十八所学校档案工作者赴北欧四国学习考察

 

       经教育部批准，中国高等教育学会组织部分高校档案工作人员于2005年6月4日-15日到北欧学习考察。这次考察由首都体育学院副院长王秀卿同志带队，考察团由北京大学、中国人民大学、南京大学、上海交通大学、中央民族学院等18所高校和教育机构的18位档案管理工作者组成，考察工作旨在了解国外高等学校档案工作的发展，学习借鉴国外档案工作和先进管理经验。

       考察团出发前，注意了解和收集相关国家高校的资料；考察过程中，在瑞典隆德大学举行了交流讨论会，先后参观了丹麦哥本哈根大学、瑞典哥德堡大学、芬兰的赫尔辛基工业大学和赫尔辛基大学等学校，了解了高校数字化档案馆建设和数字化校园建设的情况，档案信息化建设和档案数据共享内容，电子文件归档和电子档案管理等。考察归来后，在京六所高校的同志又进行了深入的讨论，对国内外高校档案工作进行对比研究并对自己的工作提出改进的意见。

       通过这次学习考察，进一步了解了国外高校档案工作的发展现状，提供了向国外同行学习高校档案工作信息化和现代化建设的机会，对建立与国外高校档案工作者的国际性学术交流和加快我国高等学校档案工作的规范化、信息化、现代化管理进程起到了积极的作用。

       他山之石，可以攻玉。考察团归来后，主要有以下几点启示：

       1．教育投入，应引起各级领导的高度重视。

       2．档案管理的现代化，应引起各高校领导的重视。

       3．社会化办学和后勤社会化，应进一步加快步伐。

 

 

湖北高校档案协作组赴青岛考察

 

湖北省高校档案工作者一行15人于5月15日至22日赴青岛进行了为期7期的实地参观学习。考察团成员来自全省14所高校，由各校档案馆负责人和业务骨干组成，组长和副组长分别为武汉理工大学档案馆副馆长李秋云和华中师范大学副馆长刘祖芬。

       考察团一行先后参观了青岛市档案局（馆），中国海洋大学档案馆和我国著名的爱国主义教育基地——甲午海战纪念馆。

       在整个考察过程中，大家随时就工作中的业务问题进行了积极地思考和探讨：如怎样简化归档方法、步骤；怎样进一步开发档案信息资源；提高检索效率，尤其针对“卷”改“件”过程中利与弊的问题各自发表了不同见解，相互交流工作经验，使考察成为一次湖北高校档案工作经验交流会。与此同时，大家团结友爱、相互照顾，一路欢声笑语，充分体现了档案人员一家亲的和谐与友请。

 

中山大学档案馆

编研为利用，利用促服务

 

        近年来，中山大学档案馆围绕学校中心工作和重要纪念活动，运用编研方法，在档案利用、服务中心方面做了一些工作，得到学校领导的肯定和广大师生员工的认同。

       1．2004年是世纪伟人孙中山先生亲手创办中山大学建校80周年， 档案馆主编出版了《巍巍中山》、《金声玉振》、《钟灵毓秀》、《中山大学专家小传》4部书，参编《中山大学校史》（1924-2004）（副主编）、《相扶风雨 共舞朝阳》（副主编）、《中山大学医学教育史》。为迎校庆学校出版了30多部书，档案馆主编的《金声玉振》、《钟灵毓秀》被选为送给嘉宾的唯一正式出版物。《金声玉振》由于需求量大，还进行了重印。《巍巍中山》作为学校的礼品赠送给贵宾。2004年12月7日黄华华省长来校给师生员工作形势报告。报告结束，校长将《巍巍中山》赠送给黄省长。今年3月，原中共中央政治局常委、国务院副总理李岚清来校作音乐讲座，讲座结束时，学校也将《巍巍中山》送给李岚清同志。

       为校史展览提供校史电子图片455张及说明，使4个校区的校史图片展览能按时展出。派出专人及兼职人员参加医学博物馆的筹建、资料收集及布展工作。全馆同志还参加校庆礼品接收工作。为校内各单位提供了大量的图片、资料。档案馆为中山大学80周年校庆工作尽了全力。在全校校庆工作总结大会上，黄达人校长对档案馆表扬了4次。李延保书记在校庆工作总结大会的讲话中认为档案馆主编的几本书很高雅，很有品味。

       2．2003年，中大率先在教师中实行全员聘任制的改革，档案馆将历史上中大教师的聘约及聘书等资料提供给人事部门并在校报登载，为人事制度改革尽了力。主管人事工作的校长多次在有关会议上表扬档案馆，认为档案馆为人事制度改革立了功。

       3．2002年5月，纪念中山大学“反饥饿、反内战、反迫害”5·31学生运动55周年，为继承革命传统，开展爱国主义教育，档案馆主编出版了《南天风雷》。

       4．2001年，纪念中国共产党诞生80周年，档案馆组织材料，与宣传部、机关党委联合在广州、珠海两个校区同时举行“中国共产党成立80周年馆藏珍品展”。在此基础上，档案馆主编出版了《流金岁月》和《中大瑰宝》两本书。

       5．2000年，校党委决定在全校开展中大精神和校园文化建设大讨论。为配合这次大讨论，档案馆主编了《历史上中大精神探讨》（内部刊印），并发表多篇有关中大精神和校园文化的文章。

       6．1999年，中山大学建校75周年，档案馆主编出版了《孙中山与中山大学》。学校将该书作为礼品奉送给来宾。还将它作为筹集校庆经费的项目，得到日本友人桐山靖雄先生300万日元（合人民币约20余万）的资助。

       7．参编1997-2003年《中山大学年鉴》共7本。

       8．在校报和其他期刊上发表有关中山大学校史方面的文章40余篇。

       9．出版《中山大学编年史》（1924-2004）

       10．刊印校史资料丛书《万木竞秀》、《峥嵘岁月》、《学府珍影》、《中大情缘》等。学校出版社最近决定重印我们1999年出版的《孙中山与中山大学》，做成校礼专用书。

 

 

中国高等教育学会档案工作分会

法规部工作方案

 

       一、机构

       1．机构名称

       全称：中国高等教育学会档案工作分会档案法规建设部

       简称：法规部

       2、机构隶属关系

       档案法规部是中国高等教育学会档案工作分会下属的业务建设及其调研工作部门，在中国高等教育学会档案工作分会的领导框架下开展活动。

       二、任务

       档案法规建设部按照中国高等教育学会档案工作分会2005年6月广州会议第一次会长、副会长、秘书长、副秘书长工作会议分工，对高等学校档案管理工作规范和业务建设规范的贯彻实施情况进行调查研究和总结研讨，坚持科学发展观，与时俱进地，有计划、有步骤地开展档案管理与业务建设规范的调研、拟稿、征求意见、修订送审等活动。为国家教育行政管理部门出台修订高校档案管理工作业务规范和全国高校档案工作分会出台、修订档案管理行业规范发挥参谋和助手作用。

       三、队伍

       由于全国高校档案法规建设涉及地域范围和业务领域范围广泛，不宜组建固定的人员队伍，应当从实际出发，兼顾不同层次和类型的学校，根据项目内容集中少量擅长于项目内容的管理人员和业务技术人员，组成专题调研小组开展具体活动。

       （一）法规部

       部长：郑善学

       副部长：张安民

       1．《高等学校电子文件归档管理实施办法》项目组

       项目组成员单位（13个）：清华大学档案馆、上海交通大学档案馆、南京大学档案馆、重庆大学档案馆、华中师范大学档案馆、西南师范大学档案馆、复旦大学档案馆、合肥大学档案馆、东北大学档案馆、东北师范大学档案馆、延边大学档案馆、三峡大学档案馆、云南大学档案馆

       组长：郑善学

       副组长：张安民

       2．《高等学校电子文件归档管理实施方法》项目写作小组

       组长：郑善学

       副组长：张安民

       成员：薛四新  清华大学档案馆                    

                  包海峰  南京大学档案馆

                 杨    艳  重庆大学档案馆

                  袁继军  上海交通大学档案馆

       （二）《高等学校档案实体分类方案》（修订意见）项目组

       组长单位（待定）

       副组长单位（待定）

       成员单位（待定）

       四、工作步骤

       （一）2005年8月启动《高等学校电子文件归档管理实施办法》项目

       1．2005年8月中旬，《高等学校电子文件归档管理实施方法》项目组成员单位集中研讨、项目策划、落实任务、分工协作。

       2．2005年10月底前，项目写作小组完成《高等学校电子文件归档管理实施方法》（征求意见稿）

       3．2005年1-12月，《高等学校电子文件归档管理实施方法》（征求意见稿）在全国33个省级学会和协作组（团体会员单位）征求意见，由各省级学会在所属高校范围内听取意见，形成一份修改稿于2005年12月31日前以电子邮件发送到“ZSK@cqu.edu.cn”邮箱，并书面传真一份到“023-65126053”重庆大学档案馆杨艳收。

       4．2006年3月底前，项目写作小组集中全国各地修改意见，统一修改一份《高等学校电子文件归档管理实施方法》（送审稿）交全国高校档案工作分会秘书处审稿。

       5．2006年适当时候，全国档案工作分会常务理事会审议定稿。向教育部上报《高等学校电子文件归档管理实施方法》（建议稿）。

       （二）2006年8月启动《高等学校档案实体分类方案》（修订意见）项目（略）

 

                                       中国高等教育学会档案工作分会档案法规建设部

                                                                                                    2005年7月