| 目录 1、认清形势 聚焦主题 全面开创高校档案服务工作的新局面 陈华新
2、高校评估档案管理规范化的探索 倪慧敏,柯友良,黄文卿
3、立足档案工作 践行社会主义荣辱观 欧阳慧芳
开发与利用
4、从档案利用价值和保存价值看高校档案管理 石华 陈清明
5、资源共享，实行区域联合开发教育档案信息 陈新等
6、新时期如何发挥人事档案的作用 廖述香
现代化管理
7、稳步推进高职院校档案信息化建设 赵宁燕
8、精益化管理：现代高校档案管理的新模式 谢怡
9、读研究生电子学业档案 钦娟 王伟国
兰台众议
10、基层学校人事代理中的人事档案管理问题 骆秀华
11、文书的质量直接影响档案的质量 张月桂
12、当前档案教育课程设置的若干问题及其对策 谭丽珍 段智蓝
工作经验
13、广州大学城房建一期工程建设档案整理情况与建议 许存芝
馆室藏珍
14、别具特色的“文革”印章档案 杨克勇 卢佩琴
人物
15、品格树丰碑风范昭后人 易汉文
认清形势聚焦主题全面开创高校档案服务工作的新局面
本文是陈华新同志在全国高校档案信息开发与服务利用工作研讨会上的主题发言
陈华新
[返回目录] 各位领导、各位代表：
八月的银川，好似初秋的江南，气候宜人，风景如画。在这美好的季节里，我们在这里召开全国高校档案服务工作研讨会。这是本会召开的一次十分重要的会议，之所以说这次会议重要，就在于档案服务是档案管理“最具生命力”的一项十分重要的工作。也就是说档案服务是直接面向学校和社会，对发展社会生产力、形成知识经济、弘扬办学传统、建设校本文化(亦即校园文化)都具有重要的现实意义和深远的历史意义。一句话，创新档案服务就是实践“三个代表”重要思想的工作平台。我们就是要从这一高度来正确认识档案服务这一永恒的主题，努力扩展和深化档案服务工作，在档案服务中实现学校档案工作的跨越式发展。
这次大会的主题是“档案贵在活，重在于用”。与会各代表即将围绕这一主题，共同研讨如何使馆藏档案“活”起来；共同交流各个学校档案服务的经验和理论成果；共同探讨如何落实科学发展观，逐步建立健全学校档案服务创新的体制机制等，这就是本次会议的主要任务。为抛砖引玉，便于与会代表围绕主题讨论交流，现在我代表中国高等教育学会高校档案工作分会作主题发言。
一、高校档案服务工作的简要回顾
早在二十年前，我国一批高校先后建立起档案馆或综合档案室(以下简称学校档案部门)，一些省市也先后组建起高校档案工作研究会，这是我国高校档案工作建设与发展历史上具有里程碑意义的大事。在这里，我谨代表中国高教学会高校档案工作分会向老一辈档案工作者致以崇高的敬意!
二十年来，高校档案工作在上级教育、档案行政部门和学校领导的关心支持下，档案部门以服务学校和社会为宗旨，以争创一流档案管理水平为目标，不断解放思想，更新观念，抓机遇，求发展，在规章制度的完善、归档模式的变革，档案资源建设的力度，服务机制的创新，管理手段的革新，人才队伍的优化，硬件设施的改善，研究水平的提升，教育基地的建设等方面都取得了前所未有的发展，形成了一批档案服务的创新成果，积累了具有高校特色的档案服务的新经验。
1.档案服务的体制日趋多样化：二十年来，在经济社会发展和高等教育不断改革发展的形势下，高校档案工作者解放思想，实事求是，开拓创新，与时俱进，坚持把发展作为第一要务，使高校档案服务工作体制发生了深刻的变化，呈现出多样化的特征：一是档案文博统筹型的管理体制。少数高校初步形成了一个多馆并存，多学科并举，实体与虚拟相融，研究与实践相结合的管理体制，构建了一个档案文博服务工作的大平台；二是管理研究合署型的管理体制。不少高校将档案部门、校史研究部门合署办公，合作共生，形成了档案管理与史料研究相配套的工作平台；三是相似工作集合型的管理体制。一些高校将学校的人事、学生等档案均纳入学校档案部门集中统一管理，建立起档案服务便利的工作平台；四是工作职能集成型的管理体制。一些高校还将校史研究、人事档案、学生档案集成到学校档案部门，使学校档案部门既是档案集中保管的基地，又是档案史料、校史研究的中心；五是单一工作型的管理体制。这类管理体制主要是一些院校办公室领导下的综合档案室，其大多工作单一，编制紧缺，少数学校档案人员任意被借用，其有效的档案工作时间难以保证，如此工作环境，学校档案服务难有作为。
2.档案服务的馆藏日趋特色化：从我国高校档案部门建立以来，以上世纪九十年代初原国家教委颁布的《普通高等院校档案管理办法》(简称6号令)为主要标志，先后按要求建立起较为齐全的档案门类，并基本实现了学校档案的集中管理，为档案服务工作奠定了较好的基础。特别是邓小平同志南巡讲话后，学校档案工作者沐浴着改革的春风，在档案资源建设上从源头抓起，加大了依法治档和档案征(收)集工作的力度，不少学校档案部门以服务学校和社会为宗旨，先后自主增设了名人档案、教师业绩档案、实物档案、荣誉档案等门类，初步形成了具有学校自身馆藏资源的特色，满足和吸引了学校与社会对馆藏利用的需要；校园网的建设和学校校务管理系统的开通又为学校档案资源建设搭建起一个现代化的工作平台，一方面，校园网信息是学校全部工作的“晴雨表”，它形象而生动地反映了学校方方面面工作的历史，收集好这些信息对学校今后的改革发展具有重要的参考价值，也是对低质档案地重要补充。另一方面，通过校园网面向社会，广泛征集社会媒体对学校工作的报道和著名校友等信息，这对于丰富馆藏资源和馆藏特色，方便学校利用也同样具有重要的现实意义和历史意义。以方便利用，保护档案为原则，高校馆藏存量档案数字化工作取得了初步成效，一些学校已先后完成了历史、教学、党群、行政、声像、基建等档案的数字化工作，为建设数字档案馆和档案数字博物馆奠定了基础。
3.档案服务的形式日趋宽泛化：上世纪九十年代初，在邓小平同志南巡讲话精神鼓舞下，高校档案工作如同全国档案工作一样，曾涌现出一片“开发档案信息资源”的波浪，这应该是我国高校档案部门注重档案服务，开发档案信息资源的新起点。十多年来的改革发展，初步改变了高校档案管理部门“重管、轻用、薄研”的工作局面，也初步形成了高校档案服务的特色和亮点：一是档案服务初具即时性效果。高校档案部门在弘扬档案服务传统的基础上，辅之以现代通讯和网络技术的手段，大大地提高了档案服务工作的效率和水平；二是档案服务初具展示性成效。不少高校结合学校校情和馆情，创新档案服务理念，在盘活馆藏上下功夫，纷纷筹建起永久性的校史博物馆或校史陈列馆。也有一些高校档案部门结合学校和社会的时政需要，将传统的、现代的展示手段相结合，举办了大量的专题临时展。特别是少数高校校史博物馆被命名为省市级的爱国主义教育基地，个别校史博物馆还获得省市级的优秀教学成果奖(相当于省部级科技成果奖)；三是档案服务初具研究性特点。一些学校档案部门专设史料研究室，经过十多年的建设与发展，已成为了学校人文社会科学一支重要的研究力量。也有一些学校档案部门与校史研究部门合署办公，在编史修志与史料研究等方面做出了重要贡献，还有一些学校档案部门承担了学校年鉴编辑工作，这对于丰富馆藏资源具有现实意义。更重要的是大多数学校档案部门越来越认识到档案服务工作重要性，相继配置了档案史料编纂人员，开始涌现出一批质量较高的编研成果；四是档案服务初具品牌性效应。随着计算机技术、网络技术、数字化技术越来越多的被学校档案部门所采用，加速了馆藏档案数字化的进程，但如何用好用活这些资源，少数高校创新档案服务思路，把毕业校友在校的历史记载分别汇编、成批制作成册来赠送，许多校友为之动情感谢母校；也有一些学校档案部门汇编馆藏名人手札出版，以宣纸印刷，装祯古朴作为学校十分珍贵礼品来馈赠嘉宾，深受好评。
4.档案服务的人才日趋专业化。人们常说“不怕做不到，只怕想不到”，也就是说创新档案服务理念和工作思路是档案服务工作的基本前提，专业人才是实现创新档案服务理念和工作思路的根本保障。近些年来，高校档案部门秉承创新档案服务理念，纷纷搭建起档案服务的工作平台，培养和吸收了一批质量较高的档案服务人才，使档案服务工作的基本队伍发生了新的变化。其一是档案服务队伍的知识结构呈现出多元化的特色。一些学校档案部门具有档案学、历史学、科学技术史、高等教育史、管理学、文学艺术、陈列设计、图书情报、计算机软件、摄影录相，影视编辑制作、临摹装裱等各类专业人才，初步形成了一支与学校档案服务工作相适应、具有较高素质和综合实力的创新团队。其二是档案服务队伍具有专业性的特点。从传统的编目、编研、编纂到现在的全方位、多层次的档案服务，档案服务工作的专业性、学术性、广泛性得到了大幅度地提升。近几年来，涌现出一批档案科研、教学科研、史料研究论著、史实考证、高等教育史研究等成果，大多出自于年青的专业人才，特别是一些学校档案部门申办成功档案学硕士点，对于培养新时期档案服务创新专业人才具有重要的现实意义。其三是档案服务工作队伍初显高学历的特征。我国高等教育改革与发展，既是学校档案部门的机遇，又是学校档案部门的挑战。能否抓住机遇更多的是取决于学校档案部门负责人的精神状态。抓住机遇、用好机遇，应该需要有高学历的档案服务创新团队支撑。档案服务创新实践的表明，以学校档案部门为主力建设或完成的校史馆、各类实体与虚拟的博物馆、名人纪念馆，人文社科领域的研究课题乃至国家层面的科学家图书馆等项目都是以高学历的档案服务工作者为中坚力量。特别是近年来，一些高校档案部门拥有硕博学位的档案服务人员占职工总数已经达到30％以上。
总之，高校档案服务工作出现的新起色、新进展、新贡献，既是上级教育、档案行政部门，学校领导的关心支持和高校档案工作者共同努力的结果，又是我国高校档案工作建设与发展史上最好时期。但是，我们也深深感到，学校档案服务工作离上级领导部门、学校领导和社会的客观要求还有较大差距。从客观来看，主要是由于区域经济社会发展的不同和校情的各异，导致了高校档案服务工作的层次和水平很不平衡。从主观来讲，高校档案部门与学校其他部门相比，档案人员的思想观念相对落后，市场竞争意识和岗位危机意识相对较低；“计划”色彩相对浓厚，唯书唯上、唯传统是从、不敢越雷池半步；档案服务视野相对狭窄，行业壁垒较深，服务创新能力不强等等。要实现高校档案工作跨越式发展，就必须选择档案服务创新之路，在档案服务中实现自身发展。
二、 高校档案服务创新的基本思路
思路决定出路，没有思路就是“死路”。在新世纪新阶段，高校档案服务工作如何形成新思路，开创新局面，取得新成就，这是摆在高校档案工作者，特别是学校档案部门负责人面前的一个十分重要课题。根据党和国家领导人有关新时期档案工作讲话精神与国家档案局对档案服务创新的要求，并结合高校档案服务工作实际，仅就学校档案服务创新工作提出如下几点建议。
1.档案服务创新要更加突出导向性。档案服务的内涵丰富、形式多样。馆藏档案是校本文化的原始资源，凝聚了历代师生员工开拓发展，共同奋斗的艰辛与汗水。以求真务实、与时俱进的精神创新档案服务理念和工作思路，开发校本文化资源，并赋予新的时代内涵，必将成为引领学校持续、健康、快速发展的精神动力。因此，我们必须旗帜鲜明、聚精会神、义无反顾地突出档案服务在学校档案工作中的导向性。一要进一步将创新档案服务理念和工作思路作为学校档案工作的根本任务。这就需要以邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观作为档案服务创新的最高指导原则。开发校本文化资源、盘活馆藏，服务学校和社会是一块待开发的“沃土”。学校档案工作者要开发这块“沃土”就需要以邓小平同志的解放思想、实事求是的理论指导；精心耕耘这块“沃土”就是实践“三个代表”重要思想；要在这块“沃土”上获取丰硕成果就需要用科学发展观来统领。二要为学校改革与发展提供强大的精神动力。无论是学校创建世界一流大学、知名大学，还是建设国内特色大学，要实现这样一个建设目标，需要一代又一代师生员工的不懈努力。但在学校实现这一历史进程中，档案服务创新、开发校本文化资源应该有所作为，而且能够大有作为。特别是在学校改革的攻坚期、发展的关键期，良好的精神状态尤为重要。以档案服务创新的实践、盘活馆藏，开发校本文化资源，弘扬学校历史传统，提炼校本文化精神来鼓舞人、凝聚人、吸引人，引导广大师生心往一处想，劲往一处使，以实现学校建设目标而努力奋斗。三要以档案服务创新和先进的校本文化引领社会发展。我国高等院校遍布祖国大中城市，正因为历史文化和经济社会发展的渊源，任何一个学校以地处一个城市而感自豪，任何一个城市以拥有一所大学而感骄傲。这不仅是对大学历史和地位的充分肯定，更因为大学是创造知识、传承文明的重要场所。学校档案部门正是学校创造知识、传承文明的历史沉积地或汇集地，也正因为如此，学校档案部门更应承担起光荣而神圣的历史使命感和现实责任感，在档案服务创新、开发校
本文化资源上多出成果，使之成为社会主义先进文化和社区的先进文化，成为推动社会发展和人类文明进步的引领者。
2.档案服务创新要更加体现群众性。档案服务是一项系统工程。档案服务创新决不仅仅是档案接待利用工作者的事，而是学校档案部门全体档案人员的共同事业，更应该是学校档案工作的目的与最终归宿。长期以来，我们档案部门办报、办刊等宣传媒体，“老是自己教育自己”，发行量较小，社会影响不大，档案工作者论文非档案报刊不投，而受众面大的报刊很难见到档案人员论文发表，致使学校和社会对档案工作知之甚少。这其中缘由固然是多方面的。因此，学校档案服务创新就是要突出“老是自己教育自己”的怪圈，要更加体现出群众性和社会性。
新世纪新阶段的高校档案服务兴衰成败的关键在于创新。要激发档案人员的创新意识，挖掘档案人员的创新潜力，维护档案人员的创新利益，激发档案人员的创新活力，并努力实现“三贴近”：一是档案服务创新要贴近学校社会的主旋律。把握学校中心工作，了解社会时政同档案服务创新、盘活馆藏，开发校本文化资源相结合，努力寻求档案服务与学校社会全局工作的结合点和生长点，把“激活”的校本文化服务于学校和社会；二是档案服务创新要贴近师生百姓。今天的新闻则是明天的历史。一代又一代师生员工是学校历史的创造者。学校的历史既是今天的精神财富，又是今天建设与发展的精神动力，档案服务创新在配合学校上，求发展，在关心人、凝聚人、鼓舞人等方面开发校本文化资源去影响师生员工的行为规范来形成“共振”，特别是在师生的情感深处引起共鸣，这正是校本文化的强大动力，也是档案工作者的崇高而伟大的使命；三是档案服务创新要贴近学习生活。档案服务创新、开发校本文化资源一定要贴近师生百姓学习生活的实际，切莫空谈和拔高而可望不可及，诸如在挖掘校史文献实物背后的故事、校史考证、学校历史经典、学校历史人物、学校典故、今昔比较研究等通俗性、大众化校本文化必将受到学校社会、师生百姓的欢迎，校本文化的传播才能收到实效。
3.档案服务创新要更加强调特色性。档案服务创新不可能是全社会一个模式，更不能是千校一面。因此，学校档案服务创新应坚持和强调开发校本文化资源的特色性：其一是档案服务创新要传承和发扬学校优秀历史文化传统。每个学校的历史积淀了深厚的历史文化传统，是学校档案服务创新、开发校本文化资源的宝贵财富。诸如，校训是学校规定的对学生有指导意义的词语。每个学校的校训既是中华民族文化传统的经典名句，具有深厚的文化底蕴，又体现了学校对学生教育及行为规范的准则，而各个学校校训背后的历史典故往往鲜为人知；学校的各个历史时期的校歌，既是当时社会先进文化的象征，也是激励师生积极向上的号角。校歌的每句词语，同样蕴含着深厚的历史文化底蕴，当代师生员工恐怕也是知之甚少。正因为如此，在档案服务创新、开发校本文化资源就是要弘扬和传承学校传统，并不断注入创新的元素和时代的内涵；其二是档案服务创新要善于提炼大学精神，体现出时代特征的大学文化。在学校档案服务创新、开发校本文化资源，要把大学文化建设放在首要位置，这恐怕是各个大学师生员工的心声与共识。但每个大学要建设什么样的大学文化，提炼什么样的大学精神不仅具有共性，更具各自特色。学校历史已经告诉我们，一代又一代师生团结奋斗，在为国家民族发展贡献的同时，积累了许多弥足珍贵的精神财富。学校档案部门在档案服务创新、开发校本文化资源就要善于发掘和提炼大学文化的精神内涵和精神品格，并为广大师生所认同，成为广大师生与时俱进的精神力量，成为学校改革与发展的精神支撑和强大动力；其三是档案服务创新要体现具有学校特色的学术文化。大学是知识创新的基地，又是技术创新的源泉，学术文化构成了大学知识创新和传播知识的软环境。例如，学术道德和学术诚信是学术文化的重要组成部分。一个学校的学术道德建设，不仅关系到学生的健康成长和科研事业的兴衰成败，也事关学校的声誉和社会形象，更是学校践行社会主义荣辱观的切实体现，在这些方面应该说能成为学校档案服务创新、开发校本文化资源的重要内容，把先贤的学术道德和学术诚信传承下来，激励当代师生潜心学术，诚实守信，模范的践行社会主义荣辱观，这是学校档案工作应尽的责任和义务。
4.档案服务创新要更加注重操作性。学校档案服务创新、开发校本文化资源，从内容要求来看相比学校教学科研工作是“软”任务；而从大学文化建设或是精神文明建设来讲，它又应该是“实”的工作。学校档案服务创新、开发校本文化资源不能是一个人或几个人“单打独斗”、“孤军作战”，也不能“空对空”飘在上面，浮在表层，要有前瞻性，长计划，短安排，注意虚实结合，把档案服务创新、开发校本文化资源“软”任务落实到学校和社会改革发展的有关重要工作之中。
档案服务创新，开发校本文化资源如何选择“接口”，实现学校和社会改革发展的有关重要工作的“对接”，做到有目标，有任务，有分工，有监督，有检查。学校档案部门既要全面把握学校与社会的发展规划和年度工作安排，又要全面了解馆藏(或校本文化资源)，确定相应的主题和完成任务的时间节点，配备相应的人力资源，力求纳入学校精神文明建设(或是大学文化建设)规划和分年度的财政预算。
档案服务创新、开发校本文化资源，因校情、馆情、室情不尽相同，可以确定大小不同的主题，选择先易后难档案服务创新的项目，集中人力攻关，力争突破。只有实实在在做好档案服务创新工作中的一件件小事，虚事实做、积小成大，就一定能在学校和社会改革发展的有关重要工作中实现有效的档案服务，也一定能在档案服务中推动学校档案工作跨越式发展。这不仅是实现学校档案工作跨越式发展的有效途径，也是发展学校档案工作的必然选择。正如著名科学家钱学森在悼念友人时所指出的那样：“一方面是精深的理论，一方面是火热的斗争，是‘冷’与‘热’的结合，是理论与实践的结合。在这里没有胆小鬼的藏身处，也没有自私者的活动地；这里需要的是真才实学和献身精神”。
三、学校档案服务创新的基本任务
站在新世纪的新起点，档案服务要有新思路，开发校本文化资源要有新举措。面对高校档案部门“生存”的现状，既不能依靠“上帝”的仁爱，也不能坐等学校的“恩赐”，必须用改革发展的思路来解决前进中的困难。今后一个时期学校档案服务创新的战略目标和主要任务：就是要聚焦主题，着力内涵建设，不断提升档案人员专业素质、岗位技能和改革创新能力。进一步强化学校档案资源建设的责任意识，突出档案服务学校的大局意识，深化抢抓机遇谋求发展的创新意识，确立内涵建设以人为本的发展意识和树立集成资源形成合力的增效意识，为学校和社会改革发展做出新的贡献。
1.
进一步强化档案资源建设在档案服务创新中的基础地位。评判学校档案工作好不好的主要标准，就是要把档案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基础。因此，立馆之基在于档案资源建设，档案服务之基更在于档案资源建设。正因为档案资源建设在档案服务创新工作中具有基础性的地位，也就决定了要进一步深化档案资源建设抓源头的监管理念，聚焦学校重大活动、重大事件、重要会议、重点建设项目、重大科研课题、重要工作和重要人物等方面不同载体档案的监管工作，全面推进常规归档与即时归档的相结合，大力开展校史人物、校史资料和社会媒体对学校工作报道等方面的征集工作，为学校历史站好岗，为学校今天服好务，为学校明天积累好精神财富。
2.
逐步建设和完善校务环境下的档案管理系统是学校档案服务创新的基础条件。校务环境下的档案管理系统(以下简称档案管理系统)既是学校和档案部门管理思想的产物，又是随着学校现代管理制度、现代档案管理理念的逐步建立和深层次、宽领域档案服务创新实践检验而不断完善的过程。尽管“档案管理系统”的逐步建设和完善受到区域经济社会发展和学校财政条件的制约，但就全国高校档案部门而言，“十一五”期间，我们希望中西部地区的学校档案部门都应建立“档案管理系统”，配置满足现代档案管理所需设备，并全面试行推进网上收发文登记、预立卷和远程归档工作，实现纸质文件、电子文件、校园网信息“三位一体”相配套的归档模式。东部沿海和经济社会较为发达区域的学校档案部门，旨在创新档案服务理念，完善和改进“档案管理系统”，并在真正意义上实现“档案管理系统”与学校各部门管理系统的无缝对接，以便学校和社会对档案信息资源的共享。
3.
创造条件，加强馆藏档案数字化是学校档案服务创新的基础建设。馆藏档案数字化的主要目的是方便利用和保护档案。馆藏档案数字化工作在当前形势下已不再是一个理论探索问题，而是一个如何创造条件，抢抓机遇，力争支持，加速实现馆藏档案数字化的问题，这是学校档案服务创新一项重要的基础性建设任务。“十一五”期间，有一定条件的高校档案部门力争完成建国以前历史档案的数字化工作。全国重点高校档案部门应努力创造条件，争取学校支持，争取完成馆藏历史、党群、行政、教学等档案类的数字化工作。一些高校档案部门在基本完成馆藏档案数字化工作之后，应在档案服务创新上下功夫，打造档案文化新品牌，努力探索出一条具有高校特色的档案服务创新的路子，为全国高校起着示范引领作用。
4.
试行“立体”式开发校本文化资源是学校档案服务创新着力的方向。馆藏丰富的校本文化资源是一座待开发的“金矿”。众多博物馆因档案部门馆藏丰富而羡慕。因此，在学校档案部门“求生存、求发展”的关键时期，我们应十分珍惜自身优势或有利条件，再不能抱着“金饭碗、讨饭吃”，应转变思想观念，跳出档案看档案，以学校和社会的大视角来创新档案服务体制机制和档案服务的思路，立足学校，面向社会，逐步试行“立体”式的开发校本文化资源：在高度上，应结合学校和社会时政需求和中心工作，努力做到选题正确，提炼史料，分析透彻，判断准确，激活知识，使之成为学校管理决策的参考；在深度上，要善谋主题，逐步深化对馆藏校本文化资源全方位、多形式的研究，出高质量的专著和高水平的论文，为弘扬大学文化和大学精神多做贡献；在宽度上，一是应以改善服务手段，提高服务质量和岗位技能为基础的档案常规服务工作。做好档案常规服务要在熟悉馆藏上下功夫，要逐步把档案鉴定引入档案常规服务之中。二是要充分利用学校现代网络技术，逐步建设好学校历史文件与现行文件服务中心。三是逐步深化网上编研工作，举行各种类型的、通俗性强的、图文并茂的、受大众欢迎的、实体与虚拟相结合的专题展，为最终在学校档案部门建立档案数字博物馆积累经验和奠定基础。
5.
努力培养造就一支素质较高的人才队伍是档案服务创新的根本保障。纵观学校各个部门生存与发展的现状，学校档案部门仍然是一个弱势群体，也是一个弱势部门。究其原因，关键在于人才。学校档案部门和档案人员都必须认清形势，树立忧患意识和改革创新的紧迫感，苦练内功，坚定信心，更新理念，努力探索档案服务创新之路。即使条件好一些的学校档案部门也不能得过且过，小富即安，不思进取；逆水行舟，不进则退。总之，只有人才兴馆强室，才能实现逆境中崛起；只要有一支档案服务创新团队，学校档案工作才能实现跨越式的发展。因此，要进一步坚持有计划地培养和引进硕博高学历、高层次的档案服务创新人才。“十一五”期间，学校综合档案室的本硕档案人员达到20～25％左右，建馆学校的硕博档案人员力争达到30～35％左右是实现新世纪初叶学校档案服务创新的一个重要条件。努力实现这一指标既是改变学校档案部门弱势群体的客观要求，又是学校档案服务创新的根本保障。
各位同志、各位代表：社会主义市场经济条件下的适者生存、强者壮大的竞争法则是客观的。只有像优秀共产党员王庆平所说那样：“人生都是一支笔，天天都在写人生，人生处处是考场，事事都要交好卷”。他就是有着事事都要交好卷的坚定信念，才交出了好卷。我们学校档案人员应自醒、自律、自重、自强，学校档案部门的弱势群体、弱势地位就一定会改变，也一定能够全面开创学校档案服务工作的新局面。
高校评估档案管理规范化的探索
暨南大学 倪慧敏，华南师范大学 柯友良，暨南大学 黄文卿
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1985年5月27日，中共中央颁布了《中共中央关于教育体制改革的决定》，明确提出要对高等教育实行评估制度。1990年10月原国家教委《普通高等学校教育评估暂行规定》出台后，教育行政部门和各高校相继开展了教学评估、科研评估、校园文明建设评估等各种形式的评估活动，对高校的各项工作起到了“以评促改、以评促建、以评促管”的积极作用。经过多年的探索、试点和论证，教育部明确提出高等教育要实行战略转变，从重视规模发展向更加重视高等教育质量的提高转变，并决定从
2003年建立五年一轮的普通高等学校教学质量评估制度，为此还成立了全国高等教育教学评估中心，标志着我国高等教育教学评估工作迈入规范化、制度化发展阶段。从过去几年的教育评估工作实践来看，评估专家组主要通过系统查阅学校在各项工作中形成的原始档案资料来搜集学校教育的主要信息，了解各项工作的发展状况，藉此对学校办学水平和教育质量作出评价。如果没有系统全面的评估档案材料作为支撑和佐证，要对一个学校进行客观、公正、全面的评价几乎是不可能的。因而，评估档案的建设对于高校评估能否顺利开展显得至关重要。
一、高校评估促进档案工作创新
随着教育部对高校评估工作的开展，评估档案正以专题档案的形式在高校改革发展的道路上，再度展示着学校档案信息的活力。高校评估是档案工作创新的契机，对高校档案资源的二次开发，是对档案管理利用的创新举措，通过对高校评估档案的开发创新，使高校的档案事业更加适应和服务于学校各项事业，才能使档案工作充满生机和活力。在高校开展评估是政府管理职能和管理方式转变的要求，是促进学校建立内部质量监控体系，提高教育质量的一项重大措施。高校档案界要抓住全国性教育改革发展的契机，力争为评估工作提供更多的信息资源，对档案的管理、开发、利用进行大胆的改革创新。高校档案的价值、作用和地位会在高校的各项评估工作中得到体现和发展。
二、评估档案材料是开展教育评估的基础和依据
高等学校档案是高校在从事教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录（1），是高校建设和发展的历史见证，是高校“昨天”的真实写照。高校档案不仅反映了高校的历史面貌，同时也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。
在高校教育评估实施过程中，由于评估专家考察评估时间十分有限，要想全面了解和掌握学校工作的动态运行情况，必然重视对档案资料的查阅。事实上，不论何种形式的教育教学评估，都要从大量的统计报表、数据、文字说明和其它载体的档案资料中考察一所学校如何开展工作，其结果如何等。高校档案因其独有的原生性、真实性、系统性而成为评估专家了解学校各方面办学情况的重要媒介，是全面展示学校工作成就与办学特色的信息窗口，对于受评单位的工作陈述具有重要的支撑和验证功能。实践证明，收集齐全完整、整理科学规范的评估档案材料是开展评估工作的重要基础，是评估专家系统准确了解学校各项工作进而作出科学评估的必不可少的凭证依据。
三、评估档案管理中存在的一些问题
虽然高校档案建设对教育评估意义重大，但是，从迎评工作实践来看，高校评估档案工作中仍存在许多问题，有待进一步优化与规范。
(一)评估档案管理意识较薄弱。评估指标对高校办学条件、办学水平、办学效果等的考核主要是依据学校提供的评估档案材料来进行的。但是，有些单位平时对应归档文件材料在形成阶段的建设重视不够，
没有从源头抓起，导致出现档案材料积压、收集不全等问题。一些高校在接到教育部参加评估的通知后，才着手收集整理评估工作所需的各类文件材料，发现许多工作虽然做了甚至做得很好，但因为没有形成文字材料或没有注意收集归档，导致最后无证可查。为通过评估，很多高校不得不再次投入大量人力、物力和财力重新整理补充材料，造成很被动的局面，给工作带来很大不便甚至损失。
(二)评估档案管理方法欠规范。在评估中，高校通常是以馆藏档案材料为基础，根据评估工作的需求对档案材料进行必要的补充、加工和整理，按照评估指标体系的框架陈列在一起，使之成为学校本科教学工作的缩影，以全面、系统地反映学校的教学工作情况，供专家查阅。但是，在按评估体系整理材料的时候，在材料的分类管理方面目前尚没有统一的标准和规范。笔者通过对高校教学评估档案管理现状所进行的调查发现，主要的分类管理模式大体有三种：A、一级指标＋二级指标＋观测点＋具体项目；B、一级指标＋观测点＋具体项；C、二级指标＋观测点＋具体项。而上述几种分类管理模式都与高校现行的档案分类管理体系相脱节，难以实现有机衔接，给评估档案的移交和查找利用造成困难，不利于高校档案信息资源的整合与共享。
(三)评估档案后续管理不到位。评估档案材料在迎评过程中往往被视为非常重要，但在评估工作结束后大多数高校并未及时将评估材料向档案部门移交，导致这部分档案材料的管理较为混乱。有的材料是为迎评而从其他部门抽调过来的，评估工作结束后材料即被撤走，难以反映评估工作全过程，很多高校评估办是临时机构，撤掉后评估档案无专人管理，材料丢失现象严重；有的把评估档案锁起来，变为某些部门的私有财产，使档案的利用范围受到限制；有的未评高校到已评高校参观学习，由于评估档案分类不明确，材料存放地未明确标出，造成盒内资料残缺不全；很多参加评估的高校按照评估指标体系整理材料，
由于没有规范地分类保管，在高校其他评估工作中(如，精品课评估、学位点评估等)出现“拆东墙补西墙”现象，把有关材料从教学评估档案中抽出来放到其他评估档案里，使教学评估档案无法完整、齐全地保存下来；有的学校只注意整理评估工作需要的材料而忽略了对评估工作整个过程材料的收集整理等等。上述评估档案管理无序的现象，势必对高校今后的档案管理和评估工作产生不利影响。
四、评估档案管理规范化的几点建议
为了更好地发挥高校评估档案材料的作用，提高评估工作效率，提升评估结论的可信度，高校亟需从档案观念、管理措施和制度建设等方面加强评估档案的规范化建设与管理。
(一)强化全员档案意识，更新档案管理观念
档案意识的强弱直接影响着档案工作的质量和档案事业的发展，为了更好地发挥高校档案工作在教学评估工作中的重要作用，必须广泛开展档案宣传活动，让全体师生员工都对档案的重要性有更为深刻的认识，以充分调动他们形成档案、保护档案的积极性和自觉性。为了适应教学评估工作的需求，高校必须转变一些传统的档案观念，树立超前意识和服务意识，及时制定科学的评估档案管理方案和计划，使档案工作和学校的各项工作同时起步。进一步增强教学部门与档案部门之间的相互理解和支持，理顺内部关系，形成全校教学与档案工作“一盘棋”的局面，使评估档案建设与管理工作步入良性循环轨道。
(二)以教学评估为契机，不断完善评估档案管理
在教学评估动力作用下，绝大多数高校在接受评估前都加大了档案建设力度，显示出集中人力、物力和时间全面推进档案建设的热情和解决档案工作问题的决心。高校档案部门要以此为契机，加快解决现存问题，完善档案管理机制，提高管理效能。教学评估工作对于档案工作是一次全面的考验和检阅，其中发现的一些突出问题值得我们给予高度重视。以院系档案管理方面存在的问题为例，由于工作规范化程度低、管理不到位，学院、系、教研室三级建档、存档部门职责不明，归档机制不健全，
导致文件材料重复归档、不归档、漏归档现象较为普遍；亟需在科学划分二级学院档案类目的基础上，明确院系档案的建档、存档和管理职责，加强对院系档案工作的指导与业务培训，定期开展对基层档案工作的督查。另—方面，评估工作中暴露出的一些档案工作薄弱环节，也为我们完善评估档案管理指明了努力方向，如丰富馆藏内容、完善馆藏结构，整合各类档案资源、确保统计数据整齐划一，提高人员素质、优化档案工作人力资源，转变编研工作重心(从服务党政管理转向服务教学科研)，提高信息服务的针对性与实用性，加速高校档案信息化建设等等。
此外，高校评估档案工作应当形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制，以此为档案管理日常运作机制提供质量上的监控与保证，避免把问题都积压到评估来临前仓促解决。这种周期性的自评机制能够成为评估档案工作自我驱动的动力，推动档案工作在反思总结、扬长避短的过程中，构筑扎实基础，与时俱进，持续发展。
(三)加强评估档案制度建设，制定统一的评估档案管理办法和分类体系
首先，在评估档案分类方面，依据评估指标内容体系收集的评估档案的专题性很强，不适宜按年度和组织机构分类，可考虑采用问题分类法，以强化文件材料在内容方面的联系。其次，制定统一的评估档案管理标准，开发评估档案信息管理系统，强化评估档案的信息化、网络化建设，确保档案信息资源库的质量及网络环境下档案数据的通用、共享与交换。最后，由于管理规范上的不统一，评估工作中形成的各类文件材料归到学校档案部门后，
与其他门类档案的相互关系难以清楚界定。如何实现评估指标体系与现行的高校档案分类体系的有机结合，如何在集中统一管理的基础上有效整合各类档案信息资源已成为摆在广大高校档案工作者面前的重要课题。对此，笔者有以下三点建议：
1.
适当考虑补充修改《高等学校档案实体分类法》中的内容，把有关的评估指标项目列入《高等学校档案实体分类法》中。在档案管理上可结合国家档案局发布的《归档文件整理规则》的要求，实行“简化整理，深化检索”的方式，由学校档案部门负责对评估档案材料进行集中统一的管理、监督和指导。这样既能够保证学校教学、科研、管理等材料齐全完整，又方便评估工作查找利用，也减少了很多麻烦，节省大量的人力、物力和财力。
2.
在没有补充修改《高等学校档案实体分类法》期间，评估工作结束后应将评估档案作为专题档案及时向学校档案部门移交，将其纳入进入规范化管理轨道，为提高评估工作效率和质量提供有力保障。
3. 召集评估专家和档案专家就评估档案和学校档案如何融合到一起的问题进行探讨、论证，制定统一评估档案规范和管理办法。
4.
把高校档案管理加入教育部的评估体系中，在评估高校教育教学的同时，也对高校档案管理进行评估。使高校档案管理与学校的教育教学管理同步进行。
总之，高校评估档案作为高校办学过程中各种有价值信息的最客观真实、最系统全
(下转第42页)
立足档案工作践行社会主义荣辱观
华南理工大学档案馆 欧阳慧芳
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2006年3月4日，胡锦涛总书记在看望出席全国政协十届四次会议的委员时提出，在我们的社会主义社会里，要引导广大干部群众特别是青少年树立以“八荣八耻”为主要内容的社会主义荣辱观。社会主义荣辱观是社会主义价值观的集中体现，是凝聚人心的坚强纽带，是实现社会主义宏伟目标的强大精神动力，是全体公民为人处世的精神指南，更是全体党员加强党性修养，发挥党员先锋模范作用的具体指导和要求。胡锦涛总书记提出的“八荣八耻”为全社会树起了一个新的道德标尺，短短8句话，却字字千钧，意义深远，旗帜鲜明地指明了什么是善恶美丑，让大家知道了是非、善恶、美丑的界限，明确了该坚持什么、反对什么、倡导什么、抵制什么。它体现了社会主义先进文化的内涵，倡导了社会主义基本道德规范，赋予了我们新的人生信条，帮助我们明确社会主义荣辱观，从而明确科学的人生观、世界观和价值观。古语说“不知荣辱乃不能成人”，这是我们的祖辈千百年流传下来的珠玑名言。知荣明耻，是中华文明赖以维系基本的文化价值的坚强基石。而在当前构建和谐社会的大环境下，在共产党员先进性教育活动开展得如火如荼的大背景下，作为高校档案工作者，我们又该如何将知荣明耻付诸于日常的工作和生活当中呢?
一、爱业乐业
爱业乐业，是做好本职工作的前提，档案工作者要积极响应号召，牢固树立社会主义荣辱观，就应从本职工作做起，“生命一分钟，敬业六十秒”。事实上，快乐和尽职如影随形，责尽心安，苦中孕乐，只要干一行爱一行，全身心地投入进去，就能从中体会到乐趣。最近几年来，随着高校招生规模的扩大，移交进馆的各类档案呈逐年递增的态势，尤其是教学、财会类档案更是以惊人的速度持续增长。面对下作量大量增加而馆内人员编制却仍停留在10年前的标准的现实，我们没有丝毫的抱怨，而是比以往更勤奋扎实地埋头苦干，有时甚至到了废寝忘食的境界，做了大量基础性的业务工作，仅在去年全馆就立卷近7000卷。大家各司其职、分工合作、齐心协力、团结互助，经过同事们的共同努力，使我馆各项工作都开展得井然有序、忙而不乱：各类材料归档及时、立卷标准、规范；用于检索的目录齐全完整；提供利用、编研等工作持续有效地开展。
二、热情服务
高校档案工作人员作为高校职能管理队伍中的一分子，要心系全校师生，怀抱着一种强烈的责任感和使命感，以良好的态度服务于大众，正如歌中所唱“以服务人民为荣，以背离人民为耻”。档案馆作为学校的职能部门，同时又是窗口单位，工作人员的一言一行、一举一动都会对利用者产生潜移默化的影响。因此我们要时刻保持一种昂扬的工作热情，勤勉的工作作风以及良好的工作状态，细致周到地为广大师生提供优质的服务，让群众满意。而要做到这一点，就必须在平时加强自身的道德修养，培养优秀品质，提升服务意识，树立档案工作者的良好形象。在这一点上，我馆人员是做得非常好的，一直都有不错的口碑。比如，每当有利用者走进办公室，我们都会热情地迎上去，耐心地询问他们有什么需要帮助，一旦明确了他们的要求，我们就会迅速快捷地为其办理。对于学校其他部门的求助以及社会上各类利用者，我们也是有求必应，想人之所想，急人之所急。近年来，我馆以极高的工作效率，不畏辛劳，先后为学校本科教学评估、名师系列丛书的出版、《羊城晚报》等媒体提供了大量的相关资料，深受师生和社会各界的好评。
三、加强学习
不断学习，提高业务素质，增强业务能力，也是我们高校档案工作者努力践行社会主义荣辱观的具体要求。档案工作看似平凡琐碎，但要真正做好，也并非易事，尤其是在信息化高度发达的今天，更应与时俱进，更新观念，加强学习，否则就会被时代所淘汰。我馆同志十分注重自身能力的提高，大家在业务上都不甘落后，互相学习，营造了一种你追我赶，共同进步的良好氛围。例如，积极推进档案信息化建设，努力学习新的档案系统管理软件，通过一段时间的摸索实践，大家已经熟练掌握了软件的使用方法，并且做到活学活用，在摸索中增强了自己解决问题的能力：我们还组织人员，踊跃参加各类学术报告会和各种档案专业知识培训班，了解专业领域最新动态和前沿信息；到兄弟院校参观学习，跟同行们交流沟通，借鉴别人的先进管理经验；利用业余时间读书学习，如饥似渴地汲取知识的养料……通过这些方式，我们大大增强了自己的业务能力，提高了自身素质。此外，我馆同志也善于在工作中总结经验，将自己的心得体会诉诸文字，形成一篇篇颇有见地的文章，散见于各级各类专业期刊。仅去年，我馆人员发表的论文就有11篇，参与编辑书两本，成果颇丰。
四、善于积累
档案人员肩负着记录历史、传承文明、造福大众的重要使命，应注重结合工作特点，配合学校的“文化兴校”战略，在校史的挖掘、相关资料的搜集整理和校内人文景观的考证核实等方面多下工夫。平时要经常性地、随时随地地收集、积累相关资料，厚积薄发；既要立足馆藏，还要经常查阅、吸收一些报刊、书籍的相关内容；要保持对档案工作的高度的职业敏感，经常思考，注意观察，深入校情，做好笔记。在这一方面，我们也做了大量的工作，且成效显著。如陈国坚馆长在日常业务量逐年增多的情况下，充分利用业余时间，遍访市内大小图书馆，查阅搜集了大量校史相关资料，加上其多年的用心积累，凭着对学校的深厚感情和历史责任感，以极大的毅力，完成了一系列校内人文景点的考证工作，保留了很多珍贵资料，如我校北区的青砖碉堡、刘义亭、12号楼前的日晷仪、1号楼前的中山像等等人文景点的考证工作都是由陈馆长完成的。档案馆全体人员在繁忙的日常工作之余，也积极致力于档案编研，如协同校内其他部门，校勘或编写出版了名师系列丛书、校史丛书、教育思想文集等等，编研产品不断丰富，为弘扬学校历史文化贡献了自己的力量。
五、热心各项社会活动
响应党的号召，积极参与各项活动，热心公益事业也是践行社会主义荣辱观的具体体现。结合保持共产党员先进性教育活动，反腐倡廉等等，我馆组织开展了一系列相关活动，如先后到广州烈士陵园、农民运动讲习所、省博物馆、省档案馆等处参观各类共产党员优秀事迹图片展、抗日战争胜利60周年图片展等等，看图听史，深感今日之幸福得来不易，从而激发了无限的爱国热情。另外，为海啸灾区捐款、为贵州贫困山区小学捐款捐物、尽己所能关爱救助社会上的弱势群体，这些举动都无不体现我馆人员的爱心和善心。孔子提倡“仁”，仁者对大众有强烈的爱心，对社会有至诚的关怀，人一生的荣辱，都与是否行仁密切相关。我想，我馆同志都是深谙此理的。
此外，作为档案工作者，知荣明耻还体现在一个很重要的方面就是爱国爱校，保守国家机密。在当今档案开放化潮流下，如何确
（下转第45页）
从档案利用价值和保存价值看高校档案管理
石华 陈清明
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档案利用是实现档案工作目的的一个关键性环节，也是档案部门赖以存在和发展的重要基础。能否利用档案与档案内容是否归档是紧密相联的。在高校本科评估中，档案馆(室)对保管期限不足15年，且短期内需利用的材料是否需要保存存在着分歧。
笔者偶然与外资企业高级管理人员有过关于档案的讨论，有幸参观了美国、法国两家跨国公司在中国的企业实体，看到一些现象。
现象一，利用是外资企业保存文件技术资料的目的。两家跨国公司对所属企业、部门形成的文件资料均视为公司文件管理的管辖范围。总公司运用网络进行全球化管理，并对所属公司、部门每日形成的电子文件进行专门管理。公司内部的管理网络是全球性的，为本公司独有，外人不能进入，一般地，为防止泄密，公司所属计算机未经允许不准与互联网联通。如经批准在互联网上查询相关资料的计算机用户，定期会收到清理病毒的通知，在纸质文件中，特别重要的材料集中保管。一般文件、技术资料原则上谁形成谁保管。美国公司要求各协作部门对其形成的文件材料一年一次登记备案，并签订责任书。责任书内条款涉及法律义务、保密要求等。法国公司在责任权限方面则规定得更为细致。工作人员离岗时需向公司移交公司所属的相关纸质文件资料，同时不再拥有进入公司网络的权1限。
现象二，积累是外资企业保障利用的基础。法国公司重视积累材料。文件技术资料、管理材料等积累要求均已写入管理工作条款。一日一会安排、会议记录、产品技术要求、质量要求、所用原料来源厂家厂名、出厂日期、出厂批次、自家产品生产、出厂、安装等一系列管理均严格要求备案，内容详尽清晰。
现象三，重视积累利用，保管方式简单。法国公司由法国总公司统一保存全球性电子文件。除财会档案集中保管外，各所属公司、部门文件各自归堆存放。这有点类似我国的分大类，如工作报告、基础建设等。技术文件资料产品研发部门保存、利用，各有关技术人员所占资料有所偏重，不能完全占有全部资料。保管方式因人各异，不求统一。
我国高校与外资企业虽属不同性质单位，但对档案的利用和保存认识却有极大不同。
认识一，注重档案积累，细节性材料要求不一。细节性材料包含的是保管价值不足15年，但在3至5年内可能有利用价值，一般未作归档范围的文件、表格、卡片、记录单等资料。高校档案中对教学、科研、基建、设备等都未作细节性材料的要求说明。一般多强调永久、长期保存的档案，细节性较强的文件材料未作硬性规定。合同、协议中对产品型号、生产厂家、质量标准、验收标准等未作详尽记录和要求。
认识二，重视档案利用，档案维权意识存在差异。外资企业管理中利用文件材料直接由文件资料的形成部门提供，其技术核心材料由公司统一掌握，管理严谨，企业机密防范严密。高校档案利用工作中，档案馆(室)只提供已归档保存的档案。在细节性材料未完全归档的情况下，一些材料也有散失的可能。假如涉及这些材料内容，档案利用只会成为一句空话。
认识三，讲求成本观念，档案保管方式很大不同。我国档案实体集中统一管理，由上至下体系规范，各级各类档案有专人管理，能保证款项库房的基本使用。分类详细，实体保管条理清晰，手工和计算机操作均可实行，外资企业档案无专人管理，一般文件材料不要求“分类”、“整理”，更谈不上编号。成本观念强。
由此，笔者开始思索档案利用价值和保存价值。
档案的“存”与“毁”是工作人员根据档案的价值，确定档案的保管期限而进行的档案价值鉴定工作。“从一定意义上说，鉴定档案的价值就是鉴定档案的保存价值。①“就某一特定的档案而言，该行为过程的实质，就是具体地甄别和预测某一档案的利用价值。”②“在档案学和档案工作实践中，通常所说的档案价值，指的是档案的利用价值。”③档案的利用价值“或是凭证价值、或是参考价值。或是历史价值，或是现实价值，或是学术价值，或是情报价值等”④可以说对近期或以后都是有作用的。
档案的保存价值与档案的利用价值是两个既相互区别，又相互联系的两个概念。“档案的利用价值是保存价值的基础，保存价值是利用价值的时间限度，档案的保存价值包括利用价值和保管代价。”⑤
1．档案的利用价值是保存价值的基础。判定保管期限为永久、长期的档案进入高校档案馆(室)是勿庸置疑的。这部分档案是我们所说的有保存价值的档案。一些细节性材料没有归档，这是我们在制定归档范围时未能把细节性材料作为归档内容决定的了。本科评估中所需要的细节性材料是在近期有利用价值的，也应该是有保存价值的。
2．保存价值是利用价值的时间限度，它包括利用价值和保管代价。笔者认为，这里所说的利用价值的时间限度指档案的保管期限，保管代价指保管成本。“确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要为国家积累历史文化财富的需要。”⑥“凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。”⑦除“不归档的文件材料”外，细节性材料是否归为短期保管之列，各高校认识不一。如一年有效的合同、协议，学院、系教学管理材料、学生试卷、未毕业学生的学籍表等。散存散放的现象存在，也有的采取院、系自行保管的方式。
笔者认为，从档案利用价值和保存价值来看，高校档案馆(室)对保管期限不足15年，且短期内需要利用的材料，档案馆(室)需要宏观调控，微观管理。具体说来，可以采取以下措施：
1．在宏观上，档案馆要进行指导。这类材料可采取不归入档案馆内，由各学院、部门自行管理。对各学院、部门的材料，可进行简单分类，如年度一问题或年度一机构。不必严格按照归档材料的整理要求，简单的话可以采取流水号方式登记造册，还分散保存。采取按一年一度拟造清单，并建立相关责任制，保证材料不遗失。
2．在管理上，档案馆需对各类人员进行培训。设置专职人员成本高。各人管好自己手中资料，内容清楚，结果明了。每年度清理一次，对管理工作总结也有好处。大家都是管理者，在利用的时候，只要责权分明，大家就会群策群力，达到预期目的。如学生考试试卷整理，就可根据教学管理部门要求进行。教师从试卷内容、难易程度、试卷质量分析等多方面把关，整理好后可以集中到学院，也可由教研室保管，以便日后检查、评估等用途。这样才会高效率高回报，达到各类检查评估的要求。
3．在管理中要建立抽查督促制度。这是起约束作用的。每年定期检查各类材料的完整，可以促使各类人员重视材料的积累。把基础工作做扎实，共同营造和谐的管理机制。这些不仅仅只对本科评估有好处，还有利于学校管理工作的科学、严谨、规范，更有利于反映出学校的真实面貌。
参考文献
①②④档案管理学，邓绍兴、和宝荣，中国人民大学出版社，1989年第1版第9697页
③档案学概论，吴宝康主编，中国人民大学出版社，1988年版第50页
⑤论档案价值形态，张贵华，档案学研究2003年第三期第13页
⑥⑦高等学校档案工作规范，第二章6．3．5．1
资源共享，实行区域联合开发教育档案信息
陈新 徐欣云 王恺 陶家柳
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信息化已是当今社会发展的一大趋势，但有些信息留存于纸质文档或尚未经过信息化手段处理，而成为“沉睡”的信息。如何在信息时代加快传统信息的数字化、网络化，已经成为我国信息化建设的当务之急。国家信息化发展战略的指导思想和方针中，明确提出了信息化要“以人为本，惠及全民”，从而达到人人共享信息资源的目标。就高校而言，实现资源共享，从而使高校档案利用效益达到最大化，应当成为21世纪高校档案工作者的重要课题。
一、教育档案信息资源共享的必要性
近年来，国家为中小学、高校信息化方面投入数百亿元，但教育资源依然未能很好地整合、利用。教育部教育管理信息中心综合处处长刘学民说，这就像“修了高速公路没有车，有了车没拉货”一样，信息资源的利用率大打折扣。他说，我们必须对信息的再利用好好挖掘，“唤醒”教育资源，实现优质资源共享更是迫在眉睫的问题。
目前教育信息化尚存在诸多薄弱环节，教育界大量宝贵的资源，如教师的教案、试卷集、教学磁带、录像带等分散零乱，缺乏系统性和一个资源共享的平台。大多数高校的档案资源未得到充分的开发利用，档案利用率也较低。
而长期以来，在计划经济体制的严重束缚下，档案工作由于自身的性质和特点，长期处于一种封闭状态，档案工作者逐步形成了比较保守僵化的思想观念，手工查寻、柜台式坐等传统服务方式，
已经成为档案工作的积习。为迅速适应信息社会的发展需要，使档案和档案工作能更好地为我省教育服务，我们提出全省教育系统开展档案信息共享工程，“唤醒”教育资源，实现优质资源共享。通过高校档案信息共享，可以使得我省各高校档案工作优势互补，使得孤立的信息连通起来，让优秀的教育文化流行起来，从而使高校分工协作，全面协调发展。
另一方面，我省高校档案信息化建设的突出问题是谁有钱谁就建，各自为政，有的学校用的是南京大学“南大之星”软件，有的却用国家档案局开发的“科怡”软件，有的自行研制软件，
由于技术标准、体系、接口存在差异，使本来可以互连互通的信息不容易实现共享，最后的结果是形成各自单一的“信息孤岛”。其实各学校在保管内容上，有许多雷同的内容，也有许多有特色的材料，如省教育厅的有关发文，本科评估的相似的工作程序形成的相似的材料，而特色课程形成的特殊材料可供共享学习，取长补短。如果这些信息资源能够为各个高校和教育主管部门共享，无疑将达到事半功倍的效果。
文化部副部长周和平在全国文化信息资源共享工程经验交流会议上说，为加大文化共享工程建设力度，文化部决定从2006年7月到2007年6月，在全国开展文化共享工程试点工作。档案是重要的文化传承工具，在文化共享工程中，教育档案信息共享同样应占有重要的一席之地。
这里介绍一下也许许多高校已经知道的CORE(China Open Resources for
Education)项目。CORE以推进中美两国高校之间的紧密合作与资源共享为使命，并相信这是世界教育发展的大势所趋。CORE是在MITOCW的启发下，由美国IET基金会发起，并联合北京交通大学创建的非官方机构。MITOpenCourseWare是美国麻省理工学院(MIT)的一项伟大创举。通过它，MIT将逐步把其所开设的全部课程的教学材料和课件公布于网上，
供全世界的求知者和教育者们无偿地享用。CORE以“开放共享”和“精诚合作”二者作为其价值观念的核心。在不断为中国教育引入国外优秀教育资源的同时，CORE更将携手中国高校将其优秀的教育资源灌输到全世界，从而实现中国教育与国际教育的“双向接轨”。
目前，国内已有200多所大学的图书馆与CERNET联接，并通过图书馆主页揭示馆藏资源， 已经形成了图书馆资源共享网络的框架。以CERNET为依托建立的CALIS系统更是一个网上文献信息资源的共享体系。
这对于我们省范围内档案信息联合开发具有借鉴意义。
二、高校档案信息共享的模型
根据档案信息实体管理和信息管理来分，有两种档案信息共享模型：
1.设立高校文件中心
在省教育厅，开辟出一定的区域管理和展出各高校的文件档案材料，设置专门的人力负责管理和提供利用，建立类似的文件中心。“文件中心”能在许多国家得到推行，根本原因是它具有“经济、高效”的突出优点。它可以大大节省各高校专设保管机构耗费的人、财、物资源，节省了保管的费用，还实现了资源联合，能体现出规模效益。
在我国传统的档案管理理论中，以“归档”这一环节作为文件转化为档案的分界点，导致实践工作中出现了很多合情却不合理的现象。比如，在目前的档案管理模式下，由于基层档案人员认识档案的局限性和立档单位的工作查考需要，使得大量没有长久保存价值的普发文件、事务性文件被各单位分别归档保存，最终导致了各档案馆馆藏中数量惊人的重份文件。要彻底解决诸如此类的问题，必须通过管理体制的改革来实现，而文件中心的出现正是一种积极的尝试。文件中心介于综合性档案馆和各高校档案室(馆)之间，将各学校形成的大量文件，包括电子文件，进行集中整理、编目、鉴定、管理并提供利用，最后再统一移交到档案馆。这种模式有利于杜绝重份文件，从而大幅度降低档案馆的文件重复率，同时也有利于档案价值鉴定的科学规范和统一，从总体上节约了档案管理成本、提高了管理效率。文件中心在进入正常运作状态后，可以不断扩大管理范围，从而逐步取代高校档案室
(馆)，最终实现资源规模化、信息数字化、管理标准化、服务社会化的档案管理模式。
但是，文件中心的设立也会存在问题， 1、各参联高校的档案意识减弱。各单位认为第二年文件移交到中心后自己就完事大吉，
以后就可以不闻不问了；
2、文件在第二年就移交进中心，有些还处于尚未处理完毕或正在利用的状态，这样做不利于文件或档案发挥其现行效用；3、收集归档的文件偏重于文书档案，而对声像档案等特殊门类和载体的档案归档意识不够；
4、检索工具单一，只有案卷目录一种： 5、编研材料不够深入，只限于编辑大事记和一些文件汇编。等等。
2.设立教育档案信息中心
信息对一个高校的成功是极为重要的。教育档案信息中心的管理目标之一，就是及时地以适当的方式给需要文档信息的用户，提供符合其利用权限的、有价值的文档信息。文件中心进行信息管理的有效方式就是要建立一个文档信息共享的环境，
而这种环境的营造是同文档信息的规范化处理等活动密不可分的。教育档案信息中心应当是在办公自动化环境下的高度信息化、网络化的信息控制中心。
为了满足社会各界对教育文件和信息的需求，档案信息中心应重新划分利用权限，并通过现代化技术手段，提供多元化、网络化、社会化、跨时空的信息服务。同时，可以利用已有的信息管理系统和数据，在档案实体移交进馆以后，继续提供该部分档案的信息服务，一来增强信息的集约化程度，避免了很多利用者四处奔波、舟车劳顿的辛苦，方便社会各界的利用；二来也有利于分流档案馆的普通利用者，使档案馆腾出主要精力，开展深层次的利用和编研工作、加强档案理论与技术的研究，突出档案馆的历史文化价值和学术研究功能。
上海在这方面的工作做得比较好。 上海高校档案信息网 (http：／／www．shgxda．ecnu．edu．cn／)是高校档案信息资源共享做得比较早、也是我国目前唯一的范本。它设立了学术前沿、珍档集锦、网上展览、国际瞭望等栏目，由上海市高校档案学会主办，使之成为上海市各高校交流活动信息和工作经验发布的平台。这成为我们构筑信息共享工程的他山之石。尽管如此，我们的课题更想拥有的是构建一个高校之间办公自动化平台，构建一个可以进行文件传输、档案数据库共享、彼此交流的平台。
三、区域资源共享的具体举措
1.制度建设
各高校和省教育厅只有依法建立和健全保证文件中心正常运作的各项工作制度，并通过强有力的措施和手段保证其实施，才能使教育档案信息中心的正常运转得到必要的制度保障。
这些制度应当包括：各高校向文件中心定期移交经过整理的文件(信息)的制度：各高校按照文件(信息)中心组织编制的鉴定手册开展文件选留和确定文件保管期限的制度；文件(信息)中心按规定鉴定和销毁文件或档案的制度；文件(信息)中心依法保守国家机密的制度；文件(信息)中心依法对各政府部门文件进行公开性鉴别的制度；文件(信息)中心的服务制度；文件(信息)中心为档案馆挑选具有永久保存价值档案的制度；文件(信息)中心的机构和人力资源保障制度；文件(信息)中心经费保障制度；文件中心的安全保卫制度等。
除此之外，还应设立地区性多边形利用协议。
2.共享标准的建立和使用
在政策上，前面已有提及，文化部决定从2006年7月到2007年6月，在全国开展文化共享工程试点工作。教育档案信息区域共享工程已经有很好的政策支持。而信息设备资源共享协同服务标准化”王作组也于近日在北京揭幕，其核心任务是制定IGRS(信息共享)标准，这是标志着中国版无线／有线网络接入标准开始走向前台，更开启了企业为主体制定技术标准的新模式。
为加快全国文化信息资源共享工程建设，规范信息资源数字化工作，经组织专家论证，文化部决定在全国文化信息资源建设中采用科技部科技基础条件平台建设重点项目：《我国数字图书馆标准与规范建设》http：／／cdls．nstl．gov．cn
我们的课题应对(1)元数据标准：元数据层是对底层数据集的描述信息。对数据的内容、质量、数据量、采集方法和所有者等作出说明。访问者可以通过元数据了解数据集的概况并由此判断是否是符合需要的数据(2)OAI协议，OAI采用符合开放系统互联(OSl)的标准协议，致力于资源间的互操作性和对分布式资源进行统一检索和开发(3)IS02709标准进行细化。
3.共享型人才培养
在信息密集的本世纪，档案工作者的作用将日益重要，他们不仅仅是档案管理者，更应该是档案信息资源的开发者和档案信息咨询专家，这是信息时代赋予他们的历史使命。利用网络技术解决计算机管理和利用档案信息资源，使用的是高科技、现代化手段，要求档案工作者不仅要掌握管理档案的专业知识，还要掌握现代化技术(包括计算机应用、多媒体技术、网络知识、信息存贮技术、分析处理技术等)。同时，档案工作者要不断地学习、熟悉档案管理的法律法规，培养为用户服务的思想和技能。随着档案、档案管理与文件、电子文件工作之间界限的模糊，档案工作者需要熟悉文件形成的全过程，以便于分辨文件的真实性、完整性。档案工作者还应具有对网上纷繁庞杂的信息进行分类标引、有效管理的专业知识和技能，可以进行电子信息资源的二次开发与建设，过滤掉无用的灰色信息，开发出新的档案信息产品，为用户提供有效的增值服务。
新时期如何发挥人事档案的作用
江西农业大学廖述香
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人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记载和反映个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现等内容的文件材料，以个人姓名为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他各种形式的原始记录。我国的干部、职工、学生(从中学开始)以及其他许多行业的人都有人事档案，但人事档案的主体是干部档案和职工档案。
人事档案自20世纪50年代产生以来，在中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面做出了不可磨灭的贡献。但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案的作用逐渐淡化，甚至在一些人心目中成了可有可无的产物。
一、人事档案作用削弱的原因
造成人事档案今天如此尴尬的现状，既有时代前进、社会发展的原因，也有人事档案管理自身的因素。现从以下几方面来分析。
1.社会主义市场经济地飞速发展，人才流动频繁，人档分离现象增多，削弱了人事档案的作用。
人事档案是由一定单位组织建立并管理的，它有着明显的隶属关系，在计划经济时代发挥了很大的作用，一个人要调离原单位，必先调其人事档案，才有户籍等关系的迁移。随着改革开放的深入，特别是户籍制度的改革，这种局面逐步打破，人才流动日渐频繁。有的单位为了留住人才，减少人才流失，只得扣其人事档案，产生人档分离现象；一些用人单位为了引进人才，除了物质刺激，再就是违法为人才重建人事档案，造成一人多档现象；一些人才出国深造、务工等，无需人事档案，形成遗弃档案现象。因此，人事档案现存在人档分离、一人多档，有人无档、有档无人的混乱现状。由于受时间和地域等限制，用人单位无法及时查阅所用人才的档案，人事档案没有发挥其应有的作用。企业(特别是外企、私企)只重视人才的现实表现及能力，聘用人才无需考察其档案，一定程度形成人事档案无用的观念。
2.人事档案管理制度滞后于社会发展的需要，制约了人事档案作用的发挥。
现行人事档案管理制度产生于二十世纪九十年代，已无法满足社会飞速发展的需要，如现行干部档案管理制度是中组部在1990年颁布的《干部档案工作条例》。由于人事档案管理制度严格，人事档案不存在广泛提供利用问题，查阅人事档案必须有充足的理由。如查阅干部档案，明确规定“利用单位须派两名中共正式党员干部，持《查(借)阅干部档案审批表》，按干部管理权限办理审批手续后，方可查阅。”查阅人事档案手续如此繁琐，用人单位往往不愿增加用人资本，不去查阅人事档案。
人事档案管理部门没有适应时代发展的需要，没有采取相应措施，积极服务于社会或用人单位。在计划经济时代，人事档案管理部门高高在上，采取封闭式管理是时代的需要，而现在这种管理办法就阻碍了单位对人才的考察需求。现在人事档案管理注重保密，缺少对人才信息的开发研究；注重保管，缺少为用人单位的创新服务；注重传统检索，缺少先进科学技术的应用。
3.人事档案管理制度缺少监督机制，影响了人事档案作用的发挥。
人事档案材料具有形成时间跨度长、历时久、涉及面大等特点。人事档案管理虽有一套完整的制度，但在执行中缺少监督机制，人事档案工作的好坏很大程度取决于管理人员的责任心。现在，随着电脑在工作中的运用，有很多单位已把职工个人基本信息输入电脑，单位组织对人事档案实体查阅利用相对减少。如果一个人一生只在一个单位工作，业绩平平，组织对其档案的利用相对是较少的，无法及时发现档案材料的缺少。现行人事档案管理制度严禁本人及其亲属查阅档案，本人无从知道其档案材料内容，往往有些人到了退休年龄，才被组织告知缺少某某材料，由于各种原因，缺少的材料往往无从找查，由于档案管理人员的变动，更无从追究相应责任。
人事档案材料收集较难。人事档案材料形成历时久、涉及面广，跟随本人一生，材料形成时间不可预知，如果人事档案管理人员责任心不强，或对档案材料形成的信息缺少，各单位归档人员又由于种种原因不能及时归档，也会不同程度地造成档案材料的不完整。在人事档案的转递交接中，也出现过档案丢失的报道。虽说国家制定了相应的档案法规，但在现实中也难以监督、实行。
4.人事档案材料内容陈旧、缺少个性化，手续不够规范等导致人事档案质量下降。
人事档案材料内容陈旧。人事档案内容通常由个人履历、自传、考核鉴定、学历学位、职称、政审、入党入团、奖励、工资、任免等材料组成。每个人的材料大同小异，没有特色，可读性不强。有的人事档案长达十年之久没有增加新材料，没有参考价值。随着社会发展的需要，人事档案中缺少新内容材料的补充，如个人信用材料、业绩能力材料、遵纪守法情况、实际工作表现材料等。
人事档案材料填写不够规范。人事档案的填写质量既取决于本人，又取决于组织鉴定。个人在填写档案材料存在以下几种情况：组织说明不够详尽，个人不知如何填写；个人填写态度不够端正，胡乱简单填写；少数人填写弄虚作假，造成档案内容不真实等等。一份人事档案材料从形成到归档，通常还需经单位组织鉴定，也往往会出现好几种情况：组织鉴定内容单一、缺少个性，多属于放之“四海”皆可的用词，鉴定内容多为政治表现，轻视对个人品德、能力、业绩的如实填写；有的鉴定内容非常简单，只用“同意”二字，没有参考价值；有个别鉴定者甚至别有用心，对鉴定内容歪曲填写等等。
人事档案材料手续不全，从另一方面造成人事档案质量下降，有的存在应盖公章而未盖的现象，有的存在缺少鉴定内容的现象，有的存在缺少材料形成时间的现象等，都在一定程度上造成人事档案不能发挥应有的作用。
二、适应时代发展需要，更好地发挥人事档案作用的策略
1.成立人事档案中心，取消由各单位保管人事档案的制度。
解决上述人事档案人档分离现象的一个有效办法是建立人事档案中心，取消现行按权限管理人事档案制度，杜绝扣档、重建档、弃档等现象，适应人才流动的需要。人事档案中心可根据“统一领导，分级管理”的原则，借鉴国外文件中心的管理办法，在一定区域(省或县)内设立各级人事档案中心，集中管理该地区的人事档案；各单位、组织、团体等的人事档案山该地区的人事档案中心统一管理，人事档案在各级人事档案中心之间转递，在全国形成统一的人事档案网；人事档案中心制定统一归档标准，在各单位培训一定的档案联络员，负责各单位的人事档案材料的收集归档工作；由各级人事档案中心对档案进行整理、装订，录入、维护、发布人事信息等，为各用人单位提供服务。
2.加快人事档案电子化管理的进程，扩大人事档案信息容量。
现行人事档案是纸质型的，要使人事档案适应社会发展的需要，就要使人事档案信息化、电子化，减少查阅利用时间，缩短查阅利用空间；及时收集人事档案材料，扩大人事档案信息容量，适应社会发展的需要。实行人事档案的电子化，借鉴发达国家的个人资信档案登记制度，让每个公民有个类似身份证的社会安全号码，通过这个无法伪造的号码，由人事档案中心统一征集人事档案信息，快捷完整地收集档案材料，把每个人的婚姻家庭情况、社会公德作风情况、就业情况、工作能力情况、职务业绩情况、教育背景信息、债务债权信息等采集并反映出来，避免目前人事档案所存在的尴尬境地，从而更好地发挥人事档案的作用。
3.落实个人对人事档案的知情权，加强监督与立法，保障人事档案的真实与完整。
人事档案是个人一生工作、学习经历的记载，关系到个人的切身利益和政治前途命运。本人的人事档案归哪个部门保管，保管有些什么要求，人事档案中的内容是否属实，是否缺少应归档的材料，本人都应该知道，从而形成一定的监督。但如何才能让个人知道这些情况呢?现在的人事档案管理制度是无法满足的，因为任何个人及其亲属无权查阅本人档案。所以必须保证个人查阅本人人事档案的权利。随着人才流动频繁、工作单位更换频繁现象的出现，人事档案材料收集工作面临巨大挑战，如何能更好地保证档案材料的真实完整，有效的办法之一也是落实个人知情权；其次是立法，用法律来保障人事档案材料的真实、完整和及时归档，提高档案工作人员的政治地位，责任到人，加强各级领导的档案法律意识。
制定规章制度，保障本人的知情权，严格遵守查阅制度，保证人事档案的真实性。落实知情权，就要适时地把人事档案电子文本或原件提供本人查看，或采取书面告知目录等方式。为保证人事档案的真实性、权威性，在个人查阅本人人事档案时，各级人事档案管理部门要建立健全规章制度，严格履行一定的手续，查阅要持“个人查阅本人人事档案审批表”并经过人事档案主管单位的领导签字，除档案管理人员外，还须派两名人员一起参与监督，并签字，坚决杜绝涂改伪造人事档案的行为。另外还要划分好本人查阅人事档案的范围，做好保密工作，对一些暂时不宜本人查阅的内容绝不允许查阅。
人事档案管理人员要有良好的职业道德，要有对人民高度负责的事业心和责任感，熟练掌握人事档案管理知识，收集、整理、保管好人事档案，保护人事档案的完整。采取多种形式，积极开展人事档案知情咨询服务业务，提供咨询渠道，更好地发挥人事档案的作用。
4.加大宣传力度，提高人们的档案意识。
人事档案管理在计划经济时代由于社会的需要，人事档案政治色彩极浓，人们对人事档案讳莫如深，一定程度造成了人们对人事档案的神秘感与陌生感，很多人(特别是年青人)并不知本人还有一份人事档案，更不知有些填写的材料要归档保存，档案意识淡薄。随着时代的前进，人才社会化，人才流动加快，人事档案转递的日渐频繁，人们才知其人事档案的存在及其重要性。但大多数人对人事档案材料的形成、归档、查借阅手续等并不清楚。所以，人事档案管理的各级单位要认真负责，加大人事档案工作的宣传力度。通过一定形式宣传人事档案的重要性，对人事档案的各项规章制度可采取网上公布、宣传讲座、电视专题等方式进行宣传。
提高人事档案的归档材料质量。各单位在本人填写人事档案材料前注重指导，尽量制定规范表格，说明详细，审核细致，对不符合要求的要其重新填写，对弄虚作假的要严肃处理：组织鉴定要求客观、公正、准确、详细，注重写实，符合本人特征。每份人事档案材料要求手续完备，要求加盖公章的必须要有公章，材料形成时间等填写要规范清楚，涂改处盖章等，从而提高人事档案的质量，为构建和谐社会发挥应有的作用。
参考文献
［1］ 郑艳丽《关于个人档案知情权问题的思考》，《档案学研究》2005年第3期
［2］梅园等《人事档案诚信面面观》，《档案学通讯》2004年第3期
［3］吕元智《构建国家人事档案中心的设想》，《中国档案》2003第4期
稳步推进高职院校档案信息化建设
苏州市职业大学 赵宁燕
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档案工作是学校工作的重要一环，它反映和记录了学校教学、科研、管理方面及建立、建设和发展的历史全过程，是反映和维护学校历史面貌的一项重要工作，是学校各项工作的重要组成部分，是评估利衡量学校教育质量和管理水平的重要依据，也是办好学校的重要基础工作，已成为高校教育评估的一项重要内容。
高职院校档案工作与高校档案工作的情况长久以来有着相当的差距。大多数高职院校的档案工作处于可有可无和不被重视的境况，档案管理大多还是传统管理模式，档案的基础工作非常薄弱，激励机制不健全，人员素质偏低，档案建设的资金不到位，信息化建设水平相对较低等，直接制约了档案信息化建设的发展。
2003年高校档案信息化建设高层论坛暨第五次学术研讨会上提出“要努力建设服务主导型的数字档案馆，即文件形成电子化，传播档案信息网络化，在线编研系统化，档案利用超市化，馆藏档案数字化，来馆利用趋零化”等一系列新理念和新设想。标志着高校已进入一个全面推进档案信息化、现代化建设的新时期，也为高职院校档案信息化建设指明了方向和目标。如何扎实、稳步地推进高职院校档案信息化建设，建设的内容、途径、模式就成为高职院校档案工作者关注的焦点和研究的方向。
一、建立保障机制
高职院校与高校档案工作的基础不一样，信息化建设也就不在同一起跑线上，在制定高职院校档案信息化建设总体规划时，既要清楚自己的差距，又要迎头赶上，同时，必须清楚地认识到，档案信息化建设是一项长期和艰难的工作，需要经过起步、试运行、成熟、全面应用四个阶段。所以，建立一整套长效的管理体制以保障档案信息化建设总体目标的实现就显得尤为重要。
首先，应将档案信息化建设视为学校“一把手”工程。校领导要从全局、战略的高度，把档案信息化建设列为校重要工作之一，抓紧抓实，抓出成效。成立以校长为组长、主管副校长为副组长，档案信息化建设的责任部门负责人和技术人员为组员的校档案信息化领导小组。领导小组是学校档案工作的最高行政机构，领导全校档案工作，负责档案信息化领导小组的常规管理工作，包括总体规划、规章制定，检查督促，组织协调、推进落实、培训人才、资金申请等。
其次，成立专门的技术小组，负责档案资源数字化策略制定、档案局域网规划与实施、信息安全、信息平台的技术支持，以确保总体规划在技术层面上的实现。
第三，建立校兼职档案员的网络，负责本部门档案信息的收集、整理、移交工作；负责档案信息化建设的宣传工作，提高师生员工对档案信息化建设的认识；负责收集和听取本部门对这项工作的意见和建议。
第四，制定相应的工作职责及考核要求。对领导小组、技术小组、兼职档案员及各部门都应制定详细的工作职责及考核要求，无论在哪一层面，都要实行“首问责制”，建立建全激励机制，将信息化建设作为部门业务工作和常规工作的重要内容来抓，其完成的指标纳入相应人员的考核范围。
第五，确保资金到位。上面四方面都属于管理机制范畴，只有资金到位，才完善了档案信息化的保障机制。档案信息化建设经费应列入学校年度经费预算，单独立项。通过增加经费投入，逐步完善所需的硬件基础设施，为档案信息化建设的稳步推进奠定坚实的物质基础。二、规范化的建设
在档案信息化建设的过程中，必须从一开始就坚持统一规划、统一标准和规范的原则，制定一套切实可行的符合本校的管理办法与制度，这是档案信息化建设高质量的基础保障。
首先，要切实加强对国家级和所属省级的各类标准规范的贯彻落实，尤其是所属省的各类技术标准和规范，以保证校档案信息化与省档案信息化建设在同一个平台上发展，最大范围地实现档案信息共享。
其次，校档案部门要以国家档案局颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子文件归档与管理规范》、《文件级目录数据库结构与交换格式》、《档案管理软件功能要求暂行规定》、《纸质档案数字化技术规范》等技术标准和规范、以及所属省颁布的相关技术标准和规范为依据，结合本校的实际情况，制定出完善、符合实际需要的一系列电子档案工作的标准与规范。
同时，必须制定相应的管理制度，做到事事有依据，人人有责任，与技术标准和规范相互配合，形成规范化的管理体系，保障校档案信息化建设安全、有序地开展，确保在信息化建设过程中始终有章可循、有法可依。三、扎实的基础建设
档案信息化建设的成、败、优、劣取决于基础建设的扎实与否，只有基础扎实，才能稳步、健康、高效地推进档案信息化建设。基础建设主要有以下几方面：
1.
硬件环境：是整个档案信息化建设的基础之基础。校园网的成熟运用，为档案信息化提供了极好的网络环境和良好的档案信息服务环境。但要充分利用这个环境，档案部门应加速内部局域网的建设，加速对档案设备、管理技术的更新，以适应档案信息化建设的需求。建议档案部门的硬件环境以省特一级要求配置，如配备局域网服务器、工作站、扫描仪、数码照像机、数码摄像机等基础硬件设备。
2．软件环境：是档案信息化建设的灵魂。随着电子文档的问世，许多高校根据自身特点和需求，开发、研制出了不同版本的高校电子档案管理软件，社会上及档案系统也相继出现了一系列的电子文档管理软件。但因没有执行统一的标准，各自为政，各取所需，所以没有一个软件可完全符合本校的实际情况?因此，高职院校在软件的使用和开发上，可以参考本省高校的管理模式，有针对性地研发或选择适合本校的电子档案管理软件，并尽量与省特一级标准相统一，从而无障碍地实现省内档案资源的共享。
3．信息安全：是档案信息化建设的保障。信息安全有三层含义，一是指档案信息本身的安全保密性，对安全保密有严格要求的信息，应从制度管理和技术控制来保证档案信息的保密和安全，如对高机密、不开放的档案不存放在网络服务器上，根据用户权限提供相应的档案检索信息；二是指档案数字化后电子文档的保护，做好电子档案备份、拷贝工作，处理好电子文档知识产权等方面的法律问题，加强数字化档案著作权、隐私权的保护：三是信息保存和传输过程中的安全，建立一套完善的网络安全体系，以防计算机病毒及黑客的入侵，确保信息的完整性、保密性和安全性。
4．信息素养：高信息素养的档案工作人员是档案信息化建设的关键环节之一。档案工作人员除了需要掌握传统档案的组卷、归档、编目、录入等工作外，更要努力掌握计算机基础知识，进一步掌握计算机网络、信息安全、信息分析等新业务知识，培养一支复合型档案管理队伍。同时，应为档案部门配置专业的计算机网络技术人才、高层次编研人才、高水平服务人才，大力提高传统档案人员的综合素质，改善档案人员的知识结构和学历结构，为档案信息化建设提供高素养的人才队伍。
四、明确目标、分步实施
各高职院校在制定总体规划时应以档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化为工作方向和目标。从而实现以档案信息网络化建设为基础、档案资源信息化建设为核心、信息资源开发利用为归宿的档案信息化建设的指导思想。
由于各高职院校传统档案基础不一样，所属省不一样，各省特一级标准也不尽相同，因此，档案信息化建设的模式也就不一样，可以参照所属省特一级标准，结合本校实际情况，制定出切实可行的短、中、长期目标，有的放矢，分步实施，逐步实现总体规划。
1．近期目标：档案管理的数字化
档案管理的数字化是档案信息化建设的基础，主要有以下几方面工作。
● 建立著录档案信息检索系统：利用计算机技术进行档案目录或专题文件级目录著录，以达到快速检索的目的。
● “文档一体化”管理：从文件形成之时到文件办结归档乃至档案管理成为一条流水线的操作过程。
● 建立档案信息网络：实现档案信息传输、交换和资源共享的目的，强化档案信息开发和利用工作。
2．中期目标：馆藏信息的数字化
馆藏信息的数字化是档案信息化建设的核心。通过运用计算机技术与多媒体技术，分批、分类对校永久、长期档案目录和全文进行数字化，对短期档案目录进行数字化，逐步完成现有馆藏档案信息向数字化的转化，同时要加强数字档案的在线编研工作。馆藏信息的数字化其数字化建设的工程量是巨大的，它将是一项持续和常态的工作。
3. 长期目标：档案信息传输平台的数字化
档案信息传输平台的数字化是档案信息化建设的根本目标。档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，档案信息在完成数字化后以数字形式存在，校园网和因特网就将成为其主要的传输平台，将档案信息快速和高效地进行本地和远程的传递，不受时间与空间的限制，充分发挥档案信息资源服务学校和社会的作用，进而实现全球档案资源共享的目的。
随着计算机技术和网络技术的高速发展，信息高速公路进一步拓宽，数字化的信息将渗透到我们生活的各领域，数字化档案馆、虚拟档案馆将会产生和完善。把握时代脉搏，融入信息时代快车道的重任已摆在高职院校档案工作者的面前，不久的将来，高校档案信息服务的范围将从学校内部，拓宽到整个社会，档案信息也将会成为整个数字信息海洋中的一个分子。真正实现了“档案利用超市化，馆藏档案数字化，来馆利用趋零化”的理想。
参考文献
［1］丁士华，建设开放型高校档案馆，《新上海档案》2004年第12期
［2］刘越男，电子文件管理流程的变化及其引发的思考，《中国档案》20027
［3］ 王东宁，档案信息化建设的原则与策略，《中国档案》，20031
精益化管理：现代高校档案管理的新模式
山东理工大学档案馆 谢怡
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高等学校一直是科学发展的前沿阵地，代表着先进的生产力。高校档案是高校教学、科研、党政管理等各项活动的真实记录。长期以来，由于各方面因素的影响，作为社会活动历史记录的高校档案事业其综合管理水平却一直处于原始、落后和被动的状态。这与社会经济快速发展、科学知识不断创新、现代化技术广泛应用的时代背景和高等学校快速发展的现状极不和谐。如何改善这种局面，实现档案工作的快速可持续发展，已经成为摆在我们面前的一个重要课题。在这种情况下，精益化管理模式的引入势在必行。
一、精益化管理的起源和内涵
上世纪80年代，美国麻省理工学院教授詹姆斯·P·沃麦克等专家对全世界
17个国家90多个汽车制造厂的生产管理进行了调查。通过大量的实地考察和研究，在对西方生产模式与日本丰田生产方式分析的基础上，于1990年提出了精益化管理这种新型的管理模式，并加以传播。
精益化管理是针对大量生产型管理模式存在的问题提出来的。精益的“精”就是少而精，不投入多余的生产要素，只生产市场急需的产品；“益”即所有的经营活动都要有效有益。精益化管理的精髓在于“瘦”，即以最小的资源投入(包括人力、设备、资金、材料、时间和空间)创造出尽可能多的价值，为顾客提供及时的产品和服务。这一理论虽然源自企业，但其后被引入到各行各业的管理工作中，实践证明都极为有效，目前这一管理方式正在全球各个领域掀起一场新的革命。
高校档案工作具有环节多、周期长、涉及面广及需求多样的特点，因此尽快将精益化管理的思想应用到高校档案管理工作中，对保证高校档案的齐全、完整、安全，发挥档案信息资源的作用和可持续利用，实现档案管理工作的规范化、科学化，提高档案管理的综合水平具有重要的意义。
二、高校档案精益化管理的内容
(一)以人为本，注重文化建设
精益化管理变传统的以物为中心为以人为中心，实现以人为本调动人的积极性的管理。它强调协作精神，使员工置身于一种主人而非雇佣者的环境中，变过去上下等级森严彼此相处紧张的人际关系为上下互通、彼此尊重、相互协作的人文气氛。因此，档案管理者在注重档案工作队伍数量、质量建设，改善队伍结构的同时，还要注重档案馆的文化建设，为档案管理人员提供一种宽松、愉悦、和谐、奋进的工作、生活环境，提高档案管理人员的综合素质。
(二)以尽善尽美为目标，完善管理环节
精益化管理将目标定在尽善尽美，追求零库存、无废品、低成本，最大限度的消除浪费。从这一观点出发，可以发现高校档案管理过程中很多地方存在着浪费。如档案装具的闲置、无保存价值档案的入库等。因此，档案部门要在了解广大利用者的需求和研究经济社会发展需求的基础上，结合国家制定的归档范围来完成档案的鉴定工作。对于那些毫无价值的材料要坚决剔除，杜绝废品。另外，对诸如档案卷皮、档案盒、档案橱柜等装具的购置，也应在每年度初依据上年度档案的归档情况进行预测。当年度装具当年度购置，实现无废品、零库存。
(三)以有效性为原则，建立数字化档案馆
精益化管理追求劳动的有效性，认为不能增加价值和附加价值的劳动是无效的，是一种浪费。从这种观点出发，我们可以发现劳动强度大、重复劳动多、周期长、效率低的传统的高校档案管理方式中存在着大量的无效劳动。数字化档案馆是高校档案资源信息化、网络化、社会化发展的必然要求，可以使以上问题迎刃而解。建立数字化档案馆后，大量的有利用价值的档案信息资源可以实现数字化，广大的档案利用者可以通过网络登录档案管理系统，根据其查阅权限直接查阅到所需的信息，不再受时间、空间的限制，从而一方面把档案工作人员从手工查阅档案的繁琐劳动中解放出来；另一方面档案资源的利用价值、利用效果和利用速度大大提高。
另外在建设数字化档案馆时，应注意对条码技术的引入。众所周知，档案的借阅、库房清点、统计等工作是档案管理工作中的重要环节。在传统管理方式下，这些工作耗时费力，使用计算机管理，在档案借还这一流通环节上仅仅是模拟手工借还的方式和过程，没有质的飞跃。而引入条码技术后，所有的清点、查找工作都由采集器扫描完成，库内缺号档案与库外调档纪录的核对，也只需在库房内由数据采集器处理完成。这不仅大大缩短了查档时间，免去了辛劳，而且准确、高效。
(四)以利用者为中心，改进档案服务机制
以顾客为中心，是精益化管理的基石。对档案工作而言，就是要以档案利用者为中心，为利用者服好务。服务是档案工作生存发展的根本。随着社会发展对信息依赖程度的提高和利用档案意识的增强，人们对档案的利用从数量、范围、方式等各个方面都有了很大的变化。开放意义上的档案信息服务不再是原来局限在机关内部为领导决策服务、为机关职能部门服务的概念，而是以档案的社会性、文化性、真实性为全校师生及社会各界人士的各种需求服务。面对新的形势，一是要实现由封闭型服务向开放型服务的转变。国家赋予了社会公众利用档案信息资源的权利，因此高校档案不应仅仅以资政为唯一目的，而要加快馆藏的整合开放广度，通过向社会开放来满足社会公众从事学术研究、经济建设、编史修志、事实查考等多方面的需求。二是要实现由被动服务向主动服务的转变。要在了解利用者需求的基础上，挖掘档案信息资源，加大编研开发的深度，拓展各类资源的研究领域、门类和范围，把档案中潜在的价值转化为现实生产力，成为推动高校建设、促进社会发展的重要环节。
三、实施精益化管理应注意的问题
(一)加强对精益化管理理论的培训和研究
精益化管理理论从提出到现在仅仅十几年的时间。西方国家曾建立示范中心，推广精益化管理理论。我国许多领域尤其是档案工作领域对精益化管理理论还比较陌生，因此，应通过举办学术报告、培训班等方式向档案部门工作人员灌输精益化管理理论，使他们树立起精益化意识，使精益化理论在日常工作中得以贯彻和实施
(二)建立精益化管理评价体系
在实施精益化管理时，应建立相应的评价体系。建立该体系的主要目的是提出便于实施先进的档案管理理念和方法，规范整个档案工作流程，使档案工作科学化、规范化，为档案部门领导提供比较科学、客观、全面的评价尺度，建立预警机制，以事前判断、过程分析来防止由于未及时察觉到的问题而带来的管理混乱。
(三)实施精益化管理应因地制宜
精益化管理只是一种较好的管理模式，不是档案管理活动的全部。它应与档案部门的其他管理活动相互协调，相互配合。同时，不同地区不同类别的高校档案部门的客观环境不一样，适用的管理方法也不尽一致。因此，精益化管理模式的实施要因地制宜。只有每个档案部门都有了自己的精益化原则，这才真正得到了精益化管理的精髓。
参考文献
［1］朱建军等：《精益化管理，追求尽善尽美》，《中外企业文化》2001年第15期
［2］闵洁：《精益管理：现代企业管理的新模式》，《南京经济学院学报》1998年第4期
谈研究生电子学业档案
四川大学秘书档案系 钦娟 王伟国
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一、研究生电子学业档案的含义及特点
1. 研究生电子学业档案的含义
研究生电子学业档案是研究生在研究生学习阶段直接形成的具有保存价值的数字化形式的材料信息，包括：电子文本，电子图表、数码照片、录制的影像、声像和其他各种电子载体的材料。它是一个动态的简历，将与研究生有关的学习成绩、平时论文、研究成果甚至在研究过程中的书目、参考文献和科研资料等组织归并起来，是研究生在某一特定专业领域的努力、进步和成果的汇集。
2.与传统纸制研究生学业档案相比的特点
动态集中性。研究生电子学业档案相比传统学业档案的静态性，其最大特点在于它的动态性，为研究生提供了个人在专业领域不断进步的动态记录。前者不像后者一经确定，便无法修改和补充，相反它可不断的添加研究生在学习和研究中直接形成的具有保存价值的数字化形式的材料，它随着研究生学习的进展而发生相应的改变。它记录着研究生的每一次进步，也将继续记录和保存着研究生现在和将来的发展。这样在动态的不断补充完善中，研究生的学业档案及时集中起来。
内容丰富性。传统的研究生学业档案内容信息过于单一，往往只是包括专业课分数和发表的论文篇数及题目。研究生电子学业档案的内容信息要丰富得多，它不但包含上述内容，使之更详细，还包括平时上课时制作的课件、所写论文的参考书目资料、资料的网站网址、导师的指导意见和评价，甚至平时学术讨论的专题摄像等等。特别是参考资料的网站网页，如果联网的话，点击网址马上就可以看到资料的全文内容。所以，电子学业档案提供的是更为丰富形象详细的全面的学业内容信息。
形式多样性。数字化技术使学业档案信息的表现形式多样，不再是单一的文本信息，而是文、图、音、影、像等多种形式。所以它能向在校教师和用人单位提供的不再是单纯的每课多少分数的文字档案，而是集合运用多媒体制作的平时课件、谈论的专题，甚至在自己做专题报告时录制的影像视频档案，视觉、听觉共同构成“有声有色”的“立体”学业档案。
二、研究生电子学业档案的作用
首先，它是对研究生进行综合评价的有效工具。研究生电子学业档案记录研究生在研究生阶段的研究成果，是评价其最终研究成果、水平、努力、方法和进步的理想方式和有效工具。通过建立研究生电子学业档案，全面、系统的记录研究生的学业成绩，恰可弥补传统的学业档案在评价学生当中造成的弊端，达到更为客观、真实、定性与定量相结合的评价学生。电子学业档案是对学生整体学习水平和学习能力的综合性评价，提供了其他评价手段无法提供的很多有关研究生学习与研究的丰富的重要资料。是教授与学生之间进行交流的有效工具，也使研究生得到外界反馈信息的机会。同时也为用人单位提供了内容真实、信息丰富、查找方便、评价客观的依据。所以，研究生学业档案可以成为学校中期考评、奖学金评定和申请论文答辩及用人单位选评人才的主要依据。
其次，它是学校或个人非常有效的管理工具。研究生电子学业档案系统所占空间小，查取容易。使学校管理人员对学生的学业信息有了比较方便的管理，从而提高了工作效率节省了时间。研究生也可方便的将自己的有关数字化材料存储于系统上，满足由于数字化技术使档案信息的载体、表现形式、传递方式的变革，使人们的信息需求也随之向多元化的方向发展的要求。研究生电子学业档案有助于导师教授及时、准确地获得有关研究生平时学习与研究的信息，提出适当的学习研究目标，选择有效的教学研究方法与策略，并不断进行调整与改进，为研究生提供适合其特点的指导。
最后，它是研究生与外界交流沟通共享信息的平台。数字和网络技术使信息的传递速度更为快捷，打破时空限制，可在世界各个地方交流使用，随时随地通过网络传递信息。研究生可以把自己的作品和研究成果通过网络与他人分享，与各专家学者进行交流。
三、建立研究生电子学业档案系统的具体步骤与设想
研究生电子档案作用的发挥，离不开一个适用的软件系统作为载体。对于研究生电子学业档案数据库系统的建立，学校可让本校的信息管理部门或计算机部门承担其具体的设计工作，也可请专门的计算机人员辅助设计。笔者在此不对设计到的具体的详细的计算机知识进行说明，而着重探讨研究生电子学业档案的系统模块构成和具体步骤。
第一步：建立研究生电子学业档案的系统模块构成研究生电子学业档案的系统模块构成可由以下5个模块构成：
①学习模块。在这个模块的设计中，每个学生应有自己的帐号(可为学号)和密码，并在学生进入这个模块后，首先应有怎样使用与学习及大家想知道的常识介绍。学习模块的设计内容大至可有两个框架：一是学生个人信息，二是所学专业课程信息。具体可在各个框架中细分几大类。
②编辑模块。这个模块是五大模块中最主要、最重要的模块。由于每学期专业课程要进行修改，那么学生的专业课程成绩也要进行修改。修改模块的内容主要有：成绩记录表；各种数码形式的研究资料，如自己制作的PPT课件，做调研的DV录制，研究时拍的数码照片，影像等资料；平时专题谈论和课堂参与情况记录；平时论文和学期论文；研究成果，如自己已经在期刊上公开发表的论文；对研究问题的思考等。可将学生的电子邮件地址连接上去，将以上内容存在数据库上。还可将网页栏的网址连接上，如学生所写论文用了那些网上的资料，一打开网址便可看到论文相关资料。由于这些内容都是由学生输入，对输入时间上应进行限制，如几号到几号是数据录入时期，几号后学校规定不能录入和修改，这样以便学校统一管理和维护学生的资料。
③访问模块。这个模块的功能在于除学生本人外，其他人员不得对学生的学业档案进行修改，保护研究生学业档案不被恶意篡改。即使导师也无权修改，但导师可以就学生的论文或科研报告给以评价。
④共享模块。通过连接电子邮件地址，可以将做好的学业档案发送给导师等相关人员，请他们进行阅读。也可将学术界一些专家、学者、同行的电子邮件地址连接上去，与他们进行学术交流，也可得到他们对科研等的反馈信息。
⑤帮助模块。这里的帮助模块不是学业内容上的帮助而是技术上的帮助。学生在使用电子学业档案时总会遇到这样或那样的技术操作问题，这时可设计一些常见的技术操作困难问题，并提供如何处理的方法，来帮助学生更好的使用。
第二步：选择试点单位
在建立完研究生电子学业档案后，学校不宜匆忙的在全校范围内进行推广，可先选择几个二级单位(学院)进行试点，待试点后对其进行适当的修改后，认为切实可行再推广。这样可节省大量的人力，财力和物力。在选择试点学院时，可以学院自愿报名尝试的方式选择，因为在实行研究生电子学业档案之处，总有些以前从未遇到的电子技术等其他方面的困难，和难以想象的未来情况，试点学院势必会有很多的冒险，遇到很多的难题。鉴于此，学校应给以试点学院一些优惠条件来鼓励他们进行尝试。在试点的过程中，不断的进行修改以到达最佳，在实行一段时间后(具体几年学校可根据自身的实践情况而定)，学校再进行全面的推广。
第三步：建立评估体制及评估标准
在完成研究生电子学业档案系统的建立后，学校应建立评估体制及评估标准来保证和激励其健康的发展。首先学校应成立每个系由3位教授组成的评审团，对研究生电子学业档案进行评估和打分，其目的是看研究生是否满足和达到这个专业的要求。评估内容可以分外3人类：专业知识、研究方法、个人的道德。其次，学校应主动向自己所属的上级主管部门备案，邀请他们和教育委员会和各相关专家组成的评审委员会对学校的研究生电子学业档案系统进行评审，可每5年或3年评审一次，这样使研究生电子学业档案可在全国范围内得到认可，最终为学生的以后人生发展起到不可替代的作用。
四、应注意的问题
1.学校应提供研究生电子学业档案相关知识的培训
在决定实行研究生电子学业档案之前，学校应提供这方面的培训。其培训对象一为导师教授，二为研究生。一方面，由于导师要对学业档案进行监督和评估，学业档案对教师还很陌生，需要对教师进行认真、细致的理论培训和实践指导。培训内容应介绍电子学业档案评价的基本原理和使用要求。如果教师缺乏必要的理论素养和实践能力，势必会直接影响到评价的效度与信度，并间接地影响以评价为基础的教育决策及其实施效果。另一方面，由于研究生要对电子学业档案内容进行收集、编排、保存等工作，这就需要对研究生们进行电子技术和技巧方面的培训。比如图形图象的处理问题，在用数码相机拍下图象时，由于各数码相机的象素不同，而网上、数据库对图象的格式却做了统一的标准化格式要求，所以学生需要格式转化的电子技巧；再如由于文件的文件名—扩展名较多较长，在存储在电子学业档案数据库时，少一个字母或标点符号都会找不到原件，学生又会花大量的时间重新做，对这样的计算机文件处理知识，学生需要必备。如果学生缺乏必要的电子技术和技巧，也将直接的严重的影响学业档案的内容和质量，最终阻碍研究生电子学业档案的实行。
2.对系统的选择和电子技术的设计应考虑学校的自身情况
学校应对实行研究生电子学业档案进行总的规划，无论是战略上还是战术上都应把握好。从战略上看，要明白实行研究生电子学业档案的理念和目标是什么。从战术上，对系统的选择和电子技术的设计应考虑学校的自身能力、资源、技术条件来设计。在设计之初不应盲目的追求尽善尽美，在结果才不会得到技术资金又跟不上的尴尬。
此外，关于电子学业档案的真实性。在这个问题上，由于档案资料的上传、输入、编辑、更新、管理几乎都是学生自己在做这一系列的工作，为保证学业档案的真实性，学校应加大导师及任课老师的监督权，因为研究生的每一次的研究成果，每一次作品的形成，每一次专题讨论导师和任课老师一般都是一目了然。研究生们也应具有道德素质，不搞学术腐败。
基层学校人事代理中的人事档案管理问题
南京市溧水县第二高级中学 骆秀华
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人事代理是指由政府人事部门所属的人才服务中心，按照国家有关人事政策法规要求，接受单位或个人委托，依法代理人事档案管理、职称评定、社会养老保险金收缴、出国政审等有关人事服务，是实现人员使用与人事关系管理分离的一项人事改革新举措。人事代理为营造人才合理流动的社会环境，解除人才在不同所有制单位之间流动而带来的后顾之忧，更好地保证和促进人才的合理流动发挥了重大作用。
根据市、县人事局的要求，从2000年开始，我县中小学招收的见习(试聘)期内的大中专毕业生(也就是我们通常说的统配生)需要办理人事代理工作。笔者从事人事工作多年，现就基层学校人事代理中的人事档案管理提出三个方面的问题，以期引起相关部门的关注和思考。
一、人事档案保管部门的明确性问题
《南京市人事代理暂行办法》第三章第十条规定：各级政府人事行政部门所属的人才服务机构，可以为代理单位和个人办理下列具有一定行政职能的管理项目的人事代理。(一)保管代理人员办理人事档案及人事关系，负责工龄计算，核准并记载档案工资，出具以档案为依据的证明材料等……”
《南京市教育系统聘用合同制管理暂行办法》(宁教人［2001］10号)第五条规定：
2000年5月19日之后新参加工作的人员，以及本办法下发之后从市外或外系统调进
(引进)的人员，均实行“新人”新机制，其人事关系一律由市、县(区)人才服务机构代理。
溧水县人才交流服务中心提供的《单位委托人事代理书》中人事代理项目表第1项就是人事关系、人事档案保存。
由此可知，我县中小学校人事代理中的人事档案应由县人才交流服务中心进行保管，这是非常明确的。而实际情况是，从2000年开始需要人事代理的统配生的人事档案均由县教育局人教科进行保管的。更往前一步说，我县中小学校与毕业生签订就业协议书时，根据县教育局的要求，由学校方负责填写的“档案接收部门”统一为县教育局人教科，故普通高校、中专校的档案部门直接将学生的档案寄至县教育局人教科。而县人才交流服务中心也没有将试(聘)用期内的统配生人事档案从县教育局提到自己的单位进行保管，其人事代理也就成了无源之水，无本之末，因为人事档案管理是人事代理服务的重要项目或主要内容，人事档案材料是整个人事代理服务工作开展的依据和基础。
笔者以为，试(聘)用期内的统配生的人事档案的流向从前端就应加以控制，可以在毕业生就业协议书中的“档案接收部门”一栏内填写县人才交流服务中心，使之直接流向人才服务机构。或者县人才交流服务中心要声明县教育局人教科必须在规定时间内把委托人事代理相关人员的人事档案收集齐全后转至县人才交流服务中心保管。
二、人事档案委托代管的必要性问题
现代社会是一个更加开放的社会，知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强，在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将成为可能。而随着中小学人事制度改革的不断深入，教育系统聘用合同制的广泛推行，人事代理社会化已成为历史的必然。
基层学校人事代理中人事档案委托代管是国家、学校、教师三者的共同要求。从国家角度来讲，可能通过人事代理中的人事档案信息的利用来进行人才资源的宏观配置和整体开发。从学校角度来讲，委托代管人事档案可降低用人成本，减少不必要的劳资纠纷。从委托人事代理的教师角度讲，委托人事档案代为管理，可以为自己寻觅更为广阔的施展才华的机会和个人发展的空间，而不必担心因人事档案被教育主管部门扣留导致辞职、跳槽受阻。笔者手头就有一案例很好地说明了人事档案委托代管的必要性。
董××，山西运城人，2003年6月毕业于南方冶金学院计算机应用专业，同年8月经考核被笔者所在的学校聘用为信息技术教师。任教1年后于2004年8月因家庭原因回山西求职，现在山西大学商务学院电子信息系工作。因其人事档案由县教育局保管，县教育局对这类自动辞职教师的人事调动从严控制，直至2005年12月份，山西省人才交流服务中心发过来一份商调函，县教育局党委认真研究后才予以办理调动。如果按照规范程序，董××的人事关系由溧水县人才交流服务中心代理，人事档案由其代为保管的话，那么其人事调动就不会拖到现在。
三、人事档案有偿管理的收费问题
人事代理服务工作中，对人事档案管理实行的是有偿服务、合理收费的原则，既要考虑人才服务机构自身正常运转的需要，又要考虑委托代理人员的实际承受能力。
溧水县人事局编印的《人事人才工作手册》中对人事档案保管费的收费标准为：
2002年7月1日前：20元／月，2002年7月1日后：每人每月15元。县人才交流服务中心的工作人员补充说，2004年6月1日后：每人每月10元。以上是针对个人委托人事档案保管的收费标准，而对由中小学校之类的单位委托人事档案保管的每人每月收费15元。现在的问题是，这个费用是由学校统一交纳，还是由人事代理的教师个人交纳?县人才交流服务中心没有明确，只是说可以学校交，也可以教师个人交，因为他们现在的工资待遇还不错。依笔者的理解，如果是学校委托办理的人事代理，代管人事档案的费用应由学校承担，而从我县中小学人事代理的实际情况看，每年的180元人事档案保管费都是由教师个人交纳。
就笔者所知的溧水县城区3所普通高中来说，近几年因办学规模的扩大，每校需要人事代理的教师均达百余人，倘若人事档案保管费都由学校统一交纳的话，每校每年都要向县人才中心缴纳2万余元，年年如此。且这些教师的人事档案都在县教育局保管着呢，县人才交流服务中心凭什么收取这笔钱?因此学校不愿交纳这笔人事档案保管费用。受伤的只有需要人事代理的教师了，如果教师本人再不交的话，聘用合同是签不到的，试用期内的教师的行政关系介绍信是开不出来的，试用期满的教师的工资是会被停发的。
如果县级人才服务机构、教育主管部门能严格执行上级部门的文件，落实上级部门的要求，我们坚信，以上基层学校人事代理中的人事档案管理中存在的问题必将会得到解决。
文书的质量直接影响档案的质量
北京林业大学 张月桂
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本文以北京林业大学校办公室10年文书管理工作的实践为基础，探讨如何适应学校发展的需要，如何适应档案工作发展的要求，对做好办公室文书管理工作提出了六个及时、六个把关、六个保证、六个要求和六个思考。从而，不断的提高档案的归档率、完整率、合格率。
一、文书工作的重要性
要搞好文书管理工作，首先必须从思想上重视它，充分认识到它是机关领导和业务工作中不可缺少的工作环节，是传达上级有关部门的方针、政策、法令，指导和洽谈工作、汇报情况、处理问题与记录工作活动的重要工具、交流信息的手段和办事依据。文书工作同档案工作有着密切的联系，直接关系到档案工作的质量。从这个意义上说，文书工作又是档案工作的基础，对档案工作有着重要的影响。要保证档案的完整和质量，必须从文书工作做起。
就收文来说，从收进、登记、传阅、批办到答复落实，需要经过一系列处理程序。因此，文书管理人员必须对工作持严肃认真、一丝不苛的态度，确保各个环节准确、周密，只有这样才能做到件件有结果，才能沟通好上下左右各方面的关系。机关工作的精确性，在一定程度上还取决于文书工作制度的完善与否，因此，我们要遵守各项规章制度，科学地组织好文书管理工作，使机关工作有条不紊，各项工作运转自如。
二、做到六个及时是做好文书管理工作的关键
所谓文书管理，就是对各种公文进行有规律的处理，通过拆封、登记、分发、传阅、承办、催办、保管等一系列手续来完成。文件处理要及时、迅速，不能拖拉松懈，不负责任。应当规定一个承办期限，力求迅速处理，做到六个及时：
(1)及时启封。每天来自各种不同渠道的信件很多，从表面上难以区分重要程度与缓急，文书人员必须认真对待每——封信件，做到及时启封。因为信件中既有重要通知、又有国务院和各级政府来文，教育部的指示、批复。能否及时启封，关系到能否及时处理，关系到全校各单位能否及时贯彻上级指示。因此，文书处理工作必须有时间观念，要有紧迫感，做到当日信件当日启封，当日处理。
(2)及时登记。文件登记是文书处理工作的重要一环，是管理与保护文件的一种必要措施。利用登记可以记录文件的收进、发出和运转情况，统计文件的数量，记录经办部门和经手人等，使机关公文的去向有据可查和有条不紊地运转。其中包括上级领导机关的指示、指令和下发的各类文件；校领导的指示、指令以及学校各项重要工作布置：以学校名义制定的各类规章制度的颁发；学校各职能部门和下属基层单位的请示、报告；教职工的反映、要求；学校给上级领导机关的请示、报告、情况汇报等，这些都要经过文书人员处理。因此，要不怕麻烦，逐份登记，哪怕是本来可以顺手传给下一个单位的文件，都要重新进行登记后再送出。在工作中时常遇到一些单位来查询文件去向，当翻阅登记本看到收件人签字时就一目了然了。如果没有登记或登记不全，文书处理容易发生混乱和自流，办理完毕的文件也难以收集齐全。一旦发生文件下落不明和失密现象，就会责任不清，给工作造成麻烦和损失。
(3)及时运转。有时一份文件需运转十多个单位，为避免运转处理周期长，防止“公文旅行”，保证原件不遗失，可同时下传复印件，从而保证了各有关单位及时看到文件，使文件精神及时下达，及时贯彻。
(4)及时催办。按办理的时限及时督促检查承办情况，防止拖拉延迟造成误时、误事。有些文件要求尽快承办，可在文件右上角加盖“急”字标志并用铅笔在首页注明：开会时间、地点、上报时间、承办期限等，这样可以引起工作人员的重视并加强其责任心。另外，对呈报领导阅签的文件，也要勤请示，勤催问。总之，我们要持之以恒的进行催办，不能忽冷忽热，时断时续，还要明确催办是在检查的前提下进行的，只有这样，才能做到有的放矢。
(5)及时清查。为避免文件丢失，要以收发文本为依据，对所经办的文件定期检查，每月小清理，每季大清理，年终彻底清。一旦发现文件下落不明，就要及时查找，以免丢失。
(6)及时收集资料。文书管理工作一个重要方面，就是要勤于积累资料和整理资料。只要充分占有资料，才能随时发现问题和提出问题。世界上发达国家的一个鲜明标志，就是表现在他们对于资料工作的重视和储存、管理资料手段的先进。不过，不管科学技术发展到怎样先进程度，文书管理人员自己动手整理资料也不能忽视。所以，我们在日常工作中要积极主动收集各方面的资料，尤其是领导及有关人员外出学习、考察、参加各种会议带回的有价值的文件材料，往往容易分散在个人手里，要主动收集这些帐外文件，而不是处于被动地位，给什么，归什么。从文书立卷来说，若不重视质量，收集不齐全，整理不系统，鉴定不准确，必然会影响档案形成的质量和以后档案的利用。因此，在收集时要注意四个一起：把正文和原稿找到一起；把正文和附件找到一起；把请示和批复找到一起，把本校根据上级来文形成的文件和上级文件找到一起。一本高质量的案卷应是系统的，有机联系的文件组合体，它既保持历史的真实面貌，反映各项工作的客观进程，又是后人工作的借鉴和凭证。在实际工作中既要便于保管和保存，又要便于查考和利用。
文件管理工作程序及注意的问题：
三、做到六个把关是做好文书管理工作的基础
(1)把好用纸关，一般统一用A4纸。打印文稿时左侧留出装订线。
(2)把好用笔关，一般用黑色签字笔。不能用圆珠笔、红笔或铅笔改稿。
(3)把好签发关，领导签发时不能只签姓不签名，或不写年月日。
(4)把好行文规则关，不能一文数事，或指示性文件与报告性文件不分，不能多头主送，以免造成不必要的麻烦。
(5)把好文件编号关，不能内外行文混合编号，文件编号要正确、规范。
(6)把好编印主题词关，在起草和处理公文时，把最能确切表达公文的主题且规范的名词标注在公文的最后一页。
四、做到六个保证就奠定了归档工作的前提
要做到了文件管理的六个保证，就要坚持文件平日的分类、整理、归卷。所谓平时归卷就是把办理完毕的文件材料随时装入预先设立的卷内或卷盒，把文件立卷工作放在日常工作中来做，这是文件管理所必须的，同时也为归档工作奠定了基础。因为办公室文件多，文件管理工作任务重，不能等到年终算总账，从
10年全校收集档案中的文件数量就充分说明了各类文件逐年增多的趋势(见下表)。
1995-2004年各类档案文件总数统计表
从表中看出，这么多的文件如果不及时分类、整理，到年底将难以收拾。因此，平时整理非常重要，要做到四勤，即：眼勤、手勤、嘴勤、腿勤。这样就避免了文件积压、丢失和工作忙乱现象。比如，对内行文的整理，初步按问题分册排列，编写卷内目录。如教育部振兴21世纪行动计划，从上级下达目标指示，我校根据上级文件精神制定的计划、具体方案，以及检查评比，总结汇报等，要经过一段较长的时间，短者半年，长则一年才能成为一份完整的案卷。如果预计这些文件将成为一卷，就可以及时归卷了，不一定等到文件齐全后再整理。随时整理归卷是为了便于利用，为了更好地发挥文件的作用。因为，每份文件不是孤立存在的，它是随着工作活动而产生的，它们之间存在着必然的联系。如果把文件的固定联系拆散，就很难反映出某一问题或某一项工作的全貌，不便于查看利用，平时整理归卷还容易发现问题，比如校办字号文件，全校很多单位都可能使用，因此，经常要向办文单位收回有相关单位会签意见和领导批示的文件底稿非常重要。底稿的保存价值同它的正文是一致的，是正稿的依据和原本。如果平时不检查收集，到年底则难以收齐，甚至早已丢失。坚持平时整理、归卷，就有了文件管理的六个保证：
(1)保证文件的完整，保持文件的联系，便于查找、利用，避免了一些材料长期存在某业务部门和个人手里，及时将文件收回，分门别类做好目录归卷存放。需要时，便可随时取出，及时、准确的向部门和个人提供所需要的文件。比如：需要查阅“教学评估”方面的文件，抽出此卷，便可看到上级的文件精神、我校的请示、教育部的批复以及我校根据上级文件的精神、批复所形成的各种文件，做到一目了然。这是横向归卷。还有把文件按责任者进行收集，排列成卷的纵向归卷。如：把国务院、教育部、市政府文件分别归卷，按号排列，打印目录，这样做便于利用者从另一个角度对文件进行查阅。
(2)保证案卷质量的提高，使工作效率不断提升。通过平时归卷，对每一份文件进行具体分析，慎重鉴定，抓住公文之间的联系和特点，找出其共同点，判断公文价值，分类恰当，保管期限划分准确，从而归卷合理，案卷质量就会不断提高。
(3)保证年终归档顺利进行。平时进行分类整理，打印目录，对文书材料纸张大小裁剪裱糊，就大大减少了年终归档的负担，克服了突击立卷的许多弊病。
(4)保证文件材料的安全与保密。
(5)保证立卷工作的正常秩序，便于文书材料的保管，流向清楚。可以结合文书处理等日常工作，科学地安排时间，做到边处理、边催办、边收集、边鉴定、边归卷。
(6)保证随时发现问题，及时进行纠正和补遗。
坚持文件平日的分类、整理、归卷，就改变了“平时管理乱，查找满头汗，年终突击干，收集难齐全”的状况，为文件归档奠定了基础。
五、做到六个要求是文书管理人员应具备的素质
文书管理工作是一项比较细致和复杂的工作，质量和效率与文书人员的素质成正比。增强文书人员的素质，是搞好文书管理工作的前提条件，特别是各单位办公室文书管理人员，一般都兼有很多事务性工作，如果没有高度的责任感和事业心，是很难做好这项工作的。因此，文书管理人员要切实履行岗位职责，做到以下几点：
(1)文书管理人员要有爱岗敬业，认真负责的态度，要有默默无闻，无私奉献的精神，这是做好文书管理工作的基本条件。
(2)优化知识结构，树立终身学习的观念，克服安于现状的思想，要勤于学习，善于思考，不断提高文书人员的知识水平和工作能力。
(3)严格按照规定的程序处理文件。只有通过一系列相互衔接的严密手续来处理文件，才能保证公文的内容准确、体式完备、运转迅速，使文书管理工作的效率和服务质量不断提高。
(4)严格控制办文手段。对文件的主办部门的办理时限做到心中有数，及时进行催办，对公文的管理情况定期进行数量统计，及时收回所经办的文件。
(5)养成保守机密的良好习惯，要模范地执行党和国家的保密制度。
(6)藏用并举，提高效率。积极为文书材料的利用创造便捷的查询、利用服务环境，努力探索文书工作与档案工作有机结合的新路子。
六、今后的思考
随着改革、开放的深入发展，国家机关颁布和下达的政策、法令、法规的时效性更加重要。特别是高新技术的飞速发展和信息高速公路的开通应用，随着无纸化办公的发展和电子文件的大量产生，首先我们要调整工作思路，将文书管理的功能重新定位，把文书工作的重心应该从往昔仅仅限于收发、保存、整理文件转向服务内容更加广泛的日常工作，不断改进办公的手段和模式，使之信息掌握及时，服务积极主动。
(1)完善一套统一的、科学的公文处理制度，其中包括电子文件从收集积累到保管利用的一系列电子文件管理制度。使文书管理工作有章可循和有条不紊地运转。如果没有这样一套切实可行的制度保障，就会造成机关工作的上下脱节，各行其是，运转失灵的局面。
(2)要不满现状，提高起点。在科技进步日新月异的今天，光有与时俱进的思想是远远不够的。因此，要加强自身修养，不断提高个人综合素质，力求达到业务技术新水平，使工作质量和工作效率在创新中提高，实践经验和理论认识在创新中丰富。
(3)提高文书管理工作的质量，保障文件利用率的提升。文书管理的质量高低直接影响到日后档案材料的查询和利用，文书与档案工作是一对你中有我，我中有你的工作。因此，我们要把文书管理同档案管理很好地结合起来，一是收集要齐全、完整，二是案卷标题要简明确切，三是文件分类要清楚，四是保管期限要准确，使文书管理工作真正做到规范化、标准化。
(4)要勤于总结，把握规律。首先要熟悉机关工作的基本情况，对专业职责范围和工作规律要有个较全面的了解，善于从纷繁复杂、文山会海的动态中发现客观规律，从偶然中发现必然性，从苗头中发现倾向性，从动态中发现规律性，把握工作的科学态度，按纪律、按规律办事，不断总结和提炼提高工作能力的最佳途径。
(5)加强文件价值的鉴定工作，切实提高各种文件的归档质量。对于办理完毕的文件在归卷前一定站在宏观和利用预测的角度上对文件内容进行分析，来决定文件的留存。对于一般性的事务工作、会议通知等，不做归卷处理，因为这些材料对今后单位的职能活动没有参考价值和凭证作用。
(6)强化网络环境下文书人员的岗位职责，积极为文档—体化做好前期的准备，尽快实现电子文件目录与纸质文件目录同步归档和有效管理，并通过网络平台把手头的文件及时上传到档案整理环节，文件与档案之间不再有明显的界限，真正做到随发文、随归档、随利用，将归档工作向前延伸。从而，集中突击性归档文件整理，变成一项日常工作，形成制度，持之以恒地抓好落实，使文书管理工作实现质的飞跃。
当前档案教育课程设置的若干问题及其对策
谭丽珍 段智蓝
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随着时代的发展，社会的嬗变，档案工作的地位和作用也愈来愈重要。要保证档案工作不断适应现代化建设的需要，我国的档案教育也需发生相应的变化，关键是要培养合格的、高素质的档案专业人才，既熟悉专业理论知识法律及经济管理等方面的知识且具备一定的实际操作能力；既熟练掌握计算机应用、网络技术等现代化管理手段，又要精通外语知识。这类具有“基础厚、口径宽、素质高、能力强”的复合型档案人才应该成为档案教育培养的目标。培养目标的实现，需要设置和实施相应的课程，合理的课程设置是实施档案教育培养目标的重要保证。档案教育课程的设置，在改革中有着特殊的地位和作用，是其中的一项重要内容。
一、档案教育课程设置的现状
目前，我国档案教育课程设置的层次已经比较丰富，分基础课、专业课、实践课三大版块。具体说来，基础课又分为三个方面，一是培养学生正确认识和科学思考能力的课程；二是培养学生从事社会工作所需基本能力的课程，如外语、公文写作等；三是培养现代管理人员必须掌握的基本技术方面的课程，主要指以计算机为核心的现代信息技术方面的课程。专业课包括档案学概论、档案管理学、科技档案管理学、档案编纂学、中国档案事业史、外国档案管理教程、科技文件材料学、档案保护技术学。实践课包括社会实践、课程设计、毕业论文等。通过这三个层次课程设置的有机结合确立掌握现代知识、培养综合能力和实现全面素质教育三者并重的人才培养目标。
但是，现有的档案专业课程，从其知识类型看，偏重文史，而科技、管理是弱项，这样的知识结构已很难适应知识经济的要求。从其内容上看，有的教材陈旧老化，十几年一贯制，缺乏相关学科知识以及前沿学科信息。从其体系结构上看，课程设置不尽合理，多有交叉重复的现象发生。这样的课程设置和教学内容已远远不能满足培养新的复合型档案人才的需要，也难以调动学生的学习积极性。
尽管近几年的教学改革删除了一些陈旧的课程内容，补充了计算机、外语、办公自动化等新内容，可是一些档案专业主干课的新陈代谢力度还是不够，很多新科技前沿的内容并没有及时地反映到课堂教学当中。所以，实施根本性的课程改革势在必行，只有彻底摆脱应试教育课程对学生创新精神的压抑，对创新能力的摧残，才能有助于档案素质教育的全面发展，为知识经济社会培养合格的复合型档案人才。
二、部分发达国家档案教育课程设置的横向比较
近年来，一些发达国家在档案教育改革中特别重视课程的设置，不仅门类丰富，注重拓宽知识面，而且特别注重教育临床实习与实践，培养学生的实践能力。
1．美国
美国开始在大学设立档案教育项目始于70年代初期。目前，全美共有10余所大学在历史系或图书情报学院(系)开设了档案专业研究生课程，攻读历史学或图书馆学硕士(或博士)学位的学生可选择档案专业作为研究方向，或者选修档案课程积累学分。美国的档案研究生教育没有标准教材，教师自编讲义，并以美国档案工作者协会出版的档案基础知识系列丛书、重要的专业著述及刊物为阅读材料。
2．英国
英国档案专业课程的设置以伦敦大学为例，主要包括档案馆管理、文件管理、文件编目、档案检索工具的编制、英国史、殖民史、文字学、地方政府组织机构、工业企业档案、计算机的使用等15门课，内容丰富，理论与实际结合得比较密切。有的学校规定必须用一天时间到公共档案馆阅读或研究档案，有的学校规定学生必须定期到档案馆考察，撰写调查报告、研究报告，同时对计算机等与时代接轨的技术，要求学生必须熟练掌握，进行实际操作。
3．德国
德国的档案教育包括高级档案研究人员和中级档案管理人员教育。高级培训班学制有两年和两年半两种，接受高级档案研究人员教育的学院必须是大学历史专业或法律专业毕业。中级培训班学制三年，学员必须具备完全中学或高级中学毕业的条件。中级培训班所设课程与高级培训班相似，但在课程的课时安排比重上差别较大。除了学习基础理论之外，高、中级档案员培训班的学员还要在理论学习之前和之后到档案部门进行业务实习。在实习中，学员对档案馆的具体工作有所了解，并将所学理论用之于实践。在完成高级档案研究人员教育学业并通过资格考试后，可获得“档案馆评估与咨询员”的头衔，取得在德国联邦档案馆或各州州级档案部门任职的资格。完成中级档案管理人员教育学业并通过资格考试后，可获得“档案员学位证书”。
4．法国
在法国，承担档案教育的既包括传统的档案学院，也有近期开设的档案与文件技术学士证书班。法国档案学院成立以来，负责培养从事历史文献的管理、编纂和利用的专门人才。该学院的规模不大，每年招生人数不超过20名。学制四年，前两年学习基础课程，包括古文书学、古文字学、拉丁语、数学、考古学、经济史等：第三年学生根据研究重点和职业定向，有选择地学习专业课程；最后—年为实习时间，学生根据实习体会，写出毕业论文。
通过与上述几国课程设置的比较，我们不难看出，我国的档案教育重点在对学生进行基础理论的培养，而在实践上对学生们动手操作能力的培养则显得有些薄弱，形成“软硬”兼存的“瘸腿”现象；美英德法等几个发达国家的档案教育在注意加强学生理论水平的同时，还特别注意提高学生们的实际工作能力，“两手都抓，两手都硬”，理论与实际结合得比较密切。另外，在—些与现代相接轨的业务技术上也比较注重。
三、当前我国档案教育课程设置改革的构想
科学地设置档案教育课程必须研究这类课程组成要素的内在联系与功能定位，既保证学科知识自身的逻辑关系和完整，又兼顾课程设置的整体优化。参照国外发达国家课程设置的经验，对我国档案教育课程设置的改革作了如下构想。
第一，加强基础课程的教学，拓宽学生的知识面。在知识经济即将到来的今天，新世纪档案人才应具有的特点是基础知识扎实，实践能力强，综合素质高，富于创造性思维。注重基础课的教学，使学生具有深厚的基础理论知识，从而具备在各种条件下都能自我发展的能力。这些基础课包括：1．掌握一定的社会科学知识，如法律、历史、经济学、社会学、逻辑学、公共关系学等。2．培养管理能力的课程，如情报学、管理学、管理心理学等。3．培养应用能力的课程，如写作、书法、语言文字学、历史知识等。4．培养方法论的科学，如系统论、控制论、信息论。5．档案学作为应用性社会科学，要进行理科基础知识教育，如数学、物理、化学、生物、统计学、系统论和控制论等自然科学。
第二，优化专业课程教学。档案专业课程，包括档案专业基础课程和档案专业核心课程。开设这些课程的主要目的是让档案专业学生系统地了解档案学基本知识，熟悉档案工作法律、法规和业务标准，掌握档案工作各业务环节的原则、方法和操作技能。应精选档案专业类课程，增加每门课程的信息量，加快课程内容的更新速度，适时地以新知识、新技术的课程取代过时的旧课程。在突出专业主干课的同时，减少课时量，给学生更多的时间去消化课堂教学，增强实践能力。同时还要根据档案学界的最新研究成果和动态开设专题讲座，以优化专业课程。
第三，强化外语教学，促进学术交流。自从中国加入世界贸易组织以后，国际交往日益频繁，外语作为国际间学术交流的重要工具，在档案领域的作用也越来越不可缺，因此，对档案人才外语水平提出了更高的要求，采取各种措施和形式，提高学生的外语能力势在必行。是通向21世纪的一张绿卡。以往很多学生一旦通过四、六级考试，取得了获得学位的资格，就放弃了对外语的学习。建议在加强大学一、二年级普通外语课的基础上，从大三增设一门档案专业外语，则有可能弥补这种缺憾。这样即能提高学生应用外语的水平，又能了解国外学术动态，促进国际档案界的合作与交流，推动我国档案事业的发展。
第四，注重现代技术教育，推进档案工作现代化进程。进入21世纪后，信息技术的高速发展对档案工作和档案教育提出了新的要求，要逐步实现档案工作技术与设备化，信息服务社会和档案工作组织管理的科学化，就必须适应现代化管理的要求，加强现代技术教育。首先要加强计算机的学习。作为一名档案工作者，应熟练掌握计算机的常规操作和网络技术，可以有针对性的开设一些计算机课程。其次是顺应世界新技术革命的浪潮，加强学生对信息技术的掌握。《大趋势》一书的作者约翰·内斯比特提出，现在最艰巨的挑战还存在于训练人们为信息社会工作的问题。这就要求我们必须掌握信息学的知识，适应信息社会的需要，加强办公自动化、缩微复制技术、光盘技术、多媒体技术、Interner技术等现代技术教育，从整体上优化档案专业学生的科学素养和基本技能。
第五，重视教育实践活动，增设实践课程，开展实验教学。1．建立档案管理模拟实验室和档案保护技术实验室。如档案保护、缩微摄影、复制和档案整理这些应用学科都应建立实验室。突出档案专业的应用性，增强学生的动手能力，培养学生的科研能力与创造能力。密切教学与社会实践的联系，加强实践课。2．聘请档案实际部门的专家为档案专业学生授课。将那些既有丰富的实践经验又有较高理论水平的档案实际工作者请来为档案专业学生讲授档案管理各环节的操作技能和方法或就某—具体问题开设专题讲座，可以帮助档案专业学生及时、准确地了解档案实际工作的最新发展状况，拉近课堂学习与实际工作的距离。3．建立比较稳定的档案专业实习基地。让档案专业学生到档案实际部门实习更能锻炼其实际操作能力，增加其对档案工作的感性认识。创造各种实践机会，让学生到不同类型的档案工作机构和部门进行参观、考查，加强课程教学实习与毕业实习，提高学生的实际工作能力及分析问题、解决问题的能力。
参考文献
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［6］http：／／www．hdda．gov．cn／gilt／fg．asp2006．2．7． 海淀档案馆．
［7］张予宏．档案教育若干问题思考［J］，档案管理，2000，(3)．
广州大学城房建一期工程建设档案整理情况与建议
中山大学档案馆 许存芝
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位于番禺小谷围岛上的广州大学城，于2004年8月，如期完成了一期工程共141栋楼近2230万平方米的建设，成为一座初具规模的大学城；9月，广州10所高校近4万名学生和4000多名教师进驻大学城。2004年10月8日广州大学城建设指挥部办公室正式下发穗学指办纪［2004］203号文，确定了广州大学城房建一期工程档案移交内容、移交接收各方的负责人、移交的具体时间。2004年10月9日在大学城指挥部的监督下各施工承建方将一期施工技术资料与竣工资料正式移交各高校管理。经过一段时间以来的检查、整改，在此就大学城档案整理情况以及前瞻做概要分析。
一、已移交档案中存在的问题
1.移交档案案卷不齐全是这次档案移交中普遍存在的问题。例如：中山大学此次共接收35个项目的档案，其中28个单体建筑项目，7个专业分包项目。而在已移交的28个单体建筑项目应有档案953卷，没有一个项目的档案齐全，共缺140卷。已移交专业分包项目7个应有档案215卷，缺24卷。按移交清单本次中山大学应接收档案1168卷，而实际接收1004卷，缺164卷。
2.部分已移交档案案卷内存在材料未完结情况，因为多个项目的设计变更通知审批手续有部分尚没齐备，因此对应项目竣工图纸上存在设计变更还未标识出来现象，导致图纸及设计变更分部对应的文字资料需要反复补充与完善。
3.部分项目档案案卷编排顺序不合理。
4.移交目录与移交档案不尽一致，移交案卷不编卷号现象普遍存在。
5.案卷内铅笔编号与号码机编号普遍共存，并且有漏页号、页号不清晰现象存在。
6.图纸方面尤其综合管线部分目录编制过粗，不能一一反映图纸内容。
7.部分竣工图纸案卷缺卷内目录、案卷软封面及备考表；同一卷盒存放多卷图纸，利用中容易出现图纸混放现象。
8.档案盒脊背所贴项目名称及案卷内封面档案题名部分字迹模糊。
9.竣工图的编制日期不是在竣工验收之后。
二、对移交档案提出的整改意见
1.尽快补交齐全所缺档案，并尽快做好所有项目的竣工图设计变更标注工作以及与此相应的设计变更通知的单独立卷或补卷工作。
2.项目档案案卷排列顺序，严格按照城建档案馆编制的《广州市建设工程档案编制指南》编排。
3.做好移交目录与移交档案案卷内案卷号、案卷题名、卷内页号的一致。所有移交目录填上脊宽，移交档案案卷编上卷号。
4.卷内页号应逐页检查，页号不清晰的要补添清楚、卷内所有用铅笔编的页号要全部擦除重新打上页号，漏页号要在备考表中说明，案卷封面、卷内目录与卷内备考表上的卷号等内容，全部要求用黑色钢笔或签字笔填写。
5.复印件不清晰的页面要重新复制清楚，与原件相符的复印件，要注明原件在哪里，可在案卷备考表中注明。
6.该签字盖章的资料一定要有签字与要求的印章。
7.每一卷竣工图必须有案卷封面、卷内目录与备考表，并用装订线捆绑好。要求：
①竣工图每卷页号编制用阿拉伯数字从1开始，要求一张图纸一条题名一个页码。
②竣工图卷内目录的题名要与图纸内图标上的题名一致。
③图纸目录上没有而实际施工中有产生的图纸要放在相应案卷内。
④图纸目录上有而实际施工中已变更取消的图纸要在图纸目录的附注栏或相应空白处注明“取消，见设计变更通知××号”。
8、档案盒脊背所贴项目名称及案卷内封面字迹模糊的，全部需要重新换成打印清晰的脊背与封面。
9、竣工图的编制日期最好用单位工程竣工验收后的日期，实在不行的，可考虑用部分工程竣工验收后的时间。
以上存在的部分问题，施工单位资料员已在资料移交检查过程中，按要求做了局部的修改与完善，大部分问题有待进一步完善。
三、对大学城工程建设档案工作的建议
1.应提前介入工程建设档案形成、收集及整理阶段的管理。做好工程参与建设单位资料人员的档案业务培训工作。
中山大学大学城一期工程建设项目通过招标的形式，由广州市第二建筑集团公司承建。根据大学城指挥部的规定，入住大学城的十所高校的工程建设档案及整个大学城的市政管网等工程建设档案均由广州市城市建设档案馆派出的工作人员统一承担建设全过程档案业务指导与管理工作。广州市城市建设档案馆按《广州市建设工程档案编制指南》进行案卷整理，而高校则按《高等学校档案实体分类法》及《高等学校档案工作规范》进行整理，因此，整理出来的档案与高校的整理要求会有些出入。根据档案整理应充分利用原有的整理基础的基本原则，在整理实体不变的情况下，移交后的档案主要通过完善卷内目录来达到高校整理的要求。归档范围方面高校的范围中增加了施工日志、分项工程质量检验评定表二项。
鉴于上述整理要求及归档范围的不同，虽然大学城建设全过程档案业务指导与管理工作由广州市城市建设档案馆负责，但从高校自身的利益出发，高校档案部门应提前介入大学城工程建设档案建档工作，并联合基建处及时组织工程参与建设单位资料人员的档案业务培训工作。使资料人员有的放矢地开展工作，避免了工程竣工后出现复印件过多、整理不规范等现象。中山大学于2005年6月17日上午在大学城北学院会议室对大学城一期、二期施工单位资料人员共30多人进行集中培训。在培训中将一期工程档案中存在的问题及整改意见进行了详细的讲解，对二期工程档案整理提出了明确的要求，并将本校基建档案工作规章制度、归档套数、归档时间、归档要求、档案人员进行档案资料验收时间、档案工作规范等一一地讲解清楚。
2.做好工程建设档案全程跟踪、同步管理与业务指导工作
基建档案工作从工程建设的提出、可行性研究、论证到计划审批，从计划安排、勘察设计、招投标、报建、施工、竣工验收到交付使用，每一个阶段，每一个环节都有相应的资料产生，因此，要求档案兼职人员对每一个阶段，每一个环节中可能形成的资料要做到心中有数，按工程进度同期收集，按工程的重要程度结合专业、密级安全存放。随时关注工程建设的进度以及与相关单位资料管理人员收集资料的情况，并与之保持密切的联系，及时指导与检查文件材料收集是否完整、整理是否规范。对碰到的档案整理中的问题给予及时指导解决，避免资料验收时大量案卷的重复返工现象与资料的散失。保证工程档案的齐全、完整与系统。
3.做好工程建设档案归档检查与利用工作
“归档”是档案进入档案馆的最后一道关口，做好档案的归档检查工作是保证进馆档案质量的关键环节之一。
首先，做好归档前的鉴定工作。根据本校基建档案归档范围，结合城市规划与建设档案归档范围的相关规定，将不属于归档范围或对今后建筑物的维护、改建、扩建与管理没有参考价值的部分及时剔除。对应归档部分的档案保管期限划分是否合适，不同期限的资料是否有混装等现象进行重点检查及更正。
其次，做好归档案卷质量检查工作。案卷质量是档案工作好坏的衡量标准，通常存在书写材料不合格，分类不当，卷内目录与案卷标题拟写不清楚不能有效地反映卷内文件内容，文件材料不齐全、关联性差等问题，因此，在案卷质量的检查中要重点就可能出现问题或常常出现问题部分材料的检查与把关。
第三，完善工程档案的归档程序。项目档案的形成周期较长，短则数月，长则数年，因此，档案部门应该明确归档的具体时间要求。已归档的资料应做好归档移交手续的签收审核工作，并由专人负责管理、妥善保管，以便施工中随时的查用。
参与文献
1．马叶香，做好大型基本建设工程文件归档工作 《档案学通讯》2003年第5期7273页
2.司马冉，重点工程建设档案收集工作的几点体会《档案天地》1995年第6期33页
3.本刊评论员，认真对待高度重视切实抓好基建档案工作《北京档案》2003年第4期1页
4.刘湘文，如何提高基建工程竣工文件的案卷质量 《档案学通讯》2000年第6期5354页
（上接第11页）面的载体，是高校评估工作的重要基础和依据。只有进一步加强高校评估档案管理，提高制度化、规范化管理水平，积极推进档案信息化建设，才能更好地服务于高校评估，服务于学校的各项工作，为教育事业的发展作出更大的贡献。
参考文献
［1］国家教育委员会教办．高等学校档案工作规定(1993)439号［Z］
［2］冯惠玲、张辑哲主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社2001年版第10页
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别具特色的“文革”印章档案
陕西师范大学档案馆 杨克勇 卢佩琴
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在陕西师范大学档案馆的实物档案库房，陈列着463枚陕西师范大学及其前身西安师范学院和陕西师范学院各个时期的印章档案，其中88枚“文革”时期的印章别具特色，它从一个侧面反映了陕西师范大学的“文革”历史，也一管窥豹，勾勒出了西安乃至全国“文化大革命”的历史进程。在“文革”发动40周年之际，通过这些印章回顾这一段历史，具有重要的现实意义。
这些“文革”时期的印章均为木质、园形、阳刻，直径以4公分为多，有少数直径为5公分或3.5公分。这些印章按性质大致可分为三类：一是群众组织的印章。如“陕西师范大学无产阶级文化革命筹备委员会”；
二是“新生的革命政权”的印章。如“陕西师范大学革命委员会政治宣传部”、“陕西师范大学革命委员会数学系分会”。
三是党的组织恢复活动后部分党的组织的印章。如“中国共产党陕西师大政史大队总支部委员会”。
“文革”成为轰轰烈烈的群众运动，是从1966年6月1日《人民日报》公开发表北京大学聂元梓等人的大字报开始的。8月，党中央召开八届十一中全会，通过了《中共中央关于无产阶级文化大革命的决定》(简称十六条)，全国大中学校乃至小学都陆续停课闹“革命”，“破四旧，立四新”，开始了破坏中国古代文明的空前浩劫。继之掀起了全国范围的学生大串联。毛泽东主席在首都接见红卫兵，更把这种无序的大串联推向高潮。在这种情况下，各高等学校特别是规模较大、“造反”知名度较高的院校，如西安的西安交通大学、西安军事电讯工程学院、西北工业大学、陕西师范大学等更是红卫兵大串联趋之若骛的地方。为了接待全国各地的“革命小将”，陕西师范大学成立了“外地串联革命师生接待站”。“陕西师范大学外地串联革命师生接待站”印章，就是历史的见证之一。由全国各地来到陕西师范大学串联的的“革命小将”，凭借“接待站”的介绍，得到食宿安排，领取传单、资料，参加各种“革命造反”活动等。
“文革”初期，同陕西及西安地区主要存在着两大派“革命群众组织”一样，陕西师范大学也分为势不两立的两大派群众组织(同时还存在一些人数不多的其他群众组织)。但档案馆保存下来的只有“陕西师范大学无产阶级文化革命筹备委员会”及其所属机构的十几枚印章，而另一派“陕西师范大学无产阶级文化革命临时筹备委员会”的印章一枚也没有保留下来。经历过“文革”的人都知道，当时各派都宣称自己是“造反派”、“革命派”，指责对方为“保皇派”、“保守派”，甚至不惜用“打砸枪”等暴力手段瓦解、消灭对方。经过反复地激烈争斗，“成王败寇”，以失败告终的“文革临时委员会”当然不能有象征着权力的印章留存于世了。
在陕西师范大学，随着“四大”(大鸣大放、大字报、大辩论、大批判)的全面展开，在揪“走资本主义道路的当权派”和批“反动学术权威”的口号下，学校校处两级领导干部和专家教授大多被关进“牛棚”，失去人身自由，接受监督“改造”。这就促生了“陕西师范大学无产阶级文化革命筹备委员会监改办公室”这一特殊的机构。“监改办”通过三个途径对这些“走资派”和“反动学术权威”进行“改造”：一是令其无休止地进行检查，反省自己的“罪行”，揭发他人的“罪行”；二是接受劳动改造，诸如清洁厕所，打扫马路之类;三是接受“造反派”频繁、残酷的批判、斗争，甚至被戴高帽、挂牌游街示众。截止1968年9月“工宣队”(工人毛泽东思想宣传队)进驻学校前，陕西师范大学九百多名教职工，有近三分之一遭受迫害，其中十四人被迫害致死
(包括“九三”学社的创始人之一、毛泽东的老同学、著名地理学家黄国璋教授)。
在上海“一月风暴”的推动下，1967年1月28日，“一派独左”的陕西师范大学“文革筹委会”收缴了学校党政工团组织的所有印章，宣布“胜利夺权”，并宣布解散各级党团组织，开除92％的“站错队”(即站在“文革临委会”一方)的党员，
随即第一批
67名党员被荒唐地“开除”出党。1967年6月20日，“陕西师范大学革命委员会”宣告成立，由文革筹委会头头、中文系一学生担任革委会主任。革委会“砸烂一切旧机构”，下设办公室、政工组、教育革命组、后勤组等机构。接着各系相继成立了革命委员会分会，均由学生担任分会主任。后又撤消“组”的建制，成立了校务部、政治部、教学部、后勤部等组织，各系革命委员会分会也改称系革命委员会。
在这些“文革”印章中，有一枚“陕西师范大学大批判组”印章。亲历过“文革”的教职工，提起“大批判”一词，大都会不寒而栗。根据1967年元旦“两报一刊”社论中“继续开展对资产阶级反动路线的群众性的批判”的精神，学校成立陕西师范大学大批判组，组织、领导、示范学校的“革命大批判”工作。集中批判党和国家领导人刘少奇、邓小平等老一辈无产阶级革命家，批判当时中央西北局和陕西省的刘澜涛、霍士廉等党政负责人、批判校内的“一小撮走资派”刘泽如、郭琦等校领导及被冠以“反动学术权威”的专家教授、批判《林家铺子》等六部“毒草”影片等等。这种批判不但有精神的非人折磨，更有肉体的残酷摧残，使一大批老革命、老教授身心受到极大的伤害。
在这些“文革”印章中，“陕西师范大学革委会核心组清查五一六领导小组办公室”印章格外引人注目。“清查五一六”运动，缘于“文革”初期在北京一个叫作“首都红卫兵五一六兵团”的受极“左”思潮影响而自发建立起来的青年学生组织。1967年9月8日，《人民日报》发表的姚文元《评陶铸的两本书》一文中，公开提出了批判“反革命组织”“五一六”的问题。此后，“清查五一六”逐渐扩大成为全国范围的一场大运动。陕西师范大学也不例外，专门成立了清查五一六领导小组办公室，自1971年6月起，在教师、学生中进行了长达一年多的清查所谓“五一六分子”的运动，清查重点涉及“文革”初期发生在西安地区的“抢西北局档案”、“八五静坐”、“九二武斗”、“抢西安军分区枪支”等十多个重大事件，人员涉及数百人。客观地讲，清查运动对遏制当时的极“左”思潮是有一定积极作用的，但用极“左”的方法去处理极“左”的问题，必然会产生新的偏向。
“文革”中，“陕西师范大学革命委员会斗批改办公室”印章，是使用时间较长，使用频率较高的一枚印章。“斗批改”这个名词来自
“文革”中毛泽东“要认真搞好斗批改”这句“最高指示”。其内容在《中共中央关于无产阶级文化大革命的决定》中有明确界定：“在当前，我们的目的是斗垮走资本主义道路的当权派，批判资产阶级的反动学术权威，批判资产阶级和一切剥削阶级的意识形态，改革教育，改革文艺，改革一切不适应社会主义经济基础的上层建筑，以利于巩固和发展社会主义制度。”“斗”和“批”前文已经提及，“改”对高校来说就是“改革教育”，即“必须彻底改变资产阶级知识分子统治我们学校的现象”，大学“朝农经验”，大搞“开门办学”，实行“以阶级斗争为主课”，“工农兵占领讲台”，“以学为主，兼学别样”等等。据此，陕西师范大学组织学生(“工农兵”学员)进行了赴延安的野营拉练，相继在西安近郊建立了5个农场，并把十多个厂矿、社队建为各系的教学基地，以“社会为工厂”，以“战斗任务组织教学”，以“典型产品组织教学”等等。虽然广大教师有向学生传授更多知识的愿望，大部分学生也有对科学知识的渴求，但极“左”的政治形势迫使教师不敢教，学生也无法学，因此谈不上教育质量的提高，科研也基本处于停顿状态。
一枚印章就是一段“文革”极“左”思潮的见证。“无产阶级文化大革命”肇始距今已经整整40年了，对年轻一代来说，似乎是一段遥远的历史。但这一段历史在中国的近代发展史中，有着极为深刻的教训。“前事不忘，后事之师”，通过回顾“文革”的历史教训，对当前构建和谐社会，落实科学发展观，全面推进我国高等教育的改革发展有着特殊的重要意义。
（上接第13页）
保国家机密不外泄，是十分值得我们重视和深入研究的。去年我馆在迎接国家保密局检查时做了大量工作，就保密文件如何保管也作了深入探讨，这也是作为档案人员的一种神圣职责。
……
总之，做践行社会主义荣辱观的表率和先锋，要立足本职工作，“踏踏实实做事，老老实实做人”，对档案工作者来说如此，对于全体公民而言亦如此。
品格树丰碑风范昭后人
中山大学易汉文
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冯乃超同志是中国共产党的优秀党员、无产阶级文化战士、革命活动家、教育家。同时也是有影响的中国现代诗人、作家、文艺评论家和翻译家。
冯乃超同志像
光辉人生
冯乃超同志1926年加入日本共产青年同盟外围组织马克思主义读书会和艺术研究会，
1927年从日本弃学回国参加革命工作，1928年9月由潘汉年介绍加入中国共产党。他是著名文学团体创造社后期的主要成员，与鲁迅等筹组中国左翼作家联盟(简称“左联”)，起草“左联”《理论纲领》，“左联”成立后担任“左联”首任党团书记兼宣传部长。1931年2月任中共中央宣传部文化工作委员会书记、中国左翼文化总同盟(包括“左联”、“社联”、“剧联”、“美联”等中国共产党领导下的左翼文化团体)党团书记。3月，中共中央机关报《红旗周报》遭受严重破坏，冯乃超同志被调去从事恢复该报工作，负责技术编辑。1932年初，冯乃超(化名冯子韬)以中共中央特科成员身份赴国民党湖北省政府委员兼建设厅厅长李书城(冯乃超的岳父，中国共产党第一次全国代表大会在李家召开)属下任事，为党做情报工作。1938年，冯乃超等根据周恩来的指示，筹组中华全国文艺界抗敌协会(简称“文协”)，先后任筹备会书记、文协理事、常务理事。4月，出任郭沫若主持的国民政府军事委员会政治部第三厅中共特支书记。1940年10月任文化工作委员会中共党内书记，1942年任中共中央南方局文化工作委员会委员，后任重庆国共谈判中共代表团顾问。1946年1月任中共中央南方局统战委员会文化组副组长，5月任上海“工委”委员、“文委”书记。同年10月，任中共中央华南分局香港“工委委员”、“文委”书记。1949年春，先后任全国文学艺术工作者代表大会筹备委员、华北人民政府高等教育委员会委员、中华全国文学艺术工作者代表大会党组代表成员、代表资格审查委员会主任，出席第一届中国人民政治协商会议。
中华人民共和国成立后，冯乃超先后任中央人民政府政务院文教委员会副秘书长兼人事处处长、中共中央宣传部干部处处长、中央纪律检查委员会委员，中央直属机关党委文教党委书记，1950年9月任中央人事部副部长兼第四局局长。1951年1月政务院第65次政务会议通过提请中央人民政府委员会批准任命为中山大学副校长。后历任中山大学党委第一书记、中共广东省委高等学校委员会第一书记、中共广东省委委员、中共广东省委文教部副部长等职。当选为第一届全国人民代表大会代表、中国共产党第八次全国代表大会代表、广东省政协副主席、第四第五届全国政协委员、第一第四届中国文联全国委员会委员。1957年
4月调离中山大学，任北京图书馆(现为国家图书馆)顾问。1983年9月在北京逝世，享年83岁。
淡泊名利地位
20世纪50年代初，叶剑英同志向党中央打报告，要求调冯乃超同志到南方局工作。此事被广东省文教委员会知道后，也向党中央告急，陈述中山大学是孙中山先生手创，地处祖国南大门，靠近香港澳门，在教育界有特殊的地位，需要一位高水平、懂知识分子工作的党内同志来担任书记，这个人非冯乃超莫属。政务院总理周恩来为此跟冯乃超同志谈话，说明情况，并说调到中山大学工作，等于无过而降级了，征求他本人的意见。冯乃超表示：“革命工作需要嘛，这些都无所谓。”一位非常熟悉并十分了解冯乃超同志的老同志说，冯乃超一生过分老实，自己是一位著名的文学家，在抗日战争和解放战争时期却做着无人知晓的文化界的统战工作和组织工作；新中国成立之初，他任中央直属机关党委文教党委书记、中央人事部副部长，管高等教育部，却偏偏到中山大学去受高等教育部领导。对此，冯乃超同志淡淡一笑，说：“谁都希望到前台表演，后台工作谁去做?谁都愿意到中央工作，地方工作谁做?谁都想领导别人，被领导的事谁来干?只要是革命工作，为什么要去计较这些?”冯乃超同志就是这样一位谦虚谨慎、淡泊名利、功成不居、埋头苦干的党的好干部。
珍惜人民血汗反对特殊化
1951年2月，冯乃超同志到中山大学工作。来校后他就取消了自己的勤务员和专车。他到广州市开会，或坐学校的公车，或与别人合乘一辆小汽车。冯乃超同志说：“我又不是每天去广州市开会，这样做是实事求是嘛!”
1957年，冯乃超同志和夫人到国务院设在青岛的高级干部疗养院养病。刚好他们唯一的孩子从苏联回来休假，便兴冲冲到青岛去看望父母，并计划画10天的海景。刚刚画到第4天，冯乃超同志就要孩子第二天回北京去。冯乃超同志对孩子说：“目前这个疗养院的家属接待所住满了来探亲的子弟，一住就是一两个月，谁也请不走，床位无法周转，招待所为这事很为难。我是高级干部，应当自觉做榜样，你也是共产党员，想你不至于不同意吧?”孩子心里真想多留几天，也想同父母多呆几天，但父亲说得在理，孩子只好恋恋不舍地离开父母回京。回到北京不久，孩子便收到父亲的一封信，信中提到她丢在青岛的小半瓶调色油和几十颗图钉，批评道：“这是劳动人民创造的物质财富，不是能用几个钱来衡量的。”冯乃超同志就是这样一位严于律己，对后代也严格要求的人民公仆的楷模。
重视人才培养重视学科建设
中山大学在全国高校院系调整前设有7个学院、33个学系、3个专修科、13个研究所，教授有180位，是一所文、法、理、工、农、医、师齐全，学科完备、师资力量雄厚，名副其实的综合性名牌大学。全国高校院系调整后，中山大学这所综合性大学仅剩中文、外语、历史、数学、物理、化学、生物、地理8个学系，教授也只剩85位。面对这种严峻的局面，冯乃超同志紧紧抓住人才培养和学科建设这两个关键不放松。冯乃超同志经常说：“综合大学是一个国家文化、科学的标志，它既是高级知识分子集中的地方，又是培养高级知识分子的地方，它的任务和目标主要是培养理论或基础科学方面的从事研究工作或教学工作的专门人才，师资队伍十分重要。”为此，学校实施了一些有力的措施：一是广揽人才，从华南农学院聘请了昆虫学专家蒲蛰龙教授，从华南工学院聘请了化学专家龙康侯教授，从复旦大学聘请了化学专家徐贤恭教授等一批专家教授来中山大学工作；二是为专家、学者配备助手；三是给予一些教师出国学习、进修的机会；四是改善教师的生活、工作条件；五是在教师中发展党员。在学科建设方面；在历史系设立了东南亚研究室(后改所)，重点研究泰国、菲律宾等国，在当时填补了国内空白，在国外也很有名气；在中文系设立了近现代文学研究室和古文字研究室；在生物系设立昆虫研究室等。这些措施的实施，使中山大学发生了深刻变化。
1946年冯乃超与郭沫若在上海
加强党的建设 积极发展党员
冯乃超同志来校工作时，党组织还处在秘密状态，力量非常薄弱。1951年4月19日，中国共产党广州市中山大学支部委员会举行向群众公开大会。冯乃超同志在中大党组织公开大会上作了《克服缺点，紧密校内党群关系》的报告。他是党组织公开后首任中山大学党支部书记。针对全国高校院系调整后中山大学党员少(1953年8月，只有13名党员)的实际情况，冯乃超同志努力加强党的组织建设，积极培养发展新党员。他要求党员密切联系群众，以身作则做好本职工作，虚心学习，增强党的凝聚力。在冯乃超同志的领导下，经过几年的艰苦努力，中山大学中共党员数量迅速增加，至1956年6月中山大学第一次党员大会召开时，有正式党员99名、候补党员110名。
冯乃超同志以身作则，密切联系群众，与非中共人士共事非常融洽。许崇清校长是著名民主人士(院系调整后，陈序经任中山大学副校长，也是非中共人士)，冯乃超同志非常尊重许校长，他们密切合作，学校大事共同商量研究。学校中心组学习常在许校长家进行，党组织有重大举措，冯乃超同志常到许校长家里听取许校长的意见，党政关系十分融洽、和谐。
努力为群众排忧解难
冯乃超同志是高级干部，可谓位高权重，但他平易近人，密切联系群众，为群众排忧解难。历史系姚学敏讲师，因丈夫楼公凯教授在接管期间被停聘，经多次交涉无效，不得不受聘于西北大学，把儿女寄托在上海外公家，一家分散在三地，有很多的实际困难和不便。为此，姚老师找到了冯乃超同志，说明情况，请求审处。冯乃超同志听后，安慰姚老师说：“同是国家办的大学，楼教授既然可以调到西北大学去。为什么不能调回这里任教?你的问题，我看很简单，不是请楼先生回来，就是调你到西北大学去。让我请示校长，尽快解决你的问题”。后来，姚老师坚决要求调离中山大学，学校征得西北大学同意，姚老师去了西北大学任教。
1951年5月27日，冯乃超同志以主祭人的身份参加理学院生物系张巨伯教授的追悼大会，并撰文《悼张巨伯教授》，高度赞扬张巨伯教授是“中国昆虫学界的一位草创人”，“一位好老师，好科学家”。
冯乃超同志从1951年2月来中山大学工作，到1975年4月调离，在中山大学工作了近四分之一个世纪。他为中山大学作出了卓越的贡献。他的崇高品格，治学、治校精神。是中大人宝贵的精神财富。在隆重纪念孙中山先生创办中山大学八十周年之际，我们深切怀念这位老革命、老领导。
（本文根据有关档案和黄焕秋、连珍、冯真等同志的回忆文章整理而成，谨此说明。——作者）
全国高校档案信息开发与服务利用工作研讨会在银川胜利召开
宁夏大学档案馆 雷慧
2006年8月37日全国高校档案信息开发与服务利用工作研讨会在宁夏回族自治区首府银川隆重召开，来自全国120余所高等院校档案馆的代表和部分省、自治区教育厅的领导200余人参加了这次规模空前的盛会。
宁夏回族自治区教育厅副厅长吴世彩、
宁夏回族自治区档案局副局长张玉琴出席大会并作了重要讲话。宁夏大学副校长许兴在大会开幕式上发表了热情洋溢的欢迎词，同时简要地向代表们介绍了宁夏的区域位置、地方特色、经济发展状况和银川市积极创建“两个最适宜”城市具有对周边省区辐射带动作用的情况，介绍了宁夏大学充分利用科技优势服务地方经济建设的情况。上海交通大学档案馆长、中国高等教育学会档案工作分会会长陈华新作了“认清形势、聚焦主题、全面开创高校档案服务利用工作新局面”的主题工作报告。开幕式由大连理工大学档案馆馆长、中国高等教育学会档案工作分会副会长尉洪光主持。
来自中山大学、北京工业大学、
中南大学、南京大学和宁夏大学五所高校的代表结合各自学校档案工作的特点分别介绍了经验，做了大会交流发言。此次大会交流与以往开会的不同之处在于：发言人在场上讲解，场下有代表提问，采取上下互动的形式，可以说是本次会议的一个创新，搭建了代表们相互交流的平台，成为会议的亮点，活跃的会场气氛，收到了良好的效果。
在分组讨论过程中，代表们紧紧围绕陈华新会长的主题报告开展了积极热烈的讨论。大家一致认为陈会长的报告主题明确、观点新颖，实事求是地总结了学会几年来的工作，提出的高校档案服务创新基本思路清晰，讲到今后学校档案服务创新的目标和工作任务非常明确，具有前瞻性和可操作性。报告对如何使馆藏档案活起来，逐步建立健全学校档案服务创新机制和创新体制作了全面深入系统的阐述，对新时期高校档案工作具有纲领性指导作用，会长的报告得到了与会代表的高度评价。代表们还就电子档案归档办法、档案数字化问题、档案部门编制、人员机构设置、档案的编研、档案的收集的齐全率、安全归档问题、档案利用收费问题、档案人员职称问题等大家普遍关心的热点问题展开了热烈讨论。北京大学、上海交通大学、浙江大学、南京大学、西北工业大学、华中理工大学、北京工业大学、湖南大学、天津工业大学、延安大学、北华大学等学校交流了各自档案工作的特色和工作经验。对档案年代鉴定的界定、人事档案的归属问题、档案编制紧、部门经费紧张、六号令的修改、档案利用收费等具体工作中遇到的种种困惑，代表们一致呼吁通过学会尽快起草相关文件上报教育部，督促有关法规文件早日出台。代表们对中山大学紧紧围绕孙中山先生的生平和可歌可泣的感人事迹深入挖掘其闪光点，积极开展编研工作取得的丰硕成果给予了很高的评价，他们的经验对各学校结合自己的特点开展档案编研工作具有很大的启发作用。
重庆大学档案馆馆长、中国高等教育学会档案工作分会郑善学副会长最后做了非常精辟的总结发言，
他用“2313211”七个数字高度凝炼概括了这次会议的特点，对此次在宁夏举办全国高校档案信息开发与服务利用工作研讨会的规模之大、规格之高、质量之高和办会紧凑效率之高给予了充分肯定，提出了新时期档案工作服务创新体制多元化、馆藏特色化、服务形式宽泛化和档案人员专业化的工作目标，对学会今后的工作提出了许多好的设想和建议。中国医科大学概况
中国医科大学是中国共产党创建的第一所医科院校，也是我党我军创办最早的院校之一，其前身为中国工农红军军医学校和中国工农红军卫生学校，1931年创建于江西瑞金，后随红军长征到达陕北。1940年在延安，经毛泽东同志提议，中共中央批准，学校更名为中国医科大学。1946年7月，学校奉命随军挺进东北，到达黑龙江兴山(现鹤岗)
。1948年11月，东北全境解放，学校奉命进驻沈阳，合并了原国立沈阳医学院(前身为满州医科大学，1911年由日本国南满铁道株式会社建立)和原私立辽宁医学院(前身为盛京医科大学，1882年由英国教会建立)。1948年，在东北建立的4个分校，其后分别成为哈尔滨医科大学、延边医学院、承德医学院。1952年，学校药学院独立建制为现沈阳药科大学。
中国医科大学在创建和发展过程中，倍受党中央和老一辈无产阶级革命家的重视和关怀。建校伊始，毛泽东同志为学校确立了“政治坚定，技术优良”的办学方针，朱德、叶剑英参加开学典礼并讲话。在延安时期，毛泽东、朱德、周恩来、叶剑英、王稼祥、贺龙、陈云、胡耀邦等中央领导多次到学校视察、做报告。1941年7月，毛泽东同志为学校第十四期毕业生题词“救死扶伤，实行革命的人道主义”，成为我校师生及全国医务工作者的座右铭。在中国医科大学建校十周年延安展览会上，毛泽东同志题词“办的很好”，朱德同志题词：“埋头苦干”。1950年3月，毛泽东、周恩来又—次到学校视察，勉励全校师生在社会主义建设时期继续办好人民的医科大学。1991年，邓小平同志亲自为《中国医科大学校史》一书题写书名，江泽民、李鹏、杨尚昆、陈云、李先念、彭真、邓颖超、李铁映等党和国家领导人为学校题词。2001年，李岚清、李贵鲜、吴阶平为学校题词。
建校至今，学校共培养52
000多名高级医学专门人才，毕业生遍布全国及世界许多国家和地区，培养和造就了一大批国家卫生管理、医学教育界的著名领导干部和医学界的著名专家学者，据不完全统计，其中担任副部级以上职务百余位，卫生部正、副部长
9位，将军40多位，中国科学院、中国工程院院士12位。
目前，中国医科大学已发展成为具有办学特色和国际影响的医科大学，在医学、药学、教育学、理学、工学、管理学等学科门类中已形成研究生教育与本科教育并重、兼有其他教育的多层次的人才培养体系，是国家高层次医学人才培养和医学科学研究与技术创新的重要基地，也是我国与日本、欧美等国进行国际医学教育、学术交流的重要窗口。
中国医科大学是卫生部原部属的10所高等学校之一，2000年3月全国高等学校管理体制改革，学校由卫生部划转为省部共建、以辽宁省管理为主。
学校现有教职工7 630人，其中各类专业技术人员6
126人，有中国工程院院士1人，正高级职称448人，副高级职称676人，博士生指导教师205人，硕士生指导教师562人。教师中在中华医学会等全国性学术团体中担任主任委员者4人，担任副主任委员者
11人，担任常委(常务理事)50余人，委员(理事)60余人。有2人是国务院学位委员会学科评议组成员。有17人次获得国家杰出青年基金项目、全国百名医药卫生科技之星、人事部百千万工程百人层次等荣誉称号或经费资助。有省高校中青年学科带头人
6人，省高校优秀青年骨干教师32人，86名青年教师进入辽宁省“百千万人才培养计划”。
目前，学校在校各类学生总计20 287人，其中博士生818人，硕土生1 543人，研究生课程班885人，普通本科生5 985人，专科生1
781人，网络教育本、专科生4 504人，成人本、专科生4 004人，中专生673人，外国留学生和港澳台学生94人。
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正 在 载 入 数 据 . . .