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中高档学会工作简报 2003年第 3 期
 
  

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中国高等学校档案工作简报
　
第 三 期
(总第四十二期)
中国高等教育学会档案工作分会编
二○○三年十月八日
 
“高校档案信息化建设高层论坛”暨高校档案工作分会
第五次学术研讨会会议简报

    2003年9月18-23日，全国高校档案工作分会在内蒙古师范大学召开了“高校档案信息化建设高层论坛”暨第五次学术研讨会和二届二次理事会，来自全国25个省市自治区的140多所高校和近10个省市教育厅的212位代表出席了会议，这是本会自成立以来规模最大的一次高校档案界的盛会。

    会议共分三个阶段进行：第一阶段是按本会章程规定，分别召开了本届二次常务理事会和理事会，会长陈华新就学会两年来的工作及今后工作要点向与会理事做了汇报；根据本届分会的工作需要，会议同意增补清华大学为本届分会理事单位；副秘书长、档案业务指导组组长张安明，档案学术研究组副组长武秀云，副会长、委属部属高校档案工作组组长苏卫平及档案现代化组汤道銮、彭荣等同志，分别向理事会汇报了本组近两年工作情况及今后工作打算，副会长兼秘书长汤道銮就本次大会的筹备、会费收支、会刊和简报的发行等情况，向理事会作了通报。会议的第二阶段是本次会议的重点，由会议开幕式、专家讲座、优秀论文颁奖、大会论文交流和软件演示等内容组成。会议开幕式上，内蒙古自治区教育厅、内蒙古师范大学、内蒙古自治区档案局的领导分别到会致词并作重要讲话；本会陈华新会长以“解放思想，开拓创新，努力实现高校档案工作跨越式发展”为题在大会上作了主题发言。国家档案局科研所副所长、中国档案学会自动化委员会副主任邱晓威研究员，向本次大会作了“档案信息化建设”的专题演讲；在大会主席台上就座的领导，还向第五次学术研讨会征文获奖论文作者颁发了优秀论文证书，以资鼓励。大会安排了一天时间，就档案信息化建设等工作进行了专题研讨。北京柯达公司、清华紫光、南京大学和武汉大学在会上还分别演示了档案数字化技术和档案信息管理系统。会议的第三个阶段是大会分组讨论，与会代表分成六个小组就如何加速档案信息化建设，如何做好高校档案工作分会的工作及《普通高等学校档案管理办法》（修订草案）的进一步修改和完善进行了热烈的讨论。与会代表一致反映本次会议开得十分成功，是一次学术气氛浓厚，互相学习、相互启发，团结奋进、比学赶超的盛会。

    会上不仅交流了全国高校档案信息化建设的最新学术研究成果和电子文件管理、档案网页设计、档案信息存储等工作经验，还演示了高校自行开发的档案管理软件，充分体现了高校档案工作者与时俱进，不断改革发展、开拓创新的时代精神。使与会代表了解到档案信息化建设的最新发展动态和研究成果，开阔了眼界和思路。尤其是会上请来了国家档案局的专家邱晓威作专题报告，他向大家全面介绍了我国档案信息化及电子政务发展历程，档案信息标准化、规范化及信息安全的重要性，档案信息化建设主要任务等。他指出数字化档案馆建设过程中，档案部门要“超前指导，全程控制”，要在电子文件形成时就要注意及时收集电子文件归档，并确保归档电子文件的质量。要统一思想，分期建设，突出重点，讲求实效，加强整合，面向应用，不搞花架子。并强调档案信息化建设的主要任务是要加快档案信息化平台建设，建设和完善重点业务系统，大力开发档案信息资源，使馆藏档案数字化、信息化。要加强档案目录中心建设，档案网站建设，数字档案馆建设，文档一体化管理和电子文档规范化体系建设等等。另外，邱所长还向大家通报了国家档案局最近下发的有关公务电子文件管理、电子文件归档及管理、档案信息化建设方面的法规性文件（本会将陆续在学会会刊《学校档案》杂志上刊载）。他的报告信息量大、指导性强，使与会代表受益非浅。

    会长陈华新在会议开幕式上提出了高校档案馆室发展定位的客观思考，起到了抛砖引玉的作用。他指出高校档案工作要想实现跨越式发展，“创新精神”至关重要，也是创建开放型、研究型、智能型档案馆室的必要前提条件。并强调，高校档案馆室需要生存空间，必须把发展这一永恒的主题作为第一要务。必须确立与社会进步和学校发展需要相适应的档案工作观念，必须进一步树立服务学校的大局观、改革开放的发展观、面向社会的效益观，不断强化档案馆的决策咨询、宣传教育、信息传播、考证利用、学术交流、技术服务、文化休闲、辅助融资等服务功能，努力建成一个具有中国特色、时代特征、学校特点的开放型、研究型、智能型的高校档案馆室工作体系。尤其强调要努力建设服务主导型的数字档案馆，即文件形成电子化、传播档案信息网络化、在线编研系统化、档案利用服务超市化、馆藏档案数字化、来馆利用趋零化。

    最后代表们还以主人翁态度对教育部办公厅最新修订的《普通高等学校档案管理办法》（修订草案），进行了认真的讨论，并提出了不少修改意见，本会秘书处将组织人力对大家讨论结果认真汇总后，尽快上报教育部办公厅。

    本次会议得到了内蒙古自治区教育厅和内蒙古师范大学党政领导的大力支持，他们成立了以校办哈达主任为组长的十人会务组，提前三周为会议各项活动进行了十分周密的安排，不仅为代表们提供了很好的开会、交流、学习、研讨的场所，营造了极好的会议氛围，还精心安排好每位代表的食宿、参观、学习和娱乐活动，使与会代表学习安心、活动开心、食宿放心，会务工作受到与会代表的一致好评。另外，北京柯达公司还为本次会议捐资1.2万元，使会议的成功召开有了经费保障。在此再次向内蒙古自治区教育厅、内蒙古师范大学党政领导和全体会务人员及北京柯达公司，表示衷心感谢！
　
 
    快 讯
2003年9月25日，高校档案工作分会已被国家民政部正式批准为：中国高等教育学会档案工作分会。因此，本会名称自即日起正式命名为：中国高等教育学会档案工作分会。
 
   关于“社会团体分支机构登记通知书”的通知

高学会(2003)25号

档案工作分会：
    你会于2003年9月25日由民政部(2003)年第377号正式被批准为中国高等教育学会档案工作分会(民政部批件附后)。
希望你会严格执行国家的有关法律、法规，遵守民政部关于社团工作的规章制度以及中国高等教育学会的有关规定，充分发挥学术团体的作用，为高校的改革与发展，为推进中国高等教育的改革与发展、实现科教兴国的战略目标做出新的贡献。

　

二00三年九月二十九日


　
 
全国高校档案工作分会第五次学术研讨会征文
论文获奖目录
　

论 文 名 称

作者

单   位

获奖等级
档案信息化建设 包 海 峰 南京大学档案馆 一等奖
浅谈高校档案管理和利用中的知识产权保护 何祖华
何 伶
彭晓晴 		南京中医药大学综合档案室 一等奖
电子文件的形成、归档与电子档案的管理、保护、利用 王玉平
巴金文 		山东大学档案馆 一等奖
试论档案部门的公共关系活动 陈 惟 上海交通大学档案馆 一等奖
人事档案工作要与时俱进 卢正东 电子科技大学档案馆 二等奖
关于高校数字档案馆建设的探讨 董传良
袁继军 		上海交通大学档案馆
　		 二等奖
高校档案馆网页的设计与制作 胡丽清 武汉大学档案馆 二等奖
高校档案馆藏人文建构的思辨 朱瑞芬 江南大学档案馆 二等奖
谈契约文书档案的价值及其征集 连 念 厦门大学档案馆 二等奖
关于数字档案信息资源网的思考 何孟原
张 冰
张 玲 		黑龙江大学档案馆 二等奖
新世纪高校档案工作服务机制创新的实践与思考 林慕婵
王春英
吴 敏
张家英 		华南农业大学档案馆 二等奖
地方名人档案开发利用的实践与思考
——兼谈开发高校名人档案 		翁勇青 厦门大学档案馆 二等奖
对有关科技档案与生产力关系问题争论的思考 纪红卫 盐城工学院档案室 二等奖
论档案保管利用工作现代化管理 孙瑾芝 复旦大学档案馆 二等奖
谈合并高校档案馆的问题与决策 何达多
刘莉等 		浙江大学档案馆 三等奖
数字技术在高校照片档案管理中的应用 李素华
濮永革等 		浙江大学档案馆 三等奖
网络环境下高校档案管理模式走向
——兼谈立卷改革的一些具体设想 		林慧中 广西师范大学档案馆 三等奖
中小规模高校档案管理体制改革探索 高 殷 成都体育学院综合档案室 三等奖
新世纪高校档案工作思考 王 莉 西南交通大学档案馆 三等奖
加强档案编研工作的几点思考 赵子英 成都理工大学档案馆 三等奖
谈谈高校档案信息开发工作 易汉文 中山大学档案馆 三等奖
基于Ｂ／Ｓ模式的档案信息资源开发 彭雪涛 华南师范大学档案馆 三等奖
高等学校档案多媒体网络系统的建构与思考 毕春华 江汉大学档案馆 三等奖
论档案信息资源开发的文化功能 顾成昕 大连大学档案馆 三等奖
档案计算机网络建设及安全管理 罗绍军 武汉大学档案馆 三等奖
档案信息化建设与档案的开发利用 朱莲珍
潘 莉 		昆明冶金高等专科学校档案室 三等奖
建立大学生心理素质档案的理论构想 柯友良 广州华南师范大学档案室 三等奖
谈档案分级管理的必要性 杨家润
陈丽萍 		复旦大学档案馆 三等奖
入世对档案工作理论与实践提出的新挑战 倪丽娟
陈 辉
张国民 		黑龙江大学档案馆 三等奖
浅议档案行政诉讼主体的法律问题 刘西林 上海财经大学档案室 三等奖
我校实施《福建省归档文件整理细则》 陈琛 泉州师范学院档案室 三等奖
档案文献编纂对延续、繁荣社会文化的历史作用 姜渊舒 湖北经济学院 三等奖
 

   中国高等教育学会档案工作分会
今后两年工作要点

      一、 2004年春，在湖北宜昌三峡大学召开“全国高校档案管理人才建设研讨会”。
      二、 2004年暑假，召开由本会理事、各省市自治区教育厅分管高校档案工作的领导、高校档案工作研究会会长和秘书长参加的“如何办好高校档案工作研究会专题研讨会”。
      三、 2004年冬天，在广西大学召开“全国高校档案编研工作研讨会”。
      四、 2005年春天，召开“全国高校电子文件管理工作专题研讨会”。
      五、 2005年10月，如期召开“全国高校档案工作分会第三届会员代表大会暨高校档案馆馆长现代管理思想研讨会”。
　
 
    关于继续开展全国高校档案馆（室）基本情况调查的通知
　

各高校档案馆（室）：
      为了全面掌握全国各高校档案管理工作现状，加强全国各高校档案部门的联络，同时为本会更有针对性地开展学术研讨、业务交流和推广典型提供依据，经中国高教学会高校档案工作分会研究决定，并报请教育部办公厅档案处领导同意，2002年决定开展全国高校档案馆（室）基本情况调查，继而建立全国高校档案工作基本情况数据库，开通重点高校档案馆信息交流网络和馆长电子邮箱。调查表自2002年9月发出后，在各省市高校档案工作社团和有关高校的大力支持下，先后收到全国各地高校寄来和在网上登记的调查表共450多份，广东、湖南、湖北、天津等省市高校档案学会，还将本省各高校档案馆（室）基本情况调查表集中收集齐全，复印留底并汇总后，统一寄本会秘书处。学会秘书处已组织人力将收到的调查表及时录入数据库中，并在秘书处网站上的“全国高校档案工作信息”栏目内发布。
      现请尚未填表的高校，能在2003年12月30日前将表填好（高校档案馆室基本情况调查表可从学会网站上下载），寄到高校档案工作分会秘书处，由秘书处再组织人力录入到上述数据库中。通信地址：南京大学档案馆    高校档案工作分会秘书处，电话及传真：025-3597439, 电子信箱：tdl@nju.edu.cn，邮编：210093。如已联入国际互联网的高校，请将此表的内容直接录入到“高校档案工作信息”栏的“高校档案馆（室）基本信息数据库”中，网址为：HTTP://DAWWW.NJU.EDU.CN。登陆该网站后请点击该网站的“高校档案工作信息”栏，按页面上设定的表格填写（同时欢迎大家在本会的BBS论坛上HTTP://DAWWW.NJU.EDU.CN/BBS）发表自己的文章。
      填表时如有何问题请打电话：3597540，向南大档案馆计算机网络室的包海峰或陈刚同志咨询。
    请各省、自治区、直辖市的高校档案研究会协助做好该调查表的邮寄、填写及返回工作。谢谢！

中国高教学会高校档案工作分会
二○○三年九月十八日
汤道銮
 

 欢迎订阅本会会刊《学校档案》杂志

    《学校档案》杂志，自2002年第3期起，成为学会的会刊。2003年9月25日，本会被国家民政部正式批准为“中国高等教育学会档案工作分会”，自本期起该会刊的主办单位也正式命名为“中国高等教育学会档案工作分会”。(因中国高等教育学会秘书处9月25日电话通知本会更名为“中国高等教育学会高校档案工作专业委员会”，在接到正式通知前，《学校档案》杂志第三期已经开印，杂志主办单位及简讯中的学会名称均印为该名。现根据正式通知，本刊的主办单位应为“中国高等教育学会档案工作分会”。简讯中的名称也应随之修改。)
    《学校档案》是国内教育系统惟一的一份档案刊物，它以繁荣学校档案科学、发展学校档案事业为宗旨，努力促进学校档案工作为教育事业发展和科教兴国战略服务。
     该刊自办发行以来，一直立足档案，面向教育，面向全国各级各类学校，是教育行政部门、学校领导及广大档案工作者指导工作、沟通信息、交流经验、联络感情、反映呼声的园地，深受各地教育主管部门和学校档案工作者的喜爱。许多高校和中小学包括幼儿园的档案工作者都纷纷向本会会刊涌跃投稿，交流学术研究成果和工作体会，反映自己的呼声，同时也积极订阅《学校档案》杂志。有的高校每期都订阅30多份，发到全校每位专兼职档案员，有些省市自治区教育行政主管部门，还为当地中小学每所学校都订一份《学校档案》，以便通过该刊指导当地学校档案工作，借鉴外地学校档案工作经验，促进本地区学校档案工作的开展。如北京石景山区教育局、江苏邗江县教育局等单位，每期都订阅100多份，发至每个中小学档案室。
    为了及时交流全国各地高校档案研究会和各高校档案工作经验，本会秘书处还在每季度印发一期《中国高等学校档案工作简报》，本会许多活动信息和会议通知，也在该《简报》上刊登。凡订阅本会会刊《学校档案》杂志的高校，秘书处随每期杂志免费赠阅一份《简报》和有关会议通知。
    欢迎各高校档案馆室和各地区教育主管部门订阅本会会刊。


中国高等教育学会档案工作分会秘书处
二○○三九月三十日

　
 
    江苏省高校档案研究会组织申报
省高校档案研究会科技项目

    江苏省高校档案研究会常务理事会近日研究决定，组织申报2004年档案科技项目。
    科研项目的选题重点，围绕以下几个方面：
    一、高校电子文件归档管理方法和相关技术研究；
    二、高校数字化档案馆管理方法研究；
    三、高交档案资源建设(丰富、优化、开发)研究；
    四、保护技术(新型载体档案材料)研究；
    也可自选“创新程度较高，研究实施难度较大的，有实际应用价值”的课题。
 
    关于举办“高校档案信息化建设高层论坛”
暨全国高校档案工作分会二届二次理事会、
第五次学术研讨会征文颁奖会的通知

    随着高校政务信息化、办公自动化和数字化校园建设的深入发展，高校档案信息化工作势在必行；馆藏档案数字化、信息化与服务利用网络化，已成为高校档案管理工作的发展趋势。为了进一步促进全国高校档案管理现代化、信息化工作的发展，经研究决定于2003年9月，在内蒙古师范大学举办“高校档案信息化建设高层论坛”。该论坛原计划于8月上旬举行，因“非典”原因而延期。同时将原定于下半年在贵州大学召开的本会第五次学术研讨会征文颁奖会一并在此举行，届时还将召开本会二届二次理事会。现将有关事项通知如下：
    一、会议内容
    1此次论坛会将邀请国内从事高校档案信息化建设研究的专家到会作专题演讲。
    2广泛开展档案管理现代化、信息化学术交流与研讨。
    3演示高校开发的档案信息管理方面的软件。
    4将第五次学术研讨会评出的优秀论文进行交流并颁奖。
    5召开高校档案工作分会二届二次理事会。
     二、出席对象：
    全国高校档案工作分会理事；本会第五次学术研讨会征文获奖者；愿意参加会议的各高校档案馆(室)负责人；档案信息化论文作者及软件演示人员。
    三、会议材料
    全国高校档案馆(室)凡有关档案管理现代化与信息化研究方面的论文、第五次学术研讨会获奖优秀论文(获奖作者另行通知)，均可提交大会作书面交流或在大会上发言，各种高校档案管理软件均可参加会议演示，欢迎软件公司及档案装具公司与会参展。为使大会开得卓有成效，真正起到互相学习、互相促进、共同提高的目的，请参加会议的论文作者，务必将论文打印150份，带到会上作书面交流。同时，请接通互联网的高校，将论文的电子文件发送到高校档案工作信息网上的“高校档案工作论坛”(BBS)中的“论文交流”栏目上发布，网址为：HTTP:∥DAWWW.NJU.EDU.CN∥BBS。
    论文题目请在回执上填写好提前寄到高校档案工作分会秘书处，以便于提前打印会议交流论文目录。
    四、会议地点
    此次论坛会由中国高等教育学会高校档案工作分会主办，内蒙古自治区档案学会高校分会和内蒙古师范大学承办。会议地点在内蒙古师范大学教育宾馆(呼和浩特市昭乌达路295号)。乘火车下车后乘34路车到师大站下。如需接站请提前电话告知内蒙古师范大学校长办公室。联系电话：0471-4392519,4392030,传真：4292036。
    五、开会时间
    会议代表于2003年9月18日报到(理事因18日下午开会，请于18日上午报到)，9月19日—9月22日开会，9月23日离会。
    六、会议费用
    参加会议的每位代表收取会务资料费700元，用作会务、资料、会场及参观内蒙古高校档案馆室费用。参加会议演示的每套软件另收会场及演示费800元。会议代表差旅费及食宿费自理，由各单位报销。
    为了便于提前安排代表食宿及参观，各高校接到通知后，请参加会议人员将回执于2003年7月30日前寄：高校档案工作分会秘书处南京大学档案馆 付斌 收。邮编：210093，电话：025-3597429,3597439 传真：025-3597439。


二○○三年六月十五日

回  执:
单 位 姓 名 性别 职 务 论文题目 返程日期 返程地点及航班