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中高档学会工作简报 2002年第 1 期

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档案工作简报

第一期

(总第三十六期)

中国高等教育学会档案工作分会编

二○○二年三月二十日

在高校档案工作研究会第二次会员代表大会
暨第四次档案学术研讨会上的讲话
教育部办公厅档案处处长?原永堂
(2001年11月11日)

各位领导、各位代表、各位同仁：
???? 在举国上下认真学习贯彻江泽民总书记“七一”讲话，实践“三个代表”重要思想和传达贯彻党的十五届六中全会精神，狠抓党的作风建设的形势下，高校档案工作研究会第二次会员代表大会暨第四次档案学术研讨会在古都南京胜利召开了。请允许我代表教育部办公厅向大会表示热烈的祝贺，向与会的全体代表表示亲切的慰问，向亲临会议指导的江苏省档案局、江苏省教育厅办公室领导表示衷心的感谢。这次会议得到了南京大学校领导和校档案馆的大力支持，为会议提供了非常好的条件，在此，我代表办公厅和全体与会代表，向他们表示衷心的感谢。
???? 在新的世纪里，档案工作将从实体管理状态发展为信息管理，档案管理将朝着简化管理、强化鉴定、优化馆藏、细化检索、深化利用的方向发展。档案的作用将越来越大，档案信息的利用率也将越来越高。在新世纪的头一年，全国30个省、自治区、直辖市教育行政部门办公室负责同志和部分高校档案部门的负责同志，齐聚一堂，进行学术研讨和工作交流，研究世纪之初高校档案事业发展的热点问题，共商新世纪高校档案事业发展、档案工作提高的大计，具有重大的现实意义。这是一次非常重要的会议，办公厅领导非常关心、重视这次会议，派我参加会议，我一定全力以赴与大家一起齐心协力把会议开好，希望与会的同志能集中精力，认真地开好会议。我相信通过大家的共同努力，总结过去，交流经验，相互学习，取长补短，携手并进，共同提高，展望未来，开拓创新，一定会开创出全国高校档案工作的崭新局面。
???? 下面，我就高校档案工作、归档文件整理规则的实施、国家教委6号令的修订和高校档案工作研究会的工作，谈点个人的看法和意见。
???? 一、关于加强调整、合并和撤销学校的档案工作
???? 改革高校领导管理体制，调整、合并、撤销一部分高校，是党中央、国务院作出的重大决策。进行高校管理体制改革和布局结构调整，对于优化教育资源配置，贯彻科教兴国战略，进一步适应社会主义市场经济和新世纪经济、社会发展的需要，具有重大的意义；对全国高等教育事业的发展产生了深远的影响，使我国高校管理体制长期以来形成的条块分割的局面和小而全、低水平重复办学的状况，得到了根本性的转变。高校合并、重组后，对档案如何处置，档案工作如何开展，是档案工作者遇到的一个新问题，也是搞好新组建高校档案工作的当务之急。根据《普通高等学校档案管理办法》，关于“对因学校分立或合并，其分设或合并前的档案，应本着集中保管、方便利用的原则，经协议由一校或合并后的学校档案部门统一保存”的规定精神，教育部办公厅今年3月1日印发的教厅档6号文中，对合并高校档案工作提出了具体要求，今天我要再强调一下。为确保调整、合并、撤销高校档案不受损失，各撤并高校一定要认真做好档案的收集、整理、保管和清理、交接工作，按国家规定向有关部门或归属高校移交全部档案，任何单位和个人，不得私自带走、留存、转移和销毁档案。新设置的高校要及时建立健全档案管理的规章制度，做好档案的收集、整理、保管和利用工作，使学校档案工作尽快走上正轨。两个或两个以上学校合并组建新的高校，原有学校的档案应由新组建的学校单列全宗保存、保管，并根据合并学校的多少编排全宗号；新组建的高校应从组建的时间起建立新的全宗(说明一下，如学校合并是以一个学校为主，其他学校并入该校，可以不建新全宗；如几个学校平等合并，应建新全宗。)。新组建的高校如无馆舍条件，可暂时存放在原学校，但必须按不同的全宗实行统一管理；新组建的学校档案部门应积极向校领导反映，争取扩大馆舍面积；新组建的学校必须积极创造条件，扩大档案馆库或新建档案馆库，力争尽早将各合并校的档案集中到一起管理。学校合并时各并入校撤销、合并的部门和单位的档案，一定要全部征集上来，不得散失。撤并高校在移交档案时，要严密组织，不能损坏和丢失档案，不得出现“潘家园”现象(“潘家园”现象是指有个国家机关在办公楼搬迁时，由于管理不善，丢了一批珍贵档案，流失到北京潘家园旧货市场，发现后又不惜一切代价收回的现象。)。并入校在移交档案时，要连同各种检索工具、参考资料、原有存放档案的装具一并移交。撤并高校的档案工作人员，要坚守岗位，忠于职守，善始善终，认真负责地做好档案管理工作，严防档案散失。新组建的学校要妥善安排并入学校的档案工作人员，不能将并入学校的档案工作人员全部调离岗位，以利并校后各校档案全宗的管理和利用。新建学校要充分利用并入学校档案人员对本校历史发展和档案内容、管理方法等比较清楚的优势，搞好原学校档案全宗的管理和利用。新建学校的档案人员要尽快了解熟悉各并入学校每个全宗的整理办法、存放地点及内容情况，以便共同搞好管理和利用。调离档案部门的档案人员，要按规定认真做好移交工作后方能离岗。档案是国家的宝贵财富，是高校师生员工辛勤劳动和集体智慧的结晶，是经济建设、社会进步、教育发展的重要依据和必要条件，各调整、合并、撤销学校领导和档案部门负责同志，要高度重视这项工作，加强监督和指导，确保档案的齐全完整、万无一失。
???? 二、借学校改革的东风，搞好档案工作
???? 1998年，中央国家机关进行机构改革以来，各高校也都相继进行了机构改革，目前不少学校机构改革已告一段落，有些高校的改革正在深化。我们要借高校改革的东风，为搞好学校的档案工作，积极创造良好的内外部环境和条件：一要大力宣传做好档案工作的重大意义，进一步争取领导的关心和重视。档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的部分。借助档案，我们能更好地了解过去、把握现在、预见未来。高校档案工作是学校工作的重要组成部分，虽然不能与学校的教学、科研工作相提并论，但它是办好学校的一项最基础的工作，是学校管理不可缺少的环节。学校档案的工作的好坏，是衡量学校办得好坏的重要标志和依据。我们要利用各种机会和场合，理直气壮地宣传档案和档案工作的地位和作用。通过我们的积极宣传和光辉业绩，去影响和感召领导，争取进一步得到领导的关心、重视和支持，加强对档案工作的领导和指导，增加对档案工作的投入，不断改善档案工作的环境和条件，使档案工作真正成为学校工作离不开、令人敬慕的重要工作。二要坚持有中国特色的档案工作体制，全面履行对档案事业行政管理、监督指导和对档案永久保存、开发利用两种职能。高校档案部门既是一级行政管理部门，又是具体业务部门。其主要职能是贯彻执行国家档案法规，负责规划全校档案工作，按照国家制定的规范和标准，对本校档案和档案工作进行管理、监督、指导。档案部门的地位很重要，在学校机构改革中，应该强调档案部门只能加强，不能削弱。要借改革的东风，进一步强化档案部门行政管理和档案保管利用两种职能。两种职能是实际工作的需要，是有中国特色社会主义档案事业的特点和优势的充分体现。只有将两种职能有机地结合起来，协调发展，使档案事业行政管理和档案的收集、整理、保管、利用都得到实实在在的加强，才能更好地促进档案事业和档案工作全面健康的发展。学校档案部门要充分运用两种职能，依法管理档案工作，依法保管利用档案，依法维护档案的安全，依法开发档案信息，使档案更好地为改革开放，为现代化建设，为教育事业发展和教育教学改革及科研服务。三要搞好队伍建设。学校经过机构改革，人员定编定岗，优化人员结构，提高人员素质，档案部门的领导力量和人员队伍得到不同程度的充实和加强。同时这支队伍也会相对稳定一段时间。在科学技术飞速发展，知识经济已见端倪，改革开放的步伐日益加快的新形势下，特别是随着档案事业的规模日益扩大、档案内容日益丰富、档案信息载体日益多样、档案管理手段日益先进、档案利用需求日益提高的情况下，对档案干部素质要求愈来愈高，我们要不失时机地搞好档案人员队伍的建设，使每个人员成为一个合格的档案管理人员。因此，我们必须做好以下两个方面。要努力提高档案人员的政治素质。要教育档案工作人员，努力学习邓小平理论，牢固树立政治意识、大局意识、责任意识，形成“三讲”的良好风气。保持和发扬档案工作者“忠于党和人民的崇高思想、维护历史面貌的求实精神、无私奉献的高尚情操、艰苦拼搏的顽强作风”的优良传统。在提高他们政治素质的同时，还要努力提高他们的业务水平和工作能力及现代化管理的技能。要不断教育档案人员自觉跟上时代发展的步伐，不断更新自己的知识结构，提高素养和业务能力，熟练使用计算机等现代化管理设备，成为一名既懂管理又懂计算机的复合型人才。要积极创造条件，组织引导档案工作人员努力学习档案专业知识和相关学科知识，掌握档案现代化管理的有关技术技能，以适应档案事业发展和现代化管理的需要。只有这样才能适应档案管理手段越来越现代化的状况，才能保证档案事业沿着现代化的方向不断前进。总之，要通过我们的不懈努力，将这支队伍建设成为政治强、作风硬、业务精、会管理、能攻坚、一专多能的、精明强干的具有现代化水平的、比较稳定的队伍。
???? 三、进一步加快档案现代化管理和档案信息化的步伐
???? 社会的不断进步、经济的迅猛发展、市场经济的不断完善、科学文化的逐步普及，人们对信息的需求将会越来越多。这是档案工作者面临的一种挑战。面对高新技术的飞速发展、信息高速公路的开通应用、办公自动化的迅速普及、电子文件的大量产生，这是档案工作者面临的又一种挑战。因此，我们不能墨守陈规，必须尽快转变观念，顺应历史发展的潮流，努力加快档案现代化管理的前进步伐。档案实行现代化管理，已成为历史发展的必然。我们要振奋精神，不失时机地把档案现代化管理工作搞上去。档案工作者要努力学习和运用当代先进的科学知识和科技手段，加快档案信息化的进程，使档案工作尽快融入信息社会。新世纪将是人类由文明的工业时代向信息时代转折的世纪，信息化的程度已成为一个国家文明与发展程度的基本标志。我们要以时代眼光，认识在新世纪初叶提高现代化管理水平的重要性和紧迫性。在新世纪里，归档的文件材料将日益多样化、逐步数字化，档案工作现代化将成为办公自动化的重要组成部分，档案信息管理工作将向文书处理部门进一步延伸。我们要牢牢抓住机遇，齐心协力，开拓创新，实现档案的现代化管理，实现档案的信息化。多年来，全国高校已涌现出不少水平高、各具特色的利用现代化管理手段对档案进行科学管理的学校。数据库建设、网络建设、多媒体技术的应用，在部分高校已变成现实。但发展很不平衡，水平相差悬殊。面对这种状况，在实现档案现代化管理这一重大变革中，不但有许多工作可做，而且是大有作为的。
???? 首先，我们要解放思想，积极参加这一变革，既不能消极等待，也不能作旁观者，在积极争取硬件设备的配备、努力研制开发或引进先进管理软件的同时，积极努力培养或配备现代化管理的专业技术人才。
???? 其次，进行现代化管理，要以人为本，以用为本，处理好现代化与常规管理的关系，使其有机的结合起来，紧紧围绕收好、管好、用好档案为前提，以提高工作效率和服务质量为目的。
???? 再次，要尽快向档案信息化发展。档案信息化、数字化，是档案现代化管理的发展方向。在实现信息化的进程中，既要解决好信息的标准化问题，又要解决好档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题。文档一体化是档案工作发展趋势，各校要尽快解决好电子文件的传输、归档、保管、利用及技术保护等问题。
???? 四要搞好不同载体档案的规范化、标准化建设。纸质档案的收集、整理、保管、利用，各校都按国家标准积累了一套规范化、标准化的管理办法。面对电子文件这一新生事物，由于其有不稳定和易修改、易删除等特性，在搞好备份的同时，对同一文本的纸质档案还不能取消，纸质、电子两种不同载体的同一文本的档案，现阶段要长期并存。对两种不同载体的同一文本的档案，如何收集、整理、保管、利用，使其有机的结合，各校都应尽快探索、开创好的经验和作法，制定出行之有效的规范化、标准化的管理办法，并使其制度化。
???? 五要尽快搞好网络系统建设。系统建设要有前瞻性，要符合信息化发展的趋势。要吸收成熟而先进的技术，系统构成体系和整体发展思路要有较高的起点，留有充分发展的余地，确保系统能不断扩展和提升，适应多媒体技术。系统要有开放性，不同的设备和软件能按公共标准协调一致运行，保证添加的设备和软件能较好的融为一体，为实现资源共享打好基础，向国家标准靠拢。系统应具有充分安全保密措施，档案馆网络应设置多级安全机制，不同人员应有不同访问权限。要加强数据存取管理，以防泄密；加强电子文件、数据备份管理，以防电子文件和数据的损坏；加强运行管理，减少意外事故，确保网络系统运行安全。档案信息著录和著录格式要标准化，各项工作按国家标准和规范进行，以便数据交换与共享，绝不能别出心裁另搞一套。在目前情况下，为保安全，防止泄密，高校档案部门集成网络系统最好是独立的系统，与校园网实行物理隔离。向校园网发布的档案信息，可以采取在校园网建立主页的方式发布。
???? 希望各高校在十五计划期间，以对历史负责、为现实服务、替未来着想的高度责任感，进一步加快档案事业的现代化建设，广泛应用信息技术，在数字化、网络化建设上，取得突破性进展。同时，要认真研究和处理信息化带来的新情况，积极探索和解决信息化进程中的信息安全和保密问题，确保档案信息的完整与安全，严防泄密。
???? 四、高校档案部门应拓展功能，争创一流，逐步办成“三个基地一个中心”
???? 多年来，高校广大档案工作者，坚持以邓小平理论为指导，以高度的历史责任感和使命感，扎实工作，团结奋斗，锐意改革，积极进取，自觉担负起发展中国先进文化的重任，牢固树立为人民服务的思想，做“三个代表”的积极宣传者和实践者，为推进教育改革与发展，作出了积极的贡献。许多同志凭着对党和国家档案事业无比忠诚和热爱的信念，凭着奋发有为的进取精神，克服了许多困难，矢志不渝，全身心地投入档案工作；不少老同志淡泊名利、无私奉献，留下了许多宝贵经验和优良作风；许多同志为了完成工作，不分白天黑夜，牺牲了许多节假日时间，经常加班加点，仍然义无反顾，无怨无悔。大家在平凡的岗位上，创造了不平凡的业绩，充分体现了广大档案工作者的崇高思想境界和良好的精神风貌。在大家的共同努力下，全国高校档案事业和档案工作取得了较大的发展和很大的成绩，各方面情况有了根本性的改变，档案工作已开始受到重视，档案机构比较健全，档案队伍不断壮大提高，档案门类比较齐全，库房、办公条件得到改善，经费有一定保障，学术研究空气浓厚，现代化管理水平不断提高，呈现出一派生机勃勃的景象。但还应看到，我们的工作仍存在许多与新形势、新任务不相适应的地方。如各校档案部门保管利用档案的功能在不断提高和充分发挥的同时，有的功能或被忽略、或没有充分发挥。大学作为教育的最高层次、科研的前沿阵地，正发挥着教学、科研两个中心的作用。大学成了新技术革命的直接创造者和推广者。在知识经济社会和科教兴国的今天，大学的功能将更加丰富多样。大学的功能扩展了，档案馆的功能也应相应拓展。在加强保管功能的同时，强化服务功能，拓展展示功能和教育功能。高校人才济济，档案部门的各项功能均应得到充分的发挥，为在全国档案系统争创一流，而努力奋斗。
???? 开展升级达标活动是推动高校档案工作争一流的重要手段和步骤。国家档案局在今年全国档案工作会议上强调，各级达标活动，开展了10年，发挥了很大的作用，积累了不少成功的经验，今后虽然不再作为重点工作来抓，但仍要作为日常工作来抓。目前达标工作尚有很大的差距，1000多所高校中达到国家一级标准和二级标准的学校为数不多，众多的高校档案管理没达到国家级管理标准，与高教事业的发展是不相称的。因此，我们仍要大张旗鼓地推动高校积极开展升级达标活动。升级达标活动，对学校档案管理工作是一种全方位的检验，对争创一流具有很大的推动作用。开展升级达标活动的历史意义和现实意义，已在达标的高校得到充分的证实。当然，升级达标不是一件轻松的事情，也不是我们最终的目的，主要目的是通过这一活动全面推动高校档案工作上档次、上水平。未达标的高校要根据本校的实际，实事求是、认真扎实地做好各项基础工作，积极努力、创造条件来达标，决不能为达标而达标，也不能不切实际的盲目追求达标，更不能甘当后进。为使各校档案工作均能达到一流水平，学校档案部门应具有一流意识，具有更广阔的视野，制定一个工作计划和奋斗目标，并通过不懈的努力，真正把档案馆办成具有一流水平的功能齐全的档案馆，使其成为既是管理学校档案资料的基地、校史研究的基地和爱国主义教育、精神文明建设的基地，又是为党的中心工作和改革开放、社会主义现代化建设服务的档案信息中心。
???? 五、高校档案工作要围绕学校的中心工作搞好服务
???? 档案最大的价值，就在于开发利用。档案工作的最终目标是实现档案的利用，在任何情况下，档案工作都不能脱离利用这一最终目标。否则档案工作将失去意义。档案的利用是实现档案潜在价值的重要途径，把档案的有用性和可用性变成社会效益和经济效益。因此，我们要树立良好的服务意识，加大档案开发利用的力度。要善于发现、总结、推广档案工作为党、为社会、为经济、为学校服务的新经验、新方法、新形式、新手段，进一步拓宽服务的领域，丰富服务的形式，改进服务的手段。国家档案工作中心任务是围绕党和国家的中心工作搞好服务，高校档案工作中心任务理应是围绕学校的中心工作搞好服务。学校档案部门如能紧紧围绕学校的中心工作搞好档案的开发利用，不仅能充分发挥档案的价值，而且能增强档案工作的生命力和号召力。如果学校档案的开发利用脱离了学校的中心工作，其价值就会大大逊色，也不会引起广大教职工、兼职档案员，特别是校领导的关注和重视。比如，学校要搞校庆纪念活动，全校从上到下的兴奋点很可能都集中在如何搞好校庆上，学校档案部门就应努力围绕校庆活动，积极发掘学校建校以来，为校庆增色添彩的档案资料，或举办校史展，或举办档案精品展，以扩大学校的影响，充分显示档案馆的服务功能和展示、教育等功能。再如，学校搞优秀教学成果评估或“211”建设项目评估，档案部门都可以积极参加，利用档案资料，增加评估的说服力。总之，通过我们的实际行动，推动学校教学、科研的发展，既可以让全校师生充分认识档案的价值，又可以让校领导深刻认识到档案在学校发展建设中具有举足轻重的作用，从而会使校领导及教职工更加关心、重视、支持档案工作。我只是以校庆及评估为例子作说明，学校的中心工作每一年、每一时刻都是不一样的，因此，档案部门要注意了解和把握学校工作的全局，随时主动地为学校的中心工作和学校的大局服好务。我们要与时俱进、总揽全局，把高校档案开发利用工作提高到新的水平。
???? 六、关于归档文件整理新规则的实施问题
???? 国家档案局推出了归档文件整理规则，要求从今年1月1日开始实施。前一段时间，许多地方档案局在积极抓规则实施的试点工作，有不少高校被列为试点单位。这是一件好事，试点高校应积极配合。规则是适应现代化管理而制定出台的新的归档文件整理办法，对推动档案的现代化管理，将起到不可低估的作用。档案以件为单位管理，改进了传统的档案管理技术和方法，简化了立卷归档的手续，方便快捷，有助于实现收、发文与档案部门的无缝连接，有助于档案工作更好地适应现代化的发展进程。以件代卷，利用计算机技术的强大优势随办随归，大大降低了劳动强度，对档案部门避免了重复劳动，也有利于归档的插漏补遗，防止了人为的干扰，保证了质量，提高了效率，更便于档案上网利用。但这项规则是针对机关文书档案的，不是面对所有档案的。学校档案部门有其特殊性，不像国家机关档案以文书为主，其他类别的档案很少。高校档案包括党群、行政、科研、教学、财务、出版、基建、设备、产品、人物等十几大类，从这种意义上说，高校档案馆是真正的综合档案馆。因此，学校要实施新规则，应与国家机关档案部门不同，学校只能在文书类档案中实行。具体的说，就是在党群、行政类档案中进行由以往的案卷级管理，变为文件级管理，不再按问题组卷。这一重大的档案整理方法的改革，实施时既要积极，又要慎重。我认为应注意以下几点：
???? 一是，从什么时间和在哪些部门实施，一定要结合学校的实际情况而定。实施前要作好有关准备工作，如档案盒的制作，要适应公文用纸的改革，向国际标准用A4纸靠拢。再就是装订问题，每份文件上的原有金属钉都要取掉，用不锈蚀的材料装订。据我了解目前装订方式有三种：一种是缝纫机装钉，一种是不锈钢卡钉和燕尾夹，一种是尼龙管塑钉。
???? 二是，各校实施前一定要拟订实施办法和细则，各项要求均要明确，并要搞好试点工作，再逐步全面推开，千万不要一轰而起。
???? 三是，实施前要对全校专兼职档案人员进行认真的培训，让大家了解掌握吃透新规则的精神实质，按实施办法和细则要求，使新规则的实施一步到位，避免反复，防止造成人财物的浪费。
???? 四是，学校档案现代化管理水平必须适应这一改革的要求，如适应不了也不能操之过急。卷改件是以“简化整理、深化检索”为原则，实行文件级管理的前提要求，就是能完全用现代化手段收集管理检索每一份文件，否则用人工手段去查找一份份文件，不仅麻烦，还会造成工作被动。
???? 五是，既然新规则是针对文书类档案的，那么学校的教学、科研、基建、财会、设备、出版、人事等其他几大类档案就绝不能实施文件级管理。在其他门类中实施，会造成档案管理的混乱。
???? 六是，实施文件级管理的学校，要注意总结经验，不断提高水平，要善于发现问题，及时纠正，防止走弯路。
???? 七、关于国家教委6号令的修订工作
???? 1999年10月，在同济大学召开的部属高校档案工作研讨会上，有人建议修订国家教委6号令(以下简称6号令)，会后，我们向领导作了汇报，并着手修订的前期准备工作。2000年10月，在宜昌召开的部属高校档案工作研讨会上，又有不少人提出修订6号令的建议。会议结束时，我要求与会的各校，结合学校实施中的具体情况，提出具体修订意见。今年初，档案处先后收到一部分高校的修改意见。根据大家的意见和高校档案工作的实际及我们了解到的情况，上半年对6号令做了初步修订工作。在修订过程中，我们仔细研读了档案法及其实施办法和有关的法规性文件，研究了实体分类法、高校档案工作规范等规章性文件，同时认真研究了大家提出的修改意见。根据有关法规和大家的意见，作了不少修订工作。大家的不少好意见，我们都吸收到修订稿中；有一些太具体的意见，我们没有采纳。制订颁布一个法规性文件，一条重要的原则是这个文件能在一个时期内发挥作用，不能朝令夕改。6号令是1989年发布的，在贯彻实施中，对推动高校档案事业的发展和档案工作的提高，均发挥了巨大的作用。6号令的作用，大家体会得比我深刻，我就不多阐述。由于高教事业的发展和形势的变化，6号令中有些提法和文字确实需要修订。修订后的高校档案管理办法，也应像1989年发布的6号令一样，能在一个时期内发挥作用，绝不能今年修订颁布了，明年又不适用了。因此，我们要用发展的眼光，站在全局的高度来修订6号令。这是修订6号令应遵循的重要原则。另外，还应掌握的原则是，作为教育部修订法规性文件，只能写一些较为原则的规定和要求，不能写得太具体。面对全国1000多所高校，既有本科又有专科，规模大的数万人、小的仅有几千人，档案管理机构有馆有室，管理的档案有多有少，学校发展历史长的上百年、短的刚建立，情况是千差万别的。因此，各校在馆舍设置与建设，人员编制、归档范围、归档要求等诸方面，都不可能完全一样。面对这种情况，管理办法既不能一刀切，也不能针对每所学校提出具体要求。太具体既不好表述，也不好实施，只能面向多数高校提出原则要求。遵照这些原则，上半年经过反复修改后，于6月份在山西大学召开的五省市部分高校档案工作研讨会上，听取了与会代表的意见进一步作了修订。10月下旬，在教育部直属高校档案协作组会上广泛征求了与会代表的意见，又进一步作了修订。为集思广益，进一步听取修订意见，这次会议我把修订稿带来了，希望大家开动脑筋，协助我们做好修订工作。为了让大家能看清原文与修改的情况，修订稿没有重新打印，而是在原文稿上作了增删。这次到会的人较多，修订稿复印后，各位代表可以把修订稿带回去，广泛征求意见，于年底前将意见反馈到档案处。我们将根据大家的意见再作修订。6号令是修订，不是推倒重来，因此，在修订稿没颁布之前，6号令仍然有效，各校仍要执行；即使有关章节和段落作了修订，总的原则是不会改变的，否则就不叫修订工作了。修订稿我们将争取尽早颁布实施。
???? 八、高校档案工作研究会应更好的发挥作用
???? 1998年，教育部机关实行机构改革后，档案处对外是一套班子两块牌子，既是办公厅档案处，又是教育部保密委员会办公室。在任务加重的情况下，对高校的档案工作只能进行宏观管理。宏观管理，一靠发文件，从方针政策上进行指导。二靠利用出差或开会的机会，挤时间到部分高校进行检查指导，或在会上与大家交流探讨一些问题。三靠各省教育行政部门加强检查指导。近些年，哪个地方教育行政部门作用发挥得好，哪个地方高校档案工作就搞得好。如：上海、江苏、广东、四川、陕西等省市，由于工作做得好，高校档案工作的整体水平比较高，升级达标的学校多。1998年以来，地方高校的数量增加很多，已达1047所，几乎占全国高校的90%。地方高校档案工作的好坏，对整个高校影响是很大的，地方高校的领导责任主要在地方教育部门。因此，地方高校的档案工作要靠地方教育行政部门加强领导、检查指导。除以上三靠外，加强同全国高校档案部门和档案工作者的联系，不断总结、交流、推广高校的好经验、好作法，开展档案理论研究、学术研讨，提高业务和学术水平，推动各校档案工作不断上档次，更重要的一点是还要有一个依靠的组织。通过这一组织的桥梁、纽带、助手作用，加强对高校档案工作的宏观管理和指导。中国高校档案工作协会就是我们依靠的群众社团组织。协会自1993年成立以来，协助教育部开展了一系列有意义的活动，为协助教育部推行实体分类法和工作规范，举办了多次培训班，使不少档案工作者和业务骨干受益，发挥了很好的作用。举办过数次学术研讨会，组织评选出数批优秀学术论文和学术成果，推广了部分高校现代化管理的经验和作法，推动了高校档案事业健康发展，大大提高了高校档案工作水平，取得了较好的社会效果。为配合国际档案大会，协会编辑出版了《高校档案馆要览》一书。协会作了很多工作，协会的工作报告会向大家一一介绍，在此我就不一一列举了。可以肯定地说，中国高校档案工作协会在推动高校档案事业发展和档案工作上水平上，做出了巨大贡献，功不可没。协会不是权力机构，成立8年来，常务理事会义务为大家服务，工作非常出色，发挥了很好、很大的作用。特别是理事长、秘书长，像荣文珂、包世同、凌安谷、陈光复、陈兆玲等一些高校档案工作的老前辈，高校档案工作的奠基者、老馆长，为举办各项活动呕心沥血，精心操劳，却没有任何酬劳。这种热心为大家服务，无私奉献的精神，值得我们好好学习、发扬光大。借此机会，我代表办公厅、代表全国高校档案工作者，向第一届理事会、向离退休的老同志表示由衷的敬意和衷心的感谢。
???? 今天，我要说明的是，协会由于种种原因，成立至今没能作为一级组织在民政部登记下来。1996年，国家开展对社团的清理整顿工作，并明文规定，全国性的一级社团组织必须具有10万元以上的活动费用，有固定的办公地点，有专职工作人员。这些要求，中国高校档案工作协会都不具备，要申请一级组织的登记，更是难上加难。1997年，因考虑许多常务理事已从工作岗位上退了下来，按章程规定计划在10月份进行换届改选，由于协会没取得合法地位，在清理整顿期间开展活动，是不允许的，经报办公厅领导研究决定，暂不改选，先解决合法地位问题，争取给大家提供一个合法的活动阵地和场所。经慎重考虑和研究，并征求了部分常务理事的意见，最后报经办公厅领导和高教学会领导同意，将协会作为中国高教学会的二级组织进行备案。因当时备案工作较急，换届改选一是来不及，二是怕对备案不利，因此备案名单填报了第一届常务理事会名单。同时，换届改选也就拖了下来。由于1998年中央国家机关进行机构改革，清理整顿工作停了下来，协会的备案工作迟迟没有下文，加上常务理事退休人员增加，到现在只剩下3个在职的，造成许多活动也无法开展。由于从1997年以来没开展活动，许多会员单位也停交了会费。这一切既不能怪理事会、怪理事长秘书长，也不能怪各会员单位。现在中国高校档案协会作为高教学会的二级组织，更名为中国高教学会高校档案工作研究会。这虽然不是一级组织，但取得了合法地位，大家可以在章程规定的范围内放心大胆地开展各种活动。我认为，只要有了合法地位，不论组织形式如何变化，都是次要的。希望研究会能发扬中国高校档案工作协会的优良作风，继续充分发挥作用。希望各团体会员单位积极支持研究会的工作，主动交纳会费，配合研究会开展丰富多彩的活动。
???? 这次会议的一项重要议题是进行换届改选工作，希望大家从大局出发，从工作出发，推选出新一届常务理事会。研究会的常务理事会不是权力机构，也不是权力的分配，推选的常务理事，要积极为大家义务服务。新一届常务理事会组成后，希望各省团体会员及各高校能积极支持他们的工作。希望常务理事不辜负大家的期望，尽职尽责、尽义务把研究会的工作做好。希望各位理事，充分发挥作用，把各地的工作做好。希望高校档案工作研究会在新一届领导班子的带领下，更好的发挥桥梁纽带和参谋助手作用，组织带领全国高校档案工作者，在新世纪初，为实现档案工作从主要依靠行政手段向依法治档转变、从封闭半封闭向开放型转变、从手工操作向现代化技术管理转变，即三个转变的征途上，再创新的辉煌。
???? 以上发言，如有不妥当的地方，敬请大家批评指正。
???? 最后祝大会圆满成功!

中国档案学会第四次档案学优秀成果评奖揭晓
我会五项成果获奖

????中国档案学会第四次档案学优秀成果评奖工作已于2001年12月15日结束。经评奖委员会评审并经中国档案学会五届六次常务理事会审议批准，共有159项成果获奖，其中我会推荐的参评项目中有5项获奖(获奖项目附后)。
???? 中国档案学会档案学优秀成果奖，是中国科协领导下的全国一级学会的奖项。反映了获奖者良好的研究能力和较高的学术水平。成果对于繁荣档案学术研究，推动档案事业的发展具有积极的意义。
???? 中国档案学会在《档案学研究》2002年第一期上公布获奖项目，并给获奖者颁发证书，以示鼓励。
???? 中国档案学会希望获奖者再接再厉，攀登科学研究新高峰。希望广大会员在做好日常业务工作的同时，积极参加学术研究活动，为我国档案学的发展和繁荣作出新的贡献。
档案学著作二等奖
???? 高校档案与科教兴国战略实施研究
???? ??汤道銮、严建南、张鸿业、吴建华
???? ????河海大学出版社2000年版
档案学工具书、翻译著作类奖二等奖
???? 中国高等学校档案馆要览
???? ??凌安谷、杨文海、郝克奇、陈光复、白凤琴
???? ????西安交通大学出版社1996年版
档案学术论文类二等奖
???? 档案价值鉴定的来源原则及其应用
???? ??晋?平
???? ????《档案学通讯》2000年第二期
档案学术论文类三等奖
???? 高校改革中档案工作走向之浅见
???? ??王杰
???? ???《学校档案》2000年第二期
???? 信息网络的发展与数字化档案馆建设
???? ??孟继兴、周恒
???? ????《成都中医药大学学报》教育科学版2000年增刊

中国档案学会2002年工作计划要点

????2002年是重要的一年，全党全国人民将迎来党的十六大的胜利召开。在新的一年里，我们要以邓小平理论为指导，深入贯彻党的十五届六中全会和十六大精神，努力实践江泽民总书记“三个代表”的重要思想，进一步转变作风，加强学术研究，努力开创学会工作的新局面。
???? 一、加强政治理论学习
???? 在国家档案局和中国科协的领导下，深入学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和江泽民总书记“三个代表”的重要思想；继续学习和贯彻江泽民同志“七一”重要讲话和党的十五届六中全会通过的《中共中央关于加强和改进党的作风建设的决定》的精神；认真学习和贯彻党的十六大文件精神。通过学习，进一步提高广大会员政治理论素质，牢固树立正确的世界观、人生观和价值观，深刻理解和认真贯彻党的路线、方针、政策，在政治上、思想上和行动上同以江泽民同志为核心的党中央保持一致。
???? 二、积极开展档案学术交流活动
???? 1落实2001年4月在郑州举办的海峡两岸档案学术交流会期间，与台湾档案暨资讯缩微管理学会达成的2002年在祖国台湾举行海峡两岸档案暨缩微学术交流会的口头协议，拟于2002年8月组团赴台参加海峡两岸档案暨缩微学术交流会，交流会的主题为“档案管理与社会发展”。
???? 2在广泛征集和评审论文的基础上，拟于10月召开中国档案学会五届二次理事会议暨全国档案学术讨论会。
???? 3各学术委员会在以往活动的基础上，根据自己的情况，开展不同类型的学术活动或专业知识培训活动；为全国档案学术讨论会的召开认真组织撰写和推荐论文。
???? 三、召开老档案工作者座谈会。
???? 四、按照民政部有关对社会团体分支机构、代表机构进行登记工作的文件规定，开展对学会各学术委员会的登记工作。
???? 五、在计算机上学会会员资料数据库，对会员进行动态管理。
???? 六、开展档案干部档案业务知识培训工作。
???? 七、继续努力办好会刊《档案学研究》。
???? 《档案学研究》自2000年改为双月刊已达一年，要认真总结经验，继续做好约稿工作，提高编辑质量，按时做好出版发行工作，积极想办法扩大发行量。
???? 八、做好学会办公室日常工作，尤其要做好学会日常文件管理、财务管理和文书立卷归档工作，以及积存资料的清理工作。
???? 九、认真完成国家档案局和中国科协交办的各项工作。

教育部直属高校档案工作协会第四次代表大会
暨学术研讨会在厦门召开

????由厦门大学档案馆承办的教育部直属高校档案工作协会第四次代表大会暨第七次学术研讨会，于2001年10月22日至26日在厦门大学召开。63所高校的78位代表参加了会议。福建省档案局、福建省档案学会、厦门市档案学会、教育部档案处及东道主厦门大学等有关领导莅临大会开幕式并分别作了重要讲话。福建省部分高校的档案同仁也应邀参加了大会。
???? 本次大会的主要议题是：一、审议并通过第三届理事会工作报告、新修改的章程及协会经费收支报告；二、介绍征文评审情况，宣布评选结果，颁发获奖证书及大会交流发言；三、分组讨论、酝酿新一届理事会候选人；四、选举产生新一届理事会。
???? 大会开幕式由副理事长赵美娟主持。福建省档案局副局长叶仲林、教育部档案处处长原永堂分别就新世纪的档案工作和部署高校档案工作及协会工作提出了一些指导性的意见(讲话全文另发)。会议不仅总结了协会四年来的工作，表彰了获奖征文作者，进行了学术交流，组织了参观学习，还分组审议了各项报告、讨论了“6号令”的修改，酝酿了新一届理事会候选人，并进行了换届改选，选举产生了新一届理事会。会议在分组讨论的基础上，一致通过了新修改的协会章程。会议根据目前部属高校数量的变化，重新划分了小组，打破了区域性格局，实行按学校类型分组，以便小组成员之间的交流。
???? 总之，这次会议内容丰富，主题明确，是一次新世纪的盛会。协会新老会员代表齐聚一堂，群策群力，共谋发展。大家相信，有协会这座桥梁，有部属高校档案同仁的共同努力，以及教育部档案处的具体指导，部属高校档案事业将会走向更加美好的明天。

北京市高校档案工作现场会在北京大学召开

????2002年1月10日上午“北京市高校档案工作现场会”在北京大学召开。北京市教委秘书长杜松彭出席会议。来自本市58所高校档案部门的领导、部分院校党办校办领导以及北京市高校档案研究会的负责人参加了这次会议。会议由北京市高校档案研究会理事长王秀卿主持。
???? 根据北京市高校档案研究会的要求，北京大学档案馆常务副馆长赵兰明向大会介绍了北京大学近二年来的工作情况。赵馆长首先向与会代表说明了北大档案馆内设机构建设以及简化整理立卷后10大档案门类的概况。在谈到档案馆业务开展的情况时，她说，档案工作应改变过去默默无闻的状态，从后台走向前台，展示档案作用的依据性、凭证性和不可替代性。只有努力为学校的中心工作服务，档案的价值和作用才能得到体现。档案工作现代化是档案工作提高效率的一个重要手段，但不应该定位为档案工作的目的。北大档案工作发展的目标是：建设北京大学档案科学技术研究基地、青少年爱国主义教育基地和信息资源服务基地。“三个基地”的建设工作得到北京大学“211”建设经费的专项支持，成为北大“211”工作建设的一个子项目。在对北大档案工作作了简单回顾后，她说，北大档案馆发展的每一步都与学校领导的大力支持和兄弟部门的配合分不开。学校投入专款用于档案馆楼的回固改造和档案基础设施建设，并购置了一批档案管理和信息网络建设的先进设备。经过改造后的北京大学档案馆舍硬件条件跃居高校前列。
???? 在听取了赵馆长情况介绍之后，北京市教委秘书长杜松彭作了重要讲话。他说：高等教育改革为档案工作的发展带来了历史性的机遇，现代信息技术的应用又对传统的档案管理模式带来的挑战。加强对档案信息的研究开发是应对挑战的重要手段。为此，高校档案馆应结合学校的中心工作、重点任务，积极采用现代化手段，主动为学校的教学、科研服务。杜秘书长要求高校档案工作要适应形势，与高校的其它工作共同发展，提高档案工作整体水平。他指出：今后各高校档案工作的重点是处理好整体与局部的关系，把档案工作作为学校信息建设的一个重要部分，列入工作日程。要增强法制观念，落实依法治档，促进档案工作整体水平提高。以档案工作目标管理为龙头，因校制宜，提高档案工作的综合效益、社会效益。
???? 北京市高校档案研究会理事长王秀卿作了总结发言，要求大家在会后认真学习杜松彭秘书长的讲话，强调档案工作者要有开拓进取精神，认真负责的科学精神，积极主动开展工作的精神。
???? 会后，与会代表参观了北京大学档案馆，并同北大档案馆工作人员就档案业务工作改革、现代化建设等方面进行了交流。大家对简化整理立卷方法、北大科怡档案管理信息系统以及档案馆主页建设表示出了浓厚的兴趣，认为本次现场定会对今后北京高校档案工作的开展具有推动和示范作用。

上海档案学会高校专业委员会第十一次会员大会召开

????12月25日，上海档案学会高校专业委员会第十一次会员大会暨学术交流会在市教委多功能厅召开。来自全市30多所大专院校的百余名档案工作人员济济一堂，互相交流，共图上海高校档案事业的发展。
???? 会议由市教委办公室尤抗美同志主持。首先进行工作交流。随后，丁士华理事宣布2001年度上海高校档案专业委员会优秀论文评选结果并举行颁奖仪式。
???? 本次会议正居第三届理事会换届。在会上理事长陈华新代表即将御任的理事会作了工作报告，汇报了理事会四年来的工作，总结了上海高校档案工作十年来管理上水平、服务创效益、改革增活力的发展历程，提出了今后的发展思路：一是要进一步解放思想，开拓创新，深化档案工作目标管理的内涵，争创“特色产品”、“名牌产品”；二是要大力推进档案、文博工作的现代化管理，力争在“十五”期间建成或初步建成一批数字档案馆、数字博物馆；三是要抓住学校劳动、人事、工资制度改革的机遇，建设好一支思想活跃、爱岗敬业、综合能力强的档案干部队伍；四是要立足上海，面向全国，放眼世界，开展学术研究和交流，再造上海高校档案工作的辉煌。

广东省普通高校档案工作暨省档案学会
高校系统委员会换届会议召开

甘肃高校档案工作协会召开2001年工作年会

????2001年12月13—14日，甘肃省20所高等院校的50多名专职档案人员，汇集于甘肃政法学院，召开了一个总结经验、传递信息、交流感情、团结愉快的档案工作盛会。
???? 这次大会的主要任务是：协会2001年工作总结；讨论安排2002年工作；传达高等学校档案工作研究会第二次会议精神；学术论文研讨交流颁奖。
???? 会议受到甘肃省教育厅的全力支持和经费资助，教育厅办公室副主任陈继宗、副处级调研员李天晓参加大会并代表教育厅讲了话。对甘肃高校档案协会的工作给予肯定和支持，并对档案人员兢兢业业、默默奉献为高校发展所作的辛勤努力表示慰问，同时结合我省高校实际对目前面临的工作任务和今后发展的方向提出了许多切实可行的建议。
???? 甘肃省档案局业务指导处杨道党、李智同志莅临会议并就我省高校档案协会、协作组工作取得的成绩、各高校档案工作存在的问题和不足进行深入分析后，提出了指导性建议，并希望高校档案工作紧密配合省档案局工作，积极争创开展“十馆、百室”活动，力争在高校档案馆室中树立几个独具特色的窗口馆室。
???? 协会第一副理事长兼秘书长、兰州大学档案馆卢毓钢同志向大会传达了中高协加入中国高教学会、改名为高校档案工作研究会的原由，并就中高协章程修改及修改后的主要条款向大会作了介绍。

四川省高校档案工会协会召开三届六次理事(扩大)会

????为检查2001年度全省高校档案工作，传达有关档案工作会议精神，研究明年协会工作要点，四川省高校档案工作协会于2001年12月5—7日召开了协会第三届六次理事(扩大)会。协会理事长纪穑缘同志主持了会议。
???? 会议传达了中国高等教育暨学会高校档案工作研究会第二次会员代表大会及第四次论文评选情况。
???? 协会所属各小组单位汇报了今年的活动和各成员院校执行协会2001年度工作计划要点情况。
???? 在汇报交流中，电子科技大学重点介绍了该馆在学校体制改革中，积极参加学校的机构改革，通过在全校招聘科级干部和全馆职工全员聘任措施，提高了档案馆在学校的地位，使档案工作得到加强。其它学校也交流了学校的档案工作进展情况。

陕西高教系统档案学会举行
档案学术论文写作经验报告会

????为了丰富各会员单位档案人员档案学术论文写作知识，加强对新上岗的档案人员业务和档案学术论文写作知识的培训，了解学术论文的命题、撰写、投稿、发表等方面的常识和应注意的问题，经理事长与秘书长联席会议决定，于二一年十二月五日在西北工业大学国际会议厅第一会议室举行了档案学术论文写作经验报告会。来自全省高校的档案管理人员及馆(室)负责人共83人参加了报告会。
???? 会议由学会副理事长兼秘书长长安大学综合档案室主任秦健玲主持，根据会议安排，首先由陕西师范大学档案馆晋平、长安大学综合档案室任芳娥及本会理事长吴连书分别就档案论文的选题，材料的收集、分析，文章的撰写、修改、成稿等方面并结合实际介绍了他们自己多年切身体会于经验，作了内容生动、充实的报告，使全体与会人员获益匪浅。
???? 在新的形势下，为了使本会会员深入了解《陕西档案》发展现状和刊登论文的要求，学会特邀《陕西档案》副主编张开颜就《陕西档案》的初创、发展和未来的情况以及版面设置、各类文章所占比例、写稿和投稿应该注意的问题等方面的问题作了详细的报告。
???? 在这次报告会上，我会部分理事还通报了出席中国高校档案研究会在南京大学召开的第二次会员代表大会暨学术讨论会、教育部直属高校档案协会在厦门大学召开的第四次会员代表大会暨学术讨论会以及在广西桂林召开的陕、甘、新、桂、赣、琼六省区高校档案协作会的情况，并传达了教育部档案处原永堂处长的讲话。

云南省高等教育学会档案工作分会举行
第五届理事会第三次会议

????2001年12月10日下午，云南省高等教育学会档案工作分会理事会第三次会议，在云南大学档案馆召开。出席会议的有：万永林、彭荣、樊荣珍、李锐、王红光、陈广云、朱莲珍、袁洪等在昆理事8人。云南省档案局业务指导处副处长王一凡、杨建生特邀参加了会议。会上李锐同志通报参加全国高校档案研究会代表大会的情况。彭荣同志提出成立高校档案鉴定专家组的建议。
???? 与会理事就专家组的组织形式、业务规范、人员组成、工作方式等进行了初步的讨论。

陕、赣、苏、晋、京、辽
高校档案工作研讨会会议纪要

????陕、赣、苏、晋、京、辽高校档案工作研讨会，于2001年6月5日—8日在山西大学举行。来自全国六省市45所高校的档案工作者共58人参加了会议。会议收到论文35篇。
???? 本次会议安排紧凑，采取大会交流、分组讨论、专题报告等多种形式进行。生动活泼，气氛热烈，收获较大，达到了预期的效果。总结这次会议主要有四个特点：
???? 一、会议层次高。本次研讨会受到了教育部、中国高校档案学会、山西省教育厅、山西省档案局和山西大学的重视和支持。教育部办公厅档案处处长原永堂亲临会议指导；中国高校档案协会常务理事范斗受荣文珂理事长的委托参加了会议；中国档案学会常务理事、山西省档案局局长、山西省档案学会理事长石浒泷，山西省教育厅副厅长李东福，山西大学副校长、山西省高校档案学会理事长倪生唐到会并讲话；山西大学党委副书记刘铁桥、副校长王生珏到会祝贺，山西省教育厅办公室副主任刘月琴参加了会议。
???? 二、内容丰富。会议收到的论文涉及高校档案的管理、利用及存在的问题与发展对策、数字化档案馆的建设、档案信息资源的开发与利用，《档案实体分类法和档案工作规范》的思考、新时期档案工作者应具备的素质、如何依靠领导探索规律以及档案立卷归档的相关问题等等，涵盖了档案管理工作各个层面上的内容。
???? 三、交流广泛热烈。参会代表全部是一线工作者，带头问题参加会议，在讨论与交流中，与会代表介绍了各学校的情况，对档案工作、学会工作及《六号令》的修改等进行了热烈的讨论，同时就实际工作中存在的问题，如实物档案如何保存、文件级案卷如何管理、如何优化馆藏、如何争取领导的支持、经费问题如何解决、如何拓宽档案馆的功能以及关于档案馆的编制问题、档案的收费问题、档案人员的保健问题等等进行了广泛深入的探讨和交流。大家畅所欲言，摆问题，谈做法，实事求是，交流热烈，效果明显。
???? 四、理论联系实际。这次会议通过大会交流和分组讨论不仅在理论上进行探讨，还在会议期间，组织与会代表参观了山西大学档案馆，实地进行切磋、交流。山西大学档案馆的规范管理、案卷整理等基础工作，使与会代表深受启发。
???? 通过四天会议，与会代表一致认为，本次会议开得及时。虽然是六省市高校档案工作研讨会，但代表了全国东西南北的情况，收获较大。概括起来主要有以下几方面：
???? 一、明确了今后的工作目标。在开幕式上，原永堂处长作了专题报告。他向与会代表通报了全国校调整及“211”建设情况；针对档案工作现状提出了具体建议和要求：一是高校档案工作学会(协会、研究会)要发挥好桥梁和纽带作用，以推动和促进本省各高校档案发展上水平；二是在把学校办成全国乃至世界一流大学的同时，档案馆也要办成一流的档案馆。并强调，档案馆要注意发挥爱国主义教育和校史研究两个基地的作用；三是档案部门要正确对待学校的各项改革，通过正常渠道向学校反映档案人员的呼声，稳定档案队伍，做好思想工作；四是坚持有中国特色的档案工作体制，全面履行档案事业行政管理和档案保管利用两种职能；五是调整合并后的高校档案工作，要认真做好收集、整理、立卷、接收工作，在移交过程中任何单位和个人不能将档案据为己有，同时对新设置的学校要及时建立制度；六是要加强现代化管理，加大硬件投入，加快现代化管理进程，同时注意档案信息上网的保密工作，公开网络要设密，档案信息一般不允许上网。
???? 二、达到了一些共识。大家一致认为，虽然各高校在计算机管理、编研工作、以及充分发挥档案馆作用方面均有了较大的发展，作了一些尝试，进行了一些探索，但与整个学校的发展水平仍有一定的差距，特别是在现代化管理方面，尤为突出。今后要加强高校档案工作的信息化、现代化管理。另外，一个学校的档案工作要发展，要上水平，除了档案工作者的主观努力，还需要学校领导的高度重视与大力支持。
???? 三、解决了一些实际问题。针对与会代表提出的档案归档中的具体问题，原处长作了详细解答：一是文书档案实行“卷”改“件”，适宜于党政机关，高校不要急于改；二是关于传真件的存档问题，保存时应复印后与复印件一同保存；三是用圆珠笔书写的材料归档问题，可采取复印的办法，把复印件放在原件之前一并存档，不可模仿或重抄；四是关于电子档案的存档问题，存放时必须实行双轨制，即纸质档案与电子档案两种同时存放，等等。
???? 四、开阔了工作视野。研讨会通过交流，大家互通情况，互相学习，共同切磋，开阔了视野，拓宽了思路，达到了预期的效果。正如范斗同志在总结中讲的：会议紧张而有秩序，广泛而有主题，是一次名符其实的学术研讨会；会议生动活泼、形式多样，是一次理论联系实际的工作交流会；会议情谊浓厚、互相激励，是一次团结鼓劲的同仁联谊会。这次会议的成功，有赖于教育部和山西省教育厅给予会议的关怀和支持，山西省高校档案学会、山西大学的及山西大学档案馆全体同仁为会议付出的辛勤劳动和周到服务。与会代表希望今后要加强联系，沟通信息，共同推动高校档案工作上水平。
???? 会议初步议定下次研讨会于2002年9月在大连召开。

关于交纳会费的通知

????各会员单位：
???? 为确保高校档案工作研究会日常工作的正常开展，依照《中国高教学会高校档案工作研究会经费管理办法》，请各团体会员单位务必于2002年6月30日前交纳2002年会费，具体事项通知如下：
???? 一、会费数额：
???? 1、团体会员单位下属学校为30所以下的交纳会费数额为500元；
???? 2、团体会员单位下属学校为30所以上的(含30所)的交纳会费数额为800元；
???? 二、汇款方式：
???? 1、银行汇款：
???? ?户：南京大学
???? ?帐号：4301011309001041656427
???? ?开户行：工商行南京分行汉口路分理处
???? 2、邮局汇款：
???? ?地址：南京大学档案馆(研究会秘书处)
???? ?邮编：210093
???? 三、无论以何种方式汇出，皆请注明交纳高校档案工作研究会2002年会费字样，以便查询。