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中国高等学校档案工作简报
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第 三 期
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(总第三十八期)
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| 中国高等教育学会档案工作分会编 |
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二○○二年九月十五日
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高校档案工作分会常务理事会会议情况通报
各省、自治区、直辖市高校档案工作社团：
中国高教学会高校档案工作分会第二届理事会，于2002年6月27日在北京召开了第一次常务理事会。会上就本届理事会四年工作计划、《普通高等学校档案管理办法》的修改、理事会人事变动及其他有关议题，进行了充分讨论。现将本次会议讨论结果通报如下：
一、理事会人事变动情况
原教育部办公厅档案处原永堂处长，因工作调动不再担任本会常务理事和理事。会长王杰同志因调离档案部门，也不再继续担任本会会长、常务理事、理事。常务理事会推选本会原副会长、上海交通大学档案馆馆长陈华新同志为本会会长，经到会常务理事表决，一致同意陈华新同志担任本会会长。会议同意天津高校档案研究会重新推荐南开大学档案馆李广凤同志，担任高校档案工作分会理事、常务理事。
由于上述人事变动，原常务理事的分工相应调整如下：
会 长：陈华新 副会长：汤道銮、苏卫平
秘书长：汤道銮(兼)副秘书长：张安明
1档案业务指导组：
组长：张安明副组长：车同乐
组员：刘柏年、吴良书、尹洪斌等
2档案学术研究与对外交流组：
组长：翁勇青副组长：武秀云
组员：王秀卿、胡松涛、殷金华等
3档案现代化管理与信息交流组：
组长：汤道銮副组长：彭 荣
组员：李广凤、尉洪光等
4委属、部属高校档案工作组：
组长：苏卫平
副组长：赵兰明等
5秘书处设秘书两人：吴玫、付斌
二、本届理事会四年的工作设想
高校档案工作分会的主要职能，是要积极发挥学会的组织协调作用，促进全国高校档案学术研究与学术交流活动的开展，提高档案工作队伍素质和档案管理水平；发挥学会的桥梁、纽带作用，密切教育行政主管部门同高校档案工作者的联系，协助教育部档案处推动全国高校档案工作的开展；发挥学会的参谋、咨询作用，主动为教育部办公厅档案处领导的科学决策出谋划策。
与会同志一致认为，学会的作用的发挥在于教育行政主管部门的大力支持及本会同仁的通力合作和无私奉献，本届理事会要在教育部办公厅档案处的具体领导和中国高教学会、中国档案学会的宏观指导下，围绕高校档案工作开展学会工作，认真做好教育部办公厅档案处领导的参谋和助手。学会的生命力在于学术活动。学术研究与学术交流，对提高高校档案管理水平，启发档案工作者的思维，激发档案工作者的创造力，促进档案人才成长有着十分重要的作用。本届理事会的工作重点将放在抓好学会的学术研究、学术交流、档案论坛等活动上。学会的凝聚力在于热情为广大会员服务。档案学会是群众性的社团组织，它不能靠行政命令行使职能，要靠学会领导的无私奉献、热情服务与会员之间的密切联系，来团结、凝聚会员。学会秘书处要加强与各会员单位的信息交流与沟通，要了解会员的愿望、呼声、意见和建议，并及时向教育部办公厅档案处领导反映。为推动全国高校档案工作和省市高校档案学会工作做出积极贡献。根据这一指导思想，常务理事会初步拟定了本会四年工作计划。
三、相关事项的研究
1本次常务理事会对教育部办公厅档案处起草的《普通高等学校档案管理办法》讨论稿，进行了逐条、逐句推敲、修改，并将于7月底拿出了《普通高等学校档案管理办法》修订稿，交教育部办公厅档案处。
2会上一致同意将原中高档案协会主办、后改由江苏高校档案研究会主办的《学校档案》杂志，升级为高校档案工作分会会刊。该刊已经江苏新闻出版局正式批准，自2002年第三期起将改为由中国高教学会高校档案工作分会主办，面向全国高校发行。请各省市高校档案工作社团及各会员单位积极向本会会刊投稿，并欢迎订阅2003年《学校档案》。
3会议进一步明确了会费的收交与使用办法。希望各团体会员单位按学会通知要求，按时交纳会费。会议决定学会简报从2002年起，学会秘书处要按各省高校档案工作社团组织所属高校数，将每期《简报》免费印发到各省、自治区、直辖市高校档案工作社团，再由各地高校档案工作社团组织下发到各高校，以扩大高校档案信息的交流面。
4会上秘书处还宣读了教育部办公厅正式批准原“高校档案工作研究会”，改为“中国高等教育学会高校档案工作分会”的文件，会议决定由秘书处按教育部批文尽快办理学会印章。秘书处已于2002年7月初按国家规定的印章办理手续，刻好“中国高等教育学会高校档案工作分会”印章，使困扰研究会十多年的无印章问题得到了解决，将会大大方便学会正常工作的开展。
会后，本会新会长、秘书长、副秘书长，去教育部办公厅档案处向王洪元处长汇报了本次会议情况。
王处长对学会工作给予了充分肯定和热情鼓励，他代表档案处对会议的成功召开和新当选的学会领导表示祝贺。他认为领导班子进行了调整并能平稳过渡，这对今后学会工作的顺利开展十分有利。他建议理事会进一步发扬民主、团结会员共同工作；进一步搞好服务，要为会员单位提供热情周到的服务；组织大家一起进行档案学术研究和学术交流；继承上一届理事会的优良传统，并采取切实措施推进学会工作。他认为学会工作是教育行政部门工作的延伸，延伸得越深越好。档案处将会主动与学会沟通、联系，配合搞好学会工作；定期交流信息，密切档案处与学会的联系，更好地发挥学会的桥梁与纽带作用。并表示教育部办公厅档案处一定大力支持高校档案工作分会的工作，争取把学会工作提高到新的水平。
对学会制定的工作计划和近期工作打算，他认为学会今明两年的工作安排比较切合实际。同时建议学会进一步加强对数字化档案馆和档案数字化问题的研究，并希望作为学会近期的一项重要工作来抓，组织力量联合攻关，研究并解决高校档案数字化和数字化档案馆建设问题。
最后，王处长表示要把《普通高等学校档案管理办法》进一步修改好，使其更好地指导新时期高校档案管理工作。
中国高教学会高校档案工作分会
二○○二年七月二十四日
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高校档案工作分会第二届理事会四年工作要点
2001年11月11日，高校档案工作分会在南京召开了高等学校档案工作研究会第二次会员代表大会，选举产生了第二届理事会和常务理事会。根据大会通过的章程，第二届常务理事会任期四年，根据学会的职能和常务理事会的任务，提出如下工作设想：
一、本届理事会工作思路：
在教育部办公厅档案处的具体领导和中国教育学会、中国档案学会的宏观指导下，解放思想，更新观念，围绕高校中心任务，结合学校档案工作实际开展学会工作。活跃全国高校档案学术研究与学术交流活动，充分发挥学会的桥梁、纽带作用，作好教育部办公厅开展高校档案工作的助手。近四年总的工作思路是：开展调研，作好有关法律、法规的修订工作；推广典型，促进全国高校档案工作上新台阶；协助教育部办公厅档案处，做好全国高校档案工作指导、检查工作，解决一些急需解决的档案工作难题；活跃学术，开展学术研究、学术交流、档案论坛和优秀论文评奖活动，出版优秀档案论文集；办好刊物，提高《学校档案》的办刊水平。努力为推动全国高校档案工作和省市高校档案学会工作做出积极贡献。
二、具体工作按排如下：
(一) 档案业务指导组：
12002年8月完成《普通高等学校档案管理办法》(修订稿)，交教育部办公厅档案处修改后，在全国高校档案馆长研讨班上讨论后，再送教育部办公厅档案处。
22002年8月，协助教育部办公厅档案处，起草“高校档案馆(室)安全检查办法”，并组织有关人员分赴全国部分省、市、自治区高校档案部门抽查。
32002年12月，协助教育部办公厅档案处，办好由本届理事会组织，由海南省高校档案学会、海南省教育厅、海南大学承办的第一期全国高校“档案论坛”会。并分组讨论《普通高校档案管理办法》(修订稿)。
42003年组织召开全国高校第五次学术年会，并将专题研究讨论《合并高校档案管理办法》。
52004年举办第二期高校“档案论坛”会，并就高校校办企业档案的管理工作及“文件整理规则”、“电子文件归档、管理办法”等进行研讨。
62005年协助教育部办公厅档案处，完成《高校档案实体分类法》的完善与修订工作。并在2005年的学术年会上讨论通过《高校档案实体分类法》修订稿。
(二) 学术研究与对外交流组
12002年9月—2003年4月，开展高校档案工作分会第三次优秀论文评选活动，为分会第五次学术年会做准备。2002年9月发出征文通知，暂定征文范围如下：
(1) 新世纪高校档案工作及面临的机遇与挑战
(2) 电子文件的形成、归档与电子档案的管理、保护、利用
(3) 档案信息资源的开发与利用
(4) 馆藏档案分析与档案鉴定、销毁
(5) 档案管理现代化、信息化与网络化研究
(6) 档案学基础理论研究
(7) 归档文件整理规则研究
(8) 高校档案法治管理研究
(9) 档案收集与合并、撤并高校档案管理研究
(10) 其它与档案工作有关的理论及实践研究
22003下半年召开第五次全国高校档案学术研讨会与第三次全国高校档案优秀论文颁奖大会。组织出版高校档案论文集。
32003年组织赴海外进行档案管理现代化、信息化与网络化学习、考察。
42004年召开《归档文件整理规则》、《电子文件归档与管理》等专题研讨会。
52004年9月—2005年4月举行第四次优秀论文评选活动，为第六次学术年会做准备。
62005年10月，召开高校档案工作分会第三届会员代表大会暨第六次学术研讨会，同年出版《全国高校获奖档案论文集》。
(三) 档案管理现代化与信息交流组
1为了全面了解全国高校档案工作现状，加强与全国高校档案部门的联系与信息交流，使学会工作更加“有的放矢”，2002年7月印发了《全国高校档案工作基本情况调查表》，争取今年年底建成全国高校档案工作基本情况数据库。2002年8月，在学会秘书处建立《全国高校档案工作信息》网站，使全国已上网的高校档案部门，可在网上登记上述调查表中的信息。同时开通教育部办公厅档案处、分会秘书处与全国重点高校档案馆信息交流网和馆长电子信箱。
22002年8月，在云南昆明召开本届理事会第一次“高校档案管理现代化与信息化”学术研讨会与高校档案管理软件演示会。会上将聘请中国人民大学、武汉大学从事档案教育的专家，进行档案管理现代化与信息化的专题讲座；请部分高校档案馆馆长介绍档案管理现代化与信息化的经验；同时请高校档案软件设计单位演示自己开发的档案管理软件。以推动全国高校档案管理现代化、信息化与网络化的进程。
32002年9月组织高校档案部门的有关专家，开展“高校档案数字化与数字化档案馆建设”课题研究工作，重点研究高校档案如何数字化及数字化档案馆建设方案。该课题要积极争取在教育部科技司或国家档案局科技司立项，争取2003年底拿出阶段性成果，最终以专著形式争取2004年正式出版。
42003年推进计算机管理规范化建设。
52005年举办第二次“高校档案管理现代化与信息化”学术交流会与软件展示会，重点研讨“高校数字化档案馆建设与电子文件归档与管理”问题。
(四) 委属、部属高校档案工作组：
根据原教育部直属高校档案工作协作组计划制定。
(五) 秘书处
1协调好各组工作和会议按排，避免发生时间冲突。检查、督促各组工作计划的落实，并积极取得教育部办公厅档案处的支持。
2建立“高校档案工作信息”网站，保持与沟通理事会与各团体会员单位之间的联系；筹备每年一次的常务理事会，两年一次的理事会及学术年会，四年一次的会员代表大会，提出会议议题、确定开会时间、地点等事宜。
3编好《学会简报》，每季度至少出一期，通过各团体会员单位发至全国各所高校，以扩大信息交流面。
4办好学会会刊《学校档案》，提高办刊质量。尽量争取办成公开刊物。
5做好每年会费收交工作，严格按章程规定控制经费的使用范围，每年向常务理事会通报会费使用情况。
6管理好学会形成的各种文件，建立学会档案。
以上是各组制定的四年工作计划，请各组组长能积极、主动、创造性地开展工作，加强与本组成员之间的联系，充分调动大家的积极性，共同研讨本组工作及年度活动计划。上述各项工作都要具体落实到人，如感到任务重、人力不足，可自行组织理事会的其他理事或有经验的高校档案人员参加本组工作。全体理事会成员之间既要分工负责又要团结协作，努力把上述工作计划落到实处，认真完成本届理事会的各项工作任务。
中国高等教育学会高校档案工作分会
二○○二年七月二十四日
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全国高校档案管理现代化、信息化学术研讨会
会 议 简 报
由中国高等教育学会高校档案工作分会主办，云南省高校档案工作分会承办的全国高校档案管理现代化、信息化学术研讨会，于2002年8月7日—10日在云南大学顺利召开。
来自全国11个省市的70多位代表(其中有30多位馆(室)领导)，不远万里来到祖国边陲——昆明参加学术研讨会。这不仅说明各高校档案馆(室)领导对本次会议内容的关注，也说明他们对档案管理现代化和信息化工作的高度重视。
会上有10多所高校的档案馆馆长分别在大会和分组交流会上，交流了他们从事档案管理现代化、信息化工作的经验。就如何加强档案管理现代化、信息化工作，数字化档案馆建设，档案数据库和网络建设，档案管理软件设计；档案人员如何抓住机遇不失时机地开展档案宣传、举办档案展览，发挥档案的凭据及参考作用；抓紧人才培养、苦练内功、主动服务，有为有位地与时代共舞；以及如何挺直腰板、理直气壮地干好档案工作，讨回档案工作者做人尊严等等内容，进行了广泛的交流。使代表们听来令人振奋、令人鼓舞，长了档案工作者的志气，鼓舞了代表们发奋努力做好档案管理现代化和信息工作的勇气和信心。
会上，中晶公司、云南大学信息研究所、清华大学档案馆、南京大学档案馆的同志，还先后演示了快速扫描(每分钟可快速扫描60—100页档案文件)技术和他们自行设计的“文档一体化档案管理系统”(云大)、“人事档案管理系统”(清华)、“档案全文自动著录及档案网络管理系统(Ｂ／Ｓ结构)”(南大)和“南京大学数字化校史博物馆多媒体演示系统”等软件。同时，有五位代表向大会提交了档案现代化管理、数字化档案馆建设及多媒体档案管理与利用等书面交流论文。
通过上述软件演示和会议交流活动，大大开阔了与会代表的眼界，使大家看到档案管理现代化和信息化给档案工作带来的勃勃生机。“他山之石，可以攻玉”，通过这次交流，大家互相学习、互相启发，取人之长、补己之短，许多代表非常感慨，表示回去后要把本单位的档案管理现代化、信息化工作，在原有基础上搞得更好。
尤其是本次会议请来了多年从事档案教育理论研究的专家，武汉大学档案系系主任、档案学博士生导师刘家珍教授，在会上为大家作了十分精彩的“信息化社会档案工作者面临的机遇与挑战”的专题报告。她十分精辟地论述了在国际互联网建设中，我国与发达国家存在的差距，我们信息占有量的贫乏以及所面临的“盲国”、失去先机、会沦为信息殖民地国家的危险。同时向我们提出了档案工作者所面临的许多发人深思的问题：诸如信息技术革命和信息内容建设；档案不等于信息、信息不等于知识；档案部门要建立档案走向社会的门户网站；要优先选择最有用的馆藏档案数字化和馆藏档案数字化建设中要注意个人隐私、知识产权及信息安全等问题。同时刘教授还利用大量第一手调查资料，提醒我们在档案网站建设中要注意网页更新速度、检索速度、响应速度，要界面友好，目录检索与全文检索相结合，站内检索与站外检索相结合，单项检索与复合检索相结合等问题。尤其提醒大家，在国际互联网和教育科研网已十分成熟，我国国家信息高速公路已日趋完善的今天，我们高校档案工作者必须加强档案信息化建设。路——车——货的关系中，其中最重要的还是“路”上要有“车”跑，“车”上要有“货”装，而这里所说的路就是信息高速公路，而“车”就是数据库建设，“货”就是数字化的档案信息，我们高校档案工作者首先要大力开发档案信息资源，要把馆藏的重要档案优先数字化，变成计算机能识别、调整、处理、传播的档案信息，再选择适当的档案软件把上述数字化的档案信息录入数据库中，通过内部局域网运送到国际互联网。让广大师生、海内外校友和社会各界人士，不管是远在天涯海角，还是近在咫尺，都能通过身边计算机来浏览、查询、检索、打印或下载档案馆丰富的馆藏档案信息。这对最大限度地发挥档案作用，提高档案社会效益，提高档案工作者地位，争取领导及社会支持，改善档案工作环境，促进档案实体收集，使高校档案工作进入良性循环，定会有很大帮助。在刘教授的报告中还多次点击了全国各地建设得比较好的档案网站，如北京、上海、天津、浙江等省市档案馆及南京大学档案馆网站。
高校档案工作分会副会长兼秘书长汤道銮同志，还在总结中提请各高校在开展档案管理现代化与信息化建设中要注意的问题：一是要注意实事求是，不要贪大求全，要结合自己学校的规模、馆藏量和实力，选择适合自己本单位工作需要的档案管理软件和硬件；二是要踏踏实实地做好档案数据库建设，要充分利用高校人力资源丰富的有利条件，组织人力把重要档案优先数字化、数据库化和网络化。一个“化”字了不得，它需要档案工作者多年艰苦细致的努力工作。只有档案数据库建设具备一定规模，只有在学校各级领导和广大师生需要档案时，能及时在网上提供完整、系统、准确的档案信息，档案工作才会得到领导重视和广大师生的支持，档案工作者也才会有自己应有的地位。三是各高校在组织档案数字化信息时，要有超前意识、参与意识和服务意识。要紧密结合高校教学、科研、管理工作实际主动开展工作。要围绕学校不同时期的中心工作，超前开发学校重大活动所需的档案信息，以便在领导急需时随时能拿出高质量的档案信息为各级领导决策和学校各项工作服务。四是要主动抢占高校档案信息的制高点，要理直气壮地把学校各项活动形成的重要档案及档案信息，收集齐全、完整，档案实体要存入档案库房，而档案信息也要及时录入档案数据库，真正把高校档案馆建成高校档案信息中心。
会上秘书长还向全体代表通报了本届理事会第一次常务理事会会议情况，并通报了理事会四年工作打算。会议总结最后以云南大学校训划了句号：即立一等品格、求一等学识、成一等事业。她预祝各位代表事业更加有成!并祝全国高校档案管理现代化、信息化工作更上一层楼!
此次会议，得到了云南大学校领导、云南省教育厅、云南省档案局、云南高校档案工作分会和教育部办公厅档案处的大力支持。尤其是云南大学档案馆的同志，为会议的成功召开付出了很大努力。为会议会场，档案管理系统的演示，代表的吃、住、行及外出参观，都作了十分周密的安排。使来自祖国四面八方的兄弟院校档案界的同行们能在风光明媚、四季如春的春城欢聚一堂、畅所欲言。另外，中晶公司、云南大学信息研究所、云南大学档案系、宁波新宇保管箱设备有限公司等单位，为会议的成功召开提供了经费资助。高校档案工作分会秘书长，最后代表高校档案工作分会和到会全体代表向上述所有关心、支持、帮助本次会议成功召开的所有领导和单位表示衷心感谢。
中国高教学会高校档案工作分会秘书处
二○○二年八月十日
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北京高校档案管理培训班圆满结束
由北京高校档案研究会与人民大学档案学院共同举办的高校档案培训班，于5月14日至6月18日在人民大学开班。北京市档案局副局长姜之茂，北京市高校档案研究会理事长、首都体育师范学院副院长王秀卿，人民大学副校长冯惠玲出席开班式并做重要讲话。国家档案局地规研究司司长郭嗣平、人民大学副校长、档案学院院长冯惠玲以及档案学院郭莉珠教授、张辑哲教授、邓绍兴教授等多位档案界专家为学员们讲授了他们的最新研究成果。
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毛福民局长检查中国科技大学档案工作
8月6日，由国家档案局局长、中央档案馆馆长毛福民率领的国家档案行政执法检查组，在安徽省档案局局长、安徽省档案馆馆长严桂夫陪同下到中国科技大学检查指导工作。中国科技大学党委副书记李国栋、副校长王广训会见了检查组一行。李国栋副书记向检查组汇报了中国科大建设发展和档案工作情况。他指出，中国科大领导重视档案工作，学校档案工作体制健全，网络完备，注重信息开发，发挥教育功用，为学校建设和发展作出了应有贡献。毛福民一行在听取汇报后，参观了中国科技大学校史人物纪念展，检查了学校档案馆馆库情况，对中国科大档案馆积极开发利用档案信息资源并取得显著成绩给予较高评价。
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云南省高校成立档案鉴定咨询专家组
云南省最近成立高校档案鉴定咨询专家组。专家组的咨询鉴定工作以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《云南省档案条例》、《高等学校档案工作管理办法》以及党和国家的方针政策、相关法规为依据，以国家《归档文件与档案鉴定指南》行业标准为原则，结合高校工作和信息利用的特点，对高校开展档案进馆、档案等级、档案开放、档案存毁等的鉴定咨询工作。专家组由云南省教育厅有关部门领导，省高教学会档案工作分会理事会负责人，各高校档案馆(科、室)部分副高职及其以上专业技术人员组成，并特邀云南省档案局、云南省档案界有关领导和专家参与工作。专家组每届任期四年。
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四川省高校档案工作协会开展第五届档案学优秀论文评选活动
为纪念四川省档案学会、四川省高校档案工作川东川西协作片组织成立二十周年，四川省高等学校档案工作协会于4月在成都开展了第五届优秀论文评奖活动。经过评审组认真评审，最后从参评论文中评出一等奖一篇，二等奖二篇，三等奖五篇。
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复旦大学档案馆扩建改造竣工
复旦大学档案馆今年上半年学校投入四百余万元，对老馆进行了扩建改造。工程按照国家档案局、建设部有关规定设计、施工。竣工后库房防盗、防火、温湿度等全部由计算机控制。该工程得到了上海市档案局、市教委的指导和肯定。复旦大学档案馆以新馆竣工为契机，将于九月下旬盛情邀请各方专家学者光临指导，并参加有关研讨会。
随着档案意识的提高，档案的科学保管、库房的自动化、现代化管理，已被提到重要的议事日程，如何吸取国内外先进的管理理念和技术，这是一个值得探讨的课题。在研讨会上，专家学者们将就档案馆库房的自动化、现代化管理，新建、扩建、改造档案馆的方案和论证，库房防火、防盗、防霉与空气净化，档案库房温湿度控制原理与方法，新型载体档案的保护，档案条形码管理，档案数字化制作的规划、实施和装备等议题发表书面或口头报告。
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首都医科大学、北京语言文化大学、北京中医药大学、
北京林业大学分别召开档案工作会议
首都医科大学档案工作会2002年5月30日在学校第二会议室召开。会议由学校办公室主任李义庭同志主持。副校长王玉惠出席会议。各部处系主管档案工作的领导及专兼职档案员40余人参加了会议。
北京语言文化大学于2002年5月30日在学校档案馆召开档案工作会。参加人员主要是教学单位负责人和兼职档案员。会议由档案馆馆长李德荣主持。
北京中医药大学2002年5月20日，召开了两校合并后新的北京中医药大学档案工作会议。校党委副书记兼副校长乔旺忠，校长助理、校长办公室主任靳琦，各部门主管档案工作的领导和专、兼职档案员70余人参加了会议。
北京林业大学于4月18日召开了2002年档案工作会议暨知识竞赛，全校有51个兼职档案员到会，会议议题是通报上一年度各部门立卷归档情况，指出了存在问题，同时布置了今年各部门立卷归档工作，提出了组卷的质量要求和时间要求，做到任务到人，责任到位。会后还开展了一场别开生面的档案知识竞赛。
编者按：以下通知及《高校档案馆(室)基本情况调查表》已于今年七月初发至各省、自治区、直辖市高校档案工作社团，并由各社团发至各高校档案馆(室)。目前，秘书处已陆续收到上海、辽宁、广西、陕西、贵州、湖北、云南、黑龙江、北京等省市许多高校返回的基本情况调查表。为使该工作顺利进行，请各省、自治区、直辖市的高校档案研究会尽快将调查表发至各高校的档案馆(室)，并请各高校档案馆(室)及时将调查表反馈到高校档案工作分会秘书处。
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关于开展全国高校档案馆(室)基本情况调查的通知
各高校档案馆(室)：
为了全面掌握全国各高校档案管理工作现状，加强全国各高校档案部门的联络，同时为本会更有针对性地开展学术研讨、业务交流和推广典型提供依据，经中国高教学会高校档案工作分会研究决定，并报请教育部办公厅档案处领导同意，决定开展全国高校档案馆(室)基本情况调查，继而建立全国高校档案工作基本情况数据库，开通重点高校档案馆信息交流网络和馆长电子邮箱。
各高校档案馆(室)接到通知后，如已接通国际互联网，请在2002年9月10日—10月30日，将此表的内容直接录入到“高校档案工作分会信息”网的“高校档案馆(室)基本信息数据库”中，网址为：DAWWW.NJU.EDU.CN。登陆该网站后请点击该网站的“高校档案工作分会信息”栏，按页面上设定的表格填写。如尚未接通国际互联网的高校，请将此表填好后，于2002年10月30日前寄到高校档案工作分会秘书处，由秘书处再组织人力录入到上述数据库中。高校档案工作分会秘书处电话及传真：025-3597439，电子信箱：tdl@nju.edu.cn，邮编：210093，通信地址：南京大学档案馆 高校档案工作分会秘书处。
请各省、自治区、直辖市的高校档案研究会协助做好该调查表的邮寄、填写及返回工作。
中国高教学会高校档案工作分会二○○二年七月三日
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高校档案工作分会第五次学术研讨会征文通知
为进一步推动全国高校档案学术研究活动的开展，促进高校档案学术研究与档案管理水平的提高，经研究决定于2002年9月—2003年4月，开展第五次学术研讨会征文与优秀论文评选工作，现将有关事项通知如下：
一、征文提纲
1、新世纪高校档案工作及面临的机遇与挑战
2、电子文件的形成、归档与电子档案的管理、保护、利用
3、档案信息资源的开发与利用
4、馆藏档案分析与档案鉴定、销毁
5、档案管理现代化、信息化与网络化研究
6、档案学基础理论研究
7、归档文件整理规则研究
8、高校档案法治管理研究
9、档案收集与合并、撤并高校档案管理研究
10、其它与档案工作有关的理论与实践研究
二、征文要求
1、有创见、有新意、有深度；
2、论点明确，论据准确；
4、层次清楚，文理通顺，逻辑性强；
4、格式规范：用16开纸打印，字数在四千字左右，首页左上角标明“高等学校档案工作分会第五次学术研讨会征文”。文章最后要写上作者单位、通讯地址、联系电话、邮编及Email地址。
三、征文选举办法
1、本次征文采用团体会员限额推荐的办法。即每个团体会员对应征论文评议后，择优限推3—5篇(高校数在30所以下的推3篇，30所以上的推5篇，少可以)。论文撰写时间为2001年元月到2003年2月，已在本会前四次研讨会上交流的论文，或已在省级以上刊物发表的论文，不再推荐。
2、各团体会员单位必须将所推荐的论文按质量排序编号，并将作者原始论文(有作者和作者单位的)于2003年2月28日前寄秘书处吴玫同志存档和编写征文目录。同时要通知论文作者将论文中作者姓名及所在院校和作者简介等字迹去掉后，于2003年2月28日前给论文评审组成员各寄一份。征收论文截止日期是：2003年2月28日(以寄邮戳日期为准)。
3、各团体会员推荐论文时必须编制目录和加盖印章。否则，所推荐论文为无效论文。个人自荐、院校推荐、超过限额和时限、超过征文截止日期的论文也为无效论文。
4、推荐的论文每篇应交评审费50元，寄交协会秘书处：南京大学档案馆 吴玫同志，邮编：210093，电话025—3593518。2003年2月28日前秘书处未收到评审费的参评论文为无效论文，论文评审组将不予评审。
四、征文评审办法
(一) 论文评审组成员：
组长：陈华新 副组长：汤道銮、苏卫平
组员：翁勇青、武秀云、赵兰明、张安明、车同乐、李广凤、刘柏年
(二) 评审标准：
根据“征文要求，以其1—3项为主，各占30分，以其第4项为辅，占10分，合计标准分为100分。
(三) 评审方法：
1、论文评审组成员对收到的每一篇论文要认真审阅，按“评审标准”衡量，给出一个合计分，并填写《论文评分表》(将由秘书处另寄)，务必于2003年3月30日前寄交秘书处吴玫同志。评审人员不自评。
2、秘书处将时限内收到的《论文评分表》，首先按文章汇集评分排序；然后去掉一个最高分和一个最低分及自评分，将每篇论文的保留评分求和除以保留评分个数所得值即为论文的得分；最后，以得分为据按从高分到低分的原则将参评论文排序。
3、按参评论文总数的35%(一等5%，二等10%，三等20%)划定评奖分数线，对评奖分数线内的论文由论文评审组集体面议，评出一、二、三等奖的论文报学术委员会审批。
中国高等教育学会高校档案工作分会
二○○二年九月八日
附：论文评审组成员通讯地址
| 陈华新
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上海
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上海交大档案馆
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200030
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| 汤道銮
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江苏南京
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南京大学档案馆
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210093
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| 苏卫平
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江苏南京
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东南大学档案馆
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210096
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| 翁勇青
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福建厦门
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厦门大学档案馆
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361005
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| 武秀云
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黑龙江哈尔滨
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哈尔滨医科大学档案馆
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150086
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| 赵兰明
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北京
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北京大学档案馆
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100871
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| 张安明
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湖北武汉
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华中师范大学档案馆
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430079
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| 车同乐
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河北保定
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华北电力大学档案馆
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071003
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| 李广凤
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天津
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南开大学档案馆
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300071
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| 刘柏年
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四川成都
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四川大学档案馆
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610064 |
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关于召开全国高校档案工作“海南论坛”会议的通知
各省、自治区、直辖市高校档案工作社团：
为了加强全国各高校档案馆(室)之间和各省高校档案学会之间的信息交流与沟通，进一步推动全国高校档案工作的开展，经学会研究决定并报请教育部办公厅档案处领导同意，定于2002年12月2日，在海南大学召开全国高校档案工作“海南论坛”会议。现将会议有关事项通知如下：
一、会议内容
1、高校档案工作经验交流与学术研讨。请各省、自治区、直辖市高校档案学会，推荐1—2所高校档案馆(室)负责人在会上发言，介绍高校档案管理经验或一得之见。对诸如新时期高校档案工作如何适应时代发展，如何争取校领导支持档案工作，如何推进和提高档案管理现代化、信息化水平，如何强化档案馆的教育功能；合并高校档案管理方法，以及确保档案完整、准确、系统及安全保管的措施等等议题，广泛开展工作经验交流与学术研讨，以便给全国高校档案馆(室)同仁们以启迪和借鉴。
2、各地高校档案工作社团活动信息交流。选择学术活动开展比较活跃的省份，介绍省市高校档案工作社团做好学会工作、开展学术活动的经验。
3、个案研究讨论。围绕目前高校档案馆(室)普遍存在的一些共性问题，分几个专题进行讨论，与会人员可以自由选择参加不同的专题讨论。
4、讨论《普通高校档案管理办法》(修订稿)。
二、会议规模
为了扩大信息交流面，本次会议人数不限。愿意参加会议的各高校档案馆(室)负责人及各省市高校档案工作社团负责人，或论文作者均可参加会议交流与研讨。
三、会议材料
经各省市推荐要在会上发言的馆室负责人或有论文交流的代表，请将发言提纲或交流论文打印150份，带到会上作书面交流。如论文是用计算机打印的，已接通互联网的高校，请将论文电子文件发送到高校档案工作信息网上“高校档案工作论坛”(BBS)中的“论文交流”或“档案馆(室)工作”栏目上发布，网址为：HTTP:∥DAWWW.NJU.EDU.CN／ＢＢＳ。论文题目请在回执上填写好提前寄到会务组，以便于提前打印会议材料目录。
四、会议地点
会议由高校档案工作分会主办，由海南省高校档案学会、海南省教育厅和海南大学负责承办。会议地点在海南大学(海口市人民路58号)。
五、开会时间
会议代表2002年12月1日报到，12月2日—12月6日开会，12月7日离会。
六、会务费用
参加会议的每位代表收取会务资料费700元，用作会务、资料、会场及参观海南高校档案馆室费用。会议代表差旅费及食宿费自理，由各单位报销。
为了便于会议承办单位提前安排代表食宿及参观，请各高校接到通知后，将回执于2002年11月10日前寄：海南大学校长办公室 陈行远 科长收。
邮编：570228，联系电话0898-66258029 66279025，传真：0898-66258396。
中国高等教育学会高校档案工作分会
二○○二年九月十日
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回 执
| 单 位
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姓 名
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性
别
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职 务
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论 文 题 目
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返程日期
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返程地点及
航 班
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一、会议内容
欢迎订阅《学校档案》
《学校档案》自1989年创刊以来已有13个年头了，是全国教育系统唯一的档案刊物。长期以来，在教育部办公厅档案处的领导和关心下，在广大学校档案工作者的支持和关心下，刊物质量不断提高，得到了有关教育部门和档案部门的肯定。
为了进一步办好《学校档案》，使刊物为广大学校档案工作者提供更好的交流档案学研究和档案工作经验的园地，更好地推动学校档案工作的发展，中国高等教育学会高校档案工作分会决定将《学校档案》作为分会会刊，刊物的主办单位将于2002年第3期起正式改为中国高等教育学会高校档案工作分会，这标志着刊物的发展又进了一步。作为分会会刊，《学校档案》就是我们高校档案工作者自己的刊物，需要大家共同关心、爱护和支持。为此，编辑部真诚希望大家踊跃投稿，积极订阅。因为刊物的发展和发行量是刊物生存和发展的基础。征订单不久将寄发到每所学校。
《学校档案》编辑部 |
正 在 载 入 数 据 . . .