随着信息技术的发展，数字档案馆的建设是档案学界研究的一个新热点，也是档案部门的一个工作目标。虽然目前数字档案馆的建设还处于系统的建立、技术的处理阶段。但是，从发展来看，数字档案馆的建设必须建立在数字档案信息资源开发组织的基础上，没有大量的数字档案信息作基础，数字档案馆只是一个空的框架。数字档案的来源主要是馆藏档案的数字化和数字档案的接收。数字档案主要是近几年办公自动化过程中形成的，相对于数字化档案，数量较少。因此，数字档案信息传播前的主要准备工作是将传统档案进行数字化的处理。在进行传统档案数字化的过程中，档案的著作权保护是一个值得我们关注的问题。
一、档案数字化处理前的著作权状态分析
(一)《著作权法》保护的主要对象
档案部门馆藏档案是否都属于著作权法保护的客体范围，还需要运用著作权法的原理以及根据这些档案本身的特点进行具体的分析。
根据《著作权法》的规定，著作权的客体是作品。《著作权法实施条例》第二条中规定：所谓作品，是“指文学、艺术和科学领域内，具有独创性并能以某种有形形式复制的智力创作成果”。所以构成著作权法意义上的作品应当同时具备四个要素，即：应当属于文学、艺术和自然科学、社会科学、工程技术等方面的著述或创作；是人类创造的成果；能够以某种形式被复制；必须具有独创性。
从档案信息的整体来看，不难发现它们当中有一部分可以成为著作权法保护的对象。首先，被归档的档案中所反映的信息或知识内容直接归属于一定领域；其次，档案的本质特征是人类各项活动的产物，能够以一定的表达形式复制在一定的载体上；最后，档案信息的形成往往是某一特定单位针对某一特定的活动过程且为了满足特定的需要而形成的，因而其定向性和针对性较强，据此可以推定有相当一部分档案信息是有独创性的。
但并不是所有的作品都受到著作权法的保护，从我国的《著作权法》中可以归纳出下列作品是不受著作权法保护的：一是依法禁止出版、传播以及违反社会公德和妨碍公共利益的作品；二是进入公有领域或保护期满的作品；三是不具有著作权法意义的作品，如国家的具有立法、行政、司法性质的文件及官方正式译文等，档案部门有相当一部分文书档案属于这个范畴。
由此，在馆藏档案中，可以分析出有一些档案信息虽然可能具备了著作权法意义上作品的“四要素”，但它们不一定最终属于著作权法保护的对象。如有相当一部分档案的形成时间久远，如果从著作权保护期的角度来分析，其中必然有一部分具备作品特征的档案所涉及的发表权、财产权的保护期，在传播前就已经届满，因此档案部门可以不经许可，不支付任何版权费用，但是不能损害作者除发表权之外的其他人身权，因为这些权利的保护期不受任何时间限制。又如档案部门有很大一部分的馆藏档案属于公文性质，这一部分的档案依据《著作权法》的规定，不具有著作权法意义。
需要指出的是，受《著作权法》保护的档案客体与一般的作品有所不同，它不仅受《著作权法》的保护，同时也受《档案法》的保护。
《著作权法》对著作权保护的时间与《档案法》规定的档案向社会开放的时间不同，《档案法》规定档案向社会开放的时间是三十年，有些可以低于或高于三十年，“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年。”而《著作权法》规定，“作者的署名权、修改权、保护作品完整权的保护期不受限制。”著作权人的发表权、财产权的保护期为“……作者终身及其死亡后五十年，截止于作者死亡后第五十年的12月31日；如果是合作作品，截止于最后死亡的作者死亡后第五十年的12月31日。”因此，符合档案开放条件的档案很可能还处于著作权法的保护期内，档案部门对这些档案进行开放利用时要注意保护著作权人的权利。
《著作权法》和《档案法》对作品的“保护”有不同的侧重，《著作权法》保护的是著作权人的合法权益，《档案法》保护作品的完整安全不受损害；凡《档案法》没有明确规定的有关著作权的问题，均应按照《著作权法》有关条款执行，这在相关法律中也有所规定。《中华人民共和国档案法实施办法》第二十六条规定：“利用、公布档案，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。”
(二)馆藏档案的著作权主体及其变更
在档案工作中，档案部门档案收集的主要来源是依据归档制度接收的本单位内部档案，这些档案的著作权绝大部分属于单位本身，或者是职务作品，权利主体相对比较容易界定。
档案部门除了按照归档制度接收档案以外，还要通过其他各种手段向社会和有关部门进行档案的征集。而著作权主体发生变更的可能性主要存在于档案的征集过程中。
在档案未被征集前，著作权主体与档案接收主体处于分离状态。档案征集后，著作权主体与档案接收主体的关系发生变化，作为接收主体通过一定方式可能获得著作权，即成为著作权的派生主体或特殊主体；也有可能仅仅成为档案实体的所有权者，著作权仍归其原始主体或归档前的派生主体；而对于接收著作权主体为特殊主体(即国家)时，则著作权主体与接收主体合二为一。因此，档案界应加强档案工作人员有关著作权方面的法制教育，尤其要纠正在前苏联“国家档案芬特”概念影响下形成的“生产资料公有制，档案全部国有化”的思想。
我国档案部门征集档案有三种方式，即寄存、捐赠、购买(收购或征购)，三种方式对著作权的保护有不同的要求。
1、寄存
寄存是档案的所有者并不放弃对档案的所有权与处置权，只是将档案文件寄存在档案部门，山档案部门负责日常保管的一种档案征集方式。档案部门一方面要认识到这是丰富馆藏、扩大信息传播的好方式，另一方面要注意寄存档案的著作权保护。被寄存的档案，其所有权和著作权没有发生变更。寄存者可以在法律许可范围内使用档案著作权，征集者不得干涉。档案部门如要对这些档案进行发表、修改、复制、展览、翻译、播放、摄制、注释等，须事先征得寄存人同意并支付一定报酬。寄存者死亡或变更、终止后，只要其作品的发表权和财产权仍在《著作权法》规定的保护期内，依照继承法的规定转移，由承受其权利义务的继受主体享有，如没有继受主体，则由特殊主体国家依法享有。因此被寄存档案的物权可以按法定或指定方式寄存，而著作权则依继承法继承或依著作权法承受。
2、捐赠
档案所有者无偿地把自己合法拥有的档案捐赠给档案部门，分为两种情况：一种是将档案的所有权和著作权全部捐赠；另一种是仅捐赠档案所有权，保留档案的著作权。对于前一种情况，档案部门应和捐赠者签订书面的著作权转让合同。在这方面美国的某些做法可供借鉴，如明尼苏达州历史协会地区研究中心的捐赠契约标准文本中由捐赠者宣布：“我明确理解我的本意是授予中心这些财产的绝对所有权和附属权力，包括版权和不加限制的复制、节录、出版或向公众展览。”对于后一种情况，档案部门应要求捐赠者“对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见”。当捐赠的档案其内容不涉及捐赠人、捐赠人家族及第三者的隐私和名誉时，档案部门在尊重捐赠人意愿的前提下，可以适当劝说捐赠人放弃某些著作权。
3、购买
购买是档案部门向档案所有者支付一定报酬后获取档案。由于购买行为的成立，档案部门享有被征集档案的所有权，但是否具有档案著作权中的财产权，还要看档案部门与著作权人之间有没有订立书面的著作权许可合同或者著作权转让合同。除非取得被许可权或著作权转让成功，即享有以复制、表演、播放、展览、发行、出版、摄制、改编、翻译、注释、编辑、整理的方式使用被购买的档案并获得报酬的权利，否则档案部门也仅拥有该档案的所有权，还不享有档案的著作权。所以在档案购买的合同中应该明确注明著作权是否许可以及许可方式、地点和时间等条款内容。
二、档案数字化处理过程中的著作权保护
在了解馆藏档案的著作权分布后，接着研究对档案进行数字化处理的法律性质，即属于著作权人的翻译权还是复制权；档案部门能否对档案进行数字化处理；档案数字化处理后的作品的著作权归属，即档案数字化处理后形成的作品的著作权属于原著作权人还是进行数字化处理的人。
(一)档案数字化处理的法律性质
关于作品数字化的法律性质，学术界曾有过三种不同的观点：
一种观点认为，传统作品的数字形式和该作品的原有形式是表达同一作品内容的两种不同形式。这种看法是直接从我国计算机程序的定义得出。我国的《计算机软件保护条例》第三条(一)规定，计算机程序包括源程序和目标程序，“同一程序的源文本和目标文本应当视为同一作品”。但这种看法并没有直接、正面回答作品数字化的性质。
另一种观点认为，作品数字化实质是一种类似于翻译的演绎行为，实际上是从一种语言翻译成另一种语言，即把人类的自然语言翻译成机器能够识别的二进制代码。也就是说，数字化后的作品和数字化前的作品之间的关系是单纯的演绎关系，它和把一件英文作品译成中文作品没有本质上的区别。传统的翻译和数字化过程之间唯一的区别在于前者是由人完成的，而后者是由机器完成的。其数字形式的数字数据单元本身并不构成作品，数字化过程不会产生新的作者。
还有一种观点则认为，作品数字化是一种复制行为。与印刷传播技术发展过程中曾经出现过的技术(如摄影、录音、影印等)处理作品的过程没有本质的区别，它只不过是将传统的文字和图形等转成了计算机可识别的语言，并不具备产生新作品的基础，因而作品的数字化也就不具有独创性。但是，由于现在几乎所有类型的作品都可以被转化成数字形式，如果数字化作品不能受到著作权的保护，那么几乎所有类型的作品也就都将处于不受著作权保护的状态下，现行的著作权制度就没有多大的意义。
为了适应数字技术发展的需要，更有效的保护著作权人的利益，国家版权局于1999年12月9日发布了《关于制作数字化制品的著作权规定》，并已于2000年3月1日起施行。该规定第二条中指出：“将已有作品制成数字化制品，不论已有作品以何种形式表现和固定，都属于《中华人民共和国著作权法实施条例》第五条(一)所指的复制行为，即《中华人民共和国著作权法》所称的复制行为。”也就是说，我国的著作权法将对作品的数字化处理界定为复制行为，属于著作权人的复制权。目前就这一问题在理论上已达成共识。
根据以上的分析，不难看出，对档案的数字化转换是复制行为，属于著作权人的复制权。档案经数字化后，只是物质载体发生变化，并没有产生创作行为，不构成新的档案作品，仍然是原档案作品。只要该档案的信息内容符合著作权法对构成著作权的基本要求，无论是该档案信息的原有形式还是其数字形式都能享有著作权。
(二)档案数字化处理的权利归属
由于数字化属于复制行为，是著作权人财产权的一种，因而档案部门在进行馆藏档案数字化转换时，必然要关注数字化处理的权利归属和档案部门的合理使用问题。具体做法是：
首先，应当区分需要数字化转换的档案是否享有著作权。对于大量公共信息的档案，如超过著作权保护期限的文献，作者声明提供免费利用的档案信息，政府出版物如法律、法规、国家机关的决议、决定、命令和其它具有立法、行政、司法性质的文件及其官方正式译文，时事新闻、历法、数表、通用表格和公式等，由于基本无侵犯著作权之嫌，在数字化转换时可以优先考虑。但在使用过程中应依法尊重作者的署名权、修改权和保护作品完整权等人身权。
其次，对那些具有著作权性质的传统档案，应当分析谁是著作权的主体。对于所有权和著作权都属于档案部门的档案，档案部门可直接进行数字化转换；对于捐赠、征购的档案，其所有权虽然已转移到档案部门，但档案的著作权不一定随同所有权一起转移。对这两类档案是否受著作权法的保护以及其著作权是否转移应做到“事前明确化”，也就是说，在捐赠或征购档案行为实施前，与原档案的所有者签订合同，明确权利范围和义务。根据所签订的合同或协议，将著作权转让于档案馆的，档案部门则有权对其进行数字化处理。
第三，对于那些档案部门不享有著作权的档案，应当注意自己的行为是否属于“合理使用”。合理使用是著作权人以外的人在某些情况下使用他人已经发表的作品，也就是行使依据《著作权法》属于著作权人有权行使的权利，可以不经著作权人的许可，不向其支付报酬，但应当指明作者的姓名、作品名，并且不得侵犯著作权人的其他权利。对于哪些情况的使用属于合理使用，《著作权法》进行了明确的规定。《著作权法》第二十二条(八)规定了档案部门合理使用的“特权”，即“图书馆、档案馆、纪念馆、博物馆、美术馆等为陈列或者保存版本的需要，复制本馆收藏的作品”。也就是说，档案数字化作为一种复制行为，档案部门的合理使用仅限于为馆藏需要进行的转换，数字化的数量也必须受到严格限制，并且只可复制本馆收藏的档案作品。另外，作品的著作权人拥有保护作品完整权，在档案的数字化转换过程中，档案部门必须保护作品的完整性，不得任意修改档案或歪曲档案的原意。
第四，如果档案部门对传统档案进行数字化处理，不仅是为保存版本需要，而是为了档案信息的传播利用，事实上可能超出了合理使用的范围，那么，档案部门是否应首先获得档案著作权人的许可?依据我国《著作权法》第十条的规定，作品的著作权人有对自己的作品享有各种使用权以及许可他人使用作品，并由此获得报酬的权利。《关于制作数字化制品的著作权规定》第三条中规定：“除著作权法另有规定外，利用受著作权保护的他人作品制作数字化制品的，应事先取得著作权人的许可。”因此，在开发数字化档案的过程中，档案部门如果不可避免地要使用他人享有著作权的档案作品，必须首先得到著作权人的许可，否则将构成侵权。
再接下去的问题是：档案部门面对的是大量的不同来源的传统档案，如果要求档案部门分别从各个档案著作权人那里一一获得许可，将需要花费大量的人力、物力和时间。况且档案部门也不一定能完全掌握各种档案的著作权人信息，在不了解著作权人信息的情况下，这种许可问题的处理根本无从下手，即使能一一取得著作权人的许可，其费用也是高得难以承受的。也就是说，如果在数字化转换过程中，涉及他人著作权较多的情况下，档案部门可能因为同时面对一定的许可成本和法律风险而放弃对档案数字化的处理。
上述的种种原因可能会造成两种结果，一种是档案部门尽可能地避免开发利用属于他人著作权的档案信息，而尽量使用自己享有著作权或不具有著作权性质的档案信息。另一种更可能的结果是，档案部门根本不理会著作权法的要求，无偿使用他人享有著作权的档案信息。无论是哪一种情况的出现，对档案的数字化建设都是没有好处的。
因此，大家不约而同地把视点放在了著作权集体管理机构上，即解决这一问题的比较可行的办法是建立作品著作权集体管理组织。毕竟，这已是国外早已行之有效的最佳方案。按照国际惯常做法，著作权集体管理机构作为非营利性单位以信托的方式管理其会员的权利，负责向著作权使用者进行授权、收取使用费并向作者分配。当会员权益受到侵犯时，该机构可以以自己的名义主张权利、提起诉讼。例如，我国的中国音乐著作权协会就属于著作权集体管理机构，是专门维护作曲者、作词者和其他音乐著作权人合法权益的非营利性机构，是在国家民政部登记的社团法人。
《关于制作数字化制品的著作权规定》第三条中就规定：“……可以直接向被利用作品的著作权人取得许可，也可以通过著作权集体管理组织取得许可”；第九条又规定：“……未经著作权人或者著作权集体管理组织许可，将受著作权保护的他人作品制成数字化制品的，除应承担相应的民事责任外”，著作权行政管理部门可依照《著作权法实施条例》有关规定给予行政处罚。
修订后的《著作权法》第八条对著作权集体管理组织的法律地位、职责范围做出了规定：“著作权人和与著作权有关的权利人可以授权著作权集体管理组织行使著作权或者与著作权有关的权利。著作权集体管理组织被授权后，可以以自己的名义为著作权人和与著作权有关的权利人主张权利，并可以作为当事人进行涉及著作权或者与著作权有关的权利的诉讼、仲裁活动。”“著作权集体管理组织是非盈利性组织”。而著作权集体管理组织的设立方式、权利义务、费用收取等具体内容仍需要国务院另行规定。
目前，我国除了已有的中国音乐著作权协会外，文字作品著作权集体管理机构——中国文字作品著作权协会也在筹建之中。就目前而言，档案界单独建立自己的著作权集体管理组织是不太现实的。因而，为了更好地解决档案数字化转换过程中的著作权许可问题，档案界应当关注我国著作权集体管理相应法规的发展动向以及管理组织的建设问题，制定出相应的对策，积极参与到中国文字作品著作权协会中，或由国家档案局出面，建立一个著作权管理的协调机构。
(三)数字化档案的著作权归属
《著作权法》第十二条规定：“改编、翻译、注释、整理已有作品而产生的作品，其著作权由改编、翻译、注释、整理人享有……”。《著作权法》列举的四种行为并不包括复制行为。在前文中，已经讨论到作品的数字化处理属于著作权人的复制权，作品数字化处理过程中没有产生新的作品，因此，当作品被数字化处理后，作品的著作权仍属于原著作权人。档案部门对馆藏档案进行数字化处理，依据《著作权法》的规定，形成的数字档案不具有独创性，只是一种复制行为，数字化档案的著作权仍属于原档案作品的著作权人。
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