大学(1949~)。现有历史、党群、行政、教学、科研、 基 建、设备、出版、外事、财会、产品、人事(退休)、实物、户籍、人物、声像、资料等17个档案门类。校史博物馆展厅总面积约600多平方米,共有三个展厅:第一展厅的时间跨度从南洋公学创办至上海解放;第二展厅的时间跨度从上海解放至今;第三展厅为“两院”院士业绩展。董浩云航运博物馆展厅总面积约600平方米,分古代航运史馆和董浩云陈列室。

    目前,学校档案馆已形成以档案馆为主体、校史博物馆,董浩云航运博物馆,船舶数字博物馆并存,多学科并举,前台服务后台,后台支撑前台,实体与虚拟相融的、研究与探索相结合的档案文博管理体系。在规范制度的建设、业务水平的改进、管理手段的革新、人才队伍的优化、研究水平的提升等方面均取得了可喜的进步,已基本建设成为“保管学校档案的基地、爱国主义教育的基地和校史研究的基地、为改革开放和现代化建设提供档案信息的管理和服务中心”。