交流
赴北欧四国学习考察报告(1)

思想
积淀与突破——析信息社会高校档案馆文化功能的发挥 张燕（8）

高校档案数字博物馆建设的理论与实践思考 袁继军（11）

依法治档
数字档案馆的知识产权保护研究初探 戴大坚（14）

浅谈电子文件的真实性特点以及由此引发的法律地位问题 郑长彬（20）

队伍建设
关于新时期高校档案馆女性馆员素质的思考 代红（25）

现代化管理
国内高校档案网站现状分析 王宏 赵宪珍（28）

业务研究
实施《归档文件整理规则》的研究与实践 黄东霞（30）

合并高校档案工作的实践与探索 刘美 黄小斯 蔡金钟（34）

兰台众议
从教学水平评估看加强高校教学档案建设 冯海棠（37）

试论学生成长档案的内涵建设 徐云芳（40）

工作经验
谈高校人事档案收集归档工作 何素芳（43）

以校庆活动为契机丰富学校档案资源 刘邦华 孙厚娟（46）

浅谈撤并学校的档案清理移交工作 胡明硕 崔松芝（47）

文苑
亦苦亦乐话档案（48）

巍巍中山——中山大学简介 封二 封底

封面说明：中山大学南校区小礼堂

1923年12月21日，孙中山先生在此作演讲，勉励青年学生“立志，是要做大事，不可要做大官。”

经教育部批准，中国高等教育学会组织部分高校档案工作人员于2005年6月4日-15日到北欧学习考察。这次考察由首都体育学院副院长王秀卿同志带队，考察团由北京大学、中国人民大学、南京大学、上海交通大学、中央民族学院等18所高校和教育机构的18位档案管理工作者组成，考察工作旨在了解国外高等学校档案工作的发展，学习借鉴国外档案工作的先进管理经验。

    考察出发前，我们注意了解和收集相关国家高校的资料；考察过程中，在瑞典隆德大学举行了交流讨论会，先后参观了丹麦哥本哈根大学、瑞典哥德堡大学、芬兰的赫尔辛基工业大学和赫尔辛基大学等学校，了解了高校数字化档案馆建设和数字化校园建设的情况，档案信息化建设和档案数据共享内容，电子文件归档和电子档案管理等。考察归来后，在京六所高校的同志又进行了深入的讨论，对国内外高校档案工作进行对比研究并对我们的工作提出改进意见。

    通过这次学习考察，进一步了解了国外高校档案工作的发展现状，提供了向国外同行学习高校档案工作信息化和现代化建设的机会，对建立与国外高校档案工作者的国际性学术交流和加快我国高等学校档案工作的规范化、信息化、现代化管理进程起到了积极的作用。

        一、北欧四国的教育概况

    北欧由丹麦、瑞典、挪威、芬兰、冰岛以及法罗群岛和格陵兰群岛组成，因位于欧洲北部斯堪的那维亚半岛，所以北欧国家也被称为“斯堪的那维亚国家”。北欧人口2500多万，是一个社会稳定、经济高度发达的高福利地区。人口稀少、资源丰富、生活富裕、福利优越，这便是我们去考察四国——丹麦、瑞典、挪威和芬兰地处北欧的区域特点。

    北欧国家十分重视教育事业的发展，北欧国家早在十九世纪初便实行了义务制教育。该地区不仅有着像奥斯陆大学、阿尔胡斯大学、哥本哈根大学、哥德堡大学等这样一批有着百年历史的世界名校，也有像南丹麦大学、林可坪理工学院、挪威科技大学等一批注重创新和充满活力的新兴大学。   

    1．丹麦

    国家议会是丹麦的教育立法机构，它规定各级各类教育目的，并通过拨款法决定教育经费的数额和分配。教育部统管全国的一切教育活动。基本学制为小学6年、初中3年、高中3年，其中小学和初中构成义务教育，中间不举行升学考试。大学教育分为两个阶段，第一阶段学制为4-6年，毕业后获得硕士学位；第二阶段为博士研究生课程，一般需要3年左右的时间读完。丹麦大学及其它高等院校的授课语言是丹麦语，每学年从9月初开学，次年6月底结束。

    用“轻松”二字来形容丹麦的大学教育不算太过份，丹麦大学生可以说没有年龄限制，20-60岁都可以学习，而且丹麦人上学享受政府补贴(对政府来说是一种解决失业的办法)。大学4年，研究生2年，博士3年。

        2．瑞典

    瑞典高等教育分为高等基础教育和研究生教育两个阶段。

    高等基础教育文凭分为两类：一类是普通大学文凭，包括：高等学历文凭，学制2年；学士学位，学制3年；硕士学位，学制4年。另一类是高等专业文凭，学制视专业而定(2—5年不等)。

     瑞典的研究生教育即博士生教育。一般情况博士生阶段教育学制4年，以从事科研为主并撰写博士论文，通过公开答辩后方可获得博士学位。

    瑞典高校授课语言是瑞典语，但许多必修课使用的是英文课本，学生要阅读的文献也常常是英语。   

    瑞典高等教育由本科教育、辅助和高级研究、研究培训组成。基础高等教育提供标准形式的学习项目和课程。分为本科学习和研究生学习与研究两个阶段。瑞典所有高校都实行学分制。一周的全日制学习得到一个相应的学分。一学期的全日制课程为20个学分，专业学习由80—220个学分组成。全日制学习期限从2年到5年不等。一个课程包括5—20个学分，一个专业构成的课程学分最高为80个学分。

    3. 挪威   

    挪威的高等教育体制可以为分两种，一种是大学，另一种是学院。挪威的大学包括大学和大学学院，这些教育机构主要进行研究和开设大学本科和研究生教育课程，最后能取得学位。

    挪威州立学院有130所，分布在全国17个教育行政区内。这些学院大多为不同类型的专科学院，有地区学院、师范学院、艺术设计学院、工程学院、公共管理与社会工作学院、音乐学院和卫生教育学院等。各学院均设1—3门课程。此外，还有一些专业私立学院，有学生约10万人。

    挪威政府重视科研工作，认为它是经济增长、文化发展和提高社会福利的先决条件，因而每年对科研机构和大学投入大量资金。挪威的科研工作，着重于基础科学研究、大学新项目研究和国际合作研究等方面。其宗旨是提高工业水平，发展商业。研究的课题主要在9个领域：信息技术，生物技术，材料研究，石油与天然气研究，水产养殖，环境技术，经营、组织与管理，传播文化与传统研究和卫生、环境与生活条件。对上述科研领域，国立大学和大学级学院担负其中许多题目，有些是通过国际合作进行的。

    4. 芬兰

    芬兰教育体制由小学教育、中学教育和高等教育组成。9年强制义务教育是7—16岁学生必须参加的。中学教育分为3年普通教育、高中教育和职业教育。高中教育是为将来要进入大学的学生设置的，学生要通过大学的录取考试，才能被接受；职业教育包括较低层次的职业教育和具有高等教育水平的职业教育；高等教育主要由大学提供，所有大学都设有研究生教育。芬兰语和瑞典语同为官方语言。

    从历史上讲，作为瑞典王国最东边的芬兰，高等教育起源于1640年。1809年芬兰在脱离了沙俄帝国独立后，于20世纪初成立了自己的第一所高等院校，即赫尔辛基大学。20世纪初是芬兰高等教育发展最快的时期，在这一阶段，芬兰先后成立了理工大学、经济和商业管理学院、高等戏剧学院等机构并被定为高等教育范畴。

    目前芬兰共有20所正规高等院校，其中10所为综合大学，7所为专门学科大学和3所艺术院校。芬兰大学的组织及管理主要通过大学董事会进行。董事会是大学的最高决策机构，负责大学的行政、管理及财政，学校的中长期规划必须获得校董事会的批准，董事会主席由校长担任。

    芬兰的高等院校肩负着重要的科研任务，全国的基础研究项目几乎全在大学进行，只有高等院校有权授予科学研究学位。芬兰高等教育学制，主要分为两个阶段，第一阶段为本科生教育，第二阶段为研究生教育。大学学年为两学期制，秋季和春季。秋季学期从9月初开始至12月底结束；春季学期从1月中开始至5月底结束。

    研究生学习(Postgraduate Studies)：传统上芬兰的研究生学习包括两个学位阶段，即“Licentiate”(硕士学位)和“Doctor’s(博士学位)，Licentiate学位是较低阶段的学位，获得该学位必须完成一篇综合性科研论文，攻读博士学位要首先获得Licentiate学位。在80年代学位制度改成博士论文并公开答辩，一般需要3年时间。攻读医学、牙医学和兽医学专业的博士生，获得的学位是专家学位证书，如：Specialist’s Degree in Medicine等。获得该专家学位需要3—4年的时间。  

    二、参观学习情况

    1．古老典雅的哥本哈根大学

    6月6日上午，我们参观了哥本哈根大学。这个时间正值学校快放暑假，只见到很少一些教师和学生在没有围墙的大学校园里穿行；图书馆前，有几个青年学生在一边聊天，一边耐心等着开门的时间——10点，这充分体现了整个丹麦大学轻松的学习环境与教学资源的丰富。

    哥本哈根大学是北欧最古老的大学之一。它在斯堪的那维亚地区的经济和科技发展中，为丹麦培训出大批的公职人员、医生、律师、教师等。哥本哈根大学建校初期本属于天主教会管辖，直至1537年转归丹麦路德会。17世纪德国的大学模式引进了丹麦，哥本哈根大学的教育体系产生了重大变革，建立了学士、硕士、博士的学位课程；尤其在医学和法学方面发展非常迅速，学院亦渐具规模。同时其图书馆、教学医院等重要项目也陆续兴建，成为丹麦高等教育及科研中心。进入20世纪，哥本哈根大学把发展移向其北部，在那里成立了新的大学、理论物理中心、自然科学中心。现在校人数35000。学校设有：神学系、法学系、社会科学系、健康科学系、人文科学系、自然科学系以及一个校外的口腔中心。

    哥本哈根大学和北欧其它一些国家高校基本相似，大学档案和图书管理在—起，而学生学习档案在教务管理部门。这里的图书和信息管理全部采用计算机及网络技术。

    2．受欢迎的大学城隆德大学

    6月7日上午我们到瑞典著名的高等学府之一，也是著名大学城——隆德大学学习交流。隆德大学是斯堪的那维亚省最大的一所高等教育研究机构，大学成立于1666年，目前有学生34000人，教职工6000人。隆德大学有七个学院和许多研究中心。大学的主校位于隆德市，令我们惊讶的是，整个隆德市可以说就是一个名副其实的“大学城”，城市的建筑几乎全是大学的办公、教学、研究场所和工作人员的住宅，但一些研究与教育系在马尔默和赫尔辛堡。隆德大学已被瑞典学生选举为最受欢迎的一所大学，而且大学里的许多研究领域在世界上也是很有名的，如生物化学。隆德大学主要开设的学科有：技术、科学、法律、社会科学、医学、人文科学、神学、表演艺术与航空航天学等。  

     上午9点我们准时到达预先联系好的学校国际关系交流接待部门，一位年轻的校长助理马格努斯和软件工程师斯德菲德热情地接待了我们。首先，由软件工程师介绍了图书档案计算机管理系统，数据库的维护、网站的维护更新、档案资料的数字化、数据的备份存储等功能。他说，在瑞典这个国家对图书资料非常重视，现在的文件都是以PDF或ZIP文件格式保存的。所有的硕士、博士论文都已电子化，用关键词、时间、作者、目录等方式均可查询。而且他们的数据资源共享，如在皇家图书馆、理工学院、商学院、斯德哥尔摩大学和隆德大学之间数据交流、资源共享。

    校长助理重点介绍了学生信息计算机管理系统及使用情况。隆德大学的毕业生信息管理系统的资源令我们钦佩，瑞典一人一生只有一个信息编码，一人一个帐户，信息包括入学、转学、退学、毕业等。目前已有10万个帐户，值得称赞的是各自更新个人的信息，学校可以方便的查询几十年前毕业学生的去向。这个系统是学校与学生个人之间联系的桥梁，也成为学生与学生之间联系的纽带。

    在讨论中，我们还互相交流了我国高校档案管理情况以及相关技术使用情况。

    下午，在一位副校长的接待下，我们参观了隆德大学的办公主楼、会议大厅，交流了一些办学方式、教学管理、国家教育经费投入等方面的问题。仅隆德大学每年的教育经费投入就有50亿瑞典克郎，还有大量的社会捐助资金，用他们的话讲“这是个很可观的数字”。随后还参观了大学图书馆，图书馆藏书丰富，门类齐全，现有藏书四百多万册。采用最新技术保存古代手稿。过去数十年中增添的图书都已登录在图书馆的计算机数据库中，图书馆的大部分日常工作都已经计算机化。

    大学内部的计算机网络与国际网络很早即已连通。大学的研究人员可以从世界各地的大学图书馆取阅文献。

    3．学术之堂斯德哥尔摩大学

    斯德哥尔摩大学建立于1877年，1960年成为国立大学，设施齐备，硬件较强。目前有学生 33000人(每年的毕业生为3500人左右)，其中外国留学生1800人，教师1900人，教授200人。年财政预算17亿克朗，其中37％用于研究，24％用于教学。大学的图书馆建筑面积42万平方米，藏书250万册，9000种瑞典和外国期刊，1650个研究和学习场所。

    创办于1878年的斯德哥尔摩大学是世界著名的高等学府，被青翠的森林和蓝色的湖泊环抱着。我们了解了斯大的档案管理网络。斯大的档案工作属于学校管理中心领导，校部档案员只有一个半人(一位还兼其他工作)，下面有80个部门，每个部门都有兼职档案员，因此校部有着繁重的指导任务。

    学生的档案工作主要是建立学生毕业论文和成绩册档案。瑞典高校图书档案的库房总会给人以意外的感觉，这里的档案架不是金属做的，而是木制的，或许是北欧木材资源丰富的缘故吧。看着这一排排整理有序的档案，我们更为意外的是，承担这一工作的只有一个半人。斯大是瑞典最早创办档案专业的大学。

    目前瑞典大学采用通用SGML和XML语言，pdf格式保存文件，jpg2000和tiff格式保存图像文件，购买了HSM电子文件存储和管理自动化设备，从形成之时起每10年自动复制原始文件，自动实现档案的迁移，保证档案载体的长久可读。

档案的现代化管理从1988年建立dos馆藏目录系统开始，2000年建成了各门类档案的目录检索信息系统，目前正在通过网络建立国家范围的综合目录数据库和多媒体数据库及其信息检索系统。该系统有利于整合国家档案信息资源，实现国家档案资源共享，有利于提高档案工作在社会的整体地位和作用。

    斯德哥尔摩是诺贝尔的故乡。从未上过大学的诺贝尔，刻苦自学，虚心求教，以发明黄色炸药和无烟火药闻名于世。他捐献全部遗产，设立了诺贝尔奖金。从1901年开始，每年评奖一次，届时在斯德哥尔摩市政大厅举行隆重仪式，瑞典国王亲自给获奖者颁发奖金。

    我们顺路参观了位于斯德哥尔摩的诺贝尔奖颁奖大厅。

    4．挪威人引以自豪的奥斯陆大学

    挪威有4所综合性大学，挪威特隆汉姆科技大学、卑尔根大学、特罗姆瑟大学和奥斯陆大学。

    其中奥斯陆大学(University of Oslo)：挪威综合实力最强的大学，文科、理科都叫得响，是挪威人引以自豪的首推大学。

    奥斯陆大学是挪威最大最古老的大学，建立于1811年，当时挪威还在丹麦的统治之下。奥斯陆大学曾培养了4名诺贝尔奖得主，这显示了他们研究的实力。学校共有8个分院，分别是工程技术、法律、医学、艺术、数学和自然科学、牙科学、社会学、教育学，分为70个专业。现在校生人数约36000人，其中留学生2500人，教职员工4600人。

    奥斯陆大学在档案管理中已广泛使用计算机，除用于对库房温湿度的自动控制外，主要用于档案目录管理与查询。

    基建档案均存放在无酸纸盒中，按来源原则排列，不再装订。这种不看重形式的做法非常节约时间和劳力，档案工作者可以有更多的时间从事档案著录、用户教育与服务、档案保护等专业技术要求更高的工作。

    档案保护技术室装备完善，拥有现代纸浆补洞技术和传统修裱技术等专们设施和掌握这些技术的专业人才。

    馆藏丰富，档案利用率很高。任何人(不论国籍)都可以利用档案。

    5．与议会大厦相媲美的赫尔辛基大学

    芬兰只有近500万人口，但拥有20所大学，是世界上人均占有大学最多的国家。芬兰国立赫尔辛基大学是其中最大的学校。它座落在素有“波罗的海女儿”之称的赫尔辛基市中心，其秀丽古雅的建筑、充裕的藏书、完备的专业、杰出的成就以及悠久的历史，驰名北欧。

    赫尔辛基大学是一所以文科为主的综合大学，现有8个学院，即神学院、法学院、医学院、文学院、理学院、教育学院、社会科学学院、农业与林业学院等。它的农林学、医学、自然科学蜚声国际。赫尔辛基大学采用双语授课：芬兰语、瑞典语。全校约有2000名以瑞典语为母语的学生。

    在赫尔辛基大学主楼前，翻译介绍说广场对面就是芬兰议会大厦，赫尔辛基大学主办公楼不仅与其相对，而且连外形结构都十分相近。

    赫尔辛基大学图书馆也是芬兰国家图书馆前身，现在从原来的技术为主流发展成数字图书馆。主要涉及数字环境下的用户行为、数字环境是否有利于提高科学研究的效率以及有利于知识转化为生产力、如何评价数字图书馆的功能与数字资源等研究课题。

    6. 芬兰的理工学府——赫尔辛基工业大学

    赫尔辛基工业大学是芬兰规模最大的理工科大学，历史悠久可以上溯到十九世纪。1849年建立的赫尔辛基工程学校是赫尔辛基工业大学的前身，这所中等学校于1872年改称赫尔辛基工学院，1908年正式更名为赫尔辛基工业大学，标志着芬兰开展大学层次的理工科教育的开端。赫尔辛基工业大学于五、六十年代从赫尔辛基市区搬迁到邻近的埃斯波新校区，开始了埃斯波城市运用科学技术带动经济腾飞的进程。现赫尔辛基工业大学有学生12000多人，每年招收外国留学生约300人。

    三、几点启示

    丹麦、挪威、瑞典、芬兰这四个北欧国家都是经济发达，而且具有高工资、高税收、高福利的国家。作为兴国之本，北欧四国多年来一直重视教育，而教育的发展又直接推动了北欧政治、经济、文化等方面的发展。

    在这次考察学习中，我们切身感受到北欧四国教育所具有的特点和长处，比如真正意义上的全免费义务教育、高度发达的高等教育、以政府投入为主的办学体制、培养学生实践能力和创新意识的教学模式以及高校档案信息化管理等，给我们留下了极为深刻的印象。

    他山之石，可以攻玉。考察归来，我们有以下几点思考。

    1．教育投入，应引起各级领导的高度重视

     教育投入是办好教育的基本保证。北欧四国实行的是全民社会福利性免费教育，政府是办教育的主体，因此也是投入的主体。地方政府负责中小学教育(包括中等职业教育)，学校经费来源为地方财政拨款。国家负责高等教育(包括高等职业技术教育)，经费来源主要是财政拨款，除此之外，还有部分由其它基金组织和企业资助的科研和联合办学费用。

    北欧四国教育的共同特点之一是教育投入大。芬兰、挪威、丹麦三国政府教育财政支出分别为国民生产总值的6．2%、6．8％、6．2%，瑞典为8%，居世界首位。瑞典的隆德大学每年的教育经费投入就有50亿瑞典克郎，还有大量的社团捐助资金。挪威的奥斯陆大学，学生规模约为3万人，而每年仅国家财政拨款则达23亿挪威克朗。按人口比例，北欧四国教育的投入无论是相对值和绝对量都远高于我们。

    教育在综合国力的形成中处于基础地位，而教育的发展也同时受经济实力的制约。我国经济的发展水平决定了在一定时期内不可能像北欧国家那样实行全民福利性免费教育。但是，如何在我国经济现状下，保证实现中央提出增长幅度目标，力争国家财政性教育经费支出达到国民生产总值的4%，并通过加大对教育的投入，逐步缩小与一些发达国家的差距，是新世纪摆在各级领导面前的重要任务。

    2．档案管理的现代化，应引起各高校领导的重视    此次业务考察到访了四个国家的几个大学图书档案机构。他们各具特色，许多经验值得我们研究、借鉴，并应引起各高校领导的重视。

    北欧国家的大学图书档案馆均已网络化，而且大学之间、以及与政府部门之间、区域之间的图书档案等信息部门联网。其工作反映了欧洲图书档案管理的现代化水平和先进管理经验，反映了欧洲在电子文件和数字档案馆方面的发展动向。我们应予关注。

    电子档案的管理是否采用国际标准并与国际接轨已成为衡量一个国家和一个机构档案管理水平的重要标志。目前，欧洲国家基本上都采用ISAD(G)和ISSAR档案著录国际标准，实现对档案的多级著录和多媒体信息管理：采用IS015489文件管理国际标准指导和评估机构的文件管理；采用OAIS(ISO14721：2002)参考利用模型规划档案馆的业务活动；采用ISO／TRl580：2004电子图像信息电子存储标准提供的政策、安全措施、程序、技术要求保证机构信息电子存储的真实和可靠；采用MoReq欧洲电子文件管理模型要求实施对电子文件的管理。结合我国高等学校文件和档案管理实践，对这些国际规范进行比较研究十分必要和迫在眉睫。

    电子文件的长久保存是这次考察中大家普遍关心的问题，纸质档案资料是否需要保存是大家讨论的焦点。瑞典隆德大学电子文件的保存，则采用物理隔离硬盘保存的方式。但电子文件的保存不可能一劳永逸，为保证电子信息的共享和长久利用，采取电子文件的迁移、或数字化整体封存备份等数字化载体的保存方式是积极对策。国际最佳实践经验和科学研究表明，采用还原为纸质和电子双套制方式以长久保存电子文件是劳民伤财的下策。保证电子文件长久可读应包含如迁移技术、格式的规范与标准、背景信息的元数据要素和著录要素等，这些问题都值得我们进一步思考和研究。

    在北欧高校基本上是档案与图书一起管理的，这里忽视了数字档案馆与数字图书馆的差异：从管理对象上看，数字图书馆以数字化图书、文献信息资源为主体，数字档案馆的管理对象，即国家机关、企事业单位等各种组织和个人形成的文件、信息为主体；从运作方式上看，数字图书馆是要使整个网络成为一个—体的、虚拟的、有组织、有结构的信息集合，提供统一的跨仓无缝查找。数字档案馆则主要是通过对现有档案机构职能的扩展、增强和集成，以及不同档案机构的联合，分工合作地选择、收集、控制、组织和保存电子文件信息资源，并授权机关、团体、组织和个人对特定信息资源的存取：从社会角色定位看，数字图书馆是各类知识信息的资源库，具有广泛的社会性、最大限度的开放性，而数字档案馆存储和提供查询的只是记录社会活动过程和结果的文件信息。在对比研究中我们感到：国外大学的档案意识，远不如我国大学的档案意识强，但我们的技术设备条件一般远不如他们；档案工作的重要性怎样强调都不过分，但在具体工作中要加强管理和改进工作；不管国内还是国外，大家都感觉到档案收集的困难之大，为此，高校档案工作要做好，学校领导、各级部门都要关心支持，并且加快档案信息化建设步伐。

    3．社会化办学和后勤社会化，应进一步加快步伐    我们考察的北欧几所大学，在校生人数大都在2—3万人以上，和我国规模较大的高校规模相近。但是到教室、图书馆、研究室，包括在整个校园参观时，只能看到少数的学生，教学资源显得非常充足。这和我国大学生吃、住、学、玩都在学校的模式，学生食堂拥挤、教室强占座位、宿舍巴不得改成三层床的现象大相径庭。当然，这个问题比较复杂，这里有高校的办学体制问题、管理模式问题，有基本建设的投入问题，也有不同类型学校办学规模的控制问题等等，但总的讲，我国高校后勤社会化进程有待进一步加快。

    另外，在扩大高校办学自主权的同时，应加强政府对学校的宏观管理。将办学权交给学校，不等于削弱政府对学校的管理。北欧各国高校办学的自主权大，政府对高校的管理也很严，尤其是在教育方针、专业设置必备的条件、办学质量等方面实行严格的监督、检查和指导。政府主管部门有必要参与和指导高校的内部管理体制改革，帮助和督促学校建立民主决策和监督制度，在高校逐步成为依法面向社会独立自主办学实体的过程中，完善高校自我约束、自我管理的机制。管理和放权是辩证统一的，协调好政府宏观管理和高校办学自主权的关系是为了进一步明确各自的职责，增强管理的科学性和严谨性，以提高教育质量和办学效益。

2005.3·思想·东华大学档案馆 张燕

    

当前，社会信息化的进程正持续深入，在此进程中，具有鲜明时代感的信息化浪潮与饱含厚重历史积淀的文化底流相互冲击与融合，并赋予信息社会新的内涵：信息为根，文化为魂。高校身处科教的前沿阵地，对信息社会的脉搏感受最为直接和敏锐，高校档案馆由此也面临着难得的机遇与挑战。有理由相信，信息社会人们对文化的日益关注，势将使得文化功能成为高校档案馆的又一有力增长点和发展亮点。

    一、历史的积淀

——文化视野下的高校档案馆在高校长期的文化积淀过程中，高校档案馆的文化功能也日渐突出，并主要表现在文化贮存、文化传播和文化教育三个方面。

    (一)文化贮存功能

    高校档案是文化的载体和记录。首先，它记载着人们科学发明创造的成果，凝聚了科学文化的结晶；其次，它记录和延续了各高校不同的管理文化；再次，它蕴含着校园文化，是校园文化建设与发展的历史见证；最后，无论是精英教育还是大众教育，高校都始终处于社会文化的大背景之中，高校档案因此也打上了特定时期的社会文化烙印。正是高校档案的这种文化性决定了高校档案馆可以通过收集、整理、鉴定和保管等业务活动来实现其文化贮存的功能。

    (二)文化传播功能

    高校档案馆的一个基本任务就是开展档案的开放利用及信息资源开发工作。从档案是一种文化资源的角度来看，这实质上就体现了高校档案馆的文化传播功能。由于高校文化底蕴深厚，在社会上处于一种文化制高点的位置，就文化具有从优势文化到弱势文化的传播规律而言，这一功能既是高校档案馆实现自我提升的内在要求，也是社会文化传播对高校档案馆的外在要求。高校档案馆还可以在发挥这一功能的过程中促进文化在量与质上的双重增殖。量上的增殖主要是指文化传播面的扩大；质上的增殖主要指文化价值意义的增加。这可以说是高校档案馆文化传播功能的一种深化。

    (三)文化教育功能

    高校担负着高等教育的重任，教育始终是学校的工作核心。高校档案馆作为文化的一个贮存地和传播源，完全可以在文化教育上充分挖掘自己的潜能，为学校乃至社会的文化教育服务。文化教育结合各校各馆的实际情况，可多层次、多角度地展开。诸如：以爱国主义教育来强化品德培育，激发爱国热忱；以科学文化教育来普及文化知识，弘扬先进文化；以校风学风教育来陶冶情操，树立良好风尚；以利用者教育来传授技能，培育档案文化。据此，高校档案馆不仅应成为保管档案的处所和提供档案信息服务的中心，还应建设成为学校、社区以至社会的文化教育基地。

    二、信息社会的影响

——并存的正负效应 信息社会为高校档案馆演绎的是充满机会与竞争的文化环境：广阔的文化视野、超时空的受众沟通、纷繁芜杂的文化交流场景等。这不可避免地对高校档案馆文化功能的发挥产生影响。

    (一)文化存贮多元化带来的叠加效应

    所谓叠加效应，是指信息社会高校档案馆的文化功能不仅没有削弱，反而因文化存贮的多元化得到了强化。就其贮存的文化而言，科学文化的发展自不待言；管理文化因电子文件的应用和网络办公信息系统的联通也发生着变革；校园文化因数字化校园的建设而添加了新的内容；社会文化在信息化浪潮的洗礼下，也悄然地发生着演变。可以说，信息社会为高校档案既有的多元性文化存贮增添了新的文化元素。同时，高校作为信息社会中知识传播与创新的场所，与社会各方面的文化沟通与交流日益频繁，高校档案的文化贮存呈现出更为多元化的发展趋势。信息技术的应用也将拓展高校档案馆文化贮存的途径和手段。这些都使叠加效应得到加强。

    (二)文化传播的开放性造成的双刃效应

    信息社会信息沟通的便捷使得文化传播具有极强的开放性。高校档案馆在发挥文化传播功能的过程中也因之产生了一种双刃效应。一方面，现代信息技术的发展为此提供了多种可供选择的传播媒介和手段，特别是作为第四媒体的网络为高校档案馆提供了更为便捷的传播与交流平台；另一方面，信息社会中，文化传播源众多，传播渠道广泛，文化传播者之间的文化竞争以及受众选择余地的扩大又使得高校档案馆的文化传播力度相对削弱。如果不能据此采取针对性的措施，高校档案馆为文化传播所做的努力将难以实现效应最大化。

    (三)文化教育选择的自主性产生的差异效应

    信息社会也被称为知识社会。在这一社会，知识学习与文化教育成为人们自我发展的一种需求，网络的普及也将在很大程度上激发和增强人们在文化教育选择上的自主性。这种自主性又使高校档案馆在文化教育功能的发挥上存在差异效应。由于所处社会环境、文化背景、教育程度、职业、知识构成等的不同，人们在对文化教育的自主选择过程中就产生了个体差异，他们对文化教育产品的内容、表现方式、层次、质量、传递和利用的便捷性等方面都存在或多或少的差异性要求。即便是对于同一文化教育活动，其收效也是因人而异的。如不能正确认知差异效应，教育成效将大打折扣。

     三、现实的突破

——文化功能发挥的途径选择虽然信息社会带来的影响不可回避，但我们可以积极探求各种途径，来强化正效应，消解负效应，使高校档案馆的文化积淀在信息时代获得新的突破。

    (一)树立档案文化观引导文化功能的发挥

    高校档案馆作为科学文化事业机构，虽然具有与生俱来的文化功能，但现实中这一功能的发挥并不尽如人意，“重管理，轻服务”的局面尚未完全打破。这很大程度上就归因于没有将档案馆的文化功能充分重视起来。观念是行动的先导，有必要在思想上树立档案文化观，以档案是一种文化资源为出发点，来进行档案文化资源的积累、整理、开发与利用。它还将促使档案工作者努力提高自身的文化素养，增强在文化功能开发方面的敏锐性与创造性。

    (二)以信息化带动档案文化资源建设

    档案文化资源的建设过程其实也是文化贮存的过程。而这一贮存是一种资源的贮存，是讲求效益的贮存。参照意大利人帕累托提出的80／20原理，20％的档案蕴含着80％的档案文化价值。在高校档案馆的信息化建设中，可考虑将档案馆的文化功能需求及效益需求嵌入到各项具体实施措施中，如档案文化资源的数字化建设、档案文化资源库的建设、网站的人文化建设等，使档案馆的信息化与人文化有机交融，并基于此积累起形式上丰富多样、内容上深广并举的档案文化资源，从而强化叠加效应及双刃效应中的正面部分，且使文化功能发挥的层次性和多样性成为可能，减小差异效应。

    (三)优化档案文化资源的开发

    高校档案馆积累起来的文化资源是静态的，开发是使其转向动态传播的重要条件。为保证文化开发成果对用户需求满足的最佳效果和开发组织活动的最优效益，从而有效减少负面效应的影响，可采取以下措施来优化开发：一是精品性开发，要注重出文化精品，无论是选题的优化还是开发资源的组织与实施，都要本着质量第一的理念，以最大限度地释放出档案中的文化能量；二是特色性开发，这主要是依据本馆所藏的特色性文化资源来进行，而类如特色档案文化资源数据库的开发，也是对现有贮存文化的一种整合；三是针对性开发，即针对学校乃至社会当前或长远的文化需求来组织开发，比如校园文化建设、校庆特辑等，由于一些深层次开发往往需要一定的开发周期，这就需要有敏锐的预测和有效的开发活动组织，以尽可能地缩短文化需求与文化成品之间的时间差：四是整合性开发，即通过馆际协作、图情档一体化、联合专业机构等，集成各种开发资源包括文化资源、人力资源等，从而形成文化合力，增加文化成品的深度和丰度，提高开发质量。

    (四)与外部文化环境实现互动

    高校档案馆文化功能的发挥离不开一定的文化环境，加大与外部环境的文化互动，将使我们在信息社会掌握更多的主动权，更好地了解我们的受众，更有效地发挥我们的文化功能。

     一是与校园文化建设相契合。高校档案馆首要的就是为学校发展服务。鉴于校园文化建设在学校发展中的作用日渐突出，高校档案馆在发挥自身文化功能时就可与之相结合，如开展校史陈列与研究、有关校园文化的档案编研等，从而激发师生爱校荣校的热情，塑造良好的校园文化精神。其中尤为引人关注的是，在打造信息社会数字化校园的进程中，营建健康向上的网络文化已成为校园文化建设的一个重要方面。高校档案馆完全可以借助自身的网站建设，比如开设网上展览、视频点播、链接有关校园文化的站点等，融入到校园网络文化建设之中。这对于分校区建设背景下的跨校区校园文化建设也更具积极意义。

    二是与社会文化环境相融合。高校档案馆在发挥文化功能时，可结合社会文化环境，以社会的文化热点动态、文化走向来引导馆内文化资源的开发。这也要求高校档案馆能敏锐感受到社会文化环境的变化，并据此制定相应的文化功能开发策略。譬如，一些高校档案馆就依托本校的文化与研究优势，建立了极具文化效应的博物馆，如上海交通大学的航运博物馆、东华大学的纺织史博物馆等。它们通过开展信息时代的休闲利用，完全可以在社区文化、城市文化建设中有更大的作为。

    (五)开展文化营销

    在现今文化多元化、文化竞争激烈的情形下，高校档案馆除需在文化资源的开发上下足功夫以外，营销也必不可少。这也有助于增强人们对高校档案馆档案文化资源积累．与开发的理解和支持，实现文化功能发挥的良性循环。文化营销的重点有两方面：一是文化成果的营销。我们需要根据营销的目标对象，结合文化成品的自身特性来选取最佳的传播渠道和手段，以获取最大的传播与教育效果。二是档案馆文化形象的营销。高校档案馆的文化形象作为一个社会组织形象，是馆藏、人员、管理、服务、公关形象等多方面的复合体。这也要求：在馆藏资源上，要增强其文化内涵；在人员理念、行为及管理上要体现人文关怀，营造一种文化氛围；在形象识别上，要尽可能地使档案馆的外部设计与内部陈设富含文化气息，特别是网站作为高校档案馆在信息社会呈现于网络世界的“脸面”，增强它的人文底蕴不容忽视；在形象宣传上，既要宣传自身的文化性，也要宣传以往在文化功能发挥上的成功范例，以事实为例证来增加宣传的说服力和感染力，进而强化档案馆在人们心目中的文化形象。

    总的说来，高校档案馆文化功能的开拓和发挥是一项复杂工程，实现途径不止于此。但只要我们积极探索，多方开辟文化功能的发挥渠道，一定可以使之绽放成为信息时代绚丽的兰台之花。

 

    参考文献：

    1．李国庆．研究“文化”基本特征，提升档案馆文化功能．中国档案，2004(10)

    2．黄广琴．发挥档案馆文化传播功能．档案与建设，2002（12)

　

   

改革开放以来，高校档案工作有了长足的发展，呈现出百花竞开、各具特色的学校档案工作体系。特别是随着计算机、通讯、网络等技术的迅猛发展，档案信息化建设已成为高校档案界的必然选择，同时也纷纷被纳入高校档案馆竞相建设和发展的重要领域，并已取得了令人瞩目的成效，使高校档案工作管理手段越上了一个新台阶。但如何利用现代化管理手段破解档案服务的“瓶颈”，这是高校档案人员应面对的一个重大而现实的课题。按照钱学森系统科学的思想，“系统学不仅要以揭示系统规律去认识系统，而且还要在认识系统的基础上去控制系统，使系统具有我们所希望的功能”。这尽管是档案理论界应去研究的问题——有无必要尽早建立档案系统学，但至少“从事物的部分与整体，局部和全局以及层次关系的角度来研究客观世界”的系统科学思想给我们启迪：高校档案管理要跳出档案看档案，走出校门看学校，为更好的实现高校档案工作的根本目的——服务学校和社会，努力创建学习型、研究型和开放型档案馆室，开发建设档案数字博物馆这一档案文化产品创新平台，使学校档案资源及其丰富的内涵同社会发展的主旋律及学校中心工作相结合，努力打造档案文化产品——“知识管理”，使高校档案文化成为社会先进文化的有机组成部分。

   一、高校档案数字博物馆的内涵及功能    思路是财富，没有思路就没有出路。高校档案服务领域要有新开拓，服务思路要有新突破，服务手段要有新改进，要以新的思路面对新形势，以新的起点提出新目标。我们高校档案界应以这样昂扬的精神状态来树立和落实科学发展观，构建和谐档案馆室，服务资政。这既是档案工作的根本目的，又是高校档案馆室求生存、求发展的必由之路。

    档案信息资源开发利用服务为何要引进数字博物馆这一建设理念，来建设档案数字博物馆呢?其答案或许是仁者见仁、智者见智，不尽相同，这需要理性的探索和实践来检验。我们从博物馆与档案馆，数字博物馆与数字档案馆的几个主要指标的对比分析中不难发现两者的异同，给我们开启创新的思路：一是来源：博物馆、档案馆都注重馆藏的收集、征集、收购，其差异仅是来源的区域性；二是馆藏：博物馆的馆藏是以件为统计单位，档案馆则多为以卷来统计，实无本质差异；三是管理：博物馆藏品除一部分用于展出，供人参观外，大多数保管在库房，仅供研究人员研究之用。而档案馆同样是除一部分馆藏被借阅流通外，大多数都深藏库房供内部研究之用，两者都受各自条件所限制。四是馆藏数字化：博物馆馆藏数字化具有个体化、标准化、系统化和数据库管理的特色，而大多数档案馆追求的是目录数据库的建设，档案馆藏数字化仅仅是零星的，实现馆藏档案数字化尚需时日；五是信息的发布形态。实体博物馆大都建有数字博物馆，这些数字博物馆不受时空地域限制，可以根据不同主题需要从数据库中取出藏品信息，组成数以十计、百计的、永不闭馆的展览会，是一个个体系完整、各有特色，深受社会各界赞赏的数字博物馆。反观建成的或在建的数字档案馆，大都是枯燥乏味的档案目录、现行文件之类的条块信息，受众面不大，回头客不多。如果说馆藏数字化缺乏资金，但当今档案界办展览倒是方兴未艾。遗憾的是这些史料信息既不是从数据库中提取，也不重视将办展览所掌握的史料信息转入数据库管理，因此这种展览会必然成本高、社会效益不大。

    通过上述对比分析，笔者认为我们应该学一点系统科学的知识，把系统思想、系统方法、系统理论和系统应用引进档案管理之中，借鉴数字博物馆的一些管理理念，以档案馆功能为依托，档案数字化为基础，数字博物馆为形式，知识管理为手段，陈列设计为技能，服务资政为重点，宣传教育为目的来用活档案、盘活馆藏，建设档案数字博物馆。也就是把档案文件比作博物馆藏品，以其数字化形态纳入数据库管理，再根据不同主题的需要，组成数以十计、百计的、形式新颖的永不闭馆的展览会。这实为创新之举，为高校档案馆室档案信息开发利用的系统性、多层次、多视角开辟广阔了的前景。学百家之长，创本家之优，这是时代的召唤。我们应尽早构建起学习型、研究型、开放型档案馆室技术集群的建设平台，形成具有高校特色的档案文化产品，努力提升高校档案信息服务的社会化层次和社会受众面。

 二、高校档案数字博物馆建设的原则    高校档案数字博物馆具有传承历史、宣传展示、服务资政、史料研究等功能，更是传播档案文化的一个重要载体。高校档案工作要主动服务于学校和社会，打造档案文化服务品牌，就要不断开拓服务思路，不断改进档案服务的手段、形式和办法，不断扩大档案服务的受众面，努力率先建设档案数字博物馆。它的建设应遵循如下主要原则：

    1．服务主导型原则：档案贵在活，重在于用。档案只有“活”才能“用”。“用”必然要求档案的“活”。这里的“活”和“用”最重要的是取决于主体对客体的认识和把握，即档案人员对学校、社会和馆藏档案的认识和把握，着力于历史与现实的结合，动态和静态的结合，把档案资源转化为激活的、活化了的知识。著名科学家钱学森经常要求研究人员必须掌握第一手的资料和正反两方面的论点，然后再亲自把掌握的资料和论点提炼成活的，为解决实际问题所用的知识，然后再经过“系统辨识”，使知识成为决策的有效支持。钱老这一科学的论述，既为档案人员指明了如何运用档案资源的方法，又为档案服务工作指出了如何实现主导型服务的思路。建设档案数字博物馆就是要坚持服务主导型原则，以档案人员高昂的精神状态，敏锐的政治敏感性，积极的主观能动性和求真务实的创新意识，在我国建设有中国特色社会主义现代化的伟大事业中，在科教兴国、人才强国战略，树立和落实科学发展观，构建和谐社会，建设文明校园等方面提供档案服务。以史为镜，可知兴替；以史为鉴，可明得失。最近，中央领导同志又的对档案战线上的同志提出，要利用丰富的馆藏资源及其丰富的内涵，努力配合保持共产党员先进性教育活动的要求。我们高校档案人员应不负党的重托、时代的召唤，以服务主导型为原则，在档案服务形式和内容卜不断创新，不断有所作为。

    2．数据库管理原则：千里之行，始于足下。建设以数字博物馆为发布形态的档案数字博物馆，最基础的工作就是将馆藏品纳入数字库管理。因此，应坚持数据库管理原则，集中人力、物力和财力，一以贯之，持之以恒地全面而系统地推进馆藏品数字化工作。

    馆藏品数据库建设工作是一项系统工程，同时也是一个开放的而不是封闭的，动态的而不是静态的建设和管理过程。鉴于馆藏品本体基础来源于众多的客体信息，特别是在计算机技术和网络技术飞速发展的今天，必须实现本体数据库和客体数据库之间有效对接和有序交互，实现最大限度的优化管理。这就需要学校的有效协调和监督，整合资源，最终实现“大信息”的共享。

    引进数字博物馆建设和管理理念，建设档案数字博物馆还必须加大对录音、录像、照片等声像材料、实物材料和学校重大事件(或成果)过程材料的收集和及时纳入数据库的管理工作。“手中有粮，心中不慌”。只有抓住了源头，不失时机地开展数字化工作，坚持馆藏品数据库管理原则，才能既优质高效地满足一般的档案服务利用，又为我们主动服务，开发出活泼新颖的、内容与形式相结合的、可视性强的、具有时代特征的档案文化精品奠定坚实的基础。

    3．编采发结合原则：档案工作是永恒的，档案史料征集工作也是永恒的。建设档案数字博物馆最根本的是要遵循编采发结合的原则，建设一个使用方便灵活、集编采发为一体的在线编研平台。档案利用者在利用档案信息时，面对浩如烟海的馆藏信息往往会觉得无从下手，同时又感到馆藏信息的不够或是“知识稀缺”，这就需要我们档案工作者进行在线编研工作，也就是按照主题的要求，对档案信息进行提炼、综合，并从互联网、校园网等现代媒体上采集补充信息，来满足主题的需要。同时再按主题、专项和事项进行信息发布。假如我们把主题当作博物馆的一个展厅，专项则是这个展厅的一个展段，事项则是一个展段韵展板。由多个事项组成一个专项，多个专项组成一个主题。一个档案数字博物馆就容纳数以十计、百计的虚拟展厅。所以，在线编研的过程，是档案信息的提炼综合过程，也是陈列设计的过程。正如杰出科学家钱学森所说：“(档案)资料不是活的，情报是激活的，活化了的知识。如何把死资料变成活的知识?要经过自己的提炼，提炼就是综合，在提炼的过程中需要系统辩识，这就是生产情报的科学技术，是创造精神财富事业的很重要的一个方面。”钱老的这一重要思想不仅是广大从事史料研究工作者的重要指导原则，更是我们档案人员从事在线编研工作的重要指导原则。我们遵循编采发结合原则建成的高校档案数字博物馆是无愧于时代、创造了具有高校特色的精神财富，又为高校档案文化传播闯出了一条新路。

 三、高校档案数字博物馆建设的实践思考    近年来，一些高校档案馆坚持以优化服务为宗旨，齐全归档为基础，现代技术为手段，盘活馆藏为重点，档案文博利用为中心，为学校学术上水平、管理创—流做贡献的工作思路，积极从学校建设中争取经费，大大加快了档案信息化建设进程。尤其是有的学校档案馆直接参与教育部数字博物馆建设，．取得了宝贵的实践经验，也为我们建设档案数字博物馆提供了理性思考的实践基础。

    1．与时俱进，开拓创新的工作思路是建设档案数字博物馆的重要前提。创新是灵魂。开阔的工作思路，是创新档案工作最重要的前提。档案人要融入社会，融入学校，就必须与时俱进，不断开拓创新的工作思路和求真务实的工作作风。邓小平同志在1992年南巡讲话中曾强调指出：“改革开放的胆子要大些，要敢于实践，不能象小脚女人那样没有一点闯的精神，没有一点‘冒’的精神。没有一股气呀、劲呀，就走不出一条好路，走不出一条新路，就干不出新的事业。”今天，我们重温邓小平同志的讲话精神，仍具有时代的重要意义。我们高校档案人员只有进一步解放思想，开拓思路，敢想敢闯，用科学的发展观引领档案工作，更好应用计算机这一现代化工具，更好应用档案信息管理系统这一现代化管理手段，在档案服务、档案文化开发上闯出一条新路。

     2．专业复合性技术人才群是高校档案数字博物馆建设的成败关键。古往今来，在社会中起决定作用的总是人本身。档案数字博物馆建设最关键的因素也是人。一个合格的档案数字博物馆建设者应兼具档案学、图书馆学、博物馆学、情报学、计算机和网络等多学科知识，既需要懂计算机、网络等现代信息技术，又要熟悉馆藏，精通档案业务，既要具备信息采集、分析、处理、研究的能力，又要具备能将内容和形式完美结合的陈列设计能力，既要能把握时代的主旋律，又要能了解各个历史阶段的大背景，这就需要一支专业复合型技术群体。他们是同时能担当起信息资源的管理者，信息利用的导航家，信息服务的设计师，信息研究的咨询家等多重角色的“新档案人”。但是，高素质、复合型人才不是一朝一夕能培养成功的，只能在实践中学习，在实践中培养和提高档案工作所需的学科知识和岗位技能。我们更希望国家教育主管部门能将档案学、图书馆学、情报学、历史学、博物馆学的相关内容，与计算机和网络相关技术融合为一个大学科，以大学科办学，将学生培养成为宽厚性、复合型专业人才。这既是档案事业发展的客观要求，也是档案事业发展的必然趋势。

    3．学校领导支持是高校档案数字博物馆建设的有力保障。我国改革开放以来取得了巨大的成就，令世界瞩目。实施科教兴国、人才强国战略不仅促进了高等教育的发展，也为国家可持续发展提供强有力的支撑。这是高校档案工作抓机遇、求发展的时代背景。如果我们还是象过去那样等、坐、靠、要，消极的应对时代的变化，那结果是可想而知的。高校档案界应引进“相似理论”的概念，同一区域条件相似，这一区域内高校档案工作为何还有强弱之分，这终究是与人的因素密切相关的。有的高校档案馆积极主动争取学校或国家数十万元、百万元甚至数亿元的工程经费，建设大项目和大工程，其中最主要的一条经验就是他们有一种忧患意识，善于不失时机抢抓机遇，在服务中作贡献，在奉献中求发展，不断壮大档案馆综合力量。建设档案数字博物馆任重道远，需要大量的经费投入，更需要以良好的精神状态，抢抓时机，主动创造条件获得学校领导的理解和支持。

    

随着科学技术的迅速发展，计算机在各个领域的普及和因特网 (Internet)的出现，人类社会进入了信息和电子时代。近些年来我国由于办公自动化和计算机应用到档案管理的普及，人们的社会活动和科技生产活动的记录(图、文、声、像)大都产生于电子工作环境，相互交流的手段和信息的传递也将从纸质走向电子载体，大多数纸质文件将被电子文件所替代。由此形成了信息技术产业，在档案管理中出现了一种新的文件形式一一电子文件。它包括电子公文、电子邮件、电予图形图像等多种形式，其共同特点是以数字形式通过计算机传输。这种文件的出现一方面为档案管理工作带来了许多便利，但同时也产生了许多新问题，电子文件的法律凭证或者说法律地位问题成为其中最棘手的问题之一。

一、电子文件的概念及其特点

    电子文件是一个新生事物，目前还没有一个明确的和被公认的定义。一般认为，“电子文件”(Electronic Records／Documents)是二十世纪中期以后伴随着计算机技术而产生的新名词。早先人们大多使用“机读文件”(Machine—Readable Records／Documents)这个概念，近年才被“电子文件”所替代。关于电子文件的定义，国际档案理事会制定的术语走这样解释的：“通常以代码形式记录于载体，如磁带，磁盘或穿孔卡之上的文件，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来组织安排。”我国1994年出版的《档案学词典》把电子文件解释为“由应用软件控制处理、进行编辑或输出信息的计算机文件”。而更权威的国际档案理事会电子文件委员会的定义是“电子文件是适合于数字电子计算机操作、传递和处理的文件”。从这些定义中可以得出这样的结论，即电子文件必须是通过计算机生成、传输和读取，并在计算机上保存的文件。所以电子文件就是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的数字代码序列。它具有存储量大，信息传递速度快、传递形式多样化的特点。张宇彦：《电子档案管理的核心问题初探》 http:／／www．zgmt.com.cn／2002/zgmt2002／zgmt6／JJGC6dzda．htm

    电子文件是数字化的，传递在计算机网络上的，存储在计算机外存储器上，它的归档属于无纸形式。因此它的归档程序、归档要求、归档方法、归档鉴定等都与纸质文件归档有质的区别。需要在一定的技术环境下采取一系列技术保障措施，才能使归档的电子文件具有纸质档案的功能。

    与文本文件相比，电子文件存在的一个最大的亟待解决的问题是它的真实性和原始性问题。过去的纸质文件是用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等，对这类档案的管理和鉴别已形成一套系统方法，这里不再赘述。关于纸质文件的真实性和原始性问题比较容易解决，辨别真伪已不成问题。但电子文件则不然。首先，电子文件易被篡改而不留痕迹。一份通过计算机软件生成的电子文件一般只要打开就能被人随意改动而不会留下修改的痕迹。而纸质文件如被修改，可以通过技术手段发现。因此，纸质文件长期以来被认为是可靠的，也最易被人们接受。因此，电子文件的真实性问题一直是阻碍其成为权威凭证的最大障碍。其次，电子文件还存在其它技术问题，如数据丢失、病毒侵害、氧化变质、理化损伤、载体霉变、信道泄漏、输送失密、噪声干扰、温湿度影响、有意破坏、人为作案等。第三，电子文件的存储也是一个亟待解决的问题。它可以随时变换存放地点，也可以被随意通过网络传送，有时出于某种需要，还要把电子文件分解成若干部分，分别存放于不同设备上，用时再临时组合。这样做有两个明显的后遗症：首先是分割后的单元，就其内容而言很可能会失去一些资料，而不再是原先浑然一体的文件所表达的内容，这是由于内容之于形式的本性所引发的；其二、当各单元重新组合而不依照原来关系的次序呈现时，可能会产生新的内容，而这些内容却不一定是应该有的。换言之，可能产生一些杂讯、干扰、甚至于错误的信息。这些问题亦可视为文件中前后文 (context)重新排列所造成的后果。若将许多文件置于一处，则各文件单元间彼此的干扰就会更明显。这就导致电子文件与载体的分离，进而使其信息的原始性和内容的真实性的衡量标准带有相对性。这种情况长期持续，会逐渐令使用者减少或丧失对电子文件存放位置的关心，甚至忘记或混淆电子文件的存放位置，最终会给电子文件的保管带来许多新的问题，处理不好，会直接影响其真实性、完整性和可靠性。能够看出，电子文件的真实性保护贯穿其从产生到消失的整个过程。

    可见，电子文件在目前阶段还是十分脆弱的。其要成为今后人们生活和工作中的权威凭证并取代纸质文件，必须解决这些技术问题。而这在现有的技术水平下，许多问题还难以有效解决。此外，电子文件有许多处于Internet环境下，因特网络目前环境复杂，我们既不能有效抵抗网络病毒的侵袭，也难以避免电子文件被黑客窃取。

    目前，电子文件已经被广泛采用，但实际上它仍处于从属于传统纸质文件的地位。我国的档案保管部门大多采用电子文件和纸质文件并用的“双套制”，即将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。这样既可以保存反映历史真实面目的可靠记录的纸质档案，又可以发挥电子文件在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。然而，代表权威凭证的显然仍然是纸质文件，而电子文件只是为人们提供阅读查找等便利的附属工具。现阶段要让电子文件完全取代纸质文件是不现实的。

    二、电子文件的原始性确认问题

    电子文件的产生给我们的生活带来无尽的便利，在档案管理过程中也是如此。但同时它也导致了一系列新问题的出现。其中一个比较严峻并且迫切的问题是人们对其法律凭证地位无法认同，而无法认同的原因则是由于其原始性和真实性难以辨认。因此，要讨论电子文件的法律地位，就必须首先解决它的原始性问题。

    电子文件在法律上的凭证作用是基于它的原始性，即强调原件的独一无二的地位。对纸质文件来说，内容的原始性与形式的原始性是统一的，即形式的原始性本身就已代表着内容的原始性。对文件本身形式的原始性的肯定就是对文件内容原始性的肯定，因此，纸质文件的特点是内容与形式原始性的统一。这个特点决定了纸质文件原始性的确认工作是比较容易解决的。而电子文件则出现了原始性难以确认的问题。我们在前文中已经谈到电子文件易修改，易泄露，易传播等特点。这些特点同时也是它的缺点。此外，电子文件还存在一些其他同样不容忽视的问题，如：从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理；收集电子文件时，忽略采集背景信息和源数据；相当数量的草稿性的电子文件处于自生自灭的状况；多数电子文件后来与其相应的纸质文件之间未建立统一的管理方法，其产品技术状态和相关软件文件说明书未保持一致性；虽然电子文件已进行了逻辑归档，但存储电子文件所使用的载体不耐久等张宇彦：《电子档案管理的核心问题初探》。 http://www.zgmt.com.cn/2002/zgmt2002/zgmt6/JJGC6dzda.htm。要维护电子文件的原始性，需要从几个环节入手。首先，一份电子文件，只要它的内容是当时的原作者撰写、制作出来的或经过机关人员修改审查，在归档后未作过改动，我们就应当承认它是原始的。不管它的形式如何变化，我们要从技术上其它方面采取各种措施，确保它的原始性。其次，对一些较为特殊的电子文件，必须以原始形成的格式进行还原显示，可以采用以下方法：一是保存电子文件和相关支持软件，即在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的实用软件与整个应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起。当需要对电子档案恢复时，可运用电子档案存储在一起的这些软件系统，使之按本来的面目进行显示；二是保存原始档案的电子图像；三是保存电子档案的打印输出件和制成缩微品。再次，完善电子档案的保存与维护。保证电子档案载体物理上的安全，这是使其能够通过电子计算机的软、硬件平台，完整、准确并以人们可以理解的形式输出的前提。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上的，因此，需要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，诸如环境温度应控制在14度至24度之间，并满足避光、防尘、防变形以及远离磁场和有害气体的保存条件。

    显然，保持电子文件的原始性是一个十分艰巨的任务，仅仅在技术层面上进行改进是远远不够的，在非技术层面上，还应该尽快完善许多方面的管理，例如加强对电子文件制作和管理人员的培训，提高从业人员的素质和责任心。对电子文件形成，处理、归档、保管和利用的各个环节进行明确分工，防止有关信息丢失或被更改。更重要的是落实责任，健全制度。电子文件从形成到开发利用，中间要经过很多环节，如果一个环节的职责不清，制度不严，考虑不周，就可能造成电子文件原始性的丧失。电子文件的制作过程要职责分明，在电子文件的制作传递过程中，应各负其责，权限设置一定要明确到具体人头上。档案部门应明确电子文件归档的时间，范围、技术环境，以及有关版本及格式和检测数据的方法。

    电子文件原始性的保存和保护是一个紧迫而关键的问题，它直接关系到电子文件今后的发展。只有解决了这个问题，才能讨论它的法律地位问题。

    三、电子文件的法律地位

    电子文件因其上述许多特性，导致它的法律地位至今悬而未决，无法取得与其功能相匹配的法律地位。这一问题也是目前档案学界较受关注的问题之一。许多学者和专家撰文对这一问题发表见解。总的来看，专家们仍是把焦点集中于电子文件的真实性和可靠性上，主张加强管理，将整个运行过程置于有效控制之下。充分利用科技手段对电子文件和电子档案进行有效防伪。陈宝顺：《电子档案的安全保密及法律认可》，《上海档案》1999年第2期。可见，只有保证电子文件的真实性才可能使其获得相应的法律地位。同时，我国的相关法律也有部分的规定。民事诉讼法第六十三条规定：  “证据有下列几种：(一)书证；(二)物证；(三)视听资料；(四)证人证言；(五)当事人的陈述；(六)鉴定结论；(七)勘验笔录。以上证据必须查证属实，才能作为认定事实的根据。”同时该法第六十八条规定：“书证应当提交原件。物证应当提交原物。提交原件或者原物确有困难的，可以提交复制品、照片、副本、节录本。”如不提出原本或不能提出者，法院可以通过综合考虑，分析判断该证据的证明效力。从这两项法律条文中可以看出，只有具有充分的原始性和真实性，才可以做为有效的法律凭证。也就是说，电子文件首先要具备原始性和真实性，才能具有法律意义上的凭证作用。档案忠实地记录了历史事实，便具有了证实历史的效用。如果没有原始性，也就没有了证据性可言。故此，确定电子文件的原始性，保证其归档的电子档案具有凭证作用是至关重要的。

    由于信息网络的发展和人们商务信息交流的加快，越来越多的使用电子文件已经势在必然，电子文件成为人们工作和生活中的重要组成部分是一个不可阻挡的趋势。另外，对电子文件原始性的保存虽然目前仍存在一些问题，但这些问题不是不可解决的。技术的进步必然使电子文件的原始性和真实性得到切实的保证。因此，电子文件获得人们的承认只是时间问题。

    电子文件获得法律效力的同时还会导致一系列其他问题的产生。首先，电子文件作为凭证，它属于直接证据还是间接证据?电子文件的证明效力是电子文件凭证问题研究中的重点。凭证效力取决于电子文件同公务活动或案例事实的客观内在联系以及联系的紧密程度。根据我国的诉讼法的规定，凭证效力取决于该电子文件是直接证据还是间接证据。这就涉及到电子文件定性的问题，那么，电子证据属于直接证据还是间接证据?我国民事诉讼法第66条规定：“对视听资料，法院应辩明真伪，并结合本案底其他证据审查确定能否作为认定事实的根据。”也就是说，如果视听资料与其他证据相一致，共同指向同一事实，那么就可以认定其效力。据此规定，如果将电子证据归入到视听资料类，那么可以判定电子证据是一种间接证据，它不能单独、直接地证明待证事实，应和其他文件或证据联系在一起来证明某活动的主要事实。这种规定充分考虑到电子文件与其他文件不同的一些特征，如易改性、无形性等。但是，这种要求电子文件与其他证据材料相互佐证才能作为证据的规定缺乏可操作性。特别在使用电子证据最多的电子商务领域，很多情况下，电子文件是唯一的证据，根本没有其他的材料可以佐证。

    针对这种情况，应该建立一整套更实用直接的电子文件审查制度，来代替把电子证据作为间接证据的制度。也就是说，干脆把电子证据作为直接证据，无需其他证据佐证就可以证明事实，但同时规定更严格的审查制度。当然这需要更多的制度建设的准备。

    其次，电子文件的真实性、可靠性和精确性要求是涉及电子文件的凭证效力的另外一个重要问题。电子文件的一个主要特点就在于销毁、更改或补充非常方便，一旦电子文件遭到篡改或破坏，很难复原，即使发现留有拷贝，也很难判定拷贝的内容是否也被篡改过，依此类推，原件的内容也就无从知晓，纸质书面文件则不然，如果能出示原件，其真实性很容易被论证。即便纸质文件的原件丢失，书面复印件真实性的确认要比对电子文件的真实性确认容易得多。传统的“原件”指信息首次固定其上的媒介物，它强调文件载体的原始性。由于传统载体的原始性与信息内容的真实性能够合而为一，所以原件被法律所承认。而电子文件的内容与载体关系不够密切，因此，尽管现代科学技术对电子文件使用了管理和技术上的防范措施，但很多国家仍然怀疑由于这些技术的不当使用或出现失灵，可能会使电子文件的不确定性和不可靠性大大增加。根据原件原物优先原则，电子文件难以被人们承认是原件。

    对此，笔者认为可以用“证据的高度盖然性标准”理论来解决这一问题。这是法律学中的一个理论，它首先承认司法证明活动的局限性，即司法人员不能百分之百地查明过去发生的事实。法官对一宗案件的审理并做出判决，必须“证据确实、充分”。但“确实”、“充分”到什么程度，实践中无法用统一的标准衡量，因此，就出现了证明的概率问题——“证据的高度盖然性标准”，它可以被理解为证明的概率达到了法律所要求的标准。这一理论可以被应用到档案管理中来。档案管理人员也不可能完全掌握电子文件的来源，但可以根据当事方的信誉、地位、诚实程度和过去经历等判断电子文件的真伪。就像法官往往根据当事人的诚实程度、当事人的地位或者当事人以往有无犯罪记录等情形作为参考一样，证据的高度盖然性标准为电子文件的可采性提供了切实可操作的解决途径，具有很强的实践价值。但在把这个理论运用到档案管理时，要注意度的问题，防止过分夸大档案管理人员的判断能力，以审判人主观的不确定性增加电子证据的不确定性。并且不能排除首次欺诈行为的可能性。因此，对于这一理论应该采取“自由”与“规范”相结合的方式，“规范”体现在电子文件的可采性问题上，“自由”则体现在对电子文件凭证价值的判断上，即电子文件凭证价值的大小可以由某负责人来判断，但电子文件凭证效力的确定则需要由严格的审查制度来规定。

    再次，电子文件应属于哪种证据形式也是一个值得商榷的问题。我国诉讼法列举了7种法定的证据形式，每一种都有内在的本质特征。对纸质文件来说，归属于哪种形式比较容易确认，既可以是书证，也可以是物证。但对于电子文件来说，难以简单把它归到某一类别下面。有人根据《合同法》的相关规定，认为电子文件应属于书证范畴，也有人从电子文件的使用途径角度出发，认为它属于视听资料，或独立证据。也有相当一部分人认为电子文件并不是全新的证据，而只是传统证据的延伸或者说是特殊表现形式。比如，如果电子文件被修改而留下痕迹，它可以像所有被改动的东西一样成为物证；它可以像纸质文件一样提供信息和内容，因此它也是书证；数字化的音像资料也是一种视听资料；而网上聊天的记录也可以被当作是证言。这些不同的观点从一个侧面反映了电子文件本身的复杂和多元的特点。这些特点给电子文件法律地位的确认造成了一定的困难，但不应成为阻碍其成为法律认可证据的因素。法律工作者应该适应时代发展的需要，突破传统的证据观念，给证据以重新定义，扩大其范畴，将电子公文、电子合同、电子邮件和网页等电子文件形式纳入到合法的法律证据范围内。

 结语

    电子文件是随着计算机和信息技术的发展而产生的新事物，在近几年迅速成为人们工作和生活中不可缺少的工具。然而，由于其法律地位的模糊，给使用它的人们和文件管理者带来了不小的麻烦和困难。这成为目前档案学界和法律界的焦点。如何认识电子文件的特点，以及赋予其相应的法律地位，不仅关系到电子文件自身的发展，也影响到今后我国能否紧跟时代的步伐，加速我国的信息化历程。

    电子文件自身的超时代特点与目前法律对于电子文件定位的相对滞后的矛盾成为电子文件发展的主要障碍。电子文件的方便快捷决定了它必将成为未来文件的主角。也许它不会完全取代纸质文件，但它必将占领文件的大部分阵地。赋予其明确而适当的法律地位既是摆在我们面前的主要任务，也是时代赋予我们的使命。不可否认，目前的法律对电子文件的关注是不够的。

    即将出台的《中华人民共和国电子签章条例》(草案)对电子文件的限制实际是很宽泛的，这是为了让电子文件有更多的发展空间，尽量减少阻碍电子文件发展的因素，而又给予其法律效力的肯定。这一条例将确立电子文件的法律效力问题，还包括若干在赋予电子文件和电子签章以法律效力的过程中保证信息安全的我国将于今年年底出台一项有关电子文件法律效力问题的法律——《电子签章条例》。它为电子文件和重要信息的网络传输提供了法律的依据。有了这部法律，电子文件完全发挥出其优点的时期将为期不远。

    

高等学校档案，是以高等学校全部档案为对象，按照高等学校形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。国家教委于一九九三年发布的《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》(以下简称《分类法》、《规范》)，配套使用，互为补充。《分类法》将高等学校档案分为十大类，其名称和标识符号为：党群(DQ)、行政(KZ)、教学(JX)、科学研究(KY)、产品生产与科技开发(CP)、基本建设(JJ)、仪器设备(SB)、出版(CB)、外事(WS)、财会(CK)，即确定为十个一级类目(声像载体档案暂不同十个一级类目并列)。《规范》为十个一级类目设十个具体工作规范，推行立卷整理档案。十多年的实践证明，《分类法》、《规范》是高等学校档案业务建设的重要基础和依据，实现了高等学校档案实体分类及业务建设各环节的标准化、规范化。对高等学校档案工作和档案工作者起到了积极的指导作用。

    《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)的制定，它没有全面否定传统的做法，而是在借鉴传统立卷方法合理性的基础上，对归档文件整理工作的原则和具体方法作出了规定。《规则》推行文件级整理，取消了案卷，使档案人员从繁重、复杂、主观随意性大的立卷整理工作中解脱出来。简化了整理工作程序，提高了工作效率，便于档案的科学管理和利用。档案工作者能够更好地从事档案信息的开发利用工作，达到“简化整理，深化检索”的目的。

    《规则》实施后，高等学校档案整理工作也发生了部分的变化。有的院校在整理党群、行政类档案时执行《规则》标准，其余类仍按“立卷”方法整理。部分院校试行全面实施《规则》标准，如海南医学院、昆明理工大学等。也有的院校“立卷”不动。因此，高等学校档案整理工作存在不同的整理方法，甚至在同一全宗内整理方法也不一样。整理方法不统一，不利于档案基础业务的标准化、规范化建设，也会影响到档案信息化建设。其主要原因是高等学校档案包含了文书档案和科技档案，《规则》适用范围是文书档案。那么，高等学校档案能否在《分类法》、《规范》的基础上，执行《规则》的标准？如何施行?这是高等学校档案同行们在探索中亟待回答的问题。笔者经过三年的研究和实践，对照《分类法》、《规范》与《规则》标准，提出如下观点。

    一、《分类法》、《规范》适用《规则》的方面   1、《规则》的适用范围，高等学校可参照执行。 《规则》中指出“本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。”高等学校是事业单位，也是作为“其他社会组织”的一部分。在协调《分类法》、《规范》标准的情况下，其文书档案整理工作同样可参照《规则》标准执行。

    2、高等学校档案十大类归档范围中均包含有“应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。《分类法》、《规范》将高等学校档案分为十大类，其中的党群、行政、教学、外事、财会等五大类的引用标准是GB3792．5-85《档案著录标准》、GB9705--88《文书档案案卷格式》、《文书档案案卷质量标准》。这五大类的各种纸质文件材料，应作为文书档案保存，可参照《规则》标准执行整理。余下的五大类即科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版的引用标准虽然是《科学技术档案案卷构成的一般要求》，但是，《分类法》、《规范》在每一类档案的二级类目中均设有综合类，这一类归档的范围包括上级有关的文件材料、学校有关工作的规章制度、规划、计划、总结，统计报表等等。这部分管理性的文件也应作为文书档案的范围，可以参照《规则》标准执行。这五大类的其它二级类目，其归档流程、分类编号、编目、排架、保管、鉴定和销毁等，同前五大类是完全一致的。科技档案与文书档案比较，前者突出成套性、系统性，归档文件比较集中，查找利用也较方便，实施《规则》比文书档案还要简化。在《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB／T 11822—2000中指出，案卷可采用不装订形式，案卷题名可不填写。由此可见，在同一类目内分类标准、编号方法、整理原则、保管单位是一致的，整理方法也应是一致的。所不同的是在将“卷”转化成“件”时，要始终保持科技档案的成套性、系统性和完整性这一主线。

    《规则》给归档文件的标准定义是“立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。”综上所述，高等学校档案可参照《规则》标准执行。

   3、《分类法》、《规范》的归档文件整理原则、质量要求与《规则》完全相同(略述)。

    二、《分类法》、《规范》可与《规则》整理方法协调    1、装订

    《规则》中“件”的定义：“归档文件的整理单位，一般以每一份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。”  《规则》最根本的特点，就是以“件”为整理单位，进行文件级整理。通过装订，从实体上将归档文件整理的基本单位一“件”确定下来。件的定义为高等学校档案确定“件”和“卷”转化为产件”提供了依据。高等学校档案《规范》中指出，“卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。”比较之下，如果高等学校按照《规则》“件”的标准执行，既不影响检索利用，还可免除大量不必要的编目工作等，高等学校档案中的报表、名册、图册等一册(本)原为一卷的，可转化为一件。很多“自然件”，如出版类的报纸可一期为一件，一本刊物为一件，财会档案中会计报表、工资清册可转化为件，帐簿、凭证一本为一件。

    2、分类

    《规则》指出，归档文件可采用年度—问题—保管期限等方法进行分类。高等学校档案《分类法》基本体现了《规则》的这一分类方法，采用年度—问题(类目)进行分类，分为十大类，其名称和标识符号如以上所述。十大类为十个一级类目，一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位，二级类目是对一级类目的细分。二级类目设置标准，《分类法》指出，“在大的原则统一情况下，各校可视具体情况对随机类目进行选择。”如基建类设置二级类目，其标识符号为JJll、JJl2 (1l、12为二级类目代号，其中11为综合类、12为随机类目即按单项工程设置类目)。《分类法》中编制的档号是存取档案的代号，排架的依据，也是反映高等学校档案的分类体系和物理位置。其模式规定为：年度号+分类号+案卷号。案卷号是分类号中最下位类顺序编码。由此可见，《分类法》不考虑保管期限，因为分类中最下位类包含有永久、长期、短期保管期限，案卷号是顺序编码，具体操作时把三个不同保管期限的案卷编为一个顺序号，这就是与《规则》所不同的方面。高等学校在分类方法大的原则不改变下，调整档号模式，把“案卷号”改为“保管期限号”，即年度号+分类号+保管期限号，其标识符号如2003—JJl2—Y，2003—JJl2—c，2003—JJl2—D，把不同保管期限的归档文件各编一个流水号。对于库藏有多个全宗的院校，原则上应在年度号前加全宗号。这样与《规则》分类方法完全相同，既达到“卷”改为“件”目的、解决编跨保管期限的大流水号的问题，又不影响分类法的稳定，也为档案的排列提供依据。

    3、排列

    《规则》中规定，“归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。”按年度—问题—保管期限分类方法，保管期限为最低一级类目，按不同的保管期限分别排列。《规范》在考虑了高等学校档案的归宿，它的成套性特点，它们彼此之间的有机联系之后，“大胆在一个卷内把文件材料划定不同的保管期限，在不影响自然形成规律的情况下按永久、长期、短期顺序排列。将来鉴定时，只需把该销毁的部分清出来即可，这样既方便插卷调整，又不缺号，不空档。”把不同保管期限的档案放在同一个案卷内，其优点是保持同一事由档案的集中。但其缺点也是很明显的，如档案统计时，这个案卷是归哪个保管期限、案卷封面如何填写等等。总之，还是按不同保管期限分别排列好。高等学校档案按档号排列、择架，即按调整后的档号：年度号+分类号+保管期限号，保管期限为最低一级类目，按不同的保管期限分别排列。这样与《规则》排列完全相同。

    4、编号

    “归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。”高等学校在填写归档章项目时，其室编件号应在同一年度内、同一问题 (类目)的一个保管期限内从“1”开始编一个流水件号，即在分类号的最低一级类目内，保管期限为永久、长期、短期的各编一个流水号。问题项目为必填项，填写分类号，如下所示。

3920031JJ12Y    5、编目

    “归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。”高等学校《规范》中的卷内目录，其项目名称同《规则》中归档文件目录的项目名称基本相同，所不同的是项目名称中的“序号”应改为“件号”，“页次”应改为“页数”。高等学校档案实施《规则》时，其归档文件目录表格的左上肩上应标注档号，以保证归档文件目录与实体一一对应。二种表格对照如下：  卷内目录序号文件编号责任者题名日期页次备注归档文件目录

2003-JJ12-Y件号责任者文号题名日期页数备注     三、利用计算机辅助归档文件整理[HT〗

    计算机辅助档案管理是档案管理现代化的核心，是深化检索的重要手段。高等学校要实施《规则》，必须建立起自己的计算机检索系统，这是“卷”改“件”的前提条件。因为高等学校档案包含有文书档案和科技档案，分类多且细。“卷”改为“件”后，没有案卷题名、档案盒内不装归档文件目录，档案的整理、检索利用等工作，靠手工完成效率低下，所以实施《规则》的高等学校，必须使用计算机档案管理系统，才能达到“深化检索”的目的。

    建立归档文件之间的虚拟关联，是计算机辅助进行归档文件整理工作的一个重要环节。其目的是在于保持归档文件的历史联系，保证档案查全率和查准率。虚拟关联是计算机运行中需要使用的关联。事由关联是利用者通过计算机管理软件检索到自己所需的一份档案后，还想检索与这份档案属同一事由的其他档案，管理软件就检索出与这份档案有事由关联的其他档案条目。实践中是在整理归档文件时，对著入计算机的归档文件建立事由虚拟关联，即建立若干归档文件属于同一事由的特定标志。我院从2001年开始试行对全部档案实施归档文件整理，现使用的是海南省档案馆、海南新境界软件有限公司联合开发的“琼兰档案管理系统”。利用该系统在著入归档文件时，将基建类、科研类等归档文件建立事由虚拟的特定标志是“项目名称”。如基建类中的“教学大楼”当作一个项目，把有关“教学大楼”的归档文件、图纸全部录入这个项目名称中。在制作归档文件目录时，能够将“教学大楼”标明在表格的左上肩，使二级类目代号与项目名称相匹配，如下表所示：归档文件目录

  2003-JJ12-Y教学大楼

件号责任者文号题名日期页数备注当利用计算机检索时，在查询条件下输入教学大楼，其关联的档案条目，均全部检索出来，保证档案的查全率、查准率。

    四、制订高等学校实施《规则》细则，可实现高等学校归档文件整理方法的统一    在《分类法》、《规范》的基础上，制订高等学校实施《规则》细则，把归档文件整理工作的原则和具体方法作出规定。其中的关键之一是“档号”的调整，《分类法》中规定档号的模式为：年度号+分类号+案卷号，调整为：年度号+分类号+保管期限号；其次是“件”的确定，原将报表、名册、图册等一册(本)为一“卷”的，转化为一“件”。再是编目，在编制归档文件目录表时，强调在表的左上肩标识档号，二级类目以项目设置类目的，标上项目名称。  

    综上所述，高等学校在《分类法》、《规范》的基础上实施《规则》，既不影响高等学校档案的科学性、适用性和稳定性，又能达到“简化整理，深化检索”的目的。

　

    

合并高校档案馆普遍面临合并前各校档案管理程序存在差异、业务规章不尽相同、业务规范不太一致，合并过程中文件归档不齐全、不完整等问题。档案馆如何解决这些问题，以适应高校改革与发展的需要。本文拟结合工作实践，做些粗浅的探讨。

   一集中统一，科学管理

    档案工作具有其特殊性。不论合并高校机构如何撒并、如何改革，档案总在产生，档案事业总在发展，档案工作只能加强，不能削弱；档案干部只能稳定，不能动摇。因此，学校领导、组织、人事部门在档案馆的建制、干部的配备方面，应制定一些符合本校实际，有利于加强学校档案管理、有利于稳定和加强档案干部队伍建设的规定和措施。  

   明确体制，统一领导

    集美大学档案馆是由原集美航海学院、厦门水产学院、福建体育学院、集美高等财经专科学校、集美高等师范专科学校档案室合并而成。校办档案室和人事处档案室合并成的一个独立机构，是福建省高校第一个各类档案(除学生个人档案外)实行集中统一管理，具有学校档案行政管理和保存利用双重职能的部门。1999年实质性合并时，学校决定原各学院的档案集中管理，档案人员岗位不变，成立校办综合档案室和人事处人事档案室。2001年和2004年两次机构改革、岗位聘任又先后规定了档案馆干部的任职条件，强调档案馆负责人必须具备相关专业副高以上职称。这些措施有效地保证了集中统一领导和档案干部队伍的稳定。学校各部门均配有兼职档案员，落实各部门的档案工作，形成了档案馆与各部门档案管理工作的一体化，并纳入学校质量管理体系，进一步规范档案工作的管理。

    建章立制，科学管理

    档案馆的规章制度是科学管理的依据。它反映档案馆的管理水平。及时修订规章制度，既是为了适应高校合并档案管理变化的需要，针对新情况、新问题做出的新规定，使制度不断完善，更趋于合理性和适应性；也是为了管理改革，以制度的更新为杠杆，推出新方法和新举措，调整各种积极因素，实施制度化管理，保持制度的科学性和连续性。集美大学档案馆根据国家颁布的《中华人民共和国档案法》、国教委颁发的《普通高等学校档案管理办法》和中组部、国家档案局颁发的《干部档案工作条例》，先后修改制定了包括：档案管理办法、各类档案归档范围和保管期限、库房管理、安全防火、保密、鉴定销毁、查(借)阅、分类、收集、整理、归档、保管、利用工作操作规程、档案立卷程序、以及部门责任、岗位责任等20多项与学校发展相适应的有效的档案管理制度。并于2002年9月汇编成册，形成一整套完整的学校档案法规体系，使档案管理的科学性得到制度的充分保障，真正做到了有章可循。  

   加大投入，改善条件

    合并高校档案实行集中管理，面临档案库房不足、保管条件较差等困难。如何解决这一问题?我们认为必须发扬“人一己百”的精神，积极宣传、勤于汇报、主动争取，博得领导的理解与支持。集美大学档案馆经过多方努力，校领导在经费及各项工作给予大力的支持，尽量解决档案工作中存在的问题，改善档案基础设施。

   二规范业务，夯实基础

    档案的收集、整理、保管利用是档案的基础性业务工作，合并高校更应常抓不懈。

   建立全校档案管理网络   

    为了确保合并高校档案工作的顺利开展，必须建立健全全校档案工作网络。网络由分管副校长、各个部门的分管领导和专兼职档案人员组成。学校档案馆对全校各部门的档案管理进行监督、检查、跟踪、指导，在工作的各个环节中做好文件收集工作，把好源头。   

  收集文件材料完整齐全

    合并高校应注意合并过程中文件材料的收集，合理处置撒并机构档案的归属与流向，避免因人员变动造成文件流失，保证档案的完整、齐全。集美大学合并后，我们进行了“补缺补漏”的收集活动，先后从5所学院收集文件材料1858卷、2767件。

   实行案卷质量全程控制

   在案卷组卷过程中，可分前期(即文件材料收集阶段)、中期(文件材料的组卷阶段)、后期(案卷的定卷阶段)三个阶段对各部门案卷立卷进行业务指导，并开展各岗位之间的自查、互查及馆领导每年一次的质量检查，发现问题，及时整改。确保档案的案卷质量。还可对文书立卷部门进行年度考核，在考核基础上开展评先活动，总结经验，表彰先进，促进高校档案工作。   

   加强档案鉴定销毁工作

    档案鉴定销毁工作是一项严肃、细致、难度大、责任重的工作。高校合并前多数学校较少开展此项工作，合并后可成立由分管校长任主任、档案馆馆长任副主任，学校各部的主要负责人组成的校档案鉴定委员会，加强档案鉴定销毁工作。集美大学档案馆会同财务处，按照财政部和国家档案局颁布的“会计档案管理办法”鉴定销毁程序，对1980年以前保管期满的会计档案进行认真地分析、清理校对。清理出符合销毁规定的会计档案2000余册，报学校档案鉴定委员会鉴定审批后销毁，进一步优化了馆藏。

    实行档案计算机管理

    为适应合并高校快速发展的需要，必须尽快实现档案管理方式和手段的现代化。众所周知，运用计算机管理档案，档案工作者就可以从浩如烟海的文字材料中解脱出来，就能在较短的时间内对归档文件进行组卷、编目、档案调整等常规性工作，大大地提高工作效率。同时可以为档案信息服务提供便利。集美大学档案馆2003年开始实行计算机管理，初步实现部分档案目录网上查询服务，为档案信息资源共享及方便快捷地为全校师生提供服务奠定了基础。

   三开发信息，强化服务

    大力开发档案信息资源，提供利用是时代的要求，也是学校改革与发展的要求。合并高校应该根据馆藏情况和教学科研需要，开发特色档案信息，建立各种专题数据库，提供优质、便捷的服务。

    建设专题数据库

    开展档案信息服务最基本的工作是进行档案信息资源的重组与建设。因此，合并高校档案馆应根据学校发展要求，加快对本馆数据的整理、开发，建立具有特色的专题数据库。如学籍档案数据库、照片档案数据库、重大科研成果数据库、重点建设项目数据库、大型仪器设备数据库等等。集美大学档案馆先后与人事处、教务处配合，建立在职人员档案数据库和1991—1998届毕业生学籍档案数据库。并着手建立“副高以上人员的档案数据库”，“1999—2003年校友名录”等数据库。为学校人事决策、宏观用人及其它工作提供可靠的信息依据。学籍电子档案数据库的建立，为维护国家学历证书制度的严肃性，保护学校和毕业生的权益，打击不法分子伪造、买卖学历证书的行为起到了良好的作用，同时实现了利用现代化手段对部分学籍档案的管理和利用。

    建立档案馆主页

    档案馆主页链接到校园网，可远距离、高效、快速地传递各种数据、图文、声像，发布档案信息，供全校师生、党政领导查阅浏览，获得其所需的档案信息。集美大学档案馆通过主页宣传档案法律、法规及介绍馆藏、机构队伍、服务指南、规章制度、信息建设等，效果较好；随着档案信息化的进程，主页不断更新，它将逐步成为档案馆与全校教职工进行信息交流的重要窗口。

    开展远程服务

    合并高校的校区分散，广大师生普遍感到利用档案存在诸多不便。因此，合并高校应积极创造条件开展传真、复制、发邮件，特别是要尽快实现网上信息查询、检索等远程服务。   

   四培养人才，确保发展

    国家档案局《档案专业技术人员继续教育暂行规定》强调档案工作者在认真学习档案、文书学等专业学科知识的同时，专业技能要不断得到提高，知识结构也要不断得到完善，做到既专且博，既档案专业知识要专，相关知识要博。当前，合并高校档案馆最需要是档案管理系统的使用与维护、机读档案信息数据的处理、检索和因特网网络资源的利用以及计算机硬件维护、软件开发人才。这些人才是档案信息化建设的关键。因此必须造就一支既有档案专业知识，又有计算机专业知识的新型复合型人才，才能确保合并高校档案事业可持续性发展。

   学习法规、强化档案意识 

    为保证合并高校档案工作真正做到功在千秋，利在后代，档案工作者都必须认真学习法律法规，增强档案意识，必须充分认识高校档案工作的重要性、档案的功能与作用、档案工作者的历史责任。合并高校档案馆应注重组织专兼职档案工作者学习国家、地方政府颁发的档案法规，同时利用各种媒体、网络进行宣传，还可举办讲座、报告会、法规知识测验、竞赛等，提高专兼职档案工作者的法制观念与档案意识，进一步开拓依法治档的新局面。   

  组织培训，提高专业技能

    合并高校档案馆人力资源、培训经费相对比较宽松，应根据工作需要有计划地、积极地培训档案人员。可以通过以下方式进行培训：(1)举办讲座、报告会对全校专兼职档案工作者进行档案业务培训；(2)根据岗位工作需要派员出去参加岗位培训、专项技能培训；(3)组织专题研讨、知识、技能竞赛；(4)派员到兄弟单位学习、考察，借鉴取经，开拓视野。(5)根据自身情况坚持“补缺补漏”式的自学。集美大学档案馆不仅积极组织档案信息化知识、管理系统使用与维护等培训，还实行继续教育证书验证制度。

   钻研业务，繁荣学术研究   

     档案工作专业性强。加强档案学术研究，不仅能促进业务工作，提高档案的管理水平，而且是培养和锻炼干部、促进人的可持续发展的重要措施。合并高校档案馆应积极为档案工作者创造参加学术活动，从事科研的机会和条件。集美大学档案馆鼓励、支持干部从事学术研究、参加学术活动、晋升职称、培养学术带术人和业务骨干。近 3年来，全馆7名干部，在省级以上学术刊物上发表论文31篇，2篇获福建省、厦门市档案优秀成果奖，2人入选福建省优秀青年档案人才工程。

    综上所述，高校合并拓展了档案馆的发展空间。档案管理体制的健全，使档案事业的发展有了根本的保证；档案业务的深化，有利于提高干部的综合素质；干部素质的提高，促进了档案事业的发展。合并高校档案工作无止境，档案工作者的责任任重道远。只要我们不断努力，档案事业将更加辉煌。

　

　

以校庆活动为契机丰富学校档案资源