个人隐私权是指公民享有的私人生活安宁与私人信息依法受到保护，不受他人非法侵扰、知悉、搜集、利用和公开等的一种人格权。与公民隐私权有关的档案种类繁多且载体各异，既有纸质档案、声像档案，还有电子档案。   

    高校档案中涉及个人隐私的部分，主要是教工、学生的人事档案。另外，教职员工任职期间的个人资料在公务档案中有所反映，如特聘教授岗位评聘中报材料、出国人员申报材料、违纪处分决定等；学生的在校学习成绩、操守表现、违规记录、论文评议书等内容，在学籍卡、学生成绩册、校内文件、研究生论文等档案中都有所反映，高校名人档案的收藏范围，尽管侧重于名人的业绩方面，其中也有涉及个人隐私的内容。

    一、目前的状况

    在高等学校，利用人事档案有严格的规定，只有特定的人因为特殊需要，得到有关部门的允许后才能利用。对于学籍档案的开放利用，也有严格的手续，必须是当事人自己或经当事人授权代查，才可以调档。尽管，个人隐私权观念还没有深入人心，对人事档案、学籍档案的控制利用只是参照国家档案法保密规定执行，但是，上述控制开放的行为，实质上就是保护个人隐私权。

    令人担忧的是，在解密或公开的档案中，在现行文件的开放利用中，有部分档案涉及到个人隐私，高校档案馆没有采取必要的措施来保护个人的隐私权。在档案信息网络化服务中，用户的利用权限主要根据档案密级来设置，保护个人隐私权问题还没有引起足够的重视。

    二、面临的困难

    1．缺少相应的保护细则

    目前，我国法律还没有明确把隐私权作为一项具体权利的法律规定，对隐私权保护的水平比较低。《中华人民共和国档案法》中也没有关于保护隐私权的专门条款，但是在该法的第21条、第22条中暗含了隐私权问题，第21条规定：“向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益”；第22条规定：“集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。”

    《中华人民共和国档案法》是从全局出发，在宏观上概括性地指导，《中华人民共和国档案法实施办法》对隐私权问题没有做更加详细的规定。根据《各级国家档案馆开放档案办法》第2条规定：“各级国家档案馆保存的档案，一般自形成之日起满三十年向社会开放，经济、科学、技术、文化等类档案，可提前开放，涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，可自形成之日起满五十年开放。”其中，对涉及国家重大利益的档案进行期限控制，对涉及个人隐私档案的开放时间却无明确规定。所以，档案开放利用中，在如何保护个人隐私权方面，我们现在面临的困难就是：缺少相应的实施细则，实际操作困难。

    建议在档案立法中，对隐私权问题，有更加系统、全面的规定，列出详细、具体的条目与众多的档案内容相对应，这样，档案人员鉴定档案里是否涉及个人隐私权问题、是否要控制开放、控制到哪一级，才能够统一标准，且便于操作。

    高校档案工作中，常常会碰到这样的情况：在校内发文中，校决定、校通知是对全校公开的文件，但是，其中有关个人违纪处理等方面的文件，一旦作为档案保存，是否能够对全校公开?特别是有的学生曾经受到违纪处理，后来因为改正错误、表现良好，被撤消处分，这些相关文件尽管当时是校内公开的，但是一旦过了事情发生的时间，被作为档案保存在档案馆里，那么这些文件档案是否属个人隐私范围?还能够在校内开放利用吗?如果控制开放，将控制多长时间为宜?这些问题，如果有相关的隐私权保护细则可以参照，将会迎刃而解。

    2、用户权限的设定难

    利用权限的设定，难就难在：是按职务级别确定利用权限，还是按职责范围确定利用权限。高校电子办公系统一般是按职务级别划分使用权限，这是为了学校管理的需要，不是单纯的文件利用权限，更重要的是对文件的审核、签发、批示等多种权限，所以，不能把电子办公系统的用户权限简单地等同于档案用户权限。高校的档案，不仅包括文件材料，还有教学档案、科研档案、人事档案、学籍档案等多种类型，高等学校对于各类档案的开放利用有相应的规章制度，不同的用户权限有别，但是，对于其中涉及个人隐私的档案，用户权限如何设置仍然是个空白。

  三、解决的对策

    1、建立个人隐私制度

    对如何收集个人档案，什么内容的个人资料能够存储，收集到的个人档案如何开放利用等应该作出详细的规定。

    对不同主体在搜集、利用个人档案时所必须遵守的规定作出详细的要求。任何档案的公开都必须有完整的记录，对公开的时间、性质、目的和对象都必须有清楚的记载。如果公开的档案最后证明没有公开的必要，而且由于这种公开给被公开的个人造成了物质或精神上的损害，做出档案公开的机构或个人应当就自己的过错或失职行为承担相应的法律后果。如编写传记需查阅某人的档案，一定要经过本人或遗属同意，而且要有主管领导批准，才能调档；办理出国成绩证明，一定要本人亲自出面，或本人委托他人的手续齐全才可以代理。

    对个人的档案应有知情权，必须有相应的程序和制度保证个人有权接触与其本人相关的档案，并且有权对错误的资料要求更正。

    还应该制定相应的行为规范，要求档案人员遵照执行，采取一切措施保证个人档案的安全和保密。

    当然，个人隐私只有在符合国家利益、公共利益范围内受到保护。国家利益、公共利益高于个人利益，个人利益服从于国家利益和公共利益，这是各国立法所共同遵循的准则。所以，应该明确在下列情形下，高等学校公开和利用个人的档案记录，不需要取得权利人的同意，没有构成对公民隐私权的侵犯，如国家安全机关、公安机关等部门为了国家利益、公共利益，必须调阅某人的记录；用人单位核实毕业生身份的真伪；各国人使馆、外国院校核实某人的学籍、身份等；

    2、重新鉴定开放档案

    过去，档案的开放利用在意识层面上对个人隐私权的注重程度不够，随着公众法律意识的不断增强，特别是档案数字化的迅速发展，在档案利用过程中，有关个人隐私的问题日益凸现，档案开放中的个人隐私权保护问题已提到日程上来。为此，应该重新鉴定开放档案，对涉及个人隐私方面的档案控制开放。

    根据《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》，高等学校档案馆可以结合本校的实际情况，进一步审定开放档案范围，重新鉴定馆藏开放档案，除了教职工、学生的人事档案、学籍档案外，对涉及个人家庭出身、个人简历、各种评价等内容的档案，严格控制开放。需要强调的是，高等学校的所有学生都应当享有隐私权，每个学生在校读书期间的学习成绩、操守表现、违规记录等与个人隐私有关的档案，不能随便公开。档案机构不得将学生在校读书期间产生的隐私材料透露给无关工作需要的人或机构，学生在校档案只能提供给需要知情的合法的利用者。

    3、电子档案的个人隐私权保护

    对于隐私权保护，电子档案比纸质档案的技术要求更高，纸质档案的最终开放与否，主动权还可以掌握在档案人员手中，一旦发现调阅的档案涉及个人隐私问题，即使档案目录中未注明控制开放，工作人员也可以采取临时措施，拒绝调档。而电子档案则不同，如果涉及个人隐私的档案没有权限利用控制，没有安全保护措施，一旦入网，则用户可以随意查阅，这是档案工作人员无法补救的。所以，需要加大档案信息安全技术的投入，为档案信息化进程提供强有力的安全保障。

    首先，建立内、外两个网络管理系统，内部局域网负责本校办公自动化和馆藏全部档案数据库管理，外部互联网用于构筑信息发布和开放档案信息检索等功能的网站平台，外网服务器只存放开放的档案信息数据库。内、外网之间在物理上是断开的，完全阻断互联网上不安全因素对内网档案数据的影响。其次，需要建立对电子文件操作者的身份识别，对访问者设置权限控制。对于特殊用户，要根据职务任免情况及时更新用户身份，防-止越权利用；最后，要设置操作日志，自动记录实施操作的人员、时间、内容等，为事故原因查询、预测及实时处理提供可靠的依据。另外，加强对档案数据库系统的维护管理也是必不可少的，这样才能保障档案数据库的绝对安全可靠。

    档案开放既要维护个人的知情权，又要保护个人的隐私权，这是档案人的职责。

时代在前进，社会在发展，人类社会开始在知识经济的基础上运行发展。知识经济时代的到来，要求社会科技创新、体制创新、管理创新、知识创新。档案工作作为党和国家的一项重要事业，如何开辟新的发展领域，拓展新的发展思路，如何与知识经济社会与时俱进，是档案工作者必须研究的课题。本文就档案工作创新谈点粗浅的认识。

      一、创新是档案事业自身发展的客观需要

      创新是时代发展的必然要求。知识经济社会是以知识为基础，以高科技为支柱，以创造的智力为依托，依靠知识和信息进行经济可持续发展。档案事业虽然不直接从事知识与技术的生产，却可以为这类生产服务，通过档案开发利用的渠道实现知识与技术的传播。但是，由于各种原因，目前档案工作与时代的要求还有一定距离。一是档案馆收藏管理上的矛盾性。一方面馆藏膨胀，大量价值不大的档案资料充斥馆库，为做好管理和技术保护工作，档案部门耗费了大量的人力、物力和财力。另一方面，真正有价值的档案，又收不起来，一些反映历史时期的重要事件、重大活动和具有地方特色的档案不能及时收集、归档。馆藏档案的内容、类型单一，珍贵的有用之材匮乏，许多珍贵档案还散居在个别单位或个人手中，许多本应归国家所有的档案流失了。二是服务手段的滞后性。有的基层档案馆，管理设备条件差，由于经费紧张，无力购置先进设备或设备不配套，无法运用现代化设备进行服务。三是技术水平低，缺乏相应有的人才，难以适应时代发展的需要。

      随着计算机网络的形成和发展，使人们有条件通过网络来获取信息，档案利用者希望通过现代化的手段提供网上服务，以满足查询档案信息的需求，档案利用者不仅要到档案馆查询，更希望能在自己家中和办公室里随时查询所需档案信息。为跟上时代的发展需要，档案工作必须打破常规，运用现代化的管理手段，改造传统工作的方式和方法，创新管理和服务机制，真正实现档案应有的价值，发挥其应有的作用。

      二、创新是档案事业发展的动力

      当前档案事业的发展，已面临许多新情况新问题，需要我们以求实的精神去研究解决，在创新中发展档案事业是我们现实的一项重要而又迫切的任务。

      （一）思想观念上的创新。任何工作的跨越和创新，都必须有一个崭新的有创新的思想观念做前导。因此，要充分认识创新是档案事业发展的动力，档案工作的建立、发展、壮大离不开创新，只有解放思想，更新观念，才能在创新中发展，在探索中前进。

      （二）宏观管理上的创新。宏观管理包括档案工作的方针政策、法律、法规和发展方向。一是由近到远的创新，即把近期发展目标定在未来发展需要的基础上。二是实现由小到大的创新，就是走出档案工作单纯是档案部门之事的误区，把档案工作定位在全社会各项事业之必须的基点上。三是由浅到深的创新，把档案工作的重点放在开发利用，逐步做到由单一向全方位的创新，实现全方位为社会搞好深层次的服务上。

      （三）微观管理上的创新。档案工作从接收、整理、鉴定、保管到利用，每一程序的科学性、技术性都很强，伴随着科学技术的发展，档案载体已呈现出多样性的趋势。如电子计算机自动控制的电子档案，同纸质档案相比，具有更方便、准确、高效的优势，但在接收、鉴定、使用、保管、保密和安全等诸多方面，又出现了一些值得探索研究的新课题。不少档案部门在不断探索中创新了一些行之有效的措施，对电子档案的安全利用问题采取通讯传输的加密处理等进行有效控制，这实际上是档案管理手段的一种创新。

      （四）服务机制上的创新。档案馆是科学文化事业机构，是收藏、管理和利用档案的中心。档案利用者，通过利用档案获取各种信息，因此，更重视和加强对利用者的研究，不仅研究利用者当前的需要，还要研究利用者潜在的需要，以利用者的需求来加强档案服务创新。

      1、服务观念要更新。档案工作的服务性是档案工作赖以存在和发展的基本因素。目前大多数档案馆所提供的服务是十分有限的，一个可供查阅档案的阅览室，一套流水性的检索工具（案卷目录、检索卡），一条你查我调的单一服务方式，已不能适应时代的发展需要。

      2、服务机制要革新。档案服务机制的创新和改革，应为领导决策，为经济建设和各行各业提供服务为主要内容，通过服务机制的不断创新和改革，真正做到经济建设和社会事业发展到哪里，档案工作就服务到哪里，为经济社会的全面发展进步作出应有的贡献。

三、档案工作创新需要有实招

创新是推进档案事业开创新局面的必由之路和必然选择。档案工作要实现创新，必须坚持科学的态度，实事求是的精神，还应有过硬的实招。

（一）抓调研。调查研究是谋事之基、成事之道。档案工作要创新，就要大兴调查研究之风，调研出思路，调研出对策，调研出成果。通过调研开拓视野、掌握实情，通过调研形成科学的认识，并在实践中大胆实验，形成创新的成果，以达到加强和促进档案工作发展的目的。   

（二）抓突破口。档案工作要创新，必须围绕重点工作，抓住难点、热点、重点问题，寻找工作的突破口，找准主攻方向，大胆实践，创造性地开展工作。

（三）抓规范。档案工作要创新，必须有健全、完善的工作机制作保证。要克服和防止工作的随意性和盲目性，加强法律、法规制度建设，促进档案工作的制度化、程序化和规范化。真正形成一套职责明确，程序严谨，落实有力，运转灵活的工作机制，为档案工作各项任务的圆满完成提供坚实的保证。

（四）抓培养。一是敬业爱岗是创新精神的基础。一是档案工作者对事业的热爱、对工作的迷恋，必然促使他积极思考问题，勇于提出改进工作的意见和设想，而且不满足于一得之功，一孔之见，从而不断进行档案工作的探索和创新，在平凡的岗位上创造出不平凡的成绩。二是要有丰富的知识和经验。因为知识和经验可以使人产生广泛的联想，使思想灵活敏锐，进而迸发出创新灵感的火花。三是要培养独立思考问题的习惯。大胆设想，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法，解决新问题。四是要有求实的科学精神。准确地把握档案事业发展面临的新形势，自身发展的新情况和所处的新环境，学习、总结一切创造性的先进做法和成果，用求实创新的精神，把握规律，勇于探索和实践，有效地创造性的开展工作。

档案工作创新具有广阔的创造空间，各项事业的不断前进，为档案工作提供了实践的舞台，近年来创新的实践促进了档案工作不断迈向更高层次，为档案工作创新积累了丰富的经验。只要我们面对新的形势、新的问题和新的机遇，思想上高度重视，行动上主动探索，实践上积极创新，档案事业的明天会更加美好。

近年来我国的高等教育飞速发展，开始步入大众化阶段。对于大众化阶段的高等教育，社会上最为关注、用人单位最担心的是它所培养的人才的质量。如果我们培养的学生只会空谈一些理论与概念，而没有较强的动手能力或者一技之长，那么不仅学生到社会上很难立足，而且用人单位对大众化高等教育的责难就会随之出现。因此，我们必须在大力发展高等教育的同时，不断创新教学方法和手段，提高教学水平，保证教育质量。作为教学型的普通高校尤其是高职院校，其培养目标就是要让学生在掌握一定理论的基础上，通过各种途径努力提高其应用动手能力，培养他们成为能适应社会需求的高级应用型人才。

    一、传统文科作业模式的改革势在必行

    作业是巩固和检验教学效果的最主要手段之一。布置好作业，督促学生做好作业，是实现教学目标的重要途径。传统的文科作业模式，以考查理论与概念的书面练习为主，学生完成作业的方式大多数是通过文字叙述来回答问题，许多人就采取抄书的方法来应付。即便是应用分析题，也往往是纸上谈兵，学生在作业本上可以讲得头头是道，而遇到实际问题就手足无措。因此，传统的作业模式所能起到的实际作用与培养应用型人才的要求之间存在着较大的距离。

    传统的作业模式还滋生了学生抄书与互抄作业的不良习惯。长期以来，教师按照教学计划布置作业和批改作业，学生花费大量时间完成作业，师生两方面都做得很辛苦，也都显得很无奈。尤其是学生方面厌倦情绪滋生，导致“抄”风蔓延。几乎每次改作业都会看见大量雷同的面孔。往往是一个学生做好作业，其他学生再抄这个学生的，甚至连用错的标点符号与错别字都一点不差。这样的作业能产生多大的教学效果可想而知。

    如何紧紧围绕人才培养目标，从提高学生的能力着眼，改革布置作业的方式方法，已成为文科教师必须思考的问题。

    二、作业模式改革的基本思路和档案整理大作业的产生

    文科专业的作业模式改革，必须突破传统的框框，积极探索，大胆创新。从以理论与概念的考查练习为主，转到以理论与实践相结合的能力训练为主上来。

    我认为，文科专业也可以借鉴工科专业大作业的形式，尽可能达到以下的要求和效果：

    (一)能将一门课程(或主要章节、或某一阶段内容)的基本理论和知识体系加以连贯，并采取适宜的形式将其与实践结合起来。

    (二)不单纯追求作业的题量，但一定要注重作业的质量——即通过对作业的精心设计，让学生完成作业后应能产生较好的教学效果。

    (三)通过作业，既要使每个学生基本上达到同一水平的学习目标，又要在题型的设计方面体现一定的灵活性，尽量发挥学生各自的创造性和独立工作能力，避免和克服学生之间产生互抄作业的现象。

    按照以上原则，我首先对自己任教的《档案管理学》［1］课程的作业模式进行了改革。《档案管理学》是文秘与档案专业的一门重要专业课程。这门课程以“档案管理的总体性、宏观性理论和档案管理基本方法、原则的理论”［2］为指导，传授从事档案工作的基本方法和技能。它既要求学生应当掌握档案收集、鉴定、整理、保管、统计等实体管理理论，以及检索、提供利用、编研等档案信息开发利用理论，更要求学生必须掌握上述8项内容的档案管理工作操作实务。通常该课程的教学，以学习教材知识内容为主开展理论教学；以组织学生到一些单位的档案部门实习为基本形式开展实践教学。但是，学生对以上基本理论与实践技能往往难以较好地衔接，全面、系统掌握显得更为困难。其中最主要的原因就是，一方面理论教学的传统的作业模式与实践严重脱节；另一方面学生在实习中接触不到系统的各个操作环节。从几年来学生档案实习的情况看，大多数实习单位能让学生做的工作，基本上就是编页码、抄写卷内文件目录、装订案卷或计算机数据录入等这些可以“放心”让学生去做的比较死板的工作。而对那些在档案整理工作中十分重要与关键的、又有一定灵活性的工作，一般就不会给实习学生去做。例如：档案的鉴定、分类，案卷标题拟写，档号编制，案卷目录及其他检索工具的编制等。至于编制档案分类方案(案卷类目表)、档案保管期限表等工作就更不可能涉及了。为了改变这种现状，我设计了“档案整理立卷综合大作业”和“归档文件整理大作业”，在整体上解决了档案教学理论与实践脱节的问题，实现了两者的有机结合。

    三、大作业的操作程序及教学效果分析

   (一)档案整理立卷综合大作业

    本作业让学生在档案管理基本方法、原则的理论指导下，借助一个模拟的全宗环境，独立地对档案整理立卷的各个环节进行系统、全面的操作训练，从而获得对立卷全过程完整而具体的认识，全面掌握档案整理立卷的操作技能。

    1．模拟全宗环境，编制分类方案

    操作方法：

    利用学校不归档的文件，将其随机分发给学生，每人30份以上。以本人手头文件中同一发文机关的文件数量最多的机关为立档单位，建立一个模拟的全宗。

    这一阶段的操作可以产生以下教学效果：

    一是让学生亲自确定一个立档单位，加深对全宗概念的理解。每位学生可供操作的文件虽然只有几十份，但它们分属于多个国家机关、社会组织(如省教育厅、市委、市政府、市教育局及其他机关单位)。在这些国家机关、社会组织中选取文件数量最多的确定为立档单位——假设是省教育厅，则省教育厅本身印发的文件就都可以成为该模拟全宗的归档文件，其他机关的文件可假设为省教育厅的收文，因此也可以将其全部或大部分作为归档文件处理。这样这个模拟全宗就具有了一定的真实感，也就是说这份大作业一开始就为学生提供了一个既是虚拟的，又是相对真实的全宗环境。

     二是只要学生确定了自己的立档单位，就意味着他将为这个单位进行档案整理工作。由于每个学生手上的文件及其发文机关各不相同，他们就必须依各自的不同情况确定立档单位，编制分类方案，进行整理归档工作。这就迫使学生必须独立完成各自的作业，从而避免了互抄作业的现象。这也更有利于培养学生的独立工作能力。

    2．分类、鉴定与归类

    操作方法：

    (1)为立档单位制定一份复式分类方案，列出简单条款，并定出保管期限。

    (2)鉴定文件是否应该归档。将归档文件按不同的类别分开。

    (3)将同类文件按不同的保管期限分开组卷。  

    这一阶段的操作所产生的教学效果主要体现在两个方面：一是让学生学到了编制档案分类方案的基本方法。分类方案是指导档案整理工作的基本文件，编制档案分类方案是一件难度较大的工作，但也是一个档案工作者必须具备的能力之一。通过大作业的实践，学生基本掌握了“年度——组织机构”或“年度——问题”这两种档案分类方案的编制方法。

    二是学习了依照档案分类方案进行档案鉴定与归类的基本操作。我们提供给学生的文件虽然不多，但它们分属于不同的类别，可以组成多个不同的案卷。通过作业增强了学生对档案鉴定与分类的感性认识。

    3．立卷装订

    操作方法：

    (1)将同类文件立为一卷，以问题或时间为序进行排列，编写页号。

    (2)用碳素墨水笔抄写卷内文件目录，填写卷内备考表。

    (3)检查校对。拆除金属物，三孔一线装订。拟制案卷标题，填写案卷封面。

    这一阶段所产生的教学效果是：让学生独立地完成组成一个案卷的一系列操作，学会规范地装订案卷。其中拟制案卷标题，填写案卷封面的工作，可以加深学生对全宗、类目名称、案卷标题结构、档号编制等知识的理解。强调用碳素墨水笔抄写，则可以增强学生对档案制作材料必须具有耐久性的意识。

    4．编制案卷目录、全引目录等检索工具

    案卷目录与全引目录历来是档案馆(室)最重要的检索工具，其有关知识也是《档案管理学》课程的主要内容之一。但是这部分知识若不与实际结合，学生就很难掌握。只有经过亲自动手编制，学生才能获得清晰的概念。做好本阶段的工作，档案整理立卷大作业已全部完成。

    (二)归档文件整理大作业

    这个大作业是在学生完成立卷大作业，掌握了档案整理的基本操作方法的基础上，又系统学习了《归档文件整理规则》［3］基本原理之后进行的。其基本思路与立卷大作业大致相同，操作程序则有较大的区别。

    1．建立模拟全宗、编制分类方案操作方法与立卷基本相同。

    2．装订、分类和排列先将归档文件以“件”为单位用缝纫机装订。再按照分类方案将归档文件归类。然后在最低一级类目内，将归档文件按事由结合时间、重要程度加以排列。

  3.盖章、编号、编目、装盒以“件”为单位在每件文件的首页加盖归档章。在最低一级类目内，对已经排序的归档文件编制件号，填写归档章项目。抄写归档文件目录。将不同类别的归档文件分别装盒。排列档案盒，编写盒号。至此归档文件整理大作业的全部程序完成。

    以件为单位整理档案，是在文秘与档案工作不断发展，办公自动化条件日趋完善的情况下，为简化文书处理和档案整理程序，逐步实现文档一体化，对档案整理方法的创新。这些内容教科书上还来不及编进去，我们及时补充并开展了相关的实践教学。这样就让学生所学的知识和技能能够紧跟档案工作发展的步伐。归档文件整理大作业也为学生进一步学习档案管理软件，提供了必要的条件。

    两个大作业的顺序是，先做档案整理立卷，后做归档文件整理。之所以如此安排是基于这样的考虑：第一，归档文件整理所依据的某些理论及部分操作程序 (如分类、鉴定等)与立卷是基本一致的，或者是从立卷的基础上发展起来的。学会了整理立卷，就为学习《归档文件整理规则》奠定了良好的基础。第二，《归档文件整理规则》还只是一种推荐使用的国家标准，同时它的适用范围限于纸质的文书档案。也就是说，一些档案部门至今仍然是用立卷的方法整理档案，即使是已经实行文件级管理的单位，除纸质文书档案以外的其它门类的档案都还要采取立卷的整理方法。因此首先学习和掌握好档案立卷，对学生在毕业后从事档案工作有其重要的现实意义。

    四、体会与结论

    (一)档案整理大作业形式新颖、内容丰富，与教学内容紧密结合，操作性、实用性和真实感都很强，真正实现了理论与实践的有机结合。学生对大作业兴趣浓厚、积极性高，评价也很高。

    不少学生在完成大作业之后谈了自己的体会与感受：

    ——大作业最大的亮点就是冲破了传统的陈旧的作业模式，创造了新型的、科学的、完美的作业模式。

    ——从老师发下来的一大堆文件，到自己动手编制成一卷卷档案，成就感挺大的。这样的大作业既是对我们学习《档案管理学》课程实际效果的检验，也是对我们今后能否更快地适应档案工作需要的考验。

    ——老师布置给我们的大作业，就象是让我们完成一份工作，而并非是做作业。我很希望经常做这样的作业。

    ——我觉得做一次档案大作业比上一个学期的课还有用。如果只学理论而不实践，就根本不会知道实际的档案整理工作会遇到什么问题，以及该如何去解决。通过两次大作业，我对档案工作已不再感到虚幻了。

    (二)作业模式的改革带来学生观念的转变——同学们完全改变了以往被动应付、互相抄袭作业的坏习惯，做作业成为自觉的要求和行动。

    同学们认为这种贯穿了课程主要教学内容，实践性又很强的大作业，比传统的书面作业所产生的教学效果要明显得多。同学们一致要求老师多布置类似的大作业，他们以从未有过的热情与认真负责的态度来完成大作业，因此作业的质量很高，而且一次比一次进步。例如文秘02班归档文件整理大作业，优良的成绩占85％，有不少同学整理的档案几乎无可挑剔。也就是说他们已经完全可以从事实际的档案整理工作。

    (三)大作业的形式在某些方面可以取得优于校外档案实习的教学效果。

    这是因为教师在设计大作业时，充分考虑到了怎样向学生提供尽可能全面的学习技能的机会，千方百计为每个学生创造出同样有效的丰富多彩的实践环境与条件。而实习单位能让学生全过程操作的很少，较多的情况是从事一个或几个简单的工作环节。而且档案工作越是规范的单位，学生在那里实习的工作内容就越单一，换句话说，学生在这些单位全面参与各种技能训练与操作的机会就越少。大作业完全可以弥补这些缺陷，在教师的精心安排和指导下，达到预想的教学效果。通过大作业的训练，我们的学生已经较好地掌握了档案整理的技能，因此他们到单位实习也越来越受欢迎，认为确实是“专业”的。专业能力的增强，必将使学生毕业后在就业方面显露出明显的优势。

    综上所述，档案整理大作业是一种有效的实践教学形式，也是对改革传统文科作业模式的有益尝试。

参考文献

1.邓绍兴、陈智为.档案管理学［M］.北京：首都师范大学出版社，2002

2.冯蕙玲、张辑哲.档案学概论［M］.北京：中国人民大学出版社，2002.194

3.DA/T22-2000，归档文件整理规则［S］

“得人心者得天下”，这是自古以来治国平天下的至理名言。从管理学的角度讲，管理是指为了实现预期的目标，以人为中心进行的协调活动，是建立在合法的、有报酬的和强制性权力基础上对下属命令的行为。领导是指挥或带领、引导和鼓励部下为实现目标而努力的过程，其更多的是建立在个人影响权和专长权以及模范作用的基础之上，是一种行为影响力。因此，管理活动中的人文关怀是至关重要的。

    人文关怀就是指管理者以真挚的情感增强与员工之间的联系和沟通，强调人的尊严、 人的权利、人的利益，尊重人、理解人、关心人、培养人、激励人，针对不同的员工，尽一切可能满足他们的物质和精神需求，在组织内形成一个和谐融洽的工作氛围，充分调动和发掘员工的个人潜力和才智，从而引领大家为实现预期的工作目标而努力奋斗。

    21世纪是科学技术高速发展和信息资源快速传递的时代，生产力的巨大进步使得生产 关系不断得以重组、调整和创新。现代信息技术在档案馆的充分应用给档案馆管理带来了全方位和革命性的变革。而现代的档案管理系统是由包括档案人员、档案管理设施、档案信息、档案管理任务和目标等若干要素组成的，其中档案人员是现代管理系统诸要素中最重要、最积极、最活跃的因素。因此，现代的档案管理系统要求管理者在整个管理活动中，不能再把管理的中心放在对事、对物的管理上，应把管理视角转向对人的管理，要以人为本，工作的设计、规章制度的制定、组织结构、管理方式要更多的考虑人的因素，要更加注重人的内心世界，挖掘馆员的聪明才智，充分调动档案人员的积极性和创造性，促进现代档案管理系统功能的实现。

  1、情感管理，是人文关怀的关键。

    在平时的工作和生活中，领导者能以真挚的情感，做到多沟通少回避，多引导少惩戒，多鼓励少批评，多随和少严厉，多关爱少指责，以情感人，以情服人，以情聚人，大大缩小领导者与档案人员的心理距离，加强彼此之间的沟通和联络，是做好工作，完成目标的有力保证。

  2、激励管理，是工作积极性和创造性的动力

    作为一个社会人，其需要包括生理的需要、安全的需要、交往的需要、尊重的需要和自我实现的需要，这5种需要概括起来就是物质的需要和精神的需要。档案工作人员也不例外。

  档案部门相对于社会其它部门而言，社会地位不高、收入偏低，因此，建立科学合理的激励机制，采用适合档案部门实际情况的各种激励方式，鼓励档案人员努力贡献自己的力量，实现个人的自我价值。激励的方式有多种：如奖励激励、关怀激励、尊重激励、榜样激励、目标激励、承认激励等，总的来说有物质激励和精神激励两种。在实现激励机制的过程中，领导者在工作中必须以自身的操守引导档案人员的行为，稳定员工的情绪，平衡员工的心理，并时刻表现出热情、决心和毅力，使档案人员受到领导行为和精神的感召，激发自己的上进心和创造力，从而爱岗敬业，乐于奉献，全身心地投入档案工作。

  3、投资管理，是稳定人员队伍的基石

    随着时代的发展，档案人员的知识结构和承担的任务之间必定产生矛盾，其学识和技能无法胜任工作，档案馆领导者应关注他们的学习情况，鼓励他们通过自学等方式来提高自己，条件许可的情况下，设法让他们参加培训和学习；对不同层次的档案人员开展不同水平的继续教育培训。只有大大提高了档案人员的整体素质，才能缩短档案人员与现代档案管理之间的差距，使档案人员成为档案事业中永不枯竭的资源。

  4、  宽松管理，是发挥主观能动性的钥匙

    每个档案工作人员的教育背景、成长环境不同，导致个人的工作作风、兴趣爱好也有较大的差别，有的人工作严谨审慎，有的人工作豪放粗旷；有的人热情奔放，有的人文静含蓄。面对不同的工作作风和兴趣爱好，领导者应当给予理解和支持，宽以待人，举止和蔼，力戒盛气凌人，吹毛求疵，动辄批评等行为。营造一个宽松和谐的工作环境和人际关系利人利已，宽松促团结，宽松生愉快，宽松出效益。档案人员在这样宽松、和谐、愉快的环境中定能充分发挥各自的才智和潜能。

    管理的最高境界是“无为而治”。众所周知：“无为”管理的核心是“无为而无不为”，其基本原理就是以无为的手段来换取有为的效果。因此，“无为”绝不是无所不为，而是“有所为而有所不为”，这里的“有所为”应该是“先为”。也就是说，领导者事先做好管理活动所需的各项准备工作，如事先制订好相关的计划、目标、要求，而且也准备好了相应的人财物条件，之后的工作具体实施就不必更多的过问或干预了，而是让下属和员工充分发挥主观能动性去自行完成。作为领导者，重要的是要掌好船舵，把好方向。

自改革开放以来，档案高等教育在我国得到突飞猛进的发展，取得了令人瞩目的成绩，为社会培养了大批专业人才，也为档案事业及全社会的发展做出了巨大的贡献。随着知识经济时代的到来，信息化进程的加快，人们越来越强调通过信息技术，更加充分有效地开发利用信息资源，推动经济发展和社会进步；我们的社会越来越需要素质全面的复合型人才。档案作为一种重要的信息资源，档案的信息化，即“档案在不改变实质内核的情况下，其结构与存在方式做符合信息的转变”在所难免，档案产业也必然成为知识经济的重要组成部分。

在这样的大环境下，社会需要什么样的新型档案人才，高校又应该培养什么样的人才，是我们不得不重新思考的问题。在新与旧的优劣，传统与现代的取舍上，笔者认为，我们应该保持优良的传统，同时大力开发新兴的领域，要着重培养以下五种人才：专家型档案鉴定人才、技术型档案保护人才、综合型档案管理人才、复合型档案开发利用人才和创新型档案理论研究人才。

一、专家型档案鉴定人才

档案是机关、组织、个人在社会活动中直接形成，保存备查的文字、图表、音像以及其他各种方式和载体的历史记录。微观上，它记述了人们改造客观世界和主观世界的特定实践活动过程；宏观上，它纵贯古今社会发展历史阶段，连通社会自然各个领域，从这个意义上讲，档案是历史文化的遗存，人类文明的传承，社会发展的见证，也是整个人类社会的记忆，有着广泛而深远的社会价值。然而种种历史、人为或是自然的原因，导致许多伪误档案的产生，给历史研究造成混乱，掩盖事实真相，甚至造成历史性的误解和政治斗争，影响恶劣。因此作为档案人员，就应该承担起这样的责任：还历史以清白，给社会以公道。

档案的鉴定包括两个方面。第一，对档案价值的鉴定，也就是运用科学的观点和方法认识并揭示档案客体与社会主体之间在历史信息方面已经形成、正在形成和将要形成的不同性质的必然利用价值关系。因而在鉴定时就要充分考虑到：文件形成单位社会地位和作用、文件内容及其包含信息的时效性、文件的稿本和外形信息等，同时也要分析整个社会的发展需要，对文件价值进行预测。从这个层面上说，合格的档案鉴定专家要具备社会学、信息学、政治学、统计学等渊博的知识体系。第二，对档案真伪的鉴定就是对档案的载体材料、形成时间、书写规则、记录内容、文字用语及其来源进行辨别，去伪存真，因而必须具备相对丰富的史学、考古学、古汉语、语言学、文书学、古代政治制度知识。也可以说，一个优秀的档案鉴定专家必定是一个优秀的历史学家、考古学家和语言大师。

信息时代的档案鉴定人才还应掌握一项新的技能，就是对电子文件进行鉴定。如何在传统鉴定技术基础上，在计算机技术的辅助下，开辟一条全新的电子文件鉴定之路，确是当务之急。

二、技术型档案保护人才

档案对社会有着长期的价值，社会对档案也有长久利用的需求。档案的不可再生性和档案利用的长期性之间便产生了矛盾。档案保护就是为了避免档案载体材料及其系统性、安全性遭破坏，解决档案长久安全存留和损坏之间的矛盾而产生的。

传统档案保护人才具备的基本技能有：1.防的技术。防止或减缓各种不利因素对档案制成材料的破坏作用，主要是改善档案的保护条件，包括加强库房的日常管理和建筑符合档案保护要求的库房，配置必要的设备，为创造良好的保护环境提供首要物质条件；2.治的技术。对已经损坏或存在不利于永久保存因素的档案进行处理，修复已遭破坏的档案，尽力恢复其历史面貌，增强抵抗外界不利因素的能力。

信息时代的档案保护人才还需要对档案信息安全进行保护，尤其在档案开发利用中，哪些可用，哪些不可用；可用部分有多少，什么情况下，如何利用，又向谁提供等。另外，随着档案信息化进程的推进，网络信息安全和电子文件安全问题也成为档案保护人员新的任务和挑战，他们应掌握和发展先进的安全保障技术（包括防火墙、杀毒软件、数字签名、CA认证等）来防止档案信息的破坏、失密和盗窃。

三、综合型档案管理人才

档案管理是指对具体档案文件操作层面上的管理，要求档案管理人员将已存放在档案馆（室）的档案文件、数字化档案信息和电子文件等按照一定的标准和原则，科学、合理地进行整理、排列、编目等，使得整个档案资源具备整体性、系统性。做好这项工作可促进档案工作各个环节的良性运行和协调发展，也是开发档案信息资源，提供利用的重要基础。

同时，档案管理又是对档案事业的管理。将档案资源和各项管理过程，通过信息系统加工和网络传输，实现档案资源的合理配置，并要求档案管理人员在精通专业知识的同时，掌握现代科学管理的理论和方法，能根据档案工作的内在规律和性质，对全局或局部档案工作，进行合理的组织和科学的规划，把有限的人力、物力、财力等因素有效地协调并加以组织和控制。这样的管理人才才能与“整体化、系统化、规范化、科学化”的档案工作现代化特点的发展趋势相适应。

四、复合型档案开发利用人才

信息时代，档案作为一种信息资源，越来越受到重视，人们对档案的需求也越来越强烈。而档案具备隐性信息价值的特性，只有通过充分开发之后，潜在价值方可展现，利用价值也才可以实现。传统的档案开发利用主要有五个方面：1.在档案馆（室）提供档案原、副件的浏览、查阅；2.提供档案复制品；3.进行档案文献编纂；4.作为研究的参考资料；5.提供咨询和代理服务。

然而这种程度的开发利用远不能满足信息社会的需求，新型的开发人才必须能够根据市场需要，采用信息技术手段进一步加大档案开发利用的程度。即：

1.通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、共享性的数字档案馆、目录数据库和内容数据库，实现档案信息资源建设；

2.通过包括档案网络建设、系统开发和专业网站软件的生成等档案利用平台的建设，实现档案信息的网络化和共享化。

现今此类工作大都交给由专业IT公司外包完成，由此产生诸多弊端：首先，不利于档案信息的安全保密；其次，耗费档案部门大量经费；再次，技术内行疏于档案专业知识，也必然造成技术与实际脱节，使得开发不完善；最后，档案人员处处依赖外人，受制于人，对工作十分不利。由此，我们的教育有必要通过计算机等方面的全面培训（包括软件开发、数据库技术、网络技术、系统维护等），培养出我们自己的高科技队伍，将档案、信息资源和计算机知识高度兼容，在档案信息化建设中，提供尽可能多的档案开发利用环境，充分挖掘和发挥档案信息资源的价值。

五、创新型理论研究人才

前面提到的四种应用型人才固然重要，但“万丈高楼平地起”，坚实的理论是灵活应用的前提和基础，后盾与保障。学科的真正发展与壮大，必须依赖理论研究和创新的精英人才。在扎实雄厚的理论基础上，不断寻求学科发展目标和未来方向，并大胆在学科前沿领域和热门问题上进行新的探索，如对档案信息化进程的设想和构建、电子政务法制化建设等，才是应有之意。与此同时，我们还应不断将实践经验上升为理论观念，使得我们学科能在发展中始终保持先进性，在瞬息万变的发展中，不断开发新的学科领域，开拓信息时代档案人才的新天地。

参考文献：

1.周晓英.《档案信息论》.中国人民大学出版社，2000

2.刘耿生.《档案开发与利用教程》.中国人民大学出版社，2001

3.郑鸽、程和平、赵国俊.《关于档案专业教育的若干问题》.载《论文选辑》，1996

4.陈金冠.《档案信息化建设的人才培养模式探析》.载《浙江档案》，2003.10

为适应高校档案管理现代化建设的需要，我校依据国家档案局颁布的《归档文件整理规则》和江苏省档案局颁布的《江苏省<归档文件整理规则)实施办法》，结合教学管理工作实际，从2003年2月起，对档案管理工作进行了全面、系统的改革，经过一年多的努力，现已基本实现档案文件级目录数据库管理系统(DBMS)的智能管理。

  在这项改革实践中，我校建立的档案管理体系简捷流畅、工作规程严谨高效，使信息化管理与服务的水平大为提升，不仅获得了本校领导、师生的认可和支持，而且在应用于教育部组织的全国首批普通高校本科教学水平评估工作中发挥了重要作用，并为本校获得评估最高等级的“优秀”称号做出了应有的贡献。

  一、创建档案文件级目录DBMS运行模式的前提条件

  观念是行动的先导。创建高校档案数字化管理模式，既是操作方式的变化，更是一次观念上的突破。实践证明，实行档案文件级目录DBMS的智能管理，其首要条件是必须克服因循守旧思想，尤其要使主管档案工作的领导和档案员都能尽快转变传统管理观念，正确认识应用计算机提高档案管理工作水平、发展档案事业的必要性和迫切性。同时，要在积极争取得到校领导支持的基础上，认真做好实施改革的各项具体准备工作，这才能取得事半功倍的效果。

  (一)制订切实可行的实施方案

  运用DBMS是一项技术性很强的系统工程。在深入调研和反复论证的基础上，我校认真制定了推行档案数字化管理的改革方案和建设规划。已有的实践表明，这一改革方案不仅在指导思想上充分体现了中央和我省《归档文件整理规则》及实施办法的主旨，而且在目录 DBMS结构设计上充分满足了本校的实际需要，尤其在运用中较好地实现了“以最有效的录入获得最满意的检出”这一预期目的。

  为全面、系统地管理档案信息并便于操作，我校针对DBMS中大量的档案数据，专门设计了一套相当于windows中的活页夹概念的类目管理平台和运用规程。其核心技术是：对同一个档案集下的数据档案进行科学分类。DBMS的运作平台共分三级类目结构：一是把一个年度的所有档案目录创建为一个数据“库表”，即该库表的第一级为“年度”；二是把第二级列为数据的“类别”，该级的数据由各个归档部门组成，并对各归档部门均给定一个“代码”，而后将各个归档部门平行组合成第二级数据的“类目”；三是在第二级数据“类目”下再创建第三级数据“类目”，即在每个归档部门下又分别叉出平行的三个不同的层次性类目，并用给定的三个“代号”分别代表该部门“永久”、“长期”、“短期”档案的属性。这种分类结构的最大优点：可以使数据库中的任意一份归档文件都拥有一个独一无二的“档号”，在查询运用中可以真正做到“精确定位、一步到位”。

  (二)优化装备与创新规则

  配置必要的计算机软硬件设备，是实现高校档案DBMS智能管理的前提条件。因此，我校本着“节约、高效”的原则，有计划、分步骤地对档案管理部门的必要装备进行了技术改造。

  首先，必须配备适应档案文件级目录DBMS所需的计算机硬件设备。数字化档案管理模式不仅要求硬件设备有足够大的容量和较高的运算速度，而且要求有较强的逻辑判断能力和汉字处理能力，尤其要具备选择DBMS语言编写的先进性能。如：采用客户—服务器型结构(C／S结构)的数据库时，其能否成功运作要依赖于服务器硬件的质量与容量。用户越多，服务器的处理负担越重，相应服务器硬件性能也要跟的上，否则易导致响应时间比本地数据库更差的结果。

  其次，必须加强DBMS的开发与利用。先进的数字化档案管理软件系统，是实现“细化分类、简化检索”的核心条件。选用的档案软件系统，既要具备档案管理最重要的业务处理功能，又要符合易学易会的目的。在购置或开发应用软件时，尤其要充分考虑与现有硬件设备的匹配，同时要能对原有软件系统进行二次开发，以适应本校档案管理和服务工作的需要，避免盲目升级而造成资源、资金的浪费。

  第三，必须创新管理的技术规则和操作流程。装备了数字化档案管理的“武器”，并不等于DBMS运作方式的“马到成功”。要提升档案管理的智能化水平，还必须创建符合本校档案管理和服务工作需要的管理技术规则和操作流程。我校在充分吸收传统立卷管理方法可取之处的基础上，将过去采用的树状分级“卷”管理软件，改造成“件”管理软件，即通过运用“文件级目录DBMS”的先进技术规则和操作流程，既实现了成功转型，又大大节约了技术改造的成本开支。“件”管理技术的主要方法：一是在DBMS中以每年度创建一个独立的专用文件夹；二是在设置的专用文件夹中将年度设定为“第一级目录”；三是将各个归档部门设定为“第二级目录”；四是在每个归档部门的代码展开后，续设分别代表其不同保管期限的三个文件夹，并列为“第三级目录”。这种分类办法的先进性在于：既可使“件”管理更加规范有序，也可使操作路径更加简捷高效。为使档案员在工作中做到有章可循，我校专门制订了“归档工作流程图”。该流程图共分为10个步骤：即收集应归档的文件材料→定件→装订→分类并划分保管期限→排列→档案实体审核→编号并盖归档章→编目→装盒→填写备考表并移交综合档案室。归档工作流程图，既是归档的操作技术程序，也是将档案员工作规则制度化的有效手段。

  (三)健全网络与加强培训

  高校档案管理工作，不仅要建立健全文件材料形成部门的归档制度，而且要建立健全归档部门及兼职档案员的网络体系，并应保持长期稳定不变。各归档部门的兼职档案员是做好数字化档案管理工作的基础，其管理水平的高低，直接影响到档案工作的整体水平。我校在抓好综合档案室和归档部门网络体系建设的同时，十分重视兼职档案员的专业技能培训工作。

  一是制订兼职档案员技能培训计划。根据改革方案的实施要求，结合归档部门的工作实际，我校认真制订了兼职档案员技能培训计划，通过举办集中培训班，及时将归档文件整理方法传授给兼职档案员，并由他们分头去采集和录入本部门归档文件信息。

  二是坚持集中培训与个别辅导相结合。由于集中培训的时间毕竟有限，为让兼职档案员尽快提高业务技能，我校要求专职档案员必须经常深入各归档部门，了解兼职档案员工作情况，并针对出现的问题，积极开展“一对一”的现场帮教。

  三是坚持实战训练。在专职档案员汇总录用各个部门数据时，进一步让兼职档案员参与技能训练。这一方法不仅使兼职档案员可以得到实战锻炼，也可使录入DBMS的资料信息减少失误，还可使专职档案员从繁重的归档文件整理工作中解脱出来，以更多的精力投入到档案技术开发中去。

  二、建设档案文件级目录DBMS运行平台的重要环节

  (一)以“件”代“卷”，细化目录

  DBMS最基本的信息单元是每条档案信息的著录项目。目前，档案部门计算机管理的对象主要是纸质档案的二次信息(即机读档案目录)。文书立卷改革对文书档案实行按“件”管理，即在整理单位上，以“件”为单位，实施每份文件为一个“件”元素的文件级管理办法。

  这一方法，将每“件”归档文件作为一条“著录项目”，在录入计算机时就可成为一条“机读目录”。如此操作，它改革了传统的以“卷”为单位的案卷级管理手段，既为规范电子文件I／]档整理方法奠定了基础，也有利于DBMS进行智能管理。

    已有的实践经验告诉我们，在结合本校档案工作的实际需要时，“件”的界定还可以视具体情况灵活掌握。如：某些文件在设置的三级类目结构的第三级若不能完全展示该文件的内容，此时可为“件”再下伸设置一个新的目录，即将“件”延伸至类目的第四级(其前提需软件系统支持)，或者充实第三级的内容，将相关关键词录入题名或备注中，方便进一步细化检索，以求完整揭示档案信息。再如：教学档案中的学籍卡这部分文件，不但量大，且利用率高，若按一人一“件”来界定，工作量大，“件”的流水号也太长，甚至会超出数据库软件系统设定的数值范围，因而在实际操作中，可将同一年级同一学院同一专业的若干个学生的姓名录入同一“件”目录，这既不影响查询，也可有效地缩短“件”目录的长度。根据这种方式编制的目录，在整理档案文件实体时，可将同一条“件”目录中的几个学生的学籍卡装订在一起，并在首页加盖一个“归档章”，共用一个“档号”，查询时只需在DBMS中输入要查询的某个学生的姓名，就会立即定位到其所在的“档号”上去。

    (二)编目排号，优化集成

    “件”管理技术的先进性在于能将大量分散的“件”元素实现优化集成。搭建“件”元素的集成平台，主要依托DBMS程序来完成。集成技术对归档文件实体变为“件”元素的基本要求是：运用DBMS数据化语言对“件”元素进行逐“件”编目排号，即对归档文件实体依分类结构和排列顺序编写“档号”，并将实体原件“档号”按集成平台的技术格式进行模式化定位。“件”管理技术采用的“档号”模式是：“档号”=年度号+部门代码+保管期限代号+件号。

  根据DBMS中“档号”模式的要求，我校编制了《归档部门代码及单位代号表》，并让全校各个归档单位都有一个固定的代码和对应其部门档案保管期限(“永久”、“长期”、“短期”)的三个唯一的代号。举例：2003年，我校党办需“长期”保管的第5件文件，其档号为2003—DB—2—5，“DB”是指党办的代码；党办归档文件保管期限属性按“永久”、“长期”、“短期”分别设定的代号为“1”、“2”、  “3”，此例要查的是“长期”的档案，则代号为“2”；  “5”为件号，代表“长期”中的第5个文件。由于每个“档号”在数据库系统归档目录中都是独一无二的，因而可便于查询时做到准确无误。

    在档案信息的数字化管理过程中，大量的档案信息需要不同部门工作人员的分工协作，这就需要提供一个协同作业的解决方案。我校目前的解决方案是采用C／S结构型数据库工作类型。具体操作方式： (1)给各个归档部门安装统一的客户端软件，综合档案室和各部门兼职档案员则依托同一个软件平台进行操作。(2)综合档案室人员处理DBMS的计算机作为服务器(Server)，各个归档部门兼职档案员操作的计算机作为客户机(Client)。(3)由分布在校园计算机局域网 (LAN)中各个节点上的Client将本部门的归档文件目录输入各自的 DBMS之中。(4)综合档案室的Server作为“终端”，将各个归档部门Client中的数据全部汇总导入DBMS的集成平台上进行统一管理。我校下一步拟升级的预案是：在C／S结构型数据库系统的基础上，将采用B／S型(浏览器—服务器型)数据库系统。该系统的先进性在于：用户可直接通过WWW浏览器获得对信息数据库的输入、修改、检索等操作，以实现足不出户就能互联互通、数据共享。同时，综合档案室作为“系统管理员”享有最高权限，可对进入DBMS访问用户进行监控，即通过设置不同的管理权限，给予访问用户“读”或“写”的职能。

    优化“件”管理协同作业的技术要领：一是对每份已编目的档案实体均应加盖“归档章”；二是在“归档章”内要将全宗号、年度、机构、保管期限、档号、总页数等列为必填项目，并将这些项目内容分别设定为DBMS数据录入语言；三是已编目的档案文件实体必须按档号顺序装盒，并在盒的脊背上标明盒内归档文件所属部门的代号和盒内文件的起止“件号”，再入库依次上架排放。如此操作，既是将数据汇总输入DBMS最为重要的基础性工作，也是优化档案文件实体管理不可或缺的关键性步骤。

    使用“件”管理技术后的查档效果：对所需查询的文件，只要通过DBMS先查找到该份文件的“档号”，就可以根据“档号”直接精确调出该份文件的实体。因为“档号”中可以清楚地反映出该份文件所在的年度号、部门代码、保管期限代号和件号，知道这四个关键因素后，即可调出所需查询文件所在的档案盒，打开该盒档案则可根据每份文件归档章上“档号”栏内的“件号”立即调出所需查询的文件。这种技术既提高了效率，还可确保归档的完整性、精准性、系统性。

     (三)激活检索，提升效能

    实行归档文件整理技术改革的最终目的是为了便于利用，而实现快速检索则是“件”管理技术体系中的一大优势。

    “件”管理技术提供的检索理念是：采用模糊检索信息体系。其技术优势在于可将所有目录数据全部交给DBMS进行智能化管理。用户使用模糊检索信息体系技术时，只需输入所要查询的“关键词”，点击查询按钮，DBMS就会自动搜索包含该“关键词”的档案，可免去人工编写“主题词”查档的诸多不确定性和盲目性，从而大大提高检索档案的工作效率。

    “模糊检索信息体系”的智能管理手段是：任意“关键词”的查询可对所有字段进行匹配，包括题名、责任者、时间、文号、归档单位等，只要其中含有用户所输入的“关键词”，DBMS的“模糊检索信息体系”就会自动将其归入查询结果之中；用户可以根据需要使用多个“关键词”，  以提高搜索的精度和速度；用户还可以为归档文件目录制作“超链接”，使目录与全文链接起来，点击目录即可查询到相应的原文，输入一个“关键词”系统就可以在全文中进行搜索。

    这项功能如果DBMS软件系统不支持，最简单的解决方法就是在WORD中制作超级链接并借助第三方软件来实现(推荐软件：办公文档搜索程序，这是一个专门搜索WPS办公系统及MS Office办公系统文档的程序，可从网上下载得到)。用任意“关键词”查询，这是目前最流行的查询方式，类似于因特网上的搜索引擎，可实现在最短时间内找到所需要的档案文件，并能清晰地提供档案文件信息。

     (四)严格审验，确保质量

    DBMS的数据质量，是涉及档案查全率与查准率的“生命线”。在档案数据录入过程中，难免会出现一些数据不准确、不完整的现象，从而影响DBMS的运行质量，因此，DBMS中的数据信息的校对、审核与检验是保证DBMS运行质量的关键环节，数据质量不合格，绝不能进入下一步操作程序。审验程序如下：

    第一步：确认输入DBMS的数据是否规范。各归档部门的档案著录必须使用统一的数据格式和系统模板，使来源不同的数据库避免出现同一检索点条目前后不一致的现象。

    第二步：确认输入DBMS的数据是否准确。兼职档案员要在对各著录项目的数据输入完成后，将打印出来的归档文件目录与档案原件一一对应起来，认真地进行检查核对，如果发现有不吻合的数据，应立即修改错误；再依据核对过的归档文件目录依目录顺序与计算机上进行逐项逐条审核，发现问题要及时在档案管理软件里作修改。

    第三步：兼职档案员对输入计算机的数据确认无误后，应将档案文件实体与文件级目录打印件交给部门领导审核，凡有著录疑点均需记录在案，查验核准后，方可移交综合档案室。

    第四步：综合档案室专职档案员要依据多年的工作经验，对立档单位组织沿革、机构演变、档案产生的历史背景、文书用语等进行综合判断，作总录入和正式立档前的最后把关。

    第五步：人工审核完成后，综合档案室专职档案员对数据正式进入数据库，还需运用计算机进行复检，消除人工无法查出及人工漏检错误，计算机复检确认无误后，方能正式录入数据库。

    (五)存储备份，多重保护

    实行文件级档案管理后，由于计算机可以根据文件特征实现任意存储和组合检索，档案文件实体已无需按文件特征分类装盒。在这样的情况下，要想离开计算机去手工检索文件档案是很费时费力的。可见，以“件”代“卷”与传统的整理方法相比，其依赖计算机管理的程度更高。

    电子档案检索系统运行是建立在电子文件数据库基础上的，它与电子文件具有相同的介质属性和特征，它的凭证性、可靠性在某种程度上现仍不如纸质材料强，易被修改、复制，且受系统环境影响大，“读取”会受条件局限，存在许多不确定因素。此外，由于人为操作失误和系统环境变化等原因，易使系统发生故障，不能进行正常运行的现象也时有发生，系统管理不稳定因素和可能产生突发事件是客观存在的。对此，要有高度的警惕性，必须预备安全可靠的应对措施。

    为了加强设备和信息安全的保护，可采取的基本措施有：利用 DBMS生成并打印归档文件目录，以防电脑出现故障时用手工检索档案；将DBMS中的档案库表导出到软盘、光盘、移动硬盘等存储介质上，实现脱机保管；将脱机保管的各种载体的档案信息再一式几份，实行异地保管；条件较好的学校可以设置2台服务器，一台用于对外服务，一台用于数据备份。此外，还要注意日常DBMS的防病毒工作，要安装并及时更新杀毒软件和防火墙，等等。采取这些多重保护措施，是确保数字化档案信息即使遭受攻击破坏也能尽快恢复正常工作的必备手段。

    三、运用档案文件级目录DBMS应注意的几个问题

    (一)空号问题

    在实际归档工作中，某些部门一个年度可能并不是三个保管期限 (“永久”、“长期”、“短期”)的归档文件都有，这样就会产生空号。举例：教务处短期保管的档案文件，在DBMS的集成平台上给定其代号为“38”，而2003年教务处并没有产生短期保管的档案文件，即归档件数为“0”，其所对应的代号“38”将发生空号。产生空号，其实并不妨碍整个归档工作，解决的办法也很简单：在制作年度汇总统计报表时，只需做出相应说明即可；在DBMS进行数据汇总时，也只需对其给定的代号“38”加注一个设定为空号的符号即可。

    (二)档案多存或者漏存问题

    在实际工作中，由于受诸多因素影响，有时同样一份文件会有重复存档或者漏存的情况。因此，必须对操作流程进行“前堵后截”，尤其要控住“源头”，把审核关前移至对兼职档案员整理归档文件实体工作流程的关键环节之中，如在进行到给每份归档文件编号、盖归档章之前，应将整理好的归档文件实体交院综合档案室进行审核后，方可继续进行下一步工作。此外，综合档案部门要将文件的保管范围与存址等进行严格界定。如果确实发现多存或漏存，解决的办法：只需剔除或补充档案文件实体及DBMS中相应的目录信息即可，但在进行抽插调整时，一定要防止DBMS中的“件号”出现断号等问题。

    (三)方法适用范围问题

     由于“件”管理技术具有较强的适应性，因而其归档技术功能不仅仅适用于文书档案，其它门类的档案整理也可参照运用。如科研、基建、医疗等工程技术档案中的有关项目就可按“件”管理技术来分类，并利用DBMS创立新的集成平台，且可在同一个软件系统操作平台上与其他科目同时运行。学会巧用“件”管理技术，有利于最大限度地开发利用软硬件设备，以达到“一物多用”之功效。

参考文献：

  1.《归档文件整理工作指南》.郭树银.中国大百科全书出版社，2001年2月第一版

  2.《归档文件整理操作必读》.江苏省档案局出版

  3.《档案信息化建设实务》.杨公之.中国档案出版社，2003年8月第一版

现代档案管理离不开计算机网络系统，而且对网络的依赖性越来越强，因此网络的更新改造显得十分重要。

    河海大学档案馆局域网始建于1995年底，1997年10月首次建立了档案馆主页，开发了Intemet网上档案信息检索系统，制作了动态的档案数据库信息查询系统，实现了档案信息资源的全球共享。接着我们又建立了档案馆自己的网站，我们是档案界较早建立自己网络系统和网站的单位之一。多年来，我们的网络系统一直运转正常，为学校和社会提供了较好的服务。随着网络技术的发展，以及信息化建设的深入，我们发现原有的网络存在许多不足之处，迫切需要对网络进行改造。

    本文从档案馆实际情况出发，对网络需求进行分析，研究河海大学档案馆网络改造方案，提出最好的解决方案就是购买一台具有网络管理功能的交换机。

一、原网络规划简介

    档案馆主要有两块办公地点，分别在老图书馆一楼和新图书馆十楼。两个主要部分都是通过光纤连接到校园网络图书馆节点的一台AVAYA P550上面(该设备在新图书馆一楼)。AVAYAP550上面没有设置802．1QVLAN标记，只是简单的与档案馆两处交换机连接(而这两处的交换机不支持该功能)。目前网络中心给档案馆分配了10个公网IP地址。档案馆的WEB服务器使用了一个，其他机器通过代理服务器方式上网。

二、网络改造需求分析

1．WEB服务器对外开放

    档案馆的网站建在WEB服务器上，即公共服务信息都放在WEB服务器上，因此WEB服务器需要对外开放，以便与外界进行交流和实现资源共享。这需要WEB服务器配置一个公网地址。同时，为安全起见，需要安装防病毒软件和防火墙软件，并对windows操作系统和后台数据库打最新的补丁，防止黑客攻击服务器。还需要定期备份WEB服务器资料。

 2．DATA数据库不对外开放，只供档案馆部分用户使用。

    由于档案馆现有办公地点分布在两个地方，而且不是直接相连接，需要通过图书馆网络节点的AVAYAP550进行连接，因此，档案馆的网络实际上是开放在校园网中的。如果对DATA数据库进行隔离，原有的网络设备就不能实现该项功能了。为了能保证DATA数据库既能给档案馆有限用户提供服务，又能对外隔离，就需要对原有网络进行相应的访问控制，要求网络设备有非常细化的访问控制的功能。

3．网络高性能需求

    为了保证现有的网络访问速度和带宽要求，同时考虑到未来的发展，档案馆节点使用的网络设备应具有高性能、高可靠性的特点，以便能够适应档案馆小型DATA服务中心的使用需求。

 4．档案馆部分用户能直接上网

    为了方便档案馆部分用户上网，需要对这些用户提供直接访问外网的服务，只要分配给这些用户公网IP地址即可。

 5．档案馆部分用户不能直接上网，需要通过转换上网

    为了保证档案馆部分PC设备的安全性，不能让外网用户直接访问，同时也要为档案馆这些PC提供上网服务，这就需要对这些PC使用NAT(网络地址转换)服务，这样就可以屏蔽这些PC的实际地址，使外网用户只能访问到提供NAT功能的代理服务器，而不能真正访问到这些PC。因此需要用一台服务器(PC)来提供这种代理服务器的功能。

6．安全性需求

    档案馆的DATA数据是十分重要的信息资源，因此必须对数据的安全性提供保障。这就需要对网络访问进行细分，只允许授权用户访问DATA数据，非法用户无法访问该服务器。因此网络设备要能提供这种访问控制功能，以便达到限制访问的要求。

三、网络改造方案简述

    为了满足上述需求，经分析和市场调研，我们建议在改造方案中采用一台 STAR-S2126G千兆智能型网管交换机来替代新图书馆十楼原有的D-LINKl026R交换机。无须更改原有光纤线路，即可达到将老图书馆和新图书馆的档案馆办公PC统一管理，既能够对DATA数据库服务器进行访问控制，又可以让WEB服务器对外开放。配置安全策略，防止非法用户访问重要资源。同时，STAR-S2126G高背板带宽、丰富的功能应用和灵活的扩展插槽，不但能满足现有需求，而且也能满足未来网络发展的需求。

1．改造后网络规划拓扑简图

2．改造所需网络设备配置清单

 1)S2126G一台(24El 10／100M交换机，两个扩展槽，可上100M、1000M光纤／电口模块，支持堆叠)

2)M2101F一块(1 口百兆多模光纤接口模块)

高校档案在档案全宗中占有很重要的地位，主要包括人事档案、科研档案、财务档案、教务档案、学生档案……几乎涵盖了教学过程中的方方面面。其中学生档案是学生在学习实践活动中形成的记述和反映学生的个人成长经历、表现，以个体为单位按归档制度整理、保管，以备考查的信息载体。高校学生档案是反映学生在大学学习生活的重要依据，它既是学校考察和培养教育学生的第一手材料，也是国家和社会选拔、任用人才的重要依据，更是每个学生由学校走向社会的重要人事档案形成的基础。可是到目前为止，在绝大多数高校中，学生会档案却仍未被列入高校档案管理的范畴，在高校档案馆里几乎是一片空白，学生档案也不包括学生在学生会的实践活动中形成的档案。究其原因，主要还是由高校学生会和学生会档案的特殊性决定的：

    首先，高校的学生会是一个由学生自主运行的非官方的组织，在学校中不属于正式的组织机构，不具有法人代表的资格，在社会上的信誉程度不高。学生会主要是由学生自己组织和管理，许多都没有正式的办公地点，更别说正式的档案工作人员，学生会档案大多是学生自己在实践工作中形成的，很多文书材料都不规范，所以学校也往往不把学生会档案纳入学校档案管理之中来，缺乏对学生会档案的重视。

    其次，学生干部自己的存档意识比较薄弱，这是造成学生会档案空白的主要原因。学生干部对自己在工作过程中形成的大量材料缺乏整理归档的意识，只是把一些零零碎碎的材料胡乱地保存起来，更有甚者，竟在活动结束之后，也随即把材料当作废纸扔进了历史的垃圾桶，造成学生会档案的流失。

    再次，学生会的流动性比较大，通常是一年换一届。而每届学生会几乎都只把眼光放在自己的任期一年内，所以很少从长远方面来考虑学生会的发展，届与届之间的工作缺乏连续性，造成了学生会档案管理的断层。

    最后，学生干部在工作过程中也缺乏利用档案的意识。组织活动时，往往是某部长想出一个点子，然后找几个人商量策划，再大家一起实施。在实施过程中如果遇到问题，再想办法解决，有些活动甚至因为遇到一些意料之外的困难而不得不中止。一个活动结束后，又由“点子”开始另一个活动。这种“从0到0”的工作方式似乎已经成了大家的习惯，所以同种活动的同一个问题每届学生会都有可能遇到，但很少有人去翻阅档案，尽量避免重复性错误的发生。学生会干部对档案缺乏利用，使学生会档案的发展缺乏强大的推动力。

    然而，学生会档案却在高校及高校的学生会中发挥着重要的作用：

    一、大学是培养人才的摇篮，是发展先进文化和精神文明建设的阵地，是一个教育人、塑造人、完善人的精神领地；大学是人类社会进步的动力站，是人类进入社会、走上工作岗位前的加油站。随着市场经济的发展，大学的培养目标逐步向复合型人才、创造型人才、应用型人才转变，要求大学生有较强的学习能力、专业能力、解决实际问题的能力，及在工作中不断开拓进取的能力。所以大学不仅是一个传授知识的地方，也是一个培养学生能力、提高学生综合素质的地方。如果说课堂是积累知识的地方，那么，学生会就是锻炼能力的地方。学生会为大学生提供一个锻炼工作能力、社交能力和协调能力的舞台。对于现代大学生来说，知识的积累和能力的培养同样重要，教学档案是知识的积淀，学生会档案是学生自己工作经验的积累。 

    二、前面已经讲过，学生会是一个流动性很大的地方，如果每一届学生干部在上任时都从零开始开展工作，白手起家，在摸索中慢慢前进，一年接一年，从“0”到“0”，那么学生会是不会有发展的，只会周而复始的运行或停滞不前。但如果做好档案工作，充分利用档案，档案能为新上任的学生干部提供一个高的起点，正如牛顿所说：“我之所以能取得如此大的成就，是因为我站在巨人的肩上。”学生会的档案，为提高学生干部的工作能力开辟了一条捷径。

    三、一所大学的发展，包括她各个方面的发展状况，学生会是大学里学生最活跃的地方，最能反映学生综合素质发展状况的地方。而学生会档案是唯一能真实记录高校学生会  发展历程的依据，反映学生在能力锻炼方面所取得的成绩的依据。学生会档案与现有的高校档案一起才能全面地反映一所大学的历史全貌，缺少任何一方，都是不完整的。

    鉴于学生会档案的特殊性和重要性，我们有必要谈谈学生会档案的管理问题：

    一、明确学生会存档的主要目的，确定学生会档案来源的范围。学生之所以要对工作中形成的文件材料进行存档，主要目的只是反映各个部门的工作情况和整个学生会的发展状况，并为学生会以后的工作和发展提供参考的依据，以便他们借鉴往届的工作经验和工作方法，在以后的工作中少走弯路，顺利地开展活动。所以，学生会档案材料主要来源于：①学生会各个部门在运行和实践工作过程中形成的各种文献材料。包括：各部门内部的工作计划、工作总结、会议制度、值班制度和开展某项活动的策划书、流程、总结等；②外来的各种与学生会有关系的文件材料，包括：校团委等上级发来的指示、批示、通知等，及各兄弟院校的学生会发来得各种文件等。   

    二、统一归档立卷标准，实行部门归档立卷原则。由于学生会没有专门的档案管理人员，而高校学生会是由很多独立的部门组成的，所以在学生会适宜实行部门归档立卷原则。成立一个档案组，直接将各个部长纳入档案组的工作中来，设立一个统一归档立卷的标准，把鉴定档案价值和归档工作交给各个部门在统一标准的指导下灵活处理，档案组人员按照不同的部门进行立卷，并规定各个部门在一定的时期内向档案组递交需存档的材料。这样不仅能提高大家的档案意识，使档案工作条理化、系统化，还能避免档案材料的混乱和缺失。

    三、明确学生会档案的服务对象和内容，实行单份制存档。提供档案服务是我们档案工作的终极目标，所以我们的服务对象便是现任学生会各部门的学生干部及对学生会的发展历史有兴趣的人，为学生干部在工作中提供往届学生会的工作经验和好的工作方法，为对学生会感兴趣的人提供有关参考依据。那么结合高校学生会的实际情况，对于重复性的文件只须保留样本，这样不仅大大减少了档案材料的占用空间，也便利了档案的管理和查找。比如，各部门在招新时用的《招新报名表》，多年积累下来大概有上千份，堆在档案架上极占地方，是否要将这些全部存档呢?当然不必。我们保存这份表格的实际效用，仅供后来的学生干部在招新时提供一个表格模式作考参，而不可能供某同学若干年后来查找当年填写的那份表格。所以学生会档案应采取单份存档形式以提高检索效率。

    四、明确学生会的运转结构及学生会的性质，确定档案的分类标准。学生会是一个同学们锻炼自己能力、自主开展活动的舞台，是联接学生和学校的桥梁和纽带，是联系学生和社会的窗口。至于学生会的结构，以武汉大学学生会为例，其运转结构是：主席团(包括一位主席、四至六位副主席分管各个部门的工作)下设有十二个部门：秘书处、学习部、体育部、文艺部、生活部、实践部、保卫部、女生部、外联部，新闻部，礼仪队和宣传部。其中主席团掌管全局，处于中心地位。秘书处在学生会中扮演着三个角色：主人，掌管着整个学生会的日常工作，代表本校学生会与外界交流；仆人，协助其他各个部门完成一些琐碎的事情；  自由人，作为独立的部门自主的开展工作。而其他部门则分管各自的具体业务。据此，分类方面，按同一标准先按部门分，分成十二大类，再在各大类中按具体情况分成不同的篇，比如，秘书处的档案由于涉猎的范围比较广，可分为内部管理制度篇、活动篇、两代会篇(主席团的材料也由秘书处代管)、对外篇四大篇，其他部门涉及面比较专一，只分为内部管理制度篇和活动篇即可。

    依据分类标准建立检索目录。检索目录可以按照以下方案进行：

    第一步：按同一个标准先给各大类编号，其次给各大类内部的各篇编号，然后给各篇中的文件编号，再把这些串起来。即：届数-大类编号-各篇编号-文件编号-文件名称。比如：二十九届(29)学生会秘书处(01)内部管理制度篇(02)第001号文件财务管理制度  应写成  29-01-02-001  财务管理制度。

    第二步：按一定的顺序将各大类档案放入档案柜里，并在柜子里的横木边缘用标签将各大类的档案分开标明。

    第三步：按已分好的类别和编号制一个检索目录，供查阅，也便于以后归档。

    目前，高校学生档案还不全面，内容过于简单空洞，缺乏个性化的文字材料，对于毕业大学生，以一般的高校为例，学生档案基本上只是由《毕业生登记表》《入党(团)志愿书》《学生奖惩登记表》《实习鉴定书》《体检表》《英语四、六级证书》《学生学籍成绩表》《计算机等级证书》再加上大学入学时的《高考报名登记表》《高考志愿表》及《高考成绩表》构成。这些材料往往是一些过于形式化的表格，千人一面，很难反映大学生在校期间丰富、独特的生活学习经历、以及每个学生的个性特征。如果能加强学生会档案的管理，把学生在学生会的实践活动中形成的档案纳入学生档案的范畴(比如将某同学在学生会为某次活动写的策划书等也放入他的学生档案中来)，将为学生档案注入一股新鲜血液，使学生档案变得丰富起来，更具个性化，更能全面的反映学生在能力培养和知识积累方面所取得的成绩，为国家和社会选拔、任用人才提供更具体的依据。

    学生会档案毕竟还是一个新生的事物，在其发展的道路上必然会遇到各种各样的问题，学生会档案的管理问题也是一个值得继续探讨的问题，但只要证明它有存在的必要，我们应该坚信，在我们大家的共同努力下，在实践中寻找更好的管理方法，高校档案中的这一块空白一定会变得丰富多彩起来!

为合理配置教育资源，提高医学类人才培养层次，适应卫生事业发展的需要，国家教委对中等卫生学校办学方针进行了调整改革。浙江省原11所中等卫校也先后进行了体制改革，台州卫生学校从2000年开始挂靠台州职业技术学院筹建医学分院，2004年起全面融入台州学院。台州卫校从中专办学向高等职业技术教育，最后向普通高等教育办学转轨，经历了种种变迁。在这个变化过程中也给我校的档案工作带来了一定的冲击，本文就我校办学结构调整中，档案工作面临的主要问题及如何开展工作作如下的阐述：

一、积极宣传，加强沟通，保证档案工作与学校主要工作同步发展

从中等医学教育向高等医学教育转轨的过程中，学校将面临许多的工作和新的情况，学校领导要考虑学校的整个大政方针，如办学定位、学科建设、专业设置、附属医院、师资队伍建设等；广大教师把注意力集中在为适应高等教育的要求，如何提高自己的各方面业务素质，如教师资格过渡、学历职称提高、科研课程建设等，容易疏忽档案工作。作为学校的综合档案室人员要意识到自己肩负的责任，在学校事业发展的进程中档案工作不能滞后，我们积极及时地进行宣传沟通。

首先，是对学校档案工作具有决定作用的学校领导和部门领导，因为他们工作繁忙，不可能一心牵挂档案工作，我们就利用各种机会和条件，向领导宣传有关档案工作的政策法规，向他们宣传档案工作在学校创建和提高学校层次中的重要作用，并将档案工作在学校转轨过程中会出现的各种事宜及时向他们请示汇报，争取他们的帮助和支持，从而保证档案工作与学校主要工作同步发展。其次，是广大的教职工，他们的档案意识强弱，直接关系到档案工作能否顺利开展，因此，要赢得教职工的支持，最好的办法是为他们提供优质服务，把档案工作的目标寓于学校发展的大目标中，努力做好为学校教学、科研和管理服务。我们为教师准备了科研论文刊物级别和投稿指南、课程建设、高校教师资格转岗等方面的有关材料，供教师们查阅；为学校管理、专业设置评估、办学定向等，我们及时提供借阅有关档案资料，让他们觉得档案不是可有可无，而是方便自己服务自己的工作，在服务中宣传了档案，使他们了解档案认识档案，提高档案意识。

档案工作的确不是学校的中心工作，不如教学、科研、学科建设、人才培养等重要，但档案能为这些中心工作提供资料信息，提供正确决策的可靠依据。因此，作为一个档案人员，一定要在这个转折过程中，积极宣传，加强沟通，保证档案工作与学校主要工作同步发展。

二、及时充实档案工作网络和管理制度，加强业务指导和督促检查。

在办学格局调整过程中，需要将校址迁到台州市区，把大专的学生安排在台州新校区，而中专学生则留在临海老校区，二套人马分别办公，这无形中部门增多了，另一方面在撤并分流过程中，原来的领导、分管领导和兼职档案员因工作需要有变动，我们把这个情况及时反映给领导，重新确定了档案工作领导小组，及时补充了新的兼职档案员，有些部门因人员去留未定就临时指派，对这些新上岗人员，因为业务不熟悉，对他们进行档案业务知识培训，并对收集范围作着重强调，帮助他们掌握相应的档案基本知识和立卷工作原则，自己则经常性的去督促检查及时进行业务指导，以保证档案工作质量。

规章制度是档案人员和广大师生员工共同遵守的办事规程和行动准则，为我们有效的调整和处理档案工作中的基本问题提供了原则性的依据。鉴于学校情况的变化，我们对学校档案管理工作的规章制度在原基础上进行了修改补充，如档案管理责任制、档案立卷归档制度、归档范围和保管期限的规定等，制定出适应新时期特点的档案管理工作规章制度，使档案工作有章可循，有据可依，责任明确，以保证特殊时期档案工作的正常开展。

三、发扬高度责任感，发挥兼职档案员的作用，做好收集工作。

一个单位的文件材料是否收集齐全、归档完整，能否全面、真实地反映本单位的工作状况和历史面貌，能否在实际工作中提供快速有效的服务，关键是做好收集归档工作。我校从中等医学教育到高职大专最后定为高等大专教育，在这四、五年中，学校处在二地办学、多头并进（既有中专生又有高职生还有普高生）、调整撤并的特殊时期，给学校办学带来极大的困难，也给档案收集归档带来更宽的领域和更复杂的情况：第一，以台州卫生学校、台州职业技术学院医学分院、台州学院医学院招收的学生同时并存，形成的学生档案和相应的教学档案我们把它们各自归入自己的全宗，但对于其它各类档案则以启用的印章为准，2003年及以前入台州卫生学校全宗内，其中台州职业技术学院医学分院的这些档案由于历史短只是一个过渡时期，也归入此中，不另立全宗。从2004年实质性并入台州学院开始，归入台州学院全宗内。第二，在机构调整撤并中，我们特别重视档案的移交清理，实行超前控制，提前介入办理移交。有个别人员因为分流工作不称心，一走了之，档案未移交，工作造成被动，我们就及时追查收回，动之以情，晓之以理。第三，档案收集材料增多，如筹办职业技术学院医学分院、创办台州学院医学院、筹建附属医院、新专业设置评估、新校区工程、资产评估、人事移交等工作形成了大量的材料，这些都是学校走过的每一个足迹，要让它们载入史册，不能遗漏。第四，从中专办学到大专办学，带来了档案收集工作的新领域——即科研档案和教师业务档案，教学档案中也增加了学科建设、专业设置评估等新内容，它们是高校全部档案的基础，是开展教学评估，提高学校办学水平的基础资料。这是学校升格后碰到的新的类别，是我们在中专办学所不曾或很少碰到的，因此要拓宽收集范围，我们按《高等学校档案工作规范》，根据高等学校档案实体分类法确定类目，从2004年学校实质性融入台州学院开始，我们按照台州学院有关档案工作的规章制度，针对医学院的具体情况，进行全面地有序地收集。

档案材料的收集，是单位档案工作的起点，也是难点。在收集工作中，我们依靠档案人员的高度责任感和使命感，关心学校，参与建设，随时获取信息资料，做到眼明脚勤，主动上门，及时收集，并且充分发挥兼职档案员的作用，因为他们来自于各处室，既是专职业务员又是兼职档案员，平时处室里有哪些工作，产生哪些材料，他们最清楚，这样就可以保证文件材料的完整与齐全。

总之，在学校办学格局的调整过程中，我们在增强全校师生的档案意识，提高依法治档的自觉性，健全规章制度，明确归档范围，落实责任人员的前提下，切实抓好档案资料的收集工作，使档案工作随着学校事业的发展而同步发展，在向台州学院融合的过程中，档案工作也平稳的过渡、接轨。

随着《苏州市档案管理办法》的颁布，档案也越来越被人们重视，档案既是一种信息资源更是一种无形资产。学校的管理离不开档案工作，而档案的收集则是整个档案工作的重要一环，收集工作做得好坏将直接影响学校档案工作的质量。我认为应从以下几方面加强对学校档案的收集。

一、抓住办学方向，收集材料

我校的办学理念是“为每一个家庭提供最佳的服务，让每一个学生得到最大的发展”根据学校的总体办学方向，收集好三年、五年规划；收集好学校年度计划、总结和各科室的工作计划、总结；收集好每年召开的教代会讨论研究教学发展方向及涉及到学校管理的讨论稿和定稿。学校组织教职工的学习、党委会议、校长办公会议、党政联席会议、每星期三召开的行政例会（包括了学校每周的工作安排），要对这些材料有预见性，掌握它的形成规律，对这些材料要收集齐全。

我校还开展了“百名家长看学校”、“百名党团走访千名家庭”等一系列重大活动，在这些活动结束后要及时向有关科室和人员收集应归档的材料。例如2003年6月，学校正式更名为“田家炳实验中学”，田家炳先生来我校捐资助学，参加揭牌仪式等活动，这是重要的史料应归档保存，而在活动中产生的照片、音像等材料也应做好文字说明一并归档。这些都反映了一个学校办学水平和管理能力。这些材料有一个共同特点是不能次年归档，而要随结随归，以保证档案收集的完整性和系统性。

二、抓住办学特色，收集材料

为了把学校从传统教育向现代化教育推进，除了建立信息化学校外，我校还抓住了几方面的办学特色，如成立了心理发展中心，针对学生的心理问题排忧解难，使学生有一个良好、健康的心理状态。

1、我校新设心理发展中心，针对这一新科室在分类时要及时添加，与科室负责人联系，把材料收集工作做好。心理发展中心对新进教师进行的培训，对家长的指导以及在《苏州日报》上开辟的专栏报道都是收集的范围。

2、我校以“外事旅游班”为特色，强化英语口语教育，聘请外籍教师上课，培养了一批外向型综合素质较高的学生，有关“外事旅游班”的批文、校本课程、外事旅游培训、外事旅游实践活动等都是归档材料。报上多次报道这校，其中剪报也是重要的归档材料。

3、今年我校创办了苏州市唯一的乒乓球运动传统学校，有关这一事件的申请、批复、与市体育局青少年训练基地合作的协议，以及学生个人和团体比赛中获得的证书等都应及时收集。

4、我校的“学生科学院”又是一大亮点，学生在课余时间组成兴趣小组，设立理化生课题，到学期结束进行结题汇报，学生在老师的辅导下都能在“学生科学院”中找到发挥自己的舞台，同时也提高了学生的动手能力，提高了学生对所学科目的兴趣。这些材料都反映了我校的办学特色。

三、抓好办学绩效，收集材料

1、教学质量是学校的命脉，因此反映办学质量的材料也是档案收集工作的重点。在日常教学形成的期中期末教学质量分析表、中考、高考成绩、高校录取情况等材料均是归档范围。

2、学生在各种比赛中获得的名次，更能反映出教学质量的高低。如参加全国数学联赛、全国乒乓球锦标赛、省生物奥赛、省青少年电子技师制作比赛、市运动会、市化学竞赛等比赛成绩也是归档范围。

   3、教师在整个教学中起主导作用。教师自身素质的高低影响着学生身心的发展，也影响着整个教学质量。我校教师对国家级科研课题和省、市级科研课题的研究，所产生的申报表、中期汇报、结题资料属归档范围。我校教师编写的《创新教育教案集》、《创新教育论文集》、《创新教育案例集》等一些教学成果反映出教师全身心地投入教学，学校教学质量也在逐年提高。

4、学校在不断地发展，因此每年参加各种评比所获的荣誉证书、批文也是归档范围。如省教育教学科研先进单位、发展江苏省乒乓运动学校先进集体、省青少年电子技师认定活动先进单位、2003年度“未来科学家”中小学科技知识电视竞赛先进学校、市信息化先进学校等荣誉。

  只有抓住重点，才能做好档案的收集工作。只有不断地提高档案收集质量，才能保持档案的完整性、系统性。只有完整齐全的档案才能为学校各项工作服务。我们要有计划、有重点地收集，不断丰富学校的档案资源，使档案信息有取之不尽，用之不竭的来源，才能实现档案最终的目的——利用。

1924年1月，中国国民党第一次全国代表大会在广州召开，实现了第一次国共合作。孙中山先生为了巩固革命政权，加速革命和建设人才的培养，于1924年1月24日以大元帅名义下令创办陆军军官学校(即黄埔军校)。2月4日又以大元帅名义下达两道命令：一是“着手将国立高等师范广东法科大学广东农业专门学校合并改为国立广东大学”；二是“派邹鲁为国立广东大学筹备主任”。同年6月，孙中山又下令“任命邹鲁为国立广东大学校长”。

国立广东大学筹备委员会为健全学校体制和加强统一管理，制订了《国立广东大学规程》。根据《国立广东大学规程》，原国立广东高等师范学校改为文科和理科；原广东公立法科大学改为法科；原广东公立农业专门学校改为农科；另外还设有预科、附中和附小。1925年7月，广东公立医科大学并入国立广东大学，改为医科。

各学院分散在市内各处，具体地点分别是：

文科、理科、附中、附小、校本部在文明路；

法科在法政路；

农科在广州市东门外鸥村及石马岗(今区庄)；

医科在东山百子路(今中山一、中山二路)。

国立广东大学成立后，孙中山就认为，学院散在各处，管理上十分不方便，而且校舍毗连市区，车马喧嗔，也不适于修养求学，便命邹鲁择定广州市东郊石牌为新校址。1924年首先划定了2718.7亩，当时由于战事频频，加上财政困难，未能进行规划建设，先开辟为农科学院第二农场。

1925年3月12日，孙中山先生在北京与世长辞。为纪念伟人，1926年8月17日国民政府下令将国立广东大学易名为国立中山大学。1928年广州政府又划定连接第二农场一带的荒山6000多亩作为国立中山大学新校区的一部分。至1936年，国立中山大学校园面积已扩展到12100多亩(不含林场在内)。

▲中山大学首任校长邹鲁1932年2月邹鲁第二次执掌国立中山大学，便开始拟定计划，筹备建设国立中山大学石牌永久校址。石牌新校的建设规模与标准，邹鲁将它定位在“不但求之中国不落后，即求之世界各国中亦不落后”。根据世界一流标准，邹鲁拟定了一个6年建设计划，每两年为一期，共分三期完成全部建校计划。

第一期工程1933年3月开始建设，预算建设费用约200万元。这期的建设工程有：农学院的农学馆1座，简易蚕室、调桑室及附属房舍数座，稻作场办公室及附属房舍数座；理学院的化学教室1座；工学院的电器工程、机械工程教室1座，土木工程教室1座；男宿舍6座，女宿舍1座，食堂2座；修筑公路70多华里。这些工程于1934年9月竣工。在建设中的有发电厂和自来水厂。当年秋季，农学院、工学院、法学院率先迁入新校址开学上课。11月11日，国立中山大学在石牌新校隆重举行庆祝建校10周年大会暨新校落成典礼。

第二期工程1934年10月开始建设，预算建设费用约300万元，而投标的总建设费为240多万元，此预算节约了近50万元。建筑工程有：学校正门石牌坊1座，文学院1座，农学院的农林化学馆1座、园艺温室1座、农场总务股办事处1座、森林股办事处1座、农场贮藏室1座、蚕学院1座、乳牛房1座，理学院的数学天文物理教室共1座、生物地质地理教室共1座，工学院的化学工程教室1座、工厂数座，宿舍数座，新修公路50多华里，上述工程于1935年秋竣工。是年秋，除医学院及附属医院、附中、附小外，学校全部迁入了石牌新校址。

由于第二期工程欠款较多，第三期工程被迫延期，到1936年7月才开始建设，为期3年。1937年“七·七事变”后，全民抗战开始，政府从9月起停止了建校拨款。至1938年10月日寇占领广州学校西迁时止，已完工的有研究院1座、体育馆1座、天文台1座、教职工宿舍1座、教职工食堂1座、教职员工家属住宅数十幢、木工实习工场1座、锻冶金实习工场1座。

至1938年10月西迁时，石牌新校除建筑物外，其它都成为农场、林场、果园、花圃。据1936年的统计，农场栽培的农作物有600多亩、果园栽种果树40多万株共800多亩、种桑20多万株约200多亩、栽种各种树木70多万株占地约5000亩、饲养家畜700多头、良种家禽一批。另外林场(南华山、罗浮山、鼎湖山、白云山等处共3万多亩)栽种赤松、黑松、各种竹子数百万株。

国立中山大学石牌校园的建设，除部分由政府拨款外，大部分都靠海内外各有关部门和人士募捐筹集。关于筹措经费的艰辛，邹鲁在他的回顾录里写道：“当时焦头烂额的情形，真非笔墨所能形容。我曾对学生说，为了筹款，除没有叫人爸爸和向人叩头外可说一切都已做到。这并非戏言，而是实在的情形”。

国立中山大学石牌新校园，有长远的规划，布局合理，各学院自成一区，为今后的发展留有充分的余地。规模宏伟、宫殿式建筑群特具民族风格，受到海内外人士的交口称赞。如今，这些建筑都被列为广州市建筑文物保护单位。

▲邹鲁校长手书的校训

孔子是我国档案文献编纂学的开创者。他在教育和思想方面取得的成就，应该说，与他从事过的档案文献整理和编纂有关。包括他的教材、他的理论都得益于档案文献的整理和编纂。

作为儒家思想的倡导者，孔子毕生遵循了“穷则独善其身，达则兼济天下”(语见《孟子·尽心上》)的人生信条。他曾做过“委吏”(司会计)，也做过“乘田”(管畜牧)，后来由鲁国中都宰升为司空，再为大司寇，后行摄相事。在他七十三年(公元前551—前479年)的生涯中，“求仕”成功，就在仕途上发展，仕途上失意或“求仕”不成，就退而修书，整理档案文献，而且在整理档案文献中寄托他的政治理想，寻找“修身、齐家、治国、平天下”的途径。

孔子档案文献编纂对中华文明所做出的贡献有以下几个方面：

1.我国传世的第一部文学作品《诗经》，是由孔子整理成书的。据《史记·孔子世家》记载，古时有诗三千余篇，孔子删除其重复的，选取其“可施于礼仪”的，形成了三百零五篇《诗经》文本。孔子删定《诗经》，作为他的“言语”科和“文学”科教学教材，同时向中国文学史提供了第一部作品集，开创了中国文学史的新时代。孔子还对《诗经》主旨、作用和若干篇章作了重要解说。《论语》中就有很多记载，如“《诗》三百，一言以蔽之，曰：思无邪。”(《为政》)“不学诗，无以言。”(《季氏》)“诵诗三百，授之以政，不达；使之四方，不能专对；虽多，亦奚以为?”(《子路》)等等。上海博物馆藏战国楚竹书《孔子诗论》，是近代发现的孔子诗论文献。孔子对《诗经》的解说，分编诗之义和诗说之义两大部分，涉及到文学、政治、伦理、教育各个层面，其中的一些重要思想、理念，对后来的文学创造起了重要的指导作用，产生了极其广泛而深远的影响。

2.孔子是我国第一部史书的作者。《春秋》是以鲁国为中心的编年史，由鲁隐公元年(前722年)至鲁哀公十四年(前481年)止，共242年的鲁国历史。《孟子·滕文公篇》云：“世衰道微，邪说暴行有作；臣弑其君者有之，子弑其父者有之。孔子惧，作《春秋》”。这是孔子作《春秋》最早见于文献记载者。《史记·孔子世家》亦云“乃因史记，作《春秋》”，《公羊传疏》引闵因《序》曰：“昔孔子受端门之命，制《春秋》之义，使子夏求周史记，得百二十周宝书。”这说明他在编《春秋》时除鲁史外，又参考了其他国家的档案文献。孔子编《春秋》，在运用了前人的体例和方法的前提下，富有独创精神，确立了许多书写历史的原则和范例，其中最著名的是所谓的“春秋笔法”即用简约的文字和复杂的微言大义，褒善贬恶，“一字之褒，如同华衮之荣；一字之贬，无异斧钺之诛”。《春秋》一书仅仅16000余字，却记载了242年的历史，可谓文约义丰。通过把历史的原始记录改写成历史著作，创立了真正意义上的中国史学，奠定了此后两千多年中国史学发展的基础。

3.孔子是打破“学在官府”，开创私人办学的第一人。他打出“有教无类”的旗帜，以私人身份招徒讲学，先后培养了弟子三千，贤人七十二；选编了《诗》、《书》、《礼》、《乐》、《易》、《春秋》六种教材；将弟子分为“德行”、“言语”、“政事”、“文学”四科进行教育。并在其丰富的教学实践的基础上，提出了一套完整的教育理论和教学方法。如：教育目标是培养君子仁人，教育对象则“有教无类”；教学原则是因材施教，教学方法采用“循循然善诱人”的启发式，要求弟子学思结合、举一反三、学而时习之、温故而知新；重视德育，智仁勇并举而以仁为中心；提倡教师以身作则，师生教学相长；倡导实事求是的学习态度，“知之为知之，不知为不知，是知也。”(《论语·为政》)要求学子学以成材，学以致用，他的教育理论和教学方法，在古今中外的教育家中无人能与之相比，被奉为圭臬，不仅指导了两千多年的中国传统教育，而且在今天看来，多与现代教育理念相契合，这也正是孔子教育思想的伟大之处。

4.孔子与《周易》的编纂和整理。《史记·孔子世家》:“孔子晚而喜《易》，读《易》，韦编三绝。”1972年出土的帛书《易传》亦记“夫子老而好《易》，居则在席，行则在橐”。孔子晚年如此好《易》，弟子问：“夫子亦信其筮乎?”孔子回答说：我观其德义耳。吾与史巫同途而殊归。史巫好《易》，是信其筮占；孔子好《易》，是“观其德义”。孔子以其非凡的慧觉注意到《易》的“德义”层面，发现了蕴含于《易》的丰富哲理，于是作《易传》十篇(又称“十翼”)予以系统的阐发。所以说，孔子是使《易》转向哲学，从而引发易学革命的第一人。

5.明确了自己的政治思想。孔子在档案文献编纂和整理的过程中，接触了大量的档案文献，掌握了大量的历史事实，《论语·为政第二》：子张问：“十世可知也?”子曰：“殷因于夏礼，所损益，可知也；周因于殷礼，所损益，可知也；其或继周者，虽百世可知也”。孔子还说过：“夏礼吾能言之，杞不足徵也。殷礼，吾能言之，宋不足徵也。文献不足故也，足，则吾能徵之矣。”这是孔子在档案文献的编纂和整理中得到的启示，正是在他对“三代”历史的研究中得出了他的结论，就是要追随“三代之英”，“克己复礼”。孔子出生于一个破落的贵族家庭，与前朝统治阶层有着天然的联系。他的主要成就也就是竭力维护旧有的秩序，在“删《诗》、《书》，定《礼》、《乐》，赞《周易》，修《春秋》”中体现其对礼义、仁政、王道的毕生追求。为了达到“克己复礼”，他提出“非礼勿视，非礼勿听，非礼勿言，非礼勿动”，用“礼”来衡量一切言行；另外，孔子从档案文献的编纂和整理中得出的结论。他看到了周朝丰富的藏书，更感觉的周朝礼义的境界，因此他由衷的发出“周监于二代，郁郁乎文哉!吾从周”的欢呼。《四书章句集注》有云：“三代之礼，至周大备，夫子美其文而从之”。因钦羡前朝丰富的历史文化，而产生政治上的向往，这也是决定孔子一生政治态度的重要因素。

6.孔子在音乐方面的理论和实践对中国民族音乐的发展有着重大而深远的影响。据历史记载可知，孔子对音乐有着颇深的造诣，他曾拜师襄子为师探究琴艺，后又拜周天子乐师苌弘习琴，他会唱歌、弹琴、鼓磐、作曲、是音乐通才，他对305篇诗进行正乐，“三百零五篇，孔子皆弦歌之，以求合《韶》、《武》、《雅》、《颂》之音”就是说能合着伴奏唱完三百零五首不同时代不同地区不同风格的歌曲。孔子曾说：“兴于诗，立于礼，成于乐”(《论语·泰伯》)，把乐教看成是完成诗教与礼教的重要手段。他对于“乐”有严格要求，首先在思想内容上要达到善的标准，其次在艺术形式上要达到美的标准，内容与形式都和谐统一，才能达到尽善尽美的地步，根据这种评价标准，他赞扬古代的韶乐，反对流行歌曲郑声。齐景公三十一年(公元前517年)，35岁的孔子来到齐国，初次闻到齐《韶》乐音、看到齐《韶》舞后，如痴如醉，感慨万千，进而给予了高度评价。“子谓《韶》尽美矣，又尽善矣。”(《论语·八佾》)“子在齐闻《韶》，三月不知肉味。曰：‘不图为乐之至于斯也。’”(《论语·述而》)后来，他还教导其以德著称的得意门生颜渊在治理国家时，要“行夏之时，乘殷之辂，服周之冕，乐则韶舞”(《论语·卫灵公》)。正因为有了这位伟大的思想家、教育家的高度赞扬，从而使齐《韶》成为天下皆知的名乐。

由于孔子对古代文献整理与传播工作的卓越贡献和思想影响之深远，从而被中国人尊为“至圣先师”、“万世师表”。

    1952年7月高等院校实行院系调整时，国内所有的教会学校都一律与其它学校合并。燕大也被一分为八：机械、土木、化工三个系并入清华大学；教育系并入北京师范大学；劳动系并入中央劳动干校；政治系并入中央政法学院；经济系并入中央财政学院；音乐系并入中央音乐学院；民族学系并入中央民族学院；其余各系并入北京大学。随后，北大由市内沙滩红楼校园迁出，搬进燕大校园。从此，曾与北大、清华齐名，在国内外高等教育领域享有盛名的燕京大学成为了历史。

    最早组成燕京大学的是位于北京及其周围地区的几所教会学校。包括：一、汇文大学(英文名称PekingUniversity，与当时最知名的北京大学同名。)它的前身是1870年创立的美以美会男塾，最初只有三名学生。经过十多年的发展，逐步成为一所具有一定规模的寄宿中学，称卫理学堂。1890年正式在美国纽约州注册为PekingUniversity。包括文理学院、卫理神学院和医学院及一所预备学校。二、华北协和大学。地点在通州。它原是初创于1867年的潞河男塾。1889年改为潞河学院。1904年正式成立华北协和大学。三、华北协和女子大学。原来是创建于1864年的贝满女塾，地点在北京灯市口东口的佟府夹道胡同。1895年改为贝满女学堂。1904年正式成立华北协和女子大学。四、华北协和神学院。系由1893年成立的戈登纪念神学院演变而来，隶属于基督教华北教育联合会。这些学校特别是汇文大学和潞河书院在1900年义和团运动中都遭到很大破坏。事变过后，在得到中国政府的赔偿费重建学校时，北京的基督教会就开始商议联合办一所高水准的大学。从1916至1918年间，汇文大学与通州华北协和大学协商并校的谈判取得了实质性的进展。但是，由于教派分歧及其它原因，联合的努力直到1918年底才取得成就。这时，正在南京金陵神学院任教的司徒雷登被任命为新成立的联合大学的校长。1919年1月31日，司徒雷登到达北京上任，他到任后的第一件事，是为这所新成立的学校命名。当时先行合并的汇文大学和通州协和大学正为新校校名的事争吵的不亦乐乎。甚至专门成立了一个由蔡元培等人组成的五人委员会。此时司徒雷登展示了他的外交才干和谈判技巧。经过一段时间的奔走斡旋，终于说服各方同意采用诚静诒先生的建议，定名“燕京”作为这所新大学的名称。因为“燕京”这一名称，即富于诗意，又高度凝练地概括浓缩了北京地区源远流长内涵丰富的历史文化的特征，个性鲜明，魅力独具，得到了各方面普遍的赞同。据说这个名称也是由蔡元培和胡适提议的。同时，司徒雷登也开始了将华北协和女子大学合并为燕京大学女部的谈判努力。经过数月的紧张谈判，终于在1920年把这一努力变成了现实。

      正名之后，司徒雷登又开始为选定新校址而奔走。当初几校合并以后，燕京大学分为男女两部。男部在原北京内城东南角的盔甲厂和马匹厂(今北京车站附近)，女部在灯市口的佟府夹道胡同。两部相隔过远，女生每天要花很多时间到盔甲厂这边来上课，极不方便。而这几处地方又都很狭小，没有进一步发展空间。因此，重新修建一所校园势在必行。

    为此司徒雷登转遍了北京四郊，最后选定了离颐和园不远的一块地方，包括已经荒芜颓废的前清皇家园林淑春园和畅春园的一小部分，以及佟府村、米家坟等处。在民国初年淑春园是属于当时陕西督军陈树藩的私产，原是为其父退居林下，颐养天年之用的。为了购买这块地皮，司徒雷登专程去陕西与陈树藩面谈，其经过在他的回忆录中都有详细的记载。从他的记载中可以看出，当时陈树藩最后其实是把这块地皮以半卖半送的方式“卖”给燕京大学的，这一点，也应该在校园建设史上记上一笔。燕京大学从陈树藩手中所购面积，契卷上载明仅有380亩，主要包括淑春园和勺园两座古园林遗址，燕京大学就是在这两块遗址上设计建成的(其中主体建筑是在淑春园的遗址上建造起来的)。

    历史上，这里曾是一片荒地，明代书法家米万钟首先在此修建了一处园林。取“海淀一勺”之意，所以被起名为勺园。至明末，勺园已成为西郊一处小巧幽雅的著名园林。清初，勺园归皇家所有，在其旧址建造了弘雅园，康熙亲题匾额。1793年，英王乔治二世派遣特使马戛尔尼来京，等候朝见乾隆，曾下榻于此。以后，这里一度成为外国使臣的寓居之所。由康熙赐名弘雅园(因避讳的关系，后来也写作洪雅园)。乾隆年间，圆明园附近的园林，由皇帝赐给皇亲贵族和宠信大臣。这些赐园，包括现在北大校园内的淑春园、鸣鹤园、镜春园、朗润园、蔚秀园、承泽园等，其中，淑春园原为圆明园属园，规模最大，乾隆把它赏给了宠臣和糰。和糰得到淑春园以后，为了应付皇帝的随时召见，就经常居住在淑春园内。他大肆营建并把淑春园建造得富丽堂皇、花团锦簇，成为当时冠绝京城的私人园林。不仅如此，和糰还仿照圆明园和颐和园来营建自己的园林。淑春园号称当时“京师第一名园”，园中的湖泊由水田开凿而成。挖出的泥土，则堆筑成岛屿和山丘，未名湖，就是当时淑春园中最大的湖泊，湖中的石舫，依照颐和园的石舫而建，这在当时是“逾制”的行为，也是和糰后来获罪的二十大罪状之一。石舫后毁于大火，仅存石舫基座，继续搁浅在水岸。道光末年又把淑春园旧址赏给了清初摄政王多尔衮的后代—睿亲王仁寿居住。因此这时的淑春园又有睿王园之称。故自嘉庆以来，“睿”字满语为“墨尔根”，所以也将睿王花园叫“墨尔根园”。咸丰九年(公元1860年)，英法联军攻占北京，火烧了园明园，睿王园同时被焚。清末，睿亲王的后代中有个叫德七的继承了这座园子，这时该园已经破败不堪了。德七不仅拆房卖林，还曾一度租给农民耕种园地。民国初年，陕西督军陈树藩以二万银元把未名湖到燕南园一带从德七手中买下，改称“肄勤农园”。等到这个时候，除了石舫基座以外，当年淑春园的所有建筑已经荡然无存了。

        对燕京大学校园的规划，司徒雷登指导思想是“想以此作为中国文化和现代知识精华的象征”，他邀请哈里.路思((Dr.Harry luce))担任副校长协助他完成这一构想。1919年，路思就任后，为燕京大学从一个国际教会组织(Inter Church World Movement)筹到了160万美元的首期建设款，并建议学校采用中国古典建筑的风格，里面配以现代化的设施。他的提议与司徒雷登的不谋而合。他们请来耶鲁大学毕业的墨菲(Henry Killam Murphy)作校园建设的总设计师，亨利·墨菲虽然受教于美名校耶鲁大学，但他却十分欣赏中国的古典建筑与园林设计，并对此深有研究。于是，在规划中他熟练地运用中国的古典造园手法：因地制宜、多轴线穿插、散点地布置建筑院落。在绘制校园规划图时，他从玉泉山上的那座塔得到灵感，认为校园的主轴线，就应该指向那座塔。据记载，当时他欣喜地说：“那就是我想找的端点，我们校园的主轴线应该指向玉泉山上的那座塔。”因此校园的主要建筑和湖，都在主轴线上。这条主轴线由当时的主楼贝公楼定位，跨石桥，穿西门，直指京西玉泉山顶，从而使未名湖畔的博雅水塔与玉泉山上的玉泉塔遥遥相望，形成巧妙地借景关系。墨菲不仅因地制宜地解决了校园的功能关系，而且，他竟深谙了明朝米万钟在经营勺园“更喜高楼明月夜，悠悠把酒对西山”的浪漫，从而一反北京坐北朝南的传统，将燕园的主校门及主教学楼(贝公楼一带)朝西布置。燕园的房屋，外面看上全是中国式的宫殿建筑、画栋重檐，游廊广厦，但里面却是当时最新式的西式设备，电灯、电话、电扇、暖气等自然是应有尽有。连体育馆的柚木打蜡地板，各个厕所的抽水马桶都是最新式的舶来品。正是他们的共同努力才形成了燕园今天的格局。

    在亨利·墨菲的主持下，燕京大学于1921年开始动工兴建，至1926年夏校舍基本建成，原在城内男女两校同时迁入新建校园。这时，整个校园的建设工程还在继续进行，先后营造了主校园、燕东园和燕南园。1929年燕京大学举行隆重的校园竣工仪式。从此被冠以“燕园”的美称。1928年至1931年间，燕京大学又先后租用或购买周边的朗润园、蔚秀园等几座古园遗址，至此，燕园的总体格局就基本形成了。