1、新时期高校科研档案管理工作若干问题探讨 连念 翁勇青
2、论正确处理行业评估与档案管理的关系 陈淑贞
3、电大科研档案建设的几点思考 曹丽萍 石为群

专题论坛

4、创新：高校档案馆发展的突破口 汪文珍
5、实践高校档案服务机制的创新与思考 李代华


现代化管理

6、数字档案馆网站建设之我见 王冬
7、档案部门在学校办公自动化建设中的定位与作为 李培芳
8、提高档案人员责任素质的杠杆——网络远程教育 葛荷英

开发与利用

9、浅议合并高校校园文化建设中的档案编研 刘祖芬
10、高校档案馆与图书馆利用工作之比较与思考 高畅
11、从“技术崇拜”到“内容为王”的启示 李会征 杨宝生
12、浅议高校档案馆功能的拓展 夏裕莹 裴春

兰台众议

13、高校运动档案管理的探讨 殷忠东等
14、当前学生档案管理存在的问题与对策 何素芳
15、加强高校学生人事档案管理 卢正东

工作经验

16、浅谈高校照片档案工作现状与策略 陆建香 吕炎

历史掌故

17、半个多世纪前广州1675名科学工作者联名抗议美国迫害钱学森等科学家 易汉文

宁夏大学综合教学主楼 周鹏起 摄影封面
宁夏大学简介 陈清明供稿 封二
宁夏大学档案馆简介 陈清明供稿 封三
前进中的宁夏大学 封底

　

新时期高校科研档案管理工作若干问题探讨
厦门大学档案馆 连念 翁勇青
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    科研档案是科研活动的历史记录，它记载反映了科研活动的过程和成果，是储备科技信息和科技知识的主要载体。随着我国科教兴国战略的大力实施，高等学校特别是综合性大学成为我国科研活动的主力军，教学科研成了高校的两大中心任务，高校科研运行机制也发生了新的变化，科研档案工作在高校档案工作中占有越来越重要的位置。但是在这一新形势下，高校科研档案管理工作也显现出诸多与之不相适应的地方，本文拟就其中若干问题进行分析探讨。
一、高校科研档案收集归档组织模式问题
科研档案收集归档难是高校科研档案管理工作中存在的老大难问题。一方面体现在部分科研人员由于担心自己的科研成果被泄密或受经济利益驱动等原因寻找各种理由拒绝归档或将核心技术档案据为己有，造成归档难；一方面体现在课题成果鉴定验收后，在申报评奖或成果推广转化中形成的档案材料由于形成周期长、不定期，造成归档不及时，材料不完整。
目前，高校科研档案收集归档组织模式大体有两种。第一种模式是高校档案部门直接面向科研项目（课题组）验收收集科研档案；第二种模式是项目（课题）结束时，先由本单位科研管理部门对项目（课题）档案进行检查验收，再在一定时间内由科研管理部门统一向本单位档案管理部门移交归档。经过对清华大学、南京大学等十几所大学的调研，我们认为第二种模式更有利于科研档案收集归档的及时有效与齐全完整。这是因为此种模式易于落实科研档案的“三纳入”、“四同步”管理，作为科研活动的管理部门，科研项目从申请课题、经费审批、下达计划任务书、科研计划进度检查以及成果验收、上报登记评审科研成果等阶段无一不在科研管理部门的监督管理之下，因此，对于科研档案的收集归档，科研管理部门易于介入并进行有效的监管。而第一种模式，由于档案部门与科研项目活动诸环节无紧密的业务联系，对科研项目的进展也无直接渠道进行了解，也没有有效的监控制约措施，虽然，“四同步”管理中规定重大科研项目鉴定、评审工作中须有档案部门参加；归档不完整、不齐全的项目材料，档案部门拒绝出具证明，科技处不予组织鉴定（注：福建省科技厅目前已取消此规定，这对科研档案的归档工作影响重大）。但一则参加鉴定会牵涉到档案人员的专业知识所限以及劳务费发放等经济利益；二则当前学校重视的是课题项目的申报、评比，追求的是项目数量、经费的增加，要求全校各部门一切要为此服务，档案部门怎敢为归档的不完整而影响课题的申报鉴定评比。因此，档案部门介入“四同步”管理并不切合实际，同时，也就经常形成档案部门三番五次向课题组催收科研档案都无结果，或者归档的科研档案案卷质量较差，致使高校科研档案归档工作有时处于失控状态。例如，现在有的经费课题，出资人并未对档案的形成完整等有要求，课题组不须出具归档完整证明即可鉴定验收，由于没有验收归档环节的控制措施，常常发生课题组不交档案的情况，若采用第一种模式，此时档案部门也无办法，而若采用第二种模式，学校科技处在订立课题合同时就可加入关于档案归档的条款，并在经费下拨、项目进度检查等阶段，控制该档案的归档。
鉴于此，2003年由厦门大学档案馆制定，并以学校名义颁发的《厦门大学科学研究档案管理规定》文件中规定：（1）坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度，科研课题一经批准，课题负责人即向科技处或社科处科研档案管理人员办理预立卷手续，领取科研文件材料积累袋等材料。（2）课题完成后，课题负责人应按要求组织整理好“科研准备工作卷”和“研究实验工作卷”两部分材料，向科研处或社科处办理材料归档手续后，才能申请鉴定或专家评审。课题通过技术鉴定后一个月内，应向科研处或社科处办理“总结鉴定验收卷”的材料归档手续。在办理移交手续时，需填写归档说明书、卷内目录、备考表，未办妥文件材料归档移交手续，不予进行科研成果登记与报奖。如有“申报奖励工作卷”、“推广应用工作卷”的文件材料，课题组也应随后及时向科研处或社科处归档。（3）科研处、社科处专（兼）职档案员应在次年六月底前，将上年度应归档的科研档案，集中向学校档案馆移交，移交时填写移交目录一式二份，双方各执一份。
二、高校科研档案归档范围调整问题
随着改革的发展，高校科研项目和经费来源发生了新的变化，在计划经济时代，高校科研项目数量少，且主要是从事基础性、理论性研究，一切经费来源于政府部门，科研档案归档范围容易确定，如今在市场经济体制下，高校的科研项目和经费渠道越来越多，不仅来源于政府，还有大量项目来源于企业、社会资助及其他渠道。高校科研项目和经费来源及数量等的变化，使得高校科研档案的归档范围标准出现了新情况和新变化。
1、如何确定归档课题项目档案标准
何种标准的课题项目档案才归档，由于高校科研档案价值内涵的丰富性和结构层次的多维性，各高校间并不一致，有依金额来定，有依项目级别来定，有依经费来源来定，但这些标准都有问题，例如以金额标准来说，有的高校档案部门几千元标准的课题项目档案就接收，有的高校档案部门几万甚至几十万元标准的课题项目档案才接收，这之间是否有一个客观价值与标准问题。几万元标准的课题项目档案未进馆，是否是国家档案信息资源的损失，几千元标准的课题项目档案就进馆是否对馆藏库房、设备、人力的浪费，而且对于文、理工科课题项目以及基础性项目和应用性项目等来说，经费金额大小差别巨大是客观存在的，文科课题几千元就不容易，理工科几万元尚还是很小的课题。其他以项目级别、经费来源等作归档课题项目鉴定标准都存在类似问题。为此，高校档案部门应该加强科研档案价值鉴定工作的研究，这也是高校科研档案业务建设的一项重要内容，鉴定工作的好坏不仅直接关系到科研档案的完整性和准确性，而且在很大程度上影响着高校科研档案价值的实现。当前还没有高校科研档案鉴定的固定标准方法，各高校应该按照档案价值鉴定理论中的效用原则、存史原则、经济原则等进行多层次的鉴定，包括归档鉴定、进馆鉴定、开放鉴定和存毁鉴定，并尽早制定一份操作性强、更明确的科研档案归档范围与鉴定标准。
2、科研实验阶段过程性材料如何归档
按照高校档案工作规范，实验工作阶段的各种实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录、数据处理材料等都应永久保存，而一个课题的这些材料可能就达几十卷甚至上百卷，对于许多综合性大学来说，每年的科研课题多达几百项甚至几千项，如若按照规定都接收进馆永久保存，这大大超出了档案库房的承受能力，因此在实际工作中档案部门常常不接收这部分档案，但是这些数据有些又是很重要并且不可再现的，如天文、气象、水文、地质等原始记录，因此有必要在理论规定和实际工作之间寻找一个归档的折中办法。
3、社会科学研究档案是否归档
这个问题的提出涉及到科技档案与科研档案概念如何调整规范。我国科技档案管理学对科技档案的定义为：科技档案是保存备查的直接记述和反映科技、生产活动的科技文件材料，1980年《科学技术档案工作条例》第一章第二条也界定了科学技术档案的范围，此二者定义都未将社会科学研究档案列入其中，但是经过近年来的工作实践，特别对于高校的档案工作实践来说，未将社科档案列入高校科学技术档案工作是很不妥当的，故此，高校档案工作中对于此类科学研究档案一般不称科技档案而称科研档案，从而将社科科研档案也纳入高校科学技术档案工作范畴中。
三、科研档案开发利用问题
科研档案的开发利用是科研档案工作的终极目的，理论上说，作为高新科技信息和科技知识主要载体的科研档案开发利用应该受到人们的高度重视与运用，但目前高校档案部门对科研档案“重保管、轻利用”的观念做法还普遍存在，而且绝大多数的高校科研档案利用状况令人堪忧。一般利用者只是通过利用科研档案中的奖状或鉴定证书所起的凭证作用，达到评定职称、申报课题或编写本单位科研史等目的。利用方式单一，利用人次低，利用效果不良的问题十分突出。造成此种状况的原因主要有以下几方面：
1、科研档案不含核心技术
现在已归档的科研档案中的科技文件材料，大多数是为通过成果鉴定、报奖后归档的。案卷中只有来源性材料、成果性材料、鉴定审视性材料，缺少核心技术材料、工艺技术材料的科研档案不在少数。这样欠完整、不系统的科研档案必然影响到科研档案的开发利用状况。
2、科研档案的价值及其实现特点
科研档案的价值是由凭证价值、信息参考价值、现实使用价值、历史研究价值几方面构成。科研档案的价值特点决定了科研档案以及档案部门开发利用科研档案的方式。由于科研档案的信息参考价值和现实使用价值的实现深受知识产权保护的影响，档案部门开发利用科研档案的信息参考价值和现实使用价值有许多法律法规的限制，容易造成泄密和侵犯知识产权的行为，而且大多数高校档案部门都无法实现科研档案信息开发的有偿利用。因此，档案部门对于科研档案多着重于其凭证价值和历史研究价值的实现，对开发利用其信息参考价值和现实使用价值兴趣不大。
3、新的科技体制影响着科研档案的开发利用形式
科研档案的开发利用是科研开发活动诸环节中的一环，必须依靠科研工作者、科研管理部门和档案部门共同努力来实现。随着科技成果转让机制和技术市场的形成，科研档案所有权转让成为科研成果开发利用重要的新方式，但是，科研成果转让转化首先应由科研成果所有权人和科研管理部门来推动实施，在此活动中档案部门着力点不多，这也是形成高校档案部门对科研档案“重保管、轻利用”观念做法的原因之一。
基于以上几方面原因的考虑，笔者以为目前档案部门在科研档案开发利用工作中较实际的做法：一是科学完善地建立多种检索工具，最大限度地揭示档案信息资源。科研档案的检索工具编制越完整、越科学，用户查询档案时间就越短，查全率、查准率就越高，就能更好的服务于学校的科研工作。二是适度开展科研档案的编研工作。可以根据客观实际需要，利用科研档案实体，就某一专题进行系统的较深层次的加工，用新的体例、新的语言汇编成相对集中、系统的信息资料，把静态的档案汇编成动态的活信息。

论正确处理行业评估与档案管理的关系
福建省档案局陈淑贞
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    近年来，为了推动各行业工作的科学管理，各行业主管部门相继开展了行业工作的评估测评工作。被评估的单位在准备接受各类评估时，一般都针对评估测评项目、评估测评指标、评估测评标准的要求有步骤地实施评估方案，绝大多数都在大量地查阅与利用档案，并从中大量复制文件材料，形成评估佐证材料。笔者在下基层指导档案工作时，发现此类行业评估佐证工作，对现行档案管理工作产生了一定的负面影响。本文试图从分析行业评估佐证对档案管理所存在的负面影响问题，探讨如何协调解决的办法，以促进各行业评估与档案管理工作的科学发展。
一、问题的由来
2003年福建省高等学校档案学术研讨会议在福建省宁德师范专科学校召开，笔者有幸应邀出席了会议。期间，几所高校的档案人员谈起了他们学校在迎接普通高等学校本科教学工作水平评估时遇到了评估材料准备工作与档案管理工作的矛盾问题，流露出对高校评估工作影响档案管理的忧虑。他们中的有些同志既是高校的档案工作人员，也是学校评估办公室的成员，参观学习过省内外许多所高校的评估工作，对高校评估工作的全过程较为了解。谈起高校评估，他们印象最为深刻的就是由于学校档案工作未能列入高校评估体系，档案工作的开展非常被动。为了准备评估佐证材料，学校需要抽调出大量的人力、物力、财力，加班加点，查阅一大批档案，复印一大批材料，按照评估指标体系整理一大批的档案文件。造成了近几年一些高校的档案未能按时按规范要求整理归档；或是打乱了国家档案分类体系，按照普通高等学校本科教学工作水平评估指标体系要求重新整理档案；或是全部采用复印件准备评估佐证材料。高校档案人员的交谈与忧虑，引起了笔者的深思。原先，我省各高校综合档案室每年基本上都能按照高等学校档案工作规范，进行收集、分类、整理、归档与档案管理。高等学校评估检查为何不能利用学校档案室已经整理好的档案，直接进行评估佐证，非得打乱，另搞一套评估档案?更何况，这些重新整理与建立的评估材料中有许多是被评估学校按照评估指标体系要求自行编制的。而且据笔者所知，某某高等专科学校为该校教育评估的自评印证材料支付复印费用20—30万元，某某大学的支付复印费用40多万元，某某师范学院的复印费用则高达70多万元，其他大学亦是耗费巨资编制复印评估印证材料。笔者私下慨叹：各高校档案工作普遍缺乏经费投入，如果能把这些复印费用投入正常的档案业务建设，或进行档案信息化建设，该多好啊!
事情无独有偶。2004年冬，笔者到某医院进行档案业务指导工作，医院领导咨询前两年该医院在AAA等级医院评估时形成的医院评估材料怎么归档?今后每年都要补充后续的材料又如何积累与整理归档?笔者随之翻阅了几十盒该医院原先进行等级评估时所整理的评估材料，所见情形与前面谈及的高校评估材料相差无几，绝大多数也属于复制件。
二、问题与剖析
　 高等学校评估工作与医院等级评估工作中所显露出来的行业评估佐证与档案管理之间存在的问题是个别现象，还是带有普遍性呢?笔者在作进一步的调查后发现，类似的还有图书馆评估、安全评估、工会评估、文明单位评估、党建先进单位评估等等。凡有评估工作，就有评估验收工作，凡有验收评估工作，就要查看评估材料，而评估材料的形成基本上都如同上述情形。显然，这是带有普遍性的问题，亟需进一步剖析、探讨与解决。
（一）违背档案工作的法律法规
众所周知，档案的整理，是档案管理工作中的一个相对独立的工作环节。其基本行为准则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。这是档案管理工作客观规律的需求。但是，一些接受各类评估的单位，为了迎接评估工作，按照评估要求整理档案，不按照国家或地方档案管理部门关于档案整理的标准与规范进行档案整理。这里，且不说档案整理的质量如何不符合规范标准的问题，关键是这么做，严重违反了档案整理的行为准则，背离了档案的形成、积累、归档的规律，造成了档案收集不齐全、归档不及时，影响了该单位正常的档案收集、整理、归档、保管、利用等管理工作的规范化、科学化，影响了档案室与档案馆工作的衔接。更为严重的是，一些单位为了方便评估验收工作，把档案文件材料、评估佐证材料滞留在处（科）室，不按时向档案部门移交，影响了该单位全宗档案的齐全与完整性，违反了《中华人民共和国档案法》第十条、《中华人民共和国档案法实施办法》第十二条，以及《福建省档案条例》第六条，关于公务活动中形成的应当归档的文字、图表、声像等文件材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人都不得据为己有和国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档的规定。
（二）有悖档案的本质属性
档案是特定的形成者当时当事直接形成的原始记录，其本质属性是直接的、原始的历史记录性，是人类了解过去、解决当前问题和预测未来的依据。中国人民大学档案学院张斌博士在他的《档案价值论》中阐述了“档案价值是档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和参考意义。”指出了档案价值的内涵。第一，明确了档案价值的主体、客体以及档案价值的根本来源、连接档案价值客体与主体的中介物——人类的社会实践活动。第二，档案客体和主体之间的特定关系，是档案属性与主体需要的统一。档案价值是以社会实践活动为中介的档案对主体的意义，它是通过档案与人们主体需要的关系得到体现的。档案价值作为“意义”或“作用”，不是一种实体概念，而是一种关系概念，表示客体与主体之间的一种特定关系。在这种关系中：客体——档案及其属性，是档案价值的物质基础，离开了这个基础，就无所谓档案价值；主体及其利用需要，则是档案价值得以体现的必要条件。
因此，各行业评估佐证材料应是各行各业各类管理工作与各项活动直接形成的各种文字、图表、声像等不同形式的原始记录，或是当时当事直接形成的有关文件材料，应能够反映各行业各类管理工作与各项活动的全过程。但是，据笔者所知，有些单位的评估佐证材料却是按照评估指标体系要求，事后编写，或搜集而来。这样的评估印证材料不具有档案所独有的内在的本质特性——原始记录性，不能作为评估佐证材料了。而如果只是为了评估需要，根据评估体系随意增补材料或编造材料，则有悖史实，就更不能作为评估佐证。进而言之，也极易造成评估内容的不准确、不真实，还大有“假档案”之嫌，严重影响了各行业各类评估工作的准确性与评估水准。
（三）严重损害了原始档案
大量复印档案文件制作评估佐证材料，极易使档案原件受损坏。档案的制成材料是由纸张纤维、粘合剂、感光材料、染料及颜料等物质构成。这些物质的分子中都含有吸收光的原子团，它们吸收光后会发生各种化学反应，或引起染料的变色、褪色，或引起有机物的老化等。光对档案制成材料危害的后果不是立即能够观察到的，与受光总曝光量及曝光的环境条件等因素有关。光的破坏作用具有累积性，档案制成材料被光激发变质具有持续性。因此，为了保护好档案，除了必须改善光线的质量，控制档案所承受的总曝光量外，还必须控制对档案原件的直接使用，尽量减少档案的复印和采用其他复制手段照相、缩微等。
（四）严重浪费了国家资金
各行业各部门的评估佐证材料，如果基本上都不直接利用现成的原始档案，而要耗费大量的人力、物力、财力，大量地复印档案文件材料，按照评估指标体系重新整理评估佐证材料，而且有的甚至一次性使用后就不要了。这样做，劳民伤财，确实太浪费国家的资金，也不符合国家节约的原则。
三、解决问题的对策
评估佐证工作与档案管理工作都是各行业工作发展不可或缺的一部分，如果我们能够在档案价值的基础之上建立共识，充分认识档案的本质属性——即档案的原始记录性，正确区别档案与其他资料，抓住各类评估工作与档案管理问题中起主要影响的一方面，找准切入点，那么，笔者认为各类评估工作与档案管理工作的矛盾，档案人员对各类评估工作与档案管理影响的忧思，也是可以迎刃而解的。
（—） 开发档案信息资源，以电子文本的形式编制各类评估佐证材料。档案信息是国家信息资源的重要组成部分，以档案信息资源共享为目标的数据标准体系建设是档案信息化建设的一项重要内容。各级档案部门应当按照国家有关规定，充分发挥档案信息资源在党和政府各项工作中的作用，满足社会对档案信息资源的不同需求，加强档案信息资源的开发。在“数字化”建设的环境下，按照信息共享的标准要求，实现档案信息资源共享。在这种环境下，各行各业、各类评估工作的佐证材料就可以使用视频、音频、多媒体或超媒体链结技术制作电子文件。这样既能够满足各行各业、各类评估工作的要求，也能够满足档案管理工作的要求，而且将大大促进档案与档案工作的发展，拓展档案服务领域，产生更好的服务效果。
（二） 把档案工作纳入各类评估体系。为了确保各类评估佐证材料齐全、完整、准确、系统，以及各类评估工作进展顺利，必须把各类评估体系所需要的文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入各类评估体系，纳入各类评估工作计划，纳入各类评估工作程序，纳入各有关人员的职责范围，使之与各类评估、管理工作同步。在通过验收各类评估工作时，先通过档案的验收，再进行各类评估验收。这样才能够既确保各类评估佐证材料满足评估工作多方位、多角度、多层次、多方面的需求，又确保各单位认真贯彻执行档案法律法规，做好档案管理工作。
（三） 以服务各类评估工作为契机，抓好档案基础工作。档案工作根植于服务之中。各有关单位的档案部门应以积极服务各行各业的各类评估工作为大局，抓住契机，抓好档案基础工作，变被动服务为主动服务，变滞后服务为超前服务。正确处理各类评估工作与档案管理工作的关系，做到“各类评估工作与档案管理工作两不误”“各类评估工作与档案管理工作两促进”。在为各类评估工作服务中实现档案价值，发挥档案的作用，取得双赢的效果。
（四）以档案法律法规为依据，正确地调整和处理档案管理事务。《中华人民共和国档案法》是我国公布的第一部具有社会主义性质的档案工作法律，也是我国档案事业建设最根本的法律，它是调整人们从事档案工作方面的行为规范，是指导其他档案法规制定的原则，也是档案工作的法律依据。上述各类评估工作与档案管理工作矛盾问题，只要认真贯彻执行档案法律法规与规范标准，自觉坚持“依法治档”，我们就能够正确地调整和处理档案工作与各类评估工作，或与其他工作的关系。我们只有把档案工作纳入法制轨道，成为人们必须遵守的行为准则，档案事业才有可能顺利、健康、规范发展。
参考文献：
1．陈兆祦 沈正乐：《最新档案工作实务》1996年5月中国档案出版社
2．张 斌：《档案价值论》中国人民大学出版社2002年出版
3．赖桂华：《论高校评估工作对档案管理的影响》2002年8月第5期福建泉州师范学院学报（CN35—1244／G4）

电大科研档案建设的几点思考
杭州广播电视大学 曹丽萍 石为群
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    科研档案是指科研人员在科学技术研究过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、音像等记录形式的科研文件材料，是科研活动的真实记录，是科学研究的软成果，是重要的信息资源。电大科研档案的基本任务是：按照电大科研档案工作的基本原则，根据电大科研档案的形成特点和规律，科学地管理电大科研档案，积极地开发电大科研档案信息资源，及时、有效地提供科研档案为电大建设服务。本文结合杭州电大科研档案管理实际存在的问题提出几点思考。
一、电大科研档案的收集、整理、归档
杭州广播电视大学除了开设普通专科班，还有成人业余班，以成人业余班为主，属于成人高校性质，不同于普通高校科研档案管理。杭州广播电视大学科研处于2002年1月建处，科研工作起步较晚，科研档案工作随科研处工作而产生，因此起步较晚。科研档案随着科研处的建立进入正规管理，从无到有，不断完善。建处以前科研工作不是作为一项正规独立工作来做，科研档案收集是零碎的，存在材料不全，部分材料有原件，部分材料只有复印件，没有及时归入学校综合档案室等问题。由于科研档案材料收集几乎空白，就谈不上后面的管理环节，科研档案工作几乎从零开始。
自科研处成立以来，科研档案工作紧紧跟上，在学校领导的高度重视下，学校综合档案室的指导下，科研处配备了中级档案职称的科研档案管理员，参考了其它高校科研档案的管理经验，制定了相应规章制度（略），确定了收集归档的范围（略）和科研档案的保管期限，其中科研档案的保管期限分为三种：永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）。
杭州广播电视大学根据科研工作的特点，注意科学研究过程材料的收集，如科研课题申报阶段的材料，即下达课题计划任务与提出科研文件材料的归档同步；科学研究实验阶段的原始数据、科研课题的中期报告材料，即检查课题计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；结题阶段的鉴定申请表以及结题报告书，即验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；对获得奖励的科学研究成果材料，其推广过程材料也应注意收集，即上报登记和评审奖励科研成果以及科研人员提职考核与档案部门出具课题归档情况证明材料同步，例如吴增福老师的《photoshop6．0中级自学辅助教程》课件录制成光盘，这一成果花费了很多时间，总结了积累多年的教学和实践经验，科研处把它推广到全国各地电大应用，并受到同行好评。科研处每年下达课题计划任务时，将新课题的名称、课题负责人的清单送综合档案室，并将应归档材料的清单通知课题负责人。科研档案管理员负责对具体课题建档工作进行指导，并深入课题组随时了解课题进展情况。完成的每个课题进行鉴定、评审之前，档案人员应参与科研处对准备归档的科研文件材料的预审，合格者正式申请结题，督促、指导科研人员做好科研文件材料的积累工作，着重审查反映科研成果的关键性材料是否完整准确，所归档材料已具备法律凭证的完备性和科研成果的科学再现性，在每年科研项目申报、检查、登记、鉴定和成果评审时将应归档的材料及时归档。
电大科研档案的收集全面铺开，管理对象和层次不断提高。特别是学校于2003年12月经杭州市教育局批准建立了市属高校重点扶植学科——政治经济学，在学校领导的高度重视下，学科档案材料齐全、完整，从论文、课题、著作、奖励等方面全面反映了重点学科建设的全过程和发展方向。学校2004年12月建立市属高校重点实验室，档案从申报材料、实验室介绍、国家认可证书、建设过程中期报告、答辩报告、建设管理办法一应俱全。
电大科研文件整理工作的主要内容包括：对形成的科研文件进行鉴别，把鉴别后的科研文件组成案卷，对组成的案卷进行分类编目。档案部门向课题组发放科研文件材料积累袋与建档有关的科研报告、实验记录等统一用纸。凡归档材料要写明作者和日期；对保密材料要注明密级，并做到审查手续完备，字迹工整，用兰黑或碳素墨水，不得使用铅笔、圆珠笔、红或纯兰墨水书写。归档的科研文件材料，必须字迹工整，格式统一，图样清晰，签字手续完备。
科研文件归档，是科研文件转化为科研档案的“关口”，因此，归档制度具有双重性质，它既是一项科研管理制度，又是一项科研档案管理制度。电大科研档案归档要求：由科研档案管理员负责归档工作，综合档案室进行指导，必须符合科研活动和科研文件的实际情况，必须与其它相关的科研管理制度相协调，应该具有可操作性，群众性，相对稳定性。科研档案归档时间：按项目结束时间归档，按工作阶段归档，按子项目结束时间归档，按年度归档，随时归档，根据电大科研档案工作的实际情况，我们采取按项目结束时间归档，电大每年5月将上一年度的有关科研的文件、公开发表的科研论文、立项、结题的课题成套档案、出版著作、科研成果奖励材料收集起来进行整理。科研档案归档份数：原则上，凡是需要归档的科研文件，一般归档一份；但重要的、使用频繁的、需要汇总上报的或移交专业档案馆的、原件不允许外借的，则应当酌情多归档几份。归档文件在内容与形式上要达到“档案化”的标准，归档的科研文件必须经过系统整理，实行科研文件归档审签制度。
电大对科学研究有长远查考价值或作为研究结果依据的原始性科研材料均须归档。取得负结果或因故中断的研究课题所形成的科研文件材料应予归档。几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档案号及档案目录提供主持单位。科研档案归档时课题组长填写科研档案归档说明书，连同案卷科研处审查，科研档案归档说明书放于每个研究课题第一卷的卷内目录之前。档案归档工作是考核教师和科研人员工作的依据之一。科研档案归档和教师业务档案归档内容冲突时，应以科研档案为主。
二、电大科研档案的组卷、分类、编号
由于科研档案和文书档案产生的领域不同，记载的内容不同，形成的特点不同，管理的方法也不同。文书档案的管理侧重于活动主体的特征即活动本身，一般组成主体全宗；而科研档案的管理则侧重于活动客体的特征，如科研课题等，一般组成客体全宗。
科研档案收集起来进行整理以后，应当完成组卷工作。按照四点要求组织案卷：案卷是一组具有有机联系的科研文件的组合，案卷内科研文件的数量要适度，案卷内科研文件的保存价值和密级应基本一致，案卷应力求整齐美观。组织方法可以按结构组织案卷，按子项或 子课题组织案卷，按工序或阶段组织案卷，按专业组织案卷，按问题组织案卷，按文件或文件性质组织案卷，按地域组织案卷，按时间组织案卷，按责任者组织案卷。由于电大科研档案以前比较零碎，材料不全，进入正规管理以后收集到不少科研档案材料，按照科研文件材料的形成规律、保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，科研文件材料的内容、价值、数量、密级和载体形式等实际情况，我们采用按子项或子课题组织案卷，每个科研课题组成一个或若干个案卷。根据每个课题的情况，科研课题的科研文件材料较多的，可以组成多卷 （一题多卷）；科研课题的科研文件材料较少，可以组成一卷（一题一卷）。
　　科研档案的分类有学科—课题分类法，专业-课题分类法，根据电大科研档案的特点，电大采用学科-课题分类法。科研档案号是以科研档案案卷为单位编制的，是反映科研档案内容特征和管理特征的编号，有分类式科研档案号，累积式科研档案号，电大采用分类式科研档案号。每个案卷编制档号，排列顺序：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后：批复在前，请示在后。科研文件材料没有归档，或归档不符合要求的研究课题，不给档号。
　　三、电大科研档案的保管，鉴定，销毁
科研档案保管的内容：日常性的保管和保护工作，预防性的保管和保护工作，抢救性的保管和保护工作，条件性的保管和保护工作。电大科研档案经过收集、整理、归档、组卷、分类、编号等环节，进入保管阶段。由于每个科研课题的保管期限和密级不同，由课题负责人和科研档案管理员提出每个案卷的保管期限和密级的具体意见，交综合档案室上架保管。对于破损、变质的档案材料应及时修复，把损失减小到最低程度。每年定期检查库房“八防” （放火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗）情况，定时记录库房温度、湿度，保持库房整洁。库房应坚固安全，方便借阅利用，布局要考虑适应科研档案工作实际情况的需要，要方便科研档案工作者履行职责。电大科研档案严格执行保密、专利等法规制度，保护知识产权。为了既满足原形成单位及部门对科研档案利用的需要，又满足社会对科研档案利用的需要，采取“多套保存”的做法，科研课题材料成套性保存。
电大科研档案鉴定即对科学研究课题档案进行整体鉴定，以整套研究课题档案为单元，按照课题的任务、来源与意义、科研水平、经济、社会效益和历史价值，划分为重大、重要或一般三级。鉴定工作分为归档前鉴定和归档后鉴定二个阶段。
　　电大科研档案销毁工作由综合档案室负责执行，并报告电大保卫部门，销毁时，应指派两人监销，监销人应在档案销毁清册上签字。
　　四、电大科研档案的统计、开发和利用
科研档案必须实行集中统一管理，确保科研档案的完整、准确、系统、安全，便于开发和利用。电大科研档案管理在形成一定规模的基础上，科研档案统计提上日程，科研档案管理从经验管理向科学管理的转变，并逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源。科研档案统计是根据统计学原理，以数字形式揭示科研档案基本状况的一项工作，服务于科研档案的其它各项管理。科研档案管理员按年进行科研档案的数量、质量、鉴定、利用、交流情况、库房状况等的统计，并将统计结果汇总报送综合档案室。
科研档案开发和利用主要指：熟悉馆藏科研档案的内容与成分，掌握用户对科研档案信息的需求，通过档案咨询、接待等服务方式，把经过筛选鉴别、整序编研出来的科研档案及信息成品提供给广大教职员工，满足其利用需要。具体包括借阅、咨询服务、报导交流，根据科研和管理工作的需要，积极创造条件，编辑各种形式的参考资料，如档案文摘、科技成果简报、论文汇编、专业数据汇编、专题资料等，为利用者服务。电大结合管理工作现代化进程，创造良好条件，逐步应用计算机进行档案资料的检索、汇编等，提高开发和利用档案的能力。
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创新：高校档案馆发展的突破口
东华大学档案馆汪文珍
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    根据1989年国家教委颁发的《普通高等学校档案管理办法》规定，高校档案馆是高校档案工作的职能部门，是永久性保存和提供本校档案利用的科学文化事业机构。知识经济时代要求科技创新、体制创新、管理创新和知识创新。高校档案馆作为高校工作的重要职能部门，如何在高校的发展中开辟新的领域，拓展新的发展思路，与知识经济时代俱进，与所在高校俱进，是高校档案工作者必须研究的新课题。
一、高校档案馆发展背景与现状
知识经济时代以知识为基础，以高科技为支柱，以创造的智力为依托，依靠知识和信息进行经济可持续发展。高校档案馆虽然不直接从事知识和技术的生产，却可以为高校发展提供服务，通过档案开发利用的渠道实现知识与技术的传播。可是由于种种原因，高校档案馆长期以来没有成为高校发展的中心。近十年来，很多高校档案馆取得了较大的发展，从省级馆发展壮大为国家馆，甚至国家一级馆。这个阶段应该说是档案馆发展的一个飞跃阶段。然而环境是不断发生变化的，高校档案馆目前稳定的直线组织机构与高校发展要求还有一定距离，馆藏档案与信息化网络化的时代要求存在着一定的滞后性。表现在：除少数外，技术水平整体较低，缺乏相应的技术人才；服务手段较落后，无法直接运用先进的设备进行服务，进行直接的网上交流；档案馆收藏管理上的矛盾，一方面馆藏膨胀，大量价值不大的档案资料充斥馆库，另一方面，真正有价值的档案又收集不齐，一些反映历史时期的重要档案和具有保存价值的档案不能及时收集，许多本应归高校所有的档案还在个人手里。
随着计算机网络的发展，人们有条件通过网络来获取信息。档案利用者不仅可以到档案馆查询信息，更希望能在家中和办公室随时查询所需的档案信息。为跟上时代的发展需要，高校档案馆必须打破常规，运用现代化的管理手段，改造传统工作的方式和方法，创新管理和服务模式，真正实现档案馆应有的价值，发挥其应有的作用。
二、高校档案馆发展的创新思路
当前高校档案馆的发展，面临许多新情况新问题，需要人们以求真务实的精神和思路去研究和解决，在创新中发展高校档案馆事业是一项长期的重要任务。
1．在认识理念上要创新。任何工作的跨越和创新，都必须有一个崭新的认识理念在前头。因此，要充分认识创新是高校档案馆事业发展的原动力，档案工作的建立、发展、壮大离不开创新，只有解放思想，更新理念，才能在创新中发展，在探索中前进。
2．在管理上要创新。管理包括宏观和微观管理，宏观管理是指高校档案工作的方针政策、法律、法规和发展方向上的指导和创新。微观管理是高校档案工作从接收、整理、鉴定、保管到利用的具体管理。创新方式表现在由近到远、由小到大和由浅到深的创新，把长期发展与近期目标相结合，走出高校档案工作乃部门之事的误区到全社会化的基点上，逐步做到由单一向全方位的创新，最终实现全方位地为社会搞好深层次的服务上。伴随着科技的发展与创新，高校档案馆档案载体已呈现出多样化的趋势，如电子档案，同纸质文件档案相比，具有更方便、准确、高效的优势。在接收、鉴定、使用、保密和安全等诸多方面，又出现了一些值得探索研究的新问题。不少大学档案馆出台了一些行之有效的创新举措，如，对电子档案的安全利用问题采取通讯传输的加密处理的有效控制，这实际上是高校档案手段的一种创新。
3．在服务体制上要创新。高校档案馆是高校科学文化事业机构，是收藏、管理和利用档案的中心。档案馆的服务性是档案工作赖以存在和发展的基础，目前大多数高校档案馆所提供的服务是十分有限的，在档案馆服务体制与机制上创新和改革已是势在必行。以为教学、科研、学生就业、技术发展等方面提供服务作为档案工作的主要内容，通过服务体制的创新和改革，为高校发展和经济建设做出应有的贡献。因此，要重视和加强对利用者的研究，不仅要研究利用者当前的需要，还要研究利用者的潜在需要，以利用者的需求来带动档案服务的创新。
三、高校档案馆发展的创新举措
创新是高校档案馆推进档案事业开创新局面的必由之路和必然选择。档案工作要实现创新，必须坚持科学的态度，实事求是的精神，还要有务实的作风和实际的方案及举措。
1．加快高校档案馆的数字化创新建设——技术突破口
　　高校档案工作要创新，必须围绕工作重点，抓难点和热点，寻找突破口，找准主攻方向。当今世界，以信息技术为主要特征的科学技术日新月异。信息化的浪潮不仅加快了人类历史发展的进程，而且日益深刻地改变着人们的工作、生活和思维方式。信息化已成为当代国际竞争的战略制高点。作为主要信息资源之一的档案，面对全球信息化趋势的巨大冲击和以计算机技术、通信技术、网络技术以及多媒体技术为基础的网络环境的逐渐形成，电子文件的大量产生和应用，正快速地向数字化方向发展。高校档案馆资源数字化创新建设要制定长远规划，采取渐进步骤，处理好短期目标与长期目标的关系。
2．建立文档一体化管理创新系统——管理机制突破口
实现办公自动化环境下的文件、档案一体化管理，要求重新设置合理的工作流程，将文件和档案工作的要求一同嵌入管理文件系统中，即实现前端控制，记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况，档案管理软件所设置的OA接口，与高校文书部门连接，实现文档一体化管理，确保电子公文及时高效、安全保密地运行，使文书部门文件整理与归档工作一次完成，避免重复劳动以大大提高工作效率。为实现高校档案为教学、科研、招生就业、评估与文化传递提供集约的便捷的服务。
3．尽快出台档案信息化标准——规范突破口
国家和各级档案管理部门对电子档案十分重视，制订了一系列的管理规范和标准。高校应根据自身的特点，尽快出台相关规范制度。各高校档案馆要遵循国家标准，吸收国内好的行业标准和管理经验，借助高校信息部门的技术力量，通过多种渠道学习交流，制定出符合该校电子文件管理的规范和信息化的标准，做到步步有章可循，件件标准规范，使高校档案信息化建设更规范科学、共享性更强、成功率更高。
4．建立健全人才引进与培养机制——源头突破口
高校档案步入数字化后，人才是实现技术创新的根本力量和源头，档案信息资源的形成、整理、存储、检索、利用、鉴定、统计等将发生很大的变化，档案管理者不再是单纯意义上的档案保管者，而应当成为信息资源的组织者、管理者、分析者、提供者、信息利用的导航者。档案馆工作人员不仅要懂数字信息的收集、数字系统的管理，还要懂数字程序的编制和维护。目前高校档案馆人员知识水平和技能离这些要求还相差甚远，在这些人中，既懂档案专业知识又有较高计算机水平的人很少。针对这一现状，高校档案馆应尽快引进紧缺人才，对现有人员要加大培养力度，使其尽快调整自己的知识结构，拓宽知识面，掌握相应的专业知识和业务技能，这是高校档案馆人才队伍建设的一项重要任务。对人才既要有专业知识，也要有从业操守上的要求。
在新形势下高校档案工作者应着重提高三个方面的能力：第一是较强的实际操作能力。 随着办公自动化的逐步实现，档案工作者不仅要懂现代化管理知识，而且要能熟练地操作计算机，灵活运用档案管理软件和网络技术，做好文档的存储、编辑、检索和利用等各项工作。第二是较强的管理能力。信息化建设是一个系统工程，需要档案工作者通过组织协调创建一个良好的运行机制和环境，结合实际制定管理办法和标准，有效地指导有关部门做好电子文件的管理工作。第三是一定的研究能力。档案工作者应结合工作实际，围绕归档、著录、保管、利用等各个环节开展广泛的理论研究。当前提高高校档案工作者基本素质和基本技能主要应采取在职培训和培养的方法，并适当引进一些高层次专业人才，承担一些专业性强，引领数字化建设方向的工作。
5．建立高校档案信息安全保障体系——安全流程突破口
随着电子文档的大量涌现，档案安全保护显得尤为重要。在高校档案信息化建设中，安全保障包括两方面，一是档案信息存储安全，二是档案信息利用安全。在档案信息存储安全方面，要增强档案信息安全和网络安全意识，采取切实有效的技术手段和管理措施，做好身份认证和密钥管理，加强计算机网络档案管理系统的监控，存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，各种数据库要及时进行备份，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。在利用安全上不能只强调利用而忽视保密，将不该上网公开的内容公开或未设置访问权限，也不能只强调保密而限制利用，使可利用的档案信息过少。应坚持利用和保密并重的原则，在目前环境下，应借鉴纸质档案的保密原则，最大限度地提供开放档案网络化利用。
6．统一认识，加强高校档案法制宣传力度——舆论突破口
高校档案馆要按时或提前完成档案的整理、划控和鉴定，加强档案资源建设和档案信息资源开发利用工作，加大珍贵、特色档案征集和档案开发开放力度，充分发挥档案馆档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件利用中心和档案信息服务中心的“四位一体”功能，做好档案法制宣传工作，依法治档，强化监督，并建一批爱国主义教育基地。如，东华大学档案校史馆已成为上海市青少年爱国主义教育基地。采取以广泛宣传和业务培训相结合、普及教育和重点教育相结合、普遍检查和重点检查验收相结合等不同形式，宣传档案法律法规，加大档案法制建设工作力度，增强档案意识，做好舆论宣传，完善和提升档案馆功能。高校档案馆信息化建设与高校整体信息化一样都是校长一把手工程。因为高校档案信息化关系到工作流程优化、工作效率提高等问题，所以高校主要领导人的认识要高度统一，形成共识，将高校信息化提高到战略的高度，这些因素决定着档案馆信息化程度和水平。创新需要锐气，需要有超前思维作保证，高校全体人员需要统一认识，同频共振，打造现代化的高校档案馆。
对于高校档案馆要力争做到“五化”，即人员素质现代化，业务技术标准化、档案资源集约化、利用服务优质化、信息管理规范化。高校档案馆工作具有广阔的创新空间，高校档案馆面对新的形势、新的问题和新的挑战，档案工作人员在思想上要高度重视，行动上要大胆主动探索，实践上要积极开拓创新，果能这样，高校档案馆的明天一定会更加灿烂。
参考文献：
［1］李宇航等：《创新档案管理体制》，中国档案［J］．2006（3），第11页
［2］冯惠玲：《档案学概论》［M］．北京：中国人民大学出版社，2001
［3］崔海燕：《现代新型档案馆论略》，档案学通讯［J］．2005（6），第86页
［4］教育部：《普通高等学校档案管理办法》，1989年版
［5］李兆明：《关于档案管理体制改革的探讨》，档案学研究［J］．2006（1），第27页
　

实践高校档案服务机制的创新与思考
三峡大学档案馆李代华
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    档案工作服务机制的创新是高校档案部门贯彻十六大精神、实践“三个代表”重要思想、加强党的执政能力建设的一项重要内容。国家档案局毛福民局长在全国档案工作服务机制创新座谈会上的讲话明确指出，为各部门工作服务是档案工作服务机制创新的重要方面，其重点应体现在建立新领域的档案工作上，体现在档案工作管理体制与服务方式的创新上，体现在为企事业单位档案业务的服务上。三峡大学档案馆在实践服务机制的创新中推行了五点积极举措，取得了较好效果。
1．档案服务机制的改革原由
档案服务机制是指档案部门为社会服务的内在工作方式和方法。档案服务机制的创新，就是要对传统的服务机制进行改革，建立与社会经济发展相适应的档案服务新机制。
档案部门的服务方法，是在过去计划经济时代所形成的。那时，公有制占绝对优势，强调统一领导和管理，强调“政治挂帅，思想领先。”档案部门也是有控制地提供少量的文书档案为政治服务。服务对象主要是机关工作人员，绝大多数公民没有利用档案的权力。重保密，轻利用；服务范围小，效益低；服务方式局限于室内阅览，方法简单。这种服务方法在当时历史条件下发挥过积极作用，但它忽视提高服务质量，忽视发挥档案的作用。而这种带有局限性、封闭性的服务机制，影响了档案管理者的思维方法和工作方式。改革开放以来，尽管社会环境发生了很大变化，但他仍未销声匿迹，它与社会经济的发展产生了矛盾，这些矛盾突出表现如下：
1.1从计划经济转变为市场经济，是我国改革开放的一个重要特征，高等院校也不例外。学校不直接干预学院的人、财、物，学生的招生、就业与学院所设专业有着直接关系，以市场需求为媒介,“双向选择”替代了原来的包分配，应届毕业生学籍档案的托管应运而生；学校“精神文明建设”、“依法治校”、“本科教学评估”、“校史馆布展”等活动离不了以原始档案材料作支撑；在校及毕业后的学生的学历学位、毕业证的补办和四六级英语、计算机等级成绩等需要档案材料认证；读硕、读博、出国留学出示在校学习成绩，需档案馆复印盖章生效；高校档案馆如果只有综合档案而没有学生及人事档案，会影响社会各方人士查档利用的快捷性，也影响一些文件材料的分类投档等等，馆藏结构单一与利用范围的扩大形成了矛盾。
1.2档案馆和图书馆、博物馆一样，是查询信息、学习知识的好场所。在知识经济时代，科技的快速发展，知识更新越来越快，人们对知识的含金量要求越来越高，时效性越来越强。首先是高校的有些文书档案，以五十年的保管期限管理的文件材料，对今天工作的指导意义及利用价值需要重新慎重鉴定其保管期限，保管期限的判高在高校是很普遍的现象，也是造成馆藏老化的主要原因。其次我们将档案接收进馆的时间拖得越长，档案信息的时效性越差、含金量越低，与社会利用产生的矛盾越突出。
1.3信息在当今社会经济发展中发挥着越来越重要的作用，人们希望快速、准确的获得信息。而我们高校档案部门总因涉密问题所困扰，迟迟没在自己的网站上公布综合档案信息，至使有些档案信息还没进入信息高速公路。服务手段仍然是你查我找，调卷查阅还停留在手工，与其他部门相比，明显滞后，与社会要求形成了矛盾。
2、高校档案服务机制的创新内容
2.1善待服务对象。随着开放档案和公民档案利用权的确立，高校档案部门的服务层面大大扩展了，公民利用档案解决自己工作、学习和生活中的问题，已成为一种普遍行为。高校档案管理者不应厚此薄彼，要以开放的心态、平和的态度面对这些普通老百姓，保障公民依法享有利用档案的权利。
2.2丰富服务内容。高校档案馆保存的90年代前的档案，普遍存在“文书档案多，经济、科技档案少；历史文件多，现行文件少；纸质档案多，声像、实物档案少”的现象，我们既要丰富馆藏又要优化馆藏，要注重收集与经济建设密切相关的档案资料，在管好用好传统档案的同时，要及时收集一些新兴领域的档案，如工商登记、土地征用、房地产等类档案。在收集纸质档案的同时，要注意收集声像、实物等特种载体档案。总之，作为档案服务部门，应尽量满足本校师生员工及社会各界方方面面的利用需求。
　　传统的档案服务方式主要是限于室内阅览，这种简单的服务方式已经陈旧。高校档案服务工作应融入社会经济发展中，融入到档案的收集、整理、保管、检索、利用整个业务工作中。1994年国家教委颁布《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》 （以下简称《规范》），虽然各高校根据形势发展需要，提出了一些修订方案和与行业标准整合的合理化建议，但《规范》在指导90年代高校档案工作规范化方面是功不可没的，特别是高校档案的实体分类法，其框架结构仍不乏严密性及科学性。高校档案管理人员可以走出校园，帮助指导一些撤并、关停机构，代为整理和保管，设立档案寄存中心；配合依法行政、政务公开，建立现行文件查阅中心；通过举办展览、拍电视片、编辑出版档案资料等，为全面建设小康社会，发挥高校档案应有的作用。
2.3提高服务手段。尽快抛弃过去那种手写笔抄落后的服务手段，利用计算机技术、信息技术、通讯网络技术，实现服务手段现代化已近在眉睫。利用计算机进行检索、编目、登记、借阅，逐步实现“档案—计算机—电讯”三位一体的档案工作程序，尽快建立起信息高速公路，使利用者快速、准确、便捷地查找档案信息。
3、实践高校档案服务机制创新
　　创新是实现档案事业发展的必然途径，是档案工作的永恒主题。要大力倡导“有为才有位”，唱响高校档案工作在学校建设发展中的主旋律，促进高校把档案工作纳入学校整体发展规划，列入领导议事日程，加强和改进档案馆工作作风，寓管理于服务之中，如三峡大学档案馆在实践档案服务创新中推行了以下五点积极举措：
3．1更新服务观念。观念创新是档案工作创新的首要问题。三峡大学档案馆坚持以党的十六届四中全会精神为指导，大力倡导服务工作中的“首问式”，树立“以人为本，以事为先”以及“用户就是上帝”的服务观念，把提高档案的现实实用性作为服务利用的重点，不断强化“发展是第一要务、服务也是生产力”的现代意识。《湖北省物价局、财政厅关于调整利用档案收费标准的批复》鄂价费字［1999］324号文的实施，促进了档案从无形资产向有形资产的迅速转化，使档案的有偿服务态度、服务方式凸现出来，突出了注重档案服务意识的培养、更新档案服务观念的重要性。
3．2活跃服务思路。倡导全馆同志上班第一件事是开机上校园网浏览学校大事、关心学校发展。综合档案是以立档机构收档，学校每一个机构的增减都是综合档案室的同志们关心的事情，每一年度的“归档业务指导联系表”，详细记载了立档单位名称，分管领导、兼职档案员、指导老师姓名，联系电话号码及指导时间，一旦在网上发现机构有变动，平时注意及时修订补充。在2004年的年度收档工作中，一份科研年度报表的栏目因只有理、工、医类的统计内容，而缺少人文、社科类的，立即引起收档同志的重视，深入机关一核实，原来于2003年7月新成立人文社科办公室，档案馆的老师及时补收了人文、社科类的科研材料，保证了档案的完整齐全。
3．3规范服务行为。规范服务行为的关键是落实档案的管理规范。三峡大学档案馆直接对外服务窗口是学生档案室、人事档案室和综合档案室，学生档案室主要与招毕办、教务处和各学院发生业务关系，人事档案室主要与组织部、人事处、国际交流合作处发生业务关系，而综合档案室是与全校50个职能部门52个兼职档案员发生业务关系。综合档案的收档任务是以立档机构划分到个人负责收集的，各自完成拟定案卷题名及装订工作后，然后集中统一编目、装盒、上架。而查档工作，主要是注意区别全宗，认真落实全馆档号、排架的管理规范，实施综合档案的收、整、查档工作的分工不分家，使综合档案室的5位管理人员（包括2位临时工作人员），对馆藏的8个全宗档案，都能准确调卷查档，极大提高了服务效率。
3．4完善服务方式。坚持学校教学、科研、基本建设等项重点工作开展到哪里，档案工作就服务到哪里。如在“迎评”工作中，档案馆专门派出一位同志到迎评办工作，以利吃透评估精神，统一立卷标准，跟进建档，靠前服务，受到迎评办的好评；另在实施年度归档工作中，综合档案室的同志始终坚持深入立档单位指导组卷、现场办公，挖掘新产生的档案材料，进一步开拓新领域的档案工作，方便兼职档案员更好完成文件级的卷内目录的打印，确保了案卷质量及档案收集的完整性。
3．5拓展服务领域。与三峡大学同时成立的三峡大学档案馆，建馆之初，经过半年的磨合，于2001年2月出台《档案工作文件选编》，该《选编》主要综合了武水（宜昌）综合档案室与湖北三峡学院综合档案室的制度汇编，在两校合并之初，起到了一定的积极作用；
《选编》执行三年后，通过参观学习本省及外省综合性重点大学的管理经验，《三峡大学档案工作法规与制度汇编》在档案馆领导的高度重视下，在综合档案室管理人员的共同努力下，确立参照点，逐字逐条对照、参考综合性重点大学的《汇编》，增加了电子档案管理暂行办法，着重解决了三峡大学档案馆从学院级的一级类目管理向大学级的二级类目管理的升级；
　　2005年10月依据综合档案业务范围的拓展，比如基建档案按照国家建设部《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328—2001，整合了基建档案的收档范围，新增了监理材料的收档；由于档案馆把二级学院列为立档单位，故在党群、行政、教学类目中增加了非常设机构栏目；另外在原十一大类的基础上，增加了实物类等，及时在《三峡大学文件材料归档范围和保管期限表》中作了修订。三峡大学档案馆建馆六年来，三次修改制度及汇编，一次上一个台阶。
4、展望高校档案服务方向
高校档案服务机制的创新，使档案部门的工作水平和工作效益大大提高，为社会提供全方位、多样化的服务，档案工作将更加贴近社会、融入社会；档案服务机制的创新，使档案管理者从封闭、保守的禁锢中彻底解放出来，档案工作将出现前所未有的新形势；档案服务机制的创新，是档案事业兴旺发达的不竭动力，必将大大地推动档案工作的发展。
在改革发展的实践中解放思想，开拓创新，不断前进，使档案工作在改革开放的大潮中更具生命力，就要不断提高档案服务的及时性、针对性和实效性，充分发挥档案部门的资源优势和业务特长，为高校师生员工、社会各界及人民群众提供全方位的最好的档案服务；要严格要求档案工作人员，深入研读十六届四中全会精神，要为驾驭社会主义市场经济、发展社会主义民主政治、建设社会主义先进文化服务，全面推进档案服务机制中的理论创新、制度创新和科技创新，要坚持科学发展观，为创建廉洁、务实、高效的服务型档案馆，为促进高校档案事业全面协调可持续发展作出较大贡献。

参考文献：
［1］ 陈兆祦等.档案工作实务全书.中国三峡出版社，2000（7）：430～482
［2］中央档案馆国家档案局理论学习中心组.档案部门要学习贯彻十六届四中全会精神积极主动为加强党的执政能力建设服务.中国档案报，2004（9）总第1140
［3］董淼观.关于档案服务机制创新的思考.平湖市：百度快照，2004（3）
［4］李代华.融“三个代表”重要思想于高校综合档案管理.中国档案，2004（8）：60～61
（上接第10页）
电大以前科研档案几乎一片空白，科研档案到用时方恨少，因此电大努力建设科研档案，从配备了科研档案管理员以后，科研档案工作明显进步，科研档案利用频率显著提高。电大教师每年的校级科研论文请奖，有的教师不注意保存自己发表的论文，想用时就到科研处来查询；根据科研档案电大还推荐优秀论文、著作、课题到省级或市级单位请奖，为学校和教师个人争得荣誉；每年申报校内校外科研课题时，有的老师初次申报没有经验，需要查阅课题范本，也是科研档案利用的一种表现；电大为了提高教学质量和教师素质，开展中青年骨干教师推选活动，教师的科研成果是申报的条件之一，申报教师纷纷前来查询；每年教师职称评审是学校和个人的一件大事，科研论文、科研课题、著作、获得的奖励都是根据科研档案一一审阅，最后盖章证明，作为评职依据；凡教师和科研人员调动工作之前，必须将其所研究的课题的全部应归档的材料移交档案室，档案室检查合格后，方可办理离校手续。电大还注意收集、登记利用科研档案后取得的经济、社会效益，科研处随时收集在科研成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理向综合档案室补充归档，并根据获得成果奖情况，及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。以吴增福老师的《photoshop6．0中级自学辅助教程》全国推广为例，受到电大同行好评，在全国范围内产生影响，产生了良好社会效益，同时收回部分科研成本，产生了经济效益。
结束语
　　科研档案管理作为档案管理的一部分，具有一般档案管理的特点，但又具有自己的特点。具体说科研档案是一种科研信息资源，在当今社会信息化的时代，科教兴国提到了空前的高度，做好电大科研档案管理工作，把科研工作落到实处，是我们每个科研人员和科研档案管理人员的职责和任务，开发和利用科研档案才是我们搞好科研档案的目的，科研档案为电大建设增光添彩。
　

数字档案馆网站建设之我见
解放军档案馆 王冬
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    随着我国数字档案馆建设的兴起，越来越多的档案馆在internet上建立了自己的网站，尤其是近年来档案网站数量增长迅速。然而，档案网站质量良莠不齐，网站内容单一，信息资源陈旧，多种功能无法真正使用等是很多网站普遍存在的问题。因此，提高网站绩效是目前实现档案馆信息化亟待解决的问题。
笔者认为，网站建设是一项复杂、繁琐并且连续性很强的工作，影响其绩效的因素很多，概括讲一般的档案网站至少应具备网页、检索系统、信息服务板块、后台技术四个构成方面。因此要提高档案馆网站绩效，最根本的就是要搞好这四方面建设。
一、网页建设
网页是用户通过网络了解档案馆的窗口，是联系用户和档案的纽带。网页设计单调、结构简陋、内容枯燥，就难以吸引访问者。可见，网页质量是影响网站绩效最直接的因素。
1、内容要全面丰富，突出特色
档案网页内容除了应具备档案指南、各部门功能介绍、馆藏概述、档案目录信息等针对本馆的最基本的内容以外，还应设置一些具有特色的内容项目，例如档案学术论坛，开展对档案学术问题的探讨，公布最新的学术成果，介绍国内外最先进的学术观点和理论等；开设有本馆特色的信息咨询服务，通过电子邮件、网上留言或电话、视频等方式，开展及时、有效的信息服务；设置相关网站的连接按钮，与相关的图书馆、博物馆、高校、研究所等单位的网站建立动态链接，为用户导航，最大限度的方便用户，满足用户需求；开展视频、音频点播服务，在安全保密的前提下，将本馆的视频、音频信息通过网络传输给用户，能够极大地吸引用户的注意力等。除此而外，档案馆网站还可以有选择的设置一些软件、影视、歌曲、游戏等下载和时事新闻、天气预报等能够方便用户，提高用户兴趣的小栏目。
对于档案网站建设，档案部门一方面要加快档案信息数字化进程，加强档案基础资源建设，不断充实网页内容；另一方面，要在此基础上开动脑筋，结合自身特点，设置一些具有特色的内容项目，进一步吸引访问者，提高网站绩效。
2、结构要合理美观，方便使用
在当前充斥着大量商业网站的网络世界中，档案网站作为服务性网站，应该特别注重其结构设计和外观形式，以求吸引更多的访问者，实现网站建设目标，体现自己的社会价值。
首先，网页结构中项目、条块划分要合理，各种信息排列有条不紊，使访问者一目了然，能够迅速方便的找到自己需要的信息。其次，网页颜色搭配、图片与文字配合要协调美观，让访问者赏心悦目，将访问网站作为一种享受。再次。要合理安排多媒体项目和3D动画图形。在网页上安排大量的多媒体和动画、3D图形，虽然能够使网页在外观上显得更加生动活泼、富有新意，但同时势必严重降低网页传输速度，直接影响访问者的心理情绪和访问兴趣。
3、更新周期要短
据调查，虽然档案信息网站比以前有大幅度增加，但是他们中包含有价值的信息量的增加幅度远不及网站数量的增加幅度，档案信息资源陈旧是多数网站普遍存在的问题，大多数档案网站很久不更新，或制作完成就不再更新，极大地挫伤了访问者的兴趣。
　　咎其原因，一方面在于建设网站的思想认识问题。档案工作人员必须充分理解建设档案网站的必要性和可行性，认识到21世纪是中国档案事业数字化和网络化的时代，数字化的档案馆对网络具有极强的依赖性，信息瞬息万变，一成不变的数字档案馆是不可想象的。另一方面，网页要经常维护和更新。一是在网页中不断添加新的内容和功能，二是对现有内容要不断更新、维护。档案部门应该配备专职人员进行网站维护和更新，网站的维护人员应该具备档案和计算机两方面的知识和技能，还要有一定的编辑和审美能力，保证随时更新维护网页的美观。
二、检索系统
档案信息网站属于服务性网站，访问网站的用户大部分是为了查找所需的档案信息。同时在档案部门内部，编研、开发档案信息的工作人员也需要查找大量档案信息，而他们查找信息所必经的窗口和通道就是档案网站。因此，档案网站必须具备功能强大的档案检索系统。检索系统的检准率、检全率差，无法满足用户需求，必然降低用户对档案网站的信赖程度，影响档案网站绩效。可见，检索系统的优劣是影响档案网站绩效最主要的因素。
1、检索系统应具备多种检索途径
登录到档案网站或到馆查询档案信息的用户职业不同，受教育程度不同，所需信息不同，思考问题的角度不同，同时他们中大部分又不太熟悉档案专业，这就要求档案信息检索系统必须具备各种途径检索入口，方便不同类型用户从任意角度进行查询，提高检准率。另一方面，多种检索途径便于同一用户对同一需求从不同角度多次检索，有利于提高检全率和检准率。
2、检索系统应能够检索多种信息
传统档案信息检索总是针对特定用户，局限于特定空间、时间范围，提供的信息主要是本馆的文本类文献和事实性问题的解答等。随着现代信息技术的应用，数字档案馆用户要求获得的信息不仅仅满足于传统服务中的文本、事实和数据信息的需要，而是尽可能的获取更多的网络信息、多媒体信息和相关知识。同时，数字档案馆中信息检索手段逐步实现计算机化、网络化，检准率、检全率大大提高，从技术上为用户提供多种信息成为可能。在这种条件下，就需要档案工作者一方面搞好档案信息基础建设，另一方面依靠现代计算机、信息技术，采用功能强大的检索系统，为用户提供文本、图像、音频、视频等多种信息，全方位满足数字档案馆环境下用户的信息需求。
3、检索系统的响应时间要短
检索系统的响应时间是指一次检索过程中从用户向检索系统提出问题到检索系统完成匹配过程，形成检索结果，交付用户所需的全部时间。在网络环境中，一方面用户上网需要付费，节约时间是他们的共同心愿，另一方面，如果响应时间过长，检索速度缓慢，必然会使用户丧失耐心，检索系统也就失去了扩展业务、扩大影响范围的机会，直接降低网站绩效。因此，响应时间是评价网站的一个重要指标。
响应时间主要受网络因素、系统因素、用户自身因素等影响。网络因素包括网络带宽、用户入网方式、同时检索同一系统人员的数量等。系统因素包括检索途径、交互方式、数据库质量等。用户自身因素包括知识层次、检索策略、上网技巧等。对于档案工作人员来说，降低响应时间就必须完善检索系统，设置多种检索途径，开发多种交互服务项目，努力做好档案信息数据库基础建设，以及设立联机帮助服务和进行用户教育培训工作。
三、信息服务板块
检索系统解决的问题是如何准确、全面的获取所需信息。面对浩如烟海的信息资源，用户直接通过网站检索系统进行信息查询，必然会遇到一系列难以克服的困难。首先，虽然数字档案馆提供了迅速方便的检索系统，但从如此庞大的档案信息资源中搜寻所需信息，花费的时间成本是巨大的。其次，数字档案馆没有明确界限，只是多馆、多国、全球联合的档案信息网络世界的一个节点，用户在档案网络中获取信息的同时语言和文化差异带来的障碍。再次，数字档案馆总是努力采用先进技术完善自我，而用户习惯于被动的接受先进技术，两者之间总是存在差距，成为用户自由利用数字档案馆的又一障碍。随着数字化档案信息的激增，鉴于以上困难，用户将会把信息查询的工作越来越多的委托给档案利用咨询服务部门来做，具体到档案网站上，就是设置专门的信息服务板块，开展多种服务方式，及时为用户反馈所需信息，满足用户需要，提升档案网站绩效。
1、信息服务板块应该具备多种服务方式
在网页上设置的信息服务方式一般分为被动式服务和主动式服务两种。被动式服务主要包括通过E—mail、注册留言、专题讨论或通过视频实时问答等交互方式，由用户提出咨询问题，档案工作者反馈相关信息。主动式服务主要是档案工作者根据对一段时期内用户需求的分析、研究，提炼出用户最关心的热点问题，或针对当前社会焦点问题，主动进行相关信息开发、编研，将编研成果以专题等形式在网页上公布，供用户浏览、使用。
2、信息服务应该实现联合服务
数字时代的档案馆，是一种以计算机和网络联系起来的分布式的数字档案馆群，每一个数字档案馆都是一个数字化信息资源库，是这个分布式档案馆群的一个节点。只有搞好馆际协作，加强网络档案信息资源的建设和组织，实现联合信息服务，才能使用户无论从任何一个节点进入查询信息，都能够得到全方位、多元化、一体化的服务。
四、后台技术支持
从技术支持方面来看，各档案网络技术支持比较薄弱，缺乏专业计算机技术人员，很少涉及高级网络技术。档案信息网站的后台技术支持与其服务宗旨是相互制约的，服务以技术为基础条件，只有硬件、软件等技术条件跟上了，网页传输速度快，查询响应时间短，多媒体、3D效果佳，才能得到用户对网站所提供服务的好评，提高网站绩效。技术以服务为目的，档案信息网站是数字档案馆在网络世界进行服务和宣传的门户，其最根本的目的就是服务。只有通过为用户提供各种服务，并通过用户反馈的信息及时调整服务策略，才能促进技术的改进，进一步为满足用户需求服务。因此可以说技术支持是决定网站绩效的最根本因素。
网站建设一般涉及到的技术支持主要是网页设计、数据库技术以及安全保障技术。网页设计在上文已经有详细叙述。
1、数据库技术
数据库系统是对数据进行存储、处理和维护的软件系统，几乎所有计算机信息系统都会使用数据库技术。档案数据库的建立是网络时代的要求，也是档案工作现代化的主要标志，帮助档案馆大幅度提高服务质量和工作效率。档案数据库分为目录数据库和全文数据库。目录数据库是指把案卷目录、卷内目录输入数据库，实现目录的自动化管理和查询。全文数据库是对所收集的档案全文进行数字化处理，实现档案全文的自动化管理和检索。
作为查阅界面的档案网页必须与档案数据库相联并同步更新。为了能够让网上公布的档案信息得到充分利用，发挥档案网站的作用，档案数据库设计必须符合为用户服务的原则，同时必须配备既精通档案专业知识又精通计算机知识的专门人才，对档案数据库进行专门管理和维护。
2、安全保障技术
档案工作中服务与安全始终是一对矛盾，数字化条件下尤为突出。档案网站赖以
（下转第39页）

档案部门在学校办公自动化建设中的定位与作为
华侨大学李培芳
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    学校办公自动化建设由起步到成熟是一个复杂的系统工程，关联着多种因素，需要多学科、多部门、多门类技术的参与和学校全体人员的努力。档案部门处在学校行政运作的关键位置，肩负着保证学校信息畅通、保护学校活动凭证、业务记录等核心信息资源的重任，在学校办公自动化的建设中，不应该游离于其外，而应当站在可持续发展的战略高度，积极、主动参与努力探索，建立正确的工作方法和工作思路，带动和促进学校办公自动化建设朝着高效、规范科学的方向发展。我认为，档案部门在学校办公自动化的建设中，应该准确把握自身的定位，积极争取在以下几方面有更大的作为。
　　一、成为学校政务创新的倡导者。
　　在信息全球化加快发展的当今时代，一个学校能否利用计算机和网络技术，实现办公自动化，将其管理和服务的职能转移到网络上去完成，增加互动性和服务性，已经成为其竞争力大小的关键因素。相对传统的管理模式，办公自动化是学校政务的巨大创新。所以，在学校办公自动化的建设中，档案部门首先要注意观念上的更新，成为学校政务创新的倡导者，带动大家群策群力，从不同部门工作的角度，积极思考行政管理变革问题，研究行政模式的创新、组织机构的重新设计和业务流程的重组，为办公自动化建设过程中的领导决策提供一些建设性的意见。
　　二、成为办公自动化科学内涵的宣传者。
　　应该说近几年我国办公自动化发展的速度是很快的，但是，仍有不少人对办公自动化的认识存在疑虑和误区。档案部门要积极宣传办公自动化的科学内涵，使大家明白，办公自动化虽然技术含量很高，但决非是一项纯技术的工作。在办公自动化的建设中，必需将先进的计算机技术、网络技术、通讯技术和安全保密法规、业务需求、财力物力的合理分配、人员培训等方面统筹考虑，综合平衡。如果没有正确的管理理念、明确的管理目标、规范化的管理平台，技术是难有用武之地的。所以，学校效能的源泉来自管理，办公自动化成败的关键也必然是管理，这一点必须明确，否则，办公自动化建设就会误入歧途。
　　三、成为办公自动化系统的推广者。
在学校实现办公自动化的过程中，不仅要关心办公自动化的建设问题，而且要关注学校公众的参与程度。我们常常会碰到由于计算机操作不熟练和不习惯自动化办公的模式，许多人不愿意使用办公自动化系统的情况，特别是一些年龄偏大的领导干部和教师不习惯自动化管理模式，阻碍了办公自动化工作的深入开展，制约了学校办公自动化建设的步伐。所以，作为学校信息资源管理者的档案部门要成为办公自动化系统的推广者，一方面要支持和参与学校内部人员的培训，提升全体人员应用信息技术的能力，在普及推广信息化方面做出应有的贡献。另—方面要着重动员和说服学校领导带头使用办公自动化系统，同时协同相关部门制定办公自动化建设的规章制度，采取有效措施，让学校全体人员都行动起来，通过多使用来不断熟悉办公自动化系统。普及信息化知识，从而推动学校办公自动化建设的进一步发展。
四、成为办公自动化软件选购或开发的参与者。　　办公自动化软件必须切合学校的工作需求、管理需求，为提高行政办公工作、教学科研管理工作的效率服务。如果不能满足学校各项管理工作的功能需求，软件将无用武之地。根据近年来人们对办公自动化的深层理解和不断调研，发现许多软件设计人员对电子文件和电子档案的管理缺乏全方位深层次的认识，没有考虑电子文件归宿和管理的问题。为了确保办公自动化软件具有功能齐全的文件管理系统，档案部门只有积极地参与到软件的选购改造或开发设计工作中去，加强和技术人员的沟通和合作，一方面向技术人员强调电子文件是学校最重要的信息资源，是学校可持续发展的信息支持和信息保障，必须在系统建设框架中充分考虑电子文件的归宿和电子档案的管理需求，保障学校行政活动记录真实完整和长期可读，另一方面，要随时向软件设计人员提供电子文件和档案管理等方面的功能需求报告，和设计人员形成良性互动，才能确保学校的各项活动记录真实、完整和长期可读，实现对学校核心信息资源的有效管理，从而更好地实现档案部门自身的历史使命。
五、成为电子文件和档案一体化管理的组织者。　　办公自动化的实施将打破许多原有的管理体系和管理模式，伴随办公自动化产生的一些问题，现行的各有关部门可能都不具备单独管理和解决它的职能，这就特别需要部门的职能创新。档案部门出于自身的职业敏感和职能创新的需要，应该意识到实施办公自动化后电子文件和电子档案一体化管理的紧迫性，通过沟通和积极争取，取得办公自动化领导部门的信任和许可，责无旁贷地承担起电子文件和电子档案一体化管理组织者的新职能。从系统工程的角度出发，将伴随办公自动化产生的电子文件和电子档案相关工作关系梳理清楚，从根本上重新思考、彻底重组文件、档案管理的业务流程，并让软件设计部门将文件工作和档案工作的需求一同嵌入软件，文件拟稿部门在形成文件时便考虑与档案工作的衔接和长久保管档案的需要，才有可能从根本上走出传统管理的模式，重组电子文件和电子档案管理需求的系统框架。
　　六、成为档案信息安全的维护者。
　　办公自动化的安全运行不仅关系学校的敏感信息，而且关系到国家的安全利益。安全保密应当成为各个单位办公自动化建设者们必须时刻铭记的第一准则。学校办公自动化面临的威胁，既有外部的黑客入侵和犯罪、网络病毒泛滥和蔓延、信息间谍的潜入和窃密、网络恐怖集团的攻击和破坏，也有内部人员的违规和违法操作、网络系统的脆弱和瘫痪、信息数据的失控等。档案部门作为学校档案信息资源的守护神，必须在国家有关部门的指导下，按照国家的信息安全规章制度要求，协助学校领导和相关部门制定完善的办公自动化安全规章制度和奖惩措施，建立学校档案信息安全保障体系，保证学校档案信息的内容安全、实体安全、系统安全、网络安全、应用安全和管理安全等。同时要向学校全体人员灌输网络安全常识，增加安全意识，让广大教职工了解平时应当怎样预防不安全因素，出现问题怎样识别和进行安全补救等基本常识，确保系统的安全运行和学校档案信息的安全维护。
　　七、成为档案信息资源的有效管理和开发者。 伴随办公自动化的推进将产生大量的电子文件和电子档案，如何对这些电子档案信息资源进行有效的管理和开发利用， 既是（转下页）

提高档案人员素质的杠杆——网络远程教育
江苏科技大学 葛荷英
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    文件与档案工作者是分布面很广的职业群体，他们负责各工作单位和国家的核心信息资源的积累、管理和开发利用工作，全国专兼职档案人员约有百万之众，大部分非档案专业毕业，提高这支队伍的专业素质至关重要，为适应广大文件与档案工作者拓展和更新知识的需要，中国档案学会审时度势兴办了远程教育网——《文件与档案工作者继续教育园地》，站名www.wdjj.cn由“文、档、继、教”拼音开头字母构成。键入站名或者从国家档案局的“中国档案学会”栏目都能很方便地进入这个数字化教学基地，随时可报名参加学习，按一定要求完成学业就结业，在职人员足不出户进修，实现了教学过程的“便捷、高效”。网站开设的第一门课程《档案鉴定》是档案人员的必修课，又是以往的缺门课，因此有不少中、高级职称的档案人员参加学习，有的是档案专业毕业生，还有的高校档案部门全体报名参加学习，学员中有海南岛的、克拉玛依的，参加学习后一致反映很有收获，能学以致用。这个网站将逐步扩展，中国档案学会将充分发挥纽带桥梁作用，联合档案教育界共建网上课程“超市”，网络教育将成为普及专业培训、提高档案专业人员素质的有力杠杆。
中国档案学会作为公益性组织办远程教育缺乏资金、设备和技术人员，网站起步阶段的网页制作、维护等工作主要是江苏高校的档案志愿工作者承担的，建站一年来运作情况良好。目前档案界很多人对这种教学模式不大了解，但代表社会发展方向的现代网络远程教育一定会在档案界不断发展壮大，新生事物是很有生命力的。
（接上页）
对档案部门的重大挑战，也是档案工作发展的新机遇。在这重大机遇面前，档案部门必须有清醒的认识：学校的档案信息资源，同时也是重要的社会信息源，随着社会的进步和公众对教育的高度关注，改善学校档案信息资源获取的渠道和提高学校档案信息在国计民生中的作用的呼声日益高涨，在这样的大环境下，学校档案信息资源若得不到有效的管理和开发利用，将会影响学校的声誉和在学生心目中的形象。所以，档案部门要成为学校档案信息资源的有效管理和开发者，从以下几方面做文章：l、建立和完善办公自动化及档案信息管理的规章制度，依法治档，为档案信息的有效管理和开发利用奠定坚实基础；2、构建档案信息资源库，逐步实现存量档案的数字化处理和增量档案的电子化归档，并对档案信息资源进行有效的整合；3、建立档案信息查询网站或档案信息导航系统，强化档案信息查询服务功能，提供方便、快捷的在线查询服务；4、加入各级、各类档案信息网，从管理有限的档案馆藏资源转变为开发、链接各大档案网站，以各种形式和载体传递档案信息，以网络服务来重塑档案部门的形象和发展档案工作，最终实现档案信息资源的有效共享和最大利用。

浅议合并高校校园文化建设中的档案编研
华中师范大学档案馆 刘祖芬
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上世纪九十年代以后，中国高等教育的体制改革进入了一个新的发展阶段，全国各地的众多高校走上了重组合并之路。院校之间的强强合并、强弱合并、新老合并及文理合并的多元化重组形式，对高等教育改革及高等学校管理产生了巨大的影响。如何整合出一种既适应时代需要又能促进合并后高校良性运转的校园文化建设新模式，档案工作应该如何为之服务， 已成为有关部门及理论界关注和研究的课题。
一、高校校园文化建设及其功能
1986年4月，由华东师大率先举办的首届“校园文化建设项目”活动以及上海高校相继推出的以建设校园文化为宗旨的文化艺术节活动，在全国高校引起了强烈反响。而后举办的全国校园文化理论研讨会及系列专题研究成果，把校园文化建设与加强学校思想政治工作、开展“教书育人、管理育人、服务育人”活动结合起来，掀起了高校校园文化建设的热潮。
何谓校园文化，教育界以及非教育界的论述是众说纷纭。较为广义的理解是：校园文化是指学校师生员工的课外文化活动、学校长期形成并成为全体人员所认同的校园精神以及培育这种精神所需要的文化环境的总和。它包括校园物质文化、校园精神文化、校园制度文化和校园行为文化等四个层面。具体表现在学校的办学理念、教育目标、教育设施、校风学风、文化生活、传统习惯、校园思潮、校园环境、行为规范、价值观念及舆论环境等诸多方面。
一所学校的校园文化，是在长期的教育实践中，由一代又一代师生共同创造的综合文化的历史积淀和结晶。格调高雅、主题鲜明、独具特色的校园文化，引导着校园人的理想信念、行为规范、生活方式和价值取向。丰富多彩的校园文化内容、喜闻乐见的校园活动方式，为置身校园的人们营造了良好的文化和心理氛围，深刻的、持久的、潜移默化地影响着师生员工，促进师生员工身体与心灵、智力与德行、知识与能力、理性与审美的和谐发展。
加强校园文化建设，激发师生员工对本校定位、校园精神、办学理念的认同感和作为学校一员的使命感及自豪感，凝聚为强烈的向心力、内聚力和群体意识，进而形成兴学办学的合力。有了这种合力，才能顺利实现学校跨越式的发展。
二、合并高校校园文化建设的整合与档案编研的切入点 高校校园文化是社会文化的重要组成部分，在社会先进文化的发展中起着重要的引导和辐射作用。与此同时，高校的校园文化也必然要面对国内其它文化和国外文化的挑战和冲击。重视校园文化建设，营造良好的校园文化氛围，真正发挥校园文化导向、凝聚、激励、教育、辐射、创造、控制、愉悦身心、约束、娱乐的功能，才能坚持做好以科学的理论武装人、以正确的舆论引导人、以高尚的精神塑造人、以优秀的作品鼓舞人，更好地培养社会主义事业的接班人和建设者。档案的编研工作应当特别关注合并高校校园文化建设中如何“育人”的现状和历史，研究其成功与得失。
合并重组的高校，无论是强校与强校的合并、或是强校与弱校的合并、或是新校与老校的合并，都会有一段相当不平静的调整、磨合阶段。机构设置的重组、干部的竞聘上岗、师资队伍和学科专业的调整，再加上合并后办学理念的冲突、学校定位的冲突、培养目标的冲突、制度的冲突及其利益的冲突等等，影响了校园人的思想、心态和情绪。纵观全国各地合并后的高校，确实出现了各种各样的不尽人意的情况。学校的名称统一了，各校区仍然独立运转、无序运转的办学现象也并不罕见。因此，作为学校精神的导向，校园文化的凝聚作用之于合并重组的高校尤为重要。
受办学历史、学校定位、培养目标、师资队伍、学生来源、规模水平等诸多因素的影响，被并学校原有的校园文化都独具特色，有着鲜明的个性，也必然存在着差异，有的相差甚远。只有相互协调、取长补短、兼容并包，才能在对话和理解的基础上，进行优化和整合，逐渐消除原校校园文化的差异，共同塑造出合并重组高校理想的校园文化新模式。
然而，文化的历史惯性，决定了大学合并重组之后，原来各校的校园文化还会继续产生着影响。档案的编研和校史研究应当紧紧抓住其历史差异，记录和描述各自的特点，为新模式的产生提供翔实的参考资料。只有站在新的高度，以发展、创新的理念构建合并重组后的校园文化氛围，方能形成凝聚人心并为所有校园人所认可的校园精神，顺利推进高校合并后的交流、调整和实质性融合。找准共同发展的坐标和位置，抓紧消化矛盾与问题，真正达到合并重组后整体提升办学质量和水平的目的，这是每一所合并高校都面临的重要问题。
优化整合被并学校的现有教育资源，利用各种形式实现现有资源的外延，促使被并学校的校园文化在碰撞、融合、和谐的基础上互动互补，才能不断增强师生员工的认同感，增进相互之间的凝聚力、向心力，进而形成新的校园精神。这一精神要博采众长、兼容并包，既继承被并学校优秀的历史传统精华、体现各自的个性特征，又融入新的时代精神，成为师生员工的群体意识和人格共性。这是一个历史积淀的过程，也是一个培育、创造、发展的过程。这一过程相当漫长而艰辛，得经过一代又一代校园人的实践、倡导、践行、提炼、再实践， 方能在传承和凝炼中得以升华，为历代校园人所珍视和弘扬。真实地记录这一历史积淀和创造发展的过程，是档案工作和校史研究的重要任务与职责，也是档案编研的切入点。
三、档案编研和校史研究对整合校园文化的重要作用 承担着学校发展历史记录的档案工作，在合并重组高校的校园文化整合中有着极为重要的作用。而现实情况是，由于合并高校的机构重组以及人员的调配，校史研究的运行机制、经费、人员都受到一定的影响，还由于合并之后诸多的不定和复杂因素，有的甚至已处于停止状态。这不能不引起合并重组高校本身及教育界的重视。
文化是活的生命，只有发展才有生命力，只有传播才有影响力。被并高校之前各自的优良传统及校园精神只有相互协调、相互配合、相互补充，才能在合并之后形成合力。校史研究是校园文化的推动和传播器，能促进校园文化建设的目标一致、理念趋同、方法互补、资源共享，从而产生多渠道、多方位的和谐德育教育效应，其利在当代、功在千秋。
记录校史、研究校史、挖掘校史资源，是对学校的历史负责、为学校的现实服务、替学校的将来着想。对于合并重组的高校而言，学校的历史翻开了新的一页，赋予了校史研究和档案编研的新内容、新体裁及新起点。深厚的文化底蕴，优良的办学传统、良好的教风学风是校史中的精华。档案编研要充分利用并入学校的原有校史研究成果，将校史资料分门别类加以梳理，既展示各自的特色，又突出特别的亮点，使原有校史能整合为向师生员工进行爱校教育、向海内外宣传介绍学校的生动教材，而不是互为独立的过去史料。
特别要详细记录的是高校合并重组的历史背景及文化背景，并在校史展览中浓墨反映这一过程，这是对学生进行传统教育、加深爱校情结的生动课堂，又是学校积极对外宣传、让社会了解学校的窗口。华中师范大学就是一所多元化的结合体，档案馆利用珍藏的历史照片和原始数据建立了校史展览第一部分“历史沿革”，充分展示出学校的重组合并过程、历代拓荒者的辛劳、奠基者的执著、后继者的顽强和传承者的奋进。校史馆的开放，不仅开辟了校史研究的新天地，延伸了校史研究的内涵，而且为宣传学校和对学生进行爱校教育，为校园文化建设做出了积极的贡献。
中国高等学校的聚散离合及频繁更名，为世界高等教育史上的特殊现象。对于不清楚自己学校历史的师生员工来说，何以会热爱学校?对于不明白这所学校历史的社会来说，何以会认识学校?对于学校本身来说，又如何向海内外宣传学校的过去、现在和将来?唯有加强学校档案信息资源的开发利用，充分展示校史资料，让不知合并学校聚散离合过程的后来者能明了学校的发展轨迹。让社会和师生员工通过对学校历史沿革及传统精神的了解，深切感悟学校在发展中延伸，又在延伸中创新的无限生命力，增强师生员工报效学校的情怀，提升学校的文化品位。
　　学生的思想品德是在良好、健康的人际环境中耳濡目染、逐渐养成的。在学校教育中，最基本的人际关系就是师生关系。和谐融洽的师生关系不仅是有效进行教育活动、完成教育任务的重要条件，而且本身也是一种重要的精神力量。教师的高尚道德情操、优良个性品质及学术研究成果都潜移默化地影响和感染着学生，将学校中优秀名师的事迹、学术成果、社会影响和独特的个性特征加以综合梳理，编辑成册，借助学校网页及各种媒体加强宣传，是合并重组高校档案编研中的又一重要内容。
高校的校园文化，为科学性与人文性的交叉渗透提供了最佳契合点，校史研究成果是校园文化中的重要成分，用讲座和报告的形式向学生宣传校史，将极大的激发学生的爱校热情。华中师范大学档案馆主编的《华中师范大学百年老照片》、《江汉昙华林——华中大学》等，就是用图文并茂的形式，从纵向的历史写真到横向的历史聚集，形象生动地反映学校的传统、风格及追求，真实客观地再现学校精神，备受社会、校友和师生员工的关注。学校史、讲校史、钻研校史在武汉大学已成为气候，每周一次的校史讲座，教室总是挤得满满的，“武大的学术”、“武大的建筑”、“武大的樱花”等专题讲座深受学生欢迎。
没有强盛的校园文化，就没有学校组织的凝聚力。合并重组的高校已经走过了一段岁月，其校园文化建设正在整合中发展，在发展中升华。接受校园文化的熏陶和感染，成为校园文化的继承者和传递者已在部分合并高校蔚然成风。较之于没有合并的高校，合并重组的高校在校史研究、历史沿革及校园文化建设等各方面都有着其特殊性，档案的编研要选准切入口、拓宽信息源、丰富其内涵，记录新的历史轨迹，为校园文化建设做出新的贡献。

高校档案馆与图书馆利用工作之比较与思考
苏州大学 高畅
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一、高校图书馆、档案馆利用工作现状之比较
（一）高校图书馆、档案馆馆藏资源之比较
馆藏资源是高校图书馆、档案馆开展利用工作的基础，馆藏资源的丰富、优化与否直接影响到利用工作的开展。近年来，高校图书馆的馆藏结构日趋合理，资源更新快，从类型到载体都朝着多元化的方向发展，而高校档案馆保存的档案仍然存在门类和载体单一、结构不合理、馆藏资源不丰富、信息较陈旧等诸多问题。一方面，从馆藏资源的内容上看，高校图书馆的馆藏几乎囊括了政治、经济、文化、科学、技术等各类学科门类的图书资料，馆藏资源更新调整的周期加快，基本可以根据读者需要随时作出适当的调整；高校档案馆的馆藏资源以高校各部门形成的公务文件为主，还有教学文件和学生的学籍档案等，内容和种类都较单一，馆藏资源的丰富程度远不如图书馆。另一方面，从馆藏资源的载体形式上看，许多高校图书馆依托高校信息化建设的环境，在保留传统纸质文献的同时，陆续引进国内外重要的电子文献数据库、全文电子期刊数据库、电子图书数据库等电子信息资源来丰富馆藏，图书馆的馆藏资源载体类型逐步走向多元化；高校档案馆的馆藏资源在载体形式上变化不大，档案介质绝大多数为纸质档案，光盘技术和机读方式虽已运用，但十分有限，收集的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、缩微胶片等档案仅占一小部分，由于电子文件归档工作没有切实开展到位，电子档案在高校档案馆馆藏中也占极少的数量。
（二）高校图书馆、档案馆服务手段之比较
首先，硬件服务手段。硬件服务主要体现在服务设施的齐全和服务工具的观代化水平上。相比之下，高校图书馆的服务设施相对比较齐全，就阅览室而言，高校图书馆都开辟有图书阅览室，近年来不少高校图书馆还纷纷对传统阅览室进行人性化的改造，设计的如茶座、书吧等形式，给读者提供的不仅是便利还有享受；此外，高校图书馆的服务工具日益现代化，计算机辅助服务基本代替了传统的手工检索服务，建立了自己的内部网络环境，读者可以通过计算机迅速查到所需的书刊资料的存放和借阅情况，且图书馆局域网依托校园网，可以连接到学生宿舍、教职工办公室及家庭，读者通过任一台联网终端便可以上网浏览、检索、获取信息。与之相比较，高校档案馆的硬件建设并无大的改观，虽然大多数高校档案馆已引进计算机等设备，但多用于办公文字处理，档案信息的加工、存储和开发利用仍处于低效率的手工操作阶段，计算机没有能够完全发挥出其在文献检索上的优势作用；也有相当部分高校档案馆建立了自己的网站，但多是介绍档案馆概况、机构人员设置等，没有实质性的服务内容，而且网络的链接作用没有得到有效的发挥，带给用户便利的实际用途也没有发挥。
其次，软件服务手段。软件服务体现在服务内容、馆内工作人员的现场服务态度和跟踪咨询服务等方面。高校图书馆的读者工作服务领域不断扩大，在传统借阅服务基础上，逐渐拓展了新书报道、目录查询、图书推荐、参考咨询、情报信息服务、文献复制、视听服务、用户培训服务等项目；馆内的工作人员基本能以服务者自居，服务意识相对较高。而高校档案馆的服务工作领域基本上还停留在档案借阅服务上，几乎没有拓展上新的服务领域；馆内工作人员依然以机关工作人员自居，还没有形成作为一个服务者的意识。另外，高校图书馆的跟踪咨询服务也在一定范围内开展，成立专门的参考咨询部，除传统的读者接待工作外，还利用网络开展针对性的信息导航、网上咨询、文献传递等服务，用电子邮件、留言板、在线咨询等形式接受读者的参考咨询，解答有关馆藏和服务的问题，并向读者推荐使用新购买的数据库，征集读者意见和建议，发布图书馆的新闻和通知等等。高校档案馆的情况却仍然停留在坐等用户上门的阶段，主动服务工作少有甚至没有付诸实践，跟踪咨询服务完全没有开展，笔者在中国人民大学档案馆网站上的“友情链接——高等学校档案馆”里随机点击了可以顺利打开网站的十所大学的档案馆主页，没有找到一所高校档案馆有关于读者咨询服务的项目，且只有两家高校档案馆设置了管理利用办公室、保管利用室作为专门的利用机构，其具体工作说明只是笼统描述为“主要负责全馆档案的借阅和利用工作”，也没有具体涉及读者工作事宜。
（三）高校图书馆、档案馆利用工作机构之比较
高校图书馆是按照业务来设置机构，有专司借阅工作借阅部，专司读者咨询工作的信息咨询部、参考咨询部、读者服务部等类似的机构，且每个部门的工作职责都有明确细致的规定，如中国人民大学图书馆规定借阅部的工作职能有4条，咨询部的工作职能有6条；复旦大学图书馆规定参考咨询部的部门职责有12条之多，基本涵盖了每个工作细节。高校图书馆按业务设置机构的特点，能保证相关业务部门集中精力开展利用服务工作。
高校档案馆基本是按照馆藏档案类型来设置部门机构，常下设文书档案部 （室）、科技档案部（室）、人事档案部（室）、技术档案部（室）等，由各个部门独立承担该部类档案的保管和利用的全部工作。这种机构设置的特点，使得各部门因为要兼顾所藏部类档案的各项业务工作而不能将过多的精力投入到档案利用工作上，各部门间的利用工作也很难协调开展。也有少数高校档案馆是按业务来设置机构，下设技术编研办公室、收集指导办公室和管理利用办公室等，但是各业务部门并非专司一项业务，如管理利用办公室除要负责全馆档案的借阅和利用工作，还要负责库房管理、档案整理、接受收集指导办公室移交的档案等项工作任务，其仍然没有作为一个独立的业务部门划分出来，另外业务部门的具体工作职责也只是笼统地划出一个范围，没有规定利用工作如何具体开展。
二、利用情况差异之原因分析
（一）根本原因——档案和图书本身特性的差异
档案是人们在社会实践活动中直接形成的原始记录；图书是系统知识的结晶，是经过加工、提炼、总结后的观念性、系统性产品。档案是原生信息，图书是再生信息。首先，这种差异决定了高校图书馆、档案馆馆藏来源的差异。图书馆在设置馆藏时，将“以用定藏”作为藏书建设的最基本原则，即根据文献资源的实用性来决定藏书体系，其馆藏资源主要通过购买的途径获得，没有特别的限制，因此图书馆馆藏资源具有丰富性、多元性的特点。档案馆的馆藏资源来源是固定的，通过接收高校各机关的公务文件、教学文件和学生的学籍档案等形式积累起来的，因此馆藏资源具有单一性、固定性的特点，这种资源特点是影响档案利用率的因素之一。其次，这种差别决定了档案和图书在价值表现上各有偏重。图书是一种知识产品，其价值突出表现为情报参考价值，借鉴参考是读者利用图书的目的所在，正是这种借鉴参考价值的多用性导致图书在利用上的普遍性和广泛性；档案是一种原始记录，其价值突出表现为凭证价值，而凭证价值又受到时效性和地域性的限制，这种凭证依据价值的少用性以及时效性和地域性的限制共同导致了档案利用范围狭小及利用率不高。最后，这种差异导致了图书和档案机密程度上的差异。档案是原生信息，反映社会实践活动最真实的历史面貌，内容往往只在少数人中知晓，有一定的保密性；图书是再生信息，已经经过加工、提炼，且图书出版的目的就是为了传播信息和知识，因此不存在保密的问题，档案的保密性特点也是限制其利用工作开展的因素之一。此外，档案内容的机密性还在一定程度上影响了档案的信息化水平，由于档案部门考虑到网络技术可能存在的安全隐患而不敢大胆全面地利用信息化手段。
（二）档案馆工作和图书馆工作的差异
首先，两馆在机构设置上的差异。高校图书馆按照业务部门设置机构，给利用工作的开展带来了优势，利用工作作为图书馆业务工作的一个重要环节能得到合理有效地开展。高校档案馆按馆藏档案门类设置部门，这是档案自身的特点决定的，档案的形成具有历史联系性和不可分散性，按档案门类设置机构有利于集中统一保管不同门类的档案，也有利于档案部门指导监督各类文件及时归档，所以档案馆不可能像图书馆那样按照业务设置机构。这样的机构设置在利用工作上的劣势是不言而喻，一方面由于档案管理中的各种业务工作分散在各部门，在利用工作上所投入的精力不能像图书馆那样多，如果每个部门都开展咨询服务等项工作，做到小而全是不切实际的，也是一种人财物的浪费；另一方面也给用户带来不便，如果用户要同时利用两种不同类型的档案，就必须要跑两个以上的部门。
其次，图书馆和档案馆职能定位上的差异
第一，现代图书馆已经实现了从藏书中心向服务中心的质的转变，用以及如何更好地用成为图书馆工作的重点，图书馆的参考服务工作已经较成熟的运用于实践，而档案馆仍然没有转变其档案保管中心的传统职能定位，藏仍是实际工作的重点，参考服务工作基本还处于理论探讨阶段，也没有设置专门的咨询服务人员。提及图书馆，人们会说“是借书的地方”，而提及档案馆，人们会说“是藏档案的地方”，正说明了这一点。第二，在工作任务上，图书馆把充分揭示文献的形式信息和内容信息，传播文献内容信息作为工作任务，而档案馆通常把集中统一管理需要长期保管的档案作为首要工作任务。第三，在服务对象上，图书馆的社会形象得到树立，服务对象具有社会化、大众化的特点，而档案馆是以服务政府和党务工作为主要职责，为社会服务仍然要依赖于政务公开的力度。
三、对高校档案馆利用工作开展的启示
图书和档案有自身特性上的差异，图书馆工作和档案馆工作也有较大的不同，这是两馆在利用工作上不能同等程度开展的根本原因。但是，高校档案馆不能因此而在利用工作上徘徊不前，继续拉大与校图书馆的差距，应在今后的工作中努力寻求二馆的交汇点，求同存异，积极借鉴图书馆利用工作经验，推进高校档案馆利用工作的开展。需明白高校档案馆所藏档案只有真正付诸利用，才能被称作高校的信息中心。
（一）求同中获得借鉴
首先，档案和图书同是信息资源，这是两者最大的交汇点。全国各类档案馆都在积极寻找开发利用档案的新途径。开放档案，提高档案的利用率已经成为档案馆开展工作的新课题。高校档案馆拥有开放利用档案的先天优势，应该走在全国档案利用工作的前列。这种优势表现在：一方面高校档案馆中保存的档案一般不涉及重大的政治利益、商业利益，绝密的文件少，除部分专利档案、人事档案等需要限制利用外，一般都可以对外开放利用；另一方面高校档案的利用人群多是高校师生，有着良好的信息资源利用意识和利用能力，且利用效果也能在短时间内得到体现。其次，两馆都是服务性的机构。对于高校图书馆而言，从其工作的内容、任务、职能等各方面都体现着其服务性机构的特点；高校档案馆是高校的内部机构，保管高校形成的档案并为高校提供服务的机构，具有服务性的机构的特点。鉴于此，笔者认为高校档案馆在利用工作上应努力树立两种意识：一是信息意识。改变只把档案当成档案的传统意识，在强调档案个性的同时，更应该把档案作为一种信息资源加以开发利用。二是服务意识。改变档案馆作为机关单位的“衙门”意识，克服长期的官僚主义思想，树立作为信息服务部门的意识，并借鉴图书馆在用户工作上的成就，寻找主动提供服务的方式和建立专门的读者服务机构等。
（二）存异中弥补不足
高校图书馆在利用工作上有借鉴之处，但是图书和档案的差异又决定了档案馆的利用工作不能完全模仿图书馆。首先，在馆藏资源建设方面，为弥补馆藏资源不够丰富的劣势，高校档案馆除要广泛征集电子档案、实物档案以及相关的文献资料丰富和补充馆藏外，重点是要进行特色馆藏建设，以增加对读者的吸引力。档案的原始记录性决定了档案是独一无二的，稀缺性提升了它的价值性，高校档案馆应该充分利用这一馆藏优势，开发特色档案，如为突出业绩的老教授、老专家建立名人档案。其次，在保密问题方面，做好信息分割，剔除一份档案中需要保密的内容，以加工过的形式代替档案原件对外提供利用，减少了高校档案因具有保密性给档案利用带来的限制。最后，在档案价值方面，通过挖掘高校档案史料，编研档案资料等方式平衡档案情报参考价值和凭证价值的在档案利用中的地位，增加利用档案参考价值的用户。如围绕学校和社会改革与建设的需要，开展档案史料应用研究，围绕学校中心工作，进行档案史料汇编，通过展示系统性、史料性、专题性的馆藏档案，给研究者提供帮助，发挥档案的参考利用价值。此外，结合学校和社会的重大庆祝、纪念活动，举办各种各样的展览会、校史陈列馆等，发挥高校档案馆的宣传教育功能，成为对外宣传高校、对内进行新生入校教育的基地。
（三）走高校图书馆、档案馆协作共建之路
首先，协作共建的可能性。两馆馆藏资源本质上都是信息资源，信息资源管理理论宏观上可以指导两馆的工作；两馆工作任务都是收藏文献信息为教学、科研和管理提供信息服务，两馆的发展方向基本相同，文献资源管理都朝着网络化、数字化方向发展；两馆管理的终极目标是一致的，都是要积极开发馆内信息资源，为高校师生、员工服务。
　　其次，协作共建的可行之处。两馆共建的核心是分工协作建设高校信息资源，实现资源共享，改变高校档案馆与图书馆两个机构信息分散的格局，加强联系和沟通，实现互补。其一，档案馆可以借助图书馆良好的客户资源、客户管理的优势和信息化建设的成果完善档案建设，发挥档案的价值，避免走重复建设之路。其二，档案馆独一无二的特色档案资源又能更进一步丰富图书馆的馆藏。其三，两馆共建可以实现文献资源和人才资源的共享，避免重复建设，如多数高校两馆都同时收集了毕业生优秀论文，交叉重复，两馆共建，资源可以共享，只需一方收藏就可以了。此外，还可以集中双方的业务骨干，共同进行信息服务技术问题的研究，加强人才和技术交流。
参考文献：
［1］杜也力．《从IRM谈高校文献信息机构的整合》［J］．《图书馆论坛》，2002年 6月第22卷第3期
［2］牟丹阳，余江，张琳．《高校档案馆功能扩展问题的探讨》［J］．《江南大学学报（人文社会科学版）》，第2卷第5期2003年10月
［3］饶素华．《高校档案工作存在的问题与对策》［J］．《职教论坛》，2004年11月
［4］陈忠海，贺战冰．《信息化中档案馆与图书馆的比较》［J］．《档案管理》，2005年第3期

从“技术崇拜”到“内容为王”的启示
北京工业大学档案馆 李会征 杨宝生
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冯惠玲教授提醒我们，信息社会已经从“技术崇拜”时代发展到“内容为王”时代。国务院信息化工作办公室董宝青司长告之我们，中国信息化事业已经开始战略转型：即从IT（信息技术）阶段转向IR（信息资源）阶段，从基础设施建设阶段转向深入应用阶段，从数量建设阶段转向质量建设阶段，从粗放配置阶段转向追求效益阶段。对于信息化建设的发展变化，居不同层次，负不同职责的人，会各有所思，各有所悟。本文仅表述了基层档案人员的某些感悟。
一、从“技术崇拜”到“内容为王”，揭示了档案信息化建设的发展规律 对档案行业而言，无论是“内容”还是“IR”，实质上都是指档案信息资源，档案信息资源是国家重要的基础资源，既具有一般信息资源的共性：扩缩性、传输性、分享性；又具有不同于一般信息资源的特性：本源性、积累性和内向性。档案信息资源内容丰富，数量巨大，涉及各行各业、方方面面，是本单位建设发展的历史记录，不仅记录着取得的成绩，而且记录着取得成绩的过程。
从“技术崇拜”到“内容为王”，揭示了档案信息化建设的发展规律。这条规律已经被发达国家档案信息化建设的实践所证明，正在被我国信息化建设的战略转型所佐证。可以推论，我国档案信息化建设也必然或必须遵循这条规律。尽管我们档案部门，现在还无法从“技术崇拜”中走出来，还在为购置计算机、扫描仪、服务器等设备而奔走呼吁，为学习和掌握信息技术而努力拼博，为缺少信息技术人才而着急叹息。但这条规律告诉我们，在档案信息化建设这一系统工程中，无论是学习和掌握信息技术，还是购置和使用信息设备，或是引进和培养信息人才，归根结底都是为了“向用户提供有价值的档案内容服务”。
“向用户提供有价值的档案内容服务”，需将静态的档案信息经过采集、加工、存储，转换成动态的信息，最快最大限度地为利用者所利用。它是档案信息化建设的深入应用形式，最能反映档案信息化建设的质量和效益。“向用户提供有价值的档案内容服务”，直观、简捷、深刻地表述了档案信息开发利用的概念。一方面指出档案信息资源开发利用的客体是“有价值的档案内容”。另一方面没有限定档案信息开发利用的主体，从而为新形势下调动多方面力量，进行多元化档案信息开发利用预留了充足的创新与发展空间。
对档案信息的开发利用，基层档案工作者既熟悉又陌生。熟悉是因为我们一踏上档案工作岗位，就知道有档案利用这一工作环节，它是我们工作的出发点和归宿。自邓小平同志提出“开发信息资源，为四化建设服务”之后，“档案利用”逐渐变为“档案信息开发利用”。陌生的是社会发展到信息化时代，我们的生活方式、工作方式、思维方式既要接受“0”和“1”这两个神奇数字的控制，又必须承受社会多元化的档案信息需求的压力，一切原来确定的东西，都有了或多或少，或深或浅的不确定，以至于不少身在档案之中的人，感到说不清档案的事，不会干档案的活了，对档案信息开发利用有了陌生感。
看清档案信息化建设的规律，明确档案信息化建设的目的，可以使我们档案工作者在信息化的路途中，既不要为沿途的风景所陶醉，满足于做一些演示工程；也不必被坎坷所吓倒，坐等观望，停步不前；而是要将提供档案内容服务作为宗旨，充分利用旧条件，积极创造新条件，不断加强档案资源建设，着重提高信息资源管理能力。
二、“内容为王”释放出的推动档案部门发展的能量难以测度 内容产业在市场经济中大有作为。据统计美国的内容产业年产值达7000亿美元，成为美国第一大出口产业，年增长率40％；欧盟的内容产业年产值4300亿欧元，已超过电信和IT制造业；全球内容产业年增长率33％。档案信息资源开发利用作为内容产业队伍中的一个成员，理论上应该有可观的前景和重要的作为，但实践中，目前远没有满足社会各界对档案信息的需求，远没有达到党和国家对档案事业的基本要求。
尽管档案信息开发利用普遍不尽人意，但也不失具有开拓意义的精彩之举。
一是北京大学档案馆，从沉睡了半个多世纪的档案中，挖掘出连战母亲赵兰坤女士就读燕京大学的学籍表和照片等档案，用现代信息技术处理后，制作成精美的礼物，于2005年4月连战先生北京大学演讲后，赠送给连战夫妇。这份特殊的礼品，令一贯严谨的连战难以抑制内心的激动，在促进民族团结与祖国统一的大局中发挥出特殊的作用。该项档案资源开发利用的特点，是将档案制作成礼品，能获取难以估量的经济价值和社会价值。
二是南京大学档案馆采用现代科技手段，精心制作校史博物馆，因形式多样、内容丰富、手段先进，社会影响好，每年国内外参观者上万。韩国20多个旅行社的总经理慕名指定要参观该馆，以便将来带更多的韩国人民来南京大学参观。有的中学生参观后激动地说，南大为社会培养了那么多名人，学风又好，将来我一定考南京大学。该项档案资源开发利用的特点，是将档案展览参与国内外旅游活动，对弘扬中国文化，宣传本校特色，优化生源具有超越任何广告宣传的功效。
三是清华大学档案馆原馆长陈兆玲研究馆员，依据清华大学档案馆保存的史料，在纪念抗日战争胜利60周年之际，写出《日军在清华园的罪行》，刊登在《北京档案》2005年第8期。她以生动的语言、确凿的证据，图文并茂的形式，没做说教，却收到爱国主义教育的功效。该项档案资源开发利用的特点，是将档案内容与媒体形式联手，即为百姓好奇，又为媒体热衷，提供了档案宣传的最佳手段。
四是上海交通大学档案馆，注重档案史料研究和博物馆建设，馆内设档案科学及史料应用研究室，专职开展档案科学、档案史料应用及博物馆学研究，参与编史修志。每年研究经费高达100余万。先后建立校史博物馆、船泊博物馆、正在筹建钱学森纪念馆。该项档案资源开发利用的特点，是设立专门机构，在尽可能大的范围，尽可能深的程度上合理使用档案资源，充分展示档案与社会、历史及人生的联系。
五是北京工业大学档案馆依托馆藏，在本校教育研究系统立项，并获得2万元研究经费，正在进行“北工大办学特色发展史”研究。该课题通过梳理北工大“知行结合、重在创新的实践教学”的发展过程，提供确凿的历史考证，并以多媒体方式表现研究成果。该项档案资源开发利用的特点，是把馆藏资源开发纳入教育教学研究立项，有计划有经费地开展专题性历史研究。
　　综上所述，档案馆只要能向用户提供有价值的档案内容服务，就能在信息社会有所作为。要做到这一点，需要从观念入手。首先是拓展跳出档案看档案的视野；其次是强化信息意识和新闻意识；第三是辩证处理好档案信息开发利用与信息化建设的关系、与档案基础工作的关系、与保密（含国家秘密、商业秘密和个人隐私）的关系。
　　　　参考资料：
［1］冯惠玲《档案信息资源在国家经济社会发展中的综合贡献力及有效开发》学术报告
　　［2］董宝青《推进国家信息资源与档案信息资源开发利用》载《中国档案》2005年第6期

浅议高校档案馆功能的拓展
徐州师范大学档案馆 夏裕莹 裴春
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    中共中央总书记胡锦涛同志最近指出：高校是培养人才的重要基地，必须把培养中国特色社会主义事业的建设者和接班人作为根本任务。办好高校，首先要解决好培养什么人、如何培养人这个根本问题。全国高校都要始终不渝地全面贯彻党的教育方针，坚持学校教育、育人为本，德智体美、德育为先，充分发挥大学生思想政治教育主阵地、主课堂、主渠道的作用，全方位推进大学生思想政治教育，多方面促进大学生全面发展。
中央电视台近期在黄金时段播出了大型党史人物栏目“永远的丰碑”，采用大量珍贵的档案史料，讴歌了中国历史上一批批共产党人、革命先烈为中国的革命事业前赴后继，英勇奋斗的感人事迹。观看中笔者联想到，档案部门保存着丰富的档案资料，它作为一种社会历史文化财富，对人们的思想意识、道德修养、文化学习等方面具有启迪、教育作用。教书育人是学校教育的总体目标和工作宗旨。高校档案是学校历史发展的真实记录。档案中蕴藏着高校教师在教学、科研等各方面工作的经验与成果，也记载着学生在德、智、美等方面的成长过程。如果将高校档案中记载的真实生动的史料开发出来，作为对学生进行爱国主义教育、革命传统教育、思想道德教育和理想信念教育的教材，对于帮助学生树立正确的世界观、人生观和价值观，坚定理想信念，弘扬优良传统、振奋民族精神一定是十分有益的。因此，充分利用高校馆藏档案，结合大学生的思想特点，有针对性地对大学生开展思想品德教育，应该成为档案馆参与学校全员育人义不容辞的责任。
一、高校档案的“育人”功能
（一）高校档案具有“爱国主义和革命传统教育”功能。
中华民族历来有着“以史为鉴”的光荣传统。许多高校都有着自己的光荣历史。我国有些著名高校，如北京大学、清华大学、上海交通大学、南京大学等已是百年老校，许多象我校这样建国初期成立的高校也都有着数十年的历史。档案馆保存的档案全面、系统地记载了学校发展的历史。高校校史可以起着对青年学生进行传统教育的作用。编写校史的素材主要来源于学校保存的档案。目前许多高校都组织了专门人员编写了校史，不少高校为了拓展档案的功能，直接在档案馆下成立了校史馆。笔者曾参观了在档案馆保存多年的精品档案基础上，通过补充、征集大量史料建成的南京大学校史博物馆。校史博物馆内保存的文献资料等精品档案及大量图片、照片，真实、生动、形象地展示在人们面前，不仅对大学生，而且对社会各界人士都是一堂生动的爱国主义及革命传统教育课。类似的校史博物馆，已经成了青年学生的爱国主义教育基地，对学生思想政治教育有着现实意义和长远影响。学生通过参观学习，耳濡目染，引导大学生增强民族自尊心、自信心、自豪感，做到以热爱祖国、贡献全部力量建设社会主义祖国为最大光荣，以损害社会主义祖国利益、尊严和荣誉为最大耻辱。这种思想激励作用，会成为他们一生精神力量的源泉和动力。
（二）高校档案具有“思想道德和理想教育”功能。
大学阶段是青年学生世界观、人生观形成的重要时期，也是学生的品德、性格和心理趋向成熟的重要时期。青年学生思想活跃、富有朝气、可塑性大，然而他们缺乏一定的社会经验，容易冲动和感情用事。因此，关键在于加强教育，积极引导，把传统的教育方法和现代的教育方法结合起来，切实加强和改进大学生思想政治教育，培养造就千千万万具有高尚思想品质和良好道德修养、掌握现代化建设所需要的丰富知识和扎实本领的优秀人才，使大学生们能够与时代同步伐、与祖国共命运。
高校档案作为高校历史的“记忆器官”，记载着许多原始信息，它一方面储存着高校丰富的历史文化财产，另一方面又不断搜集补充现代高校的新知识、新科技、新成果、新人物。它可以把学校围绕中心工作所做出的成绩系统而准确地再现出来，把学校教育中的一个个闪光点展示出来。高校档案中保存着许多在国内外享有盛名的科学家、教育家投身社会主义建设事业的事迹、记载了大量教学名师、劳动模范孜孜不倦地为人民的教育事业工作，获得的各级人民政府表彰、奖励的材料。特别是在当前社会变革的大潮中，许多高校教师的科研成果已名扬海内外，却不求名利，也不为海外公司的高薪所动，仍然埋头于条件不很优越的高校环境中勤奋地工作，他们渊博的学识、高尚的品德闪耀在高校档案部门保存的专著、译著、教材、讲义、奖状、证书、聘书、照片、录音、录像以及实物等档案的字里行间，就象是一部部生动的教科书，对学生有深深的启迪作用。利用高校档案馆保存的这些珍贵资料为素材，以理想信念教育为核心，配合有关部门对大学生进行正确的世界观、人生观、价值观教育，可以使大学生明白，党和人民对当代大学生寄予殷切期望，青春只有在为祖国和人民的真诚奉献中才能更加绚丽多彩，人生只有融入国家和民族的伟大事业才能闪闪发光。引导众多学生树立正确的成才观，激励学生勤奋好学，奋发向上，把个人价值的实现与祖国的需要紧密联系起来，把宏大的理想和脚踏实地的奋斗结合起来。把自己培养成有理想、有道德、有文化、有纪律的一代新人。
（三）高校档案具有“爱岗敬业和专业思想教育”功能。
高校在长期的办学实践中形成了带有自身特色的良好的校风、学风，例如我校在近半个世纪的发展历程中，逐渐形成了“厚重笃实、艰苦创业”的校园精神以及“勤奋、求实、团结、奉献”的校风，这种校园精神及优良校风以学校档案为承传载体，随着办学历史的积淀而愈益丰厚。她生生不息，薪火相传，促成了严谨治学的教风，衍化为力学笃行的学风，在培育人才的过程中发挥了强大的凝聚功能和同化功能。从传承学校优良校风的档案中，广大教师既在培育校园精神的过程中受其熏陶，形成了求真务实的执教风范，又把敬业奉献作为职业道德的核心内容贯穿于教育教学的全过程；一届又一届莘莘学子置身其中，耳濡目染，可以形成敬业奉献的人格品质，成为校园精神的力行者与传播者。
利用档案馆保存的史料作为素材，展示出的良好的校园环境、浓厚的文化氛围、“以德立教、率先垂范、严于律己、无私奉献”的教师形象和“不畏艰苦、顽强拼搏、立志成才、勇攀高峰”的学生榜样等材料，能以真实、生动的史料打动学生，塑造、陶冶学生的心灵，可以激励大学生发扬艰苦奋斗的优良传统和爱岗敬业的奉献精神，奋发向上，提高大学生职业道德修养和科学文化素质。能够帮助学生克服一些消极心理，确立正确的奋斗目标，热爱母校、热爱所学专业知识，在校努力学习，以坚实的基础知识和能力去实现自己的理想和报效祖国的愿望。
二、高校档案“育人”功能的特点
　　（一）历史记录的真实性，可以提高“育人”的说服力。
高校档案是历史的记录，真实地记载着学校的历史发展过程，客观、实在、真实的历史画面，浓缩了高校历史文化的精华，承载着学校杰出人物和历届师生艰苦奋斗、振兴学校的辉煌业绩，具有丰富的政治、思想、历史和文化内涵。利用档案中保存的客观、真实的史料对大学生进行展示，在思想教育中具有很强的说服力。使学生感到不是空洞的说教，易于学生接受，会收到良好的效果。2005年4月，时任中国国民党主席连战先生在北京大学演讲。当北京大学将装帧精美的连战母亲赵兰坤女士当年在北京大学的学籍档案复制件和照片赠予他时，我们不仅从电视中看到了热泪盈眶的连战先生和台下报以激动地掌声的北大学生，同时听到了我校收看电视的学生发出的惊叹：“哇，78年前的学生学籍保存得如此完好，真是太神了”。相信所有的电视观众都会对北京大学档案为促进海峡两岸的交流与合作发挥的作用感到由衷的钦佩。
（二）形式的多样性，可以提高“育人”的吸引力。
高校档案中不仅存有文字材料，而且有大量的照片、幻灯片、录音带、录像带、磁盘、光盘等多种载体、多种形式的材料。利用这些档案进行汇编加工后向学生进行展示，形式多样，生动形象，不象课堂上仅靠一位教师、一本教材、一支粉笔、一块黑板的单一的教育方式，而是以生动的图片、录音、录像等多种形式对学生进行教育，具有直观性，它不仅具有德育教育功能，而且有美育教育功能。例如，在2004年的高校本科教学工作水平评估中，我校档案馆配合有关部门利用大量的档案史料拍摄了一部专题片《使命》，对真实的档案材料进行了加工和艺术处理，配以生动的语言，优美的音乐，以立体的形式、生动的画面再现了我校历届师生员工牢记重托，不辱使命，立足苏北五十年，艰苦奋斗的历程。观看此片后，被片中再现的学校珍贵历史场景深深地吸引，不仅对学生，就是对教职工来说，也都产生了强烈的“校兴我荣”的共鸣。受教育者不仅能从中得到历史信息的学习和交流，还能从中得到文化和传统的熏陶，得到美的欣赏和享受。
（三）内容的示范性，可以提高“育人”的感染力。
高校是传播知识和培养人才的地方，言传身教是传统的教育形式，象我校这样的师范院校更是以“德高为师、身正为范”作为教师自律的一贯准则和对一批批学生的统一要求。在这样的校风、学风中形成的高校档案有着很强的示范性，以高校档案作为素材，编制的思想教育材料，具有很强的感染力，不仅可以“入耳”，而且还能“入心”，使正确的思想观念和道德品质进入学生的心灵。这种教育的力度和感染的程度，是其他教育形式难以替代的。利用档案史料对学生进行教育，可以调动学生接受教育的兴趣和求知欲望，美化人们的心灵，从而使学生的思想得到升华，使教育的效果成倍提高。
国家档案局毛福民局长在全国档案局长馆长会议上的讲话中指出：要充分发挥档案馆的基本功能和社会功能，把档案馆真正建成保管党和国家重要档案的基地、爱国主义教育基地和档案信息服务中心。高校档案馆也应该按照学校教育“育人为本、德育为先”的要求，拓展其功能，依托馆藏档案资源优势，配合有关部门，在“以档育人”中开展有益的尝试。
三、实现高校档案“育人”功能的途径
（一）进一步丰富馆藏，优化结构。
高校档案能否在高校全员育人中更好地发挥作用，首要的前提条件是要有丰富的馆藏和合理的结构。因此，档案工作人员要有参与育人的意识，加大各种载体档案收集工作的力度，使馆藏更加丰富，结构更加合理，信息含量更高。同时档案馆还应建立、健全档案文献检索系统和体系，建立档案目录中心，为发挥档案的育人功能创造必要的物质保证。
（二）开放阅览室、开辟陈列室、举办档案展览，创设档案育人的场所与课堂。
高校档案馆要扩大和开放档案阅览室，将开放档案的馆藏目录公之于众，并向学生开放，引导学生既到图书馆浏览百科群书，又到档案馆探寻本校发展历史及名人成材的原汁原味的信息，高校档案馆还可以利用馆藏档案开辟陈列室或校史馆、举办档案展览，组织学生前往参观学习，使之成为广大校友寻根觅宗的精神家园，成为对全校师生，尤其是对青年学生进行爱国主义教育的基地、思想品德教育的第二课堂。通过档案展览，弘扬校园文化，激发学生为深化改革，加速建设现代化的热情。让学生在强烈的育人环境氛围中陶冶情操，树立远大理想，引导他们追求高尚的道德情操，健康的审美情趣。
（三）利用档案进行专题开发，对学生进行多种形式的思想教育。
档案信息内容丰富，但由于原始的档案信息的分散性，使利用者难以得到系统的档案信息。要使高校档案的育人功能得到有效的发挥，应该对档案信息进行深入的加工与开发，有选择地从原始的档案信息中提炼出具有育人功能的信息，为学生提供喜闻乐见的思想政治教育教材。可以利用档案史料，进行一些专题开发。如校史专题、校风专题、名师专题、知名校友专题、学生科研与创新成果专题等。有条件的高校还可以拍摄电视片、编辑出版画册或论著，作为对学生进行教育的辅助教材。通过挖掘和整理，从原始的档案记录中提炼出具有思想品德教育功能的信息，从而利用此信息开展思想政治教育，激励学生奋发图强，立志成才。
（四）建立学校档案网站，实现档案信息共享和共建。
进入网络时代，人们对利用信息的时间、空间和手段的观念发生了根本的转变，利用者越来越要求不受时间和空间的限制而快速地获取和沟通所需的信息。
档案馆可以依托校园网建立档案网上信息中心，利用网络传媒技术介绍馆藏档案、发布档案信息、宣传档案知识、开展档案编研、提供档案检索，还可以配合有关部门，在网上对学生开展校史校情教育、校风校纪教育、理想信念与专业思想教育、诚信及成才教育等。在展示学校发展历史，引导师生利用档案接受教育，促进档案共享、共建等方面可取得良好的效果，开发与建设档案网站或网页已成为高校档案工作发挥“育人”功能的新契机。
开拓高校档案的“育人”功能，这是一个新的课题，需要高校全体兰台人付出极大的热情去关注，付出劳动和汗水去实践，更需要我们不断用智慧去探索和开拓。高校档案馆要面向全体师生，尽可能地扩大服务领域和范围，实现档案资源的最大限度开发利用。要不断拓展档案的育人功能、优化育人环境、改进育人手段、提高育人效果、扩大育人影响，不断提高档案工作为“三个文明”建设服务的水平。要认真领会档案“以史利人、存史育人”的深刻内涵，进一步开拓创新，充分利用丰厚的馆藏档案资源来引导人、教育人、培养人、塑造人，在历史与未来之间架设一道坚固而美丽的桥梁。

　　参考文献
　　 1．中共中央、国务院《关于进一步加强和改进大学生思想政治教育的意见》 2004．10．14
　　2．汤道銮等编著《高校档案与科教兴国战略实施研究》河海大学出版社2000．12
　

高校运动档案管理的探讨
广州中医药大学 殷忠东 郑奇茹 徐志红
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    高校档案部门每年都要集中精力处理大量新产生的载体形式多样的档案材料，无暇顾及库藏档案的再鉴定工作，尤其是历史上历次政治运动档案。此类档案保存年代长久，利用率极低。这部分永久保存的档案的价值难以体现，容易被忽略。那么是继续永久保存，还是应销毁?这值得高校档案部门探讨。
一、高校档案的组成
每所高校从成立之日起因工作需要产生的各类文件材料被自觉或不自觉地保存下来，形成高校档案。历史悠久的高校档案其内容大致可分为三部分：一、业务档案，其直接反映学校党政、教学等各项日常工作。二、实物档案。许多反映历史的照片、名人手稿、书信、领导题词等珍贵史料。三、运动档案，也就是有关学校历次政治运动的档案材料。
以我校为例，由于历史原因，在划分文件的保管期限时，党委、机构、人事、教学、历次政治运动等形成的档案材料的保管期限为永久或长期。保存下来的机构设置、人事任免、大事记、教学计划等业务档案为学校、附属医院大型庆典活动提供了有效凭证。所保存着的珍贵字画、照片、校友赠品等将构成我校实物档案的主体。
而运动档案是当时社会政治运动的直接产物，是作为进行阶级斗争的工具而保存下来且为之服务的。在我校的业务文件或者会议资料中常涉及政治运动情况，直接反映了我校师生贯彻落实国家政治政策的历史状况及当时的思想状况，但其历史记录的真实和真相并非一致，与当今政治稳定的社会显得格格不入。我校永久保存着从建国以来整风运动、反右派斗争、“五反”到文化大革命较完整的档案材料，该部分档案几乎无人间津。
二、高校运动档案存毁的争议
首先，档案保管的最终目的是为了提供利用，否则也就失去继续保存的意义。现在的社会形势与当时不同，运动档案已无法发挥其原有的价值，不能为高校教学各项主要工作查考和规划提供服务，那么应该重新鉴定进行销毁。
与上面观点相反的人则提出这类档案应当永久保留。高校运动档案客观地记录了当时的历史情况，保留着真切的历史印记，突出了那段历史的时代背景和政治特点。如果将它付之一炬，那么就会人为地造成高校那段历史的空白，也影响高校档案全宗的完整性。
认为高校运动档案应该鉴定销毁的，是从档案价值的实现考虑；而认为该类档案应该保存的，则从档案的完整性及历史价值出发。以上两种观点都是单一地、片面地去看待该类档案的价值。档案工作者是历史材料的守护者，而不是历史的评判者。不能因否定政治运动并借口“纠错”而销毁历史材料，否则历史将面目全非。销毁不是档案鉴定工作的主要目的，在判定档案的价值时，应该综合各种因素，多角度、多层次地持全面的、历史的、发展的观点判定其在学校和社会中的现实价值和历史价值。视其内容具体分析，不应一刀切。
三、高校运动档案的特点与价值
(一)高校运动档案的特点
首先，其内容具有突出的政治特点。所有的运动档案都是与当时的政治政策相适应的。他们真实地反映出当时政治工作贯穿于学校所进行的各项工作之中，从内容上可以看出当时的教育路线、教育制度、教学方针等都带有强烈的政治色彩。其次，具有历史真实性。运动档案正是反映了学校在那以政治为主的时期的主要活动，还历史的本来面目，此类档案是学校发展历程中不可或缺的一部分，间接地反映了我国高等教育事业的历史状况。再次，具有思想性。政治运动实际上也就是不同思想意识的对抗，而高校运动档案记载了当时的运动计划、总结、简报、个人言论，真实地记录了各种思想活动、价值观念等，反映了当时社会形势下学校的机关作风、教风和学风。第四、资料的复杂性。涉及尚在位的人和事件，当时不便整理归档，久存成为遗留问题。第五、不可再生性。历史不会简单的重复，此类文件材料不可能一模一样重新产生。高校运动档案虽已不再为政治斗争而服务，失去最初的保存价值，但是仍具有特殊的历史价值和现实价值。
(二)高校运动档案的价值
1、是进行相关研究的可靠资料。该类档案的特殊性决定了该类档案在历史、政治研究领域中发挥其应有的作用。它记录了高校历史活动的事实与经过，也记录了高校师生在各种活动中的思想发展，为学者进行教育领域中的历史、思想发展研究提供了可靠、原始详实的资料。这也对高校校园文化、校园精神研究有着特殊意义。
2、是进行教育、宣传的生动素材。该类档案详实地记录了高校以政治挂帅、加强思想工作为主的那段史实，反映了那时的社会风气、道德观念，也反映了以阶级斗争为主的计划经济社会。在向人们展示原始的历史材料让子孙后代深切感受那段历史，珍惜当今和平稳定的幸福生活之余，也提醒我们要吸取教训，用科学的发展观来看待现实社会，遵循社会的发展规律，搞好高校的各项工作。另外， 目前很多电影、回忆录、小说等都利用了此类档案进行文艺创作，富有强烈的说服力和感染力。
3、运动档案同时也记录着部分真实的资料。如教职工的简历、工作单位、工作职务、甚至某些事件等。如笔者为写学校档案工作的历史查找资料的时候，从1958年5月30日的整风情况简报中看到这样的记载：“半周前由于全校师生员工参加全市性的灭雀斗争，整风工作暂停下来”。经过我校有关人员确定，确实在1958年5月24日至28日期间广州开展了一次社会性的灭雀运动，另外从上述记录中还可以推断出当时广州市生态环境。
从高校档案整个全宗来看，运动档案是那段时期的重要档案，反映高校在教学之余的主要活动，带有明显的时代气息，是档案人给后人留下的珍贵财富。如果缺少了这类档案材料，那么那段历史将显得苍白，档案出现断代，无法维护高校的历史面貌。
所以，笔者认为，档案部门不能用现代文书管理的标准对待运动档案，无论其重要程度，一般尽量多存，不应贸然销毁该类档案。如果只从优化馆藏、提高馆藏利用率的角度上去看，可以将此类利用率不高的运动档案从库房中移出，进行再整理，配置专门的检索工具，列为珍贵档案资料专室永久保管，仅供展示，限制利用。历史应该受到尊重，作为一名档案工作者，应该重视如“文革”等有代表性的档案的收集与整理，避免珍贵档案的流失，尤其是与历史事件相关的最直接最真实的物品，如各种小报、传单、印章、旗帜、照片等等，丰富馆藏。清华大学档案馆收藏的一些“文革”材料正越来越显现其价值，江苏省某市档案馆得知市公安检察机关收缴的一大批造反派材料要处理，立即全盘接收等，这些做法是档案工作者的预见性及对历史负责任的态度。否则，不经意地流入社会，则成为别人的收藏品。从有关报导中发现外国人对此类档案情有独钟，且不问他的收集动机，外国人收购的往往就是我们不以为然的政治运动“遗物”。
由于高校档案工作起步较慢，加上档案意识淡薄，因此也可能造成部分珍贵文件材料的遗失，可能流入市场，也可能存于个人手中。高校档案部门应向社会、学校教职员工开展征集有关本校那个时代的珍贵档案，包括各种文字材料、图表、数字、录音录像、实物等等，对其进行分类、整理、编号存放，以还本单位历史的真实、完整的面貌。
综上所述，高校运动档案具有其特殊的历史价值和现实意义。历年政治运动已经过去，它相对于我国悠久的历史虽然只是短暂的瞬间，但它的历史的足迹却是永在的，尤其是对成长在那一年代的人们来说，是涂抹不掉的深深烙印。由于产生于特殊的年代，记载特殊事件，它具有与其他类档案不同意义的保存价值，因此，高校档案部门应抱着对历史负责的态度，以免造成历史的遗憾，运动档案材料留下不易，切记慎毁。

参考文献：
1、吴宝康主编，档案学概论，中国人民大学出版社，1999年02月
2、刘志远、张维真、李慧青，“文革”前长短期档案要重新审视，档案管理，1998年02期
3、张智，浅析革命历史档案的特点和价值，浙江档案，1995年09期
4、李军，“文革”时期档案开放问题初探，上海档案，2000年05期
5、胡远杰，应重视对“文革”档案资料的征集，北京档案，2003年9期
（上接第20页）
存在的网络由于其自身的开放性，安全事故时有发生。对网络的安全威胁主要表现在非授权访问、冒充合法用户、破坏数据完整性、干扰系统正常运行、传播网络病毒等。这就要求我们对建立门户网站与Internet互联所带来的安全性问题予以足够重视。除了制定完善详尽的安全管理规范和法律保障，还必须采用相关安全保障技术。目前，实现网络信息安全的技术主要有防火墙、漏洞扫描、入侵检测等技术。各单位应根据自身现实情况，采用一种或多种安全技术，制定周密的信息安全技术实施方案以及应急措施，防患于未然。
　

当前学生档案管理存在的问题与对策
福建师范大学人事处 何素芳
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    学生档案是每个学生在校期间成长的真实记录，它从德、智、体、能等各个方面全面反映学生在校期间的表现与成长情况。同时，也记载了学生家庭、社会关系及其政治、经济等情况。它对于学校管理学生、指导就业和用人单位选拔人才等都具有重要的查考作用。而且，它又是人事档案的重要组成部分，也是干部人事档案的基础。搞好学生档案的管理工作，对于调动学生积极性，激励学生奋发向上，培养学生竞争意识，争取用优异成绩书写自己人生辉煌的历史也具有积极的意义。但由于目前学生档案管理缺少应有的法规，管理体制不明确、管理制度不健全，致使学生档案管理中存在较多的问题，还有许多不尽人意之处。所以积极研究学生档案管理中存在的问题与对策，对于规范学生档案管理，提高管理水平是非常必要的。
一、目前学生档案管理存在的主要问题
(一)缺少学生档案管理的法规。长期以来，国家对高校的学生管理作了许多的规定，如《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校学生行为准则》、《高等学校校园秩序管理若干规定》等，却没有学生档案管理这一块。到底学生档案该归谁管?是国家档案部门管、教育部门管，还是人事部门管?不得而知。由于没有具体的法规条文，致使学生档案管理体制不一。同时， 由于没有统一的建档标准，致使学生档案管理工作存在极不规范的局面。目前，有的高校把学生档案放在校综合档案室实行综合管理； 有的高校把学生档案放在人事处和干部人事档案一起管理；有的高校为了便于利用，把学生档案放在各个院系，实行分散管理。
(二)归档材料范围不明确。由于缺少建档标准，致使高校学生档案没有明确的归档范围，收集工作随意性大。在强化素质教育，提倡培养复合型人才的今天，如果仍然沿用传统的收集归档范围，显然是不够的。目前的大学生档案，普遍存在内容欠全面，材料欠完整，远远跟不上素质教育对学生的要求。许多反映学生综合素质的材料得不到及时的归档，如大学生英语四、六级证书复印件、计算机和其他技能等级证书复印件、大学生能力、技能竞赛证书复印件、社会活动材料等都没有收集归档。现有学生档案材料大多是大学生高考录取时形成的招生材料，录取之后由原所在中学(单位)转寄来或入学时学生自带的一些材料，以及大学生在校期间形成的入学登记表、学习成绩总表、奖惩文件、入党入团材料、体检表等，仅这些材料自然不利于对学生情况的全面了解。而《毕业生登记表》中对学生在校几年表现的鉴定，已是众所周知的雷同的那几句空洞的程式化语言，缺乏个性，反映不出一个大学生的真实情况与个性特征。
(三)师生档案意识淡漠。目前高校教师和管理人员都把学生的教育、教学和管理作为重要任务来抓，而往往忽视了学生档案工作。其原因：一是档案意识淡漠，对学生档案工作缺乏正确的认识；二是责任心不强，重视不够。认为学生档案管理是软任务，做得好差与自己关系不大，而且学生毕业时档案就转送给用人单位，与本单位无关。因此，思想不重视，造成有些材料形成不规范、归档材料收集不够完整，整理不规范。另外，还有相当多的高校学生对自己的档案不珍惜，在填写归档材料时不认真、不仔细，有的字迹潦草，有的项目填写不全等。由于存在这些不符合要求的现象，致使档案材料质量不高，影响了学生档案的真实性和完整性。
(四)档案用纸和书写材料不规范。干部人事档案文件中明确规定：档案材料形成时必须统一使用16开的办公纸，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸。但不少高校在档案材料形成时，随意使用纸张和书写材料。我们在整理刚来校工作的毕业生档案的过程中，时常会遇到许多需要加工、裁剪、裱糊的档案材料，如有的学生成绩单用8开纸，有的用A4纸、有的用B4纸，有的是簿册式的。大学生、硕博士毕业生登记表、硕博士研究生学位申请书、硕博士研究生学位论文答辩材料的形成材料也很不规范，特别是近两年我们收到的材料大部分是用A4规格的纸张，给档案整理装订带来许多不便。甚至有时也会出现一些让人事档案管理人员啼笑皆非的事，如有些档案材料的纸张裁剪不得，折叠不得，横竖都不好装订的材料。另外，在档案材料中，有些该加盖公章的却没有盖章的有之，该个人签名的却没有签名的有之，用圆珠笔书写的有之……这些问题都会给后续的干部人事档案管理工作带来麻烦，也给今后的干部人事档案提供利用工作带来许多疑问。
(五)管理手段落后。目前高校学生档案基本上是采用手工操作，不但工作效率低，也不利于学生档案的利用。而且，随着招生规模的扩大，学生档案的数量逐年增加；随着素质教育的开展，档案内容也不断丰富与充实；特别是近几年实行网络招生录取工作后，又产生了大量的电子档案，所以必须加速学生档案管理工作现代化的步伐。
二、解决问题的对策
针对以上存在的几个问题，笔者认为应该着力进行以下几方面的工作：
(一)建议主管部门尽快出台学生档案管理的规范性文件。国家教育部作为国家主管教育的权威机构，在学生档案管理上负有责任。建议教育部根据《档案法》的精神和学生档案工作的实际情况，会同国家档案局及相关部门，尽快出台诸如《高校学生档案管理工作条例》这样的文件，使学生档案工作有法可依、有章可循。高校学生档案管理工作条例的制定，可参照《干部档案工作条例》的基本框架结构，明确学生档案管理工作的性质、任务、特点、体制，并对学生档案管理工作的各项内容作统一具体的规定；同时还要制定《高校学生档案材料收集归档规定》及《高校学生档案整理细则》。坚持用《条例》等法规性的文件来规范大学生的档案管理及运作方式，用《条例》来提高人们的档案意识。
(二)狠抓组织和人员落实工作。高校学生档案的管理要做到组织机构落实、人员落实、库房落实。实践表明，要搞好高校学生档案管理，首先必须理顺管理体制，做到组织机构落实。不论当前高校对学生管理采取何种模式，都要根据学校工作的实际情况，建立大学生档案管理组织机构；不论学生档案是放在何处，必须有专人负责学生档案的管理工作。要根据学生档案的数量，配备适当编制的专业人员。若是采取按院系的分散管理模式，也要配备专职或兼职学生档案管理人员。笔者认为，为了确保学生档案的管理质量，应该实行集中式管理。管理机构可设置在学生工作处下，并配备专职档案管理人员。如果高校已经设立综合档案馆，那么学生档案可应归综合档案馆统一管理。对于采用分散管理模式的，一定要加强业务指导工作，以保证学生档案的归档和整理质量。
(三)加大学习宣传力度，强化师生档案意识。通过学习宣传，提高师生对学生档案工作的认识，积极关心支持学生档案工作。让大家认识到，学生档案是关系到高校全面推进素质教育、向社会输送合格人才和大学生毕业就业的大事。一份高质量的档案，对用人单位是具有强烈的诱惑力和吸引力的。每一位学生都应该重视档案材料的填写，做到如实填写、书写清楚、格式规范，档案制成材料符合要求。同时，在校期间努力争取创造优良的业绩，书写自己的历史。
(四)建立健全归档材料的形成、收集和传递制度。
1、规范归档材料的要求。按照干部人事档案管理规定，归档材料必须统一使用16开规格的耐久性较好的纸张，字迹材料应是耐久或比较耐久的，不得使用圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水及铅笔书写，也不宜采用喷墨打印件归档，应选用激光打印件或静电复印件归档。凡是不符合要求的，必须退回原形成材料单位重新处理后方可归档。
2、建立归档材料收集制度。虽然高校学生档案材料的形成渠道多、来源广，但材料形成大多是比较有规律的，只要你留心去观察，是不难掌握的。如高校学生中的大专或本科生档案材料的收集工作，大致可以分为三个阶段：第一个阶段是收集招生时形成的和大学入学前的档案材料，这些档案材料应在招生录取时和学生入学时就着手抓紧收集。第二个阶段档案材料的收集，除了平时有规律地收集学生在学期间的所形成的德智体能、各类社会实践活动、各种竞赛、英语四、六级和计算机考级及各类证书复印件等材料外，还要从党、团组织收集他们加入党、团组织的材料，向教务处、团委和学生会收集评优评奖等材料。第三阶段是最重要的收集阶段，即毕业之际对学生在大学期间德智体能的总结和评价材料，大致可形成的材料有：毕业生登记表、毕业生鉴定表、成绩总表和积分表、大学生体育合格登记卡、毕业生体检表等材料。此外，还应建立学生档案收集归档制度，形成收集网络。形成学生档案材料的单位都要明确一位负责人，负责对各阶段形成的档案材料及时收集与传递。这样既有利于学生档案材料的及时收集归档，又有利于材料收集过程中的保密与安全。
3、严格毕业生档案转递制度。笔者从事高校干部人事档案工作多年，时常会碰到这样的情况：高校毕业生在双向选择落实就业单位之后，校方档案转递出去，由于接收单位没有规范毕业生档案管理制度， 以致常造成档案丢失的现象(特别是在民营企业或私立学校接收毕业生时)。由于缺少人事档案，必将给他们工作造成很多的麻烦。所以笔者认为，一方面必须认真执行档案转递制度，严格按照档案转出的程序进行：如填写转递单——填写转档登记——严密包封——通过机要转递——检查收存回执——回执未退的及时催查(应在一月之内)。同时，还应注意接收单位是否具备文件中规定的“县(团)级以上的组织、人事部门或县级(含县)以上人才服务中心”等具有管理档案资格的机构。若用人单位不具备保管条件的，应送到人事部门所属的人才流动服务中心保管。这样就可以有效避免档案转递出去后造成档案丢失的现象发生。另一方面，对高校毕业生档案中能够体现在学期间德智能绩的综合材料，如大学毕业生登记表、学生成绩总表、毕业生基本情况表(积分总表)等材料形成一式二份，其中一份存放在毕业生本人档案中，另一份存放在学校的学籍档案中。这样做的好处是便于今后部分学生的档案丢失后重新建档(即毕业生通过原所在学校保存的学籍档案的复印件来重新建档)， 同时也可以避免有些毕业生利用重新建档的机会弄虚作假，如做假材料、开假证明，涂改成绩等的现象发生。
(五)加速学生档案工作现代化的步伐。随着信息化社会的到来与办公自动化的普及，随着大学生数量的剧增和档案内容和数量的不断增加，传统的手工操作已远远不能适应现代改革的需要。高校学生档案管理人员要与时俱进，不断改变观念，更新管理意识，勇于实践，敢于开拓创新，充分利用新技术、新设备，有计划、有步骤地实现学生档案管理工作标准化、规范化、信息化。学生档案管理人员要应该充分利用高校人才的优势，开发实用、高效、功能强大的学生档案管理信息系统，加速档案管理的现代化的步伐。
　

加强高校学生人事档案管理
电子科技大学档案馆 卢正东
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人事档案的形成从中学时代就开始了。当进入大学时代后，在大学期间形成的学籍、政治面貌、奖惩健康等材料进一步完善了个人的人事档案。如果说中学时代产生的材料是人事档案的起点，那么，在大学时代形成的材料就基本上构成了人事档案的雏形。人事档案随着学生离开大学走向社会，将会产生更多的材料，最终会以这些材料描绘出这个人的一生经历及整个人的形象。大学中形成的人事档案还应该说是学生从学校走向社会，是社会了解学生的一个层面，因此管理好学生人事档案是整个学校管理工作的一部分并且显得尤为重要，他将成为学校管理工作中不可分割的一部分，怎样进一步做好这方面的工作呢?下面从四个方面来谈。
一、大学阶段形成的人事档案的意义
每个人进入社会就要有证明自己的学习经历、工作经历、奖惩方面、职称职务贷还款等诚信方面的文字记载，这就是人事档案。建立人事档案是非常严肃、认真的事情。没有这一套文字记载，谁又能说清楚自己如何如何呢?谁又相信你如何如何呢?所以要建立一套诚信制度来管理这些事情，这就是人事档案的建立和管理制度。至于人事档案在我国的管理中存在的问题在这里不作讨论，这里只说人事档案的管理制度在各国都是认可的，就在美国也有一套完整的管理制度，例如在美国圣路易斯建立了全国军事人员文件中心和全国文职人员文件中心，就管理着军队服役的军人和在联邦政府工作的雇员的个人档案，并且人事档案在美国发挥着很重要的作用。
人一生下来是一张白纸，从中学时代就开始记录本人信息，大学阶段是人生很重要的时期，社会对一个人的注意力往往也是从中学毕业后，看这个人选择了什么样的教育从而决定他将来选择了社会哪种行业。所以大学期间形成的材料是记录人生的初期阶段，其重要性体现在材料的真实性、完整性，是整个人事档案的基础，如果这个基础信息记载得不好，很容易影响整个一生。这部分材料除了记载学籍方面，还有政治面貌、社会活动、信贷健康等等方面的内容。大学阶段的人事档案材料可以勾画一个人的轮廓，是人生旅途中很重要的出发点。大学毕业后，档案随人而走，用人单位很快就会从档案中了解本人情况和社会关系情况，所以，大学阶段形成的档案对一个人来说非常重要，其意义也很深远，除了短期内用人单位了解本人外，人事档案的真实性、规范化还为今后形成统一的数字化人事档案管理系统奠定了一定的基础。
二、加强学生材料的收集
学生在校期间形成的材料大家往往认为就是学籍材料，其实，在大学期间还有学生参加各种竞赛活动及参加各种社会考试(如英语四六级计算机等级)、奖惩、担任社会活动的职务、银行还贷、体检等所形成的材料。这些材料也要装入学生个人档案，可以反映出学生的各个方面的情况，通过这些材料的形成，为学生求职，用人单位用人提供了很好的信息。
由于目前开展网上招生，同时也就产生了电子档案，那么在中学时代形成的纸质档案或高考期间形成的材料容易忽略，甚至无法收集，在大学期间也有类似情况，随着高校校园网的发展，无纸化办公的实施，纸质档案也容易疏忽。我曾经问过某院系管理学生档案的同志，如果学生的学籍档案掉了怎么办?他毫不犹豫的回答，再打印一份就是了。由此可见，对纸质档案的忽略程度。尽管有了电子档案，纸质档案仍然是不可缺少的佐证，因为电子档案一旦损坏丢失或者出现技术故障将不可弥补，而纸质档案如果没有天灾人祸、人为破坏，其保存期和安全性应该说不亚于电子档案。
进入大学时期，学生可以进行助学贷款，这里面有涉及到个人信用问题。现在很多大学都在搞学生的诚信档案，诚信档案其实完全应该纳入学生的个人档案中去。从有关报道中可以知道，美国公民从成年起就有一个社会保障号，通过这个保障号可以检索出这个人的信誉问题和诚信度。这个社会保障号也相当于是人事档案的一部分，为学生建立诚信档案并纳入到学生个人档案中。这样既丰富了人事档案内容，又对人事档案的利用增加了新的方式和途径。
三、要有专业人员来管理学生人事档案
专门的机构和专业人员来管理学生人事档案的好处是利用专业知识管理就要规范得多。这种规范体现在分类、录入、查找、利用都较为科学。例如对学生人事档案的审查一定要具有专业知识眼光，如发现档案袋里缺少报考志愿表或高考的成绩单，这就要引起重视，很有可能由于这些材料的缺少影响学生的就业。曾经就发生过某学生因缺少这些材料而影响他到部队去学习，类似这些情况还不少。当出现这些情况就要通过有关部门或本人去追回这些材料。再例如，研究生中情况比较复杂，有的是参加了工作来读研的，就要注意这类档案的完整性。如单位对本人核定的参加工作时间、工资变动情况、对个人的鉴定、以及入党材料、学历材料、评定职称材料等等，不要因为缺少某个时期的材料而影响本人的一生。对这些材料的审查就要具备专业的人事档案管理知识。
四、要具备专门的机构来管理
学生人事档案在高校中有的属于档案馆管理，有的属于院系一级管理，前者管理要规范一些，后者管理不是很规范，因为院系一级管理属于兼职的比较多。针对这种情况，我们认为加强学生人事档案的管理需要具有专门的机构来管理。
专门的机构来管理的重要性体现在档案的保管、收发转递方面。由于是专门机构管理就有专门的保管条件、设施和技术。每年学生毕业时，数千份档案都需要寄往各地。寄往各地市的情况比较复杂。有的公司没有机要权限，档案就退回来了。这些退回来的档案往往没有引起足够的重视，造成以后学生需要档案就找不到。如果有专门的机构来收发转递，也就是说保持收发转递的渠道单一，管理也就比较有序，退回来的档案也就由专门机构管理，不管什么时候来查找档案都会查到档案去向，专门机构也就承担起一定的责任，避免档案丢失。
也有的档案需要留在学校，如未就业的留校作师资的等等，这些档案留在学校更需要专门保管，如果存留在各个院系属于兼职人员保管毕竟没有专业保管的有利因素多。每年我们都要接待很多起毕业多年的学生回来找档案的情况，由于没有专门机构管理结果在院系找不到，在学生处教务处也找不到。如果实行专门机构保管就有岗位责任的职责，发生丢失档案的概率就小得多。
五、学生人事档案信息化有待加强
高校办公自动化迅猛发展，学生人事信息计算机管理往往体现在学籍管理上，但是学生的其他方面的信息管理还没有进入计算机管理。如果将其他信息纳入计算机管理，录入将是非常大的工作量，不纳入计算机管理势必影响今后的人事信息检索，这是一个很大的矛盾。根据国外的(特别是美国的)经验来看，人事档案已经处于网络信息化，在任何地方都可以检索个人的人事信息。我国目前的人事档案信息管理处于各自为政的状态，开发了很多管理本部门、本系统的人事档案管理软件，今后要形成全国统一的人事档案管理系统还是非常困难和浩繁的工程。但是这是迟早要实现的。要形成人事档案管理系统的基础仍然是数据工作，没有录入数据无从谈起信息管理。不管现在的管理软件是多么五花八门，只要有数据，最终就是数据整合接口的问题。所以，不管工作量再大，在人事档案刚开始的起点上就建立起信息管理是非常重要的。录入工作量大是一个人力物力投入解决的问题，建不建立信息化管理是一个发展战略意识问题，所以这个问题必须引起高度重视。
以上从四个方面谈了高校学生人事档案的管理问题，在今天人事档案面临社会改革的冲击面前还要提出人事档案加强管理，其理由就是人事档案并不是没有用处，而是从开始形成阶段就要加强管理，为今后的人事档案管理、利用铺垫基础。

浅谈高校照片档案工作现状与策略
南京工业大学档案馆 陆建香 吕炎
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照片档案是高校档案的一个重要组成部分，对学校的发展起着很大的作用。具有形式简单、直观、真实的特点。照片档案能以其特殊载体的形式，独特的风格反映出学校悠久的历史、重大变革以及重要人物的历史面貌；同时我们可利用照片档案进行编著修史、德育教育、出版刊物画册、对外宣传等，不仅使后人从中了解到学校的发展历史，还能给人们留下深刻而直观的印象。因此照片档案工作是高校档案工作的重要组成部份，不能忽视和轻视。
一、照片档案工作现状
近几年来高校档案工作，因学校的发展而得到前所未有的发展。组织机构，档案队伍，都有很大的发展，给档案工作带来了活力和生机。高校照片档案工作进入一个发展的新阶段。有力地推动照片档案工作的开展。两校合并建立南京工业大学后，由综合档案室发展到档案馆，照片档案由兼职管理到专人负责管理。档案管理工作具有特色。照片档案收集多样化，不但有常见黑白和彩色二种，还包括照片的底片、磁盘、光盘等电子照片档案。照片的收集、整理、利用有其独特的风格。目前两校合并以来共收集和整理照片档案16000余张。但是，在省属院校中还存在不少问题。主要表现在：
1、对照片档案的重视程度不够
由于历史的原因，照片档案工作起步晚，人们对其了解的程度不及纸质档案。所以产生一种片面的、陈旧的思想。认为照片档案是纸质档案的附属，从属于纸质档案，是纸质档案的完善和补充。造成工作中重视纸质档案，忽视照片档案。不少单位照片档案没有专职档案员，更谈不上一些必要的设备。档案是人类社会实践中记录各种信息的载体。照片档案是以影像为主要反映方式的历史记录。照片档案和纸质档案一样，是一种记录历史的载体形式，其目的都是反映各单位、各部门以及个人的真实工作活动，是工作查考的重要依据和参考，其不同点是：照片档案比纸质档案更有直观性，和纸质档案具有同等的重要性。我们要牢记照片档案同样是国家档案的重要组成部分。
2、照片档案收集工作缺乏力度
一是，照片档案收集归档工作制度不健全，执行不严格。少数单位没有具体的管理实施细则。照片档案的收集范围、管理办法，内容不具体、不全面。即使建立的制度也在不同程度上存在执行不严格现象，收集、归档工作被动、不及时。这一问题在无专职照片档案人员部门中比较突出。二是，档案工作人员缺乏主动性。有畏难情绪，知难而退。从客观上来说，高校照片档案收集工作涉及面广、人员变动性大，有些承办人员照片档案意识薄弱，特别是有的照片形成者，舍不得把照片归档，有的同志担心照片归档后，以后利用起来不方便，还有个别同志把属于公务活动中产生的照片，视为个人财产。所有这些因素都严重影响了照片档案收集工作的正常开展。照片档案工作中照片的收集工作是整个工作的起点，也是一个难点。值得我们共同研究探讨。
3、保管条件差、专用设备少
有的单位对档案部门重视不够，经费投入不足，库房条件差，库房保管温湿度达不到要求。照片档案存放在大库房，使照片容易变色。有的单位缺少专用设备，如：数码像机、防磁柜等，对老照片的翻拍等工作开展带来困难。
二、照片档案工作的策略
1、重视照片档案工作，认识其重要性
档案工作者要认真学习《档案法》、《照片档案管理范》等法律、法规。经常性向广大师生员工宣传照片档案工作的重要性。使大家都认识到，照片档案信息不仅对开发历史资源起到非常重要的作用，而且在高等教学、科学研究、国民经济及个人生活中占有重要地位。在改革开放的新形势下，党和国家制订的关于档案管理的方针政策，不仅档案部门应该认真执行，而且档案形成的工作人员也应该自觉地遵循、实施，在工作实践中不断增强档案意识。领导者档案意识增强了，对照片档案工作的业务建设、人员配备、设备配置等方面给予重视和提供保障，可以促进照片档案工作的发展。
2、完善管理制度，重点抓好照片档案收集工作
高校要根据本校具体情况，制订切实可行的管理制度。对照片档案的归档范围、归档时间、归档要求、交接手续、借阅制度等，都要明确规定。订出的制度要有可操作性，不能流于形式。无论什么工作，只要按程序、按规定办，任何工作都比较顺利并有效率。
照片档案收集工作是搞好照片档案的关键，搞好这项工作要发挥档案工作人员主观能动性和责任心。从被动收照片到主动上门积极收照片。扎扎实实做好基础工作，采取多渠道收集照片档案。
做好日常的照片收集。日常照片档案收集是照片档案的一个主要来源。学校各方面的重大活动照片能及时收齐，要求档案人员把自己的工作与学校的工作结合起来，利用兼职档案员队伍，发挥群体力量。我们在工作中关心学校的会议通知、网站图片新闻、校报、校刊，了解学校重大活动的内容、并与参加部门、摄影人员、兼职档案员及时联系，挑选一组反映本次活动中心内容的照片，收集归档。这样既保持了与兼职档案员的联系，又加深了相互之间的感情，也能保证照片档案的及时收集。
做好专题照片档案收集。专题照片是指反映某一专题内容的系列照片。如某一科研项目（一般要几年时间）、大学生社会实践的照片。针对这些跨年度、跨地区的照片，先由兼职档案员随时收集并注明时间、地点、内容、人物、摄影者，待整个过程完了，再与兼职档案员认真挑选归档，按照片数量、内容，结合高校档案实体分类法编号，组成专题案卷。
3、开发利用照片档案，促进管理工作
收集照片档案是为了利用，做好照片档案的利用工作，是对照片档案最实际、最有效的宣传。因此，开展照片档案的利用工作不仅是档案人员宣传和介绍照片档案的极好机会，更重要的是通过加强对照片档案工作的认识和了解，从而使他们与档案人员取得共识，成为照片档案工作支持者和宣传者。2002年百年校庆活动，档案馆提供了许多有价值的照片，展示了档案工作的重要性。去年本校93高寿的时钧院士逝世，档案馆提供了老先生五十多年教学、科研的照片，展示了院士一生风采。档案工作得到学校有关部门认可，档案人员默默无闻的工作得到广大师生的尊敬。近几年，档案馆每年都为学校各部门各种评估工作及各学院各类教学、科研展板提供照片档案。现在我们照片档案已在校网上传，更加便于利用者查询，提供照片档案，积极为全校各项工作服务。档案的利用开发，大大促进了档案管理工作，有力推动照片档案管理上新水平。
4、注重新知识、新技术学习，提高业务人员素质
随着科学技术的发展，照片档案由黑白照片发展到彩色照片、当今的数码摄影。彩色照片存放时间比黑白的短，容易退色。我们应当及时扫描，刻制成光盘。从学校网站上收录的照片同样制成光盘保存。利用网络技术发布照片档案信息，使档案利用者不再受时空限制，就可更快、更方便得到所需要的档案信息。档案工作者要努力学习新知识、新技术不断提高业务工作水平。
综上所述，高校照片档案是高校档案的重要组成部分。其形成条件和所发挥的作用有其自身的特点和规律。必须引起大家的高度重视。在工作实践中不断摸索和总结，使照片档案工作不断地发展。

半个多世纪前广州1675名科学工作者联名抗议美国迫害钱学森等科学家
中山大学易汉文
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    钱学森是著名的科学家，他在应用力学、空气动力学、航空工程、喷气推进、工程控制论、物理力学等技术科学领域做出过许多开创性的贡献。他是中国科学院和中国工程院资深院士。中共中央、国务院、中央军委授予他“两弹一星功勋奖章”。2001年，经国际小行星中心和国际小行星命名委员会审议批准，将中国科学院紫金山天文台发现的国际编号为3763号小行星，正式命名为“钱学森星”。
1955年9月，钱学森一家乘President Cleveland离开美国回国，图为甲板照的全家福 钱学森1934年毕业于交通大学机械工程系。1935年到美国留学，在麻省理工学院航空系学习，翌年获航空工程硕士学位。后到加州理工学院航空系深造， 1939年获航空、数学博士学位。曾任加州理工学院副教授，麻省理工学院教授，加州理工学院喷气推进中心主任、教授。
新中国成立后，钱学森准备回国服务。1950年6月，钱学森被美国联邦调查局指控他是共产党员，属非法入境。钱学森义正辞严地驳斥了这些指控。由于钱学森态度强硬，使美国当局大为恼火。同年7月，他们取消了钱学森参加机密研究的资格，移民局要驱逐钱学森出境。钱学森当机立断，决定马上回国，并订好了飞机票。然而，美国国防部认为钱学森太有价值了，不让司法部和移民局以任何名义放钱学森回中国。美国国防部海军部副部长Dan A. Kimbeel在得知钱学森要离美回国后，立即给司法部打电话说：“无论如何都不要让钱学森回国。他太有价值了，在任何情况下都抵得上3—5个师的兵力，我宁可毙了他，也不要放他回共产党中国。”紧接着，海关扣押了钱学森的行李，污蔑他企图携带“机密资料”出境，触犯了“出口控制法”，勒令他“不准离境”。尽管钱学森一再发表声明，司法部还是签署了逮捕钱学森的命令。1950年9月7日，钱学森被美国当局抓走，被关在洛杉矶以南一个叫Terminal Island的联邦调查局的监狱里。加州理工学院的同事们听说钱学森被捕，感到极大的震惊，他们不相信罗织在钱学森这位正直的科学家头上的罪名，并冒着很大的风险，营救钱学森。经加州理工学院朋友们的抗议和多方努力，钱学森关后15天被保释出狱，赎金15000美元。 钱学森事件被新闻媒体争相报道，在美国社会引起了轰动。
钱学森在美国遭无端迫害的消息传到国内，激起了全国人民的无比愤怒，抗议美国的暴行。1950年10月，广州科学工作者1675人联名致电联合国大会主席安迪让和美国总统杜鲁门，就美国政府无理扣留我国科学家钱学森博士、赵忠尧教授等的暴行，提出严重抗议。电文全文如下：
美国成功湖联合国大会主席安迪让阁下：
我国科学家钱学森博士、赵忠尧教授、罗时钧和沈善烱二同学由美国回国，途中被美军毫无理由地强加扣留，至今下落不明，我们听到这个消息异常惊愤!我们认为：美国这种行为不仅是对中国科学家的迫害，抑且是蹂躏人权，这是对世界文化的罪行。联合国大会是主持正义，维护世界和平的最高机构。我们广州市全体科学工作者特向贵大会提出迫切的呼吁，望对美国的非法行为立即严厉裁制，并令美国立即恢复钱博士、赵教授和罗、沈二同学的自由。
美国华盛顿杜鲁门总统阁下：
我国科学家钱学森博士、赵忠尧教授和罗时钧、沈善烱二同学在由美国回国途中被你们毫无理由地横加扣留，至今下落不明。我们听到这个消息，异常惊愤!美国这种行为不仅表示对我们中华人民共和国的敌视，把帝国主义的狰狞面貌暴露无遗，抑且是对人类文化的无可宽恕的罪行。我们广州市全体科学工作者特向你提出严重的抗议，望你立即恢复钱博士、赵教授和罗、沈二同学的自由。并保证他们安全回到中国。

在这两分电文签名的1675位广州市科学工作者中，有中山大学的著名教授侯过、丁颖、陈焕镛、梁伯强、郭一岑、胡金昌、赵善欢、李挺、龙庆忠、沈鹏飞、刘俊贤、夏敬农、朱惠照、叶少芙、蒋英、戴笠、李士梅、罗潜等，岭南大学的李沛文、姜立夫、秦光煜、林树模、陈国桢、陈心陶、谢志光、周寿恺、白施恩等教授，还有柯麟、林克明、黄友谋等专家学者。
钱学森出狱后仍没有人身自由，在美国羁绊达5年之久。在这漫长的5年里，联邦调查局日夜监视，电话被监听，信件被拆检，家庭经常遭到骚扰。
1955年5月，钱学森和夫人蒋英从一张海外华人报纸上看到有关中国五一劳动节的报道，其中有他们所熟悉的陈叔通和毛泽东主席等党和国家领导人一起在天安门城楼上检阅游行队伍的消息。钱学森夫妇决定给他们所熟悉的陈叔通写信，通过他请求祖国营救他们早日回国。6月，钱学森夫妇将给陈叔通的信夹在寄给比利时的蒋华(蒋英的妹妹)的信里。蒋华收到信后及时地转寄给了陈叔通。而陈叔通在收到信的当天，就呈送给了周恩来总理。在中国政府的努力下，8月 5日，钱学森接到了可以回国的通知。1955年9月17日，钱学森一家登上了 President Cleveland轮船回国，加州理工学院和喷气推进实验室的朋友们到码头送行。10月8日清晨，钱学森等抵达香港，中国科学院和广东省人民政府派有关人员在深圳罗湖桥头迎接钱学森一家等科学家。同日晚，钱学森一家等抵达广州，广东省人民委员会办公厅副主任郑天保、中国科学院华南植物研究所所长陈焕镛、中山大学校长许崇清、华南工学院院长罗明燏、华南医学院副院长梁伯强等到车站欢迎。随后，中共广东省委书记陶铸会见了钱学森一家，并安排他们在广州参观访问。
回忆这段半个多世纪前的往事，我们可以看到，中国的科技工作者是爱国的、团结的、正直的、正义的!
资料来源
1．涂元季：《人民科学家钱学森》上海交通大学出版社，2003年10月
2．《本市科学工作者千余人联名抗议美帝迫害我科学家》南方日报，1950年10月10日，第二版
3．《钱学森由美国归国到达广州》南方日报，1955年10月11日第一版
1950年10月10日南方日报第二版1955年10月11日南方日报第一版 宁夏大学简介
宁夏大学与宁夏回族自治区同步成立，始建于1958年。 1997年年底，宁夏大学与宁夏工学院、银川师专(含宁夏教育学院)四校合并；2002年2月26日，又与宁夏农学院合并，组建新的宁夏大学， 同年12月顺利通过了教育部对宁夏大学的第一次本科教学评估。2005年经自治区人民政府和教育部批准，确定宁夏大学为宁夏回族自治区人民政府与教育部共建的地方重点综合性大学。
学校地处宁夏回族自治区首府银川市，校园占地面积 2060亩，校舍建筑面积63．9万平方米，分为校本部(A区、 B区、C区)和南校区、西校区三个校区，校园环境幽雅，树木葱笼、花木繁茂、碧草如茵、湖光水色交相辉映，景色宜人，是陶冶情操读书治学的理想胜地。现有在校教职工 2622人，专任教师1 374人，其中教授136人，副教授442人，硕士以上学历达43％，教师入选“国家百千万人才工程人选”20人，享受国务院特殊津贴32人，获教育部“优秀青年教师资助计划”和“高等学校骨干教师资助计划”8人，国家有突出贡献的中青年专家2人，自治区新世纪学术、技术带头人25人。资深学者、教授老骥伏枥，他们言传身教，严谨治学，求真务实教风和开拓进取的精神熏陶着一代代莘莘学子，给宁夏大学留下宝贵的精神财富。一大批中青年学术带头人崭露才华，担当起宁夏大学在新世纪新阶段铸就辉煌的历史重任。目前学校有全日制普通本、专科在校生17940余人，研究生1174人，少数民族预科生1034人，成人高等学历教育10537人。
学校现设有13个学院，3个直属系，另有研究生部、“两课”教学部、民族预科部、新华学院(独立的二级学院)、网络教育学院及成人教育学院等教学机构。学校积极构建适应21世纪经济社会发展和人才培养需要的科学体系，尤其两轮合校以后实现了强强联合，使学科设置更加齐全，办学力量更为壮大，进一步拓展了办学空间，增强了办学优势，办学水平更上新台阶。现有涵盖文学、历史学、法学、管理学、教育学、经济学、工学、理学、农学九大学科门类的65个本科专业、48个硕士学位点和3个专业硕士学位授权点、 3个博士学位点，有硕士生导师191人，聘请兼职及客座教授19人。学校图书馆及各院系资料室藏书129．5万余册。全校拥有固定资产8．5亿余元。有12个自治区重点学科、3个省部共建重点实验室和1个省属人文社会科学研究基地，各学科领域实验室90余个，有各类科研机构42个，其中能源化工(天然气转化)重点实验室、西部特色生物资源保护与利用(生物技术)重点实验室、西北退化生态系统恢复与重建重点实验室为省部共建重点实验室，西夏学研究中心是教育部批准的人文社科重点研究基地。图书馆、体育馆、五四广场、大学生活动中心等设施齐全的公共场所，为全校师生员工的工作、学习、生活，开展学术和文化交流活动提供了完备的条件。1995年建成的网络管理中心是中国教育和科研计算机网(CERNET)西北地区宁夏银川主结点中心，校园网的建立，为学校教学、科研、管理水平的整体提高奠定了良好的基础。
2005年宁夏大学获教学成果奖32项。其中： 国家级4项、 自治区级28项，精品课程50门。其中： 国家级1门、自治区级22门；获得科研项目249项，其中： 国家社科基金8项，国家自然科学基金12项，国家科技攻关西部专项、国家科技攻关“十一五”计划项目、国家农业成果资金转化项目6项； 自治区级科技攻关项目、社科规划项目、自然科学基金114项。2004年教师发表论文1548篇，其中：核心期刊528篇、SCI、EI、ISTP收录1 3篇，出版著作30部，申请国家技术专利6项，通过自治区科技成果验收1 3项，获自治区科技进步奖8项。
宁夏大学成立以来先后为国家培养了六万余名各类高层次专业人才，为宁夏地方经济和社会发展做出了积极贡献。2005年在第九届“挑战杯”竞赛中，学校获二等奖一项，三等奖三项；在第二届中国青少年“科技创新奖”评选中获科技创新奖一项；在全国数学建模大赛中获赛区一等奖；在全国阿拉伯语演讲比赛中获三等奖；在全国首届大学生艺术展演中获二等奖；2005年宁夏大学还荣获全国精神文明建设工作先进单位。
对外交流方面，宁夏大学与日本岛根大学、挪威红十字北欧世界联合学院、英国南安普顿学院、法国蒙彼利埃国际高等农业大学等十几个国家和地区的15所高等学校建立了长期友好往来的合作交流关系；与上海交通大学、山东大学、华中科技大学、西北农林科技大学、南京师范大学等七所国内重点大学建立了长期稳定的校际合作交流联系。
宁夏大学档案馆简介

宁夏大学档案馆成立于2002年12月，正处级建制。档案馆的前身是由原宁夏大学综合档案室与原宁夏农学院综合档案室于2002年2月两校合并以后组建而成的，原宁夏大学综合档案室是在1997年12月四校合并时由原宁夏大学档案室、银川师范高等专科学校(含宁夏教育学院)档案室、宁夏工学院校办、党办档案资料室合并成立的。档案馆直属学校领导，由一名副校长分管档案工作，馆长陈清明，副馆长雷慧、臧春华。
档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的教学辅助机构。现有专职工作人员 11名，其中：研究生学历1名，本科学历5名，大专学历5名，副高级职称2名， 中级职称5名，另有各部门兼职档案员56名。2004年10月经学校批准档案馆内设技术室、利用室二个科级管理部门。
档案馆现保存有宁夏师范学院、银川师专、宁夏教育学院、银川师专(宁夏教育学院)、宁夏工学院、宁夏农学院、宁夏大学、新宁夏大学八个全宗的党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基建、设备、出版物、外事、财会、声像、人事等各类档案共27824卷，排列总长度114.71米。其中：宁夏物资学校64卷、银川师范(师专)490卷、宁夏教育学院358卷、宁夏教育学院(银川师专)783卷、宁夏工学院593卷、宁夏大学2161卷、宁夏农学院1299卷、新宁夏大学文书、学籍、出版档案2549卷，科技档案1093卷，人事档案3751卷，高职毕业生档案1593卷。还有原宁夏工学院、宁夏农学院、宁夏大学1958—2003年的财会档案12548卷。
档案馆现有馆舍建筑面积320平方米，库房总面积220平方米，安装了22列96组332立方米密集架。有微机10台，打印机5台，复印机1台。办公设备的更新，极大地改善了档案管理条件，为档案现代化建设奠定了良好的基础。
学校档案工作坚持贯彻依法治档，规范管档，强化建档，丰富馆藏的指导思想和“三纳入”“四同步”管理的基本原则，向制度化、科学化、规范化的管理模式迈进，同时积极致力于现代化管理技术和手段的引入和运用，2005年引进了由南京大学档案馆开发的“南大之星”档案管理软件。档案馆已经成为学校的信息中心之一，在学校的教学、科研和党政管理工作中发挥着越来越重要的作用。


宁夏大学档案馆馆领导与部门负责人进行业务学习宁夏大学档案馆工作人员正在整理人事卷宗